Especificación de requerimientos de software

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
MINISTERIO DE CULTURA
SISTEMA DE INFORMACIÓN
BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA
Código de proyecto: CO_233_BIBLIONAL
Autor(es): Mauricio Barbosa T. y Julio Guerrero D.
Fecha: Febrero 7 de 2013
Versión: 1.0
www.asesoftware.com
ASESOFTWARE
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
John Carlos Cárdenas
Asesor Administrador de Plataforma Tecnología BNC
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Fecha
Autor
Revisor
0.0
Dic/12
Julio César
Guerrero D.
Emisión.
0.1
Dic/12
Julio César
Guerrero D.
Se adiciona información referente a las
características del sistema.
0.2
Ene/08/2013
Mauricio
Barbosa T.
Inclusión atributos de calidad.
0.3
Ene/15/2013
Julio César
Guerrero D.
Características de usuarios
0.4
Ene/17/2013
Julio César
Guerrero D.
Se ajustan las funcionalidades para
alinearlo con la descomposición
funcional.
0.5
Ene/18/2013
Julio César
Guerrero D.
Se ajustan las funcionalidades y se
agregan algunas definiciones en el
diccionario de datos.
0.6
Ene/21/2013
Mauricio
Barbosa T.
Revisión y ajustes en introducción y
descripción general.
0.7
Ene/25/2013
Julio César
Guerrero D.
Se modifica el diagrama de
descomposición funcional
0.8
Ene/27/2013
Julio César
Guerrero D.
Ajuste a funcionalidades de acuerdo al
documento de visión y alcance
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Descripción el cambio
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ASESOFTWARE
Versión
Fecha
0.9
Ene/29/2013
Julio César
Guerrero D.
Ajustes a diagramas y características.
Ene/30/2013
Julio César
Guerrero D. y
Mauricio
Barbosa T.
Ajustes de diagramas de contexto y
características.
Ene/31/2013
Julio César
Guerrero D. y
Mauricio
Barbosa T.
Ajustes según revisión del área de
calidad.
0.10
0.11
0.12
1.0
Feb/05/2013
Feb/07/2013
Autor
Julio César
Guerrero D. y
Mauricio
Barbosa T.
Julio César
Guerrero D. y
Mauricio
Barbosa T.
Revisor
Descripción el cambio
Francisco
Sanabria
(Asesoftware). Ajustes según observaciones finales de los
John Carlos
Cárdenas
(BNC).
stakeholders y área de calidad.
Francisco
Sanabria
(Asesoftware). Versión revisada y aprobada por los
John Carlos
Cárdenas
(BNC).
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
stakeholders.
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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 7
1.1 Propósito ............................................................................................................................................. 8
1.2 Convenciones ...................................................................................................................................... 8
1.3 Audiencia y Sugerencias de Lectura ................................................................................................... 8
1.4 Referencias.......................................................................................................................................... 9
2 DESCRIPCIÓN GENERAL ............................................................................................................... 10
2.1 Perspectiva del Producto ................................................................................................................... 10
2.2 Características del Producto.............................................................................................................. 12
2.3 Clases de Usuarios y sus Características........................................................................................... 14
2.4 Restricciones de Diseño e Implementación. ..................................................................................... 15
2.5 Documentación de Usuario ............................................................................................................... 15
3 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ............................................................................................. 16
3.1 Gestión Misional ............................................................................................................................... 17
3.1.1 Gestión Técnica ........................................................................................................................... 18
3.1.1.1 Gestión de recuperación ....................................................................................................... 19
3.1.1.2 Gestión de catalogación ....................................................................................................... 20
3.1.1.3 Gestión de colecciones ......................................................................................................... 20
3.1.1.4 Gestión de conservación....................................................................................................... 21
3.1.1.5 Gestión de centro de documentación musical (CDM) ......................................................... 22
3.1.2 Gestión de Integración operativa ................................................................................................. 23
3.1.2.1 Gestión de materiales ........................................................................................................... 23
3.1.2.2 Gestión de novedades ........................................................................................................... 25
3.1.2.3 Gestión de instituciones con colecciones patrimoniales ...................................................... 25
3.1.2.4 Gestión de proveedores ........................................................................................................ 26
3.1.2.5 Gestión de biblioteca digital ................................................................................................. 27
3.1.2.6 Administración de consecutivos........................................................................................... 27
3.1.3 Servicios ...................................................................................................................................... 28
3.1.3.1 Gestión de clientes y servicios ............................................................................................. 28
3.1.3.2 Gestión de instalaciones ....................................................................................................... 29
3.1.3.3 Gestión de eventos y capacitaciones .................................................................................... 29
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3.2 Gestión Administrativa ..................................................................................................................... 31
3.2.1 Administración ............................................................................................................................ 32
3.2.1.1 Gestión de proyectos ............................................................................................................ 32
3.2.1.2 Seguimiento de contratación ................................................................................................ 32
3.2.1.3 Seguimientos de presupuestos.............................................................................................. 32
3.2.1.4 Gestión de normograma ....................................................................................................... 32
3.2.1.5 Gestión de trámites y solicitudes .......................................................................................... 33
3.2.1.6 Gestión de correspondencia ................................................................................................. 33
3.2.1.7 Administración de archivo ................................................................................................... 33
3.2.2 Apoyo .......................................................................................................................................... 34
3.2.2.1 Gestión de personal .............................................................................................................. 34
3.2.2.2 Dotación y mantenimiento de mobiliario y equipos ............................................................ 34
3.2.2.3 Administración de almacén .................................................................................................. 35
3.2.2.4 Servicio de fotocopiado interno ........................................................................................... 35
3.2.2.5 Vigilancia y aseo .................................................................................................................. 35
3.3 Informes e Indicadores...................................................................................................................... 36
3.3.1 Organizacionales.......................................................................................................................... 36
3.3.2 Técnicos ....................................................................................................................................... 36
3.4 Configuración Sistema ...................................................................................................................... 41
3.4.1 Administración de usuarios y control de acceso .......................................................................... 41
3.4.2 Configuración de parámetros y dominios .................................................................................... 41
3.4.3 Notificaciones y alertas ................................................................................................................ 41
3.4.4 Auditoría ...................................................................................................................................... 41
4 REQUERIMIENTOS DE INTERFACES EXTERNAS .................................................................. 42
4.1 Interfaces de Usuario ........................................................................................................................ 42
4.2 Interfaces de Hardware ..................................................................................................................... 42
4.3 Interfaces de Software....................................................................................................................... 42
4.4 Interfaces de Comunicación.............................................................................................................. 43
5 ATRIBUTOS DE CALIDAD .............................................................................................................. 44
5.1 Confiabilidad .................................................................................................................................... 45
5.2 Seguridad .......................................................................................................................................... 45
5.3 Portabilidad ....................................................................................................................................... 46
5.4 Soporte .............................................................................................................................................. 46
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ASESOFTWARE
5.5 Rendimiento ...................................................................................................................................... 47
5.6 Software ............................................................................................................................................ 47
5.7 Usabilidad ......................................................................................................................................... 48
6 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN ....................................................................................................... 51
ANEXO A. GLOSARIO DEL PROYECTO ........................................................................................ 52
ANEXO B. DICCIONARIO DE DATOS ............................................................................................. 55
ANEXO C. MODELOS DE ANÁLISIS ............................................................................................... 65
ANEXO D. LISTA DE PENDIENTES ................................................................................................. 68
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1 INTRODUCCIÓN
Este documento contiene la especificación de alto nivel de los requerimientos del sistema
de información de la BNC, identificados mediante la consolidación y validación de
información suministrada en las actividades de elicitación desarrolladas con los
funcionarios designados por la BNC.
En el capítulo 1, se define el propósito del sistema.
En el capítulo 2, se realiza una descripción general del sistema y sus características.
En el capítulo 3, se realiza una descripción de alto nivel de los requerimientos conforme a
las necesidades y características expresadas por los stakeholders.
En el capítulo 4, se describen las interfaces de software, hardware y comunicación con las
cuales se debe integrar el sistema información de la BNC.
En el capítulo 5, se describen los atributos de calidad, los cuales se enfocan en las
restricciones y condiciones que debe cumplir el sistema de información.
En los capítulos 6, se especifican los criterios de aceptación del sistema a implementar.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
1.1 Propósito
El propósito del documento es presentar y relacionar los requerimientos de alto nivel del
sistema de información de la BNC, conforme a lo acordado con los funcionarios de la
BNC participantes en la formulación de las necesidades y operaciones susceptibles de
sistematización. Los requerimientos aquí especificados proporcionan una perspectiva
global de los aspectos que harán parte del sistema de información de la BNC, y servirán de
base para su especificación más detallada en las fases posteriores del proyecto.
1.2 Convenciones
Para hacer referencia a numerales, diagramas, tablas, anexos o a otros documentos se utiliza
letra inclinada, así:
… Ver Documento de referencia.doc.
1.3 Audiencia y Sugerencias de Lectura
El presente documento está dirigido a:

Personas involucradas en la administración del proyecto y las involucradas en el
proceso de licitación del proyecto en sus fases posteriores.

Funcionarios del área de tecnología de la BNC quienes revisarán el documento y
coordinarán las actividades de las fases posteriores.

