II. ESTUDIOS PREVIOS A continuación presento los Estudios

II. ESTUDIOS PREVIOS
A continuación presento los Estudios Previos, requeridos conforme a lo
dispuesto en la convocatoria Vive Digital Regional 2013.
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER
Antecedentes
En el artículo cuarenta y nueve de la Constitución Política de Colombia de 1991
se dispuso que la atención en salud pública como en saneamiento ambiental
debían ser públicas al considerados servicios públicos integrales, asociados
seguridad social a cargo del Estado, así como sus instituciones debían garantizar
a todas las personas “el acceso a los servicios de promoción, protección y
recuperación de la salud”.
Para cumplir ese mandato, el Congreso y el Gobierno de turno dispusieron
organizar, dirigir y reglamentar la prestación de los servicios (públicos y privados)
de salud “conforme a Los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad”,
para lo cual se estudió, debatió y aprobó finalmente la Ley 100 de 1993. Siendo el
congresista ponente de esa Ley el encargado de aprobar su reforma tres lustros
después, apelando a su condición de presidente relecto, por medio de la Ley
1122 del 2007.
Con la aprobación de la Ley 100 del 23 de diciembre de 1993, mediante la cual se
Reglamentaba el artículo 48 de la Constitución Política que disponía el derecho a
la salud y su cobertura universal. Con ella se creó el “Sistema de Seguridad
Social
Integral” para “…proporcionar la cobertura integral de las contingencias,
especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los
habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la
Integración de la comunidad”, así como para garantizar el derecho irrenunciable y
el acceso al servicio público en Seguridad Social (salud, pensión, riesgos, vejez,
Vivienda, etc.) Por parte del Estado.
Sus mayores contradictores fueron una vez más los médicos y los demás
profesionales de la salud porque con ella se permitía que los subsidios estatales y
los aportes de los trabajadores fuesen administrados por el agonizante ISS y por
novedosas empresas de salud privada que intermediaban y regulaban las
relaciones entre el afiliado y las empresas prestadoras de los servicios públicos al
ser su principal interés el lucro monetario antes que el bienestar social de los
afiliados, entendidos como “mercancías”, generándose así la competencia entre
esas organizaciones para “maximizar” la captación de recursos y afiliados medio
de cotizaciones bajas y la negación de beneficios asociados con los servicios en
seguridad social.
En medio de este panorama en el Municipio de Bucaramanga fue creado
mediante los decretos 668 de diciembre de 1989, el Instituto de Salud de
Bucaramanga, siendo inicialmente un establecimiento público descentralizado del
Orden Municipal. En 1997 son restructuradas las entidades descentralizadas
prestadoras de Servicios de Salud mediante el Decreto 1876 del 3 de Agosto del
mismo año y el ISABU obtiene así la modalidad de Empresa Social del Estado,
con la categoría especial de Entidad Descentralizada, con personería Jurídica,
Patrimonio Propio y Autonomía Administrativa, cuya función esencial es la
Prestación de Servicios de Salud. En Agosto de 1999, entró en servicio el
Hospital Local del Norte y se trasladó para allí la parte administrativa de la
institución, que funcionó tradicionalmente en la Unidad Intermedia Médico
Quirúrgica, En la actualidad se cuenta con una red de 24 centros de atención
distribuidas geográficamente a lo largo y ancho del municipio.
A pesar de que existen algunos componentes, y la continua creación y dotación
de centros de atención y del Hospital local del Norte, se adolece de recursos de
personal y financieros para la prestación del servicio con calidad, dada la
población que se atiende que actualmente se constituye en 233.963 personas de
estratos 1,2 y 3.
Teniendo en cuenta la situación actual y aunque contamos con factores tan
importantes para la conformación de un ecosistema digital regional como
infraestructura y usuarios, se adolece de factores claves como las aplicaciones y
los servicios. Esta situación esta dada principalmente por la carencia de recursos
para el desarrollo de este tipo de iniciativas, Razón por la cual nuestros centros
médicos sobre todo los de la red pública, tienen un retraso tecnológico
significativo, dado por la falta de un sistema práctico, moderno y que a un bajo
costo permita organizar y optimizar los procesos implícitos en la prestación del
servicio de salud, esto conlleva a prestar un servicio deficiente en cuanto a la
atención de requerimientos exigidos por sus usuarios (Historias clínicas, solicitud
de citas médicas).
Algunas soluciones como los PBX, se han desarrollado y planteado para
solucionar uno de los ítems planteados en este proyecto como lo es el mejorar los
tiempos de espera, asociados a la asignación de citas médicas, pero sus
resultados no han sido muy favorables dado:
1. No permiten concurrencia de usuarios (Usuarios al mismo tiempo)
2. Tienen horarios de atención definidos por la disponibilidad de tiempo del
personal de la institución.
3. No generan ningún tipo de registro o estadística automática que permita,
generar indicadores en la prestación del servicio.
4. Suelen quedar fuera de línea con 5 o más usuarios al tiempo.
Se han estudiado otras soluciones como los call center, pero su costo beneficio
es inmanejable para la institución y no atienden a las políticas de incentivar el uso
de las TIC, por otra parte se le da solución solo a una parte de la problemática
pero no a los demás componentes del problema.
En cuanto a la prestación de servicios como telemedicina y teletrabajo no se han
realizado hasta la fecha ningún tipo de experiencia, en el municipio y en la
actualidad no se cuenta con soluciones tecnológicas dentro de la red de salud
que nos permitan contextualizar y obtener algún tipo de experiencia.
En conclusión creemos que tenemos la posibilidad a través de convocatorias
como vive digital regional de generar una transformación en nuestra sociedad
afectando la base de la misma con más de 230.000 personas de estratos 1,2 y3
que serían los principales beneficiarios de este proyecto y a su vez modernizar
los 24 centros de atención que componen la red.
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
Inoportuna atención a usuarios en la red de salud pública de Bucaramanga.1
Causas.






Uso irracional e indiscriminado por parte de los beneficiarios.2
Carencia de zonificación adecuada de los beneficiarios del sistema.3
Inexistencia de información estadística y reportes en línea.4
Falta de hardware e infraestructura tecnológica.5
Ausencia de aplicaciones y contenidos.6
Insuficiencia de conectividad en los 24 centros de salud de primer nivel y el
hospital del Norte de segundo nivel, distribuidos en el área de influencia
del municipio.7
 Escasez de cultura de apropiación de las tic y capacitación en los
funcionarios de la red de salud del municipio.8
 Carencia de uso de las TIC en la población del municipio de
Bucaramanga.9
Consecuencias
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
Plan de Desarrollo Bucaramanga 2012-2015 "Bucaramanga Capital Sostenible”, p.
57.
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57.
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73.
73.
73.
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86, 87.

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




Afectación negativa en indicadores de morbimortalidad.
Deterioro patrimonial para el municipio, representado en sanciones por
vulnerar el derecho de acceso a la salud, sobrecostos en los servicios,
reclamación fraudulenta de medicamentos y sanciones por diagnósticos
errados donde la institución debe cubrir el costo de estas demandas y
asumir los gastos del tratamiento médico.
Incumplimiento con los estándares de calidad en cuanto a capacidad
tecnológica y científica descritos en la resolución 1043 del 2006.
Demanda de servicios de salud insatisfecha, generada por una
ddisminución de posibilidades a usuarios de ser atendidos.
Carencia de campañas de promoción y prevención acertadas y
segmentadas por grupos de pacientes.
Detrimento del espacio físico en la entidad, causado por el
almacenamiento en papel de las historias clínicas.
Ausencia de modelos de telemedicina y por ende de teletrabajo.
Justificación.
Como podemos observar la problemática actual, nos lleva a un escenario donde
tenemos más de 230.000 personas del municipio a las cuales se les esta
prestando un servicio de salud, pero con grandes deficiencias en la provisión del
mismo, dado a los altos índices de uso desmesurado e indiscriminado por parte
de los usuarios quienes pueden ser atendidos en cualquiera de los 24 centros de
atención simultáneamente sin ningún control y con la reclamación de
medicamentos que esto conlleva, generando un detrimento patrimonial y una
demanda insatisfecha ya que se le quita la oportunidad a otros de acceder al
mismo; con el desarrollo de esta propuesta se pretende dar solución a esta
problemática que afecta al 100% de la población de estratos 1,2 y 3 y que
involucra un derecho fundamental como lo es el derecho a la salud con calidad.
Por otra parte se busca garantizar el acceso y la prestación con calidad de los
servicios de salud por parte de la población mas pobre del municipio, dignificando
la prestación del mismo, la cual en este momento esta siendo afectada
negativamente dado que se esta haciendo un uso irracional de los servicios.
Como consecuencia de la implementación de esta solución se pretenden reducir
los indicadores de morbimortalidad ya que se contara con la información del
paciente en tiempo real y en línea, además se reducirán los costos del sistema
concernientes a demandas ocasionadas por una praxis ejecutada sin
herramientas optimas para su realización, se busca además darle un
cumplimiento adecuado a los estándares tales como infraestructura e
instalaciones físicas, dotación y mantenimiento, recursos humanos, historia
clínica y registros asistenciales, referencia y contra referencia de paciente y
seguimiento a riesgos en la prestación de servicios, los cuales se constituyen en
estándares claves para la prestación de un servicio de salud con calidad.
Como podemos apreciar el hacer caso omiso a esta problemática nos lleva a
tener unas consecuencias que atentan contra la integridad física de los
beneficiarios del sistema de salud pública del municipio, el deterioro día a día de
de las condiciones de calidad de los mismos, generando con ello más pobreza,
inconformidad, brechas socioeconómicas, brechas digitales y por ende una
desestabilización del sistema social actualmente concebido.
3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
3.1. Objeto:
“Contratar la realización de la evaluación técnico-científica, sociocultural y
ambiental (TCSC y A) de los resultados y el impacto del proyecto Bucaramanga
Vive Digital, en el marco del Convenio Especial de Cooperacion 0542 - 2013.”.
3.2. ESPECIFICACIONES DEL OBJETO A CONTRATAR
Con base en el objeto a contratar se precisan las condiciones, metodología y
características mínimas de la siguiente manera:
3.2.1. Bases Conceptuales de la Evaluación TCSC Y A
Dos son los elementos conceptuales que deben guiar la implementación
metodológica para la evaluación integral de resultados e impacto de los proyectos:
el alcance del concepto de evaluación y los tipos de evaluación posibles.
