La Contabilidad como Sistema de Información y lenguaje común de los negocios

1.−LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION Y LENGUAJE COMUN DE LOS
NEGOCIOS
1.1 Actividad económica y necesidades de información
La realización de actividades económicas implica la producción e intercambio de bienes y servicios de modo
que los sujetos que intervienen se ven obligados a tomar decisiones y para ello necesitan un sistema de
información económica. Precisamente la contabilidad trata de dar respuesta a esta necesidad de información
económica y pretende ofrecer información útil para la toma de decisiones de los sujetos implicados en la
actividad económica.
Es posible hablar de los distintos agentes económicos en función del objeto de la actividad económica. Ahí
podemos hablar de las unidades de producción (empresas) y de consumo (particulares o administraciones
públicas).
Por otro lado es posible diferenciar tres tipos de agentes económicos que son: las empresas (sistema
empresarial), el sector de entidades no lucrativas (ONG's) y, por ultimo, entidades publicas o sector publico
con independencia del tipo de agente económico del que se trate, los sujetos implicados necesitan información
y por tanto es preciso que la entidad cuente con un sistema de contabilidad.
1.2 La contabilidad como sistema de información
La contabilidad es una ciencia social de naturaleza económica que tiene por objeto, mediante un método
especifico, elaborar y comunicar una información, en términos cuantitativos, relativa a la realidad
económico−patrimonial de una unidad económica para facilitar a los usuarios de esa información adoptar
decisiones económicas.
1) Atendiendo al carácter macroeconómico o macroeconómico de la información:
Microcontabilidad un único sujeto económico
Macrocontabilidad un conjunto de sujetos económicos de forma global.
2) Atendiendo al tipo de agente económico al que el sistema contable se refiere es posible diferenciar tres
tipos de contabilidad:
Contabilidad empresarial
Agente Contabilidad de entidades no lucrativas
económico
Contabilidad publica o del sector publico
3) Atendiendo al ámbito de difusión y usuarios de la información diferenciaremos entre contabilidad externa o
financiera y contabilidad interna o de gestión:
La contabilidad externa es aquella que se elabora en el interior de la empresa pero que tiene una difusión
externa, de modo que cualquier persona interesada en la misma debe de poder disponer de ella. Por eso está
sometida a reglas contables que delimitan los criterios a usar en su elaboración y también su periodicidad.
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Además últimamente registra aspectos cuantitativos en términos monetarios.
La contabilidad interna de gestión es aquella que se elabora en el interior de la empresa y solo está disponible
para los usuarios internos de la empresa. Como la elaboran quienes la van a usar, la elaboran según sus
propios criterios y principios y registra tanto aspectos monetarios como no monetarios.
1.3 El patrimonio y sus variaciones: la riqueza y la renta de las empresas
Cualquier agente económico para llevar a cabo su actividad necesita un conjunto de bienes y derechos que
constituyen su riqueza o patrimonio. Así, puede definirse la riqueza de una empresa como un conjunto de
bienes (+), derechos (+) y obligaciones (−) que permiten a la empresa llevar a cabo su actividad productiva.
• Bienes: Factores productivos tangibles que posee la empresa.
• Derechos: Situaciones jurídicas a favor de la empresa en la que se encuentra en posición de recibir o
utilizar determinados elementos.
• Obligaciones: Situaciones jurídicas en las que debe hacer frente a compromisos adquiridos lo que
supone la existencia de una deuda.
Todo ello forma el denominado patrimonio neto.
BIENES + DERECHOS − OBLIGACIONES = PN
Activo Pasivo Exigible
REGLA DE ORO
El patrimonio de una empresa se ve modificado como consecuencia de la circulación de valores que se
producen tanto en el ámbito de la empresa, como en su relación con el mundo exterior.
Compra de bienes y
servicios (pago)
Venta de bienes y
Servicios (cobro)
• Compras y gastos: equivalentes monetarios de cualquier adquisición de bienes y servicios.
