Recepción - Check-Out

Manual Gran Hotel
Recepción - Check-Out
1. Listado de habitaciones ocupadas
Desde esta pantalla se da salida a los clientes.
En pantalla aparece un listado en el que informa de todos los clientes que
están alojados en este momento en el hotel.
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La primera columna (S) está reservada para añadir las marcas de los
clientes que van a realizar una salida en grupo. Ver Check-Out en grupo
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Número de habitación
Fecha de salida
Cliente: nombre y apellidos
Agencia/Privado
Número de Reserva
Adultos
Niños
Tipo de Habitación (1)
Número de habitaciones solicitadas de este tipo (1)
Tipo de Habitación (2)
Número de habitaciones solicitadas de este tipo (2)
Tipo de Habitación (3)
Número de habitaciones solicitadas de este tipo (3)
En cada reserva se admiten hasta tres tipos diferentes de habitaciones, y en
este listado se especifican los tipos que se han solicitado en cada una de las
reservas.
Además, cada línea del listado puede aparecer de tres colores posibles:
•
Son de color blanco las habitaciones cuyos clientes están alojados y su
salida está prevista para otro día posterior al de hoy.
•
Son de color rojo las habitaciones que tienen prevista la salida durante el
día de hoy
•
Son de color amarillo las habitaciones que deberían haber salido ya y
todavía no lo han hecho (días anteriores)
1.1. Ordenar por habitación
En principio, este listado está ordenado por la fecha se salida del cliente. Pero
puede solicitarse que se ordene por el número de habitación. En este caso,
bastará con pulsar sobre el botón de Ordenar por habitación que se
encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.
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1.2. Buscar cliente
Abajo, en la parte izquierda de la pantalla hay un campo sobre el que se puede
escribir parte del nombre o apellidos de un determinado cliente (mínimo dos
caracteres), para que el programa localice la primera la habitación en la que
está alojado un cliente en cuyo nombre y apellidos esté contenido las letras
introducidas.
1.3. Buscar habitación
Tecleando el número de la habitación deseada, el programa la localiza en el
listado y sitúa el cursor sobre ella.
2. Seleccionar Cliente y control de situación
Pulsando con el ratón sobre cualquier dato del listado, se selecciona al cliente
al que se desea dar salida. En la parte inferior derecha del listado, aparecerá
con letras grandes, la habitación que está seleccionada.
Cada vez que se pulsa sobre un cliente, el programa hace un repaso de la
situación en la que se encuentra, analiza tanto los datos de su factura como los
de su reserva y nos indica si está en situación de darle salida o no.
En función del análisis realizado, pueden aparecer hasta cinco casillas, en la
parte inferior centrado de la pantalla, con información sobre las que debemos
decidir.
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Haciendo <clic> en cualquiera de estas casillas se accede directamente a
Mano Corriente, a la factura de esta habitación, desde donde se podrá emitir
factura, liquidar, o modificar cualquier dato.
2.1. Fecha Prevista de salida
Si se ha seleccionado a un cliente cuya fecha prevista de salida es posterior o
anterior a la de hoy, aparecerá un cuadro sobre fondo verde que lo indica con
este texto.
De todas formas, el programa permite dar salida a este cliente. Este dato es
únicamente informativo. Y de todas formas, en el momento de darle salida nos
volverá a recordar que está fuera de fecha y que confirmemos la salida, y
mostrará un cuestionario sobre la causa de la salida anticipara del cliente.
2.2. Cargos Automáticos no realizados
Si en la habitación en la que está alojado este cliente no se han realizado los
Cargos Automáticos correspondientes a su estancia, lo indica con este texto
en un cuadro con fondo verde.
De todas formas, el programa permite dar salida a este cliente (Ver Mano
Corriente – Cargos automáticos)
2.3. Factura emitida y no liquidada
Si este cliente tiene en la habitación en la que se ha alojado (Mano Corriente)
una factura emitida y todavía no liquidada, lo anuncia sobre un cuadro de fondo
rojo.
El programa NO permite dar salida al cliente hasta que no se liquide su factura
(Ver Mano Corriente – Liquidar factura). Si por cualquier motivo, no se ha
pagado, hay que liquidar la factura y dejarla en pendientes.