3.2.1.1. El Concepto de Evaluación.
Para este proceso se acoge la definición de evaluación como un proceso que
permite establecer de manera sistemática y objetiva, la pertinencia, eficiencia,
eficacia e impacto de un proyecto, en función de los objetivos planteados para su
realización.
En ese orden de ideas, es fundamental el abordaje de tres dimensiones
metodológicas:



Cuantificar: Identificar cambios generados con la intervención y asignar
magnitudes
Valorar: Calificar la satisfacción generada y la importancia percibida de los
cambios registrados
Comparar: Analizar el resultado en la población intervenida, frente a un
parámetro.
Resulta de suma importancia tomar en cuenta que el proceso de evaluación es
estructuralmente diferente del concepto de interventoría.
Mientras la evaluación se enfoca en el análisis de los resultados y el impacto del
proyecto, con miras a identificar los beneficios generados y a brindar información
que soporte la toma de decisiones para fortalecer el proyecto en curso o futuros de
similares características, la interventoría está dirigida exclusivamente al
acompañamiento, control y vigilancia de las acciones contractuales, con el
propósito de hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades
administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en un contrato
o convenio celebrado.
3.2.1.2. Los Tipos de Evaluación.
Un proceso de evaluación puede tener lugar en cualquier etapa de la vida de un
proyecto e incluso antes de iniciarlo; sin embargo, justo dependiendo del momento
en el que se realice, sus objetivos, sus alcances e incluso hasta sus técnicas
serán diferentes.
Antes de iniciar un proyecto, se adelanta una evaluación del entorno, la población
objetivo y sus condiciones, con el fin de establecer la necesidad real de
acometerlo. Es esta evaluación la que ha de servir para la preparación de la
propuesta del proyecto, mediante la metodología del marco lógico.
Durante el transcurso o ejecución del proyecto, fue importante mantener el control
sobre la evolución de los indicadores, de suerte que sea factible identificar
cualquier desviación que se vaya presentando y que pueda afectar el
cumplimiento de las metas propuestas. De igual forma, fue necesario hacer un
seguimiento a la efectividad del relacionamiento entre los actores involucrados en
el proyecto, que evidencia el grado de adecuación de la capacidad institucional
para cumplir con los roles asignados y contribuir al cumplimiento de los objetivos
planteados. Se trata, entonces, de un monitoreo permanente de indicadores de
proceso y de una evaluación institucional periódica que soporte la toma de
decisiones de orden operativo.
Al finalizar el proyecto, se deben ejecutar dos tipos de evaluación:
- Una evaluación de resultados que establezca el nivel de cumplimiento de los
objetivos planteados en relación con los efectos generados en el corto plazo y
que, contribuya a establecer la percepción sobre los impactos esperados entre la
población beneficiaria.
- Una evaluación de impacto, que apunta a establecer la efectividad y la eficiencia
del proyecto, en función de la necesidad a satisfacer o el problema a resolver.
Para una mayor precisión en los conceptos involucrados en la evaluación
propuesta para los proyectos, debe tenerse en cuenta que ésta se configura a
partir de la medición conjunta de la efectividad y la eficiencia del proyecto, por lo
cual es importante tener claro el alcance de la medición de los dos elementos del
modelo.
La Efectividad del proyecto, mide:
-
Contribución a la solución del problema que originó el programa
Resultados obtenidos en la población beneficiaria
Satisfacción de los beneficiarios con el programa
Relevancia asignada a los beneficios del programa
La Eficiencia del proyecto (rentabilidad social del proyecto), determina:
-
Beneficios percibidos por los usuarios: previstos y no previstos
Cambios generados en la población beneficiaria
Identificación de oportunidad de generación de valor para los beneficiarios a
partir del proyecto
Mientras una evaluación de resultados puede hacerse al momento de la
terminación del proyecto o en un término de corto plazo una vez concluido, la
evaluación de impacto, en estricto sentido, debe tener lugar en un momento
posterior, teniendo en cuenta las necesidades de tiempo para obtener los cambios
o beneficios de fondo que se esperan de la intervención realizada e identificar la
sostenibilidad de tales beneficios en el tiempo.
Sin embargo, se propone un acercamiento predictivo a ese impacto, mirado desde
los resultados alcanzados y las expectativas de beneficios a generar, así como de
la identificación de las condiciones necesarias para que los impactos esperados
realmente se presenten.
3.2.2. Condiciones Técnico Administrativas/Contractuales de la Evaluación
TCSC y A.
3.2.2.1. Objetivos y Alcance de la Evaluación.
El objeto de la consultoría es el de realizar la evaluación TCSC y A de los
resultados de los proyectos de Vive Regional Digital. Se entiende por evaluación
TCSC y A la incorporación en el proceso evaluativo de los aspectos técnicocientíficos, socioculturales, ambientales y de rentabilidad social, conforme lo
establecido en el Guía Colciencias No. 2: Manual Metodológico General para la
Identificación, Preparación, Programación Y Evaluación De Proyectos y el formato
de presentación de propuestas definido por el Ministerio.
El alcance de la evaluación TCSC y A está definido por los siguientes aspectos:
La evaluación se desarrollará, tomando como marco conceptual la definición y el
tipo de evaluación que se incluyen a continuación:
a) La evaluación es el proceso que permite establecer de manera sistemática
y objetiva, la pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto de un proyecto, en
función de los objetivos planteados para su realización.
b) Por tratarse de una evaluación a realizar en la fase final del proyecto,
corresponde a una evaluación de resultados, mediante la cual se establece
la correspondencia entre los objetivos formulados y los logros alcanzados.
De igual manera, a nivel de resultados es fundamental identificar la
visibilidad de los actores del proyecto y el rol que cumplen.
c) La evaluación de impacto tendrá lugar a partir de la definición de
condiciones necesarias y probables para lograr los cambios esperados y la
generación de valor deseable, a partir de la intervención del proyecto.
De igual manera, se busca realizar una proyección sobre el impacto alcanzable, a
través de la determinación del nivel en el cual el proyecto soluciona el
problema/necesidad que le dio origen y la estimación de su relación
beneficio/costo.
La evaluación TCSC y A incorporará, como mínimo, el diseño de los Instrumentos
de recolección de información, diseño de las muestras, aplicación de los
instrumentos y recolección de la información (trabajo de campo), procesamiento y
análisis de la información.
El principal entregable de la Evaluación TCSC y A, en sus aspectos técnicocientíficos, socio-culturales, ambientales y de rentabilidad social, será un
documento analítico con los resultados de la evaluación, sin perjuicio de los
informes parciales de avance que se mencionan más adelante.
3.2.2.2. Las Etapas de la Evaluación TCSC y A
La evaluación se debe ceñir a las siguientes etapas:
a) Definición de objetivos, alcance y resultados esperados
b) Identificación y definición de beneficios, y variables
c) Diseño de instrumentos (incluida prueba piloto) y definición de muestras
d) Aplicación de instrumentos (trabajo de campo)
e) Procesamiento y análisis de información.
f) Entrega de informe final
El proponente deberá explicitar el cumplimiento de cada una de estas etapas, así
como las actividades asociadas a cada una de ellas y los informes de avance a
generar.
3.2.2.3. Condiciones Técnicas Mínimas
a. Variables de resultados e impacto:
- La Evaluación TCSC Y A tendrá en cuenta los alcances de los
proyectos, conforme lo establecido en el documento Colciencias No.
2 – Anexo.Para ello, tomará como referencia la batería de variables
definida por VDR. Estas variables (con los beneficios de los cuales
se derivan) serán consideradas el mínimo a medir, pero deberán ser
adaptadas en cada caso a las condiciones específicas de los
proyectos a evaluar.
- Las variables deberán recoger información de resultados objetivos
alcanzados, así como percepciones en torno a los beneficios
recibidos y a los impactos esperados.
- Las variables a manejar, deberán mostrar resultados desde dos
perspectivas básicas:
i. Los entregables del proyecto, analizados desde los alcances
establecidos por Colciencias;
ii. Y, las áreas o campos de intervención, en función del logro de
cambios generados por el proyecto.
- Se podrán incorporar variables adicionales, que contribuyan a una
mejor comprensión de los resultados del programa; en este caso,
tales variables adicionales serán aprobadas por el ente competente
definido por el Ministerio.
b. Instrumentos:
- Los instrumentos de recolección de información serán cuantitativos
y/o cualitativos, de acuerdo con la naturaleza de la información a
levantar y el tamaño de la población a consultar, así:
-
La población de beneficiarios directos deberá ser abordada a través
de la aplicación de una encuesta estructurada en función de las
variables que le apliquen. Esta encuesta deberá recoger como
mínimo:
i. Datos de identificación y caracterización sociodemográfica de
los beneficiarios, que permitan la clasificación de resultados.
ii. Caracterización del acceso, niveles y tipo de uso de las TIC.
iii. Información que permita establecer las variables definidas
como
pertinentes
y
operacionalizadas
según
las
particularidades.
iv. Percepción de beneficios alcanzados: previstos y no previstos.
v. Percepción de los cambios generados frente a la situación
inicial.
vi. Grado de Satisfacción de los beneficiarios con el programa.
vii. Nivel de visibilidad de los actores involucrados y percepción
de los roles cumplidos.
viii. Estimación de la probable generación de valor como resultado
de participación en el proyecto.
-
Para los beneficiarios indirectos, en función del tamaño de la población y
la disponibilidad de recursos económicos, podrán utilizarse técnicas
cualitativas, como las entrevistas y/o grupos focales, que deberán ser
conducidas en función de una guía debidamente estructurada.
-
Cuando la naturaleza del proyecto lo amerite, deberá utilizarse
información secundaria que contenga registros para establecer cambios
en el desempeño y/o comportamiento de los beneficiarios del proyecto
(v.g. pruebas SABER, para desempeño académico). Sin embargo, en
ningún caso, esta información secundaria sustituirá la consulta directa a
través de encuesta.
c. Muestras.