• Ventas e ingresos: equivalentes monetarios de cualquier venta de bienes o prestación de servicios.
• Cobros: entradas de dinero.
• Pagos: salidas de dinero.
Modificaciones en el patrimonio en un periodo concreto Renta Resultado del ejercicio Ingresos − Gastos.
Patrimonio: Magnitud estática. Hace referencia a un momento del tiempo.
Renta o Resultado: Magnitud de flujo. Hace referencia a un período.
1.4 Las normas por las que se rige la contabilidad financiera.
Son una serie de criterios generales que rigen el funcionamiento de la contabilidad y detallan una serie de
convenciones, principios, bases contables y reglas prácticas para orientar la preparación de los estados
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financieros que la empresa revela al exterior.
Objetivo Usuario conozca los criterios con los que se elabora información.
Garantizar la comparabilidad
Comparabilidad nacional Comparabilidad a nivel europeo
Globalización, actividad económica
La normativa a nivel europeo: A nivel europeo pueden diferenciarse tres etapas.
• 1ª etapa de 1970−90: Se establecen directivas (reales decretos)
• 2ª etapa de 1990−2000: Se establecen comunicaciones como instrumento no vinculante.
• 3ª etapa a partir de 2002: Aprobación del reglamento europeo (vinculante). Normas del IASB.
International Accounting Standard Board.
1.5 Las normas del IASB
El IASB es un organismo a nivel internacional que emite normas contables de ámbito internacional pero que,
en principio, no tienen carácter vinculante u obligatorio. Son sólo recomendaciones profesionales.
IASB Normas internacionales de contabilidad (NIC)
Normas internacionales de información financiera (NIIF)
Como consecuencia del reglamento de 2002, las normas del IASB son obligatorias para las empresas que
cotizan en mercados de valores de la unión europea. Aunque solo para elaborar las entradas contables
consolidadas (las que hacen referencia a un grupo de empresas).
El reglamento deja libertad a los países miembros para que delimiten los criterios a utilizar para elaborar las
entradas contables individuales. En España, éstas deben elaborarse de acuerdo con la normativa nacional y
tratando de buscar la homogeneidad con las entradas financieras consolidadas. Lo que se está haciendo en
estos momentos es una reforma de la normativa nacional para adaptarla a las normas internacionales.
Legislación mercantil modificada
Las normas del IASB
Borrador de plan general de contabilidad
2.−EL MARCO CONCEPTUAL DEL IASB
2.1 El marco conceptual para la elaboración y preparación de los estados financieros propuestos por el
IASB.
Las normas NIC/NIIF están basadas en un marco conceptual para la preparación y elaboración de los estados
financieros.
El marco conceptual delimita los conceptos necesarios para preparar, presentar los estados financieros para los
usuarios externos. No es una norma internacional pero ayuda a desarrollar nuevas normas. Como no es una
norma internacional no encuentro en ella reglas concretas de contabilización de operación.
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2.2 Propósito, alcance y usuarios de la información financiera.
El marco conceptual pretende seguir adelante para establecer normas contables, orientar en la aplicación de
esas normas y además seguir de punto de referencia en cuestiones conflictivas. El propósito para el que se
establece el marco conceptual es delimitar los conceptos que permitan elaborar estados financieros útiles para
los usuarios externos.
Son estados financieros de carácter general elaborados regularmente cada año y no aquellos que se deben
elaborar para propósitos especiales, particulares.
El marco conceptual es aplicable a todas las empresas industriales, comerciales o de servicio que sean del
sector público o del sector privado.
Los usuarios de la información financiera se clasifican en dos tipos: usuarios internos y externos.
Los internos tienen capacidad de decisión directa, porque ellos mismos participan en la elaboración de la
información, y disponen de todo tipo de ella. Gerentes de la empresa, jefes de departamento, consejo de
administración en las sociedades anónimas, etc...
