¿Cómo estar y desarrollar reuniones para que sean eficaces

¿Cómo estar y desarrollar reuniones para que sean eficaces? (2ª parte).
Durante el desarrollo de una reunión, es muy probable que pienses que lo que estás
diciendo sea de mucho interés. Esta percepción no tiene porqué coincidir con la del resto
de los participantes. Por eso, lo mejor es pensar en una estructura que obligue al
interlocutor a “seguir tus pasos”. La mejor manera de conseguirlo es:
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Aclara la situación de forma objetiva.
Expresa el problema a tratar.
Ten presentes las diferentes posibilidades de la resolución del problema.
Propón la propuesta que se ajusta mejor a esa situación y al problema planteado.
Ten presente que la mejor forma de exponer una idea es de forma clara y breve.
Lo que denota este tipo de estructura es una preocupación y un esfuerzo por los demás y
por esta razón se hace una breve presentación de la situación en la que se encuentra la
empresa, a modo de introducción. A continuación, se presenta el problema en cuestión, y
lo más importante, es aclarar que la situación en la que nos encontramos, sino se resuelve,
lo que hará es agravar el problema. De ahí la necesidad de tener la reunión. Durante la
exposición del problema, es importante involucrar a los demás, y lo más difícil, tienes que
conseguir que todos coincidan contigo.
Es el momento de proponer diferentes soluciones o posibilidades para no provocar
interrupciones y tratar de ser lo más “objetivo” posible. Así conseguirás que los demás te
vean como una persona honesta y profesional, ya que ves el problema desde muchas
perspectivas y no sólo desde la que a ti “te interesa”.
Lo último que te queda hacer es presentar la idea o propuesta que consideras más
interesante. Dado que has creado un ambiente nada hostil, lo mejor es pasar a la acción.
Para ello, y teniendo en cuenta que te has preparado la reunión, expondrás de forma segura
y firme los argumentos que obviamente están basados en datos objetivos.
A partir de este momento, puede pasar que los demás te contraargumenten o se pongan a
hacer muchas preguntas.
Es el instante de no perder la calma. Ya que hasta ahora, todos los argumentos que has
comentado son razonamientos lógicos. Si te enfadas, denotas miedo, rechazo o tristeza,
toda la credibilidad que has demostrado, se verá mermada, y por ende, tus argumentos
perderán el peso que habías conseguido. Después, elogia lo que dicen los demás, de esta forma
conseguirás que la gente no se ponga en tu contra. La educación y la amabilidad son las
mejores armas para conseguir tus propósitos. Hay que pensar que si valoras a los demás, lo
que conseguirás es, llegado un determinado momento en el que tengas que mostrar tu
desacuerdo, lo que primará es que respetas a la persona, que no tienes prejuicios
personales, sino que simplemente lo que tratas de demostrar con tu actuación es que la idea
planteada por alguien en concreto se puede mejorar.
Si se genera una reunión donde se produce una protesta general, trata de ser de los últimos
en hablar. Tendrás la oportunidad de escuchar las opiniones de los demás y de exponer un
argumento de más calado.
Puede pasar que incluso haciendo una exposición brillante, no “te compren la idea”,
porque se pueden dar otros factores de mayor importancia en la empresa. También es el
momento de no perder la calma, y si la decisión que se toma es de poco impacto para ti, es
bueno que te lo tomes con buen humor. Aunque, eso sí, deja clara la postura que tienes y
tu desacuerdo.
Hay unos factores que son clave y que debes de controlar durante el desarrollo de la
reunión. Ya que el descontrolarlos, supone que, aún habiéndote preparado perfectamente la
reunión con todos los datos, estructura, objetivos, etc., la imagen que des será la de un mal
profesional. Y eso es algo que no nos podemos permitir, porque luego nos encontraremos
con un malestar personal y una “etiqueta” que nos pondrán los demás que resulta ser muy
difícil de superar. Ya se sabe: “cría fama y échate a dormir”.
Estos factores clave son:
1. La duración de la reunión se alarga demasiado. El control del tiempo y los
puntos a tratar deben ser respetados lo máximo posible. En el supuesto de que la
reunión se ha extendido en exceso, hay que priorizar aquellos puntos más
relevantes y posponer aquellos de menor importancia.
2. El debate se descontrola. En este caso, puede ser que la reunión no esté bien
preparada y falten datos para poder tomar decisiones, otro caso puede ser que las
personas claves no acudan a la reunión y se den vueltas y más vueltas sobre la
misma situación y no decidir. Por último, puede darse el caso en el que los reunidos
sean muy habladores y les guste debatir demasiado sobre los puntos a tratar. Para
este caso, lo mejor es poner orden y respetar los turnos, pero siempre desde el
respeto y la amabilidad, incluso cuando tú seas el jefe.
3. Tomar decisiones precipitadas. La obsesión de terminar las reuniones tampoco
es lo adecuado, ya que se pueden cometer errores de precisión que se deben a que
no se ha dejado opinar lo suficiente, con lo cual se genera un debate que
empobrece más que el deseado o el que enriquece. Por consiguiente, se llegan a
tomar decisiones equivocadas.
4. Mi mayor error: intervenir en todas las decisiones. Pensemos en lo que puede
pensar una persona si tú como jefe intervienes en todas las decisiones. Lo más
normal es que piensen qué están haciendo allí si no cuentan nada.
Con todas estos datos, contando el artículo anterior, podrás desenvolverte perfectamente
tanto en las reuniones que prepares, como en las que seas un participante más. A partir de
este momento, sólo hay que aplicar estos breves consejos y triunfar en la próxima reunión.