-
Las muestras deben ser definidas en función del tamaño poblacional:
i. Si se trata de poblaciones grandes (v.g. estudiantes, mujeres,
microempresarios, ciudadanos, etc.), se debe estimar un
tamaño muestral que asegure una confiabilidad mínima del
95% y un error de muestreo que no supere el 10%.
ii. Si se trata de poblaciones pequeñas (v.g los profesores de
una escuela o el personal médico de un centro de salud),
podrá trabajarse en función de una muestra de conveniencia
que en función de criterios claramente establecidos, asegure
una adecuada representatividad.
-
La unidad muestral básica será siempre el beneficiario. Así, cuando
se trate de personas, la unidad básica será el individuo; pero cuando
el beneficiario es una entidad o institución, la unidad deberá estar
configurada por un número plural de individuos que la representen.
-
Para efectos de la comparación, tanto de los beneficios inmediatos
del proyecto como de la proyección de los impactos a alcanzar,
deberá recurrirse a la estrategia de una muestra de grupo pareado.
Esto significa, una muestra de un tamaño igual a la estimada para
los beneficiarios, que se obtenga de una población con
características sociodemográficas y de condiciones de entrada a
proyectos similares, pero que no haya estado expuesta a la
intervención del proyecto.
-
El tipo de muestreo a aplicar debe ser, en esencia, de dos tipos:
i.
Muestreo aleatorio simple con asignación proporcional por
algún concepto particular, que asegure la representatividad de
la totalidad de los grupos intervenidos.
ii. Muestreo por conglomerados, cuando resulte necesario
muestrear a través de varias etapas unidades diferentes (v.g.
municipios, hogares y personas).
-
La versión final de las variables definidas, los instrumentos y las
muestras deberán ser aprobados por un ente competente definido
por el Ministerio, y constituirá el Entregable parcial No. 1.
d. Recolección de información (trabajo de campo)
-
El trabajo de campo deberá ser objeto de una rigurosa planeación,
incluida en la oferta y que contenga:
i. Cobertura y/o alcance geográfico y poblacional.
ii. Rutas de desplazamiento.
iii. Logística prevista según técnicas a utilizar.
-
El consultor deberá presentar una memoria del trabajo de campo,
que constituirá el Entregable parcial No. 2.
e. Variables de impacto predictivo:
-
El análisis de impacto predictivo se adelantará a partir de las
variables básicas relacionadas con:
i. El retorno esperado de la inversión social.
ii. La tasa de rentabilidad social esperada.
iii. La relación de beneficio/costo esperada.
-
Para esta estimación, el desarrollo de la evaluación debe contemplar
la identificación de beneficios susceptibles de ser medidos en
términos económicos, los cuales habrán de confrontarse con la
totalidad de la inversión realizada (en dinero, en especie y en tiempo)
por todos los actores que han intervenido en el proyecto.
3.2.2.4. Procesamiento, Análisis y Entrega de La Información
a. Procesamiento y análisis:
El procesamiento y análisis de información debe hacerse a través de un
software especializado que permita como mínimo la realización de análisis
de nivel:
· Descriptivo
· Bivariado y multivariado
El oferente/proveedor deberá estructurar un reporte de análisis de información,
que deberá ser discutido y aprobado por el ente competente designado por el
Ministerio.
b. Entregable final
Aparte de los entregables parciales mencionados, el oferente/proveedor
entregará un Informe Final (Entregable No. 3) en versión impresa y digital,
con las siguientes características mínimas:
-
-
-
Informe narrativo que incluya presentación, tabla de contenido,
metodología utilizada, capítulos estructurados de resultados y
hallazgos y las conclusiones y recomendaciones detalladas en
función de los objetivos del proyecto.
Informe Ejecutivo con las conclusiones y recomendaciones
principales a ser tenidas en cuenta en la ejecución de proyectos
similares hacia el futuro.
Una presentación gráfica de los resultados.
Una memoria completa con las variables, instrumentos, muestras, y
bitácora del trabajo de campo.
Un archivo magnético con la base de datos resultante del trabajo de
campo.
Dicho informe deberá ser presentado al Comité Regional con el
ánimo que los miembros del mismo conozcan los resultados y sean
ellos quienes determinen si el entregable cumple con lo solicitado.
3.2.2.5. Requisitos y Condiciones del Proponente.
a. Composición del Equipo
El Equipo de Trabajo deberá ser suficiente e idóneo para responder por la
integralidad de la Consultoría. La exigencia del estudio de mercado
permitirá asegurar la calidad del equipo de trabajo.
Con el ánimo de cumplir con los estándares de calidad y obtener los
resultados esperados en la evaluación, el Proveedor/oferente debe
conformar un equipo de trabajo que le asegure el cumplimiento de las
funciones abajo descritas:
Direccion de Proyecto, ejercida por profesional en economía, ingeniería,
ciencia política o carreras afines y estudios de postgrado en actividades de
seguimiento, control y vigilancia de programas sociales y/o políticas
públicas, además de una experiencia de 3 años en el mismo campo. Los
estudios de postgrado podrán ser homologados con dos años adicionales
de experiencia.
Equipo Profesional (mínimo dos personas) que, en su conjunto,
demuestre formación y experiencia mínima de dos años en temas
relacionados con actividades de seguimiento, control y vigilancia de
programas sociales y/o políticas públicas, desarrollo de operativos de
campo para recolección de información, manejo de software estadístico y
análisis e interpretación de datos.
Este equipo deberá ser reforzado para efectos de la realización del trabajo
de campo, particularmente en lo relacionado con encuestadores.
b. Cronograma
Por tratarse de una evaluación a realizar en la etapa final del proyecto y,
siendo una evaluación de resultados, la metodología se implementará con
la finalización de los entregables.
Atendiendo el principio de racionalidad económica se sugiere la
implementación de dicha metodología una vez se haya cumplido con la
totalidad de los entregables; no obstante, será el ejecutor quien determine
la duración del contrato de consultoría y su implementación.
Una evaluación de esta naturaleza debe tener una duración mínima de 8
semanas y máxima de 12.
La presentación del cronograma debe hacerse de acuerdo con las etapas
de la evaluación ya señaladas, involucrando las actividades específicas
asociadas a ellas. Para el efecto se estima que cada una de las etapas
puede tener la duración promedio que se menciona enseguida.
-
Definición de objetivos, alcance y resultados esperados: 1 semana
Identificación y definición de beneficios, y variables: 2 semanas
Diseño de instrumentos (incluida prueba piloto) y definición de
muestras: 2 semanas
Aplicación de instrumentos (trabajo de campo): 2 semanas
Procesamiento y análisis de información: 2 semanas
Preparación de informe final: 1 semana
3.2.2.6. Matriz de Variables
Las variables mínimas de medición de resultados e impacto, están definidas en
función de los alcances definidos por Colciencias relacionados con los entregables
de tipo:
Las áreas o campos de intervención específicos, asociados al propósito general
del proyecto:
La matriz de variables mínimas según el alcance del proyecto está estructurada a
partir de los alcances de la evaluación definidos por Colciencias en el ámbito
Técnico-Científico, Sociocultural y Ambiental. Luego, se toma cada uno de los
entregables tipo y de cara a cada uno de los alcances que le resulten aplicables,
se establecen los beneficios derivados del proyecto y las variables que los pueden
medir.
La matriz de variables con base en los entregables tipos, se incluye en el anexo 1.
Algunos de los alcances establecidos por Colciencias y el Ministerio no están
asociados en principio, a ninguno de los proyectos 2012 – 2013. Sin embargo, es
necesario involucrar en la consulta preguntas asociadas a ellos, con el propósito
de validar su ausencia o identificar beneficios asociados no identificados
previamente.
Desde otra perspectiva, se ha construido una matriz de variables a partir de los
campos o áreas de intervención. Cada una de ellas se relaciona con finalidades
particulares de los proyectos, de cara a las cuales han sido definidos los
indicadores mínimos que se deberían tener en cuenta.
El anexo 2 contiene la matriz completa de variables, clasificada en función del
área o campo de intervención del proyecto. Cada proyecto deberá involucrar como
mínimo tantas variables como áreas de intervención le resulten aplicables.
3.3 IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR
Teniendo en cuenta que el objeto de este proceso corresponde a la realización de
la evaluación técnico-científica, sociocultural y ambiental (TCSC y A) de los
resultados y el impacto del proyecto Bucaramanga Vive Digital, dentro del marco
del Convenio Especial de Cooperacion 0542-2013. El contrato a realizar es de
tipo: Servicios de Consultoría, Se entiende por contrato de consultoría aquel
documento estricto de manera legal y por escrito en el cual se estipulan los puntos
por los cuales las partes se comprometen a suministrar por un lado la información
y por otro las conclusiones (un dictamen final).
El consulting o consultoría es aquel contrato por el cual una parte se obliga a
suministrar a la otra parte un dictamen sobre alguna cuestión comercial,
financiera, legal, tecnológica o de otro orden que requiera de un análisis,
evaluación y conclusión fundada en conocimiento científicos o técnicos.
3.4 PLAZO Y VIGENCIA DEL CONTRATO
Se estima que la actividad objeto de la necesidad de la contratación se
desarrollará en un plazo aproximado de diez (10) Semanas. Este plazo en caso de
llegarse a celebrar el contrato se contará a partir de la fecha estipulada por
CODENCO al finalizar los entregables, aclarando que el Contratista puede
adelantar las actividades que no necesariamente requieren de la entrega final de
entregables.
Enseguida se relacionan las etapas que se deberán cumplir durante la fase del
estudio así como el cronograma proyectado general:
1. Definición de objetivos, alcance y resultados esperados 1 semana
2. Identificación y definición de beneficios, y variables 2 semanas
3. Diseño de instrumentos (incluida prueba piloto) y definición de muestras 2
semanas
4. Aplicación de instrumentos (trabajo de campo) 2 semanas
5. Procesamiento y análisis de información 2 semanas
6. Preparación de informe final 1 semana
3.5 LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO
El Estudio TCSC y A será ejecutado en el municipio de Bucaramanga región de
impacto del proyecto Bucaramanga vive Digital.
3.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
-
-
-
-
-
-
Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, observando en todo
momento, el régimen de contratación; acatando la Constitución, la ley y
demás normas pertinentes.
Cumplir lo previsto en los Documentos y Manuales derivados de la
Convocatoria N° 607 del 2013 formulado por COLCIENCIAS en alianza
con el Ministerio de Tecnologías y de las Comunicaciones, los cuales
hacen parte integral para la adquisición de los bienes y servicios
derivados de la propuesta Bucaramanga Vive Digital Regional.
