Telefonía Fija Corporativa - Csirc

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Manual de la aplicación para la Gestión de Telefonía Fija Corporativa Universitaria
ÍNDICE
Introducción .............................................................................................................................................3
¿Qué nos permite hacer esta aplicación?...............................................................................................3
¿Cómo se accede a esta aplicación? .......................................................................................................4
Menú principal: opción de altas ...........................................................................................................10
Menú principal: opción de bajas ..........................................................................................................13
Menú principal: opción de modificaciones..........................................................................................17
Menú principal: opción de recuperación.............................................................................................21
Menú principal: consulta del gasto ......................................................................................................25
Menú principal: listados de facturación ..............................................................................................28
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Manual de la aplicación para la Gestión de Telefonía Fija Corporativa Universitaria
Introducción
La aplicación de Telefonía Fija Corporativa Universitaria está dirigida a todo el personal que se
encarga de la gestión económica de los centros de gasto del programa Sorolla. El objetivo de esta
aplicación es llevar un control de la facturación telefónica generada a través de la telefonía fija
corporativa, así como gestionar las posibles altas, bajas o modificaciones relativas a los usuarios de los
centros de gasto mantenidos por cada usuario Sorolla.
¿Qué nos permite hacer esta aplicación?
Esta aplicación nos permite realizar las siguientes operaciones:
•
Dar de alta a un usuario nuevo: esto nos permite, por ejemplo, cuando un nuevo profesor
es contratado en un departamento, gestionar de una manera cómoda su solicitud de PIN
telefónico. El usuario de la aplicación deberá introducir una serie de datos relativos a la
persona que se dará de alta (DNI, nombre, extensión telefónica que se le asigna, categoría
de las llamadas que podrá realizar, etc.). Una vez procesada la solicitud, el usuario recibirá
una carta en la que se le informará de su PIN.
•
Dar de baja a un usuario: esto nos permite, por ejemplo, cuando una persona deja de
pertenecer a un departamento o centro, bien porque haya finalizado su contrato, o por otras
causas, anular su PIN, de manera que no pueda ser usado más y, por consiguiente, que no
genere una facturación indeseada al centro de gasto en cuestión.
•
Modificar datos de un usuario: con esta opción podemos modificar la extensión telefónica
de una persona perteneciente al centro de gasto, o su categoría de llamadas (internacional,
nacional, provincial, etc.), o bien el centro de gasto. En caso de que modifiquemos el
centro de gasto, tenemos dos posibilidades:
a. La primera es que el centro de gasto nuevo también esté gestionado por el mismo
usuario Sorolla que hace la modificación (por ejemplo, un departamento tiene un
grupo de investigación y desea cargar todas las llamadas que se hagan desde un
determinado teléfono a ese grupo de investigación y no al departamento). En este
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caso, la modificación es inmediata y a partir de la fecha de modificación la
facturación se comenzará a cargar al nuevo centro de gasto.
b. La segunda es que el centro de gasto al que quiero cambiar no lo gestiona
directamente el mismo usuario Sorolla (por ejemplo, quiero cambiar el cargo que
se está haciendo de un profesor del Departamento de Álgebra al centro de gasto del
Departamento de Análisis Matemático). En este caso, la modificación se procesa
inicialmente como una baja, de forma que cuando la modificación se procese en la
máquina tarificadora, el PIN modificado dejará de tener validez. La diferencia es
que ese PIN podrá ser “recuperado” por el otro centro de gasto (en el ejemplo el
Departamento de Análisis Matemático), si éste acepta el cambio.
•
Recuperar datos de un usuario: se refiere a lo que se ha comentado justo en el párrafo
anterior. Un centro de gasto podrá ver aquellos usuarios que han sido cambiados desde
otros centros de gasto al suyo, y en caso de aceptarlos, sus pines originales se restablecerán
y podrán volver a ser usados para realizar llamadas, pero facturándose desde ese momento
al centro de gasto que ha aceptado el cambio.
•
Consultar el gasto de un centro de gasto: se podrá consultar el gasto del último año de un
usuario concreto o de todo el centro de gasto.
•
Listados de facturación: los listados de facturación que habitualmente se remitían a todos
los centros de gasto desde la Gerencia de esta Universidad se podrán ver directamente mes
a mes (los del último año), dando la posibilidad de imprimirlos ordenados por nombre de
usuario o por número administrativo, a conveniencia de los usuarios.
¿Cómo se accede a esta aplicación?
El acceso a la aplicación se hará a través del acceso identificado de la Universidad de Granada.
Para ello habrá que entrar primero a la página web de la Universidad de Granada (www.ugr.es), pulsar el
icono del acceso identificado, identificarnos como personal de la Universidad de Granada y, a
continuación, introducir nuestro DNI y nuestra contraseña para el acceso identificado.
