Procedimiento para la Protección del Secreto Empresarial en el

Procedimiento para la Protección del Secreto Empresarial en el
MINSAP
OBJETIVO:
1.1 Lograr la protección del Secreto Empresarial, constituido por los conocimientos tecnológicos,
procedimientos de fabricación y producción en general, el conocimiento relativo al empleo
(técnicas de selección de personal, procedimientos de formación de personal, etc) y la aplicación
de técnicas industriales, de ejecución de servicios o de organización empresarial, que no son de
dominio público, constituyen una ventaja para la entidad y son el resultando de la
adquisición progresiva de dichos conocimientos y fruto de la experiencia en el
desempeño de la actividad de Servicios de Asistencia Médica, la investigación y el
desarrollo de productos farmacéuticos.
.
2-ALCANCE:
2.1 La Información secreta que se derive de las actividades de investigación y desarrollo y
otras actividades técnicas productivas llevadas a cabo por trabajadores de las entidades
del MINSAP.
2.2 La información secreta que posean las entidades por acuerdos de transferencia de
tecnología.
2.3 Las que posea la entidad por proyectos u otros trabajos realizados por terceros y se
prevean como información confidencial.
3-DEFINICIONES:
3.1 Secreto Empresarial: A los efectos de este procedimiento se entenderá como Secreto
Empresarial al conocimiento o conjunto de conocimientos técnicos que no son de dominio público
y que son necesarios, para la fabricación o comercialización de un producto, para la prestación de
un servicio o para la organización empresarial, que les reporte a la entidad una ventaja
competitiva y por tanto desea mantener
en secreto
Dichos conocimientos
son
fundamentalmente conocimientos de orden empírico. No son conocimientos que constituyan parte
del
programa de formación de un experto en su correspondiente campo, ni tampoco
conocimientos que puedan desprenderse de forma evidente de materiales y fuentes accesibles al
público, ni siquiera para los especialistas. Se trata de conocimientos caracterizados por su
adquisición progresiva, fruto de la experiencia en el desempeño de la actividad industrial o de
servicio o fruto de una tarea de investigación y experimentación. Los requisitos para que una
información técnica se constituya en Secreto Empresarial son: que sea secreta y que tenga
valor patrimonial.
De acuerdo a lo establecido por ADPIC en su Art. 39.2 La Información no Divulgada, son
conocimientos no divulgados, poseídos legítimamente, que no son generalmente conocidos, o
de fácil acceso, tienen valor comercial por ser secreto, y se han tomado las medidas para su
protección, Ej. Lista de clientes, proveedores, estrategia de comercialización, procedimientos
técnico-organizativos, fórmulas de fabricación, manuales de operaciones, etc.
4- REFERENCIA:
4.1 ADPIC artículo 39.2 y Glosario de Términos 2005 de la OCPI
5.- RESPONSABILIDADES:
5.1 Es responsabilidad de la Directora General de CyT la implementación del presente
procedimiento.
5.2 Es responsabilidad del Grupo Coordinador
cumplir
y hacer cumplir el presente
procedimiento.
6.1 Todos los secretos empresariales de las entidades subordinadas al MINSAP deberán
quedar inscritos en un soporte permanente, por ejemplo, impresos, y se deberá organizar
un sistema de ficheros electrónicos y/o un sistema de fichero manual que garantice la
inscripción completa y suficientemente detallada de todos los secretos empresariales.
6.2. Todos los secretos empresariales documentados deberán almacenarse en un lugar
seguro y deberá estar en régimen de compartimentación. El compromiso de mantener los
registros completos de los secretos
empresariales se anulará si los registros fueran
destruidos por incendio, vandalismo o accidente en el lugar de trabajo.
6.3. Sólo deberán tener acceso al secreto empresarial quienes se encuentren vinculado
directamente a el y en la justa medida de su vinculo con el secreto, debiéndose
compartimentar lo cual reduce al mínimo el riesgo de pérdida del valor comercial de dicho
secreto.