Presentar los informes que se le soliciten y en la periodicidad que se
establezca, con sus respectivos soportes.
Mantener fijos los precios unitarios de su propuesta durante la ejecución
y hasta la liquidación del contrato, así como la organización técnica con
altos niveles de eficiencia técnica y profesional, para atender sus
obligaciones y las condiciones establecidas en el pliego de condiciones
y en la propuesta.
Disponer para la ejecución del contrato, del personal calificado y
debidamente capacitado, de conformidad con lo indicado en su
propuesta y en el pliego de condiciones.
Velar por el cumplimiento y la calidad de los servicios contratados y
responder por ellos, independientemente de las garantías ofrecidas.
Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas, económicas, financieras
y comerciales presentadas en su propuesta, en atención a lo requerido
en el pliego de condiciones.
Reportar en caso de cualquier novedad o anomalía, de manera
inmediata la situación al supervisor del contrato.
-
-
-
-
-
-
-
Acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato le imparta
CODENCO, a través de las personas que ejerzan el control de
ejecución.
Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el
desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de Autoridad
competente.
Dar estricto cumplimiento a los términos pactados en el contrato, el
estudio previo, pliego de condiciones, su propuesta y por ningún motivo
abandonar el servicio contratado.
No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la
Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho,
debiendo informar inmediatamente a CODENCO, a través de la persona
responsable del control de ejecución acerca de la ocurrencia de tales
peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes, para
que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.
Pagar por su cuenta los salarios, subsidios, prestaciones sociales,
afiliación y pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad
Social –EPS, Pensión y ARP- y de los Aportes Parafiscales –SENA,
ICBF, Cajas de Compensación-, y Subsidio Familiar, a que hubiere
lugar, de todo sus empleados, en especial del personal destinado para
el cumplimiento del objeto del presente contrato, de acuerdo con las
disposiciones del Régimen Laboral Colombiano, debiendo presentar en
su oportunidad, la respectiva certificación de cumplimiento, expedida por
el Revisor Fiscal o su representante legal, según el caso, de acuerdo
con lo ordenado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás
normas concordantes. Además deberá acreditar para cada uno de los
desembolsos, que se encuentra al día en el pago de los citados aportes.
Responder por el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias
que se deriven del contrato, en los términos de Ley.
Responder de manera autónoma por la contratación, organización,
orientación técnica y control del personal a su cargo, comprometiéndose
a cumplir con las normas de seguridad industrial en la ejecución de las
labores de adecuación de las diferentes zonas en que se implementará
la solución Integral. CODENCO no adquiere ninguna relación civil o
laboral con los trabajadores del contratista.
Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que
provengan de causas que le sean imputables.
Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un
total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones aunque no estén
específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato.
Colaborar con las partes involucradas en el Convenio 0542-2013, para
que el objeto contratado se cumpla y garantizar que los servicios
contratados sean de la mejor calidad.
3.7. PRESUPUESTO ESTIMADO
El presupuesto oficial estimado para la presente contratación está basado en los
costos actuales del servicio, la proyección de las necesidades del proyecto
presentado ante el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e
Innovación COLCIENCIAS y la consulta de precios del mercado y el análisis del
mismo realizado, como se aprecia en el aparte del análisis del valor. Es por esto,
que para el presente proceso se estima como presupuesto oficial, la suma de
SETENTA MILLONES CIENTO NOVENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS SIETE
PESOS M/CTE ($70.193.207), incluidos impuestos.
Nota. Es importante anotar que el presupuesto estimado en el presente proceso
corresponde a la realización de la evaluación técnico-científica, sociocultural y
ambiental (TCSC y A) de los resultados y el impacto del proyecto Bucaramanga
Vive Digital, la cual es una parte integral del proyecto aprobado al Municipio de
Bucaramanga en la convocatoria 607 formulada por el MINTIC y contenido en el
acuerdo de cooperación No. 0542 de 2013, que de manera general corresponde a
la conminación del desarrollo de una plataforma tecnológica en Municipio de
Bucaramanga.
3.8 FORMA DE PAGO
Conforme al Documento Nº 3 denominado “Manual de Seguimiento” expedido por
el Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones y COLCIENCIAS, el cual
hace parte integral de este proceso precontractual, contractual y post contractual.
3.8.1 Primer Pago
CODENCO realizará un primer desembolso a título de pago correspondiente al
sesenta por ciento (60%) del valor total del contrato, el cual será pagado dentro de
los cinco (5) días calendario siguientes a la suscripción del acta de inicio entre
CODENCO y el Contratista, previa presentación de la factura respectiva con el
cumplimiento de los requisitos de Ley y el plan de trabajo elaborado por parte del
contratista.
También el Contratista deberá adjuntar, copia del contrato, RUT y copia de la
cédula de ciudadanía del representante legal, copia del acta de inicio, cámara de
comercio, certificación de pago de aportes parafiscales del revisor fiscal o
contador.
3.8.2 Segundo y Ultimo Pago
CODENCO realizará un segundo pago equivalente al cuarenta por ciento (40%)
del valor total del contrato, el cual será cancelado dentro de los cinco (5) días
calendario siguientes, previa presentación de la factura respectiva con el
cumplimiento de los requisitos de Ley y previa presentación del Informe Final
elaborado por el contratista y recibido a satisfacción mediante acta de entrega.
También el Contratista deberá adjuntar, copia del contrato, RUT y copia de la
cédula de ciudadanía del representante legal, copia del acta de inicio, cámara de
comercio, certificación de pago de aportes parafiscales del revisor fiscal o
contador.
3.8.3 Requerimientos Para los Pagos
Los pagos se efectuaran dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación
de la factura, junto con la certificación de cumplimiento a satisfacción.
De igual manera el contratista deberá certificar a través de la firma del
representante legal o el revisor fiscal o contador, si lo hubiere, en el que conste
que la empresa ha realizado el pago total y oportuno por concepto de aportes a los
Sistemas de Salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes al servicio Nacional
de Aprendizaje, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Caja de
Compensación Familiar, del mes inmediatamente anterior. CODENCO se reserva
el derecho de verificar la información presentada.
Para el desembolso del segundo y último pago, es menester que el contratista
adjunte a CODENCO, el comprobante de ingreso del pago, según el caso, así
como también el contratista, deberá adjuntar los demás documentos contables
que soporten el pago, entre otros, comprobante de ingreso, soporte de la
transferencia bancaria.
Cabe anotar que por ningún concepto se harán pagos en efectivo. Si las facturas
no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan de los documentos
requeridos para el pago, el término para su pago empezará a contarse desde la
fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se
presenten por estos conceptos serán responsabilidad del Contratista y no tendrá
por ello derecho al pago de intereses o compensación alguna.
3.9 SUPERVISION DEL CONTRATO
La supervisión del contrato estará a cargo del Supervisor del Contrato designado
por CODENCO, el cual llevará a cabo el seguimiento y control del mismo y
orientara al Contratista en aquellos aspectos que éste requiera, en el marco de lo
pactado, verificando que durante la ejecución del contrato se mantenga el
equilibrio financiero del mismo.
A parte de las funciones y responsabilidades asignadas en los documentos y
manuales de Vive Digital Regional que forman parte integral del presente proceso,
el Supervisor del Contrato, entre otros tendrá, las siguientes:


Verificar el cumplimiento de los aspectos técnicos del Proyecto
Bucaramanga Vive Digital Regional, por tanto, estará encargado de que se
garantice el cumplimiento de las actividades descritas en el alcance del
objeto del contrato del presente estudio.
Suscribir en conjunto con el contratista el acta de inicio del contrato y las







demás que se requieran en desarrollo y ejecución del contrato.
Inspeccionar y vigilar la calidad de los bienes y servicios ofrecidos, según el
caso, y rechazar u ordenar el retiro inmediato y corrección de aquellos que
no cumplan con las especificaciones exigidas.
Rendir y Suscribir todos los informes a que haya lugar.
Supervisar el cumplimiento del contrato e informar cualquier irregularidad
que se presenten con la prestación del servicio contratado.
Verificar que el contratista presente las certificaciones del pago de aportes
de sus empleados a los sistemas de salud, pensión, ARP, cajas de
compensación familiar, ICBF y SENA, mediante certificación expedida por
el revisor fiscal si existiere de acuerdo con la ley o por el representante
legal en su defecto; esto es, en cumplimiento de lo estipulado en el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Supervisar las obligaciones del contratista que se incluyan en los anexos
que forman parte integrante del presente contrato.
Exigir la constitución de las garantías e impartir su aprobación.
En general todas las que se desprendan del ejercicio de la supervisión.
3.10 DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL
La titularidad de los derechos de autor corresponderá a lo(s) creador(es), sin
embargo se autoriza su reproducción al Ministerio de las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones y a Colciencias a través de sus diferentes
programas, como parte de sus estrategias de apropiación, por otra parte la
adquisición de licencias y aplicativos será trasferida a la Entidad Territorial, según
lo establecido en los anexos de cada uno de los subsistemas.
4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE
SELECCION DEL CONTRATISTA.
CODENCO en calidad de EJECUTOR del Convenio 0542 – 2013, a parte de lo
indicado en el Documento No.6 Manual de Contratación - Vive Digital Regional
- 2013-2014, tendrá en cuenta también las Normas Constitucionales Colombianas
y los principios y postulados establecidos en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007,
Decreto 1510 de 2013 y demás normas que reglamenten o modifiquen la materia.
Ahora bien, teniendo en cuenta que el presente proceso corresponde a una la
realización de la evaluación técnico-científica, sociocultural y ambiental (TCSC y
A) de los resultados y el impacto del proyecto Bucaramanga Vive Digital,
aprobado al Municipio en la convocatoria 607 formulada por el MINTIC y contenido
en el acuerdo de Cooperación No. 0542 de 2013, que de manera general
corresponde al desarrollo de una solución Tecnológica - Bucaramanga Vive Digital
- , incluida su planificación, diseño, implementación, operación, actualización,
soporte y mantenimiento, con el fin de integrar en una sola Plataforma de
tecnologías de la información y de las comunicaciones toda la información relativa
a las citas médicas e historias clínicas de los 24 centros de atención adscritos a la
red de salud pública del municipio de Bucaramanga, proporcionando la
información necesaria para garantizar su adecuada y eficiente prestación, así
como la planeación, coordinación, supervisión y control del servicio de salud en la
ciudad, es pertinente precisar que los fundamentos legales que soportan la
modalidad de selección del objeto a contratar se realiza con base en lo establecido
en el Manual De Contratación - Vive Digital Regional, ya citado.
