Repuestos, S. A. Modernización del Sistema de Información Contable (AIS) El grupo Repuestos, S. A. está conformado por tres diferentes empresas con su propia razón social y funciones independientes, ubicadas en puntos físicos diferentes en la ciudad de Guatemala, éstas son; Repuestos, S. A. ubicada en Calzada Aguilar Batres, Reconstructora, S. A. ubicada en Calzada San Juan y La Terminal, S. A ubicada en la zona 9. Fue creada en el año de 1,978 y al inicio fue sólo un punto de ventas, pero en el año 1,994 llegó a tener 12 puntos de ventas, los cuales desaparecieron y actualmente en el año 2,004 tiene 3 puntos de venta localizados en las ubicaciones antes mencionadas, cuenta con un software para administración de inventarios y facturación elaborado en Foxbase por un programador que tiene como tareas darle soporte a los usuarios además de hacer las mejoras y correcciones necesarios al software y un sistema de administración de Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Nómina y Bancos elaborado en ORACLE por una compañía especializada en desarrollo de software la cual desapareció en el año 2,000, ambos sistemas no están comunicados y fueron desarrollados en forma independiente corriendo en servidores diferentes, por lo que no permiten adquirir la información que la gerencia requiere para la toma decisiones. El equipo con que se cuenta es obsoleto y está constituido en su mayoría por computadoras personales con sistema operativo DOS y Windows 98, además de algunas terminales de trabajo remotas sin conexión a la central. El gerente general y propietario de la empresa, perdió el interés de automatizar debido a que ha intentado hacerlo 3 veces y en todas a fracasado, por lo que después de mucha insistencia el gerente financiero logró convencerlo de la urgencia de modernizar el sistema de información logró la autorización para seleccionar una empresa proveedora de soluciones de software nacional con experiencia en este tipo de implementación, el presupuesto asignado fue de $35,000.00 para actualizar el equipo, la red, adquirir licencias para el software y asesoría por 8 meses, la plataforma en que está desarrollada la nueva aplicación es Windows con MySQL, Visual Basic y Crystal Report. El consultor asignado al proyecto se reunió en varias ocasiones con el comité de usuarios de la empresa, formado por el gerente de ventas, el contador general y el jefe del taller y llegaron a establecer los siguientes requerimientos: Administración de Inventarios: Permitir administrar la información concerniente a las partes de automóviles que vende la empresa, considerando diferentes bodegas en cada ubicación física, además de los servicios de reconstrucción de motores que se realizan en el taller de servicio y calcular el costo de venta de las ordenes de trabajo y de los productos para establecer los precios de venta de acuerdo a las políticas de la organización y establecer la utilidad generada. La realización de cualquier transacción que afecte las existencias y el costo del inventario debe reflejarse en las diferentes áreas con las que tenga relación, facturación, cuentas por cobrar, bancos, nómina, cuentas por paga y contabilidad. Las existencias del inventario, pueden ser alteradas por medio de movimientos de entradas (compras, traslados de bodega y ajustes) y salidas (traslados de bodega, ventas y ajustes) de bodega. 1 Administración de Caja: Permitir controlar el ingreso de los pagos de los clientes por diferentes conceptos en diferentes medios, efectivo, cheque y tarjeta de crédito, se debe poder realizar el corte de caja diario en cualquier momento del día y contemplar transacciones especiales tales como devoluciones y cambios, además de pago de comisiones por mecánicos que realizan compras para sus clientes. Administración de Cuentas por Cobrar: Permitir administrar la cuenta corriente de los clientes y establecer su saldo en base a las ventas al crédito y sus pagos relacionados. Debe establecerse políticas de descuentos por pronto pago y controlar el sistema de cobros de la empresa para mejorar la recuperación de pagos y reducir las cuentas malas. Administración de Compras: Permitir administrar las ordenes de compra con los proveedores