Procedimiento de transferencia_2014

6. PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA
USUARIO DE OFICINA
ARCHIVO GENERAL
Solicita la creación de la transferencia por CAU
Crea la transferencia y contesta al CAU
Crea/asocia unidades a la transferencia
Transfiere para autorización
Autoriza/no autoriza la transferencia
Solicitud traslado cajas (CAU Contrataciones)
Envía la transferencia para validación cuando manda
las cajas
Valida/no valida el envío de cajas
1. La oficina de gestión realizará la solicitud de transferencia a través del CAU (https://caubiblioteca.uca.es/cau/login.do;jsessionid=372E6D49CF236CAC81EE30BB10DD1941) disponible en la
página Web del Archivo General, de acuerdo al calendario de transferencia establecido.
2. En un plazo máximo de 10 días recibirá respuesta del Archivo General al CAU, comunicándole que se han
creado los registros de transferencia.
3. La oficina de gestión tendrá disponibles los registros de transferencias creados por el Archivo General en
la Consulta a la base de datos del Archivo de la página Web del Archivo.
4. Una vez localizado el registro en R. en curso a transferir, la oficina creará y/o asociará los registros de las
unidades documentales.
5. Terminada la carga de unidades documentales, la oficina transferirá la Relación de transferencia para que
sea autorizado por el Archivo General.
6. El Archivo General autoriza o no de la Relación de transferencia. En ambos casos el usuario recibirá un
correo automático desde la aplicación.
• Si la autoriza, la oficina la podrá localizar en R. autorizadas a validar
• Si el Archivo no autoriza la relación de transferencia la oficina la podrá localizar en R. no
autorizadas, y procederá a su corrección.
7. Una vez autorizada la Relación de transferencia, la oficina procederá a enviar la documentación (CAU al
Servicio de Contrataciones) y la Relación de transferencia la transferirá al Archivo para validar.
8. La oficina de gestión comunicará por correo a archivo.uca@uca.es el día del traslado de la
documentación.
9. El Archivo General recibe la documentación y valida o no el envío. En ambos casos el usuario recibirá un
correo automático desde la aplicación.
• Si la valida, la oficina la podrá localizar en R. validadas.
• Si el Archivo no valida la relación de transferencia, la oficina de gestión la podrá localizar en R. no
validadas, y procederá a su corrección.
10. Una vez validada la relación de transferencia queda cerrado el procedimiento para la oficina.
11. El Archivo General trabajará en ella, y cuando la cierre definitivamente Flora mandará un último correo al
usuario de oficina.