Apariencia de las páginas de un documento

Operación de Microsoft Word
Apariencia de las páginas de un documento
Diseño de página
Al iniciar el trabajo en un nuevo documento de Word, están definidos un
conjunto de valores que determinan el formato (diseño) de las páginas de dicho
documento, como los son los márgenes, la orientación y el tamaño del papel, la
alineación vertical, etc. Estos valores predefinidos o por defecto, pueden ser
modificados para lograr el formato deseado del documento con el cual se está
trabajando antes de realizar una impresión del mismo.
La definición de las características del documento en cuanto a su diseño,
pueden ser realizadas como primer paso al ingresar a un nuevo documento, o sea
antes de comenzar a escribir, así como también al finalizar el ingreso del texto,
claro está que la primer opción es la que le permitirá al usuario observar cómo irá
quedando el documento prácticamente en su versión final, antes de imprimirlo.
La opción Configurar Página del menú Archivo, muestra un cuadro de diálogo
con cuatro fichas, mediante las cuales es posible seleccionar distintas opciones
como los márgenes, el tamaño de papel y la alineación vertical entre otros.
La opción Aplicar a se repite en cada una de las fichas del cuadro de diálogo
Configurar página. En esta opción se deberá indicar a que parte del documento se
desean aplicar los valores actuales de dicho cuadro de diálogo, o sea si serán
aplicados a la sección actual o secciones seleccionadas (si las hay definidas) o a
todo el documento.
Márgenes de la página
En
los
cuadros
correspondientes a los
Márgenes
se
debe
seleccionar un número o
escribir la distancia que se
desee establecer:
entre
la
parte
superior de la página
y la parte superior de
la primera línea de la
página para el margen
superior.
entre la parte inferior de la página y la parte inferior de la última línea de la
página para el margen inferior.
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entre el borde izquierdo de la página y el borde izquierdo de las líneas sin
sangría para el margen izquierdo.
entre el borde derecho de la página
y el final derecho de una línea sin
sangría a la derecha para el margen
derecho.
La opción Encuadernación permite
especificar la cantidad de espacio
adicional que se desee agregar al margen
de encuadernación. Word agrega el
espacio adicional al margen izquierdo de
todas las páginas si se desactiva la casilla
de verificación Márgenes simétricos, o al margen interior de todas las páginas si
se activa dicha casilla.
En las opciones Desde el borde se debe
seleccionar o escribir la distancia que se desee
establecer desde el borde superior del papel hasta el
borde superior del encabezado y la distancia desde
el borde inferior del papel hasta el borde inferior
del pie de página. Si el valor del Encabezado es
mayor que el del margen Superior, Word imprime el
texto independiente debajo del encabezado,
mientras que si el valor de Pie de página es mayor que el del margen Inferior,
Word no imprime el texto independiente encima del pie de página.
Se puede ajustar márgenes izquierdo y derecho de forma que cuando se
imprima en ambos lados de la página, los márgenes interiores de las páginas
opuestas y los márgenes exteriores tengan el mismo ancho, activando la casilla de
verificación Márgenes simétricos.
Ajustar los márgenes desde las reglas
También se pueden cambiar los márgenes
de página utilizando el ratón y las reglas
horizontal y vertical respectivamente. Esta
acción afectará a la sección actual (donde esté
ubicado el cursor en ese momento) o a las secciones seleccionadas.
Para cambiar los márgenes izquierdo o derecho de la página, se debe
señalar un límite de margen en la regla horizontal. Cuando el puntero adopte
la forma
flecha horizontal de dos puntas, se debe arrastrar el límite del
margen hacia la dirección deseada.
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Para cambiar los márgenes superior o inferior de la página, se debe
señalar un límite de margen en la regla vertical. Cuando el puntero adopte la
forma
flecha vertical de dos puntas, se debe arrastrar el límite del
margen hacia la dirección deseada.
Diferencias entre las sangrías de párrafo y los márgenes de página
Es importante no confundir las sangrías de párrafo con los márgenes derecho
e izquierdo.
