CAPITüL0 1 ASPECTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS El proceso Administrativo considerado universalmente para ser aplicado en cualquier organismo, se caracteriza por su versatilidad en la aplicación íntegra, y sus resultados se plasman en las mejoras que gradualmente experimentan las empresas. 1.- EL PROCESO ADMINISTRATIVO. Es el conjunto de etapas interrelacionadas que mediante un esfuerzo coordinado alcanzan los objetivos administrativos de la Empresa. Con el propósito de disponer de una apreciación clara y objetiva de la aplicación de este proceso, se considera para efectos del presente trabajo el enfoque del autor Koot'z y O'donell, quien lo caracteriza de ser realista, operativo y práctico. 1.1 ETAPAS QUE LO CONFORMAN Básicamente son : PLANEACION, ORGANIZACION, INTEGRACION, DIRECCION, Y CONTROL 1 ; las cuales deben estar interrelacionadas y coordinadas de tal forma que el aprovechamiento de los recursos de una empresa sea óptima y el riesgo del desperdicio sea mínimo. Administración, Koontz/O'Donell, Editorial Mc Graw Hill, Cap. 3, pag. 69 La clasificación adaptándolas según de las etapas las necesidades se ha que conformado presentan las empresas, este orden no sigue una regla específica ya que en determinado momento, estas tienden a fusionarse, o ampliarse. En seguida, se describirá en forma sucinta, cada una de ellas. a. PLANEACION Esta etapa se considera la mas importante de todas dentro de las funciones administrativas, ya que comprende la selección entre diferentes alternativas de acción para la empresa como un todo y para cada Unidad Administrativa, así como para e l elemento humano en cada una de ellas. Comprende el diseño, formulación y selección de los objetivos de la empresa, asi como de las metas y programas de las demas Unidades Organizativas y la determinación de los medios para alcanzarlos, lo que conlleva a determinar un enfoque racional para el desarrollo de los mismos y el alcance de las metas, en el tiempo preestablecido. a. 1 NATURALEZA Y PROPOSITO Sin una planeación adecuada, la toma de decisiones en las empresas se convierten en improvisaciones, dejándose guiar por la intuición o por la experiencia; es como si de repente quisiéramos viajar a un sitio sin saber la ruta que nos conduzca por el camino mas seguro y llegar a nuestro destino. Lo anteriormente planteado da razones que fundamentan su importancia dentro de cualquier organismo social, siendo las de mayor relevancia, las siguientes : i Neutralización de la incertidumbre y el cambio para afrontar todas las variables del Micro y Macroambiente. ii Concretar la atención en los objetivos orientando todas las actividades y esfuerzos empresariales hacia el logro de ellos. iii Facilitación del control ya que proporciona las herramientas administrativas cumplirlo en forma satisfactoria. básicas para iv Minimización de costos por que permite admi nistrar los recursos de la empresa en su mayor eficiencia o sea con racionalidad. 2 a.2 TIPOS DE PLANES Con el propósito de poner en práctica la planeación, es necesario recurrir al desarrollo de los diferentes programas alternos, mediante la puesta en práctica de tipos d e planes que comprenden cursos de acción futura. Estos son variados y pueden clasificarse de la siguiente forma : MISIONES, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS, REGLAS, PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS, los cuales se describen concretamente a continuación : i MISIONES Representa la "razón de ser" de un Organismo Social, o sea la misión con la cual se ha proyectado tendiente tener a la presencia en el medio, satisfacción de necesidades humanas, mediante la creación y distribución de Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell. Editorial Mc Graw Hill. cap. 2. bienes y servicios, en ese sentido toda clase de operación de un grupo organizado, debe poseer propósitos o misiones para tener algún significado. Lo anterior conduce a sostener que en todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea básica que le impone el medio, en función del rol que le corresponde dentro del sector o actividad económica. ii OBJETIVOS Es el fin perseguido dentro del corto, mediano y/o largo plazo, por una organización y son de vital importancia para el éxito de las mismas; ya que son los resultados que se esperan lograr, estos deben reunir las siguientes características : deben ser medibles, razonables, claros, coherentes, estimulantes y concretos. Deben ser planteados considerando estrategias definidas Empresa. las políticas precisamente por y la iii ESTRATEGIAS Son programas generales de acción por medio de los cuales una empresa se propone alcanzar sus metas y objetivos básicos en el corto, mediano y largo plazo, lo que garantiza dentro de la labor administrativa que con su utilización se logre la acertada permita administración obtener de ventajas recursos competitivas que y posición en el medio. iv POLITICAS Representa los lineamientos generales o guías de acción que orientan la operatividad empresarial en todo proceso para la adopción de decisiones. O sea que las políticas delimitan un área dentro de la cual una decisión va ha ser adoptada y