Tema 2: El documento y el documentalista El documento y el documentalista. Tema 2: El documento y el documentalista El documento Definición y evolución Tipos de documento El documentalista Definición Orígenes Funciones El documentalista en la sociedad de la información El documento y el documentalista. DEFINICIÓN Y EVOLUCIÓN El concepto de documento ha evolucionado a lo largo del tiempo como consecuencia del desarrollo de las Ciencias relacionadas con el Conocimiento. En un primer momento se consideraba que solo eran documentos las informaciones escritas que estaban registradas en soportes planos, que se podían trasladar fácilmente y que eran susceptibles de perdurar en el tiempo. El documento y el documentalista. Esta definición, que destacaba el valor de los libros y de los expedientes de los archivos, dejaba fuera muchos soportes que aumentaron exponencialmente a lo largo de los siglos XIX y XX. La invención del cine, la radio y la TV dio lugar a nuevos tipos de información que también estaban depositados sobre un soporte, pero que no podían leerse porque no quedaban registrados mediante palabras escritas. Paul Otlet cambió este concepto al considerar como documento, toda información registrada, independientemente del soporte en el que se hubiese grabado el “documento”. El documento y el documentalista. Ranganathan, representante de una corriente de pensamiento que limitó el documento a un texto escrito dice lo siguiente: “Grabación de un mensaje en un soporte plano, de fácil lectura; (…) la materialización de un pequeño pensamiento sobre papel u otro material, apto para su manejo físico, transporte por el espacio y preservación a lo largo del tiempo.” El documento y el documentalista. La práctica y el trabajo cotidiano de las instituciones documentales iba a toparse, a partir de la segunda mitad del siglo XX con un aumento notable de la demanda de materiales audiovisuales (fotografías y grabaciones sonoras o visuales). En los años 60 los teóricos terminan por englobar en la noción de documento no solo los textos escritos, sino las grabaciones de imágenes (fijas o en movimiento) y de la voz. El documento y el documentalista. Así pues, podemos deducir que el AVANCE TECNOLÓGICO supone nuevas formas de plasmación del mensaje. Además, deducimos, que EL SOPORTE NO DEFINE AL DOCUMENTO, SINO SU CONTENIDO Y SU PERDURABILIDAD. En cuanto al referente del documento, también carece de limitación, de manera que absolutamente todo puede estar representado en los documentos que acogen las instituciones documentales. El documento y el documentalista. Así pues, retomando la definición de Documento, podemos decir que: Documento: mensaje o mensajes cada uno de ellos incorporado permanentemente a un soporte (mientras perdure dicha incorporación), empleado con una finalidad informativa. Hay que tener en cuenta también que una característica compartida por todo documento es la de ser mensaje. El documento y el documentalista. P. Otlet nos habla de contemplar el documento como un objeto con una única finalidad específica, de carácter informativo, aunque restringiendo tal finalidad informativa a la reconstrucción o prueba de un fenómeno físico o intelectual. El documento y el documentalista. Así pues, distinguimos en el documento dos finalidades: una finalidad primera o inmediata y una finalidad última o mediata. La finalidad primera o inmediata sería única y común a todo documento, correspondiendo a la finalidad informativa que debe figurar en su definición. A su vez, la finalidad informativa o inmediata siempre en función de una actividad secundaria o subsidiaria (finalidad última o mediata), impuesta por cada usuario o receptor, de carácter indeterminado y variable. El documento y el documentalista. MARCOS RECIO, Juan: Gestión de la documentación en la Publicidad … (2004). “Herramienta que recoge una información dentro de un soporte. […] soporte que permite conservar y guardar ese contenido. […] La razón de ser de la documentación es conservar para que otros puedan consultar el contenido de los documentos, de ahí que basándonos en esa definición casi todo puede ser documento.” El documento y el documentalista. Podemos resumir la variedad conceptual existente en torno al término Documentación: Otlet y La Fontaine: primera definición. Documento