Magaya Software Manual de Contabilidad

Logistics Software Solutions
Magaya Software
Manual de Contabilidad
Guía Para:
Facturación
Pagos
Procesos Bancarios
Estado Financiero
y más
Manual de Contablidad para Productos de Magaya
Índice
1. Cómo utilizar este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cómo está Organizado este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Dónde Encontrar Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Sistema Contable Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Introducción a la Carpeta de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3. Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Usando el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Introduciendo Saldos de Apertura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4. Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Como Agregar a la Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Acciones en la Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
5. Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Introducción a Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Agregar Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6. Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Introducción a Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Crear Facturas de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Acciones para Facturas de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Reintegros de Cobro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Acciones para Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Depositando Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Acciones para Depósitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Cheque de Reembolso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
7. Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Introducción a Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Crear Facturas de Pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Acciones para Facturas de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Reintegro de Pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Pago de Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
1
Pagar a Múltiples Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Reembolso de Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
8. Banca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Introducción a la Banca en el Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Escribir Cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Acciones para Cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Haciendo Depósitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Reconciliación Bancaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
9. Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Introducción a los Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Visualización y Trabajo con los Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Personalizar Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Reportes Financieros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Reportes de Pérdidas y Ganancias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Hoja de Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Estado de Flujo de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Reportes de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Reportes de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Resumen de Reportes de Utilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Reportes de Rentabilidad por Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Reporte de Ganancias por Vendedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Reporte de Ganancias por Agente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Otros Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Reportes de Múltiples Monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
10. Funciones Avanzadas de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Impuestos de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Aprobar/Disputar Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Entrada de Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Pasos: Crear una Entrada de Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Ajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Múltiples Monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Menú de Configuración de la Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Relación entre Contabilidad y Operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Procesando Descuentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Manejando Cheques Rechazados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Procesar Pago por Transferencia Electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Depósitos de Caja Chica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Índice alfabético
2
1. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL
INTRODUCCIÓN
1. Cómo utilizar este manual
Introducción
Bienvenidos al Manual del Software Contable de Magaya.
Este manual está diseñado para enseñarle como realizar los procedimientos de
contabilidad en Magaya software y responder preguntas comunes como por
ejemplo "¿Cómo creo una Factura de Cobro?" y "¿Cómo agrego una cuenta a la
Lista de Cuentas?".
Magaya software está diseñado para proveedores de servicios logísticos, agentes
expedidores de fletes, N.V.O.C.C. , consolidadores, agentes de transporte,
agentes de mensajería, proveedores de almacén y otros en la industria logística.
El software de Magaya contiene un sistema contable completo que integra las
funciones contables con las demás funciones operativas en el software.
Cómo está Organizado este Manual
Este manual está diseñado orientado a las tareas. Usted puede saltar a cualquier
tópico y obtener instrucciones paso a paso para todas las tareas contables ejecutables en el software Magaya. También puede hacer clic en cualquier palabra en
el índice para ir a ese tema. Este manual está organizado en los siguientes temas:
•
Una visión general del sistema de contabilidad y asistente de contabilidad
(se recomienda comenzar con el Asistente de Contabilidad para configurar la información contable de su empresa tales como el año fiscal, la
moneda del país, y otros)
•
Cómo usar la Lista de Cuentas
•
Cómo utilizar los Productos y Servicios
•
Cuentas por Cobrar, incluyendo el trabajo con las facturas, notas de
crédito, recepción de pagos, y cómo crear un informe de las facturas pendientes y el envejecimiento de CxC
•
Cuentas por Pagar, incluyendo la creación y el pago de facturas, créditos y
reembolsos a factura de proveedor, y cómo crear un informe de facturas
sin pagar y el envejecimiento de CxP
3
1. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL
DÓNDE ENCONTRAR AYUDA
•
Como ejecutar operaciones bancarias tales como escribir cheques en el
software Magaya, como hacer boletas de depósito, y como conciliar la
cuenta bancaria
•
Los reportes incluyen informes financieros, tales como Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General y Flujo de Caja; otros reportes que puede
elaborar incluyen reportes de ventas y compras, Balances de Comprobación, detalles de transacciones, y más
•
Temas adicionales incluyen trabajando con la Tabla de Impuestos, haciendo ajustes en las divisiones de su compañía y numeración de documentos en el software Magaya, creación de Entradas de Diario, trabajando
con múltiples monedas, y más.
