cesantias parciales y definitivas de fondos privados, fondo

Código: I-TH-003
PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
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INSTRUCTIVO: CESANTIAS PARCIALES Y
DEFINITIVAS
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CESANTIAS PARCIALES Y DEFINITIVAS DE FONDOS PRIVADOS, FONDO
NACIONAL DE AHORRO Y FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS
Y PENSIONES (FONCEP)
1. OBJETIVO: Reconocer y tramitar el pago ante las entidades competentes del
auxilio de cesantías del régimen de anualidad y retroactividad, con las diferentes
entidades administradoras de cesantías.
2. GLOSARIO
FONCEP: (Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones)
FNA: (Fondo Nacional de Ahorro)
Despignoración: Pagar créditos pendientes con entidades del sector solidario como son
Cooperativas, fondos y entidades financieras
Pignoración: Certificación expedida por las entidades del sector solidario y financiero,
indicando el valor a descontar de las cesantías definitivas.
SP: Servidores (as) Públicos (as)
Pasivo disponible: Lo que se le debe al SP por concepto de cesantías, dependiendo de
la fecha de corte.
Retroactividad: Consiste en la liquidación que se efectúa con el último salario desde la
fecha de ingreso al retiro parcial o definitivo (fecha corte).
2.1 MARCO LEGAL
a) Ley 6 de 1945. “Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de
trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial del
trabajo”. En su Sección II de las prestaciones patronales, entre ellas las cesantías.
b) Ley 65 de 1946. “Por la cual se modifican las disposiciones especiales de cesantías y
jubilación y se dictan otras”
c) Ley 50 de 1990. “por la cual se introducen reformas del Código Sustantivo del Trabajo
y se dictan otras disposiciones”. Separa el régimen tradicional contenido en el Código
Sustantivo del Trabajo del nuevo régimen especial del auxilio de cesantías y señala las
características de éste último. De igual forma en el artículo 104 hace relación a las
pignoraciones y la retención o inmovilización sobre las mismas en los eventos señalados
por las disposiciones laborales. Relacionado con los préstamos de vivienda señala: “Los
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préstamos de vivienda que el empleador otorgue al trabajador podrán ser garantizados
con la pignoración del saldo que éste último tuviere en el respectivo fondo de cesantía, sin
que el valor de la garantía exceda el préstamo”.
d) Ley 244 de 1995: “Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de la
cesantía para los servidores públicos, se establece sanciones y se dictan otras
disposiciones”. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la
solicitud de liquidación de las cesantías definitivas o parciales, por parte de los
peticionarios, la entidad empleadora o aquella que tenga a su cargo el reconocimiento y
pago de las cesantías, deberá expedir la resolución correspondiente, si reúne todos los
requisitos determinados en la ley.
PARÁGRAFO. En caso de que la entidad observe que la solicitud está incompleta deberá
informársele al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la
solicitud, señalándole expresamente los documentos y/o requisitos pendientes. Una vez
aportados los documentos y/o requisitos pendientes, la solicitud deberá ser resuelta en los
términos señalados en el inciso primero de este artículo.
e) Ley 344 de 1996 reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1267 de 2001
“Artículo 14º.- Las cesantías parciales o anticipos de cesantías de los servidores
públicos, sólo podrán pagarse cuando exista apropiación presupuestal disponible para tal
efecto, sin perjuicio que en los presupuestos públicos anuales se incluyan las
apropiaciones legales para estos efectos y para reducir el rezago entre el monto de
solicitudes y los reconocimientos y pagos, cuando existan. En este caso, el rezago deberá
reducirse al menos en un 10% anual, hasta eliminarse.
f) Ley 432 de 1998. Los servidores públicos territoriales con régimen de retroactividad se
pueden trasladar al Fondo Nacional de Ahorro sin que ésta se pierda y el mayor valor será
responsabilidad de la entidad empleadora.
g) Ley 1064 de 2006. “por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la
educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no forma en
la ley general de educación”. Expresa en el artículo 4°. Los empleados y trabajadores del
sector público o privado podrán solicitar el retiro parcial de sus cesantías de las entidades
administradora de fondos de cesantías para el pago de matrículas en instituciones y
programas técnicos conducentes a certificados de aptitud ocupacional debidamente
acreditados, que impartan educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del
empleado, trabajador, su cónyuge, compañera o compañero permanente o sus
descendientes conforme los procedimientos establecidos en la ley.
h) Ley 1071 del 31 de julio de 2006. “Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley
244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores
públicos, se establecen sanciones y se fijan términos para su cancelación”. La presente
ley tiene por objeto reglamentar el reconocimiento de cesantías definitivas o parciales a
los trabajadores y servidores del Estado, así como su oportuna cancelación.