Coordinadores de las áreas técnicas y de apoyo de la BNC, quienes harán uso del
nuevo sistema de información de la BNC.

Analistas funcionales encargados de realizar la especificación más detallada de los
requerimientos del nuevo sistema.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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1.4 Referencias
La BNC ha proporcionado los siguientes documentos de referencia para al análisis de alto
nivel del sistema de información a desarrollar:

Ver DA_PROCESO_12-11-1197325_133001000_5465471.pdf: Contiene información
de las características de los procesos que se llevan a cabo dentro de la biblioteca.

Documentación de los procesos de la BNC: Guía de los procesos y formatos de registro
de información en la url http://www.mincultura.gov.co/?idcategoria=7267.

Ver Gobierno_en_Linea.zip: Con información relacionada con las políticas de
gobierno en línea.

Ver Norma Indicadores Rendimiento Bibliotecas Nacionales.docx.

Ver Sistema de indicadores.pdf: Sistema de indicadores de gestión para el control de
actividades, procesos, planes y proyectos.
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2 DESCRIPCIÓN GENERAL
A continuación se presentan las características del sistema de información con las cuales se
busca cubrir las necesidades de automatización, colaboración, integración y mejoramiento
en la ejecución de los procesos de la BNC.
2.1 Perspectiva del Producto
El sistema de información de la BNC nace de la posibilidad de tener en este organismo
cultural y patrimonial herramientas tecnológicas capaces de soportar las actividades
internas relacionadas con la adquisición, organización, preservación y divulgación del
patrimonio bibliográfico del país en cualquier soporte, así como la gestión de los procesos
administrativos y organizacionales de carácter misional.
Integrará las operaciones de las áreas técnicas y de apoyo, asimismo proveerá mecanismos
automatizados para el control y seguimiento de los procesos y recursos involucrados en la
gestión de materiales (bibliográficos y documentales), y los derivados de los servicios e
interacciones con el público en general (clientes, proveedores-autores/editores, e
instituciones con colecciones patrimoniales).
Reducirá el control manual que se lleva en cada uno de los procesos, esto soportado en la
conformación de un repositorio de información centralizado y actualizado, que se
alimentará mediante el registro de las operaciones realizadas por cada una de las áreas, y
del cual se podrán obtener informes estadísticos e indicadores de gestión y desempeño.
Por otra parte, se integrará con el sistema ILS y otros aplicativos especializados
complementarios para obtener información consolidada; requerida en la gestión operativa
de cada una de las áreas de la BNC.
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Figura 1. Diagrama de Contexto Sistema de Información BNC
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2.2 Características del Producto
El sistema de información de la BNC deberá cumplir con las siguientes características:


Gestión Misional: Conjunto de características que soportan las actividades y los
servicios que ofrece la biblioteca para el cumplimiento de sus objetivos misionales, esta
gestión se divide en gestión técnica, gestión de integración operativa y servicios:
o
Gestión Técnica: Soportar la gestión de los procesos particulares (recuperación,
catalogación, organización, conservación) de cada área técnica de la BNC.
o
Gestión de Integración Operativa: Soportar la gestión de las operaciones comunes
entre las áreas técnicas, y las interacciones con proveedores e instituciones afines
con la BNC.
o
Servicios: Soportar la prestación de los servicios a los usuarios/clientes de la BNC,
gestionar y controlar eventos, capacitaciones, e instalaciones de la BNC.
Gestión Administrativa: Conjunto de características que soportan los aspectos
relacionados con la gestión administrativa y de apoyo:
o
Administración: Soportar la gestión administrativa de la biblioteca relacionadas
con el seguimiento de proyectos organizacionales, cumplimiento de políticas,
asignación presupuestal y contrataciones.
o
Apoyo: Soportar la gestión de suministros de la biblioteca, control de personal,
mantenimiento de equipos y el seguimiento a las actividades de vigilancia y aseo de
la BNC.

Generación de Informes e Indicadores: Soportar la generación de informes e
indicadores de gestión de las actividades realizadas por las áreas de la BNC (técnicas,
administrativa y de apoyo).

Configuración del Sistema: Proveer las opciones para la administración de usuarios y
control de acceso al sistema, mantenimiento de los parámetros del sistema, registro de
auditoría, y administración de notificaciones y alertas.

Interfaces con Sistemas Internos y Externos: Establecer la comunicación, interacción
y/o integración con sistemas internos y externos de la BNC.
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Teniendo en cuenta las anteriores características, el sistema de información de la BNC
estará conformado por las siguientes funcionalidades:
Figura 2. Diagrama de descomposición funcional sistema de información BNC
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2.3 Clases de Usuarios y sus Características
Las características de los usuarios del sistema de información de la BNC propuestos a
continuación, se especificarán en la fase de análisis detallado, y deberán cumplir con las
condiciones establecidas por Gobierno en Línea. Ver documentos anexos
Guia_de_Caracterizacion.pdf y Ficha_Caracterizacion.xlsx.
Se identifican las siguientes clases de usuarios que interactuarán con el sistema de
información de la BNC:

Administrador del sistema: Usuario encargado de mantener la configuración del
sistema, asimismo, administrar el control de acceso, en el que sus tareas principales
serán la gestión de usuarios, roles y permisos sobre las opciones/funcionalidades de los
módulos del sistema.

Coordinador de Área: Usuario (profesional líder de grupo) quien lidera alguna área
técnica de la BNC y
que tendrá la responsabilidad de asignar las tareas de las
personas a cargo y hacer el
seguimiento de dichas actividades.

Asistente de Área: Usuario responsable de recibir y hacer seguimiento a las
actividades del área y gestionar las solicitudes provenientes de otras áreas de la BNC
y/o entidades externas a la BNC.

Operador Técnico: Usuarios (profesionales, universitarios o contratistas) que realizan
las actividades propias de cada área y llevan el registro de dichas acciones.

Funcionario Externo: Usuarios (funcionarios de otras bibliotecas públicas) que
podrán utilizar o acceder a determinadas funcionalidades del sistema, en lo relativo a la
gestión de instituciones con colecciones patrimoniales.

Personal de apoyo: Usuarios (personal de planta o contratistas) que intervienen en las
actividades de mantenimiento, seguridad, y provisión de las instalaciones y equipos de
la BNC.
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2.4 Restricciones de Diseño e Implementación.
Dado que el presente documento establece las características de alto nivel del sistema de
información de la BNC, las restricciones de diseño e implementación se determinarán en la
fase de análisis detallado de la solución.
Sin embargo, de manera preliminar se proponen las siguientes:
RD01. Plataforma WEB.
RD02. IDE Desarrollo: Visual Studio .Net 2010.
RD03. Base de Datos SQL Server 2008.
RD04. .Net Framework 4.0.
RD05. Los reportes deben ser generados en Microsoft Excel Versión 97-2003 y PDF.
2.5 Documentación de Usuario
La documentación de usuario estará compuesta en primera instancia por los siguientes
entregables:

Manual de usuario.

