manual para la presentación de proyectos comunitarios

MANUAL PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PROYECTOS
COMUNITARIOS
ESCUELA DE EMPRENDEDORES
Apoyando a los Emprendedores Sociales y Económicos
MANUAL PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS
COMUNITARIOS
Índice
1.
¿Qué es un Proyecto?.................................................................................3
2.
¿Qué es un Proyecto Comunitario?...........................................................3
3.
Etapas de un Proyecto ................................................................................4
4.
¿Cómo Presentar un Proyecto Comunitario? ...........................................4
4.1
Planteamiento de un Problema. Diagnóstico Comunitario ..................................... 4
4.1.1
Infraestructura comunitaria .................................................................................... 5
4.1.2
Aspecto Económico ................................................................................................ 5
4.1.3
Aspecto Social ......................................................................................................... 6
4.1.4
Aspecto Institucional............................................................................................... 6
4.2
Identificación de los Problemas ................................................................................. 6
4.2.1
5.
Plan de Acción ......................................................................................................... 8
Programación de un Proyecto Comunitario..............................................8
5.1
Identificación de los Objetivos ................................................................................... 9
5.2
¿Cómo se va a hacer? ............................................................................................... 10
6.
Cronograma ...............................................................................................11
7.
Presupuesto ...............................................................................................12
7.1
Recursos Materiales .................................................................................................. 12
7.2
Recursos Humanos ................................................................................................... 13
7.3
Recursos Institucionales........................................................................................... 14
7.4
Valor Total del Proyecto ............................................................................................ 14
7.5
Cuadro de Aportes ..................................................................................................... 15
8.
Presentación del Proyecto........................................................................16
9.
Ejecución del Proyecto .............................................................................18
10.
Evaluación del Proyecto........................................................................18
11.
Resumen .................................................................................................20
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1. ¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para
crear un producto o un servicio único. Así, el resultado
final
buscado
puede
diferir
con
la
misión
de
la
organización que la emprende, ya que el proyecto tiene
determinado específicamente un plazo y el esfuerzo es
temporal.1
En otras palabras, un proyecto es un conjunto ordenado de actividades para
satisfacer necesidades o lograr un fin.
2. ¿Qué es un Proyecto Comunitario?
Un proyecto comunitario es el conjunto de actividades orientadas a
satisfacer o resolver las necesidades más urgentes y apremiantes
de una comunidad. Está orientado fundamentalmente por quienes
forman parte de la comunidad, puesto que son quienes conocen la
situación real de la zona.
1
Tomado de http://es.wikipedia.org
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3. Etapas de un Proyecto
En general, un Proyecto Comunitario tiene las siguientes etapas:
9 Diagnóstico Comunitario
9 Programación del Proyecto Comunitario
9 Ejecución del Proyecto Comunitario
9 Evaluación del Proyecto Comunitario
Cada una de esas etapas serán explicadas en este documento.
4. ¿Cómo Presentar un Proyecto Comunitario?
A continuación se presentan unas líneas generales para la presentación de un
Proyecto Comunitario.
4.1 Planteamiento de un Problema. Diagnóstico Comunitario
Es necesario realizar un diagnóstico de
la situación actual de la comunidad.
También resulta necesario entender que
diagnóstico investigado no está aislado;
sino que siempre guarda relación con el
entorno el cual, en la mayoría de los
casos, determina el diagnóstico.
En primer lugar, se debe partir de que para hacer un diagnóstico comunitario es
fundamental conocer la comunidad.
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¡DEBES CONOCER LA COMUNIDAD!
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Diagnóstico es: “una forma de ordenar los datos e información sobre cómo es y
qué problemas tiene una determinada realidad”.
Entonces, para hacer un diagnóstico comunitario hay que empezar por los
siguientes aspectos básicos:
4.1.1 Infraestructura comunitaria
Determinar los servicios que existen en la comunidad:
agua, luz, teléfono, Internet, espacios públicos, vías,
escuelas, etc., así como la cantidad y la calidad de los
mismos.
Igualmente, es necesario determinar cuáles servicios faltan y cuáles hay que
mejorar
4.1.2 Aspecto Económico
Determinar
las
formas
de
subsistencia
de
la
comunidad, los distintos tipos de trabajos dentro de la
comunidad, los desempleados, si hay fuentes de
trabajo (creadas o posibles)
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4.1.3 Aspecto Social
Determinar el perfil de las familias: cantidad de
personas, condiciones de vivienda, escolaridad, formas
de esparcimiento, cómo se mantienen.
Adicionalmente, es fundamental conocer cuáles son los
problemas sociales más graves de la comunidad:
inseguridad, violencia doméstica, etc.
4.1.4 Aspecto Institucional
Determinar las instituciones públicas y privadas que funcionan
en la comunidad, qué hacen, las necesidades que atienden.