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i) Ley 1328 de 2009. “por la cual se dictan normas en materia financiera, de seguros, del
mercado de valores y otras disposiciones”.
j) Decreto 2755 de 1966. ”Por el cual se reglamenta el parágrafo 3° el artículo 13 de la Ley
6 de 1945 en cuanto a la cesantía parcial de los trabajadores oficiales”.
k) Decreto 888 de 1991: “Por el cual se modifica el literal a) del articulo 2° del Decreto
2755 de 1966”. El cual quedará de la siguiente manera: Para la adquisición de su casa de
habitación el trabajador deberá presentar ante la entidad de previsión social o entidad
pagadora de prestaciones sociales, el contrato de promesa de compra venta extendido en
forma legal y debidamente autenticado ante notario público y certificado original del
Registrador de Instrumentos Públicos y Privados sobre propiedad y libertad del inmueble
materia del contrato.
l) Decreto 1453 de 1998 “Por el cual se reglamenta la Ley 432 de 1998, que reorganiza el
Fondo Nacional de Ahorro, se transformó su naturaleza jurídica y se dictan otras
disposiciones”
m) Decreto 1582 de 1998: “Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 13 de la
Ley 344 de 1996 y 5o. de la Ley 432 de 1998, en relación con los servidores públicos del
nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia”, Decreta El régimen de
liquidación y pago de las cesantías de los servidores públicos del nivel territorial
vinculados a partir del 31 de diciembre de 1996 que se afilien a los fondos privados de
cesantías, será el previsto en los artículos 99, 102, 104 y demás normas concordantes de
la Ley 50 de 1990; y el de los servidores públicos del mismo nivel que se afilien al Fondo
Nacional de Ahorro será el establecido en el artículo 5o. y demás normas pertinentes de
la Ley 432 de 1998. Cuando los servidores públicos del nivel territorial con régimen de
retroactividad se afilien al Fondo Nacional de Ahorro, los aportes al mismo se realizarán
por la respectiva entidad en la forma prevista en el artículo 6o. de la Ley 432 de 1998.
n) Decreto 1252 de 2000. “por la cual se establecen normas sobre el régimen
prestacional de los empleados públicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la
fuerza pública, manifiesta que los trabajadores públicos, los trabajadores oficiales y los
miembros de la fuerza pública, que se vinculen al servicio del Estado a partir de la
vigencia del presente decreto, tendrán derecho al pago de cesantías en los términos
establecidos en las Leyes 50 de 1990, 344 de 1996 o 432 de 1998, según el caso. Lo
dispuesto en el inciso anterior se aplicará aun en el evento en que en la entidad u
organismo a los cuales ingrese el servidor público, exista un régimen especial que regule
las cesantías. Parágrafo. Los fondos o entidades públicas, incluida la Caja Promotora de
Vivienda Militar que administran y pagan las cesantías de los servidores a que se refiere
este artículo, seguirán haciéndolo. Así mismo los servidores públicos que a 25 de mayo
de 2000, disfrutaban del régimen de cesantías retroactivas continuarán en dicho régimen
hasta la terminación de la vinculación laboral, en el organismo o entidad en la que se
aplica dicha modalidad prestacional.
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o) Decreto 1919 de agosto 27 de 2002: “Por el cual se fija el régimen de prestaciones
sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los
trabajadores oficiales del nivel territorial.
p) Decreto 975 DE 2004. “ Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 49 de 1990,
3 de 1991, 388 de 1997, 546 de 1999, 789 de 2002 y 812 de 2003 en relación con el
Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social en dinero para áreas urbanas”, establece
en la Sección II Sistema de ahorro para la vivienda, reglamenta las condiciones del ahorro
programado y la movilización e inmovilización de cesantías.
3. DESARROLLO
REQUISITOS GENERALES PARA RETIRO DE CESANTIAS EN EL FONDO
NACIONAL DEL AHORRO
3.1
Retiro definitivo de fallecidos Fondo Nacional del Ahorro
a) Diligenciar por las dos partes (Beneficiarios – empleador) formulario “Solicitud de
Retiro de Cesantías”, él cual será suministrado por el FNA; firmado con número de
cédula y la impresión dactilar del índice derecho se la debe hacer tomar
preferiblemente en las oficinas de la REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO
CIVIL, por uno de los beneficiarios del (la) causante, en los espacios destinado
para el afiliado.
b) Tramitar por el beneficiario (os) ante el FNA, la cancelación de los créditos y
despignoración de las cesantías.
c) Adjuntar PAZ Y SALVO de la entidad que pignora y/o el oficio actualizado del
juzgado respectivo.