5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR DEL CONTRATO
Variables consideradas y su monto para calcular el presupuesto de la
respectiva contratación: De acuerdo a la complejidad del proyecto, por sus
características tecnológicas y su alto impacto en el funcionamiento de la Entidad,
se consideró necesario realizar un estudio de mercado con el propósito de tener
un referente en presupuesto y tecnología de las empresas que suministran este
tipo de estudios, que le permitan a la Entidad contar con un entregable que apoye
el logro de su Misión
Para realizar el estudio de mercado, se invitaron a cotizar a las siguientes 6
empresas: Fedecoop, Siscol, Coimplecomputo.
De las 3 empresas que se invitaron a cotizar, de acuerdo a unas condiciones
técnicas definidas, las cuales se anexaron en la invitación a cotizar, dieron
respuesta las siguientes 3 empresas:



Fedecoop.
Siscol Ltda.
Coimplecomputo
Con las 3 propuestas se calcula el promedio y la desviación estándar.
Proponenente
Fedecoop
Siscol Ltda.
$(IVA Incluido)
$
60.300.000
$
70.200.621
$
80.079.000
$
70.193.207
Coimplecomputo
Promedio
6.JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Los requisitos mínimos exigidos a los proponentes para participar en esta
convocatoria son de carácter jurídico, de carácter técnico y de carácter
financiero. El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos o la no
presentación de las aclaraciones o de la información complementaria en los
términos y plazos definidos por el Comité de Evaluación, será causal de
rechazo de la propuesta.
Dichos requisitos son:
REQUISITOS HABILITANTES DE CARÁCTER JURÍDICO
Noción General
Los proponentes deben cumplir con los siguientes requisitos de orden jurídico:
La propuesta debe estar suscrita por el proponente, el representante legal (persona
jurídica), persona designada para representarlo (consorcio o unión temporal), o
apoderado, según el caso, y ser presentada dentro del plazo y en el sitio fijado en el
Pliego de Condiciones.
En el evento de suscribirse la propuesta mediante apoderado, debe anexarse con la
carta de presentación de la oferta, el poder debidamente conferido ante notario
público o autoridad judicial competente, según el caso, donde se indique
expresamente que el apoderado cuenta con poder para suscribir la propuesta en el
monto señalado y para suscribir el contrato respectivo, en caso de ser beneficiario de
la adjudicación.
Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente, registradas en la Cámara
de Comercio si se trata de empresas colombianas, o quien haga sus veces en caso
de las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia y su objeto social deberá
permitirle ejecutar el contrato derivado del presente proceso de selección.
El representante legal de las personas jurídicas oferentes debe encontrarse facultado
para presentar la oferta y suscribir el contrato por el valor estimado para efectos de
constitución de garantías, para ello debe acreditar sus facultades estatutarias y, en
caso de requerirse, la autorización de la respectiva Junta Directiva o Junta de Socios
o Asamblea de Accionistas.
La participación mediante consorcio o unión temporal deberá realizarse de
conformidad con lo establecido por el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993, lo cual se debe
acreditar con el respectivo documento de conformación, de acuerdo al formato
respectivo No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad consagradas en la Constitución Política, la Ley 80 de1993 y demás
normas concordantes y complementarias. El cumplimiento de este requisito debe ser
certificado en la carta de presentación de la propuesta, manifestación que se
entiende prestada bajo la gravedad del juramento.
Estar al día en el pago a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y
aportes a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello hubiere lugar,
de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás
normas complementarias o modificatorias.
DOCUMENTOS DE CARÁCTER JURÍDICO
Carta de presentación de la propuesta
La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada de conformidad con
el anexo 2, adjunto al pliego de condiciones.
En esta carta de presentación, el oferente deberá manifestar bajo la gravedad del
juramento que no se encuentra incurso en las inhabilidades o incompatibilidades
establecidas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993 y en las demás normas
pertinentes.
Esta carta debe ser firmada por el proponente, el representante legal de las personas
jurídicas o del consorcio, de la unión temporal, o por el apoderado debidamente
constituido, evento en el cual se debe anexar el original del poder autenticado donde
se especifique que se otorga poder para presentar la propuesta, participar en todo el
proceso de selección y suscribir el contrato en caso de resultar seleccionado. El
poder deberá ser anexado con esas formalidades junto con la carta de presentación
de la propuesta.
Fotocopia del documento de identidad.
Fotocopia del documento de identidad del proponente para el caso de personas
naturales, y fotocopia del documento de identidad del representante legal, para el
caso de personas jurídicas.
Certificado de la Cámara de Comercio
Para el caso de personas jurídicas, Certificado de Existencia y Representación
Legal, y para el caso de personas naturales, Certificado de Matricula en el
Registro Mercantil, cualquiera de estos, expedido por la Cámara de Comercio o la
autoridad competente. La fecha de expedición del certificado de que trata el presente
numeral no podrá ser superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del
cierre del proceso. En caso de prórroga del plazo para la presentación de ofertas,
este certificado tendrá validez con la primera fecha de cierre. Cuando el Certificado
de Existencia y Representación Legal o el Certificado de Matricula en el Registro
Mercantil sea expedido por una entidad diferente a la Cámara de Comercio, el
proponente deberá presentar el referido certificado expedido por la autoridad
competente, con una fecha de expedición no superior a noventa (90) días calendario
anteriores a la fecha de cierre del proceso.
La sociedad debe tener una duración acreditada por el término de duración del
contrato su liquidación y un (1) año más, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 6 de la Ley 80 de 1993.
Cuando en el contenido del Certificado expedido por la Cámara de Comercio o quien
haga sus veces, se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer
las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte
pertinente de dichos estatutos.
Si del Certificado o Estatutos aportados se desprende que hay limitación del
representante legal para presentar la propuesta en cuanto a su monto, se deberá
igualmente adjuntar la autorización previa y específica para participar en este proceso
y suscribir el contrato con CODENCO.
Si la propuesta se presenta a través de una sociedad extranjera con sucursal en
Colombia, se debe anexar el Certificado de existencia y representación legal de la
sucursal.
En ofertas conjuntas, cuando los integrantes del consorcio o unión temporal, o uno de
ellos, sea persona jurídica, cada uno de ellos o el integrante respectivo, debe aportar
el citado Certificado expedido por la Cámara de Comercio.
La propuesta será rechazada cuando no se allegue el certificado expedido por la
Cámara de Comercio o quien haga sus veces, o cuando habiéndolo requerido dentro
de un término perentorio para su aporte no se hiciere.
Acta de autorización para presentar propuesta
En caso de requerirlo, autorización expresa y específica del órgano social
competente (Asamblea, Junta Directiva, etc.), en la que conste que el representante
legal está plenamente facultado para presentar la propuesta dentro del presente
proceso de selección y para suscribir el contrato hasta por el valor del presupuesto
oficial estimado (cuando el representante legal de la persona jurídica tenga
restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma).
El documento de autorización deberá presentarse debidamente suscrito y expedido
con anterioridad a la presentación de la propuesta.
Documentos para representación legal de proponentes extranjeros
Para los efectos previstos en este numeral, se consideran personas jurídicas de
origen extranjero, aquellas que no hayan sido constituidas de acuerdo con la
legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de
sucursales. Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán
en todo caso a la legislación colombiana. Para su participación deberán cumplir con
los requisitos establecidos en las leyes y normas aplicables y los documentos
señalados en este numeral. En caso de proponentes extranjeros, bien sea
independientes o integrantes de consorcio o unión temporal, se acreditará la
existencia y representación legal de cada una de las personas que conforman el
consorcio o unión temporal, mediante una certificación expedida por la autoridad
competente del país del domicilio del proponente, presentada únicamente con
sujeción a lo establecido en el Artículo 480 del Código de Comercio. La validación de
los documentos extranjeros se hará de conformidad con lo dispuesto en las
convenciones internacionales aprobadas por Colombia y en la ley nacional. Las
certificaciones emitidas, al igual que los poderes constituidos, en idioma diferente al
castellano, deberán presentarse en el idioma original con su traducción oficial.
CODENCO se reserva el derecho de comprobar la veracidad de estos documentos.
Los documentos y poderes otorgados en el extranjero que aporten los oferentes en
su propuesta, siempre y cuando el país de su emisión haga parte de la Convención
de La Haya de 1961 (Convención de Apostilla), deberán ser legalizados mediante la
aplicación de este mecanismo, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de
1998. Si el documento hubiere sido emitido en territorio o jurisdicción que no hace
parte de la Convención de Apostilla, se requerirá la autenticación, legalización y
consularización por el Cónsul de Colombia de la jurisdicción competente o, a falta de
dicho Cónsul, por el de una nación amiga. Para estos efectos habrá de tenerse en
cuenta que el Cónsul de Colombia está en la obligación de certificar que las
sociedades extranjeras existen y ejercen su objeto social conforme a las leyes de su
país o territorio de origen, tal y como lo establece el artículo 480 del Código de
Comercio.
Documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal
Si la propuesta es presentada por un consorcio o una unión temporal, se debe
diligenciar y anexar el Formato Anexo 3, suscrito por sus integrantes, en el cual se
demuestre el cumplimiento de lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993.
En este anexo se debe presentar la siguiente información:
a) Indicar en forma expresa si su participación es a título de consorcio o de unión
temporal.
b) Designar la persona que para todos los efectos representará el consorcio o la
unión temporal. Si al representante del Consorcio o Unión se le imponen
limitaciones y este las excede, la propuesta será rechazada.
c) Señalar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del
consorcio o la unión temporal, sus respectivas responsabilidades y el
porcentaje de participación.
d) En el caso de la unión temporal, se debe señalar en forma clara y precisa los
términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, y
las obligaciones y responsabilidades de cada uno en la ejecución del contrato,
los porcentajes de participación que no podrán ser modificados sin el
consentimiento previo y escrito de CODENCO.
CODENCO podrá requerir aclaraciones sobre los términos consignados en el
documento de conformación del consorcio o de la unión temporal, evento en el cual el
Coordinador del Comité Evaluador informará al proponente el término para
proporcionarlas.
