Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Nombre del Procesos de expedición y pago proceso: de cédulas de depósito. Descripción de las Actividades del proceso Nº Recepción de efectivo, bienes y datos del depositante. Se le toman los siguientes datos: 1 Nombre del depositante Cantidad de dinero Concepto por el cual están depositando Nombre del beneficiario Si es dirigida a un juicio, el número de expediente y juzgado. Pago de cédulas de depósito (endoso de cédula de Interacción Entrada: Objetivo del Diligencias preliminares de consignación de bienes y de consignación de proceso: dinero, así como de pago de derechos de certificación de copias. REQUISITOS Responsables Datos del consignante Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones. Dinero en efectivo o cheque de caja Promoción Cédula de depósito Expediente (para el caso de que haya Resultado: juicio) No aplica Infraestructura No aplica Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones. Registro en el programa Secretaria auxiliar Identificación Oficial Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones. Entrada: Cédula de Notificación Material de trabajo Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. Equipo de cómputo Papelería Impresora Archivero Caja Fuerte Indicadores de medición Criterios de aceptación, verificación y/o control Verificación de cantidad consignada, con registro de máquina de seguridad Sin restricción de (registradora) cantidad y Resguardo en caja volumen. fuerte. Registro al ingresar en el cuadrante Proceso administrativo al 100%. Firma en endoso de cédula Firma del beneficiario en el Acta de ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 1 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Descripción de las Actividades del proceso Nº Interacción REQUISITOS Responsables Material de trabajo Infraestructura Indicadores de medición Sellos depósito) Criterios de aceptación, verificación y/o control Comparecencia e integración de expediente. Papelería oficial Endoso de la Cédula de depósito Acta de comparecencia de pago Resultado: Cambio de estatus del Secretaria auxiliar sistema Actualización del cuadrante Actualización de expediente Elaboración de cédulas de depósito 2 3 Se elabora la cédula en el programa depósitos y consignaciones, en donde se registra la información recibida de las personas. Se imprime la cédula para su entrega, la cual va firmada por el jefe encargado y sello. Consignación de pago Para realizar una diligencia preliminar de consignación de Datos del consignante Entrada: y beneficiario. Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones. Equipo de cómputo Papelería Impresora Sellos Resultado: Cédula de depósito Promoción Entrada: Cédula de Depósito Original Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones. Registradora Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Sellos Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. Claridad en el contenido. N/A Atención 100% de solicitantes. Sumadora Software Cuadrante Papelería Oficial Copias de las cédulas expedidas. Utilizar el folio de la cédula de manera estricta. Hacer uso de la fe de erratas. Archiveros Almacén Reglamento Interior del Supremo Tribunal de Justicia artículo 62 fracción Sello de recibido en la promoción ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 2 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Descripción de las Actividades del proceso Nº pago, (pensión alimenticia, renta, adeudos, etc.) se les requiere la promoción respectiva (jurisdicción voluntaria) Se recibe original, copia, y anexos Se sella de recibido, en el cual consta, la fecha, hora y los documentos que anexa. Se les entrega la copia de recibido Registro de promoción 4 La secretaria auxiliar registra la promoción en el cuadrante en donde se da entrada con su número de expediente, fecha de presentación, número de la cédula, concepto, la cantidad, el nombre del consignante y consignatario. Interacción REQUISITOS Material de trabajo Infraestructura Indicadores de medición Criterios de aceptación, verificación y/o control segunda. Expediente Notificación para el Resultado: beneficiario Entrada: Promoción Resultado: Registro en cuadrante Promoción 5 Responsables Formación del expediente Cédula de Depósito Entrada: Original Se registran los datos en la carátula que consiste, en el número de expediente, nombre del consignante y consignatario, jefe de la oficina, secretario actuario y la fecha. Cuadrante Integración del expediente Resultado: Generación del acuerdo de la promoción de entrada del consignante Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. De acuerdo al Equipo de Cómputo Papelería Oficial Archiveros Artículo 62 fracción cuarta del Reglamento Interno del Supremo Tribunal de Justicia Cuadrante actualizado Cuadrante Equipo de Cómputo Papelería Oficial Archiveros Generación del expediente 100% Actualización de la de las base de datos. consignaciones recibidas ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 3 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Nº Descripción de las Actividades del proceso Turnar expedientes al Secretario Actuario 6 Se pasan los expedientes para notificación al secretario actuario, el cual saca copia al acuerdo para la cédula de notificación que se entrega a las personas que tienen una consignación a su favor. Elaboración de oficio de despacho 7 8 Si el domicilio de la persona beneficiaria es en otro municipio, se hace oficio de despacho, el cual se entrega a la Secretaría General de Acuerdos, para que se les remita a los jueces de paz, con la finalidad de que éstos realicen la notificación correspondiente. Solicitud de entrega de la consignación a favor de las personas consignatarias o cancelación a favor de los consignantes. Interacción Entrada: REQUISITOS Responsables Acuerdo de la promoción de entrada Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Resultado: Cédula de notificación. Secretario Actuario Material de trabajo Infraestructura Papelería Maquina de Escribir Indicadores de medición Criterios de aceptación, verificación y/o control Archivero Relación de Turnar al final del expedientes firmados día por el notificador Archivero Hacer llegar a las Secretaria General de Acuerdos en no más de tres días N/A 100% de pago al que cumpla los requisitos exigidos. Fotocopiadora Acuerdo de promoción Entrada: de entrada del Secretaria Auxiliar consignante Papelería Máquina de escribir Resultado: Oficio de despacho Secretario Notificador Fotocopiadora Identificación oficial Entrega de lo condicionado en caso Entrada: del artículo 118 de la Ley Orgánica Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Carta poder, en el caso de terceros Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. N/A Listado de despachos enviados a la Secretaría General de Acuerdos Firma de acta de comparecencia Cambio de estatus en la base de datos de programa como pagada. ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 4 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Descripción de las Actividades del proceso Nº Solicita identificación oficial Levanta una acta de comparecencia, en donde se registra la fecha y hora, en la que acuden, datos de la identificación, el motivo de su comparecencia y la autorización del jefe de la oficina, para la entrega de la cédula a su favor, y por ultimo firma de la beneficiaria de recibida. Interacción REQUISITOS Responsables Resultado: comparecencia Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Entrada: Base de datos Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Acta de Material de trabajo Infraestructura Indicadores de medición Criterios de aceptación, verificación y/o control Endoso de la cédula de depósito 9 Se endosa la cédula de depósito, la cual contiene el nombre de la persona que se endosó, el número de folio de su credencial de elector, el concepto del pago, fecha, lugar y la firma del jefe de la oficina. Equipo de Cómputo Impresora Resultado: Firma del Acta 10 Entrega de la Cédula endosada Una vez firmada el acta de Entrada: Cédula de depósito endosada Acta de comparecencia Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. Archivero Proceso administrativo al 100% N/A N/A Sellos Cuadrante N/A Firma de acta de comparecencia Cambio de estatus en la base de datos de programa como pagada. Verificación de la cédula de depósito entregada ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 5 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Nº Descripción de las Actividades del proceso comparecencia, se les entrega la cédula endosada para su respectivo cobro, en la Unidad de Apoyo Administrativo, (segundo piso del edificio) en donde elaboran los cheques. Expedición de Recibos de pago de derechos Interacción REQUISITOS Responsables Actualización en la Resultado: base de datos Acta de comparecencia firmada Entrada: Datos del juicio Pago de derechos Criterios de aceptación, verificación y/o control Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Equipo de Cómputo Actualización de la Resultado: base de datos Recibo firmado Se registra en el programa que se tiene instalado en la computadora los datos proporcionados, que consiste Indicadores de medición Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones 11 12 Infraestructura Actualización del cuadrante Acuden las personas a solicitar se les expidan recibos de pago de derechos por copias certificadas en procedimientos civiles, mercantiles y sucesorios. Registro en el programa de depósitos y consignaciones Material de trabajo Entrada: Registro firmado Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. Impresora N/A Atención al 100% De acuerdo al decreto de los vigente de la Ley de solicitantes. Hacienda del Estado. N/A Generar el recibo de pago del 100% de las solicitudes Papelería Equipo de Cómputo Software Emisión de la cédula de depósito del ingreso del pago de los recibos de copias certificadas. ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 6 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Nº Descripción de las Actividades del proceso Interacción REQUISITOS Responsables Material de trabajo Infraestructura Indicadores de medición Criterios de aceptación, verificación y/o control número de expediente, juzgado, nombre del solicitante, cantidad de pago de copias. Se les entrega recibo original y la oficina se queda con una copia. Actualización en la Resultado: base de datos Para acreditar el ingreso de los pagos de certificación de copias se expide una cédula de depósito y se anexa las copias de los recibos que se expidieron. Corte de efectivo 13 Informe de la base de Entrada: datos Se realiza lunes, miércoles y viernes, el corte del efectivo recibido, para remitirlo al banco, por medio del Servicio Pan Americano de Protección, S.A. de C.V. Se proporciona información por teléfono de la existencia Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Sumadora Equipo de Cómputo Resultado: El total de la ficha de depósito Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Entrada: La base de datos del programa Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Información telefónica 14 Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. Impresora Teléfono Caja Fuerte De acuerdo al servicio de traslado de valores Cotejando lo que nos arroja la base de datos con el efectivo existente. N/A Al 100% al solicitante Apoyo en el uso de la base de datos Papelería Equipo de Cómputo ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 7 de 8 Oficina de Depósitos y Consignaciones PROCESO DE DEPÓSITOS Y CONSIGNACIONES Nº Descripción de las Actividades del proceso de depósitos a las personas que se comunican, así como de la forma de realizar los depósitos. Interacción REQUISITOS Orientación a los Resultado: usuarios Responsables Material de trabajo Infraestructura Indicadores de medición Criterios de aceptación, verificación y/o control Director de Oficina Central de Depósitos y Consignaciones Documento controlado por medios electrónicos, para uso exclusivo del Supremo Tribunal de Justicia del Estado de Colima. ODC-PL-01 Rev.01 Pág. 8 de 8