es el soporte que registra y conserva datos de conciencia referidos al mundo y tienen elementos materiales, gráficos, lingüísticos e intelectuales. López Yepes: documento como versión de una información intelectual en soporte accesible y que permita la comunicación. El documento y el documentalista. García Gutiérrez: documento en dos etapas: Predocumento: solo lo entiende la inteligencia humana y puede no llegar a materializarse. Documento: necesita intención y percepción intelectual previa. Medio material que transmite cualquier tipo de mensaje. Presencia del ser humano en su generación y percepción. El documento y el documentalista. Para los teóricos de la documentación, el concepto de documento tiene distintos puntos de vista: FUNCIONAL: origen y evolución en el tiempo, perdurable. ESTRUCTURAL: componentes del documento El documento y el documentalista. MARTÍN VEGA, Arturo: Fuentes de información general, Ediciones Trea, Gijón, 1995 ____ Martín Vega, al definir DOCUMENTO, apunta que incluye dos tipos de componentes: Componentes físicos o materiales: soporte, con cualidades de tamaño, peso, sustancia Componentes formales: estructura del contenido (grabado, impreso, digitalizado…) Esta definición, más flexible, continúa con la afirmación e que formalmente el documento puede ser: Textual: presenta información de manera escrita (números, letras o cualquier carácter gráfico). Especial o no textual: puede incluir texto, pero su información esencial aparece con otro tipo de signos: iconográficos, plásticos, sonoros, mixtos, audiovisuales, informáticos… El documento y el documentalista. CRUZ MUNDET, Jose Ramón: Manual de archivística. Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, 2001. _____ Procede del latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir (…) Ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legislativo. _____ Por su parte, el Diccionario de terminología archivística entiende el concepto de documento: “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.” El documento y el documentalista. A pesar de la evolución que ha experimentado el término DOCUMENTO, la RAE, lo sigue definiendo en base a su consideración inicial, muy cercana a la que realiza la archivística: (1) Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. (2) Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. El documento y el documentalista. La enciclopedia ENCARTA (2005), siguiendo la misma línea que la RAE, amplía un poco más el concepto, aunque sigue insistiendo en el carácter probatorio (herencia del papel que los documentos adquirieron con el Derecho Romano). “Documento, del latín docere, “enseñar”, en sentido amplio, una entidad física, simple o compuesta, idónea para recibir, conservar y transmitir la representación descriptiva, emblemática o fonética de ua determinada realidad relevante en el plano jurídico. El elemento material en cuestión puede ser un papel, un vídeo o una cinta magnetofónica (…) En un sentido estricto, por documento se entiende el recipiente, soporte o envase en el que se vierten por escrito manifestaciones o declaraciones” El documento y el documentalista. TIPOS DE DOCUMENTO: CLASIFICACIÓN Cruz Mundet: Valor del documento: Depende del fin para el cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario, y, además, de la unidad que se pueda deducir con posterioridad, lo que se conoce como valor secundario. El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en cuanto tiene por objeto principal plasmar la gestión de una actividad determinada. El documento y el documentalista. El valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa. Sin embargo, comporta un valor paralelo: el valor legal, jurídico o probatorio, cuyo plazo de descripción varía desde unos pocos años en unos documentos, hasta lo imprescriptible en otros. Cumplido ya un período vital en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural: es el valor secundario, también denominado histórico o permanente. El documento y el documentalista. Esquema de clasificación de los documentos: 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PRIMARIOS Publicaciones en serie Libros Informaciones técnicas y científicas Actas de congresos Tesis Normas y recomendaciones Patentes (Títulos de propiedad industrial) Traducciones Literatura gris El documento y el documentalista. 