ISAAR (CPF) - Archivo General de la Nación

ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN
REUNIÓN NACIONAL 2004
MONTERREY, NUEVO LEÓN
ISAAR (CPF)
Norma internacional sobre los registros
de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias
(International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies,
Persons and Families)
Segunda edición adoptada por el Comité de Normas de Descripción
del Consejo Internacional de Archivos en octubre de 2003
y presentada en el XV Congreso Internacional de
Archivos celebrado en Viena en agosto de 2004
Antecedentes
Desde la primer etapa de creación de la norma ISAD(G)
(1990-1994) se analizó que la descripción archivística
requería controlar “puntos de acceso” para identificar a los
productores de la documentación (entidades, personas o
familias), favorecer el control archivístico y ampliar los
sistemas de búsqueda de información.
Entre 1986 y 1989 se desarrollaron los primeros trabajos
teóricos en Estados Unidos y Canadá.
En 1993 la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción
Archivística del Consejo Internacional de Archivos, ante la
necesidad de complementar la norma ISAD (G), presentó el
anteproyecto Norma Internacional sobre los Encabezamientos
Autorizados Archivísticos como producto de los análisis e
investigaciones previas y de diversas reuniones de expertos
en la materia.
Antecedentes
En 1994 derivado de las reuniones anteriores se celebró en
la Haya una sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc de Normas
de Descripción Archivística del Consejo Internacional de
Archivos para dar a conocer una primera versión de la norma.
Esta se difundió entre la comunidad archivística internacional
para recibir sus comentarios.
En 1995 la Comisión celebró su sesión plenaria en París para
examinar los comentarios recibidos.
En 1996, en el Congreso de Archivos realizado en Beijing,
China, se presentó la primer versión publicada de la Norma
ISAAR(CPF).
En el 2000 se solicitó a la comunidad archivística internacional,
miembros y asociaciones del CIA, sus comentarios en la
aplicación de la norma.
Antecedentes
Del 2000 al 2004 el Comité de Normas del
Consejo Internacional de Archivos se encargó de revisar la
norma como tarea primordial en su programa de trabajo.
En junio de 2002, se presentó el borrador de la segunda
versión de la Norma ISAAR(CPF) en Madrid, España, con la
intención de revisarla y realizar comentarios para discutirlos
ese año en la reunión del Comité en Río de Janeiro.
En dicha reunión se desarrollo un nuevo borrador de la
norma, se solicitó a la comunidad archivística realizar sus
comentarios antes del 15 de julio de 2003 para discutirlos en
la Sesión Plenaria del Comité de Normas del Consejo
Internacional de Archivos, celebrada ese mismo año en
Canberra, Australia, a fin de preparar la última versión de la
Segunda Edición de la Norma y ser presentada en el
Congreso Internacional de Archivos de Viena en agosto de
2004.
Características de
la ISAAR (CPF)
-La norma ISAAR (CPF) sirve como guía para
elaborar registros de autoridad y proporciona las reglas
generales para el establecimiento de encabezamientos
archivísticos autorizados que describen las entidades,
personas o familias que aparecen como productores en las
descripciones archivísticas. Los encabezamientos elaborados
a partir de estas reglas sirven para normalizar la forma de los
nombres de los productores de archivos, a la vez que para
describir todos los atributos que son necesarios para
comprender al productor y al contexto de cada conjunto
documental.
-Un encabezamiento autorizado archivístico, elaborado según
esta norma, puede servir para controlar la forma del nombre y
la identidad de cualquier entidad, persona o familia
mencionada en cualquiera de los puntos de acceso de una
unidad de descripción.
Características de la
ISAAR (CPF)
La segunda edición de la ISAAR (CPF) es una versión ampliada y
reestructurada de la primera edición de la norma (1996). La
edición de 2003 proporciona recursos adicionales de descripción
archivísticos para el registro de elementos relacionados con el
contexto en que la documentación se produjo.
La edición de 1996 sólo contenía tres áreas: control de autoridad,
información y notas. La edición 2003 contiene cuatro áreas:
1) Área de identificación (similar a la anterior área del control de
autoridad)
2) Área de descripción (semejante a la anterior área de
información)
3) Área de relaciones y
4) Área de control
Las dos últimas áreas son similares a la denominada “área de
notas” de la edición de 1996 y son, en esencia, la principal
aportación a la nueva edición 2003 de la norma.
