el tablón oficial de anuncios de la uclm - Universidad de Castilla

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
TÍTULO: EL TABLÓN OFICIAL DE ANUNCIOS DE LA UCLM
Rev: 1
Fecha: 17/12/06
Pág.: 1 de 12
PO.01. (REG)
EL TABLÓN OFICIAL DE ANUNCIOS DE
LA UCLM
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Puesto:
Puesto:
Puesto:
José Manuel Ocaña Barba
Mª Isabel L. Gay Martínez
Firma:
Comisión de Revisión
Comisión de Expertos del Área
Firma:
Firma:
Fecha: 10/05/2007
Fecha:
Fecha:
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Rev:1
FECHA: 17/12/06
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PO.01. (REG)
ÍNDICE
1.
OBJETO ..................................................................... 3
2.
ALCANCE................................................................... 3
3.
PROCESO.................................................................. 4
3.1
Diagrama de Flujo ...................................................... 4
3.2
Explicación del proceso .............................................. 5
4.
INDICADORES........................................................... 7
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ..................... 8
6.
RESPONSABILIDADES ............................................. 9
7.
REGISTROS .............................................................. 9
8.
ANEXOS..................................................................... 10
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1.
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PO.01. (REG)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de
actuación rápido y eficaz que defina claramente el trámite interno de
la información que debe ser publicada en los Tablones de Anuncios
oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha.
El principal objetivo del Tablón de Anuncios es mantener
informados a los ciudadanos de todas aquellas convocatorias,
resoluciones, etc… que la Universidad de Castilla-La Mancha realiza
a diario, dentro del marco de la educación superior en la región de
Castilla-La Mancha.
2.
ALCANCE
Este procedimiento afecta a todos los servicios administrativos
dependientes del Registro General de la Universidad de Castilla-La
Mancha, es decir, a la Unidad de Información y Registro, con sede
en el Rectorado, a las Unidades de Gestión Administrativa de los
cuatro Campus, a los Registros Auxiliares de todos los Centros,
Departamentos e Institutos Universitarios y al resto de servicios
administrativos de la UCLM, así como los Órganos de Gobierno de la
UCLM, con especial incidencia en las Gerencias de Campus como
centros distribuidores en sus respectivos Campus de la información
oficial publicada.
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3.
PROCESO
3.1
DIAGRAMA DE FLUJO
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EXPLICACIÓN DEL PROCESO
1. Tablón de Anuncios
Las Unidades Administrativas y Órganos de Gobierno de
la Universidad de Castilla-La Mancha deben hacer públicas todas las
convocatorias resoluciones y comunicaciones de interés general.
Se ubicaran las convocatorias y comunicaciones en los
lugares asignados a tal efecto en El Rectorado, los Vicerrectorados
de Campus, Centros y Departamento.
2. Orden de Publicación
Se han establecido tres vías para hacer llegar las
convocatorias y comunicaciones a la Unidad de Información y
Registro. Dichas vías son:
a) Nota interna
b) Fax
c) Correo electrónico
3. Analizar Contenido de la publicación
El personal del Registro General coteja el contenido de la
orden de publicación con el documento entregado para su
publicación
4. ¿Está correcto el contenido?
El encargado de registro comprueba que el contenido de la
publicación este correcto. En caso afirmativo procede a la
anotación en la aplicación informática habilitada a tal efecto.
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En caso negativo, el encargado de registro lo devuelve a la
Unidad que remitió
la comunicación, y tras subsanarse se
remite de nuevo a la Unidad de Información y Registro para
su publicación oficial.
5. Impresión de Índices
El encargado de registro imprime los índices con la
publicaciones que están expuestas en el Tablón de Anuncios.
6. Difusión la Publicación
Se publica en el tablón de anuncios la documentación
remitida para que sea visible a todas aquellas personas que
pudieran estar interesadas.
7. ¿Contiene plazos de publicación?
Los documentos que se remiten a la Unidad de
Información y Registro para su publicación pueden contener
especificación de tiempo de publicación. En el caso que
especificara un tiempo determinado, se mantendrá en el
Tablón el tiempo marcado. En caso negativo, se mantendrá en
el Tablón de Anuncios 15 días hábiles, que es el tiempo que
asignado
de
oficialmente
publicaciones en el tablón.
de
mantenimiento
de
las
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8. ¿Solicita Certificado de Exposición?
En algunos casos, la Unidad u Órgano de Gobierno que
haya ordenado la publicación oficial, o bien a petición de la
Secretaría
General,
el
Subdirector
de
la
Unidad
de
Información y Registro puede redactar certificados de
exposición en el Tablón de Anuncios, (ANX. 01.2) donde se
deja constancia de los plazos de publicación.
Este certificado se expedirá por duplicado, el original se
enviará a la Unidad u Órgano de Gobierno que lo haya
solicitado y la copia se envía a la Unidad de Información y
Registro. Con esta ultima tarea se termina el procedimiento, al
igual que si se nos solicitara dicho certificado.
4.
INDICADORES
Indicador
Nº de ordenes
publicadas
Tiempo de
publicación
Nº de
certificados
solicitados
Responsable del
Control
Encargado de
Registro
Encargado de
Registro
Encargado de
Registro
Frecuencia de
Control
Diario
Diario
Diario
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DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
•
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común
•
Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan
los Servicios de Información Administrativa y Atención al
Ciudadano.
•
Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula
la
utilización
de
técnicas
electrónicas,
informáticas
y
telemáticas por la Administración General del Estado.
•
Real Decreto 772/1999, de 7 de Mayo, por el que se regula la
presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la
Administración General del Estado, la expedición de copias de
documentos y devolución de originales y el régimen de las
oficinas de registro.
•
Resolución del Secretario General de la Universidad de
Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan
instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento
de los registros oficiales de la Universidad de Castilla-La
Mancha.
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RESPONSABILIDADES
•
Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como
responsable de la Unidad encargada de la gestión de la
Información Administrativa que se ofrece diariamente a los
ciudadanos.
•
Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios
de cada Campus, como los responsables de la difusión de la
información generada en el ámbito de su competencia al resto
de Campus.
•
Todos
los
responsables
de
los
distintos
órganos
de
Administración y Gobierno de la UCLM como generadores de
la información susceptible de ser publicada en los tablones de
anuncios.
7.
REGISTROS
LUGAR DE
REGISTRO
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO
MÍNIMO
Aplicación
Informática
Subdirector Unidad
Soporte Informático
Permanente
Panel Actividad
Ejecutivo/Aux. Admtvo
Archivo Excel
Mensual
Archivo Excel
Personal Unidad
Soporte Informático
Permanente
Archivo Unidad
Subdirector Unidad
Soporte Papel
5 años
Archivo Unidad
Subdirector Unidad
Soporte Digital
Permanente
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ANEXOS
- ANX-01.1. Base de Datos documentación expuesta en Tablón de
Anuncios.
- ANX-01.2. Modelo de certificado de exposición en Tablón de
Anuncios de documentación oficial.
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ANEXO 01.01.1
Base de Datos documentación expuesta en Tablón de
Anuncios.
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ANEXO 01.01.2
Modelo de certificado de exposición en Tablón de Anuncios
de documentación oficial.