2. SECUNDARIOS: dan noticia del contenido y forma de los primarios. Ahorran tiempo en la consulta. 1. Fondos documentales (catálogos) 2. Boletines de resúmenes. 3. Catálogos de biblioteca. 4. Boletines de índices. 5. Bibliografías. El documento y el documentalista. 3. LITERATURA DE Información original, REFERENCIA: pero tratada labor de como asistencia. documentos secundarios. Renovación constante. 4. Diccionarios. Enciclopedias. Glosarios. Mapas. TERCIARIOS: reúnen información referencial en forma de repertorio. El documento y el documentalista. Además, existen otro tipo de clasificaciones: Por la naturaleza de la información: icónicos, visuales… Por la naturaleza magnético… Por su origen: inéditos, publicados… Por el modo de difusión del soporte: papel, película, El documento y el documentalista. EL DOCUMENTALISTA “El término “documentalista” comprende de hecho el conjunto de profesionales y estudiosos que son sujetos emisores del proceso informativo-documental y que desempeñan su función en las distintas fases del mismo: producción, tratamiento y difusión de los diversos mensajes documentarios (...).” El documento y el documentalista. LÓPEZ YEPES (en LÓPEZ YEPES, 2002) Concepción de BRADFORD, que parte de la base de que la Documentación es una extensión de la Biblioteconomía. En ese sentido, (…) “en tanto en cuanto la biblioteconomía se ocupa de todos los aspectos del tratamiento de libros, la tarea del documentalista consiste en hacer disponible la información original registrada en artículos de revistas, folletos, especificaciones de patentes y otros documentos semejantes”. Atendiendo a esta definición, el documentalista se configura como un bibliotecario especializado en la difusión de los contenidos de material no librario, precisamente el material más abundante y necesitado de métodos de tratamiento especiales que soporta la Documentación, más netamente vinculada al progreso de los conocimientos científicos. El documento y el documentalista. López Yepes contínúa teorizando sobre el concepto de documentalista: “Todo depositario de documentos audiovisuales se convierte en documentalista audiovisual cuando analiza aquellos e informa (documenta) acerca de su contenido al usuario o investigador.” “el documentalista audiovisual proporciona información de cada una de las parcelas que constituyen la actividad audiovisual. Para ello será conocedor del funcionamiento y realizaciones de la empresa audiovisual en todos sus ámbitos”. El documento y el documentalista. ORÍGENES DEL DOCUMENTALISTA (Aportaciones periodo Romano) El emperador Tiberio creó el cargo de procurator bibliothecarum “director general de bibliotecas”, a cuyas órdenes estaban los muchos bibliotecarios que trabajaban en las bibliotecas de todo el imperio. El cargo desaparece en el siglo III Obligaciones de un buen bibliotecario: Conocer y mantener ordenados los libros. Buscar copistas escrupulosos y hombres cultos para corregir el trabajo de éstos. Reparar los libros deteriorados. Sugerir a su señor los libros que debe leer o escuchar. Comentar aquellos que pueden serle útiles en su gobierno. El documento y el documentalista. Dentro de la evolución del trabajo del documentalista es importante el período de influencia islámica en las bibliotecas andaluzas. Los encargados de las bibliotecas no eran profesionales. Su sueldo y categoría era inferior a la de un profesor, y a veces contaban con la ayuda de auxiliares. Su misión principal era la conservación de los libros (…), preocupándose de la reencuadernación de los que lo precisasen. Mantenimiento adecuado del orden. Responsabilidad en la copia de los libros. Cotejo entre los diversos manuscritos de una misma obra y corrección de errores. Orientación al usuario en la búsqueda de los libros que le resultasen útiles. El documento y el documentalista. S. XIII: Tratado Ordine ed Office della Corte del Serenísimo sig. Duca d’Urbino, que se encuentra en el códice Vaticano Urbinate lat. 1248: El bibliotecario debe ser docto, de buen aspecto, de buen natural, educado y de palabra buena y fácil; el cual debe tener el inventario de todos los libros y mantener éstos ordenados y en su sitio, tanto los latinos, como los griegos, como los hebreos o cualquier otro que