aseguran que ésta, será consistente con los objetivos y contribuirá al alcance de ellos en el tiempo que se ha establecido. v PROCEDIMIENTOS Son planes que establecen un método habitual de manejar actividades en forma lógica y coherente, mediante una secuencia cronológica de acciones requeridas y que representan guías de acción que detallan la forma exacta que rigen el cumplimiento de las actividades. vi REGLAS Es un plan que requiere ser cumplido en forma rígida en la toma de acciones específicas y definidas con respecto a una situación dada. Su adopción permite el establecimiento de un régimen disciplinario que regule la operatividad de la empresa. vii PROGRAMAS Es un conjunto de planes que se requieren para llevar a cabo las lineas de acción necesarias dentro d e la operatividad empresarial y que incluye políticas, procedimientos, reglas cronogramas, asignación d e recursos y otros elementos que clarifiquen su desarrollo. 3 Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell, Editorial Mc Graw Hill, cap. 2. viii PRESUPUESTO Es la expresión en términos cuantitativos de los resultados que esperamos obtener en un determinado período. Representa un instrumento de control y es la herramienta administrativa principal para la formulación de los planes. a.3 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION El proceso de planeación está sustentado en algunos principios, de los cuales se mencionan los siguientes : i PRINCIPIO DEL COMPROMISO Significa el estar pendiente de que los objetivos, metas y políticas sean cumplidos de acuerdo a los planes trazados para tomar decisiones futuras. ii PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Cuanto mayor sea la flexibilidad que pueda dársele a los planes menor será el peligro de perdidas en los cuales se incurra por sucesos inesperados; pero el costo de la flexibilidad debe compromisos futuros que se han contraido. Subjetivo es dar a los planes cierta facilidad de cambio de dirección. iii PRINCIPIO DEL CAMBIO DE RUMBO Cuanto más se compromete en el futuro las decisiones de la planeación, tanto más importante es para un administrador revisar periódicamente los acontecimientos expectativas y rediseñar los planes y las en las formas necesarias para mantener el curso hacia las metas deseadas. b. ORGANIZACION Es considerada como la segunda etapa estática del Proceso Administrativo y básicamente consiste en la agrupación de aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos; es asignar para cada agrupamiento de los mismos a un administrador juntamente con la autoridad indispensable para ejercer una supervisión adecuada y la disposición d e una Administración Kootz/O'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 5. pag. 130, 132 y 133 coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa. Se considera que entre más formal sea una organización, con mayor claridad conocerá una persona los limites de su autoridad, y por lo tanto el alcance de su responsabilidad. b.1 ORGANIZACION FORMAL Una organización es formal cuando las actividades de 2 ó más personas son concientemente coordi- nadas hacia un determinado objetivo. La esencia de la Organización Formal es un propósito común conciente y tiene lugar cuando las personas son capaces de comunicarse entre sí, cuando están dispuestas a actuar y a participar a un mismo propósito. Representa la estructura intencional d e puestos en una empresa organizada formalmente. Debe ser flexible o sea debe dar cabida al uso del criterio, a reconocer individuales las de preferencias un grupo y las que actitudes deben canalizadas hacia metas de la organización. ser i NIVELES DE ORGANIZACION Dentro de la Organización Formal, se identifican los niveles de organización que existen porque hay un número límite de personas que cualquier administrador puede supervisar con eficacia, aún cuando su límite varía de acuerdo con las situaciones. En la Figura No. 1 se muestran las relaciones entre el alcance y los niveles organizacionales. Un alcance amplio va asociado con pocos niveles de organización; y un estrecho, provoca muchos niveles. Figura NQ 1-A Relaciones entre el alcance y los niveles organizacionales Organización con áreas reducidas VENTAJAS DESVENTAJAS - Supervisión estrecha. - - Los superiores tienden a invo- Control estrecho. Rápida comunicación subordinados lucrarse demasiado en el traentre y superiores. bajo de los subordinados. - Muchos niveles de administración. - Altos costos debido a muchos niveles. - Distancia excesiva entre el nivel más alto y el más bajo. Figura NQ 1-B Organización con áreas amplias (*) VENTAJAS DESVENTAJAS - Los superiores se ven obligados -Tendencia - - a recargar a los a delegar. superiores y se convierten en Se deben formular políticas "cuellos de claras. decisiones. Los subordinados se seleccionar con cuidado. deben - botellas" en las Peligro de perdida de control por parte del superior. (*) Fuente : Administración, Koot'z O'donell. Edit. Mc Graw Hill, cap. 11 ii ALGUNOS PROBLEMAS CON LOS NIVELES DE ORGANIZACION. Cuando el crecimiento empresarial se experimenta tanto horizontal como vertical es necesaria la división d e las actividades por Unidades Administrativas, creando