Garantía de seriedad de la propuesta
Por el hecho de presentar propuesta se entenderá que ésta es irrevocable y que el
oferente mantiene vigentes todas las condiciones originales de su propuesta durante
todo el tiempo que señala la ley, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a
presentarse de acuerdo con el pliego de condiciones, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150
de 2007, el Decreto Nacional 1510 de 2013, el Decreto Nacional 2493 de 2009 y
demás normas concordantes y complementarias. Esta garantía se podrá garantizar a
través de las modalidades dispuestas en la ley, como son:
PÓLIZA DE SEGUROS: El proponente debe allegar con su propuesta, el original de
la póliza de seguros que garantice la seriedad de la propuesta, la cual debe
constituirse por la suma equivalente al diez (10%) del valor total del presupuesto
oficial establecido para esta contratación.
Dicha garantía debe estar constituida a favor de la “Cooperativa de Departamentos y
Municipios de Colombia CODENCO”, con una vigencia mínima de tres (3) meses
contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección, debe estar referida al
presente proceso de selección y encontrarse firmada por el asegurador y el tomador.
FIDUCIA MERCANTIL EN GARANTÍA: El proponente podrá hacer uso de la fiducia
mercantil con finalidad de servir de garantía como mecanismo de cobertura aceptable
por la entidad contratante para cubrir los riesgos derivados de la seriedad del
ofrecimiento, los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en
garantía deberán ofrecer a la entidad contratante un respaldo idóneo y suficiente para
el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad fiduciaria, en desarrollo del
contrato de fiducia en garantía, deberá expedir el respectivo certificado de garantía o
el documento que haga sus veces. Para la aprobación de la garantía por parte de la
respectiva entidad, los oferentes o contratistas deberán acreditar la constitución de la
garantía a través de la copia del respectivo contrato y entregar el certificado de
garantía expedido por la sociedad fiduciaria.
GARANTÍA BANCARIA A PRIMER REQUERIMIENTO: El proponente también podrá
garantizar la seriedad de su oferta a través de garantía bancaria a primer
requerimiento, el cual debe cumplir con los requisitos de valor asegurado, constituirse
a favor de la “Cooperativa de Departamentos y Municipios de Colombia CODENCO”,
indicar su vigencia, hacer referencia al presente proceso de selección y encontrarse
firmado por el representante de la entidad bancaria, en los mismos términos exigidos
para la garantía de seriedad expedida por una compañía aseguradora.
ENDOSO EN GARANTÍA DE TÍTULOS VALORES: Será admisible como garantía de
la seriedad del ofrecimiento, el endoso en garantía por parte del oferente, de uno o
varios de los siguientes títulos valores de contenido crediticio: certificados de depósito
a término emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la
Superintendencia Financiera; pagarés emitidos por una entidad financiera sometida a
vigilancia y control de la Superintendencia Financiera; y títulos de tesorería - Tes.
En todos los casos, el oferente deberá ser el endosatario exclusivo del título valor.
Los títulos valores endosados sólo podrán ser recibidos por el setenta por ciento
(70%) de su valor, porcentaje que deberá cubrir - como mínimo - los montos exigidos
por la entidad contratante para la garantía de seriedad de la oferta.
DEPÓSITO DE DINERO EN GARANTÍA: Se aceptará como garantía el depósito de
dinero en garantía de conformidad con lo previsto en el artículo 1173 del Código de
Comercio. Esta garantía será constituida ante una entidad financiera vigilada por la
Superintendencia Financiera y deberá otorgarse a favor de la entidad contratante, por
el monto exigido por esta última.
Cuando la fecha de cierre del proceso de selección se amplíe, debe tenerse en
cuenta la nueva fecha para efecto de la vigencia de la garantía. Si la garantía
presenta inconsistencias o errores en el nombre del beneficiario, tomador, vigencia,
monto asegurado, no está referida al presente proceso de selección o no incluya las
condiciones generales, CODENCO solicitará al proponente los documentos e
información del caso, para lo cual el proponente cuenta con el término establecido en
el requerimiento.
Si la propuesta se presenta en forma conjunta, es decir, bajo la modalidad
consorcio o unión temporal, el amparo que garantice la seriedad de la propuesta
tomará a nombre del consorcio o unión temporal, y deberá indicar los nombres
cada uno de los miembros que lo conforman y deberá estar suscrito por
representante del mismo.
de
se
de
el
Sea cual fuere la modalidad de amparo adoptada por el oferente, éste deberá anexar
recibo de pago de la prima o de los derechos respectivos.
Cuando la fecha de cierre del proceso se amplíe, debe tenerse en cuenta la nueva
fecha para efecto de la vigencia de la garantía.
Si la garantía se presenta con cualquier tipo de error, CODENCO solicitará al
proponente los documentos e información del caso, para lo cual el proponente cuenta
con el término establecido en el requerimiento.
Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia
podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior
(Decreto 1510 de 2013).
Amparos de la Garantía de seriedad
La garantía amparará el cumplimiento de las siguientes obligaciones que asume el
proponente por su participación en el proceso en el caso de resultar Adjudicatario,
amparos que deben señalarse expresamente en el texto de la garantía:
1. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente
seleccionado.
2. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando
el término previsto en el pliego para la adjudicación del contrato se prorrogue o
cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue,
siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.
3. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía
de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las
obligaciones del contrato.
4. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación
de las propuestas.
5. La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Único de
Contratación previstos como requisitos de legalización del contrato.
CODENCO hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en caso que se
produzca cualquiera de los riesgos amparados.
CODENCO, previa solicitud escrita del oferente, devolverá las garantías de seriedad
de todas las ofertas, una vez haya sido perfeccionado el contrato respectivo y se
hayan aprobado por CODENCO las garantías contractuales.
Queda entendido que ni la Garantía de Seriedad de la Propuesta a que se refiere
este numeral, ni ninguno de los amparos de la Garantía Única del contrato que se
suscriba como consecuencia del presente proceso de selección, amparará los
eventos contemplados en el Artículo 1.055 del Código de Comercio.
Certificación sobre pago de aportes al Sistema de Seguridad Social integral y
Parafiscales
PERSONA JURÍDICA: El proponente persona jurídica deberá certificar los PAGOS
DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES, en documento original,
firmado por el Revisor Fiscal o en su defecto por el representante legal, según
corresponda, de acuerdo con los requerimientos de Ley, donde se certifique el pago
de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe
certificar que, a la fecha de presentación de su propuesta, se encuentra al día en el
pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses,
contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de
efectuar dichos pagos.
El Revisor Fiscal y/o Representante Legal según sea el caso, deberán tener en
cuenta que los plazos para el pago de aportes de Seguridad Social y para el pago de
Parafiscales, es decir SENA, ICBF y CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, se rigen
por lo previsto en el Decreto 1670 de 2007, Decreto 728 de 2008 y demás normas
complementarias y modificatorias sobre la materia.
PERSONA NATURAL: El PROPONENTE persona natural deberá acreditar su
cumplimiento de la obligación de pago al Sistema de Seguridad Social, mediante la
presentación de la respectiva planilla de pago o mediante Certificado o constancia de
afiliación a dicho sistema, donde se acredite que la misma está vigente.
Si el proponente persona natural, tiene a su cargo empleados y/o contratistas, deberá
presentar además una declaración en original, bajo la gravedad de juramento, en la
que certifique el pago de los aportes de sus empleados y/o contratistas a los sistemas
de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje, cuando a ello hubiere lugar. Dicho documento debe certificar que, a la
fecha prevista para la recepción de documentos, ha realizado el pago de los aportes
correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados a partir de la
citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos.
Condiciones generales
CODENCO verificará únicamente la acreditación del respectivo pago a la fecha de
presentación de la Propuesta, sin perjuicio de los efectos generados ante las
entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las
normas vigentes.
Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada una de las personas
jurídicas y naturales que los integran deberá certificar su cumplimiento con el Sistema
de Seguridad Social, según corresponda.
El proponente adjudicatario, deberá presentar para la suscripción del respectivo
contrato la certificación en la que acredite el pago, correspondiente a la fecha de
suscripción del mismo. De igual manera, cuando se trate de Consorcios o Uniones
Temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar la certificación, aquí
exigida. Estas mismas reglas se aplicarán para cada pago que se vaya a efectuar con
cargo al contrato.
En caso de que el proponente no tenga personal a cargo y, por ende, no esté
obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social debe, también
bajo la gravedad de juramento, indicar esta circunstancia en el mencionado Anexo.
En caso que en la información suministrada por el proponente sobre pagos de
seguridad social y aportes parafiscales se evidencie alguna inconsistencia,
CODENCO pondrá en conocimiento del Ministerio de Protección Social dicha
situación para lo de su competencia.
Los proponentes que se encuentren excluidos del pago de los aportes al régimen de
subsidio familiar, SENA e ICBF, deberán manifestarlo así en su propuesta.
CODENCO se reserva el derecho de verificar con las respectivas entidades la
información que suministran los proponentes. Cuando el proponente no allegue con
su oferta, la certificación de que trata este numeral o la misma requiera aclaraciones,
el Coordinador del Comité Evaluador solicitará al proponente, quien deberá allegarla
o realizar las aclaraciones, dentro del término establecido en el requerimiento.
Los extranjeros que no hayan desarrollado actividades económicas en Colombia no
tendrán la obligación de allegar la certificación de pago de aportes parafiscales,
situación que deberán poner de presente con su oferta.
Registro Único Tributario RUT y Registro de Información Tributaria RIT
Si el proponente es colombiano, con la propuesta deberá aportar el Registro Único
Tributario (RUT), debidamente actualizado, así como el Registro de Información
Tributaria RIT. El proponente que no tenga la obligación de realizar este registro
deberá informarlo por escrito al momento de presentar la oferta.
No obstante lo anterior, se resalta que los proponentes son responsables de
suministrar a las autoridades competentes la información que corresponda según sus
obligaciones tributarias.
Certificado de no responsabilidad fiscal.
CODENCO verificará en la página web de la Contraloría General de la República:
www.contraloriagen.gov.co si los interesados y/o oferentes no están incluidos en el
Boletín de Responsables Fiscales, de conformidad con lo dispuesto en la Circular No.
005, del 25 de febrero de 2008, de la Contraloría General de la República.