hubiera, de suerte que se pueda encontrar pronto el que se quiera buscar; y ventilar los libros junto con la estancia y cuidar de que no esté húmeda y mantenerla libre de polilla, de insectos o gusanos y de cualquier otra cosa nociva, y de las manos de ineptos y de ignorantes; y mostrarlos él mismo con diligencia a las personas de autoridad y de saber, dándoles a entender de la mejor manera la prestancia, belleza y elegancia de los mismos y de sus caracteres y de sus miniaturas. El documento y el documentalista. Y hay que tener cuidado de que, al cerrarlos, no quede doblada alguna hoja y repasarlos a menudo; y cuando se muestren a persona ignorante que los quiera ver por simple curiosidad y no se trata de persona muy elevada, basta con una ojeada; asimismo tener buen cuidado, cuando falte una cerradura, de hacerla poner enseguida y lo mismo con cualquier otra falta; y no dejar sacar fuera de su lugar libro alguno, a menos que lo mande el señor. Y no se olvide de quedarse con el recibo de mano de aquel a quien se ha hecho el préstamo, etcétera…”. El documento y el documentalista. Durante el Renacimiento: Durante el SD. XVII, el documentalista era como un marchante de arte o un asesor privado: búsqueda de presupuestos permanentes que permitan la adquisición constante de volúmenes; búsqueda de la representación del mayor número de escritores y obras; puesta en manos de un público numeroso. El documento y el documentalista. Aportaciones de las BIBLIOTECAS PÚBLICAS de ESTADOS UNIDOS: Esta generación de bibliotecarios nuevos (porque fueron los primeros profesionales), construyó amplios edificios fundacionales capaces de recibir las grandes cantidades de libros que no dejaban de llegar, y de permitir una circulación fluida de los lectores; diseñó depósitos de seguridad, contra el fuego y el robo, cerrados, para conservar los libros muy usados y ya de poca demanda, y estanterías que permitían fácil colocación de los libros y acceso de los lectores a ellos; introdujo nuevos medios de trabajo desde el teléfono a la máquina de escribir; creó normas de catalogación y sistemas de clasificación para mantener ordenados los libros y permitir su pronta localización por los lectores; atendió a las variadas necesidades de los lectores con la formación de colecciones especiales El documento y el documentalista. (…); imaginó medios de extensión bibliotecaria para satisfacer a los que no podían desplazarse a la biblioteca; incorporó materiales no librarios (…); organizó actividades culturales, como exposiciones y conferencias (…), dando así una idea clara de que eran conscientes del nacimiento de una nueva institución social, que precisaba nuevas técnicas, origen de una nueva disciplina, la biblioteconomía, a la que ellos llamaron librarianship, y una nueva profesión, la de bibliotecario (…). El documento y el documentalista. DEL RÍO SADORNIL, José Luis: “El documentalista en la sociedad de la información, (en LÓPEZ YEPES, 2002). “Desde siempre existió la figura del bibliotecario o archivero, incluso cuando el libro era de barro en el Oriente Medio o de papiro y piel en Alejandría y Pérgamo. Esta figura se fue afianzando en Grecia y Roma, cobrando mayor importancia al calor de los escriptorios de los monasterios medievales, hasta definirse en su forma actual con la aparición de la imprenta. El documento y el documentalista. Llegado el siglo XIX, los importantes cambios sociorreligiosos y socioculturales que lo acompañaron causaron el desarrollo de los primeros aspectos científicos en el estudio del documento: la Bibliografía y los catálogos, la Bibliología y los repertorios, la Biblioteconomía y la clasificación de todo tipo de documentos y, finalmente, la Documentación, con la gestión de la información en general. La existencia de archiveros y bibliotecarios (…) no fue óbice para que un nuevo concepto de la gestión documental trajera consigo otro tipo de gestor de la misma, que se llamará “documentalista”. El documento y el documentalista. Algunas fechas relevantes en la profesión del documentalista: 1858: aparición con carácter oficial del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos. 1887: Melvil Dewey organiza en la Universidad de Columbia el primer curso de Biblioteconomía. 