6.4. Será necesario prever en la entidad una zona restringida en la que se pueda mantener
control del personal con acceso a los secretos empresariales, es decir, se establecerán áreas
de acceso limitado para la proyección, custodia, verificación y ejecución de los secretos. Este
procedimiento proporcionará una certidumbre y uniformidad de práctica que contribuya a la
eficacia general y ayude principalmente al control físico de la información impresa e
informatizada.
6.5. Las visitas a las Entidades, por individuos ajenos al personal deberá documentarse y
realizarse en compañía de alguien de la misma, siempre que un secreto empresarial se
ejecute en varias áreas o locales se deberá restringir y registrar las visitas a estos; en
ningún caso se permitirá el acceso a esas áreas de personal no vinculado por
acuerdo de confidencialidad con el secreto; lo cual ofrecerá un punto de partida para
preservar el secreto y en caso de violación para determinar el origen de la pérdida de
secretividad. Lo más importante en este proceder es el efecto de freno que los registros y la
supervisión cuidadosa de las visitas puedan tener sobre las posibles violaciones de los
secretos empresariales de la entidad.
6.6 A los efectos de una adecuada protección de los Secretos Empresariales es necesario
revisar periódicamente todas las publicaciones impresas , en evitación
de la posible
divulgación del secreto empresarial por imprevisión, tomando en cuenta que la publicidad
pudiera ser una de las causas de la pérdida de la secretividad.
6.7. Todos los trabajadores deberán conocer el valor de los secretos empresariales, y se les
informará las manera de como pueden ser sustraídos ilegalmente o por imprevisión y las
consecuencias legales de su violación o uso ilegal. Este sistema de protección debe tratar de
asegurar que cada trabajador no solamente se comprometa a seguir los procedimientos de
mantenimiento del secreto empresarial, sino a promover el cumplimiento de esos
procedimientos por su grupo de trabajo.
6.8. Todos los contratos laborales deben incluir disposiciones de la confidencialidad que
deberá guardar el trabajador sobre las informaciones a las que tenga acceso por cumplimiento
de su trabajo, independientemente de los acuerdo de confidencialidad que individualmente se
firmen en razón de la participación del trabajador en el desarrollo de alguna actividad que
constituya un secreto empresarial .
6.9 Se firmaran contratos de confidencialidad con todos los usuarios que tengan acceso a las
tecnologías o servicios protegidas por secreto de las entidades subordinadas al MINSAP
6.10 En la participación en ferias, eventos, exposiciones, encuentros,
intercambios de
trabajo, negociaciones, informes y otros supuestos similares , se establecerán acuerdos
previos de no divulgación con las partes a las que se decida dar acceso a la información
considerada como secreto empresarial. De no poderse establecer dichos acuerdos, en ningún
caso se divulgará la información protegida por secreto.
6.11 Se establecerá un programa de supervisión y control de la información que forme parte
de los secretos empresariales.
7.- Anexos.
Ejemplo de Acuerdo de No Divulgación:
7.1 ACUERDO DE NO DIVULGACION ( Para el contrato de licencia de uso de tecnología)
EL PRESENTE ACUERDO se realiza en el... día………… de.......... del año…………
CONSTE POR EL PRESENTE DOCUMENTO PREVIO ACUERDO ENTRE LAS PARTES.
De una parte………………………………………………………
De otra parte…………………………………………………….