2.4. Cargos en Factura
Si en la cuenta de la habitación donde este cliente está alojado existen cargos,
el programa lo indica con este texto sobre un cuadro de fondo rojo y NO se
permite dar salida hasta que no se resuelva (Ver Mano Corriente)
2.5. Otras facturas abiertas (Reserva)
Si este cliente pertenece a una reserva que tiene más cuentas o facturas
abiertas, lo indica en un cuadro con fondo verde con este texto (Ver Mano
Corriente – Facturas suplementarias).
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3. Dar salida a un cliente
Si es posible dar la salida (porque después del repaso, no hay nada que lo
impida), en la parte inferior derecha de la pantalla se verá un botón grande
verde de Dar salida. Cuando se tiene seleccionada una habitación en el
listado, y no aparece ninguno de los cuadros sobre fondo rojo ya descritos, el
programa activa este botón.
Pulsando sobre él, se desaloja al cliente del hotel, pidiendo antes confirmación:
¿Damos salida a la Habitación (número)?
3.1. Desalojar sin factura
Un cliente que no tiene cargos en su cuenta o factura, que normalmente es de
agencia, puede salir del hotel sin necesidad de que se le emita una factura.
Para ello, es suficiente con seleccionar la habitación en donde se aloja y pulsar
sobre el botón de Dar Salida.
3.2. Salida anticipada de un cliente
Cuando un cliente abandona el hotel fuera de la fecha prevista de salida, el
programa lo advierte. Pero además, muestra una ventana en la que se listan
una serie de causas por las que el cliente se va. Basta con marcar una de ellas
y pulsar sobre el botón de Archivar y Salir para que el proceso de check-out
siga su curso.
Las causas de salida anticipada que se dan son:
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Por problemas externos (familiares, laborales, etc)
Por problemas meteorológicos (situación meteorológica distinta a la
esperada)
Por ruidos en la habitación
Por temperatura inadecuada en la habitación
Por problemas con las instalaciones
Por problemas con el personal
Por problemas con el precio
Por otros problemas que conocemos
No sabemos
Es interesante que desde recepción se acostumbren a completar de la forma
más fiable posible esta encuesta, puesto que nos puede ayudar a mejorar el
servicio y la calidad del hotel.
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Después, en el menú de Comercial, en la opción de Análisis de las salidas
anticipadas se estudias estas causas y su incidencia.
3.3. Desalojar clientes de reservas múltiples
Una reserva múltiple contiene varias habitaciones. Muchas veces estas
reservas se hacen cuando se trata de un grupo, que vienen a través de una
agencia, y que no tienen ningún cargo en sus facturas.
En estos casos, podemos dar
salida a los clientes uno por uno,
siempre y cuando el cliente que
queremos desalojar no tenga
cargos en factura.
Si tuviéramos una reserva de
muchas habitaciones y queremos
desalojarlas todo a la vez, el
programa nos preguntará si
queremos desalojar la reserva
completa.
4. Check-out en grupo
Existe la posibilidad de dar salida en grupo, es decir, seleccionar un grupo de
habitaciones y dar la orden de desalojarlas a todas ellas a la vez.
En el Check-out, para realizar salidas de grupo se debe cumplir una condición:
Solo se puede realizar la
Salida en grupo a clientes
que no tengan nada en su
factura (cuenta) ni se les
tenga que facturar.
En el listado de Alojados la
primera columna sirve para
marcar los clientes a los que se
les desea dar salida en grupo.
Para seleccionar los clientes a
los que se les desea dar salida
en grupo, basta con hacer
<clic> sobre el cuadrito blanco. Cada vez que se marca uno, el programa
controla que se trata de un Alojado que no tiene nada en Mano corriente, ni
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nada pendiente de facturar. Si no es así, lo avisa con un mensaje, y no permite
su marca.
Los clientes marcados quedan con la casilla de la primera columna de color
rojo.
Desde el momento en que se marca el primero, el botón verde que hay en la
parte inferior derecha de la pantalla, Salida en grupo() se activa. Indica
también el número de habitaciones marcadas.
Si se pulsa sobre cualquier otra parte del listado de Alojados, se anula la
opción de Salida en grupo y se desmarcan todos aquellos que estaban
marcados hasta ese momento.
Una vez finalizada la selección, basta con pulsar sobre el botón de Salida en
grupo para que el programa realice la operación: Todos los clientes estarán ya
desalojados de sus habitaciones.
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