Funciones de contabilidad que puede personalizar para su empresa como el
establecimiento de las tarifas de transporte, tarifas y contratos, cargos por la
automatización y más se pueden encontrar en el Manual de Personalización de
Magaya Software, disponible en www.magaya.com.
Dónde Encontrar Ayuda
Si tiene consultas o necesita asistencia, puede contactar a Magaya Corporation:
Teléfono: (786) 845-9150
Email: support@magaya.com
Manuales de usuario de software Magaya, tutoriales en vídeo, y consejos prácticos están disponibles para ver o descargar desde el sitio web de Magaya:
www.magaya.com. Consejos adicionales puede encontrarlos en los cuadros de
diálogo y las pantallas del Magaya Explorer. Para deshabilitar los consejos, vaya
a la Carpeta de Mantenimiento > Configuración > General.
El uso del software Magaya y su documentación, se rigen por los términos establecidos en su licencia.
Copyright © 2011 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados.
4
2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA
INTRODUCCIÓN
2. Sistema Contable Magaya
Introducción
Todos los productos Magaya incluyen un completo sistema contable que está
integrado con las características operativas presentes en la aplicación. Por
ejemplo, cuando agrega cargos a un Recibo de Almacén o Embarque, el sistema
Magaya transfiere toda la información para que pueda crear las facturas, recibos
y otras transacciones contables fácilmente.
El siguiente diagrama ilustra el proceso contable y los reportes financieros
incluidos en el sistema Magaya:
El sistema contable también incluye reportes financieros como por ejemplo la
hoja de balance y el reporte de pérdidas y ganancias que usted puede crear en el
Magaya Explorer.
Hay un Asistente Contable que puede usar la primera vez que instala el software de Magaya. Este le ayudará a preparar el balance inicial de todas las cuentas
a la fecha en que comienza a usar el sistema Magaya. Ver el capítulo 3 "Asistente
Contable" en este manual para más detalles.
5
2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA
INTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD
Introducción a la Carpeta de Contabilidad
En la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer hay una lista de funciones
que le permiten ejecutar transacciones contables comunes como por ejemplo
crear facturas, recibos, pagos, depósitos y cheques y digitar tasas:
La siguiente es una breve descripción de las características de la carpeta de Contabilidad (cada uno de estos temas se tratan en detalle en elManual de Contabilidad del Software Magaya):
•
Lista de Cuentas: Donde se definen las cuentas del libro mayor (donde
digita la definición de las cuentas). Le ayuda a llevar la cuenta de sus
ingresos y gastos al categorizarlos por tipo. Usted puede agregar cuentas
específicas para su negocio. Puede tener una cuenta como por ejemplo
“Documentación” para los diferentes artículos, como diferentes tipos de
documentos por los que cobra, incluyendo EEI, Hoja de Ruta Aérea, Carta
de Embarque, etc., o puede crear una cuenta para cada uno.
•
Productos y Servicios: Éste muestra los códigos para los servicios que
usted provee, como por ejemplo flete marítimo y el nombre de la cuenta a
la que está asociado. Usted usará estos productos al crear y trabajar con
transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP).
•
Tarifas: La carpeta de Tarifas contiene los siguientes tipos de tarifas:
–
6
Tarifas Estándar de Cliente: Estas son las tarifas de venta de servicios
de carga que se aplican a todos los clientes.
2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA
INTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD
–
Tarifas de Cliente: Esta agrupa todas las tarifas para todos sus
clientes en un solo lugar. Puede personalizar los tarifas para clientes
mediante el asistente aquí disponible.
–
Tarifas de Transportista: Estas son las tarifas de compra de servicios
de carga organizadas por compañía (de transporte).
