220-19786, 26 de marzo de 2003 Ref : La actuación del representante legal en calidad de empleador y trabajador de la sociedad. Me refiero a su comunicación radicada el pasado 3 de marzo, mediante la cual consulta si jurídicamente es viable que una persona que ostenta la doble condición de representante legal de una sociedad y de trabajador de la misma, pueda comparecer ante las autoridades administrativas del trabajo para realizar una conciliación laboral y de no serlo, qué normas jurídicas prohíben expresamente esa posibilidad; en últimas, pregunta qué solución prevé el ordenamiento jurídico para una situación como la descrita. Teniendo en cuenta que la inquietud planteada remite a la figura del "auto contrato" que precisamente se presenta solo en el caso de la representación, cabe anotar que en el sistema legal colombiano y particularmente aplicando el principio general, de acuerdo con el cual está permitido todo lo que no se encuentra prohibido, el auto contrato está reconocido como una operación en válida. Sin embargo, cuando por vía de excepción la ley en consideración al estado o condición de las personas, prohíbe la celebración de determinados actos o contratos, resulta claro que no es posible hacerlo adoptando la forma del auto contrato, pues en esas circunstancias tal prohibición constituye una incapacidad que afecta la validez del negocio, generando en consecuencia la nulidad, relativa o absoluta, según los motivos que determinen su establecimiento. Tal es el caso de la previsión legal que en materia de representación establece el Código de Comercio en el artículo 844, a cuyo tenor "No podrá el representante hacer de contraparte del representado o contratar consigo mismo, en su propio nombre o como representante de un tercero, salvo expresa autorización del representado. En ningún caso podrá el representante prevalerse, contra la voluntad del representado, del acto concluido con violación de la anterior prohibición y quedará obligado a indemnizar los perjuicios que le haya causado" A su turno, se tiene que la Ley 222 de 1995 por medio de la cual se modificó el libro II del Código de Comercio, consagra el actual régimen aplicable a los administradores de sociedades mercantiles y uno de los deberes que el artículo 23 establece en los términos del numeral 7º , es "abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad" Sobre el particular y considerando que evidentemente en concepto de este Despacho existiría en las circunstancias expuestas un claro conflicto de intereses de parte del representante legal, es oportuno traer a colación los apartes pertinentes del pronunciamiento proferido por la a entidad mediante oficio 220-43454 del 14 de agosto de 1997, que explica sus alcances. Concepto Existe conflicto de interés cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses, a saber: el radicado en cabeza del administrador y el de la sociedad, bien porque el interés sea de aquel o de un tercero. Conducta del administrador en caso de actos de competencia o en caso de conflicto de interés: El administrador deberá estudiar cada situación a efecto de determinar si está desarrollando actos que impliquen competencia con la sociedad o si existe conflicto de interés y en caso afirmativo deberá abstenerse de actuar y si está actuando deberá cesar en ello. La duda respecto a la configuración de los actos de competencia o de conflicto de interés no exime al administrador de la obligación de abstenerse de participar en las actividades respectivas, debiendo informar al máximo órgano social su caso, informándole de cuanto le permita a ese órgano conocer el detalle del caso. Es preciso advertir que la prohibición para los administradores está referida a la participación en los actos que impliquen conflicto de interés o competencia con el ente societario. En este orden de ideas, cuando el administrador que tenga alguna participación en un acto de competencia o se encuentre en una situación de conflicto, sea miembro de un cuerpo colegiado – como sería el caso de la junta directiva- para legitimar su actuación no es suficiente abstenerse de intervenir en las decisiones, pues la restricción, como quedó dicho, tiene por objeto impedir la participación en actos de competencia o en actos respecto de los cuales exista una situación de conflicto, salvo autorización expresa del máximo órgano social, mas no su intervención en la decisión. En los eventos señalados, el administrador pondrá en conocimiento de la Junta de Socios o de la Asamblea General de Accionistas esa circunstancia, debiendo igualmente suministrarle toda la información que sea relevante para que adopte la decisión que estime pertinente. El cumplimiento de tal obligación, comprende la convocatoria del máximo órgano social, cuando quiera que el administrador se encuentre legitimado para hacerlo. En caso contrario, deberá poner en conocimiento su situación a las personas facultadas para ello con el fin de que procedan a efectuarla. La información relevante debe tener la idoneidad suficiente para que el máximo órgano social logre conocer la dimensión real del asunto y pueda, así, determinar la viabilidad de la autorización que le interesa al administrador o, en caso contrario, obrar de otra manera. intervención de la junta de socios y de la asamblea general de accionistas. El máximo órgano social al adoptar la decisión no puede perder de vista que el bienestar de la sociedad es el objetivo principal de su trabajo y de su poder, razón por la cual habrá lugar a la autorización cuando el acto no perjudique los intereses de la compañía. Por tanto, para determinar la viabilidad de la misma, la junta o la asamblea evaluarán, entre otros, los factores económicos, la posición de la sociedad en el mercado y las consecuencias del acto sobre los negocios sociales. No sobra advertir que cuando el administrador tenga la calidad de asociado, deberá abstenerse de ejecutar los actos de competencia o aquellos generadores de la situación de conflicto. En caso de desacato, podrá ser removido de su cargo y estará sujeto al juicio de responsabilidad de que trata el artículo 200 del Código de Comercio. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones de orden legal a que hubiere lugar. Si bien la inquietud que la consulta plantea, se resuelve con la mera interpretación literal de las disposiciones citadas, amén de las apreciaciones expuestas en torno sus alcances, frente a la situación puntual descrita, cabe precisar que para efectos de la conciliación laboral que pretenda adelantarse ante las autoridades administrativas del trabajo, en la que el representante legal de la sociedad haya de obrar por una parte, como representante del empleador y por la otra, como trabajador de la sociedad con la que éste tenga una relación laboral, será preciso que con sujeción a las normas invocadas, el representante legal obtenga la autorización previa y expresa del máximo órgano social, otorgada con el lleno de las formalidades legales y estatutarias pertinentes, pues en caso contrario no será ajustada a derecho su actuación. Finalmente, no hay que perder de vista que cuando por virtud de la ley o los estatutos, la representación legal y la administración de la sociedad está atribuida a un representante legal, éste ha de tener uno o más suplentes en los términos de los artículos 196, 198 y 440 del Código de Comercio C. de Co. Esto para poner de presente que la figura de la suplencia está instituida para hacerse efectiva cuando sea necesario reemplazar al titular en sus ausencias e igualmente cuando por algún motivo en particular, éste no pueda actuar, lo que podría constituir otro mecanismo alternativo para solucionar al amparo de la ley una situación como la descrita.