Asimismo, determinar las organizaciones sociales de base que
existen (Asociaciones Civiles, Partidos Políticos, Cooperativas,
etc.)
4.2 Identificación de los Problemas
Un problema correctamente planteado es un problema mitad resuelto. Por lo
tanto, mientras más exacto sea la definición del problema
MÁS IMPORTANTE QUE EL
PROBLEMA ES
¡CUÁLES SON CAUSAS!
Entonces, hablar de plantear problema se trata mucho más de conocer cual es
el problema o necesidad de la comunidad, sino de identificar las causas que
originan tales problemas o necesidades: su origen y porque se presentan.
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Ahora bien, es fundamental escoger los principales problemas de la comunidad.
Ello se debe a que los recursos (físicos, humanos, económicos, etc.) tienen
limitaciones y no todos los problemas pueden ser resueltos al mismo tiempo.
Para elegir los problemas más urgentes que deben ser resueltos por la
comunidad existen varias metodologías. La más usada, naturalmente, sigue
siendo la votación.
Luego, es imprescindible hacer una priorización de los problemas comunitarios
que deben ser atendidos. Esto significa que se debe evaluar cual es el problema
con más afectados, más urgencia y que se cuenten con los recursos suficientes
para ser atendido.
Para elegir un problema se pueden seguir los siguientes pasos:
9 ¿A cuántos vecinos beneficia la solución del problema?
9 ¿Cuál problema está más al alcance de la comunidad para ser resuelto?
9 ¿Cómo poder resolver el resto de los problemas en el futuro?
9 ¿Si faltan recursos, se pueden conseguir?
9 ¿Por dónde empezar?
9 ¿Qué se puede postergar y qué es urgente?
9 ¿Qué solución generaría mayor participación y trabajo comunitario?
Con estas preguntas se puede decidir sobre los problemas que tendrán la mayor
urgencia para ser resueltos. Pero, una vez identificado el problema, ¿cómo
solucionarlo?
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4.2.1 Plan de Acción
Para poder resolver un problema existen múltiples
caminos. En otras palabras, un problema tiene
múltiples soluciones. Cada una de ellas tendrá sus
ventajas y sus desventajas. Lo importante es
escoger la más conveniente. ¿Cómo hacerlo?
Es necesario:
9 Conocer las ventajas y las desventajas de cada alternativa
9 Conocer la opción más al alcance de la comunidad
9 Saber si la solución aplicada a un problema puede solucionar total o
parcialmente otro problema
9 Identificar los recursos disponibles
Luego, es fundamental también antes de escoger una alternativa para solución
de un problema comunitario conocer todos los factores (positivos y negativos)
que pueden influir en el proyecto. Para eso, es importante conocer:
9 ¿Qué ventajas existen en la comunidad para dar solución al problema?
9 ¿Qué recursos podrían faltar?
9 ¿Quiénes
pueden
ayudar?
(Vecinos,
organizaciones
ciudadanas,
instituciones, etc.)
9 ¿Qué aportes pueden dar quienes ayudan?
9 ¿Cuál es la relación entre la comunidad y los que pueden ayudar?
9 ¿Si faltan recursos, cómo se pueden conseguir?
9 ¿Cuánto tiempo se dispone para el desarrollo del proyecto?
5. Programación de un Proyecto Comunitario
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Programar un proyecto significa
definir
el
conjunto
de
procedimientos y técnicas que se
usan
para
ordenar
todas
las
acciones necesarias para llevar a
delante un proyecto.
Una vez finalizado el diagnóstico y la identificación del problema, para poder
formular un proyecto es necesario:
9 Tener claro que objetivos se quieren alcanzar
9 Determinar que actividades son necesarias para alcanzar dichos objetivos
9 Aprovechar y distribuir adecuadamente los recursos (físicos, humanos,
económicos, etc.) que se tienen disponibles
9 Repartir eficientemente los trabajos a realizar
5.1 Identificación de los Objetivos
Esta etapa es una de las más importantes puesto que
determina para qué es el proyecto. Los objetivos tienen
que ser realistas, porque de lo contrario el impacto
sobre los patrocinantes del mismo será negativo.
Algunas consideraciones para los objetivos son:
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POSITIVO
NEGATIVO
Que sean concretos
Que originen confusión
Que sean claros
Que no se entienda sus efectos
Que sean posibles
No saber a cuanta gente afectará
Los objetivos de un proyecto son de dos tipos:
9 Generales: es lo que se quiere lograr al final del proyecto. Se alcanzan a
mediano y largo plazo
9 Específicos: son aquellos que se van alcanzando progresivamente para
alcanzar el objetivo general. Se alcanzan a mediano plazo
Adicional a los objetivos, es fundamental determinar el impacto o alcance del
proyecto (cuanta gente será beneficiada). Esto se llama, la población
destinataria del proyecto.