d) Adjuntar el INSTRUCTIVO PARA BENEFICIARIOS DE AFILIADOS FALLECIDOS
(solicitarlo en la Calle 18 No. 7 – 49, en las Regionales de cada departamento,
página web. www.fna.gov.co, y diligenciar el formato de “Giro de Cesantías
únicamente por consignación”, suministrado por el FNA.
e). Adjuntar al formulario por parte del empleador, la certificación expedida por las
entidades del sector solidario y financiero, indicando el valor de las cesantías a
pignorar correspondiente a los servidores (as) públicos (as) afiliados al FNA.
f). Adjuntar por parte de las entidades solidarias, la certificación del valor a pignorar;
suma que se descuenta de las cesantías definitivas de los servidores (as) públicos
afiliados al FONCEP, siempre y cuando no se pase del 50% del total disponible.
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3.2. Requisitos para retiro de Cesantías Parcial
3.2.1
Compra de vivienda o lote para edificarla.
a) Diligenciar formulario “solicitud de retiro de cesantías” (lo suministra nóminas y
prestaciones Oficina 609)
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del afiliado
c) Anexar fotocopia simple, legible de la cédula del prominente vendedor, si el
vendedor es persona Jurídica, Certificado de existencia y representación legal
expedido por la entidad competente.
d) Anexar contrato de promesa de compraventa con los requisitos legales (Ley 153
de 1987). Original o fotocopia autenticada, especificar el valor de las cesantías a
utilizar; en el evento de no aparecer en el certificado de tradición y libertad la
dirección del inmueble a comprar, el funcionario deberá presentar certificación de
la nomenclatura expedida por la Unidad Administrativa de Catastro Distrital, con el
fin de verificar la dirección del predio.
e) Anexar certificado de tradición del inmueble objeto de la compraventa con fecha
de expedición no mayor a 30 días.
3.2.2
Construcción de vivienda
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado (lo
suministra nóminas y prestaciones oficina 609)
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del contratante y
contratista
c) Anexar contrato de construcción donde se especifiquen las obras que se van a
ejecutar y presupuesto de materiales incluyendo valor de mano de obra y valor de
materiales (original o fotocopia autenticada)
d) Anexar certificado de tradición del lote donde se pretende construir la vivienda con
fecha de expedición no mayor a noventa (90) días (original)
e) Anexar copia del registro civil de matrimonio o declaración extrajuicio de
convivencia si el lote es de propiedad del cónyuge o compañero (a) permanente
del afiliado.
f) Anexar contrato de obra diligenciado y suscrito por el solicitante y un Ingeniero o
Arquitecto ( Decreto 2755/66), para los afiliados al FONCEP
3.2.3 Mejora de vivienda
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado (lo
suministra nóminas y prestaciones oficina 609)
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del peticionario y
contratista
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c) Anexar contrato de mejora donde se especifiquen las obras que se van a ejecutar
y presupuesto de materiales incluyendo valor mano de obra y valor de materiales
(original o fotocopia autenticada).
d) Anexar certificado de tradición del inmueble que se pretende mejorar con fecha de
expedición no mayor a noventa (90) días (original)
e) Anexar copia del registro civil de matrimonio o declaración extrajuicio de
convivencia si la vivienda que se pretende mejorar es propiedad del cónyuge o
compañero (a) permanente del afiliado.
f)
Anexar contrato de obra diligenciado y suscrito por el solicitante y un Ingeniero o
Arquitecto, según Decreto 2755/66, para los afiliados al FONCEP.
g) Enviar al FONCEP contrato de obra para el informe técnico visita de obra.
h) Verificar a través del informe técnico expedido por el FONCEP, las observaciones
realizadas a los bienes inmuebles de propiedad de los servidores públicos.
3.2.4 Liberación de Gravamen Hipotecario
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado
(suministrado por la oficina de nóminas y prestaciones)
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del afiliado
c) Adjuntar certificado original expedido por el acreedor en el cual conste el estado
actual de la deuda (original o fotocopia autenticada)
d) Adjuntar certificado de tradición del bien hipotecado en el cual debe constar el
gravamen que se pretende liberar, con fecha de expedición no mayor a noventa
(90) días (original)
e) Anexar copia del registro civil de matrimonio o declaración extrajuicio de
convivencia si el inmueble es del cónyuge o compañero (a) permanente del
afiliado.
f) No es requisito indispensable presentar certificado de tradición del inmueble, para
los servidores (as) públicos (as) afiliados al FONCEP
3.2.5 Amortización de obligación contraída con el fondo Nacional de Ahorro.
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado (lo
suministra nóminas y prestaciones oficina 609)
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del afiliado
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c) Adjuntar copia del registro civil de matrimonio o declaración extrajuicio de
convivencia si la obligación contraída con el FNA fuere del cónyuge o compañero
(a) permanente del afiliado.