–
Contratos de Clientes: Esta se ocupa de las tarifas de cliente que se
utilizan para el cálculo de sus precios de venta.
–
Contratos de Transportista: Esta se ocupa de sus tarifas de compra.
introduzca la tarifa que su transportista le da.
Para detalles sobre el uso de las tarifas, vea el Manual de Personalización
del Software Magaya.
•
•
•
Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro): Estas son sus transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxC:
–
Añadir Factura de Cobro: esto es para las facturas normales
–
Añadir Reintegro de Cobro: es para un reembolso. Lo envía a un
cliente si se le sobre facturó. También se utiliza para los agentes a los
que usted debe dinero; el reintegro de cobro se genera automáticamente durante la liquidación.
Facturas de Pago (y la lista de Facturas de Pago): Estas son las transacciones de cuentas por pagar (CxP). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxP:
–
Agregar Factura de Pago: para los items de los que no tiene facturas,
como por ejemplo alquiler, salarios, etc. (No requiere hacer facturas
para estos, es opcional).
–
Añadir Crédito sobre Factura de Pago: si usted le pagó en exceso a
un proveedor (o le sobre facturaron), entonces puede hacer un
registro de los créditos que le dan. Si usted les debe un saldo, es
posible deducirlo de ese saldo. Al escribir el cheque, el software
Magaya restará el crédito. Si le envían un cheque de reembolso, se
puede crear un pago que será un Reembolso de Proveedor.
Pagos Recibidos (y la Lista de Pagos Recibidos): Al recibir los pagos de los
clientes, los pagos serán listados aquí. Se puede crear un pago de cliente o
un reembolso de proveedor aquí, seleccionándolo en la flecha desplegable
del botón “Agregar”. Tipos de pagos que usted puede hacer:
–
Pago de Cliente: Se utiliza para registrar lo que un cliente paga
–
Reembolso de Proveedor: Se utiliza cuando un proveedor le envía
dinero (reembolso, tal vez le cobraron en exceso)
7
2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA
INTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD
•
•
Depósitos (y la lista de Depósitos): Este registra sus depósitos al banco.
Los tipos de depósitos son:
–
Depositar Pagos: para depositar un pago que ha recibido de un
cliente
–
Depósito Directo: para depositar dinero de cualquier otra fuente,
como un préstamo
Cheques (y Lista de Cheques): Este registra los cheques para los pagos a
sus proveedores. Los siguientes son los tipos de cheques que usted puede
crear:
–
Pagar Facturas (Cheque): para pagar facturas ordinarias
–
Cheque: para pagar los artículos de los que usted no tiene facturas,
como alquiler, salarios, etc
–
Cheque de reembolso: un cheque que se crea para dar a su cliente un
reembolso
–
Pagar Impuestos por Ventas: un cheque para pagar impuestos de
ventas que colecta de las cuentas por cobrar (CxC).
Estos temas se explican en el Manual Contable Magaya. Para encontrar
cualquier tema rápidamente, vaya al índice y haga clic en la palabra indexada.
En cualquier lista, puede hacer clic en una entidad o transacción para tener
acceso a un menú desplegable de opciones. El mismo menú está disponible en
el botón Acciones de cada lista. Usted también puede ver transacciones abiertas
para cualquier cliente, proveedor, etc. haciendo clic en el nombre de la entidad
en la carpeta de Mantenimiento.
8
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
3. Asistente de Contabilidad
El Asistente de Contabilidad está diseñado para ayudarle a introducir la información contable de su empresa en el sistema Magaya. Esta es una manera fácil
de introducir los balances iniciales para las cuentas, clientes y proveedores a la
fecha en que empieza a usar el sistema Magaya.
