ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Coordinador de Registro Académico Profesional de Planeación Código : PAR.08 Versión : 04 Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N° 885 Aprobó: Rector OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades a seguir cuando se solicite readmisión Aplica para estudiantes no activos, que deseen ingresar al mismo Programa Académico de Pregrado que estaban cursando en la Universidad, luego de haber cancelado matrícula en alguna ocasión dentro de los plazos fijados o se le haya aprobado la cancelación extemporánea de matrícula o no haya renovado matrícula. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 072 de Octubre 8 de 1972 del Consejo Superior Reglamento Estudiantil de Pregrado – Modalidad No Presencial Acuerdo 048 de Julio 13 de 1984 del Consejo Superior Acuerdo 005 de Febrero 10 del 2003 del Consejo Superior Acuerdo 051 de Agosto 1 del Consejo Superior No. 051 de 2008 Acuerdo 091 de Noviembre 12 de 2010 del Consejo Superior Acuerdo 063 de Julio 29 de 2011 del Consejo Superior - Tiempo máximo para obtención de título Acuerdo 079 de Abril 16 de 2013 del Consejo Superior - Transición tiempo máximo para obtención de título DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SOLICITUD DE EXCEPCIÓN: Solicitud por contravenir el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. CONSIDERACIONES Quien al culminar un período académico no renueve su matrícula para el siguiente período o haya cancelado matrícula dentro de los plazos fijados, o le haya sido aprobada cancelación extemporánea de matrícula, deberá gestionar la readmisión ante el Consejo de Escuela correspondiente o ante el Consejo de Programa. El estudiante readmitido deberá acogerse al plan de estudios vigente en la fecha de readmisión. Corresponde al Director de Escuela o al Coordinador del programa, realizar el estudio de equivalencias a que hubiere lugar, el cual será aprobado por el Consejo de Escuela o por el Consejo de Programa. ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO Código : PAR.08 Versión : 04 Página 2 de 7 CONSIDERACIONES q CONDICIONES PARA SER READMITIDO EN UN PROGRAMA ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD 1. Que el estudiante no haya cancelado matrícula en más de dos (2) oportunidades. 2. Que el estudiante tramite solicitud de readmisión en las fechas establecidas en el Calendario Académico. 3. El estudiante de primer nivel de pregrado presencial que realizó cancelación de matricula no podrá hacer uso de la readmisión. Si la solicitud de readmisión excede las fechas establecidas para su realización se debe presentar ante el Consejo Académico. El Consejo de Facultad no podrá autorizar readmisión inmediata para los estudiantes que se les apruebe cancelación extemporánea de matricula, salvo aquellos que habiendo cumplido todos los requisitos académicos tengan pendiente por cursar Proyecto de Grado I y Proyecto de Grado II. Excepciónese de la anterior disposición a los estudiantes de los programas de modalidad a distancia q CASOS PARTICULARES Existen tres casos en los cuales hay requisitos previos para solicitar la readmisión: estudiantes sancionados por el Consejo de Facultad o Consejo Académico y estudiantes que se han retirado por motivos de salud. Si el estudiante ha tenido sanción disciplinaria y está condicionada su readmisión, deberá solicitar el levantamiento de la misma ante el organismo correspondiente. En caso de no estar condicionada una vez cumplida la sanción deberá presentar la solicitud ante el Consejo de Escuela. Si el retiro obedeció a problemas de salud deberá solicitarse previamente concepto del servicio médico de la División de Bienestar Universitario.(Siempre que quede estipulado en el acta de Consejo de Escuela y/o Facultad y/o Académico) Si el estudiante canceló extemporáneamente el semestre, no podrá solicitar readmisión inmediata. Toda solicitud que sea aprobada deberá contener la firma del Director de Escuela y la anotación de que fue aceptada. El estudiante podrá solicitar la readmisión ante el Consejo de Escuela durante el período académico inmediatamente anterior al cual desea ingresar, rigiéndose por las fechas establecidas en el calendario académico. Las solicitudes que se tramiten fuera de las fechas establecidas en el Calendario Académico deberán ser estudiadas por el Consejo de Facultad y/o Consejo Académico. NOTA: Para el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia, la Coordinación Académica o de Programa, es la responsable de recibir las solicitudes de readmisión con los soportes pertinentes, hacer verificación de la documentación presentada y enviar a las instancias correspondientes (Escuela, Consejo de Programas o Consejo de Instituto), con el correspondiente concepto, para darle trámite. Código : PAR.08 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO Versión : 04 PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO Inicio/Fin Dec isión Actividad DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Diligencia formato Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido 2. Verifica el cumplimiento de los requisitos Conector DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. El estudiante inactivo diligencia y entrega en la Escuela, Coordinación académica o de Programa correspondiente, el formato de Solicitud Académica para ser estudiada en el Consejo de Escuela o de Programa. Estudiante NOTA: para las Sedes Regionales el Coordinador Académico recibe la solicitud, verifica el cumplimiento de los requisitos y emite concepto. Envía al Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia para su trámite correspondiente ante la Escuela o Coordinación de Programa según corresponda. Solicitud Académica ¿Cumple con las condiciones establecidas? Documento Página 3 de 7 Coordinador Académico Sedes 2. La Escuela o Coordinación de Programa verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos para la readmisión. Escuela Coordinación de Programa 3. Si el estudiante no cumple con las condiciones establecidas se le informa al estudiante y se le regresa la solicitud. Escuela Coordinación de Programa Coordinación Académica Si No 3. Informa al estudiante FIN 1 Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA Solicitud Académica Código : PAR.08 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO DIAGRAMA DE FLUJO Versión : 04 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 4. El Director de Escuela o Coordinación de Programa estudia y analiza la hoja de vida del estudiante con el plan de estudios vigente y verifica si existen cambios. Director de Escuela y/o Coordinador de Programa Página 4 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4. Estudia y analiza hoja de vida con plan de estudios No Si ¿Hay cambios en el plan de estudios? 