Parágrafo: Si se presenta embargo y/o pignoración externa en Cooperativas o Fondo de
empleados, debe diligenciar formulario de retiro de cesantías.
3.2.6
Abono a crédito educativo con el Fondo Nacional del Ahorro
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado (lo
suministra nóminas y prestaciones oficina 609).
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del afiliado
c) Anexar el registro civil de matrimonio o declaración extrajuicio de convivencia (2
años), cuando el retiro parcial de cesantías sea para la cancelación del crédito
educativo del cónyuge o compañero (a) permanente.
3.2.7 Para Educación
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado (lo
suministra nóminas y prestaciones oficina 609)
b) Anexar fotocopia legible del documento de identificación del afiliado
c) Anexar fotocopia de la orden de matricula y/o pensión o recibo de pago, que
incluya nombre del usuario , valor a cancelar, nombre de la institución educativa,
NIT o RUT y número del acto administrativo por medio del cual se autoriza el
funcionamiento de la institución educativa. En el evento en que la orden de
matricula no incluya el número del acto administrativo por medio del cual se
autoriza el funcionamiento de la institución educativa, deberá anexar copia del
mismo. (Para los afiliados al FONCEP, en las certificaciones de los Colegios
especificar Entidad bancaria, número de cuenta, tipo de cuenta de la institución
educativa y la razón social de conformidad al RUT). Para el caso de los estudios
en el exterior se procederá de acuerdo con lo establecido en el reglamento de
crédito para educación del FNA (Para los afiliados al FONCEP, se les consigna en
las cuentas de nómina de acuerdo al cambio de la moneda con la fecha de
radicación de la solicitud, posteriormente deben hacer llegar los soportes de las
diferentes entidades educativas).
d) Anexar adicionalmente fotocopia del documento de identidad del usuario, el
registro civil de matrimonio, declaración extrajuicio de convivencia (2 años), o
registro civil de nacimiento, según sea el caso. Cuando el retiro parcial de
cesantías sea para la cancelación de los estudios del cónyuge, compañero (a)
permanente o hijos (as).
e) Entidad bancaria, número de cuenta y tipo de cuenta de la institución educativa.
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4. Régimen de retroactividad en el Fondo Nacional de Ahorro
a) Anexar formulario “solicitud de retiro de cesantías”, debidamente diligenciado lo
suministra nóminas y prestaciones oficina 609), con los soportes mencionados de
acuerdo al destino requerido (vivienda y educación)
b) Liquidar los anticipos, por parte de Nóminas y Prestaciones (es decir las cesantías
parciales giradas por FONCEP y los valores acreditados en las cuentas
individuales de los SP, por concepto de consolidados y transferencias parciales),
para determinar el pasivo disponible.
c) Solicitar a la Oficina de Presupuesto de la Secretaria de Hacienda los recursos,
para que sean girados al FONCEP y éste gira al FNA, posteriormente a través de
la Asesora de Talento Humano, quién tiene la firma registrada en el FNA, autoriza
acreditar en la cuenta individual de los SP.
4. OBSERVACIONES
Los anteriores requisitos rigen para Fondos Privados BBVA, Horizonte, Colfondos, ING,
Porvenir, Protección y Skandia, Fondo Nacional de Ahorro (FNA) y Fondo de
Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones (FONCEP)
LA SOLICITUD DE CESANTIAS PARA FONDOS PRIVADOS Y FONCEP, LOS PUEDEN
SOLICITAR CON LOS GESTORES DE TALENTO HUMANO EN CADA UNA DE LAS
SUBDIRECCIONES LOCALES, CORRESPONDENCIA OFICINAS CENTRALES Y EN
NOMINAS Y PRESTACIONES OFICINA 609.
5. ADMINISTRACIÓN DEL INSTRUCTIVO
El área de Talento Humano, Subarea de Nómina será la responsable de que el Instructivo
se mantenga actualizado, identificado, correctamente aplicado, y en conocimiento ante la
Dirección de Análisis y Direccionamiento Estratégico cada vez que cambie su versión
oficial.
La administración del Instructivo está a cargo de la dependencia que lo aprueba.
NOMBRE
CARGO
ELABORO
REVISO
APROBÓ
Yolanda Maldonado Muete
Blanca Inés Castellanos
Morales
Silene Andrea Gómez Alarcón
Esperanza Parra Rincon
Tatiana Piñeros Laverde
Profesional Área de Talento
Humano-Sub.-área de nómina
Gestora de calidad del Proceso
de Talento Humano
Subdirectora Administrativa y
Financiera
Asesora Talento Humano
Directora Gestión Corporativa
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