En el caso de consorcios o uniones temporales, CODENCO hará dicha verificación
para cada uno de sus integrantes.
Certificado de antecedentes disciplinarios y judiciales
CODENCO verificará en la página web www.procuraduria.gov.co si los interesados
y/o proponentes reportan antecedentes disciplinarios, conforme lo establecido en la
Ley 1238 de 2008.
Para el caso de personas naturales, el proponente deberá presentar el certificado de
antecedentes judiciales expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad
DAS vigente.
Certificado de inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de
Proponentes (RUP)
Los proponentes deben allegar el certificado de inscripción, calificación y clasificación
en el RUP, expedido por respectiva la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30)
días hábiles anteriores al cierre de la presente proceso de contratación, donde conste
que se encuentran inscritos de acuerdo al Decreto 1510 de 2013 y/o quien tenga
actualizada la inscripción o renovación, en los grupos, que se señalan a continuación,
acorde con el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme – CIIU.
CLASIFICACION CIIU
CODIGO DESCRIPCION
80101600 Gerencia de Proyectos
81141500 Control de calidad
84111600 Servicios de auditoria
Si la propuesta se presenta en forma individual, el proponente deberá cumplir en
forma total con la inscripción y clasificación de las actividades, y grupos exigidos en el
presente pliego.
La inscripción del proponente debe encontrarse vigente para el momento de la
verificación de este requisito. El oferente debe tener en cuenta que en virtud de la
renovación que por el ministerio de la Ley debe realizarse anualmente, este
certificado debe encontrarse vigente por el tiempo de ejecución del contrato y hasta la
liquidación del mismo.
Adicionalmente
presupuestos:
la
verificación
habilitante
jurídica
revisará
los
siguientes
1. Podrán tener valides las actividades y códigos CIIUU de la experiencia
acreditada y certificada en el RUP que correspondan a la clasificación
anteriormente exigida.
2. El proponente que presente su propuesta de manera conjunta (ej. Consorcio o
Unión Temporal), todos sus integrantes deberán cumplir con la clasificación
anteriormente exigida.
3. Que la inscripción de cada uno de los miembros por sí mismo o como
propuesta conjunta este vigente (renovada).
4. En caso de tratarse de sociedades extranjeras con sucursal en el país:
deberán adjuntar el RUP expedido por la cámara de comercio en donde hayan
establecido su domicilio de su sucursal.
5. En caso de tratarse de personas extranjeras no inscritas en el Registro Único
de Proponentes que no tengan domicilio o sucursal en el país, la entidad
verificara directamente las condiciones de capacidad jurídica, financiera y
técnica. Por lo tanto no será exigible el RUP.
Nota 1: La inscripción del proponente debe encontrarse en firme y vigente para el
momento del cierre del proceso.
Nota 2: De acuerdo con lo señalado en el inciso tercero del Artículo 6.1.2.6
“Certificado” “El Certificado constituye plena prueba respecto de la información
verificada documentalmente y cuyo registro se encuentre en firme. La firmeza de la
inscripción se adquiere pasados diez (10) días hábiles siguientes a la publicación sin
que se haya presentado recurso de reposición en contra de la información inscrita.
No obstante lo anterior, el inciso segundo del citado artículo, señala que cuando se
renueve o actualice el Registro Único de Proponentes, la información que ha sido
objeto de modificación continuará vigente hasta que el acto de inscripción
correspondiente de la nueva información quede en firme.
REQUISITOS HABILITANTES DE CARÁCTER FINANCIERO
Documentos habilitantes de Carácter Financiero
Con el objetivo de determinar cuáles proponentes tienen la capacidad financiera para
la ejecución del contrato, CODENCO revisará y analizará la información financiera de
cada uno de los proponentes, de acuerdo con las normas en materia contable y
financiera.
CODENCO hará una evaluación de la información financiera solicitada, bajo los
siguientes parámetros, de acuerdo con la siguiente tabla:
INDICADOR
Capital
real
proponente
Liquidez
Nivel
endeudamiento
Capital de trabajo
FORMULA
Resultado que se considera
aceptable
del Capital
social Igual o mayor al 100% del
efectivamente pagado + presupuesto oficial
reservas constituidas +
utilidades retenidas +
utilidades del ejercicio
Activo corriente / Pasivo Igual o superior a 5%
corriente
de Pasivo total / Activo total Igual o inferior al 20%
Activo corriente – Pasivo Igual o mayor al 100% del
corriente
valor del presupuesto oficial
Se considera que el oferente cumple con la capacidad financiera solicitada por
CODENCO y que está habilitado para continuar en el proceso, si obtiene en cada
indicador los márgenes anteriormente establecidos.
La información del Proponente o integrantes del Proponente (en caso de que éste
sea un Consorcio o Unión Temporal) que se utilizará para verificar el cumplimiento de
estos requisitos, será la que aparezca registrada en el Registro Único de
Proponentes.
Para garantizar la participación de las Personas Extranjeras no inscritas en el
Registro Único de Proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país (Decreto
1510 de 2013, Art. 6.4.5), a estas no se les podrá exigir el requisito de inscripción en
el registro único de proponentes. En consecuencia, los citados oferentes deberán
aportar la misma información indicada anteriormente, es decir, los Estados
Financieros (balance general y estado de resultados) a 31 de diciembre de 2012
debidamente aprobados por el representante legal y por el Contador Público o
Revisor Fiscal según corresponda, así mismo, una certificación del revisor fiscal o
contador público, de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo correspondiente,
en la cual certifique y especifique las cifras utilizadas para verificar la capacidad
financiera.
Las personas jurídicas extranjeras deberán presentar los Estados Financieros y la
certificación firmada por el Representante legal y Revisor Fiscal o Contador Público,
acompañada de traducción simple al idioma español, con los valores re-expresados a
la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los
mismos, avalados con la firma de un contador público con Tarjeta Profesional
expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia.
La información debe ser presentada en español y moneda legal colombiana, por ser
ésta la unidad de medida por disposición legal.
Los indicadores para los consorcios o uniones temporales se calcularán con la
sumatoria de cada certificación presentada. Es decir, se sumaran las variables que se
utilizan para el cálculo de los indicadores por cada uno de los integrantes y sobre los
totales se obtendrá el Índice del Consorcio o Unión Temporal.
Los indicadores para los consorcios y/o uniones temporales se calcularan
ponderando la participación porcentual de cada uno de sus miembros en el consorcio
o unión temporal respectiva, para lo cual se aplicaran las siguientes formulas:

Capital real del proponente:
Capital real = CR1*%IC1 + CR2*%IC2 +………. CRn*%ICn
Donde:
CR1….n = Capital real (Capital social efectivamente pagado + reservas constituidas +
utilidades retenidas + utilidades del ejerció) de cada uno de los integrantes del
consorcio o unión temporal
%IC1….n= Porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio
o unión temporal.

Nivel de endeudamiento:
Nivel de endeudamiento = (PT1*%IC1 + PT2*%IC2 +…… PTn*%ICn) / (AT1*%IC1 +
AT2*%IC2 + ATn*%ICn)
Donde:
PT1……n = Pasivo total de cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal
%IC1….n= Porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio
o unión temporal.
AT1..….n = Activo total de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal

Índice de liquidez
Índice de liquidez = (AC1*%IC1 + AC2*%IC2 +…… ACn*%ICn) / (PC1*%IC1 +
PC2*%IC2 + PCn*%ICn)
Donde:
AC1…...n = Activo corriente de cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal
%IC1….n= Porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio
o unión temporal.
PC1…....n = Pasivo corriente de cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal

Capital de trabajo
Capital de trabajo = (AC1*%IC1 + AC2*%IC2 +…… ACn*%ICn) - (PC1*%IC1 +
PC2*%IC2 + PCn*%ICn)
Donde:
AC1..…n = Activo corriente de cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal
%IC1….n= Porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio
o unión temporal.
PC1…...n = Pasivo corriente de cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal
Nota: En caso de proponente que presente propuesta en calidad de sucursal, filial y/o
subsidiaria se aceptarán los estados financieros de la casa matriz, para tal efecto
deberá adjuntar documento en donde acredite que cuenta con la calidad de sucursal
y/o subsidiaria y/o filial y contar con los requisitos establecidos en el artículo 260, 261
y sgtes del Código de Comercio colombiano.
REQUISITOS HABILITANTES DE CARÁCTER TÉCNICO
Para habilitar la propuesta el ofertante deberá diligenciar el formato donde acredite su
experiencia general y específica de acuerdo a lo solicitado en estos Estudios
previos.
EXPERIENCIA GENERAL
El proponente deberá acreditar experiencia mínima de Cinco (5) años. La experiencia
se acreditará con la presentación del Certificado de Cámara de Comercio. En el caso
de consorcios o uniones temporales, todos sus miembros deberá acreditar la
experiencia antes señalada.
EXPERIENCIA ESPECÍFICA
Los proponentes deberán demostrar que cuentan con un mínimo de cinco (5)
contratos en los cuales hayan ejecutado actividades de seguimiento, control y
vigilancia de programas sociales y/o políticas públicas.
Para acreditar la experiencia específica, el proponente deberá adjuntar los siguientes
soportes documentales:
a) Certificados de Contador Público o de Revisor Fiscal (si se tiene la obligación de
tenerlo) del proponente o de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, sobre
contratos ejecutados o en ejecución, durante los últimos cinco (5) años anteriores a la
fecha del cierre definitivo del presente proceso de selección, para lo cual diligenciará
el Anexo correspondiente, “Certificación de Experiencia Acreditada”.
b) Certificaciones solicitadas en el Anexo Certificación de Experiencia Acreditada”,
expedidas por el contratante del bien, obra o servicio en la cual se certifique la
experiencia del proponente o de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal,
sobre contratos ejecutados, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha
definitiva de cierre del presente proceso de selección.
Las certificaciones deben ser expedidas únicamente por el Contratante del servicio
que certifica la experiencia del proponente y suscritas por las personas competentes
o autorizadas para ello.
La experiencia deberá acreditarse a través de cualquier medio contractual (contrato,
acta de liquidación, certificación de cumplimiento, etc.), el cual deberá contener como
mínimo la siguiente información:




El objeto.
La entidad contratante.
El alcance geográfico del proyecto.
El tiempo de ejecución.
