procedimiento para la selección de material bibliográfico

BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO
Código :PBI.01
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Versión : 06
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Revisó: Director y Profesional Biblioteca
Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007
Resolución N° 1842
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Indicar las actividades que se llevan a cabo en la selección del Material
Bibliográfico para la Biblioteca UIS
Este procedimiento aplica a la selección de Material Bibliográfico , que ha sido
solicitado por los usuarios autorizados de las Unidades Académico
Administrativas de la Universidad Industrial de Santander .
NORMATIVIDAD

Acuerdo N°101 de 2004 de Consejo Académico, Política de desarrollo de colecciones.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal

Coordinador Biblioteca: Coordinador Biblioteca para Sede Regional.

IPRED: Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia

ISBN: Numero internacional normalizado de libro.

ISSN: Numero internacional normalizado de publicación seriada.

LIBRUIS: Sistema Integrado de Información de la Biblioteca UIS.

Listados de solicitudes: Hace referencia al registro de Material Bibliográfico recomendado por las UAA

UAA: Unidad Académico Administrativa, corresponde a Escuelas y Unidades administrativas.
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CONSIDERACIONES

La Biblioteca cada semestre convocará a los usuarios autorizados , para solicitar el material bibliográfico requerido. La convocatoria se realizará a través de la noticia
publicada en la pagina web de biblioteca (http://biblioteca.uis.edu.co) o mediante correo electrónico.

El director de la UAA aprobará mediante visado la solicitud y enviará las solicitudes a la Biblioteca .

Es responsabilidad de cada sede regional hacer la selección del material bibliográfico para su biblioteca .

En la Biblioteca sede Central las solicitudes la recepciona el profesional de Biblioteca . Y en las Bibliotecas sedes regionales el coordinador de Biblioteca .

El profesional de Biblioteca que se encuentre en el área de selección y adquisición puede seleccionar material Bibliográfico y el visado ira por parte del Director de
Biblioteca.

El profesional de Biblioteca revisará, autorizará y enviará las solicitudes de cotización a los proveedores.

Antes de elaborar la solicitud de cotización por proveedor se debe contar con el CDP

Para la Sede de Málaga el rol de Coordinador de biblioteca sede lo ejerce la auxiliar administrativa .
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
DESCRIPCIÓN
Procedimiento predefinido
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Director de Biblioteca,
Profesional Biblioteca o
Coordinador biblioteca
Catálogos físicos y/o
virtuales de cada
editorial o librería.
Inicio
1. Realiza convocatoria
2. Recibe solicitudes
3. Verifica Y corrige
información
1. Inicio de convocatoria para solicitud de material bibliográfico.
2. Recibe las solicitudes aprobadas por el director de las UAA.
para verificación de existencias.( Ver anexo 1)
3. Verifica y corrige la información registrada en las solicitudes
que corresponda a los catálogos de cada editorial o librería. Se
revisa el titulo, la edición, el autor, la editorial y el ISSN o ISBN.
4. Verifica las existencias del material solicitado en el Sistema
Integrado de Información LIBRUIS. (Ver Anexo 1)
4. Verifica existencias
5. Organiza las solicitudes identificando editoriales,
distribuidores, librerías y demás proveedores para preparar
listas de solicitud de cotización.
Profesional Biblioteca o
Coordinador biblioteca
Profesional Biblioteca,
auxiliar de biblioteca o
Coordinador biblioteca
Profesional Biblioteca,
auxiliar de biblioteca o
Coordinador biblioteca
Profesional Biblioteca
5. Organiza solicitudes
6. Elabora Análisis de
mercado
6. Elabora el análisis de Mercado y se diligencia el formato
FCO.68 Sondeo de mercado
Profesional Biblioteca
7. Elabora el Informe de oportunidad y conveniencia FCO.27FCO.34, análisis de valoración y mitigación de riesgos FCO.52.
Profesional Biblioteca
FCO.68 Formato
Sondeo de Mercado
FCO. 27 informe de
oportunidad y
conveniencia para
contratación directa
(Cuando existe
Pluralidad de Oferentes)
FCO.34 Informe de
Oportunidad y
conveniencia para
contratación directa
(Único Proveedor)
7. Diligencia de formatos
de contratación
1
FCO.52 Análisis,
valoración y mitigación
de riesgo
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
DESCRIPCIÓN
Procedimiento predefinido
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
8. Crea Solicitud de
cotización
9. Envía solicitud de
cotización
Fin
Listados de Solicitudes
8. Elabora la solicitud de cotización por proveedor.
Profesional Biblioteca o
Auxiliar de Biblioteca
9.Envía la solicitud de cotización al proveedor seleccionado vía
e-mail.
Profesional Biblioteca o
Auxiliar de Biblioteca
FCO.23 Formato
Solicitud de Cotización
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
1
Noviembre 29
de 2007
2
Marzo 6 de 2008
Modificación del Documento. Inclusión de consideraciones para la solicitud del material
bibliográfico.
3
Octubre 5 de 2009
Modificación del Documento. Inclusión de consideraciones para la solicitud del material
bibliográfico - módulo de adquisiciones.
4
Agosto 30 de 2011
Corrección de la palabra INPREAD, por la sigla IPRED «Instituto de Proyección Regional y
Junio 17 de 2014
Modificación del Documento. Eliminación en el alcance de la palabra previamente.
Eliminación de las definiciones módulo de selección e inclusión de la definición lista de
solicitudes e ISSN.
Estructuración de todas las consideraciones.
Eliminación de decisiones, actividades, procesamiento en S.I. o intranet y procedimientos
predefinidos, en el flujograma del procedimiento, debido a que algunas de estas hacen
parte del procedimiento de compras.
5
6
Octubre 26 de 2016
Creación del Documento
Educación a Distancia», adicionalmente se colocó su descripción en Definiciones y/o Abreviaturas.
Modificación del documento. Se incluye en las definiciones y/o abreviaturas el CDP,
Se incluye la última consideración
Se adicionan las actividades No. 6 y No. 7 con sus documentos de referencia
En la actividad No.9 se elimina la palabra fax.
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ANEXOS

Anexo1. Verificar existencias:
N°
1
2
3
4
Actividad
Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS.
Seleccionar B (Sistema bibliográfico)
Seleccionar Consulta.
En el menú que se despliega seleccionar Palabras claves.