Características de la
ISAAR (CPF)
CONTENIDO DE LA SEGUNDA EDICIÓN:
1. Alcance y objetivo
2. Normas y directrices relacionadas
3. Glosario de términos y definiciones
4. Estructura y uso de la norma
5. Elementos de un Registro de autoridad:
5.1 Área de identificación
5.2. Área de descripción
5.3. Área de Relaciones
5.4. Área de Control
6. Relación de Instituciones, personas y familias con
documentos de archivo y otros recursos
ANEXO A. Equivalencias de los elementos de descripción
entre la primera y segunda ediciones de la ISAAR (CPF)
ANEXO B. Ejemplos
Características
de la ISAAR (CPF)
Los elementos de un registro de autoridad son cuatro:
1. Identificación. Establece la información concerniente a
la entidad descrita y define los puntos de acceso autorizados: el
tipo de entidad (institución, persona o familia), la(s) forma(s) autorizada(s) del
nombre, las formas normalizadas del nombre, otras formas del nombre e
identificadores para instituciones.
2. Descripción. Proporciona información concerniente a la
naturaleza, contexto y actividades de la entidad descrita: fechas de
existencia, historia, lugares, estatuto jurídico, funciones o actividades,
atribuciones, estructura o genealogía y contexto.
3. Relación. Se refiere a los vínculos entre instituciones, personas
y familias relacionadas para registrar: el nombre o identificador,
naturaleza, tipo de relación y fechas en que se dio.
4. Control. Proporciona referencias al trabajo archivístico para
consignar: el identificador del registro de autoridad y de la institución, las
reglas y convenciones, el nivel de detalle de la descripción, las fechas de
creación o revisión, las fuentes y notas.
Características de
la ISAAR (CPF)
Esta norma comprende una serie de elementos que
pueden utilizarse para describir las instituciones, personas o
familias como unidades dentro del sistema de descripción
archivístico, para controlar la creación y el empleo de los
puntos de acceso en dichos sistemas y documentar las
relaciones entre diferentes productores de documentos.
- La ISAAR(CPF) comprende elementos que pueden tratar la
información contextual fuera de la descripción, específicamente
cuando dicha información se relaciona con las descripciones de
documentos de un mismo productor que se conservan en más
de un archivo, o bien, con descripciones relativas a recursos
bibliográficos o museográficos relacionados con ese productor.
- La Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAD (G) es complementaria a la ISAAR (CPF) ya que la ISAD (G)
permite integrar la información contextual de la ISAAR (CPF) en
cualquier nivel de descripción.
Cuadro comparativo entre la
Norma internacional de Descripción
Archivística (ISAD-G) y la
Norma Internacional sobre los
registros de autoridad de archivos
relativos a instituciones, personas y
familias ISAAR (CPF)
ISAD (G)
ISAAR (CPF)
1. Código(s) de referencia
Identificador del registro de autoridad
(Área de control)
2. Título
Tipo de entidad
(Área de identificación)
3. Fecha(s)
Fecha(s) de existencia)
(Área de descripción)
4. Nivel de descripción
5. Volumen y soporte de
la unidad de descripción
6. Nombre del o los
productores
Forma(s) autorizada(s) del nombre
(Área de identificación)
7. Historia
Institucional/biográfica
Historia/biografía, lugares, estatuto
jurídico, funciones, ocupaciones y
actividades,
estructura
interna,
genealogía (Área de descripción)
8. Historia archivística
ISAD (G)
9. Forma de ingreso
10. Alcance y contenido
11. Valoración, selección y
eliminación
12. Nuevos Ingresos
13. Nuevos Ingresos
14. Organización
15. Condiciones de acceso
ISAAR (CPF)
ISAD (G)
ISAAR (CPF)
16. Condiciones de
reproducción
17. Lengua/escritura(s) de
la documentación
18. Características físicas
y requisitos técnicos
19. Instrumentos de
descripción
20. Existencia y localización
de los originales
21. Existencia y localización
de copias
22. Unidades de descripción Nombre(s),
identificador(es)
de
relacionadas
instituciones, personas o familias
relacionadas,
naturaleza
de
la
relación, descripción de la relación,
fechas de la relación (Área de relaciones)
ISAD (G)
ISAAR (CPF)
23. Nota de publicaciones
24. Notas
Notas de mantenimiento
(Área de control)
25. Nota del archivero
Estado, nivel de detalle, fechas
de creación, revisión o
eliminaciones, fuentes
(Área de control)
26. Reglas o Normas
Reglas y convenciones
(Área de control)
Ejemplo de la ISAAR (CPF)
5.1. Área de identificación
5.1.1. Tipo de entidad
Institución
5.1.2. Forma(s)
autorizadas del nombre
Consejo de Guerra
5.1.3. Formas paralelas
del nombre
Sólo aplica en la(s) forma(s) que adopta el
nombre en otras lenguas o escritura
5.1.4. Formas
normalizadas del nombre
Aplica en el caso de nombres elaborados
de acuerdo con reglas o estándares
nacionales o internacionales
5.1.5. Otras formas del
nombre
Consejo de la Guerra
Consejo de Guerra y Marina
Supremo Consejo de Guerra
Real y Supremo Consejo de Guerra
Ejemplo de la ISAAR (CPF)
5.2. Área de descripción
5.2.1. Fechas de
existencia
Fechas a
visualizar
1767/1842
Fechas
ISO 8601
1767/1842
5.2.2 Historia
No existe fecha exacta de constitución del
Consejo de Guerra. La primer mención data
de 1516. Fue suprimido en 1834.
