P-GA-14 Ingreso y salida de bienes

Código: P - GA - 14
SALIDA E INGRESO DE BIENES
Versión: 02
PROCESOS ASOCIADOS:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO: Controlar la salida e ingreso de los bienes de le Entidad y los visitantes, acorde con las politicas y lineamientos de la entidad.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
No.
Jefe Area Administrativa - Grupo de Recursos Fisicos
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
INICIO
Solicitar la autorización de salida de un bien de la
Entidad a través del aplicativo de Salida de
Elementos
SOLICITAR AUTORIZACION DE
SALIDA DE BIENES DE LA
ENTIDAD
1
Funcionarios Asignados en
Nota: En caso de no estar disponible el Aplicativo
las Dependencias
de Salida de Elementos diligencia el formato F-GA16 Autorización Entrada y Salida de Elementos y
lo remite al Grupo de Recursos Fisicos.
INFORMACION
CONFORME
Si
REGISTRAR SALIDA E INGRESO
DE BIENES
Si
3
BIEN DE LA
ENTIDAD
CONTROL DE REGISTROS
Solicitud Aplicativo
Salida de elementos o
Formato F-GA-16
cuando aplique
Verificar la información registrada en la solicitud
AUTORIZAR SALIDA
DEL
BIEN DE LA ENTIDAD
2
RESPONSABLE
No
Si la informacion este conforme, autoriza la salida
del bien mediante el Aplicativo de Salida de
Elementos, continua actividad 3.
Coordinador o
De lo contrario, informa al solicitante, devuelve Funcionarios designados
actividad 1.
del Grupo de Recursos
Fisicos
Nota: En caso de llegar la solicitud en el formato FGA-16 Autorización Entrada y Salida de
Elementos, la autorización de salida se da en el
mismo formato.
Autorizaciónen el
Aplicativo Salida de
elementos o Formato
F-GA-16 cuando aplique
Registrar la salida e ingreso del bien
Si corresponde a un bien de la Entidad, verifica la
salida e ingreso del bien confrontando en el
Aplicativo de salida de elementos el codigo de
salida dejando reporte en el libro de minuta, en caso
de ser el ingreso de un bien de consumo comprado
Funcionarios y/o personal
por la entidad, verifica contra la factura o remisión
de Recepción y Vigilancia
del bien del proveedor y registra en el libro de
minuta, Finaliza procedimiento.
Libro de Minuta
No
De lo contrario, diligencia el formato F-GA-16
Autorización Entrada y Salida de Elementos y
registra el ingreso del bien dejando reporte en el
libro de minuta, continua actividad 4.
REGISTRAR SALIDA DE
BIENES VISITANTES
4
FIN
Recibe el formato F-GA-16 Autorización Entrada y
Personal de Recepción y
Salida de elementos confrontando contra el libre
Vigilancia
de minuta y registrando fecha y hora de salida
Libro de Minuta