Los usuarios externos son los agentes de fuera de la organización, no participan en las cuentas, la elaboración
de información ni toman decisiones en la empresa, por tanto dado que necesitan de información sobre las
empresas hay que garantizarles unos mínimos de información. Es a estos usuarios externos a los que va
dirigido el marco conceptual. Inversores, accionistas, entidades financieras, prestamistas, etc.
Objetivos de los estados financieros:
Delimitadas las necesidades de los usuarios se concluyó que para satisfacer las necesidades de éstos, debía
informarse sobre:
• La situación financiera de la empresa, es decir, sobre los recursos económicos que controla y su estructura
financiera. El cómo se financia.
• Hay que informar sobre el rendimiento que esta obteniendo de su actividad porque eso nos va a permitir
predecir la capacidad que tiene de generar buenos flujos y conocer la eficacia con la que esta llevando a
cabo su actividad.
• Hay que informar sobre los cambios en la posición financiera, cuanto efectivo se ha generado y que
necesidades va a tener de efectivo la empresa, de esto se informará en el estado de flujos de efectivo. Junto
a esos estados, las empresas deberán proporcionar información complementaria o explicativa en el
elemento contable llamado: La Memoria.
2.3 Hipótesis fundamentales.
Las hipótesis fundamentales que establece el marco conceptual son dos: la de devengo y la de empresa en
funcionamiento. Se consideran fundamentales porque bajo su observación se satisfacen mejor las necesidades
de los usuarios, en el sentido de que son más informativas que las contrarias. Si no se contemplaran estas
hipótesis fundamentales estaríamos en un sistema contable totalmente distinto.
Las hipótesis de devengo implica la necesidad de reconocer los sucesos cuando se reciben.
Devengo supone contabilizar atendiendo a la corriente económica y no de acuerdo con la corriente financiera.
Oct. Nov. Dic.
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Devengo
Compra deuda
Caja
Compra banco
Proveed. Cliente
27/09/07 Entrega
27/03/08 Pago
Se asume en la elaboración de los estados financieros que la empresa esta en funcionamiento y seguirá
estándolo en un futuro previsible, es decir, se asume que a corto plazo la empresa no tendrá que liquidar sus
activos, sus bienes y, por tanto, su valoración no está encaminada a conocer que nos darían por esos bienes en
el mercado hoy.
Si no se asume esta hipótesis no tendrían sentido las proyecciones a futuro.
2.4 Características cualitativas de la información financiera
Las características cualitativas se entienden como los requisitos que debe exigirse a la información financiera,
estados, para que sea útil a los usuarios. Las características cualitativas de la información financiera serían en
un primer nivel la comprensibilidad, la relevancia, la fiabilidad y la comparabilidad.
• Comparabilidad: que sea inteligible para los usuarios.
• Relevancia: una información es relevante si es capaz de incidir sobre las decisiones económicas de
los usuarios, es decir, que les ayude a evaluar la evolución pasada de la empresa, su situación actual, y
en función de ello hacer proyecciones hacia el futuro. Relevancia exige oportunidad. La relevancia
depende en ocasiones de la materialidad o importancia relativa de una información en el sentido de
que una información que no sea material, que no tenga una importancia relativa grande puede omitirse
sin aceptar la relevancia.
• Fiabilidad: debe estar libre de errores y de sesgos internacionales. Se dice que una información es
fiable cuando se ajusta a lo que trata de representar:
• que represente fielmente las transacciones.
• que prevalezca el fondo sobre la forma.
• tiene que ser neutral.
• tiene que ser íntegra, completa, que lo acoja todo.
• y además, cuando existan situaciones de incertidumbre debe aplicar la prudencia.
Comparabilidad entendida en el sentido de que la información financiera debe permitir realizar
comparaciones entre el tiempo y la empresa. Exige una comparación entre los estados contables.
Existen unas restricciones a la consecución de los niveles máximos de estas características y concretamente
respecto a la relevancia y la comparabilidad. Porque una información relevante debe ser oportuna. Por otro
lado hay que obtener un equilibrio entre coste de obtener la información y beneficios que de la misma se
pueden obtener.