5.2.3 Lugar(es)
Su sede estuvo en Valladolid hasta 1561 y
en 1601-1605. En Madrid de 1561 a 1601 y
de 1606 a 1834.
5.2.4 Estatuto
Jurídico
Organismo de la Administración Central del
Estado
5.2.5. Funciones,
ocupaciones,
actividades
El Consejo de Guerra se creó para resolver
los asuntos relacionados con el ámbito
militar. Simultáneamente tuvo competencias
judiciales y gubernativas...
Ejemplo de la ISAAR (CPF)
5.3. Área de relaciones
Primera relación
5.3.1
Nombre(s)/identificadores
de instituciones, personas
o familias relacionadas
Forma
autorizada
del nombre
Consejo Real de Castilla
Identificador
del registro
de autoridad
ES47161AGS/RA00002
5.3.2 Naturaleza de la
relación
5.3.3 Descripción de la
relación
Temporal
Descripción
específica
5.3.4. Fechas de la relación Fechas a
visualizar
Fecha ISO
8601
Predecesor
1516 (probable)
1516
Ejemplo de la ISAAR (CPF)
5.3. Área de relaciones
Segunda relación
5.3.1 Nombre(s) / identificadores
de instituciones, personas o
familias relacionadas
Forma
autorizada
del nombre
Tribunal Supremo de
Guerra y Marina
Identificador
del registro
de autoridad
ES47161AGS/RA00003
5.3.2 Naturaleza de la relación
Temporal
5.3.3 Descripción de la relación
Descripción
específica
Sucesor
5.3.4. Fechas de la relación
Fechas a
visualizar
1834
Fecha ISO
8601
1516
Ejemplo de la ISAAR (CPF)
5.3. Área de relaciones.
Tercera Relación
Forma
5.3.1 Nombre(s) /
autorizada del
identificadores de
instituciones, personas nombre
o familias relacionadas
Secretaría de Despacho
de Guerra
Identificador
del registro de
autoridad
ES47161AGS/RA00005
5.3.2 Naturaleza de la
relación
Asociativa
5.3.3 Descripción de la Descripción
relación
específica
Entidad relacionada por tramitación
administrativa
5.3.4. Fechas de la
relación
Forma
narrativa
La Secretaría de Despacho de Guerra era la encargada de la
dirección y ejecución de la política militar terrestre mantenía una
relación estrechísima con el Consejo en la tramitación
administrativa de expedientes relativos a su competencia. El
secretario del Despacho fue en algún periodo presidente de
dicho Consejo
Fechas a
visualizar
1717-01-20/1834-03-24
Fecha ISO 8601
1717-01-20/1834-03-24
Ejemplo de la ISAAR (CPF)
5.4. Área de control
5.4.1 identificador del
registro de autoridad
5.4.2 identificador(es)
de la Agencia
ES47161AGS/RA00001
Forma
autorizada del
nombre
Archivo General de Simancas
Código
ES-47161AGS
Norma de
identificación
ISO 15511 Information and Documentation.
International Standard identifier for libraries and related
organizations.
5.4.3 Reglas o
convenciones
-ISAAR (CPF)
- Norma de contenido de datos: Reglas de catalogación
- Normas ISO: de codificación de fechas ISO 8601; de
codificación de país ISO 3166; de codificación de institución ISO
15511; de referencias bibliográficas ISO 690...
5.4.4. Estado
Finalizado
5.4.5. Nivel de detalle
Completo
5.4.6. Fecha creación
2002-10-25
5.4.8. Fuentes
Se anexa listado
5.4.7. Lengua
Español en escritura latina
5.4.8. Notas
Registro creado por Julia Rodríguez
El texto completo de la edición
2003 de la Norma ISAAR (CPF)
en español, está disponible en
la página web del Archivo
General de la Nación:
http://www.agn.gob.mx