PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE VISITANTES, PROVEEDORES Y COMUNIDAD CÓDIGO: ____PD-GSO-32_________ VERSIÓN No. : FECHA DE EMISIÓN: __10/05/2011___ ELABORADO Y REVISADO: COPIA No. : _01___ ___01______ ____________________________ Coordinador HSEQ-BASC FECHA: _10/05/2011____ APROBADO: FECHA: _10/05/2011___ __________________________ Gerente General PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE VISITANTES, PROVEEDORES Y COMUNIDAD PD-GSO-32 Fecha: 10/05/2011 Versión 1 Página 2 de 3 1. OBJETIVO Conocer y controlar las actividades del personal que ingrese a las instalaciones de Seguridad Nápoles Ltda. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos de la organización 3. DEFINICIONES 3.1. VISITANTE Toda persona diferente a los empleados que ingresa a las instalaciones para conocerlas o contactar a alguien con fines comerciales o sociales. 3.2. PROVEEDOR Personas naturales o jurídicas que venden bienes, prestan servicios o ejecutan obras; postores a las personas naturales o jurídicas que participan en los procesos de selección presentando propuestas; y contratistas a quienes hayan sido contratados conforme a las disposiciones de esta Ley. PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE VISITANTES, PROVEEDORES Y COMUNIDAD PD-GSO-32 Fecha: 10/05/2011 Versión 1 Página 3 de 3 4. PROCEDIMIENTO VISITANTES No ACTIVIDAD INICIO 1 RESPONSABLE DOCUMENTO VIGILANTE PORTERIA PRINCIPAL Solicitar documento de identificación del visitante o proveedor que requiera ingresar a las instalaciones de la compañía y anuncia su llegada por citófono. RECEPCIONISTA En recepción el visitante o proveedor informa a que área se dirige o las labores que va a desempeñar dentro de las instalaciones de la compañía. RECEPCIONISTA La recepcionista debe informar la llegada del visitante o proveedor, la dependencia a que se dirige o las actividades que va a realizar, para determinar la autorización de ingreso. RECEPCIÓNISTA Se solicita al visitante o proveedor el documento de identificación para la entrega de LIBRO DE carnet de visitante, el porte de VISITANTES carnet de E.P.S y A.R.P. Se registra junto con él, el formato de control de ingreso al visitante CONTROL DE o proveedor, si es proveedor y INGRESO realiza trabajos en las VISITANTES Y/O instalaciones se solicita el porte PROVEEDORES de los elementos de protección (FT-GSO-02) personal y recomienda su uso durante la ejecución de su labor. A su vez lo registra en el libro de visitantes. COORDINADOR HSEQ-BASC Se instruye al visitante y/o proveedor sobre las políticas ambientales, de SISO y de seguridad, quedando registrado en el formato correspondiente y hace entrega de el formato de control de ingreso al visitante y/o proveedor para su diligenciamiento. ANUNCIAR VISITANTES 2 REGISTRAR INGRESO NO SE AUTORIZA EL INGRESO? 3 1 SI 4 5 SOLICITAR INFORMACIÓN INSTRUIR SOBRE POLITICAS DE LA COMPAÑÍA CONTROL DE INGRESO VIITANTES Y/O PROVEEDORES (FT-GSO-02) CONTROL DE INGRESO VISITANTES Y/O PROVEEDORES (FT-GSO-02) DIRIJIR Y ANUNCIAR AL VISITANTE O PROVEEDOR 6 RECEPCIONISTA 1 DESCRIPCIÓN DE LA ETAPA TARJETA POLITICAS Y SITUACIONES DE EMERGENCIA (FT-GSO-03) Se orienta al visitante y/o proveedor a la dependencia a la cual se dirige y se verifica el conocimiento y entendimiento de las políticas ambientales, de seguridad y de SISO. PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE VISITANTES, PROVEEDORES Y COMUNIDAD No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO 1 7 REALIZAR ACTIVIDADES CON EL VISITANTE O PROVEEDOR QUIEN RECIBE LA VISITA CONTROL DE INGRESO VISITANTES Y/O PROVEEDORES (FT-GSO-02) TARJETA POLITICAS Y SITUACIONES DE EMERGENCIA (FT-GSO-03) RECEPCIONISTA 1 FIN Fecha: 10/05/2011 Versión 1 Página 4 de 3 DESCRIPCIÓN DE LA ETAPA La persona encargada de la visita acompaña en las actividades correspondientes a ésta para verificar que se cumplan los procedimientos establecidos e instruye sobre rutas de evacuación, rol de los brigadistas, puntos de encuentro y otras políticas de respuesta ante una emergencia. La persona encargada firma y registra la hora de salida en el formato control de ingreso al visitante y/o proveedor para ser reintegrada a recepción. El visitante o proveedor hace ACOMPAÑAMIENTO Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN 8 PD-GSO-32 LIBRO DE VISITANTES devolución del documento de identificación de visitantes de la compañía y el formato de Control de ingreso a partes interesadas respaldado con la firma y hora de salida para que se le entregue su documento de identificación.