Entre relevancia y fiabilidad, relación en la cual existe fricción, se exige el criterio de los profesionales.
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2.5 Los elementos de los estados financieros y su reconocimiento contable:
Delimitación de los estados financieros:
• En el balance activos, pasivos y patrimonio neto.
• En la cuenta de resultados, ingresos y gastos.
• En los flujos de fondos: cobros y pagos.
FLUJOS DE FONDOS
Cobro: entrada de efectivo
Pago: salida de efectivo
ELEMENTOS DEL BALANCE
Activo:
Recurso controlado por la empresa como consecuencia de transacciones pasadas y del que se espera que
fluyan beneficios económicos para la empresa.
Es un recurso controlado, pero que lo controle no significa que lo haya comprado, además no tiene porque ser
un bien tangible.
Parte del activo pueden ser, por ejemplo: un ordenador adquirido, un edificio donado por la administración
publica, etc.
Condiciones para reconocer un activo:
Para que un activo pueda reconocerse en balance se le exigen dos requisitos adicionales:
• que sea probable que se obtengan esos beneficios económicos futuros.
• que se pueda establecer una mediación o valoración fiable de ese activo.
Por reconocimiento contable de un activo debe entenderse su incorporación a los estados financieros, en este
caso al balance.
Pasivo:
Obligación que deriva de las transacciones del pasado, para cuya cancelación conllevara una salida de
recursos de la empresa que incorporan beneficios económicos. Prestamos de un banco o deudas con los
proveedores.
Para reconocer un pasivo además de cumplir la definición se exigirá que la probabilidad de sacrificar recursos
sea alta y además que se pueda dar una medición fiable.
Patrimonio neto o fondos propios:
Son la parte residual de los activos de la empresa una vez que se han deducido todas las deudas u
obligaciones.
ELEMENTOS DE LA CUENTA DE RESULTADOS
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Dos tipos de elementos: ingresos y gastos.
Los ingresos son aumentos en los recursos económicos (patrimonio neto) que se producen a lo largo del
ejercicio en forma de aumentos de activos o bien en forma de disminuciones en el valor de los pasivos, y no
están relacionados con las aportaciones de los accionistas.
Los gastos son decrementos en los recursos económicos (patrimonio neto) producidos a lo largo del ejercicio.
Disminuciones en los activos o aumentos en los países en los que éstos no estén relacionados con el reparto de
los resultados a los accionistas. Devengos de salarios, gastos de luz, agua, etc.
Las ventas son incrementos recurrentes en los ingresos o ganancias.
Las nóminas que constituyen gastos de personal pueden ser gastos para operaciones habituales, aunque
también existen pérdidas para operaciones no habituales o no recurrentes.
Entre ingresos y gastos surge el criterio de no compensación, excepto en algunos casos que las normas lo
permitan.
Por otro lado debe existir una adecuada correlación entre ingresos y gastos o, en otras palabras, que solo
deberán imputarse al ejercicio los gastos que han sido necesarios para la obtención de los ingresos.
VALORACION DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Cuando hablamos de valoración nos referimos a la determinación de los importes monetarios por los que
dichos elementos van a reconocerse en contabilidad.
Entre las bases de valoración están el coste histórico, también llamado precio de la adquisición, que supone
valorar una partida por lo que se ha llegado a pagar por ella; el coste corriente, el valor realizable o de
liquidación y el valor actual.
3.−EL MÉTODO CONTABLE Y LAS TÉCNICAS DE REGISTRO EN PARTIDA DOBLE: EL
CICLO CONTABLE
3.1 Los hechos económicos y los hechos contables
La actividad económica se manifiesta a través de unos hechos económicos como el pago de un salario, que
bajen los tipos de interés o una subida del IPC.
La contabilidad solo recoge hechos económicos que afectan al patrimonio de la entidad. Cuando un hecho
económico afecta al patrimonio de la entidad, se dice que es un hecho contable.