5.2 ¿Cómo se va a hacer?
Es necesario contar con un plan detallado de actividades de cómo se lograrán
los objetivos. Para ello, se puede hacer un listado de las actividades que se
harán y los responsables de cada una de las actividades. Se puede hacer un
modelo como el siguiente:
Actividad
Responsable
Actividad 1: XXX
Persona 1
Actividad 2: XXX
Persona 2
Actividad 3:
Persona 2 y 3
…
…
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Es importante que las actividades se coloquen en orden de ejecución. En otras
palabras, como se irán realizando las actividades.
6. Cronograma
Es necesario tener un estricto control de las actividades
que se están llevando a cabo. En otras palabras, tener
unas fechas de inicio y de fin que permitan evaluar el
desarrollo del proyecto, sus avances, las situaciones
difíciles que se han presentado, los posibles retrasos,
etc.
Una de las mayores ventajas de tener un cronograma de actividades bien
detallado y estricto es que permite tomar los correctivos necesarios en caso de
que el proyecto se retrase y, además, conocer la ejecución de los recursos del
mismo.
Para la elaboración del cronograma de actividades se puede utilizar un modelo
como el que sigue:
Actividad
Actividad 1: XXX
Responsable
Persona 1
Fechas
Inicio: DD/MM/AAAA
Fin: DD/MM/AAAA
Actividad 2: XXX
Persona 2
Inicio: DD/MM/AAAA
Fin: DD/MM/AAAA
Actividad 3: XXX
Persona 3
Inicio: DD/MM/AAAA
Fin: DD/MM/AAAA
…
…
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7. Presupuesto
Uno de los pasos más importantes para la realización del
Proyecto Comunitario es la definición estricta y adecuada
del presupuesto.
En primer lugar, el presupuesto es: “estimación de los ingresos y gastos
posibles, en una organización, empresa, etc.” “cálculo de gastos que se hace por
un tiempo determinado”.
PRESUPUESTO = CUANTO
CUESTA EL PROYECTO
7.1 Recursos Materiales
Es necesario saber los recursos materiales que serán
utilizados y las cantidades estimadas. A medida que se vaya
avanzando en la identificación de estos recursos, se puede ir
completando una tabla modelo como la que sigue:
Recurso Material
Cantidad
Precio Unitario
Subtotal
Recurso 1
C1
P1
C1xP1
Recurso 2
C2
P2
C2xP2
Recurso 3
C3
P3
C3xP3
…
…
…
…
Total
Suma de todos los
anteriores
El total por cada recurso material se obtiene multiplicando la cantidad de cada
uno de los materiales por el precio unitario de todos ellos. Mientras que el total
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de todos los recursos materiales se obtiene sumando todos los totales de cada
recurso material.
Es importante dejar siempre un margen para imprevistos. Es decir, si el monto
total de los recursos materiales es de Bs. 1000000, dejar un margen de 10%. Es
decir: Bs. 1000000x10%= Bs. 100000 (adicionales a Bs. 1000000, pero como
una partida de imprevistos).
7.2 Recursos Humanos
En lugar de los recursos materiales, es necesario pensar en las personas que
realizarán el trabajo. Naturalmente, cada una de esas personas tiene sus
honorarios (paga) por el trabajo que estará realizando.
Para tener el listado del recurso humano
es
necesario
que
el
cronograma
(explicado
anteriormente)
esté
definido
detallado.
cronograma
y
El
bien
permitirá definir las jornadas de trabajo de
cada una de las personas involucradas en
la realización del mismo.
Entonces, se podría utilizar el siguiente cuadro modelo:
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Personal
Actividad a
Ejecutar
Costo por
Jornada
Laboral
Jornadas de
Trabajo
Subtotal por
Personal
Trabajador 1
A1
C1
J1
C1xJ1
Trabajador 2
A2
C2
J2
C2xJ2
Trabajador 3
A3
C3
J3
C3xJ3
…
…
…
…
…
Total
Suma de todos
los anteriores
El total por cada persona trabajando se obtiene multiplicando el costo de la
jornada laboral por la cantidad de jornadas a ser trabajadas. Mientras que el total
de todo el personal se obtiene sumando todos los totales de cada persona
trabajando.
7.3 Recursos Institucionales
Para ello es necesario conocer los recursos que ya se tienen disponibles:
9 Valor de un terreno
9 Aportes de la comunidad: teléfono, una computadora, una resma de
papel, etc.