La configuración de esta información se hace generalmente cuando el software
Magaya se instala por primera vez. Si el asistente no se uso entonces, puede ser
usado ahora o en cualquier momento. Se recomienda que utilice este asistente
de contabilidad y el Asistente de Inicio. Es especialmente importante si usted va
a trabajar en más de una moneda que seleccione la moneda nacional para que
coincida con la moneda de su país en el Asistente de Inicio; la moneda de su país
afectará las transacciones de impuestos. El Asistente de Inicio se explica en el
Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.
El Asistente de Contabilidad le ayuda a configurar su:
•
Lista de Cuentas (también llamado el libro mayor)
•
Productos y Servicios
•
Balances de apertura de sus clientes y proveedores
Cada pantalla del asistente contiene instrucciones para ayudarle a trabajar con
el asistente. Usted puede ir hacia adelante y hacia atrás en las pantallas para
cambiar la información. Cuando termine con el asistente, toda la información
se guarda en el sistema Magaya.
Configuración adicional de las opciones relacionadas de la contabilidad se
puede hacer en el menú Mantenimiento > Configuración. Véase el capítulo 10
del Manual de Contabilidad del Software Magaya.
Usando el Asistente de Contabilidad
Siga las instrucciones de abajo para usar el Asistente de Contabilidad
9
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
TASK
1.
Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad. La
pantalla de bienvenida se abre:
2.
Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente.
3.
Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal.
Esto es necesario para calcular las ganancias del año. El sistema utilizará
este mes para cerrar automáticamente el año.
4.
En la página de la Lista de Cuentas, agregue o edite cuentas según
requiera. (El software provee una lista de cuentas por defecto. Se recomienda que esta información se introduzca en el asistente para que
pueda usar las funciones contables del software Magaya.) También
introduzca los balances iniciales para las cuentas que necesita tales
como caja chica y banco. La siguiente es la pantalla del asistente para la
Lista de Cuentas:
5.
10
•
El balance de apertura es utilizado por el sistema para crear una entrada
de diario que carga esa cuenta por el balance y debita el saldo inicial de
la cuenta patrimonial.
•
Más detalles acerca de la Lista de Cuentas pueden hallarse en el tema
“Lista de Cuentas”.
En la pantalla de Productos y Servicios, agregue o edite Productos y
Servicios según requiera. (Este software provee una lista por defecto de
productos y servicios. Haga clic en el botón Agregar para añadir un
nuevo producto o servicio. Haga clic en un articulo o servicio existente
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
y luego clic en en el botón Editar para hacer cambios.) La siguiente es la
pantalla del asistente de Productos y Servicios:
•
6.
Para más detalles sobre los productos y servicios, consulte el tema
"Productos y Servicios".
Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla:
ingresar los saldos iniciales de los agentes de transporte. En el sistema
Magaya, los agentes de transporte se consideran “clientes”. Agregar o
editar balances de apertura haciendo clic en el botón de Agregar o
Editar para:
•
Clientes (esto incluye agentes de transportes). Al entrar en el balance
de apertura para un cliente, el sistema creará automáticamente una
factura para el cliente por esa cantidad que se destinará a CxC, y la
partida se asignará a los Productos y Servicios como ingreso al saldo
11
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
inicial. La imagen muestra los agentes de tránsito, la pantalla de Clientes
funciona de la misma manera.
•
Proveedores (esto incluye a los transportistas, vendedores y a los proveedores de almacenaje). El sistema crea automáticamente una factura y
la envía a las CxP, y la línea en la factura usará el saldo inicial como gasto.
Esta captura muestra la pantalla del asistente de Transportistas. Las
pantallas del asistente para cada una de estas funciona de la misma
manera.
7.
12
Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. Su información
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
será guardada.
AFTER COMPLETING THIS TASK:
Cuando haya completado todas las pantallas en el Asistente de Contabilidad, se
puede modificar y completar la información introducida en cualquier momento
abriendo la carpeta de Contabilidad o regresando al Asistente de Contabilidad.
13
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
14
INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA
Introduciendo Saldos de Apertura
Para introducir saldos de apertura en su software Magaya siga estos pasos.
Este procedimiento se recomienda después de usar el Asistente de Contabilidad
para establecer los detalles de su contabilidad.