La configuración de los márgenes determina el ancho
general del área principal de texto; es decir, el espacio entre
el texto y el borde de la página.
Cuando se aplica una sangría a un párrafo, se está
especificando la distancia entre el texto y los márgenes
especificados para la página actual.
Tamaño de papel
En la opción de lista
Tamaño de papel se debe
seleccionar uno de los
tamaños
de
papel
compatibles
con
la
impresora que se tiene
instalada.
Si no fuese así, se
debe seleccionar la opción
Tamaño personal y, a
continuación, escribir o
seleccionar las dimensiones
del papel en los cuadros Ancho y Alto. En estos cuadros se muestran las
dimensiones del tipo de papel seleccionado.
☞
Si no se define el tamaño de papel igual al que se utilizará para imprimir el
documento, se podrán obtener resultados inesperados en el trabajo impreso
si es que la impresora permite imprimir en ese tipo de papel, dicho de otra
forma, se desajustará o descompaginará el documento.
Para definir la orientación de las páginas se debe seleccionar el sentido que
corresponda en la opción Orientación. Cuando se cambia la orientación de la página,
Word intercambia los valores de los márgenes superior e inferior con los de los
márgenes izquierdo y derecho.
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Fuente del papel
En esta ficha se
presentan opciones que
permiten definir la fuente
del papel para el tipo de
impresora que se tiene
instalada.
Se debe seleccionar
la bandeja de la impresora
desde
la
que
desee
imprimir la primera página
y la segunda página, así
como las siguientes de
cada sección. Word enumera las opciones de alimentación disponibles en la
impresora actual.
Diseño de página
En la opción Empezar
sección se le indica a Word
el lugar donde va a
comenzar la sección activa.
En
el
sector
Encabezados y pie de
página se encuentran dos
casillas de verificación: la
opción Pares e impares
diferentes permite crear
un encabezado o un pie de
página para páginas pares y
otro encabezado o pie de página diferente para páginas impares; y la opción
Primera página diferente que permite crear un encabezado o pie de página
diferente para la primera página de una sección o documento.
Se puede alinear texto con la parte superior o inferior de una página,
centrarlo o distribuirlo uniformemente entre los márgenes superior e inferior.
Esta función es útil para dar formato a documentos de una sola página como las
páginas de título. Para esto se debe seleccionar la alineación que desee en el
cuadro Alineación vertical. El valor Justificada afecta solamente a páginas
completas; Word alinea páginas parciales con el margen superior.
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Numeración de líneas
Al seleccionar el botón Número de
línea en la ficha Diseño de página Word
presenta un nuevo cuadro de diálogo desde
donde se podrá agregar o quitar la
numeración de líneas de la parte del
documento actualmente seleccionada en el
cuadro Aplicar a.
Al activar la casilla de verificación Agregar números de línea, Word
imprimirá números de línea en el margen izquierdo de las secciones seleccionadas, y
se habilitarán las demás opciones que no se encontraban habilitadas.
Posteriormente se deberá establecer:
En la opción Iniciar en, un valor inicial.
En la opción Desde el texto la distancia que se desee insertar entre el borde
derecho de los números de línea y el borde izquierdo del texto del
documento.
La
distancia
predeterminada,
Automático,
es
de
aproximadamente 0,65 centímetros para una columna simple y 0,35
centímetros para columnas de estilo periodístico.
En la opción Intervalo el número por el que desee incrementar los números de
línea. Por ejemplo, para imprimir los números de línea 5, 10, 15, 20, etc., se
deberá escribir 5 en dicho cuadro.
En el sector Numeración se debe escoger una de las siguientes opciones:
Reiniciar en cada página: Inicia la numeración de las líneas al comienzo de
cada página con el número especificado en el cuadro Iniciar en.
Reiniciar en cada sección: Inicia la numeración de líneas al comienzo de cada
sección con el número especificado en el cuadro Iniciar en.