desde el momento en que se recibe una requisición de compra, se establece un sugerido desde el control de existencias por bodega y se elabora el pedido hasta que se convierte en una orden en firme y en una cuenta por pagar. Se debe identificar los aranceles por artículo importado y separar las compras locales e importaciones, debe detallarse los gastos en dólares y en quetzales en que se incurre al importar registrando la póliza de importación y realizando el costeo para establecer el costo por unidad de compra. Administración de Cuentas por Pagar: Permitir administrar las cuentas por pagar con los diferentes proveedores de la empresa, en base a las compras realizadas y los pagos respectivos. Debe proyectarse los pagos estimados y los vencimientos en base a las contraseñas emitidas, también debe facilitar la generación de la orden de pago para bancos. Administración de Bancos: Permitir administrar múltiples cuentas, registrar y dar mantenimiento a los cheques, depósitos, retiros y notas contables que afectan el saldo de cada una de ellas. Además de facilitar el proceso de conciliación de saldos en base a los estados de cuenta bancarios. Administración de Activos Fijos: Permitir administrar la maquinaria y equipo de la empresa, controlando las mejoras y reparaciones realizadas así como los proveedores, responsables y depreciaciones proporcionando el valor actual de los activos fijos. Administración de Nómina: Permitir administrar la información de los empleados que colaboran en la empresa y realizar el cálculo de la nómina de pagos en base a movimientos de ingresos y egresos. Básicamente permite alimentar y consultar, realizar los cálculos y emitir reportes de los pagos realizados, detallando los ingresos y descuentos de los mismos. Principalmente permitir controlar: 2 Información Personal Información sobre Puesto Información Financiera Administración Salarial Control de Pagos Control de Ausencias Contabilidad: Permitir el registro de las transacciones que afectan la situación financiera de cada empresa, identificando la dependencia o departamento generador del movimiento. El proceso debe registrar las partidas en un archivo temporal para que luego de ser revisadas sean posteriormente aplicadas en lote y así afectar definitivamente las cuentas contables, permitiendo flexibilidad y seguridad. Ordenes de Servicio: A continuación se presenta una descripción detallada de los diferentes pasos lógicos por los que pasa una orden de servicio desde el momento de su creación hasta su entrega. Recepción de Solicitud de Servicio: El servicio puede ser por reclamo de garantía y por reparaciones a clientes, en el primer caso sólo se cobran nuevos servicios si aplica. Los repuestos son proporcionados por el cliente y pueden ser adquiridos en la sucursal de Repuestos, S. A. que se encuentra en las instalaciones de Reconstructora, S. A. El cliente puede solicitar que se cancele la orden de servicio lo que hace que se procesada a anular la orden. Realización de orden de servicio: Si la solicitud de servicio es por garantía se verifica el tiempo que ha transcurrido desde la entrega del aparato, si la garantía está vencida o es una reparación a clientes, el servicio debe ser cobrado, si la garantía está vigente no se debe cobrar y se debe llenar la orden de servicio y asignar un técnico. Si el cliente autoriza el cobro también se llena la orden de servicio en base a lo especificado y se realiza la asignación de un técnico para realizar el diagnóstico y establecer el presupuesto. Asignación de Tareas Se consulta la disponibilidad y se asigna a un departamento para iniciar el proceso de la orden de servicio. Existe una tarifa establecida para cada servicio Realización de Tarea Si es necesario utilizar repuestos el técnico llena el detalle de requisición de la orden indicando el código de cada repuesto a solicitar, se entrega un presupuesto, siempre es necesario realizar un recibo de caja para registrar el cobro por el diagnóstico si aplica. La autorización de la nueva tarea está sujeto a la autorización del presupuesto por parte del cliente, quedando registrada la fecha de la autorización y el nombre de quien autoriza. 