Una vez que hayamos hecho esto, accederemos a la opción “Gestión Económica”, y dentro del
grupo “Factura telefónica”, haremos doble clic sobre el icono con el rótulo “Telefonía Fija Corporativa”:
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Grupo “Factura telefónica”. Opción
“Telefonía Fija Corporativa”
Opción “Gestión Económica”
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Al pulsar esta opción, el programa nos requerirá volver a identificarnos, pero esta vez con el usuario y la
contraseña de Sorolla:
Si no disponemos de una cuenta en el programa Sorolla, no podremos ingresar a la aplicación:
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Una vez introducidos el usuario y la contraseña de Sorolla, tendremos que seleccionar el centro de gasto
con el que vamos a trabajar (en caso de tener más de uno):
En estas dos casillas aparecerá el
DNI y el nombre de la persona
que ha entrado a la aplicación
Pulsamos en esta lista para
seleccionar el centro de gasto
Cuando hayamos seleccionado el
centro, pulsamos el botón aceptar
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Una vez seleccionado el centro de gasto con el que trabajaremos, accederemos al menú principal de la
aplicación, que tiene el siguiente aspecto:
Pulsando en los números del teléfono accederemos a la opción correspondiente que nos muestra el visor,
es decir:
•
•
•
•
•
•
El botón “1” para las altas
El botón “2” para las bajas
El botón “3” para las modificaciones
El botón “4” para recuperar registros
El botón “5” para consultar el consumo telefónico
El botón “6” para ver el listado de facturación
El resto de los botones están inoperativos. Cada vez que pasemos el ratón por alguno de los números que
están activados, la pantalla del teléfono visualizará una breve indicación de la función que realiza cada
una de las opciones:
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Menú principal: opción de altas
Al poner el cursor sobre el número “1” del teléfono mostrado en la imagen, obtendremos la siguiente
visualización:
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Al hacer clic con el ratón sobre el número “1”, accederemos al formulario de altas:
Pulsando en este icono desde
cualquier formulario volvemos
al menú principal
En la parte superior del formulario se mostrará información de la persona que ha accedido a la aplicación
por el acceso identificado y a qué centro de gasto ha accedido. En la parte inferior del formulario
aparecen los campos que el usuario deberá rellenar (todos los marcados con “*” son obligatorios). En la
lista de extensiones sólo se mostrarán aquellas extensiones que aparecen definidas en la base de datos
como extensiones propias del centro de gasto.
Cuando el usuario haya rellenado todos los datos necesarios, procederá a pulsar el botón de la parte
inferior derecha etiquetado con el texto “Procesar alta”. Entonces, si la operación se ha registrado
correctamente, aparecerá la siguiente pantalla:
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Menú principal: opción de bajas
Al poner el cursor sobre el número “2” del teléfono mostrado en la imagen, obtendremos la siguiente
visualización:
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Al hacer clic con el ratón sobre el número “2”, accederemos al formulario de bajas:
Pulsando estas casillas de
verificación seleccionamos a los
usuarios que queremos dar de baja.
En la parte superior del formulario se mostrará información de la persona que ha accedido a la aplicación
por el acceso identificado y a qué centro de gasto ha accedido. En la parte inferior del formulario
aparecen los números administrativos, nombres y extensiones de aquellos usuarios del centro de gasto que
tienen un PIN activo en el centro de gasto. En cada registro, en la parte derecha, aparece una casilla de
verificación. Marcando dicha casilla de verificación, señalaremos aquellos usuarios a los que queremos
dar de baja en el centro de gasto (y anularles por tanto el PIN). Podemos marcar tantos como deseemos.
Una vez seleccionados los registros a dar de baja, el usuario procederá a pulsar el botón de la parte
inferior derecha etiquetado con el texto “Procesar baja”. Por si acaso se hubiera producido algún
descuido, habrá una pantalla intermedia para confirmar que se quieren procesar las bajas:
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Pulsando este icono podemos volver a la
pantalla anterior y modificar los datos que
queremos dar de baja
Pulsando de nuevo en el botón “Procesar bajas”, y siempre y cuando la operación se haya registrado
correctamente, aparecerá la siguiente pantalla:
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Menú principal: opción de modificaciones
Al poner el cursor sobre el número “3” del teléfono mostrado en la imagen, obtendremos la siguiente
visualización:
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Al hacer clic con el ratón sobre el número “3”, accederemos al formulario de modificaciones:
Pulsando este icono en forma de
flecha podemos ver la información
detallada de un usuario concreto.