Antes de comenzar los pasos de abajo, tenga a mano un balance de comprobación que liste todas los estados de resultados de su sistema anterior, para que
pueda introducir los datos de él en su sistema Magaya. Es posible que ya tenga
el reporte se utilizó para introducir datos en el Asistente de Contabilidad; se
puede utilizar el mismo informe para este procedimiento.
1)
Crear un Balance de Comprobación en sus sistema Magaya:
•
Vaya a la carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas
•
Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Reportes > Balance de
Comprobación
•
Busque los saldos de apertura de ingresos y gastos
Este balance de comprobación muestra todos los datos introducidos
en el Asistente de Contabilidad.
15
INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA
2)
3)
Crear un Asiento de Diario en su sistema Magaya:
•
Vaya a la Carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas
•
Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Asientos de Diario
Generales.
•
Haga clic en el botón de Agregar para abrir un cuadro de diálogo de
asiento de diario.
Agregue los siguientes artículos en el cuadro de diálogo del asiento de
diario:
•
Haga clic en el botón de Agregar para activar la línea en la tabla de
detalle.
•
En la columna de Nombre de Cuenta, seleccione Saldo de Apertura
de Ingresos.
Si hay un Débito en el Balance de Comprobación, entonces introduzca el monto en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión
para este paso.
•
16
Haga clic en el botón de Agregar, y en la columna Nombre de la
Cuenta, seleccione el Saldo de Apertura de Gastos. Si había un
monto como Débito para este gasto en su balance de comprobación,
INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA
introduzca la cantidad en la columna de Crédito. Se requiere esta
reversión para este paso.
4)
Escribe el nombre de sus otras cuentas en el cuadro de diálogo de Asiento
de Diario. Por ejemplo, introduzca el débito y el crédito para los ingresos
de carga aérea y costo.
Siga introduciendo todas sus cuentas. Si usted tenía una cuenta en el
sistema anterior, pero que no aparece en la lista Magaya de las cuentas por
defecto, puede crearla: Haga clic en el signo más en el menú desplegable
de la columna Nombre de la Cuenta y agregue la cuenta.
5)
Para hacer los totales de débito y crédito iguales, agregue la cuenta "Capital
Inicial" y anote la diferencia entre el monto del crédito y el débito. Si el
débito es menor, anote la diferencia en la columna de débito. Si el monto
del crédito es menor, anote la diferencia en la columna de crédito. No
introduzca manualmente la diferencia en los campos de totales en la parte
inferior de la pantalla; se guardará.
6)
Haga clic en OK en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario para
guardar.
Ahora los débitos y créditos son iguales, y los saldos de apertura están
completos.
17
INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA
18
4. LISTA DE CUENTAS
INTRODUCCIÓN
4. Lista de Cuentas
Introducción
La Lista de Cuentas es una lista de las cuentas de su libro mayor. Le ayuda a
llevar registro de sus ingresos y sus gastos al categorizarlos por tipo. Luego
puede generar reportes para ver los diferentes tipos de ingresos que percibe y los
tipos de gastos que tiene.
El sistema Magaya, por defecto, tiene muchas cuentas en la carpeta de la Lista
de Cuentas. Usted puede agregar cuentas específicas de su negocio. Puede tener
una cuenta de “Documentación” para varios elementos diferentes, tales como
los diferentes tipos de documentos por los que usted cobra, incluyendo EEI
(antes conocido como SED), guías aéreas, carta de embarque, etc, o puede crear
una cuenta para cada uno.
La siguiente pantalla muestra un primer plano de la Lista de Cuentas, destacando el Costo del Flete Aéreo, Ingresos por Flete Aéreo, y su tipo de cuenta.
19
4. LISTA DE CUENTAS
COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS
Como Agregar a la Lista de Cuentas
Procedimiento Paso a Paso
TASK
1.
Vaya a la carpeta de Contabilidad y haga clic en la Lista de Cuentas.