3 Control de Tareas El jefe de técnicos recibe el reporte de tareas realizadas por técnico y selecciona las órdenes de servicio que requieren de repuesto, las otras órdenes se dan por concluidas y se trasladan a control de cobros para proceder a su cierre. Los recibos de caja permiten generar la factura para el cliente. Elaboración de Presupuesto o Control de Garantía Se verifica si se cuenta con los insumos necesarios y si hay existencias del repuesto en la bodega de Repuestos, S. A., si hay, entonces se cotiza con ellos y se establece el precio para el cliente, si no hay en existencias entonces se cotiza en plaza, si no hay en plaza es necesario establecer el costo de importarlo y establecer el tiempo para proporcionar el precio y tiempo de entrega para el cliente. Una vez establecido el presupuesto, se presenta al cliente para su aprobación. Autorización de Presupuestos Si el cliente no autoriza el presupuesto entonces se cierra la orden por No Autorizada, si el cliente pide tiempo para pensarlo, la orden se queda en estado “Pendiente de Aprobación”, la vigencia de un presupuesto es de 15 días, después de este tiempo sin confirmación del cliente se cierra la orden, de lo contrario si el cliente autoriza el presupuesto, entonces se debe procesar la orden. Si el cliente no encuentra las piezas y no hay en existencia en Repuestos, S. A. se debe hacer una importación del repuesto, existe una boleta de importación que debe llenarse en Repuestos, S. A. para luego solicitar la autorización de la importación. Cuando la importación es recibida debe hacerse una carga de repuestos en la bodega para actualizar el inventario y posteriormente abastecer las requisiciones de repuestos de Reconstructora, S. A. Para realizar la importación es necesario que el cliente proporcione un anticipo el cual se respalda con un recibo de caja que se procesa en el sistema de cuenta corriente. Ejecución de Presupuesto El cliente debe haber autorizado previamente el presupuesto para proceder a procesar la orden. Se entrega un recibo de caja al cliente para cancelar la orden de servicio. Cierra de Orden El administrador de taller realiza la verificación de la documentación presentada por el técnico por cada orden de servicio terminada y al confirmar que todo está correcto se realiza el cierre de la orden, antes debe realizarse la operación del recibo de caja para posteriormente facturar y cobrar al cliente. Estados en que puede estar una Orden Pendiente por Diagnóstico (la orden se está abriendo). Pendiente por Repuesto (ubicar el repuesto). 4 Pendiente por Importación (si no hay en plaza, se debe hacer una boleta de importación por repuesto y esta boleta cambia el estado de la orden a “En Proceso de Reparación” al ingresar la requisición). En Proceso de Reparación (Es cuando ya está listo todos los repuestos para poder hacer la reparación). Pendiente de Presentar Presupuesto (No se ha realizado el presupuesto, por algún motivo el presupuesto está pendiente). Pendiente de Aceptar Presupuesto (El cliente no se ha decidido por aceptar el presupuesto). Presupuesto No Aceptado (El cliente no autorizó el presupuesto). Presupuesto Aceptado (En base a quien aceptó el presupuesto, se elabora la requisición y se especifican egresos). Orden Terminada (Puede ser Reabierta por rectificación). Orden Reabierta (no genera comisión). Orden No Autorizada (el cliente llama ya no necesita el servicio). Orden Anulada (Hay un error al registrar la orden) Orden en Almacén (El cliente no recogió la pieza después de 60 días) Orden en Chatarra (El cliente no recogió la pieza después de 90 días) Preguntas: 1. ¿El contar con dos herramientas de software independientes y un hardware obsoleto qué problemas para administrar la información ocasiona? 2. ¿Está de acuerdo en desechar las herramientas de software actuales y adquirir una nueva?, ¿Por qué? 3. ¿Qué información financiera debe solicitar el gerente financiero?, indique los reportes que el AIS debe generar. 4. En base a los requerimientos establecidos, ¿cuál es el flujo de la información de la compañía? 5. ¿Qué beneficios debe esperar la compañía al implementar el nuevo sistema de información? 6. ¿Cuáles son los riesgos de un Sistema de Información Contable automático? 5