3.2 El método contable
Para representar los hechos contables la contabilidad utiliza un método específico o metodología de trabajo
especifica que es lo que se conoce como el método contable. Ese método se concreta en una serie de etapas o
fases planificadas y ordenadas en cada una de las cuales existen unos convenios o acuerdos generales.
Etapas:
• Delimitación de los hechos contables.
• Cuantificación de esos hechos contables para su reconocimiento y valoración.
• El registro de los hechos contables (representación contable).
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• Elaboración de los estados financieros.
· El principio de dualidad:
Se observa la actividad económica de la empresa, partiendo de facturas, nominas, extractos bancarios, etc.
(documentos).
Esa observación se hace bajo un prisma concreto que se conoce como el principio de dualidad o partida doble
y también teniendo como referencia el marco conceptual.
Según el principio de dualidad en cada hecho contable existen siempre al menos dos elementos de un mismo
sujeto económico entre los que puede establecerse una relación.
· Medición y valoración:
Una vez observado un hecho contable y delimitados los elementos que están relacionados, debe procederse a
su medición y cuantificación porque la información contable es cuantitativa. Medir implica determinar las
unidades físicas intercambiables.
Valorar implicaría expresar las cantidades físicas intercambiadas en una unidad monetaria común.
· Formas de representación:
El registro de los hechos contables trata de representar esos hechos contables valorados bajo un lenguaje o
convenciones especificas de la contabilidad que se conocen como formas de representación contable.
· Agregación:
Una vez procesada la información de los datos registrados se hace una síntesis de la misma, de la cual se
obtienen los estados financieros, que son los que se divulgan al exterior.
3.3 La Cuenta como instrumento de representación contable
La cuenta es una herramienta específicamente contable, es un instrumento que representa a todos y cada uno
de los elementos de la empresa de forma individualizada e independiente del resto. En ella, vamos a recoger el
valor inicial, los aumentos y disminuciones y el valor final de cada elemento. Todos los elementos de una
empresa tienen su propia cuenta.
Con un conjunto estructurado de cuentas que se vinculan o relacionan entre sí, se llega a obtener una
representación completa del patrimonio y de los resultados de la entidad. Plan de Cuentas.
La cuenta en sí, es un estadillo que gráficamente, a efectos docentes una parte de las cuentas de ese estadillo
se destina a recoger aumentos de valor y la otra parte a disminuciones.
La parte izquierda del estadillo es el debe de la cuenta y la parte derecha es el haber.
A cada cuenta además se le puede poner un titulo para identificarla con el elemento al que trata de representar.
Abrir una cuenta Preparar un estado para identificar un elemento y ponerle un titulo y cuando esté en una
empresa ponerle un número.
Cuando yo he hecho una anotación en el debe de la cuenta se dice que he cargado la cuenta. Por el contra, si
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he hecho anotaciones en el haber se dice que he abonado en la cuenta.
Liquidar una cuenta Es obtener el saldo de la misma.
El saldo de una cuenta es la diferencia entre el D − H o el H − D.
D > H Saldo deudo.
H > D Saldo acreedor.
Saldar una cuenta Es anotar el saldo que hemos calculado al liquidarla en la justa parte donde la suma sea
menor.
Cerrar una cuenta Se hace después de saldarla. Se comprueba que ambas partes suman lo mismo y para
representar que esa cuenta esta cerrada trazamos una doble raya en la cuenta.
LEYES DE FUNCIONAMIENTO DE CUENTAS
Ley de desglose: Toda cuenta se puede dividir en otras que conservaran las mínimas características que la
original.
Ley de integración: Las cuentas pueden agruparse.
FUNCIONAMIENTO DE LOS DISTINTOS TIPOS DE CUENTAS
Cuenta de resultados:
El resultado de una empresa es la diferencia entre los ingresos y los gastos.