Manual Técnico.
Cabe aclarar que las necesidades de documentación para los usuarios se determinarán en la
fase de análisis detallado.
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3 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
Las características descritas a continuación fueron obtenidas a partir de la formulación
preliminar realizada por los coordinadores de las áreas técnicas y de apoyo de la BNC. Ver
documento anexo Características Preliminares SI BNC.docx. Se plantean desde un enfoque
de alto nivel; cuyo propósito es identificar los grupos de funcionalidades que aglutinan las
operaciones particulares de cada proceso misional o administrativo a soportar con el
sistema de información de la BNC. Por tanto, de común acuerdo con la BNC y conforme a
la metodología utilizada en esta etapa para la especificación de los respectivos
requerimientos, no se incluyen casos de uso, puesto que éstos se utilizarán, de manera
opcional y según su conveniencia, en la fase de análisis detallado para elucidar algunas de
dichas operaciones.
Por otra parte, las características aquí indicadas son las que se considerarán como línea base
inicial del proyecto; de conformidad con lo estipulado en el Manual de Gobierno en Línea
en lo relativo a la caracterización de procesos, trámites y servicios. Sin embargo, son
susceptibles de verificación y complementación en la fase de análisis detallado.
A partir de la evaluación de la afinidad entre las características propuestas, el sistema de
información se compone por los siguientes módulos:
 Gestión Misional. Contiene las características que soportan la operación e
interacción de las áreas técnicas en la gestión misional de la BNC.
 Gestión Administrativa. Contiene las características que soportan la operación del
área administrativa y del área de apoyo de la BNC.
 Informes e Indicadores. Contiene las características para la generación de informes e
indicadores para hacer seguimiento a la gestión técnica y organizacional de la BNC.
 Configuración del Sistema. Contiene las características de parametrización y
administración del sistema.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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3.1 Gestión Misional
Figura 3. Diagrama de descomposición funcional Gestión Misional
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3.1.1 Gestión Técnica
Figura 4. Diagrama de descomposición funcional Gestión Técnica
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3.1.1.1 Gestión de recuperación
El sistema de información debe proporcionar las funciones para el registro, control y
seguimiento de las actividades de recuperación del patrimonio bibliográfico y documental.
o Gestión de recepción y control de publicaciones: Realizar el registro, control y
seguimiento de las actividades relacionadas con la recepción del material
bibliográfico y documental que ingresa al área Selección y Adquisiciones por el
programa de canje u otros mecanismos de adquisición diferentes al depósito legal
que generalmente requieren una revisión, evaluación y destinación (para la BNC u
otras instituciones). Debe contar con un módulo de ingreso individual y de carga
masiva de registros, actualización, borrado de registros, y elaboración de reportes.
Esta funcionalidad debe integrarse con el aplicativo de canje.
o Gestión para la adquisición de obras: Realizar los cruces automáticos de listados
de publicaciones ofrecidas a la BNC frente a los registros contenidos en el ILS,
identificar los títulos que ya están en la base de datos indicando la cantidad de
ejemplares existente, generar reportes de títulos existentes, faltantes, con un solo
ejemplar, permitir la actualización de la información de títulos no existentes en la
BNC con tareas de seguimiento manual (si está o no en la biblioteca) y permitir la
generación de dicha información en archivos en formato Excel. Debe estar
integrado al aplicativo de canje y comunicarse con gestión de materiales.
o Gestión de la asignación del ISSN: Realizar el registro, control y seguimiento de
la información y actividades involucradas en la asignación del ISSN. El sistema
debe integrar las actividades de asignación de ISSN con las actividades de
Procesos Técnicos (Catalogación).
o Gestión para el depósito de documentos digitales: Los usuarios/clientes de la
BNC podrán a través de la web (portal de la BNC) realizar el depósito de los
documentos digitales mediante el diligenciamiento de un formulario y la carga de
archivos. A partir de la información suministrada, este módulo deberá generar
comunicaciones a los usuarios con carácter legal y reportes al Grupo de Procesos
Técnicos. Asimismo, realizar la validación y aprobación de información, restringir
el acceso a través de claves y estar comunicado con el aplicativo Directorio de
Proveedores.
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ASESOFTWARE
3.1.1.2 Gestión de catalogación
El sistema debe permitir el registro, control y seguimiento de las actividades propias del
área de procesos técnicos encargada del proceso de catalogación de la BNC.
o Gestión del servicio de catalogación en la publicación: Realizar el registro,
control y seguimiento de solicitudes del servicio de catalogación en la publicación
requerido por los autores y editores. Debe también permitir la generación de la
ficha catalográfica en el formato prestablecido como resultado de la solicitud.
o Gestión de catalogación y preparación física de obras: Realizar el registro,
control y seguimiento de la información y actividades involucradas en la
catalogación y preparación física de obras. Debe soportar la gestión realizada por
los diferentes contratistas y personal de planta del área de Procesos Técnicos:

Recepción de recursos para catalogación.

Análisis y Catalogación.

Preparación Física.

Entrega de recursos.
o Gestión del depósito legal: Realizar el registro, control y seguimiento a la gestión
de las operaciones complementarias al proceso de catalogación soportadas en el
ILS y las relacionadas con la generación de recibos de depósito legal.
3.1.1.3 Gestión de colecciones
El sistema de información debe incluir las siguientes funcionalidades para el registro,
control y seguimiento de las colecciones de materiales de la BNC.
o Verificación de existencias físicas de materiales (Físico vs. ILS): Realizar el
registro, control y seguimiento de la información y actividades involucradas en la
identificación de inconsistencias y verificación del inventario del material
bibliográfico y documental presente en la BNC.
o Gestión para el control del espacio físico vs. ingreso de material: Realizar el
registro, control y seguimiento de la información y actividades involucradas con la
administración de la disponibilidad de espacios para albergar colecciones.
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ASESOFTWARE
o Gestión de proyectos para la conformación de colecciones digitales desde
fuentes externas (otras entidades o colecciones privadas): Realizar el registro,
control y seguimiento de la información y actividades involucradas en la
recuperación y ciclo de atención para la conformación de colecciones digitales, en
el que intervienen los procesos de compras patrimoniales del área de Selección y
Adquisiciones. Por otra parte, realizar el registro de la organización y rediseño de
las colecciones mediante la biblioteca digital. Asimismo, debe permitir la conexión
con las bases de datos con colecciones digitales de entidades externas.
o Gestión de la investigación para la recuperación preservación y difusión del
patrimonio bibliográfico y documental: Realizar el registro y seguimiento de
las actividades relacionadas con la investigación sobre colecciones, identificando
sus alcances y limitaciones.
o Gestión para la conformación de catálogos: Registro y control de índices,
bibliografías y tesauros del material bibliográfico y documental. Proveer
herramientas de acceso y obtención ágil de información de materiales, tales como:
catálogos, índices, bibliografías y tesauros de las colecciones de la BNC.
3.1.1.4 Gestión de conservación
El sistema de información permitirá registrar y controlar las actividades relacionadas con
conservación de los materiales.
o Gestión de preservación preventiva: Realizar el registro, control y
seguimiento de las actividades preventivas para la preservación de materiales:

Diagnóstico y valoración técnica de colecciones.

Gestión y manejo de emergencias.

Visitas de inspección a reservas técnicas.

Limpieza de colecciones, saneamiento
documental, desodorización locativa.

Control de condiciones medioambientales.

Análisis de laboratorio para apoyar procesos de conservación.
locativo,
saneamiento
o Gestión para la conservación y/o rehabilitación de documentos o
colecciones: Realizar el registro, control y seguimiento de las actividades
realizadas en el ciclo de intervenciones sobre los materiales; desde el punto de
vista de la conservación del soporte y el entorno físico. Esta funcionalidad debe
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
ser soportada por el sistema de información a través de una Historia Clínica de
conservación (Bitácora de intervenciones) que agrupe:

Registro y consulta de acciones preventivas y de laboratorio.

registro y control interno de documentos durante el período de
intervención y estadía en los talleres de conservación.

Diagnóstico de intervención.

Documentación de procesos: fotografía y documentación de procesos de
intervención, diseño y elaboración de unidades de almacenamiento
técnico documental.
o Gestión para el cambio de medio de soportes frágiles y/o representativos:
Realizar el registro, control y seguimiento de las operaciones del ciclo de
producción del cambio de medio (digitalización de textos, digitalización de
sonido, video, procesos de oxigenación audiovisual, microfilmación
electrónica).
3.1.1.5 Gestión de centro de documentación musical (CDM)
o Gestión de proyectos de documentación musical regional: Realizar el
registro, control y seguimiento de las actividades para el desarrollo de proyectos
de documentación regional. Debe permitir identificar los avances, la capacidad
institucional y el desarrollo de los procesos emprendidos en los proyectos de
documentación implementados.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
3.1.2 Gestión de Integración operativa
Figura 5. Diagrama de descomposición funcional Gestión de Integración Operativa
3.1.2.1 Gestión de materiales
El sistema debe permitir la administración de la circulación de los Materiales
(bibliográficos y documentales en sus diferentes soportes) al interior de la BNC y con
entidades externas.
o Ingreso de Material: Realizar el registro, control y seguimiento de la
información relacionada con el ingreso de material (complementaria ILS). Los
datos de ingreso requeridos son:
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE










Datos de registro del ingreso (fecha de entrada, responsable de la
recepción, responsable de la entrega, proveedor, entre otros).
Concepto (compra, canje, donación, depósito legal y depositarias [obras
de las Naciones Unidas que llegan a la BNC que sirve de depositaria de
las mismas]).
Registro historia y procedencia.
Clasificación temática del material
Valoración condiciones de entrada.
Clasificación tipo de formato y medio/soporte entregado.
Determinación estado de conservación.
Determinación aplicación de políticas de conservación en el tiempo.
Asignación de repositorio (físico o digital).
Asignación del ciclo de atención (intervenciones requeridas y delegadas
a las áreas técnicas).
Para esto, es necesaria la interacción o la asimilación de la información provista
por los aplicativos:






ILS.
Depósito Legal.
Reporte ISBN.
ISSN.
Canje y Divulgación.
Consecutivo para la clasificación de colecciones (signatura topográfica).
o Seguimiento a Reclamaciones de Depósito Legal: Realizar el registro, control
y seguimiento de la información y actividades relacionadas con el proceso de
reclamación de materiales. Debe incorporar el cargue de información
proporcionada por la Cámara Colombiana del Libro en relación con las
asignaciones del código ISBN, y permitir corroborar las existencias de las obras
en el catálogo de la BNC.
o Historias Clínicas: Realizar la consulta de las historias clínicas de los
Materiales, esta información proviene de las actividades que realizan los
funcionarios de la BNC para la conservación de materiales.
o Salida de Materiales: Realizar el registro, control y seguimiento de la salida de
Material (Incluye materiales producidos por la BNC) que se realizan a través de
canje o donaciones hacia otras instituciones (Instituciones con colecciones
patrimoniales, Bibliotecas Públicas).
o Declaración de Bienes Bibliográficos de Interés Patrimonial: Realizar el
registro, control y seguimiento de los materiales susceptibles de ser declarados
como de interés patrimonial. Asimismo, debe permitir realizar el registro,
control y seguimiento de las actividades relacionadas con este proceso.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 24
ASESOFTWARE
o Préstamo de Materiales: Realizar el registro, control y seguimiento de las
solicitudes de préstamo de material, para mantener la historia de préstamos,
establecer la disponibilidad de las colecciones e identificar los temas más
solicitados:



Interna: Solicitudes de materiales que se realizan de una área a otra en la
BNC.
Inter-institucionales: Solicitudes de intercambio o préstamo de
materiales que se realizan con instituciones (nacionales y extranjeras)
por fuera de la BNC.
En Sala: Solicitudes de materiales por parte de usuarios/clientes en las
instalaciones de la BNC.
3.1.2.2 Gestión de novedades
o Atención de Novedades. El sistema debe permitir el registro, control y
seguimiento de novedades y/o ajustes por instancia en el ciclo de atención,
actividades delegadas, ejecutadas y pendientes sobre los materiales por parte de
los funcionarios de las áreas técnicas involucradas. Indicando: Fecha de
asignación, área que reporta, área responsable, estado de la novedad/ajuste, y
fecha de terminación o cierre de la novedad/ajuste.
o Notificación de Novedades. Debe incorporar mecanismos de alerta y
notificación, para advertir y reportar, a los funcionarios involucrados, la
instancia de atención en la que se requiere su participación.
3.1.2.3 Gestión de instituciones con colecciones patrimoniales
Esta funcionalidad debe estar integrada al sistema de bibliotecas públicas y debe consolidar
el directorio de instituciones con colecciones patrimoniales en Colombia (actualmente se
hace en Excel). A cada institución incluida en el directorio de la BNC, se le permitirá el
diligenciamiento de un formulario en línea organizado por módulos con información de los
diferentes componentes de diagnóstico (recuperación, organización, conservación,
servicios). Por otra parte, debe contar con mecanismos de seguimiento tales como informes
de tabulación del diagnóstico y reportes estadísticos. Debe permitir:
o Identificación de Instituciones con Colecciones de Interés Patrimonial.
Registrar y consultar la información de identificación, contacto, ubicación y
características de instituciones con colecciones de interés patrimonial.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 25
ASESOFTWARE
o Gestión Red Patrimonial: Realizar el registro, control y seguimiento de las
acciones ejecutadas por parte de las áreas técnicas de la BNC con las entidades
patrimoniales (bitácora con el diligenciamiento de componentes de diagnóstico,
registro y seguimiento de acciones ejecutadas en las entidades patrimoniales por
las áreas misionales de la BNC). Asimismo, debe permitir realizar el registro,
control y seguimiento de la información y actividades involucradas en el
desarrollo de los programas y proyectos relacionados con la recuperación,
organización, conservación, custodia y difusión del patrimonio bibliográfico y
documental, y lo relacionado con las actividades de cooperación nacional e
internacional para el desarrollo de servicios que contribuyan al acceso y
divulgación del patrimonio bibliográfico y documental del país (gestión multiárea)
3.1.2.4 Gestión de proveedores
El sistema debe permitir realizar el registro, control y seguimiento de la información y
actividades involucradas en la interacción con proveedores. Debe permitir:
o Identificación Proveedores de Materiales: Registro y consulta de información
de identificación, contacto, ubicación y características de proveedores
(Soportado en el aplicativo Directorio de Proveedores). El sistema debe
integrarse con el aplicativo “Directorio de proveedores” para obtener la
información básica para la identificación del mismo, de igual forma se debe
integrar la información con el sistema “Entidades Cooperantes de Canje”.
Implica la integración del Directorio de Proveedores con el Directorio de
Entidades Cooperantes de Canje (hay dos aplicativos hechos por el mismo
desarrollador, cada uno registra sus propios proveedores, la idea es que se
comuniquen estos dos directorios bajo una interfaz que tenga el módulo para el
directorio de entidades cooperantes y el módulo del directorio de proveedores) y
que esta información se relacione con la información de instituciones con
colecciones de interés patrimonial (Ver documento anexo INSTRUCTIVO
DIRECTORIO PROVEEDORES - USUARIO ADMINISTRADOR.doc).
o Gestión de Proveedores de Materiales: Control, registro y seguimiento de
solicitudes y de interacciones con proveedores (bitácora multi-área). Incluye la
gestión en la entrega y reclamación de materiales por parte de cada uno de los
proveedores por depósito legal, compra, donación o canje.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
3.1.2.5 Gestión de biblioteca digital
Realizar el registro, control, y seguimiento de las actividades de gestión operativa de la
biblioteca digital (incluye interacciones [ejecución y delegación de tareas] con las áreas
misionales de la biblioteca). Debe permitir:
o Gestión de Colecciones y Contenidos Digitales: Realizar el registro, control y
seguimiento de las operaciones del ciclo de producción de los objetos digitales.
Esta funcionalidad debe integrarse con el ILS para la obtención del catálogo
digital.
o Gestión de Preservación Digital: Realizar el registro, control y seguimiento de
la información y actividades involucradas con la preservación de los objetos
digitales; para mantener en el tiempo -a corto y largo plazo- la capacidad de
acceder y utilizar los objetos digitales, ya sean producto de la digitalización o
nacidos en formato digital. Requiere control sobre los metadatos, el objeto
digital, software (aplicaciones visoras, librerías de código, sistema operativo),
medios de almacenamiento, hardware para el control de la lectura en todo
momento (formato y especificaciones de medios, técnicas de fijación).
o Gestión de Servicios Digitales: Realizar el registro, control y seguimiento de la
información y actividades involucradas en la solicitud y prestación de los
diferentes servicios digitales (franja académica, servicio de préstamo y uso de
tecnología en el laboratorio de la BNC, servicio de referencia digital, servicio de
reproducción de recursos digitales, servicio de educación virtual e-learning,
servicio de referencia digital, tutorial) de la BNC.
3.1.2.6 Administración de consecutivos
El sistema de información debe disponer de las opciones para la generación y asignación de
los consecutivos para la gestión de diferentes operaciones (Correspondencia, Listas de
Entrega) realizadas por las áreas de la BNC.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 27
ASESOFTWARE
3.1.3 Servicios
Figura 6. Diagrama de descomposición funcional Servicios
3.1.3.1 Gestión de clientes y servicios
El sistema de información debe disponer de las opciones para realizar registro, control y
seguimiento de la información y actividades involucradas con clientes y servicios de la
BNC:
o Identificación Clientes: Registro y consulta de información de clientes actuales
y potenciales de la BNC. Incluye consolidación de datos: Identificación,
contacto, ubicación y características de usuarios/clientes.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
o Interacción Clientes y Servicios. Control, registro y seguimiento de
interacciones con clientes (bitácora de ejecución de órdenes de servicios y
evaluaciones de satisfacción multi-área.) El sistema debe permitir realizar el
seguimiento sobre los clientes que hacen uso de los servicios presenciales y
virtuales de la biblioteca a través del registro de información adicional al
sistema ILS. También debe presentar información de la prestación de servicios y
niveles de satisfacción de los usuarios y proporcionar información acerca de:









Uso de equipos.
Aula conectando sentidos.
Uso del catálogo colectivo (Opac).
Usabilidad de la página Web.
Préstamo en salas.
Formación de usuarios.
Servicios virtuales utilizados.
Servicios presenciales utilizados.
Acceso, uso y aprovechamiento de la información.
3.1.3.2 Gestión de instalaciones
El sistema debe permitir realizar el registro, control y seguimiento a las acciones de
mantenimiento del edificio de la BNC. Se debe registrar la información relacionada con el
diagnóstico e inventario de las necesidades teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
o
o
o
o
o
Diagnóstico del estado del edificio.
Foto-documentación del edificio.
Inventario de necesidades de mantenimiento planta física.
Inventario de dotación de seguridad industrial.
Programación, reporte y seguimiento a las acciones de mantenimiento de la
dotación de seguridad industrial. (sistemas de incendios, sistemas de vigilancia
electrónica (pórticos, alarmas), ascensores, planta eléctrica, extintores, tanques
de agua, data-center, cámaras.
o Redes hidráulicas, eléctricas, cableado de voz y datos.
3.1.3.3 Gestión de eventos y capacitaciones
o Gestión en la Producción de la Programación Cultural (eventos y
capacitaciones) de la BNC: Realizar el registro, control y seguimiento de la
información y actividades involucradas en el proceso de gestión de la
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 29
ASESOFTWARE
producción de la programación cultural, solicitudes, programación de espacios,
apoyos técnicos y logísticos, adecuación de infraestructura, planeación y
divulgación.
o Gestión de Reserva y Preparación de Espacios de la BNC: El sistema de
información debe permitir realizar la reserva y control de la disponibilidad de
las instalaciones de la BNC (auditorios, salas) por parte de usuarios tanto
internos como externos, y poder realizar las gestiones para la separación,
alquiler/préstamo de las mismas. Es necesario también que el sistema permita
registrar y consultar las novedades ocurridas en el evento o en el espacio físico y
en los equipos proporcionados para cada caso. De igual forma debe controlar
las acciones y/o requisitos para la preparación de dichas instalaciones:





Dispositivos de audio y video.
Personal técnico.
Personal de apoyo para emergencias.
Personal de apoyo logístico (aseo, vigilancia).
Mantenimiento y/o reparación de equipos.
o Gestión de Capacitaciones Técnicas: Realizar el registro, control y
seguimiento de la información y actividades involucradas en la ejecución de
programas de formación ofrecidos por las áreas técnicas de la BNC:

Gestión programas de formación en catalogación: Realizar el registro,
control y seguimiento de la información y actividades involucradas en la
ejecución de programas de formación en catalogación. Debe permitir
consolidar datos de las capacitaciones por tema, usuarios que participan,
regiones cubiertas, etc. Esta información podrá ser consultada por
cualquier área de la BNC.