En la parte superior del formulario se mostrará información de la persona que ha accedido a la aplicación
por el acceso identificado y a qué centro de gasto ha accedido. En la parte inferior del formulario
aparecen los números administrativos, nombres, extensiones y categorías de llamadas de aquellos
usuarios del centro de gasto que tienen un PIN activo en el centro de gasto. En cada registro, en la parte
izquierda, aparece un icono en forma de flecha. Marcando dicho icono, accederemos a la información
detallada de un usuario concreto:
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Iconos para mostrar la lista de
centros de gasto a modificar
En este formulario de detalle tenemos la posibilidad de cambiar tres datos: la extensión telefónica
(afectará sólo a la guía telefónica), la categoría de llamada (afectará al tipo de llamadas que puede hacer
el usuario) y el centro de gasto (afectará al centro de gasto que facturará a partir de ese momento la
facturación generada por las llamadas realizadas con el PIN correspondiente al número administrativo del
usuario en cuestión). Podemos modificar uno solo de los campos, dos, o los tres, según nuestra
conveniencia.
En caso de que queramos modificar el centro de gasto, debemos pulsar uno de los iconos que se muestran
bajo el campo “Nuevo centro de gasto”. La diferencia entre ambos iconos es que el de color rojo muestra
la lista completa de todos los centros de gasto (varios miles), mientras que el azul muestra una lista
restringida con los centros de gasto que tienen facturación telefónica.
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Lista de centros de gasto reducida con los centros de gasto que tienen facturación telefónica (icono azul).
En este recuadro de texto puedo filtrar los
centros de gasto de la lista izquierda
haciendo búsquedas parciales, tal y como
dice el ejemplo
Con esta botonera nos desplazamos en la
lista de abajo a los centros de gasto que
comienzan con la letra pulsada
Pulsando un centro de la lista, la
información me pasa directamente al
formulario detalle de modificaciones.
Lista de centros de gasto completa (icono rojo)
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Menú principal: opción de recuperación
Al poner el cursor sobre el número “4” del teléfono mostrado en la imagen, obtendremos la siguiente
visualización:
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Al hacer clic con el ratón sobre el número “4”, accederemos al formulario de recuperaciones:
En la parte superior del formulario se mostrará información de la persona que ha accedido a la aplicación
por el acceso identificado y a qué centro de gasto ha accedido. La parte inferior del formulario es similar
al formulario de bajas, aparecen los números administrativos, nombres y extensiones de aquellos usuarios
del centro de gasto que tienen un PIN que ha sido dado de baja o que ha sido cambiado de centro de
gasto. También aparece la fecha en la que se realizó la operación de baja o cambio de centro de gasto. En
cada registro, en la parte derecha, aparece una casilla de verificación. Marcando dicha casilla de
verificación, señalaremos aquellos usuarios que queremos recuperar en el centro de gasto (y activarles por
tanto el PIN). Podemos marcar tantos como deseemos.
Una vez seleccionados los registros a recuperar, el usuario procederá a pulsar el botón de la parte inferior
derecha etiquetado con el texto “Aceptar”. Por si acaso se hubiera producido algún descuido, al igual que
sucede en la opción de bajas, habrá una pantalla intermedia para confirmar que se quieren procesar las
recuperaciones:
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Pulsando de nuevo en el botón “Procesar recuperaciones”, y siempre y cuando la operación se haya
registrado correctamente, aparecerá la siguiente pantalla:
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Menú principal: consulta del gasto
Al poner el cursor sobre el número “5” del teléfono mostrado en la imagen, obtendremos la siguiente
visualización:
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Al hacer clic con el ratón sobre el número “5”, accederemos al formulario de consulta del gasto
telefónico:
En esta lista seleccionamos el usuario del que
queremos consultar (todos, el fax, o un
nombre concreto)
En las casillas de verificación
seleccionamos los meses que
queremos consultar
En este formulario tendremos que seleccionar dos cosas: en primer lugar, los meses de los que quiero
extraer la información del gasto (teniendo en cuenta que sólo puedo consultar el último año), y el usuario
o usuarios sobre los que quiero consultar. Cuando hayamos marcado esta información, pulsamos el botón
“Consultar” en la parte inferior derecha, lo que nos lleva a un formulario que nos muestra el resultado de
la consulta ordenado por fecha.
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Menú principal: listados de facturación
Al poner el cursor sobre el número “6” del teléfono mostrado en la imagen, obtendremos la siguiente
visualización:
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Al hacer clic con el ratón sobre el número “6”, accederemos a un formulario en el que deberemos
introducir una serie de parámetros para nuestro listado:
En esta lista seleccionamos el
mes del que queremos
obtener el listado de la
Estas casillas de opción sirven para elegir
cómo voy a ordenar el listado, por número
administrativo o por apellidos y nombre
Una vez elegido los parámetros deseados, pulsamos el botón “Consultar la factura”, lo que nos deberá
abrir una ventana nueva que cargará el programa Adobe Reader con el listado de facturación
correspondiente, que tiene exactamente el mismo formato que el remitido habitualmente desde la
Gerencia de la Universidad:
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Pulsando en el icono con el
disquete puedo obtener una
copia en fichero del listado, y
pulsando en el icono de la
impresora (al lado), puedo
obtener una copia impresa de
la factura.
Este listado lo podemos imprimir, guardarlo en fichero, o simplemente visualizarlo página a página.
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