Primero: Que………………….. y ………………………. actualmente han entablado conversaciones respecto
de [insertar la descripción de la tecnología que se considera] (denominada en adelante la
"Tecnología");
Segundo: Ambas
Partes prevén que tales conversaciones impliquen una divulgación y
comunicación escrita u oral al Receptor, por la ………….o por miembros del personal de la Empresa,
de información y documentación que es propiedad, está en posesión o bajo el control de
cualquiera de los antes mencionados, que puede incluir, pero sin estar limitado a, información
financiera, planes comerciales, información personal, dibujos, muestras, dispositivos,
demostraciones, secretos comerciales, información técnica, sistemas informatizados y soporte
lógico, resultados de investigación y otros datos, ya sea en forma oral o escrita, relacionados con
dicha Tecnología (denominada en forma colectiva e individual como la "Información");
Tercero: Que las Partes en el presente desean definir sus derechos respecto de la Información y
proteger los derechos de la Empresa a tal Información;
EL PRESENTE ACUERDO TESTIMONIA que en consideración de las premisas mencionadas y de las
promesas mutuas contenidas en el presente, las Partes convienen lo siguiente:
1.1
La Empresa se compromete, a su entera discreción, y a la recepción del pago previsto
en virtud del párrafo 1.l, a suministrar la Información al ………………. con el fin de permitir evaluar
la Tecnología, con sujeción a las cláusulas y entendimientos contenidos en el presente. Nada de
lo contenido en el presente obliga a la ………………………. a divulgar ningún dato o información
particular, sin perjuicio de que forme parte de la Información. La ……………………………. conviene en
pagar a la ………………………. La suma de …………………………pesos por la información que será
divulgada por la …………………..este l pago se aplicará al pago inicial de las tasas de licencia en el
caso de que las conversaciones lleven a un acuerdo de licencias entre las partes.
1.2 Cada una de las partes nombrará, en beneficio de la otra parte y por escrito, uno o más
empleados de su organización como las únicas personas autorizadas a entregar o recibir la
Información, según sea el caso.
1.3. La Información y todos los derechos sobre la Información que haya sido o sea divulgada
……………………………. seguirá siendo la propiedad mundial de la …………………………….. o de quien ésta
designe y será conservada confidencial por ………………………………………. en beneficio de
…………………………………….. Quien no podrá, directa o indirectamente negociar, utilizar, explotar o
divulgar tal Información a ninguna persona, natural o jurídica, para ningún fin salvo el descrito en
el presente o al menos y hasta que sea expresamente autorizado por escrito para hacerlo por
…………………………….. La divulgación o utilización de la Información por el …………………………en
incumplimiento de este Acuerdo se considerará que ha provocado a la …………………………….. daños
irreparables que no podrán subsanarse adecuadamente con la simple indemnización por daños y
perjuicios.
1.4.
………………………………. divulgará la Información únicamente a quienes hayan sido
designados en el párrafo 1.2 y que tengan la necesidad de conocer la Información para los fines
descritos en el presente. ……………………………, antes de divulgar la Información o una parte de la
misma a tales empleados designados, emitirá las instrucciones adecuadas para éstos de manera
que cumplan sus obligaciones y obtendrá también el acuerdo de éstos por escrito en la forma
prescrita en presente Acuerdo, para recibir y utilizar la Información como elemento confidencial
y con sujeción a la no divulgación bajo las mismas condiciones qué las establecidas en el
presente.
1.5 La información no será copiada mecánicamente o de alguna otra manera reproducida
por el Receptor sin el permiso expreso y por escrito de la ………………………….., salvó las copias que
el …………………………… pueda requerir de conformidad con este acuerdo para fines de evaluación
interna sobre la base de quién necesite saberlo. Todas las copias, al ser reproducidas por el
……………………, contendrán las mismas notificaciones de confidencialidad y de propiedad de la
……………………… que figuran en la Información original, salvo autorización expresa en contrario de
la ………………………,.
1.6 ………………………….. no será considerado responsable de la divulgación de la Información
o de cualquier parte de la misma cuando ocurra uno o más de los siguientes acontecimientos:
a) la Información o cualquier parte de la misma se hace pública de alguna otra manera que
no sea por incumplimiento del presente Acuerdo;
b) la Información o cualquier parte de la misma posteriormente es obtenida legalmente de
un tercero por ……………… sin que medie incumplimiento del presente
EN TESTTMONIO DE LO ANTERIOR cada una de las partes en el presente confirma el Acuerdo en
virtud de su sello corporativo y la firma de los funcionarios debidamente autorizados en su
nombre.
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