Continua: Inicia la numeración de las líneas al principio del documento con el
número especificado en el cuadro Iniciar en y numera las líneas de una forma
continua a lo largo de todo el documento.
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Paginación del documento
Al incluir texto o gráficos en una página, Word inserta un salto de página
automático e inicia una nueva página. Para insertar un salto de página en un lugar
específico, se puede insertar un salto de página manual; no obstante, es posible que
al modificar el documento se necesite cambiar la ubicación del salto de página
manual. En su lugar, se pueden utilizar las opciones de paginación para controlar
dónde se desea que Word sitúe los saltos de página automáticos.
Por ejemplo, se puede evitar que aparezcan líneas sueltas que aparecen solas
en la parte superior o inferior de una página, denominadas "viudas" y "huérfanas".
También se puede evitar que se inserte un salto de página en un párrafo o en
una fila de una tabla, o entre dos párrafos, como un título y el párrafo siguiente.
Además, se puede establecer que se inserte un salto de página antes de un
párrafo específico, por ejemplo, de forma que un título de capítulo se inicie en una
página nueva.
Controles de paginación
En la ficha Líneas y saltos
de página, a la que se accede
seleccionando la opción Párrafo del
menú Formato, Word presenta
varias opciones que permiten
controlar
la
paginación
del
documento.
Antes de escoger alguna de estas opciones, se deben seleccionar los párrafos
en los que se aplicarán los cambios.
Para forzar un salto de página antes de un párrafo, se debe activar la casilla
de verificación Salto de página anterior.
Otra alternativa que presenta Word para controlar la paginación, es el
control de líneas viudas y huérfanas.
Una línea viuda es la última línea de un párrafo que queda impresa sola al
principio de una página, mientras que una línea huérfana es la primera línea de un
párrafo que queda impresa sola al final de una página.
El valor predeterminado de Word impide que queden líneas viudas y
huérfanas. Para modificar este valor, se debe activar o desactivar la casilla de
verificación Control de viudas y huérfanas.
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Para mantener líneas juntas de un párrafo de forma que al imprimirse el
documento no queden en distinta página, se debe activar la casilla de verificación
Conservar líneas juntas.
Para mantener párrafos juntos de forma que al imprimirse el documento no
queden en distinta página, se debe activar la casilla de verificación Conservar con
el siguiente.
Word permite realizar una paginación automática de documentos mientras se
trabaja con opciones preestablecidas por el propio programa.
Para desactivar o verificar que la paginación automática de documentos se
encuentra activa, se debe pasar al modo de vista Normal (no esta disponible en la
vista Diseño de página porque la paginación en segundo plano se realiza de forma
predeterminada en dicha vista y no se puede desactivar). Seleccionar la opción
Opciones del menú Herramientas, y posteriormente escoger del cuadro de diálogo
que se presenta la ficha General. En esta ficha como primera opción se localiza la
casilla de verificación Paginación automática.
Otras opciones que permiten controlar la paginación cuando se está
trabajando con tablas, es la de evitar que el texto de una fila se corte al final de
una página.
Para realizar esta operación se deben seleccionar las filas de la tabla en las
cuales se realizarán los cambios. Escoger la opción Alto y ancho de celda del menú
Tabla, y posteriormente seleccionar la ficha Fila. En esta se debe desactivar la
casilla de verificación Romper la fila entre páginas.
Encabezados y pies de página
Un encabezado o pie de página puede estar formado por texto o gráficos,
como el número de página, la fecha, el título del documento, el nombre del archivo,
el nombre del autor o el logotipo de una organización, que suele imprimirse en la
parte superior o inferior de todas las páginas de un documento. El encabezado se
imprime en el margen superior y el pie de página en el inferior.
Puede utilizarse el mismo encabezado y pie de página para todo el documento
o cambiarlos en una parte del mismo. Por ejemplo, se puede utilizar un logotipo en
el encabezado de la primera página y, a continuación, incluir el título del documento
en el encabezado del resto de las páginas. También se puede utilizar distintos
encabezados y pies de página para las páginas pares e impares o para cada sección
del documento.