El evaluador se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos
aportados y de verificar la información a través de todos los medios que estime
necesarios. A su vez, el proponente se compromete a facilitar toda la documentación
que se requiere para este fin.
Sumado a lo anterior, el evaluador verificará que el oferente acredite experiencia
específica de acuerdo al alcance del objeto del contrato, para lo cual se requiere que
cumpla con los siguientes componentes del proceso:
a) Comprobar experiencia especifica en el desarrollo de actividades de
seguimiento, control y vigilancia de programas sociales y/o políticas públicas,
en mínimo cinco (5) contratos durante los últimos 5 años a la fecha del cierre
del proceso. Cuando el oferente incluya más de tres (03) certificaciones de
experiencia acreditada por actividad, el evaluador tomará aquellas que
cumplan con la exigencia.
El evaluador verificará el cumplimiento de la experiencia específica como requisito
habilitante para la participación en el proceso de selección, esta verificación no será
objeto de calificación, pero sí de la información presentada por el proponente se
desprende que no tiene la experiencia específica señalada con antelación, el
proponente NO SERÁ HABILITADO en el proceso.
En caso de requerirse aclaraciones sobre los datos contenidos en las certificaciones,
el evaluador podrá solicitar al oferente tales aclaraciones, quien las deberá
suministrar en el plazo señalado en el cronograma para el efecto.
Para el caso de los contratos en ejecución, se podrá anexar la certificación y
experiencia, siempre y cuando en la misma se demuestre que ha ejecutado un
mínimo del 80% del contrato, y la entidad o empresa contratante certifique a través
de acta de entrega o certificado parcial, el porcentaje ejecutado, además de los
requisitos exigidos en el párrafo anterior.
La información de la certificación presentada, podrá ser verificada por CODENCO al
momento de la evaluación.
CAPACIDAD OPERACIONAL Y ADMINISTRATIVA
Como exigencia mínima los proponentes deberán acreditar que el oferente posee una
capacidad organizacional como proveedor mínima
Rentabilidad del Patrimonio
Mayor o igual que 0,05 CUMPLE
Menor que 0,05 NO CUMPLE
Rentabilidad del Activo
Mayor o igual que 0,05 CUMPLE
Menor que 0,05 NO CUMPLE
Según los datos reflejados del registro único de proponentes R.U.P. de la cámara de
comercio. En el caso de Consorcios y Uniones Temporales el promedio ponderado
de los integrantes determina la capacidad organizacional del Consorcio o Unión
Temporal. En caso de no cumplir con los estándares mínimos aquí mencionados la
oferta será declarada inhábil, ya que el documento del cual se extrae la información
(Registro Único de Proponentes R.U.P. de la Cámara de Comercio) no es susceptible
subsanabilidad, por ende no podrá ser habilitada y la misma no se considerará dentro
de la ponderación.
Patentes Derechos de Autor y propiedad intelectual del software.
La titularidad de los derechos de autor corresponderá a lo(s) creador(es), sin
embargo se autoriza su reproducción al Ministerio de las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones y a Colciencias a través de sus diferentes programas,
como parte de sus estrategias de apropiación, por otra parte la adquisición de
licencias y aplicativos será trasferida a la Entidad Territorial, según lo establecido en
los anexos de cada uno de los subsistemas.
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
En virtud de lo establecido en el manual de contratación para la convocatoria Vive
Digital Regional, suministrado por el Ministerio de tecnologías de la información y las
comunicaciones MINTIC, el ofrecimiento más favorable para la entidad se
determinará por la aplicación de la ponderación de los elementos de calidad y precio
soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones.
Criterios
Precio de la Oferta
Cada año adicional de experiencia en actividades de
seguimiento, control y vigilancia de programas
sociales y/o políticas públicas, hasta un máximo de
diez (10) años totales.
Director del proyecto con todos los requisitos
cumplidos.
Equipo de trabajo con todos los requisitos de
formación profesional.
Equipo de trabajo con cumplimiento en la experiencia
de evaluación de impacto de proyectos.
Equipo de trabajo con cumplimiento en la experiencia
en desarrollo de operativos de campo, procesamiento
y análisis de información.
Oferente con experiencia en el Departamento de
Santander.
Ponderación Ponderación
Parcial
Total
50
50
1
5
15
15
10
10
5
5
5
5
10
10
100
100
Calificación del Precio - 50 Puntos
Se asignará el mayor puntaje (50 puntos), al Oferente que presente la propuesta con
el menor valor económico, el cual no podrá superar el valor del presupuesto oficial
estimado para este proceso. El puntaje para los demás oferentes, se determinará
mediante una regla de tres, inversa, así:
PP = Vmin * Pmax / VP
Dónde:
Vmin = Valor mínimo presentado por algún proponente
Pmax = Puntaje máximo
Vp = Valor de la oferta económica a calificar.
PP = Puntaje de la propuesta
Nota 1. La anterior formula se aplicará para las ofertas con un valor igual o menor al
presupuesto oficial estimado; Aquellas que superen el valor oficial estimado serán
descalificadas automáticamente sin ninguna verificación adicional.
Nota 2. En caso de presentarse una sola oferta, siempre y cuando no supere el
presupuesto oficial estimado por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones para el presente proceso de selección, se le asignará el máximo
puntaje cuarenta (40) como calificación del precio.
Nota 3. Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 019 de 2012, el Comité
Evaluador realizará las correcciones aritméticas a las que haya lugar, entendiendo
por esto la corrección de una operación matemática por error de cálculo numérico en
que se incurre al elaborar la propuesta económica, así mismo podrá solicitar a los
proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen pertinentes, pero en
todo caso, las propuestas son inmodificables; así mismo, el valor total corregido no
podrá exceder el valor total del presupuesto oficial estimado.
Cada año adicional de experiencia en procesos de evaluación de programas
sociales y/o políticas públicas, hasta un máximo de diez (10) anos totales.
El evaluador asignara un puntaje máximo de 5 puntos por cada año adicional de
experiencia en procesos de evaluación de programas sociales y/o políticas públicas,
donde se asignara 1 punto por cada año.
Equipo de Trabajo
El Equipo de Trabajo deberá ser suficiente e idóneo para responder por la
integralidad de la Consultoría. Con el ánimo de cumplir con los estándares de calidad
y obtener los resultados esperados en la evaluación, el Proveedor/oferente debe
conformar un equipo de trabajo que le asegure el cumplimiento de las funciones ya
descritas:
Dirección de proyecto, ejercida por profesional en economía, ingeniería, ciencia
política o carreras afines y estudios de postgrado en diseño, implementación y
evaluación de actividades de seguimiento, control y vigilancia de programas sociales
y/o políticas públicas, además de una experiencia de 3 años en el mismo campo. Los
estudios de postgrado podrán ser homologados con dos años adicionales de
experiencia.
Equipo profesional (mínimo dos personas) que, en su conjunto, demuestre
formación y experiencia mínima de dos años en temas relacionados con evaluación
de impacto de proyectos, desarrollo de operativos de campo para recolección de
información, manejo de software estadístico y análisis e interpretación de datos Este
equipo deberá ser reforzado para efectos de la realización del trabajo de campo,
particularmente en lo relacionado con encuestadores.
Oferente con experiencia en Departamento de Santander. (10 Puntos).
La región de Santander debido a su alto nivel cultural, posee características
especiales en términos de creencias, idiosincrasia, culturas étnicas, etc., por tal
motivo, el EJECUTOR valorará la experiencia específica en la región en alguna
actividad de tipo social que se haya tenido en el Departamento. Otorgando al oferente
un máximo de 10 puntos por experiencias mayores a 6 meses.
ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN
Ver matriz de riesgos adjunta.
GARANTÍAS A EXIGIR AL CONTRATISTA
Con fundamento en el anexo 6.1.6 del anexo 1 de la convocatoria vive digital
regional 2012 se solicitará a los interesados en presentar propuesta y al futuro
contratista, correspondientemente, la constitución de una garantía que contenga
los siguientes amparos:
Tipo o
Clase
Garantía
Garantía
Cobertura o
Niveles de
amparo
Cumplimiento
Garantía
Calidad del
servicio
Valores
20% del valor
total del
contrato
20% del valor
total del
Tiempo/Etapa
Durante el plazo contractual
y 4 meses más
Durante el plazo contractual
y 12 meses más
Garantía
Pago de salarios,
prestaciones
sociales e
indemnizaciones
laborales
contrato
5% del valor total
del
contrato
Durante el plazo contractual
y 3 años más
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Valor (número y letras): SETENTA MILLONES CIENTO NOVENTA Y TRES
MIL DOSCIENTOS SIETE PESOS M/CTE ($70.193.207) INCLUIDO IVA
Plazo: Se estima que la actividad objeto de la necesidad de la contratación se
desarrollará en un plazo aproximado de diez (10) Semanas. Este plazo en caso
de llegarse a celebrar el contrato se contará a partir de la fecha estipulada por
CODENCO al finalizar los entregables, aclarando que el Contratista puede
adelantar las actividades que no necesariamente requieren de la entrega final de
entregables.
Enseguida se relacionan las etapas que se deberán cumplir durante la fase del
estudio así como el cronograma proyectado general:
1. Definición de objetivos, alcance y resultados esperados 1 semana
2. Identificación y definición de beneficios, y variables 2 semanas
3. Diseño de instrumentos (incluida prueba piloto) y definición de muestras 2
semanas
4. Aplicación de instrumentos (trabajo de campo) 2 semanas
5. Procesamiento y análisis de información 2 semanas
6. Preparación de informe final 1 semana
Forma de pago:
El valor total del contrato será pagado al contratista por la Cooperativa de
Departamentos y Municipios de Colombia CODENCO, con cargo a los recursos
del proyecto Bucaramanga Vive Digital, de la siguiente forma:
a. Un primer corte equivalente al 60% del valor ofertado, el cual
será cancelado con la entrega por parte del contratista y
aprobación por parte del contratante del cronograma del
proyecto.
b. Un segundo corte equivalente al 40% del valor ofertado, el cual
será cancelado con la entrega del informe final.
FIRMAS
Funcionario que elaboró el Documento
Jefe de Área
Nombre.
Nombre.
Cargo.
Cargo.
Firma.
Firma.
AUTORIZACIÓN PROCESO CONTRACTUAL
Nombre.
Cargo.
Firma.
Dependencia.