MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.001.007 Versión: 2.0 INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Página: 1 de 5 Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU. MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.001.007 Versión: 2.0 INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Página: 2 de 5 Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Indicar el paso a paso que se debe realizar en el SGF-QUIPU para el registro de la unidad de caja aprobada y su devolución. ALCANCE: Inicia con la recepción de la resolución de aprobación de la Unidad de Caja y finaliza con el registro de la devolución de la Unidad de Caja en el SGF-QUIPU. Aplica para las dependencias encargadas del manejo presupuestal de la Gestión General y Unidades Especiales en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad de la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: 1. Flujo de Fondos: Es el instrumento de manejo de la ejecución del presupuesto de la Universidad Nacional de Colombia que define el monto máximo mensual de fondos disponibles producto de los ingresos provenientes de la Nación y de los recursos propios, cuya finalidad es el cumplimiento de los compromisos institucionales para optimizar el manejo de los recursos y la liquidez de tesorería. (Acuerdo 153 de 2014, Artículo 41). 2. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macro proceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 3. Unidad de Caja: Herramienta financiera que permite que con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital, se realice una caja común destinada a atender el pago de las obligaciones que se asumen, con cargo a las apropiaciones presupuestales aprobadas en cada vigencia de acuerdo con la normatividad interna de la Universidad (Cfr. Aspectos generales del presupuesto público. Min. Hda.) 4. Unidad de Gestión General: Tiene como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos especiales. 5. Unidades especiales: Tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Para realizar el registro de la unidad de caja aprobada y la devolución debe existir previamente la resolución del ordenador del gasto respectivo. 3. Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto general de la Universidad Nacional de Colombia, salvo las excepciones que establezca la ley o Régimen financiero de la Universidad Nacional de Colombia (Acuerdo 153 de 2014, Artículo 11, Literal M.). 4. Los fondos especiales constituyen sistemas de administración y manejo de los recursos generados por actividades de formación, investigación, y extensión y podrán operar en el Nivel Nacional, de sede y de facultad, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones propias de la institución. MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.001.007 Versión: 2.0 INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Página: 3 de 5 Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Registrar la unidad de caja en el SGF – QUIPU en una misma vigencia 1.1. Asignar la Unidad de Caja a) Una vez autorizada la Unidad de Caja por resolución, se registrará en el SGF- Quipu una disminución del recaudo del nivel rentístico donde exista recaudo del proyecto de gastos de funcionamiento o destinación regulada, utilizando en el SGF -QUIPU el documento AUC (ASIGNACION UNIDAD DE CAJA) el cual no afectará el acumulado del recaudo del proyecto, es decir, no se reflejará la disminución en el recaudo. Este documento servirá de control al proyecto para que no permita pagar más del recaudo disponible. Con el fin de llevar el control de la asignación y devolución de la unidad de caja se debe registrar el código de la empresa origen y el número de la resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001-GNFA003). Para este documento se recomienda utilizar como beneficiario la empresa destino de la asignación de la unidad de caja independiente que sea la misma empresa. b) Igualmente se registrará el recaudo en el proyecto al cual se le asignará la unidad de caja utilizando en el SGF -QUIPU el documento RAC (RECIBO DE UNIDAD DE CAJA) y el nivel rentístico origen de la Unidad de caja. Este recaudo no afectará el acumulado del recaudo del proyecto es decir, que podrá pagar compromisos sin recaudo efectivo en el proyecto. Para este caso el documento se debe registrar el código de la empresa origen y el número de la resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001-GNFA003). Este número debe ser igual al registrado en la asignación de la Unidad de Caja el cual permitirá hacer