Gestión de actividades de formación en documentación musical:
Realizar el registro, control y seguimiento de las actividades de
participación en procesos de formación en documentación musical
mediante plataformas virtuales.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
3.2 Gestión Administrativa
Figura 7. Diagrama de descomposición funcional Gestión Administrativa
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
3.2.1 Administración
3.2.1.1 Gestión de proyectos
El sistema debe permitir registrar, controlar y hacer seguimiento a los planes de acción en
materia de personal (planta y contratistas), insumos (físicos, tecnológicas, asesorías y
consultorías especializada, logísticos), y las relativas a las funciones y necesidades de las
áreas técnicas y de apoyo de la BNC. Por otra parte, permitir su priorización con el fin de
lograr una planeación coherente. Deberá tener una interacción con los sistemas de
información del Ministerio de Cultura y el DNP, y generar los correspondientes informes
de gestión de cada área técnica, así como el consolidado de la BNC con la periodicidad de
corte al día que se requiera.
3.2.1.2 Seguimiento de contratación
El sistema debe permitir realizar el seguimiento a las actividades de la gestión
precontractual en las que se incluyen estudios de precios en el mercado de los bienes a
contratar, la gestión de estudios previos o elaboración de términos de referencia. Asimismo,
debe permitir controlar el flujo de las acciones pertinentes entre las áreas de la BNC, la
administración y el Ministerio de Cultura. Por otra parte, debe realizar el registro, control
seguimiento de la gestión sobre los contratos controlando cronogramas de ejecución,
informes de gestión del contrato, pagos, altas de almacén, actas de liquidación.
3.2.1.3 Seguimientos de presupuestos
El sistema debe permitir registrar y hacer el seguimiento sobre la asignación de
presupuestos para las actividades de la BNC.
3.2.1.4 Gestión de normograma
El sistema debe permitir indizar, organizar, buscar, recuperar y vincular los
correspondientes archivos digitales de la normatividad pertinente con la gestión de la BNC.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
3.2.1.5 Gestión de trámites y solicitudes
El sistema debe permitir registrar, controlar, y hacer seguimiento de solicitudes o trámites
internos y externos de carácter administrativo e institucional (Ej. Atención a procesos
administrativos con el Ministerio de Cultura, atención a derechos de petición, entre otros).
Debe incluir la administración de actividades delegadas, ejecutadas y pendientes sobre
solicitudes o trámites por parte de los funcionarios de las áreas responsables de su atención.
Indicando: Fecha de asignación, área que reporta, área responsable, estado de la solicitud o
trámite, y fecha de terminación o cierre de cada caso.
El sistema debe incorporar mecanismos de alerta y notificación, para advertir y reportar, a
los funcionarios involucrados, la instancia de atención en la que se requiere su
participación.
3.2.1.6 Gestión de correspondencia
El sistema debe generar alertas sobre la asignación de responsables en la recepción de
correspondencia para la atención de los requerimientos y respectivos informes. Debe
interactuar con el aplicativo de correspondencia del Ministerio de Cultura para consultar la
información de correspondencia.
3.2.1.7 Administración de archivo
El sistema debe permitir el registro y control de las tablas de retención documental de las
áreas técnicas de la BNC. Asimismo, soportar la gestión realizada en el tiempo para la
entrega al Archivo Central del Ministerio de Cultura, así como el registro de las acciones
aplicadas sobre el documento como: microfilmación, digitalización o destrucción,
transferencia de archivos y administración del préstamo de carpetas de archivo.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 33
ASESOFTWARE
3.2.2 Apoyo
3.2.2.1 Gestión de personal
El sistema debe permitir el registro y control para la gestión de personal de la biblioteca en
los siguientes aspectos:
o Reporte de Novedades: Registro y seguimiento a las novedades laborales tales
como,





Vacaciones.
Licencias.
Horas extras.
Permisos.
Incapacidades.
o Planeación y Autorización de Vvacaciones: Seguimiento y control a los planes
y autorizaciones de vacaciones de los funcionarios de la BNC.
o Inventarios a Cargo del Personal de Planta: Registro y control sobre los
bienes asignados a cada área técnica o de apoyo de la BNC.
o Registro y Control de Viáticos y Tiquetes. Registrar y consultar la
información referente a viatico y tiquetes, dicha información debe ser enviada
al Ministerio de Cultura.
3.2.2.2 Dotación y mantenimiento de mobiliario y equipos
El sistema de información debe permitir registrar, controlar y hacer seguimiento a las
actividades de diagnóstico y mantenimiento del mobiliario y equipos de la BNC.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
3.2.2.3 Administración de almacén
El sistema debe comunicarse con los sistemas y aplicativos de control de almacén del área
Administrativa del Ministerio de Cultura para obtener información de inventario de
insumos.
El sistema debe generar alertas y permitir la priorización, control y seguimiento de las
necesidades y consumo de insumos de la BNC.
3.2.2.4 Servicio de fotocopiado interno
El sistema debe permitir llevar el control de las solicitudes y necesidades de fotocopiado de
las diferentes áreas de la Biblioteca Nacional (teniendo trazabilidad con cada una de ellas) y
tener gestión sobre la planificación del servicio, consumo de papel y demás suministros.
3.2.2.5 Vigilancia y aseo
El sistema debe permitir llevar el registro, control y seguimiento de planeación de personal,
cronogramas de turnos de vigilancia y aseo, novedades en el período de vigilancia,
novedades del proceso de aseo, cronograma de actividades del personal de aseo, cafetería y
mantenimiento de la BN, control de ingreso de personal (usuarios, visitantes).
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 35
ASESOFTWARE
3.3 Informes e Indicadores
Los indicadores e informes listados a continuación son los propuestos de manera preliminar
por las áreas técnicas y de apoyo de la BNC. Por tanto, son susceptibles de verificación y
complementación en la fase de análisis detallado:
3.3.1 Organizacionales
El sistema debe generar los siguientes informes a nivel organizacional:




Avance de Metas.
Indicadores de rendimiento.
Informes de administración.
Informes de apoyo.
3.3.2 Técnicos
El sistema debe generar los siguientes informes de acuerdo a cada uno de los procesos de
la BNC:
o Informes de Servicios
Indicadores




Número de usuarios atendidos. Segmentación por edades y/o
profesiones/perfiles para saber qué consultan en la BNC.
Número de usuarios nuevos.
Visitantes página web de la BNC.
Comportamiento de los servicios prestados por la BNC.
Informes



Informe estadístico de servicios prestados tanto virtuales como
presenciales.
Estadísticas de los servicios prestados virtuales y presenciales por
perfiles de usuarios/clientes.
Informe de solicitudes de servicios presenciales y virtuales.
o Informes de Catalogación
Indicadores

Número de recursos de información catalogados.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE




Número de unidades de información visitadas y regiones cubiertas.
Número de registros incluidos en el CCPBC.
Rendimiento operacional de catalogación.
Calidad de la catalogación.
Informes







Listados de entrega de material al área de colecciones (incluye
publicaciones seriadas).
Reportes estadísticos gestión del área.
Generación de estadísticas del depósito legal
Estadísticas de reportes de ISSN (asignados vs. efectivos)
Estadísticas de los servicios de catalogación en la publicación.
Informes estadísticos del CCPBC para su consulta externa (Registros
incluidos - Regiones cubiertas).
Informe de gestión en programas de formación en catalogación
(aplicación filtros: inscripciones por curso, capacitaciones por tema, tipo
de usuarios que participan, regiones cubiertas, etc.).
o Informes de Conservación
Indicadores











Cobertura y calidad en la gestión del diagnóstico.
Porcentaje de la colección en condiciones estables de conservación.
Impacto de la colección en condiciones estables de conservación.
Proporción del material intervenido correctivamente.
Impacto del volumen del material intervenido correctivamente.
Conservación y equipos de trabajo de apoyo.
Conservación y crecimiento de documentos y recursos.
Porcentaje de uso de la colección migrada a otro medio.
Impacto de la colección migrada a otro medio.
Cumplimiento de presupuesto de cambio de medio.
Proporción del material por cambio de medio.
Informes






Reporte de materiales en riesgo.
Reporte de materiales en proceso de conservación (en curso).
Reporte de materiales rehabilitados.
Reporte de actividades de conservación preventiva.
Reporte de materiales cambiados a otro medio, y susceptibles de cambio
de medio.
Reporte de acciones de asistencia técnica en conservación.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE


Reporte de acciones de formación en conservación (usuarios internos y
externos).
Reporte de investigaciones adelantadas.
o Informes de Recuperación
Indicadores









Recuperación del Patrimonio Bibliográfico:
Compra nacional/internacional .
Canje nacional/internacional
Donación nacional/internacional.
Depósito Legal (requerido también por Procesos Técnicos).
Depósito de documentos digitales.
Asignación código ISSN.
Canje y divulgación nacional e internacional.
Indicadores por áreas técnicas para la Red de Patrimonio.
Informes