dentro de la organización jerárquica los niveles necesarios, pero estos conllevan a enfrentarse a algunas limitantes, resaltando las siguientes : - COSTOS : a medida que se incrementan, la administración requiere más esfuerzos y dinero debido a la necesidad de Gerentes adicionales, de empleados que le ayuden a coordinar las actividades y de instalaciones para todo el personal. - OBSTACULOS DE LAS COMUNICACIONES : Cuando existen mayores muchos niveles, dificultades para aparecen comunicar sus objetivos particulares, planes y políticas hacia los niveles inferiores de la estructura de su organización; que aquella en la que la Administración puede comunicarse directamente con el resto de personal. A medida que la información desciende por la línea d e mando, ocurren omisiones e interpretaciones distintas que tergiversan el verdadero mensaje que se desea. - BARRERAS PARA LA PLANEACION Y EL CON- TROL : Para desarrollar esta función, entre más departamentos y niveles existan, se complica, ya que un plan se puede definir y completarse en el nivel superior, entonces pierde coordinación y claridad a medida que se subdivide en los niveles inferiores. iii SELECCION DE ALCANCE O RADIO DE ACCION Con el objeto de lograr el equilibrio en la eficiencialeficacia administrativa, organización decidirse debe el en número toda de subalternos que pueden depender d e un jefe. Los estudios realizados sobre este aspecto han demostrado que la cifra de cuatro a ocho subordinados en los niveles superiores de la organización, es aceptable y que puede aumentar de ocho a quince o más en los niveles inferiores. b.2 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION La organización se sustenta en algunos d e los principios básicos : i PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE OBJETIVOS Una estructura de organización es efectiva si facilita la contribución de los individuos al logro de los objetivos de la empresa. ii PRINCIPIO DE LA EFICIENCIA Una organización estructurada para es ayudar eficiente al logro si de está los objetivos de la empresa con el mínimo de costos adicionales. iii PRINCIPIO DE LA DELEGACION La autoridad que se delega a administradores individuales debe ser adecuada a su capacidad para lograr los resultados que se esperan de ellos. iv PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA La responsabilidad de los subordinados ante sus superiores con respecto al desempeño es absoluta y los superiores no pueden evadir la responsabilidad ante la organización por las actividades de sus subordinados. v PRINCIPIO DE LA DEFiNiCION FUNCIONAL En la medida que en un puesto o un departamento tengan una definición más clara de los resultados responsables esperados, pueden las personas contribuir más adecuadamente al logro de los objetivos de la empresa. 5 c. INTEGRACION Es la función administrativa que se define como la tarea de cubrir los puestos de una estructura organizacional por medio de la identificación de las necesidades de la Administración KootzlO'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 16. pag. 406 y 407 fuerza de trabajo, el inventario de personal disponible, el reclutamiento, selección y contratación, evaluación, remuneración y capacitación del personal necesario. La integración es considerada función administrativa por las siguientes razones : - La integración de los puestos de una organización implica conocimientos comunes y enfoques que reconozcan los que n o Gerentes, son quienes piensan con frecuencia, que organizar es solo fijar una estructura de papeles y prestan poca atención a la ocupación de estos puestos. - La integración como función le da más importancia al elemento humano en la selección, evaluación y desarrollo gerencial. - Esta razón de separar la función de Integración es la que a menudo los administradores olvidan ya que estos son los responsables de dicha función y no el Departamento de Personal, siendo éste el que podrá brindarles toda la ayuda que necesiten; pero para cubrir los puestos y mantenerlos ocupados con personal calificado es tarea de los administradores. c.1 PRINCIPIOS DE INTEGRACION Los siguientes principios indican cuales son los medios para lograr una integración efectiva. i PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS Los puestos de la organización deben ser ocupados por personas con necesidades diferentes, deben tener muchas dimensiones tales como : pago, posición, poder, libertad y posibilidad de logros que induzcan a los administradores a actuar. ii PRINCIPIO DE LA EVALUACION DE ADMINISTRA- mREs Sugiere que el desempeño debe medirse tanto en comparación con objetivos verificables como la evaluación del desempeño de administradores como tales. iii PRINCIPIO DE LA COMPETENCIA ABTERTA En la medida en que una empresa se comprometa a asegurar la calidad d e sus administradores, alentará la competencia abierta entre todos los candidatos para puestos administrativos. iv PRINCIPIO PARA LA CAPACITACION Y DESARRO- LLO DE LOS ADMINISTRADORES. Sugiere que esfuerzos de en e l enfoque capacitación de y sistemas los desarrollo se relacionen con las funciones de administración, con las metas de la empresa y con las necesidades