5.Genera Acta y envía al Consejo de Escuela y/o programa 6.Realiza el estudio de equivalencias de las asignaturas y lo envía Acta Estudio de Equivalencias No 1 Pág 6 5. Si no existen cambios el Director de Escuela o Coordinador de Programa emite un concepto, genera un acta y envía al Consejo de Escuela o de Programa. 6.Si existen cambios en el plan de estudios, el Director de Escuela o de Programa realiza el estudio de equivalencias de las asignaturas y lo envía al Consejo de Escuela o de Programa. Director de Escuela y/o Coordinador de Programa Solicitud presentada en las fechas establecidas Si 7. Estudia y valida la Readmisión y genera acta Acta 2 7. Si la solicitud de readmisión se realizó en el tiempo establecido en el calendario académico, se estudia y emite concepto ante el Consejo de Escuela o de Programa acerca de la readmisión, genera acta y envía copia a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Nota: para estudiantes del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia modalidad a distancia, una vez aprobada la solicitud por el Consejo de Programa, se registra el estudiante como activo y se actualiza la hoja de vida Director Escuela Coordinación Académica Sede Coordinación de Programa Formato Estudio de Equivalencias FAR.04 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO Código : PAR.08 PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO Versión : 04 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 8. Informa al estudiante 8. Se informa al estudiante la respuesta del Consejo de Escuela o de Programa ante la solicitud de readmisión. Escuela Coordinación Académica Sede 9. Verifica cumplimiento de requisitos 9. La Coordinación de Registro Académico verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos para la readmisión. Coordinación de Registro Académico 10. Si no cumple se informa al Consejo de Escuela o al Coordinador de Programa a través de un memorando firmado por el Director de Admisiones y Registro Académico, que la solicitud no se registra en el Sistema por contravenir el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, con copia a la Coordinación Académica de la Sede, si el caso corresponde a un estudiante de la sede. Funcionario de Registro Académico 11. La Escuela, Coordinación de Programa y/o Coordinación Académica de la Sede informa al estudiante. Escuela Coordinador Académico DIAGRAMA DE FLUJO 2 3 ¿Cumple con los requisitos? No 10. Informa a Escuela 11. Informa a Estudiante Si 2 Pág 6 No FIN Realiza solicitud de excepción Si 4 12. Estudia solicitud y emite concepto 3 12. El Consejo Académico estudia solicitud y emite concepto Consejo Académico Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO Código : PAR.08 PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO Versión : 04 DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Página 6 de 7 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Coordinación de Registro Académico Procedimiento de Matrícula de Estudiantes Antiguos de Programas Académicos de Pregrado. PFO.15 3 No ¿Aprueba Solictud de Excepción? Si 14.Informa a Estudiante 13.Registra como estudiante activo y actualiza la hoja de vida del estudiante 2 13. Si el estudiante cumple los requisitos o la solicitud de excepción es aprobada, la Coordinación de Registro Académico registra al estudiante como activo y le actualiza la hoja de vida. 14. Si la solicitud no es aprobada se le informa al estudiante. FIN 15. Tramita paz y salvo 15. Una vez el estudiante está activo realiza los trámites de paz y salvo, y continúa con el Procedimiento de matrícula. Estudiante FIN 16. Cuando la solicitud se realiza en fechas posteriores a las estipuladas en el calendario académico y hasta el último día de clases, el Consejo de Escuela o Programa emite concepto acerca de la solicitud de readmisión y la envía al Consejo de Facultad o de Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. 16. Emite concepto y envía al Consejo de Facultad o de Instituto 1 17. Emite concepto y genera Acta. No 3 Pág 5 17. El Consejo de Facultad o de Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia emite concepto y genera el Acta respectiva. ¿Requiere aprobación Consejo Académico? Si 18. Envía los conceptos emitidos sobre la solicitud 4 Pág 5 18. En los casos en que la solicitud se presenta en fechas posteriores al último día de clases, se envía la documentación del caso para el estudio y aprobación por parte del Consejo Académico o Consejo de Instituto. Consejo de Escuela o Programa Consejo de Facultad o de Instituto de Proyección Regional Consejo de Facultad o de Instituto de Proyección Regional ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO Código : PAR.08 Versión : 04 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 02 FECHA DE APROBACIÓN Octubre 11 de 2004 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento El Procedimiento de Readmisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial, código PAR.08 modifica y sustituye al Procedimiento Readmisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial código A01.04 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 2004. Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. Diciembre 03 de 2007 03 04 Febrero 04 de 2011 Marzo 31 de 2014 Cambio en el nombre del documento. Actualización del documento según el Acuerdo No 051 de 2008 del Consejo Superior, por el cual se determinan los niveles de decisión de algunos trámites Académicos para estudiantes de pregrado. Actualización según el Acuerdo No 091 de 2010 del Consejo Superior. Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia con sus responsables. Se incluyeron los Acuerdos No. 063 de 2011 y No. 079 de 2013. Se enumeraron las actividades en el diagrama de flujo de acuerdo al número consecutivo de la descripción. Se elimina la actividad 11 (Realiza la solicitud de excepción al Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, ante el Consejo Académico).