Reportes de seguimiento del depósito legal de materiales monográficos.
Reportes de seguimiento al depósito legal de ISSN.
Reportes de ofrecimientos de colecciones patrimoniales.
Reportes y estadísticas de canje de publicaciones y de divulgación a
bibliotecas públicas.
Reportes y estadísticas de colecciones recibidas por depósito digital.
Reportes del directorio de proveedores.
Reportes y estadísticas obras ofertadas y adquiridas.
o Informes de Biblioteca Digital
Indicadores










Cantidad de recursos bibliográficos digitalizados.
Cantidad de recursos digitales catalogados.
Cantidad de recursos digitales puestos en la página Web.
Cantidad de recursos interactivos producidos.
Cantidad de recursos interactivos descargados.
Cantidad de recursos bibliográficos digitalizados y catalogados que son
descargados por día.
Cantidad de usuarios que acceden a la Biblioteca Digital.
Cantidad de ingresos a enlaces de contenidos en la página web.
Cantidad de descargas de recursos digitales.
Tiempo de descarga de recursos digitales.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
Informes






Crecimiento anual de usuarios.
Personal capacitado a nivel nacional.
Estadísticas de usuarios que consultan los contenidos del Portal y los
recursos de la Biblioteca Digital.
Recursos digitales en servicio.
Registros integrados al catálogo.
Bibliotecas articuladas a la red.
o Informes de colecciones
Informes











Préstamos de materiales bibliográficos, hemerográficos y audiovisuales
por título.
Recursos y espacios disponibles para disposición de las colecciones
(incluye recursos digitales).
Volúmenes descartados por políticas de colecciones.
Inventario de Colecciones (Toma periódica de Colecciones).
Colecciones
bibliográficas,
hemerográficas,
audiovisuales
y
documentales
identificadas,
seleccionadas,
caracterizadas,
digitalizadas e integradas al catálogo producto de investigaciones o
becas.
Reporte de obras para conservar.
Reporte de materiales almacenados.
Reporte de materiales pendientes de almacenamiento.
Reporte de materiales cruce existencia físicas vs. ILS.
Reporte de obras consultadas por tipo de material y título.
Reporte de capacidad de almacenamiento físico ocupada y disponible.
o Informes CDM
Informes

Informe estadístico de uso de materiales, documentos, auditorios y
servicios presenciales por perfiles de usuarios/clientes.

Documentos musicales modificados, seleccionados, caracterizados e
investigados
editados y digitalizadas integrados al catálogo
(asociado con registros integrados al
catálogo de la Biblioteca
Digital).
Cumplimiento de presupuesto levantamiento digital de partituras y
proceso investigativo.

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE






Revista A Contratiempo producidos, usuarios, descargas (asociado con
Recursos digitales en servicio de la Biblioteca Digital).
Cartografía de prácticas musicales, participación y uso.
Proyectos de gestión documental musical regional apoyados.
Programación cultural, desarrollo, difusión, impacto y gestión.
Documentos musicales repatriados (asociado con registros integrados al
catálogo).
Capacitación en documentación musical plataforma Moodle (asociado
con Personal capacitado a nivel nacional).
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 40
ASESOFTWARE
3.4 Configuración Sistema
3.4.1 Administración de usuarios y control de acceso
El sistema debe permitir administración de los usuarios del sistema, asignación roles,
perfiles y niveles de acceso sobre los módulos y opciones del sistema de información. Esta
funcionalidad también debe proporcionar la creación y asignación del área a la que
pertenecen los usuarios.
3.4.2 Configuración de parámetros y dominios
El sistema debe permitir la configuración de variables del sistema (los parámetros del
sistema serán definidos en la fase de análisis detallado) y de dominios (valores permitidos
de variables).
3.4.3 Notificaciones y alertas
El sistema deberá generar las notificaciones y alertas sobre los siguientes eventos:
o
o
o
o
Vencimiento de préstamo de materiales.
Ingreso y salida de materiales de la BNC.
Disponibilidad de Insumos.
Disponibilidad de espacios.
3.4.4 Auditoría
El sistema debe permitir registrar y hacer seguimiento sobre las operaciones que realizan
los usuarios en el sistema. Se deben mantener Logs que permitan identificar las acciones
(consulta, modificación, eliminación) realizadas sobre la información del sistema por cada
uno de los usuarios habilitados.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 41
ASESOFTWARE
4 REQUERIMIENTOS DE INTERFACES EXTERNAS
4.1 Interfaces de Usuario
Se determinarán en la fase posterior de análisis detallado.
4.2 Interfaces de Hardware
No se identificaron requerimientos de interfaces de hardware.
4.3 Interfaces de Software
El sistema de información de la BNC requerirá la interacción con sistemas internos y
externos (obtención de información), mediante las siguientes interfaces:

IS-1. Interface con ILS Symphony para extracción de información (consulta,
generación, importación, revisión, exportación y carga del archivo MARC).

IS-2. Interface con el aplicativo de Canje y Divulgación: Extracción de información
para el proceso de canje y divulgación.
 IS-3. Interface con Directorio de Proveedores y Directorio de Entidades Cooperantes:
Consulta de información de proveedores

IS-4. Interface con Depósito Legal: Consulta para el seguimiento y reporte de
indicadores del proceso de depósito legal.

IS-5. Interface con Bibliotecas Públicas: El objetivo de esta interface es compartir
desde y hacia las bibliotecas públicas.

IS-6. Interface con aplicativo ISSN: Se requiere para obtener información relacionada
con el proceso de asignación del código ISSN.

IS-7. Interface con Catalogación en la Publicación: Consulta de información
relacionadas a este trámite.

IS-8. Interface con portales de la entidad (BNC / RNBP). Los portales deben consumir
información del sistema, tal como indicadores y cifras importantes que necesiten ser
publicadas.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE

IS-9. Interface con SINIC. Sistema nacional de información cultural del Ministerio de
Cultura. Este deberá poder consumir información del sistema, relacionada con
Bibliotecas.

IS-10. Interface con sistemas de otras entidades estatales - (DANE, Cámara del Libro DIAN - Gobierno en línea, Dirección Nacional de Derechos de Autor): Estas entidades
o sistemas podrán consultar información del sistema de la BNC.
4.4 Interfaces de Comunicación
El sistema de información de la BNC mediante configuración realizada en el componente
de Administración de Notificaciones y Alertas permitirá la generación de correos
electrónicos a funcionarios para reportar:

IC-1. Novedades en la gestión de materiales.

IC-2. Asignación de tareas.

IC-3. Aviso de solicitud de intervención en el ciclo de atención de aspectos en la
gestión operativa.

IC-4. Estado de tareas.

IC-5. Caducidad de acciones pendientes.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
5 ATRIBUTOS DE CALIDAD
Teniendo en cuenta que el alcance de este documento es de alto nivel, la determinación de
la arquitectura se establecerá en las fases posteriores de análisis detallado y diseño de la
solución. Sin embargo, de manera preliminar la arquitectura general propuesta debe cubrir
las siguientes capas:
 Capa Presentación o Web: Capa que gestiona las respuestas a las solicitudes
resultantes de las interacciones de los usuarios. Asimismo, está conformada por
páginas (formularios web) para el despliegue de la información proveniente del
sistema a los usuarios, que opcionalmente incluirán funciones JavaScript para la
validación básica de los datos ingresados.
 Capa del Negocio/Servicios: Capa que maneja la lógica del negocio de la
aplicación, consistente en la implementación de validaciones del cumplimiento de
reglas del negocio, generación de acciones adicionales que se deben ejecutar como
respuesta a un evento, y el cálculo de valores.
 Capa de Datos/Persistencia: Capa que gestiona el acceso a los objetos de datos y la
obtención de información almacenada en la base de datos.
Figura 8. Diagrama de arquitectura de capas.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 44
ASESOFTWARE
Con base en la información suministrada en el documento anexo
RGC_13_Requerimientos_tecnicos_del_cliente.xls y los establecidos por la BNC, el
sistema de información deberá cumplir los siguientes atributos de calidad:
5.1 Confiabilidad
NF01. Recuperación a fallos (servidores, comunicaciones):
 El tiempo de recuperación no deberá pasar de un día (24 horas) en el peor de los
casos. Para ello es indispensable tener backups actualizados: copias de los fuentes,
copia de la configuración del servidor, BD, etc. El sistema debe poderse restablecer
en otros entornos tecnológicos a la mayor brevedad (opción de máquina virtual).
 A nivel de máquina, el sistema debe estar virtualizado y debe poder recuperarse en
máximo un día (24 horas).
 Si es problema de comunicaciones, depende del proveedor y del tipo de problema;
aunque no debería superar 6 horas.
 Si es problema de la falla del chasis de la VM, podría tardar máximo 2 días.
5.2 Seguridad
NF02. Control de acceso:
 El sistema no debe permitir acceso a información restringida por usuarios no
permitidos. El ingreso y la autenticación de usuarios en el sistema de información
deben estar supeditados al sistema de seguridad y control de usuarios establecido
por la BNC.
 El sistema se debe concebirse con suficientes mecanismos de seguridad que impidan
la vulnerabilidad de los datos y garanticen la integridad de la información (BD y
aplicativos).
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 45
ASESOFTWARE
5.3 Portabilidad
NF03. Plataforma:
 Inicialmente se utilizaría un motor de base de datos SQLServer, aunque se prevé la
posibilidad de que se migre a Oracle o DB2. Los servidores de aplicaciones y
plataformas estarán por el momento sobre Windows Server.
5.4 Soporte
NF04. Entrega, instalación y publicación:
 El proveedor de la solución deberá acompañar el proceso de instalación del
aplicativo, tanto en el ambiente de pruebas como en el ambiente de producción, y
realizar las pruebas necesarias que garanticen el correcto despliegue y
funcionamiento del aplicativo.
 Antes de iniciar algún proceso de instalación deberá concertarse con los
responsables de la plataforma de la BNC, un plan de instalaciones y pruebas.
 El servidor donde se instalará el sistema debe hacer parte de la plataforma
tecnológica de la BNC.
NF05. Mantenimiento:
 El sistema debe tener un Log que permita realizar seguimiento de errores y
excepciones.
NF06. Conectividad:
 El sistema debe permitir interfaces con sistemas internos y externos. Ver numeral
4.3 Interfaces de Software.
NF07. Compatibilidad:
 El sistema debe ser compatible con las características indicadas en el documento
anexo RGC_13_Requerimientos_tecnicos_del_cliente.xls pestaña- Características
Plataforma.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Página 46
ASESOFTWARE
5.5 Rendimiento
NF08. Disponibilidad:
 La disponibilidad del sistema debe ser 7x24/365.
 La disponibilidad de la plataforma (servidores, comunicaciones) debe ser 7x24/365.
NF09. Velocidad y Eficiencia:
 El sistema debe ser lo suficientemente ágil para garantizar que el despliegue entre
pantallas sea corto, de tal forma que los usuarios no tengan que incurrir en tiempos
muertos.
 Una vez el sistema este en sus fases iniciales se determinará una línea base de
proyección. Como referencia se propone:


El tiempo promedio de movimiento entre pantallas debe ser de 5
segundos.
El tiempo máximo de movimiento entre pantallas debe ser de 20
segundos.
NF10. Uso de recursos:
 El uso de la memoria del servidor no debería exceder el 50% de la memoria
disponible.
NF11. Capacidad:
 El sistema debe soportar máximo 40 usuarios concurrentes.
5.6 Software
NF12. Lenguajes de programación:
 El sistema debe ser desarrollado en .Net y se deben utilizar hojas de estilos y
javascripts.
NF13. Estándar de Desarrollo:
 Se debe aplicar el estándar para desarrollo y documentación de código de
aplicaciones empresariales .Net.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
 Deberá implementarse conforme a las condiciones de la plataforma dispuesta por la
BNC.
NF14. Servidor Web y de Aplicaciones:
 WINDOWS SERVER 2008 STANDARD SP2 32bits.
 IIS.
NF15. Navegadores:
 El aplicativo deberá ser web enable y accesible al menos mediante los navegadores
de Internet, Microsoft Internet Explorer 9x, 8x, 7.x, 6.x, Mozilla Fire Fox 4.x o
superiores en ambos casos, y Google Chrome.
NF16. Base de Datos:
 La base de datos debe ser SQL SERVER 2008, y / u Oracle según se establezca en
la etapa de análisis detallado y diseño del proyecto.
NF17. Estándares:
 La BNC y el proveedor del sistema de información deben acordar el estándar de
desarrollo a utilizar.
5.7 Usabilidad
NF18. Facilidad de uso:
 Personalización interfaz gráfica. Es importante que la capa de presentación esté
separada de la lógica con el fin de permitir cambios de interfaz sin afectar la
funcionalidad y lógica del negocio. Todas las pantallas del sistema deberán ser
diseñadas y desarrolladas para que el usuario comprenda el funcionamiento.
Además, tanto la interfaz gráfica como los mensajes de éxito, errores, alertas, entre
otros, tener una apariencia estándar, siguiendo los lineamientos gráficos entregados
por BNC.
 Estéticamente amigable y legible (según especificaciones acordadas en el diseño).
 Las listas de valores seleccionables deben estar ordenadas alfabéticamente de forma
ascendente.
 Se deben proveer mecanismos para facilitar la obtención de información mediante
criterios de búsqueda.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
 Se deben proveer calendarios para selección de fechas.
 La información incluida en listados resultantes de las consultas se debe mostrar de
manera ordenada.
NF19. Accesibilidad:
 El acceso de usuarios debe estar supeditado a los procesos de autenticación
provistos por el sistema de seguridad establecido por la BNC.
 El usuario debe poder ingresar al sitio en un sólo paso de autenticación.
 El sistema debe ser accesible por Internet vía WEB.
NF20. Estéticos:
 Páginas basadas en formularios.
 La resolución para la que se diseña es 1024x768.
 Los iconos que se van a usar en toda la aplicación o por tipos de pantalla
(configuración, consulta, reportes) estarán en concordancia con las especificaciones
definidas por la BNC. Adicionalmente, se deben utilizar hojas de estilo para
mantener los estándares establecidos dentro de la plataforma del portal de la BNC.
 Debe mantenerse consistencia o uniformidad en fuentes, tamaños, colores,
alineación, mayúsculas y minúsculas en los campos que se van a usar en todas las
pantallas de la aplicación o en todos los reportes de la aplicación. Esto se
determinará en la fase de diseño y la propuesta resultante deberá ser avalada por la
BNC.
 Se deben utilizar títulos descriptivos y cortos por cada página o formulario. El uso
de mayúsculas y minúsculas en los títulos, en las etiquetas, en las columnas de las
tablas, etc. se determinará en la fase de diseño.
NF21. Mensajes:
 Se deben tipificar los errores (advertencia, error, información), asignar códigos y
definir mensajes descriptivos para un usuario final. La definición de las áreas de
errores en la pantalla para mostrar los mensajes se determinará en la fase de diseño.
NF22. Navegación:
 El usuario nunca debe llegar a un sitio sin salida; siempre debe haber opciones de
navegación a otros puntos o de cierre normal de la aplicación.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
 Debe mantenerse coherencia y consistencia en la navegación de toda la aplicación:
usar las mismas opciones de navegación en todas las pantallas de la aplicación o
tener las opciones de navegación tipificadas por tipos de pantalla (de consulta, de
inserción y modificación, de eliminación).
NF23. Documentación de apoyo:
 Se debe contar con documentación actualizada (manual técnico y de usuario) con la
última versión de la herramienta.
NF24. Lenguaje:
 La aplicación se desarrollará para idioma Castellano. Los formatos deben ser los
estándares del país (Colombia).
 Se debe usar un lenguaje familiar para el usuario (se tomará como referencia los
términos que están en el glosario).
 Se deben usar los mismos términos en toda la aplicación (consistencia).
NF25. Ayuda en línea:
 El sistema debe contar con opciones de apoyo para indicar el correcto
diligenciamiento de formularios (utilización de tooltips).
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
6 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El sistema para ser aceptado debe cumplir con los siguientes aspectos:

Se ha verificado la adherencia del sistema de información a las especificaciones del
análisis y diseño aprobados a través de los casos de prueba establecidos.

Los casos de prueba establecidos fueron ejecutados en su totalidad. Se da por suficiente
contar con un caso de prueba por funcionalidad.

El sistema de información se da por aceptado si se supera el plazo estipulado en el
cronograma para realizar pruebas de aceptación y los responsables de ejecutarlas no las
han concluido.

Se ha verificado el cumplimiento del nivel de calidad del sistema de información, de
acuerdo con los márgenes de aceptación establecidos en las métricas y obtenido
mediante los indicadores acordados.

De común acuerdo, los defectos detectados han sido cerrados o ha sido postergada su
solución y cierre.

Se cuenta con un acuerdo de solución para cada uno de defectos detectados.

