PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PR-GQ-07 Versión: 02 Vigente desde: 01-05-2015 PROCURADURÍA DE LA SALLE TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ........................................................................................................................................................ 1 2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 1 3. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 1 4. RESPONSABLE ............................................................................................................................................... 1 5. CONDICIONES GENERALES. ........................................................................................................................ 1 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 2 1. OBJETIVO Orientar claramente la forma de identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad de la Congregación de los Hermanos en el Distrito de Bogotá, cuando estén bajo la responsabilidad de cualquier empleado de la Procuraduría de La Salle. 2. ALCANCE Este Procedimiento inicia con la identificación de los bienes y termina con la entrega de los mismos a su propietario. 3. DEFINICIONES Propiedad de la Congregación de los Hermanos del Distrito de Bogotá: bienes de cualquier tipo, como materiales, insumos, computadores, documentos, dinero y otros que la Congregación o Colaborador de una Obra Lasallista proporciona a la Procuraduría de La Salle con el fin de utilizarlos para un propósito determinado o prestar el servicio. Identificar: reconocer los bienes y los lineamientos para su manejo y control. Verificar: revisar el estado en el que se encuentran los bienes recibidos, especialmente si se van a incorporar al producto o utilizar para el servicio, evaluando si cumplen o no con los requisitos necesarios. Proteger: establecer las condiciones apropiadas para garantizar que los bienes no se extravíen o se utilicen incorrectamente. Salvaguardar: velar que los bienes se guarden en condiciones adecuadas, garantizando que no se dañen o deterioren. 4. RESPONSABLE Jefe de la Calidad: Es el directo responsable de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Es responsabilidad de cada empleado de la Procuraduría de La Salle identificar, verificar, proteger y salvaguardar toda información o bien que sea de propiedad de la Congregación, Comunidades y Obras Lasallistas, y a su vez diligenciar los registros necesarios para su ingreso, control, uso y entrega. 5.2 Una vez que los bienes están bajo la tutela de la Procuraduría de La Salle, ésta se convierte en responsable de los mismos, durante este tiempo se debe verificar periódicamente su estado. 5.3 En caso de tratarse de información confidencial todos los empleados de la Procuraduría de La Salle deben garantizar que ésta no es conocida o utilizada por personas no autorizadas. Se registran en un documento en el que se recogerá toda la información considerada de interés para su correcto reconocimiento y uso: propietario, fecha de entrada, localización, etc. Si usted accedió a este documento a través de un sitio diferente a www.lasallle.org.co se considera una copia NO CONTROLADA 1 de 2 PR-GQ-07 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE Versión: 02 Vigente desde: 01-05-2015 LA PROPIEDAD DEL CLIENTE PROCURADURÍA DE LA SALLE En caso de que los bienes lleguen a la empresa deteriorados o dañados se establece comunicación con el cliente para informarlo de lo sucedido o devolviéndolos si no cumplen con las condiciones establecidas. 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS 1. Identificación de la Propiedad del Cliente: El jefe de cada uno de los procesos debe garantizar que se identifican los bienes, elementos o documentos que son propiedad de la Congregación y que en algún momento pueden estar bajo nuestra responsabilidad. Jefes de proceso Matriz de control de la propiedad de los Hermanos y Obras F-GQ-17. 2. Recepción: Cuando se reciba un bien, elemento o documento que sea propiedad de la Congregación, quien lo recibe debe garantizar que se realice el correspondiente registro. Empleado Registro de recibido 3. Verificar: Siempre que se reciba cualquier bien, elemento o documento que sea propiedad de la Congregación, el empleado que lo recibe debe verificar el estado del mismo y en caso de encontrar alguna anomalía o falla debe informarle al dueño y dejar el correspondiente registro, para evitar futuros inconvenientes. Empleado Registro de recibido 4. Proteger y salvaguardar: Todos los empleados deben velar porque los bienes, elementos o documentos que son propiedad de la Congregación se guarden en condiciones adecuadas para garantizar que no se dañen, ni deterioren, además debe asegurarlos para evitar el riesgo de pérdida o robo. Empleado No aplica. 5. Entregar: Después de utilizar los bienes, elementos o documentos que son propiedad de la Congregación o cuando éste lo solicite, se deben devolver garantizando que se deja el respectivo registro. Empleado Registro de entrega 6. Seguimiento: Periódicamente el jefe de cada proceso debe entregar un informe al Hermano Ecónomo del manejo dado a los bienes, elementos o documentos que son propiedad de la Congregación. Jefe de Proceso Informe de gestión del proceso. En caso que por algún motivo un bien, elemento o documento propiedad de la Congregación se dañe, el empleado responsable debe garantizar que se devuelve en igual o mejores condiciones que lo recibió. Revisó: Hno. Isidoro Daniel Cruz Rodríguez Ecónomo Provincial Aprobó: Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque Visitador Provincial Si usted accedió a este documento a través de un sitio diferente a www.lasallle.org.co se considera una copia NO CONTROLADA 2 de 2