7.4 Valor Total del Proyecto
En esta etapa se suman todos los costos del proyecto
(recursos materiales y humanos). Se puede utilizar una
tabla como la siguiente:
Tipo de
Cantidad
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Tiempo
Costo Unitario
Costo Total
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Recurso
Materiales
Humanos
Institucionales
TOTAL
7.5 Cuadro de Aportes
En el Cuadro de Aportes se especifica el origen de los recursos que estarán
siendo empleados en la ejecución del proyecto. Se puede utilizar el modelo que
sigue:
Recurso
Costo
Total
Comunidad
Fuente Financiamiento
Organización
Otro
que Solicita
Monto
solicitado
Materiales
Humanos
Institucionales
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8. Presentación del Proyecto
Una vez finalizada la formulación del proyecto se tiene que
presentar en una carpeta con el proyecto. Para ello, se pueden
seguir las siguientes recomendaciones:
9 Carátula: aquí se ponen los datos más importantes
o Nombre del Proyecto
o Nombre de la Organización (Consejo Comunal, Organización
Ciudadana, etc.)
o Domicilio Postal
o Presupuesto Total
9 Carta de Presentación: es una carta dirigida a las personas antes las
que se presenta el proyecto (Consejo Local del Poder Popular, Empresas,
Fundaciones, etc.) explicando brevemente el proyecto, a quienes
beneficiará, qué problemas solucionará, etc.
El formato puede ser:
Sr. XXX
(Cargo)
Presente.-
Nos dirigimos a usted con la finalidad de…
o Presentación del proyecto
o Problemas a ser resueltos
o Presupuesto
Sin más a que hacer referencia, nos despedimos de usted,
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Firma de los responsables,
9 Ubicación Geográfica: lugar en el cual se realizará el proyecto. Se
consideraría una gran ventaja poder presentar un mapa de la localización
exacta del proyecto
9 Características e historia de la comunidad: una breve reseña de la
historia de la comunidad, la identidad comunitaria. Se pueden utilizar
datos obtenidos del diagnóstico comunitario. Se pueden presentar las
personas que serán beneficiadas con el proyecto (población destinataria),
etc.
9 Fundamentación de la idea del proyecto: una descripción general del
proyecto, por qué ese proyecto y no otro, descripción de los problemas de
la comunidad y las prioridades establecidas
9 Objetivos (generales y específicos)
9 Actividades
9 Cronograma
9 Presupuesto
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9. Ejecución del Proyecto
En esta etapa, luego de tener todos los
recursos disponibles,
ejecutado.
Es
cabalidad
con
el proyecto es
fundamental
lo
cumplir
expresado
a
en
el
cronograma de actividades. De esa forma,
se garantiza que los recursos disponibles
permitirán completar el proyecto.
10.
Evaluación del Proyecto
Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos períodos de este, se puede
hacer una evaluación del proyecto. Dicha evaluación responde a los intereses e
inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se ven afectados
por éste.
La finalidad de la evaluación del proyecto es replantear aspectos positivos y
negativos del mismo, buscar oportunidades de mejora, transmitir información,
etc. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la formulación del
proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y reflexionen sobre el mismo.
Es importante hacerse las siguientes preguntas una vez concluido el proyecto:
9 Se cumplieron los objetivos (generales y específicos)
9 Se cumplió el cronograma de actividades
9 Se realizaron las actividades planificadas
9 Hubo problemas, cuáles y por qué
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9 El presupuesto estuvo ajustado a la realidad
9 Faltó dinero, por qué no se consideró
9 Participaron todos los que se habían comprometido
9 El proyecto impactó positivamente a la población destinataria
9 Los participantes directos del proyecto están satisfechos
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11.
Resumen
En resumen, la formulación, ejecución y evaluación del proyecto se puede
sintetizar en el siguiente cuadro:
¿Qué vamos a hacer?
Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer.
Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico
¿Por qué lo vamos a hacer?
y por qué elegimos ese problema para
solucionar
¿Para qué lo vamos a hacer?
¿Dónde lo vamos a hacer?
¿Cómo lo vamos a hacer?
Objetivos del proyecto: qué solucionaría ese
proyecto.
Localización geográfica, el lugar, barrio,
ciudad o pueblo donde se desarrolla el proyecto
Listado de actividades para concretar el
proyecto
¿Quiénes lo vamos a hacer?
Los responsables de las distintas actividades
¿Cuándo lo vamos a hacer?
El tiempo que se tardará en hacer el proyecto
¿Qué necesitamos para hacer el proyecto?
¿Cuánto va a costar el proyecto?
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Listado de recurso y cantidad necesaria
(materiales, humanos; financieros)
Presupuesto: precios de los recursos, según
cantidad y tiempo de utilización.
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12.
-
Bibliografía
Bartle, Phil, “Diseño de Proyectos Comunitarios”,
http://www.scn.org/mpfc/modules/pd-pds.htm
-
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