el seguimiento respectivo (trazabilidad). Para este documento se recomienda utilizar como beneficiario la empresa origen de la asignación de la unidad de caja independiente que sea la misma empresa. Estos movimientos en el SGF –QUIPU se realizan por el módulo de presupuesto/operativo/ registro de operaciones. Ejemplo: Asignación de la Unidad de Caja Proyecto xxxxxxx Ej. Matriculas pregrado yyyyyyy Ej. Inversión Origen Destino Fuente de financiación Nivel Rentístico de Ej. 20 Recursos Propios Tipo de documento Valor - auc (asignación unidad de caja) (-) $100.0000 10 – Aporte Nación rac (recibo de la unidad de caja ) (+) $100.0000 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.001.007 Versión: 2.0 INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Página: 4 de 5 Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS Nota: Para el caso en que asignación de la unidad de caja sea de la misma empresa en el SGFQUIPU y misma cuenta bancaria el registro se hará únicamente en presupuesto. Cuando la asignación de la Unidad de Caja sea entre cuentas bancarias diferentes se hace el registro en presupuesto y se enviará a la Tesorería para que se proceda a realizar los giros correspondientes sin afectación presupuestal. 1.2. Devolver la Unidad de Caja a) Una vez el proyecto (al cual se le asignó la unidad de caja), haya registrado el recaudo real del proyecto, el usuario de presupuesto ingresa a la funcionalidad de registro de operaciones del módulo de presupuesto, utilizando el documento DUC (DEVOLUCION DE UNIDAD DE CAJA), con el mismo nivel rentístico, área origen de la asignación de la unidad de caja y el código de la empresa origen y el número de la resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001GNFA003) con el cual devuelve la unidad de caja. Este documento no afectará el acumulado del recaudo del proyecto b) Igualmente se registrará el recaudo en el proyecto (el cual financió la unidad de caja) utilizando en el SGF -QUIPU el documento RDU (RECIBE DEVOLUCION DE UNIDAD DE CAJA), con el mismo nivel rentístico y área origen. Este recaudo no afectará el acumulado del recaudo del proyecto y permitirá disponer de ese recaudo para los pagos. Para este caso, como número del documento se debe registrar el código de la empresa origen y el número de la resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001-GNFA003). Este número debe ser igual al registrado en la asignación de la Unidad de Caja el cual permitirá hacer el seguimiento respectivo (trazabilidad). Para este documento se recomienda utilizar como beneficiario la empresa origen de la devolución de la unidad de caja independiente que sea la misma empresa. Ejemplo: Devolución de la Unidad de Caja Proyecto yyyyyyy Ej. Matriculas pregrado xxxxxx Ej. Inversión Origen Destino Fuente de financiación Nivel Rentístico de Tipo de documento Valor - El mismo usado para recibir la unidad de caja Rac Recibo Y Devolución De Unidad De Caja (-) $100.0000 10 – Aporte Nación Rdu Recibe Devolución De Unidad De Caja (+) $100.0000 Ej. 20 Recursos Propios MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.001.007 Versión: 2.0 INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Página: 5 de 5 Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS Nota: Para el caso en que devolución de la unidad de caja sea de la misma empresa en el SGFQUIPU y misma cuenta bancaria el registro se hará únicamente en presupuesto. Cuando la devolución de la Unidad de Caja sea entre cuentas bancarias diferentes se hace el registro en presupuesto y se enviará a la Tesorería para que se proceda a realizar los giros correspondientes sin afectación presupuestal. 2. Unidad de Caja para el cierre de vigencia de los proyectos en el SGF-QUIPU. Cuando al cierre de la vigencia el proyecto tenga compromisos que supere el valor del recaudo se debe elaborar una resolución que autoriza la Unidad de Caja que ampara el valor de las reservas y cuentas por pagar que se pagarán en la siguiente vigencia. Al cierre de la vigencia fiscal en el momento de constituir las reservas y cuentas por pagar el SGFQuipu insertará un movimiento el cual pasará a la siguiente vigencia las unidades de caja que no han sido devueltas al cierre. Fin del instructivo. ELABORÓ Amanda Elsy Almanza Celis REVISÓ Socorro Cardozo Miranda Cielo Murcia Moreno Ingrith Paola Rivera APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Julio 5 de 2016 CARGO Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Contratistas Gerencia Nacional Financiera y Administrativa FECHA Junio 1 de 2016 FECHA Junio 7 de 2016