profesionales de los administradores. v PRINCIPIO DE LOS OBJETIVOS DE CAPACITACION Entre más preciso se plantee los objetivos de capacitación más probable es que se logren. vi PRINCIPIO DEL DESARROLLO CONTINUO. Conforme más s e comprometa una empresa a tener administradores d e calidad, más requiere que estos practiquen un autodesarrollo continuo. d. DIRECCION Dirigir es la función administrativa que consiste en el proceso de influir sobre las personas para cumplir con las metas y objetivos de la empresa con voluntad, entusiasmo y dinamismo. La clave de la dirección es la armonización de los objetivos, ya que las personas no trabajan aisladamente, casi siempre lo hacen en grupos de trabajo en busca tanto de objetivos individuales de su puesto de trabajo como los de la empresa. No siempre estos objetivos armonizan entre sí, muchas veces estos difieren entre jefes y subordinados; por lo tanto es tarea de los administradores lograr que las necesidades de todos los individuos armonicen con las demandas de toda la empresa, para la integración de los Sistemas. La dirección es el complemento básico entre los planes bien elaborados, debidamente las estructuras concebidas, buenos organizacionales programas de integración y las eficientes técnicas de control, por una parte; y por otra parte, que las personas comprendan y se sientan motivadas para contribuir con toda su capacidad y empeño al alcance de las metas y objetivos de la empresa. d. 1 ESTILOS DE LIDERAZGO El factor humano en las empresas es mucho más que un simple factor productivo en los planes de un administrador. Hay que considerar su naturaleza de persona en toda su dimensión tal como conocimientos, actitudes, capacidades o rasgos de personalidad y que esten influenciados por factores externos como familia, escuela, iglesia y otros. Por lo tanto los administradores deben aceptar estos hechos y prepararse para manejarlos eficientemente. Existen muchas teorias conductuales, creativas y motivacionales como la teoría XY de Mc Gregor, la teoría de jerarquía de necesidades d e Maslow y otras más que persiguen este objetivo. El liderazgo se define como una influencia, el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposición y entusiasmo lograr metas de grupo, con voluntad para trabajar con afán y confianza; es decir el afán se refiere al ahínco, a la honestidad e intensidad en la ejecución del trabajo; la confianza se refiere a la experiencia y habilidad técnica. Dirigir es guiar, conducir, orientar y proceder. Los lideres actúan para ayudar a un grupo al logro de los objetivos mediante la aplicación al máximo de sus capacidades. Los líderes se colocan frente a un grupo para facilitar el progreso y para inspirarlo hacia el logro de las metas de la organización. Algunos investigadores clasifican los estilos de liderazgo, segun como los líderes hacen uso de su autoridad, características relevantes para el análisis gerencial, por lo que a continuación se mencionan tres estilos básicos :6 i LIDER AUTOCRATICO Se considera como una persona que dá órdenes y espera su cumplimiento, es dogmático e impositivo y dirige a través de la habilidad para restringir u otorgar recompensas y castigos. ii LIDER DEMOCRATICO O PARTICIPATIVO Este tipo de líder consulta con sus subordinados acciones y decisiones propuestas y promueve su participación. Administración. Koot'z O'doncll, Cap. 23. Pag. 564-565. Editorial Mc Graw Hill. iii LIDER DE POLITICAS ABIERTAS Este líder utiliza muy poco su poder, si es que lo hace, y dá a sus subordinados una gran cantidad de independencia o libertad en sus funciones; permite en gran medida que sus subordinados fijen sus propias metas y los medios para lograrlos y considera que su papel es facilitar las operaciones nándoles de sus seguidores proporcio- actuando primordial- información, mente como contacto con el medio ambiente externo del grupo. d.2 CLIMA ORGANIZACIONAL Se refiere al ambiente interno total que debe mantenerse en una empresa; el clima organizacional se identifica como un conjunto de características que son percibidas por los miembros de una organización, y que describen a la empresa en forma subjetiva, la distinguen de otras, es relativamente duradero tiempo, que ya Administración está mediante en en la el transcurso función del de la promulgación de políticas motivacionales o el desarrollo de un plan de incentivos que tiene influencia sobre las personas. Estas características son : i El grado de autonomía individual que se le permite a los miembros, mediante la participación con sus ideas en la búsqueda de soluciones o planteamiento de alternativa- solución. .. ii El grado con que los superiores establecen y comunican objetivos, políticas, normas de Los comportamientos que recompensan la trabajo a sus subordinados. iii organización y el tipo de estímulos ofrecidos. iv La consideración, simpatía y apoyo incondicional que expresan los superiores a los subordinados. v El alcance del conflicto y la forma como se manejan, a efecto que se solucionen con beneficios para ambas partes. d.3 PRINCIPIOS DE DIRECCION A continuación se mencionan algunos principios que dan lineamientos para la función de Dirección :