•
2.
20
La lista de cuentas se abre.
Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre.
4. LISTA DE CUENTAS
COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS
3.
Use el primer menú desplegable para seleccionar un tipo de cuenta. El
tipo de “Cuentas por Cobrar”, se muestra por defecto. Las opciones son:
•
Cuentas por Cobrar (CxC): Este dinero es el que se le adeuda a usted
(se considera un activo).
•
Cuentas por Pagar: (CxP) Este es el dinero que usted debe (se considera
un pasivo).
•
Ingresos: Determina de donde proviene el dinero.
•
Gastos: Se usa para determinar en que está gastando dinero.
•
Costo de Ventas: Use esto para determinar el costo de los artículos que
vende.
•
Banco: Use esta cuenta para transacciones de cuenta corriente y de
ahorros, mercado de dinero y caja chica.
•
Fondos por Depositar: Dinero retenido para depositarse luego.
•
Activos Fijos: Para equipos o mobiliario que no van a ser convertidos en
efectivo en el presente año.
•
Otros Activos: Use este nombre de cuenta para cualquier activo que no
se pueda clasificar como Fijo o Circulante.
•
Otros Activos Circulantes: Para facturas por cobrar que vencen dentro
de un año, el valor de inventario, etc.
•
Pasivos a Largo Plazo: Cuentas que se deben durante un largo período
de tiempo, como una hipoteca, a más de un año.
•
Otros Pasivos Corrientes: Que se deben a menos de un año. Por
ejemplo los impuestos de ventas.
•
Patrimonio: El valor neto de la compañía.
•
Tarjeta de Crédito: cree una cuenta de "tarjeta de crédito" por cada
tarjeta para dar seguimiento a los gastos del negocio pagados con la
tarjeta de crédito. (También tendrá que añadir la compañía de tarjetas
de crédito como proveedor en la carpeta de mantenimiento).
4.
Introduzca el nombre y número de cuenta.
5.
Seleccione una cuenta padre conforme lo requiera. Esto le permitirá
agrupar las cuentas en reportes (por ejemplo agrupando todos los
tipos de fletes y todos los tipos de documentación).
6.
Añada anotaciones si es necesario haciendo clic en la pestaña de Notas
y escribiendo en el campo en blanco.
7.
Si desea desactivar esta cuenta ahora (o en otro momento), haga clic en
la casilla de selección “Inactiva".
21
4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS
Acciones en la Lista de Cuentas
El botón de Acciones en la Lista de Cuentas le da muchas opciones.
Las siguientes acciones se pueden ejecutar haciendo clic en botón de Acciones:
22
•
Otros Reportes: Esta opción genera reportes por nombre, tipo, número
de cuenta, moneda, cuenta padre, o por código de tipo.
•
Reportes: Esta opción ofrece la misma lista de reportes que la opción de
menú “Reportes” encima de la barra de herramientas de Magaya Explorer.
•
Lista de Transacciones: Esto le permite ver una lista de las transacciones
al hacer clic en un activo o pasivo de la lista. (Esta opción aparece atenuada
si selecciona ingresos o gastos.)
•
Reconciliar: Utilice esta opción para reconciliar la Cuenta Bancaria. Se
abre una pantalla, indicando los depósitos y créditos, cheques y débitos,
los totales del balance y mucho más. Usted tiene la opción de agregar,
modificar o eliminar las transacciones.
•
Remplazar Cuenta: Use éste para remplazar por una cuenta del mismo
tipo. La cuenta será remplazada en cualquier transacción en donde se halla
usado. Esto es útil si una cuenta se ha duplicado o usado incorrectamente.
4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS
Después de que remplaza la cuenta, puede deshabilitar o borrar la cuenta
vieja.
•
Asientos de Diario General: Esto muestra una lista general de asientos de
diario. Para aprender a agregar una nueva entrada de diario, consulte el
Capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya, el tema
"Asientos de Diario".
•
Divisiones: Este muestra una lista de divisiones, si su compañía las tiene.