Se ha verificado el cumplimiento de los aspectos incluidos en el plan de pruebas.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
ANEXO A. GLOSARIO DEL PROYECTO
 Administración: Área encargada de las actividades administrativas de la biblioteca
(Contrataciones, Asignación de presupuestos, Control de personal, Seguridad, entre
otras).
 Biblioteca Digital: Dependencia encargada de la coordinación de las actividades
relacionadas con el manejo del material bibliográfico y documental en soporte
digital.
 BNC: Acrónimo para Biblioteca Nacional de Colombia.
 CCPBC. Acrónimo de Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico
Colombiano.
 CDM: Acrónimo para el área Centro de Documentación Musical, encargada de
compilar, proteger y difundir el patrimonio documental musical colombiano y
proyectar, planear y gestionar todas las actividades, proyectos y procesos en el país
y el extranjero que conduzcan al cumplimiento de esta misión.
 Cliente: Persona que accede a los servicios presenciales y virtuales que ofrece la
BNC.
 Colecciones: Área de la BNC encargada de administrar el almacenamiento y
circulación de los Materiales.
 Conservación: Área encargada de las actividades encaminadas a la preservación de
los Materiales.
 DBA: Persona responsable del diseño y mantenimiento de bases de datos, y de la
evaluación, selección e implementación del sistema administrador de bases de datos
(Ej. MySQL, SQL Server, Oracle).
 DNP: Departamento Nacional de Planeación
 ILS: Acrónimo de Integrated Library System. Cuya primera versión se denomina
Unicornio y la más reciente se conoce como Simphony.
 ISSN: Acrónimo de International Standard Serial Number -Número Internacional
Normalizado de Publicaciones Seriadas-.
 MARC: Acrónimo de Machine Readable Cataloging o Catalogación legible por
máquina. Formato bibliográfico.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
 Material: Recurso de información en cualquier formato análogo o digital
custodiado por la BNC en cualquier soporte.
 Mincultura: Ministerio de cultura de la republica de Colombia.
 Normograma: Herramienta que permite a las entidades públicas y privadas
delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto
misional. El normograma contiene las normas externas como leyes, decretos,
acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la entidad y las normas
internas como reglamentos, estatutos, manuales y, en general, todos los actos
administrativos de interés para la entidad que permiten identificar las competencias,
responsabilidades y funciones de las dependencias de la organización”. Fuente:
WIKIPEDIA.
 PQR: Es el aplicativo de preguntas, quejas y reclamos del Ministerio de Cultura.
 Procesos Técnicos: Área de la BNC encargada de la catalogación y organización de
materiales.
 Proveedor: Persona o entidad que proporciona material a la biblioteca.
 Publicación seriada: Título de prensa que aparece con regularidad. Fuente:
WIKIPEDIA. Recurso de información que se hace en entregas sucesivas y que por
lo general se piensa publicar indefinidamente. Normalmente va numerada y/o lleva
designación cronológica. Son publicaciones seriadas: revistas, periódicos, boletines,
publicaciones anuales (informes, anuarios, directorios, etc.), memorias de
sociedades, actas de congresos periódicos, transacciones, etc.
 RNBP: Acrónimo de Red Nacional de Bibliotecas Públicas.
 Selección y Adquisiciones: Área encargada de realizar todas las actividades
relacionadas con la adquisición, compra o donación de material.
 Servicios: Área encargada de la administración de los servicios de la biblioteca
ofrecidos al público en general.
 SIG: Acrónimo de Sistema de información para la toma de decisiones en el
Ministerio de Cultura.
 SINIC: es el acrónimo de Sistema Nacional de información Cultural. Colombia.
 SISMEG: Sistema de seguimiento a metas de gobierno.
 Stakeholder: Término utilizado para referirse a quienes pueden afectar o son
afectados por las actividades de una empresa. Fuente: WIKIPEDIA. En este caso se
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
refiere a los funcionarios de la BNC involucrados en la especificación del sistema
de información.
 Usuario: Funcionario de la BNC, quien tiene la posibilidad de utilizar el sistema de
información.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ANEXO B. DICCIONARIO DE DATOS
-
Inventario de Datos a manejar en el esquema de interoperabilidad:
Con el propósito promover la difusión de datos abiertos y su reutilización por parte de
instituciones gubernamentales, no gubernamentales, y el público en general, en primera
instancia se establece que la información de la BNC susceptible de manejar dentro del
esquema de interoperabilidad, corresponde al inventario de datos relacionados con la
siguiente información (la discriminación de los datos con sus características, y las
condiciones de utilización se determinarán en la fase de análisis detallado):
 Información de registro del depósito legal y catalogación en la publicación de
materiales bibliográficos y documentales en sus diferentes soportes.
 Identificación y caracterización de proveedores (editores y autores).
 Identificación y caracterización de usuarios clientes.
 Identificación y caracterización de instituciones con colecciones patrimoniales.
 Información del catálogo de colecciones de materiales.
 Información de indicadores de gestión organizacional.
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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-
Diccionario de Datos preliminar:
A continuación se presentan las entidades candidatas a tener en cuenta en el diccionario de
datos. Se deben afinar estas definiciones y descubrir nuevas entidades en el análisis
detallado.
Concepto
Definición
= *Modulo del sistema*
Módulo
+ Código
+ Nombre
= *Identificación de un grupo de usuarios según sus atributos
sobre el sistema*
Rol
+ Código
+ Nombre
= *Persona que tiene acceso al sistema*
+ Tipo Identificación
+ Número Identificación
+ Nombre
Usuario
+ Usuario Sistema
+ Contraseña
+ ({Roles})
+ ({Área})
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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ASESOFTWARE
Concepto
Definición
= *Persona que utiliza los servicios de la biblioteca*
+ Tipo Identificación
+ Número Identificación
Cliente
+ Fecha de nacimiento
+ Profesión
+ No Carnet
+ Genero[Masculino | Femenino ]
Soporte
= [CD | DVD | Libro | Monografía | Publicación Seriada ]
= *Todo tipo de bien bibliográfico o documental el cualquier
soporte*
+ Identificación Ejemplar
+ Código
Material
+ Descripción
+ (Colección)
+ {(Hallazgos)}
+ {(Inconsistencias)}
+ {(Ajustes)}
+ {(Acciones)}
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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Concepto
Definición
= * Áreas de trabajo de la BNC*
+ Código
Área
+ Nombre
+ (Usuario) *Identificación del responsable o coordinador de
área *
= *Solicitud de préstamo de material*
+ Código
+ (Material)
Préstamo
+ Fecha de solicitud
+ (Usuario) *Usuario quien solicita el préstamo*
+ Plazo *Número de días para entrega*
+ Estado [Prestado | Entregado | Renovado]
= *Análisis de estado de deterioro de materiales*
Diagnóstico
+ (Material)
+ (Usuario) *Persona quien realiza el diagnóstico*
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Concepto
Definición
+ Fecha Diagnóstico.
+ Observaciones
+ Causa [Entorno | Factores de Material | Manipulación
Inadecuada | Incidencia Biótica]
- Estado Biodeterioro [Incipiente | Bajo | Medio | Avanzado]
= * Operación física sobre los materiales *
+ (Material)
Acción
+ Fecha Operación
+ (Usuario) * Usuario quien realiza la operación *
+ Tipo Operación [Limpieza | Desinfección |]
= * Acción para analizar y describir los materiales *
+ (Material)
+ (Usuario)
Catalogación
+ Fecha Inicio
+ Fecha Fin
+ Observaciones
+ Actividad [Análisis | Organización]
Ajuste
= * Ajustes realizados en la catalogación *
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Concepto
Definición
+ (Material)
+ (Usuario)
+ Tipo Ajuste
+ Fecha Ajuste
+ Observaciones
= * Errores que se presentan en la catalogación *
+ (Material)
Inconsistencia
+ (Usuario) * Usuario quien reporta la inconsistencia *
+ Fecha
+ Observaciones
= * Daños físicos sobre los materiales *
+ (Material)
+ (Usuario) * Usuario quien reporta la inconsistencia *
Hallazgo
+ Tipo Hallazgo [Rayado | Roto ]
+ Fecha
+ Observaciones
Servicio
= * Servicios que presta la BNC *
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ASESOFTWARE
Concepto
Definición
+ Identificación Servicio
+ Nombre Servicio
= * Reclamaciones de obras de depósito legal *
+ (Proveedor)
+ (Material)
Reclamación
+ Ejemplares * Cantidad de ejemplares reclamados *
+ Fecha de solicitud
+ (Usuario) * Usuario quien realiza la solicitud *
= * Persona u organización que provee de materiales *
+ Identificación Proveedor
+ Nombre Proveedor
Proveedor
+ Ciudad
+ Dirección
+ Teléfono
+ Tipo Proveedor [Natural | Jurídica]
Consecutivo
= * Números asignados secuencialmente para diferentes tareas
*
+ Tipo Consecutivo [Correspondencia | Listas Entrega ]
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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Concepto
Definición
+ Número Inicial
+ Número Final
+ Número Actual
= * Auditorios a áreas de la BNC *
Instalación
+ Identificación de instalación
+ Nombre instalación.
= * Separación de auditorios para eventos *
+ (Usuario) * Persona quien recibe la solicitud *
+ (Cliente)
Reserva
+ Fecha Inicio
+ Fecha Fin
+ (Evento)
= * Eventos culturales realizados en los auditorios *
Evento
+ Descripción Evento
+ Tipo Evento [Cultural | Capacitación]
Alquiler
= * Alquiler de auditorios *
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Concepto
Definición
+ Fecha solicitud
+ Fecha Evento
+ (Cliente)
+ (Evento)
+ Valor
= * Depósito en donde se encuentran los materiales *
+ Nombre colección
Colección
+ (Usuario) * Responsable por dicha colección *
+ (Institución) * Entidad en donde se encuentra la colección *
= * Condición ambiental donde se encuentran los materiales *
+ (Usuario) * Persona quien registra las condiciones *
+ (Espacio)
+ Fecha
Condición
Ambiental
+ Volumen
+ Humedad Relativa
+ Temperatura
+ Biocontaminacion
+ Iluminancia
+ Material Particulado
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
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Concepto
Definición
+ Gases Contaminantes
+ Desodorización
+ Observaciones
= * Lugar donde se almacenan los materiales. *
Espacio
+ Identificación Espacio
+ Nombre
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ANEXO C. MODELOS DE ANÁLISIS
Figura 9. MER para gestión de materiales, interacción con proveedores e instituciones.
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Figura 10. MER Gestión de servicios
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Figura 11. MER Gestión administrativa y de Apoyo
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ANEXO D. LISTA DE PENDIENTES
No aplica.
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