1909: los Special Librarians, en Estados Unidos, toman conciencia de la profesión bibliotecaria de manera oficial. En el Meeting de la American Library Association (ALA), nace la Special Library Association (SLA), la primera organización de profesionales de las bibliotecas y documentalistas. 1932: aparición del Cuerpo de Ayudantes. 1935: Madrid, Ortega y Gasset: desvela la nueva tarea del bibliotecario en el siglo XX en el II Congreso Internacional de Bibliotecas y Bibliografía. Se refería a la necesidad de controlar la “abundancia torrencial” de libros y ser el médico, higienista y filtro de sus lecturas”. El documento y el documentalista. 1937: el Instituto Internacional de Documentación adopta la denominación de Documentalista. En España no se normaliza hasta los años 50, en los que se empieza a incidir en la necesidad de definir de manera exacta las respectivas misiones de bibliotecarios y documentalistas. En 1975 Pérez Álvarez-Ossorio sitúa al documentalista junto con el investigador científico, equiparándolo al científico de la información o científico especializado en información. El documento y el documentalista. EL DOCUMENTALISTA EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN El quehacer del profesional de la documentación puede ser descrito, dentro del ámbito de un sistema general de comunicación, como una tarea cuya finalidad primordial es servir de puente o mediación entre emisores (creadores del mensaje) y receptores (los usuarios), ayudando a resolver las necesidades informativas de estos últimos. El documentalista no se limita a la difusión pasiva de la documentación (permitir el acceso a los documentos solicitados), sino a informar cuando sea preciso, entendido en un sentido muy amplio como indicar de una u otra forma al usuario cuáles, de entre todos los documentos disponibles, se ajustan mejor a sus necesidades o demanda concreta. El documento y el documentalista. El valor añadido de naturaleza informativa que el profesional origina y es capaz de proporcionar a los usuarios a raíz de los documentos recopilados en su institución, sólo es posible si sometemos los documentos a un tratamiento o proceso específico que se denomina proceso informativo-documental. MARCOS RECIO (2004). El trabajo del documentalista se situará cerca de los documentos que existan, de las diferentes formas de organizarlos y representarlos, (…) de modo que la información se filtre, se distribuya y se difunda de la manera más eficaz posible. Asimismo, el documentalista debe orientarse a la atención al usuario, intentando solucionar sus necesidades de información. El documento y el documentalista. El usuario debe ser analizado a la luz de aspectos como las formas en que se presentan las necesidades de información, el grado de conocimiento que tiene sobre el tema en cuestión, la cercanía a la terminología usada, su comprensión sobre cómo está planteado el problema de información, o su interés por el problema de información que expone. El documento y el documentalista. LAS NUEVAS FUNCIONES DEL DOCMENTALISTA Las nuevas tecnologías de la información transforman el rol de los documentalistas, imponiendo progresivamente una sistemática y didáctica documental. Se impone también un cambio en las políticas de gestión y de administración en los centros de documentación. El documento y el documentalista. Cita a J. AUMENTE: Hoy más que nunca, de cara a los superordenadores, los boletines electrónicos, las estaciones de trabajo multimedia, los paquetes estadísticos, los discos ópticos, las redes y satélites, y sobre todo, el ciberespacio, no se podrá prescindir de la figura del documentalista, comprometida en la gestión adecuada de tanta información. (…) [Como consecuencia], el profesional de hoy deberá cambiar su función convencional, sus modos de gestión documental y hasta su mentalidad con relación a las nuevas exigencias de la documentación virtual. Los planteamientos de la información digital exigen del documentalista un protagonismo distinto del que, hasta el presente, le ha sido consustancial. Todo esto supone muchos cambios. FUNCIÓN: por un lado, ha de gestionar un nuevo tipo de fondos de naturaleza electrónica y digital y, por otro, ha de ampliar y profundizar su propia formación y sus conocimientos en las vertientes de la informática y de las telecomunicaciones. LA CADENA DOCUMENTAL