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Crear encabezados y pies de página
Para poder crear un encabezado o un pie de página en el documento actual
(dado que el procedimiento es análogo para uno u otro), se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Encabezado y pie de página del menú Ver.
2.
En ese momento se activa la zona del Encabezado encuadrada por una línea
guionada, el texto de la página se atenúa (se pone gris porque no se encuentra
activo en ese momento) y aparece automáticamente la barra de herramientas
Encabezado y pie de página con botones que permiten ingresar texto en
forma de código.
3.
Para crear un encabezado, se debe escribir el texto o incluir las imágenes en
el área del encabezado. También se pueden seleccionar los botones de la
barra de herramientas Encabezado y pie de página los cuales permiten
incorporar texto en forma de código.
☞
Recuérdese que el Encabezado es una característica de la sección; por tanto
puede ser diferente de una sección a otra del mismo documento. Esto puede
servir precisamente para incluir en él, el título de la sección que puede ser un
capítulo de un libro.
4.
Para crear un pie de página, se debe seleccionar el botón
Cambiar entre
encabezado y pie de la barra de herramientas Encabezado y pie de página
con el fin de desplazarse al área del pie de página (mismo botón se debería
escoger si el desplazamiento fuera a la inversa). A continuación, se debe
repetir el paso 3.
5.
Cuando se haya terminado la edición del encabezado y pie de página, se debe
seleccionar el botón Cerrar, de forma de salir de la zona de edición de estos,
y volver a la zona de edición del documento.
El texto incluido en un encabezado o pie de página se alinea automáticamente
a la izquierda. Es posible que se desee cambiar la alineación del elemento o incluir
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varios elementos; por ejemplo, la fecha alineada a la izquierda y el número de
página alineado a la derecha. Para cambiar la alineación de un solo elemento se
pueden utilizar los botones de alineación de la barra de herramientas Formato. Si
se desea alinear horizontalmente varios elementos en distinta posición, se debe
recurrir a las tabulaciones.
Dentro de la zona de
encabezado o pie de página
existen marcas de tabulación
definidas por defecto para la
plantilla Normal. Habrá una
marca
de
tabulación
con
alineación al centro (en la mitad de la regla horizontal) y una marca de tabulación
con alineación a la derecha (contra el margen derecho de la regla).
Para centrar un elemento, se debe presionar la tecla
T luego de colocar el
cursor delante de dicho elemento y para alinear un elemento a la derecha, se debe
presionar la tecla
T
dos veces. Claro está que el usuario puede modificar la
ubicación de estas marcas de forma de conseguir otras apariencias en la alineación
de los elementos incluidos en los encabezados y/o pies de página (por más
información sobre tabulaciones, ver el apartado “Uso de tabulaciones”).
Descripción de la barra de herramientas Encabezado y pie de página
Insertar autotexto: esta opción despliega un submenú con distintos
elementos de autotexto que se pueden insertar en el documento.
Insertar número de página: permite insertar el número de página que se
actualiza automáticamente al agregar o eliminar páginas en el documento.
Insertar número de páginas: permite insertar el número total de páginas
del documento activo.
Formato del número de página: permite acceder a un cuadro de diálogo
en el cual se puede modificar el formato al número de página de la selección
actual. Por más información sobre formato de números de página, ver el
apartado “Agregar números de páginas al documento”.
Insertar fecha: inserta un campo de fecha que se actualiza
automáticamente para que aparezca la fecha actual al abrir o imprimir el
documento.
Insertar
hora:
inserta
un
campo
de
hora
Guía del Usuario
que
se
actualiza
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automáticamente para que aparezca la hora actual al abrir o imprimir el
documento.