Un conjunto estructurado de cuentas nos configuran el plan de cuentas de una empresa, esas cuentas se
coordinan entre sí en los denominados libro diario y mayor. En el diario se recogen los hechos contables
cronológicamente. En él se asientan día a día todas las operaciones que realiza la entidad.
Un libro diario es una concatenación de asientos. Cada asiento se identifica con una fecha. La parte izquierda
del diario es el debe y la derecha el haber.
En el debe hay unas cuentas a cargar y en el haber a abonar. Cada uno de estos asientos es una operación
contable.
Una vez realizado el diario todos los apuntes que en él se han producido se traspasan a lo que se llama el libro
mayor que nos recogen todas las cuentas de la empresa y sintetiza para cada una de esas cuentas todos los
movimientos que se han producido sobre un elemento concreto y su situación final. El libro mayor, por tanto,
es un registro por conceptos.
Ejemplo de Libro Diario y Libro Mayor:
• Se constituye una empresa aportando al inicio 12000€.
• Se compra un edificio por 12000€ y se paga al contado.
• Se obtiene un préstamo en efectivo por importe de 30000€.
• Se compra una máquina por 18000€.
• Se pagan gastos por 18000€.
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EL CICLO CONTABLE
La duración de las empresas en principio es indeterminada por lo que para conocer su resultado y patrimonio
final deberíamos esperar hasta el final de la vida de la empresa, pero por motivos legales y de gestión, se hace
necesario calcular el resultado y el patrimonio de la empresa con mayor periodicidad. La frecuencia suele ser
anual y suele coincidir con el año natural.
Ejercicio económico: cada vez que se recalcula la actividad de la empresa. Suele comenzar el 1 de enero y
acaba el 31 de diciembre, aunque también pueden empezar en junio y acabar en junio del siguiente año.
El ciclo contable es el proceso regular y continuado que tiene lugar en la contabilidad de todas las empresas,
en cada ejercicio anual, para calcular el resultado periódico.
Tiene tres fases: apertura, desarrollo y cierre.
• La fase de apertura se da cuando se inicia la actividad y el 1 de enero de cada año. Es lo que se
llama, el asiento de apertura.
• La fase de desarrollo es la fase de registro de todos los hechos contables, se concreta en la
elaboración del libro diario y el libro mayor. Es frecuente también realizar en esta fase, balances de
comprobación de sumas y saldos. Éstos, a diferencia del balance de situación, pueden realizarse en
cualquier fecha y recogen todo tipo de cuentas (Activo y Pasivo, Ingresos y Gastos).
• La fase de cierre se subdivide además en otras tres que se realizan en la fecha de cierre o
determinación del ejercicio económico.
• Regularización contable: consiste en ajustar el saldo de determinadas cuentas que después de las
operaciones del ejercicio no muestran su adecuada situación final. Operaciones de regularización:
◊ Regularización de cuentas no administrativas (existencias)
◊ Reclasificación de cuentas (deudas a c/p)
◊ Periodificación de ingresos y gastos (arrendamientos)
◊ Correcciones valorativas (amortizaciones, revalorizaciones)
◊ Cálculo del resultado del ejercicio: el resultado se obtiene de la comparación de
ingresos y gastos lo que en el diario se traduce en trasladar los saldos de las cuentas
de ingresos y gastos a una cuenta nueva llamada cuenta de resultados o resultado del
ejercicio. Tras calcular el resultado, las cuentas de ingresos y gastos están saldadas.
◊ Cierre de la contabilidad: saldar o cerrar todas las cuentas pendientes de cierre: las
de activo, pasivo y patrimonio neto. Con esto se termina la elaboración y
presentación de los estados financieros.
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Información presentada a trabes de los estados financieros
Elaboración a través del método contable
Datos significativos
ACTIVO − PASIVO EXIGIBLE = PATRIMONIO NETO
Ámbito interno de la empresa
Mundo exterior
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Tres normas contables:
− Españolas
− Europeas
− Internacionales
B
A
60 euros
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