Temas no incluidos en el aviso de convocatoria para reuniones

220-73376
Ref.:
Temas no incluidos en el aviso de convocatoria para reuniones ordinarias y extraordinarias.
Aviso recibo de su escrito radicado con el número 475.413 de 6 de octubre del año en curso, mediante el cual
formula algunas inquietudes relacionadas con la interpretación y alcance de los artículos 182 y 422 del Código de
Comercio, que regulan entre otros, los asuntos atinentes a la convocatoria y el temario objeto de las sesiones
ordinarias del máximo órgano social, pues en su opinión, los textos presentan una aparente contradicción e
incongruencia.
Particularmente, pregunta si la expresión "ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, contenida en el
artículo 182 del C. Co., referida a las reuniones ordinarias, comporta capacidad de decisión, pues etimológicamente
"ocuparse" es diferente a "decidir".
Como básicamente el objeto de la consulta gira en torno a la posibilidad de considerar y tomar decisiones sobre
temas no incluidos dentro del orden del día, concretamente cuando se trate de asuntos que implican reforma de los
estatutos sociales, me permito hacer las siguientes consideraciones:
En primer lugar, la legislación mercantil define fundamentalmente dos (2) clases de reuniones, ordinarias y
extraordinarias, las primeras, aquellas que se realizan en la época fijada en los estatutos o, en su defecto, dentro de
los tres (3) primeros meses de cada año para considerar el temario que les es propio, básicamente los estados
financieros del ejercicio social anterior, y las extraordinarias, las que pueden celebrarse en cualquier momento
siempre que las necesidades así lo requieran (art. 181 del C. Co.). Sin embargo, es el artículo 182 ibídem, la norma
que, de manera general, regula los requisitos de la convocatoria, indicando que si se trata de convocar a la
asamblea o junta de socios a una sesión de carácter extraordinario, se deben especificar los asuntos motivo de la
reunión, al paso que autoriza para "ocuparse de temas no indicados en la convocatoria.. " si la reunión es ordinaria
(concordante artículos 423 y 424 ibídem).
Téngase en cuenta que el Estatuto Mercantil comprende normas de carácter general, aplicables a todas las
sociedades comerciales, y normas especiales o propias del tipo societario adoptado; eventualmente la misma ley
permite, autoriza o atribuye su utilización a otros tipos societarios, como es el caso del artículo 422 de la obra
citada, que si bien es propia de las sociedades anónimas, es aplicable igualmente a las sociedades de
responsabilidad limitada por remisión expresa del artículo 372 C Co.
Es por esa razón que en las reuniones ordinarias, los accionistas o socios reunidos en asamblea general o junta de
socios, deben deliberar y decidir acerca de los asuntos de que trata el citado artículo 422, lo que en manera alguna
entraña contradicción con la norma general del artículo 182, pues como se advirtió anteriormente, ésta de manera
genérica determina que en las reuniones ordinarias, la asamblea puede deliberar y decidir sobre asuntos no
comprendidos en el aviso de convocatoria e indica que para reuniones extraordinarias el aviso debe especificar el
orden del día, consecuente con ello el artículo 425 de la obra mencionada, prevé la posibilidad de que el temario se
modifique, en la forma y términos allí previstos, sin ninguna salvedad.
Sin embargo, es claro que cuando se delibere y decida sobre asuntos no incluidos dentro del orden del día,
cualquiera que sea el tipo de reunión, que impliquen reforma a los estatutos sociales, deben observarse en relación
con ellas las mayorías previstas en los estatutos o en la ley para el efecto, pues su violación puede generar nulidad
de la decisión, en los términos del artículo 190 del Código de Comercio.
Ahora bien, el legislador de manera expresa y clara, establece en el artículo 187 de la citada obra, las funciones que
ordinariamente son del resorte y conocimiento exclusivo del máximo órgano social, entre ellas, la de "Estudiar y
aprobar las reformas estatutarias" y la de "Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las
cuentas que deben rendir los administradores", entre otros asuntos, temas que de acuerdo con lo dispuesto en el
parágrafo del citado artículo, pueden tratarse en reuniones ordinarias o extraordinarias.
Ahora, si bien la regla general supone que las reformas estatutarias pueden ser adoptadas en reuniones de
cualquier carácter sin que hayan sido necesariamente incluidas en el orden del día, debe tenerse en cuenta que los
artículos 13 y 67 de la Ley 222/95, establecen que tratándose de fusión, escisión, transformación, aumento del
capital autorizado o disminución del suscrito de la sociedad, el aviso de convocatoria debe advertir tal punto, pues
de no observarse harán ineficaces las decisiones adoptadas al respecto. En otros términos por excepción, ninguna
de las reformas mencionadas puede ser tratada y/o decidida mientras no se encuentre incluida dentro del orden del
día.
Expuestas las anteriores consideraciones, se procede a dar respuesta a los interrogantes planteados.
Ante la inquietud si la expresión "ocuparse de temas no indicados en la convocatoria", contenida en el artículo 182
del C Co., comporta capacidad de decisión, vale la pena tener en cuenta que "ocuparse", en una de sus acepciones,
significa "Tratar o hablar sobre un tema", lo que implica decidir, pues "Tratar" equivale a "Llegar a una solución o
acuerdo. (Diccionario Larousse, edición 1998), presupuesto que se corrobora según las consideraciones expuestas.
En cuanto a la validez de las decisiones adoptadas por la asamblea o junta de socios, en una reunión ordinaria o
extraordinaria, sobre temas no incluidos en el orden del día que impliquen modificación al contrato social, puede
afirmarse que siempre que se cumplan los requisitos en cuanto a convocatoria y quórum y la decisión se ajuste a
las mayorías exigidas en los estatutos o en la ley, éstas son plenamente válidas, a menos que correspondan a
aquellas que requieren ser previamente conocidas e incluidas en el orden del día, tal como lo exigen los artículos 13
y 67 ya citados.
Finalmente para mayor información, es pertinente observar que el carácter de la reunión ordinaria o extraordinaria,
en opinión de ésta Superintendencia "obedece tanto a la época de su celebración como al temario que en ellas se ha
de tratar, siendo el punto primordial del mismo, la consideración de las cuentas y el balance del último ejercicio… ",
lo que implica por exclusión que son extraordinarias, las que no tienen el carácter de ordinarias (Of. 220-43760 julio
28/98).
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del
presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.