Configurar página: este botón permite acceder al mismo cuadro de
diálogo Configurar página al que se accede desde el menú Archivo. A través
de éste cuadro de diálogo, se pueden establecer los márgenes, la fuente y
tamaño del papel, la orientación de la página y otras opciones de diseño del
documento activo. Las opciones que interesan modificar para encabezados y
pie de página se localizan en las fichas Márgenes y Diseño de página.
.Mostrar u ocultar texto del documento: muestra u oculta el texto del
documento mientras se trabaja en el área del encabezado o del pie de página.
Igual que el anterior: este botón permite insertar el encabezado o pie
de página de la sección anterior en la sección actual o crea un encabezado o
pie de página distinto mediante la ruptura de la conexión del encabezado o
pie de página entre las dos secciones.
Cambiar entre encabezado y pie: desplaza el punto de inserción entre
las zonas en las que se crea o modifica los encabezados y los pies de página.
Mostrar el anterior y Mostrar siguiente: mueve el punto de inserción
al encabezado o al pie anterior o posterior respectivamente.
Cerrar: Cierra el panel de edición del encabezado o pie de página regresando
al documento actual.
Colocar encabezados y pies de página
Antes de creados o después de esto, se podrá cambiar la posición horizontal
de los encabezados y pies de página como, por ejemplo, centrar un encabezado o
pie de página, o bien alinearlo con el margen izquierdo o derecho, tal como se
explicó en el apartado anterior.
Para que el encabezado o pie de página ocupen parte del margen izquierdo o
derecho, se puede establecer una sangría negativa. Por ejemplo, para que un
encabezado o pie de página se extienda 2 cm dentro del margen izquierdo, se debe
desplazar el botón de Sangría Izquierda de la regla horizontal a la marca negativa
correspondiente.
También se puede cambiar la posición vertical de los encabezados y pies de
página ajustando la distancia desde el borde superior o inferior de la página, así
como la cantidad de espacio que aparece entre el texto del documento y el
encabezado o el pie de página.
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Para ajustar la posición vertical de un encabezado o pie de página, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Encabezado y pie de página del menú Ver.
2.
En caso necesario, se debe desplazar al encabezado o al pie que se desee
ajustar.
3.
En la barra de herramientas Encabezado y pie de página que se despliega,
seleccionar el botón
Configurar página.
4.
Del cuadro de diálogo que se despliega escoger la ficha Márgenes.
5.
En el cuadro Encabezado del sector Desde el borde, se debe escribir la
distancia que se desee establecer desde el borde superior de la página hasta
el borde superior del encabezado; mientras que en el cuadro Pie de página,
se debe escribir la distancia que se desee establecer desde el borde inferior
de la página hasta el borde inferior del pie de página.
Para cambiar la distancia entre el texto del documento y el encabezado o el
pie de página, se deben modificar los márgenes que correspondan.
Encabezados y pie de página diferentes
Es bastante habitual que la primera página (la que lleva el título del
documento) no tenga encabezado y/o pie de página. Word permite hacer que la
primera página de un documento (o de una sección) sea diferente a las demás.
También es posible distinguir entre las páginas pares e impares. Todas estas
opciones se pueden configurar desde la ficha Diseño de página la que se activa con
el comando Configurar página del menú Archivo.
En el ejemplo anterior se muestran definidas las opciones Primera página
diferente y Página pares e impares diferentes.
También se podrán establecer encabezados o pie de página diferentes para
cada una de las secciones definidas en un documento. Para esto se deberá tener en
cuenta los nombres de las zonas de encabezado o pie de página que Word presenta.
Por ejemplo si se encuentra en la sección número 2 del documento y se encuentra
en la zona de edición para el encabezado par, Word mostrará en el ángulo superior
izquierdo de dicho recuadro “Encabezado en página par –Sección 2-“.
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Si se modificará alguna de las opciones de Diseño de página o Márgenes de la
ficha Configurar página, se debe tener en cuenta el valor establecido en la opción
Aplicar a:. Además se debe tener en cuenta el efecto del botón Igual que el
anterior, el cual se deberá activar o desactivar según se requiera.
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