Para más detalles sobre cómo configurar las divisiones, consulte el tema
Divisiones en el Manual de Personalización del Software Magaya.
•
Tabla de Impuestos: Esto muestra una lista de los impuestos sobre las
ventas (para las mercancías que vende, no los servicios). Para obtener más
información acerca de cómo agregar el impuesto de ventas a su sistema de
Magaya, consulte el tema "Impuestos de Ventas".
•
Configurar Columnas: Use esto para escoger la columnas que desea ver.
•
Importar (y Exportar): Utilice estas opciones para enviar datos desde la
base de datos Magaya, o llevar datos hacia la base de datos Magaya, en
formatos XML o CSV.
23
4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS
24
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
INTRODUCCIÓN A PRODUCTOS Y SERVICIOS
5. Productos y Servicios
Introducción a Productos y Servicios
La lista de “Productos y Servicios” en el Magaya Explorer muestra todos los
productos y servicios que su negocio compra y vende, tal como servicios documentales, servicios de transporte, tasas de embalaje, y más. Los Productos y
Servicios se utilizan para los informes de ventas, tales como la cantidad de fletes
marítimos ha vendido o comprado, etc
El software Magaya viene con una lista predefinida de productos y servicios que
cubren las necesidades de un proveedor de logística estándar. Usted puede
modificar o agregarle más basado en sus necesidades específicas.
Productos y Servicios se usan en Cuentas por Pagar y en Cuentas por Cobrar.
Cuando usa un Artículo o Servicio en una Factura de Cobro, la linea en la
factura afectará la cuenta a la que se aplica el artículo sumando o restando de ella
según sea una factura o un crédito. La cuenta se mostrará en el informe de
pérdidas y ganancias.
25
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS
Agregar Productos y Servicios
Para agregar un producto o un servicio al sistema Magaya, siga los siguientes
pasos.
26
1)
Haga clic en el botón Agregar en la carpeta Productos y Servicios. Un
cuadro de dialogo se abrirá:
2)
Seleccione el tipo de producto (o servicio). Cuando selecciona un Tipo, no
será un gasto o ingreso hasta que usted también seleccione el tipo de
cuenta. Los Tipos de productos y servicios disponibles en el menú desplegable son:
•
Otros: Use éste para productos (o servicios) que no se pueden
clasificar como Carga o como alguno de los otros tipos listados.
•
Carga: Use éste para productos (o servicios) de carga como Carga
Marítima o Carga Aérea.
•
Valuación: Cuando se usa éste tipo para crear un producto, el valor
(valor de la carga) aparecerá en las guías aéreas.
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS
•
Impuesto: Este se usa para impuestos como los derechos de aduana,
y el monto que aparecerá en las guías aéreas.
•
Otros fletes: Se usa para artículos (o servicios) que se relacionan con
la carga pero que no son precisamente la carga, como costos e
ingresos por Sobrecargo por Combustible.
•
Inventario: Se usa para artículos que usted mantiene en su inventario y luego vende. Si selecciona “Inventario” y luego “Cuenta de
Activos” y “Articulo de Inventario” opciones adicionales serán
desplegadas.
3)
Para el campo “Código Tributario”, seleccione un impuesto sobre las
ventas aplicable al servicio o producto. (Para configurar el impuesto sobre
las ventas, ir a Lista de Cuentas, el botón de Acciones, la Tabla de Impuestos.)
4)
Escriba una descripción del producto. El campo de “Código” se llenará
automáticamente en base a la descripción.
5)
Seleccione una cuenta a la que el producto (o servicio) se referirá en el
libro mayor (seleccione la cuenta que desea cuando se ejecuta el estado de
resultados para ver este artículo reflejado, según el grado de detalle que
desee ver en su estado de resultados). El producto (o servicio) será un
ingreso, gasto o costo de mercancías vendidas, dependiendo de a qué
cuenta está relacionado. Por ejemplo, una tarifa de almacenamiento se
asigna a una cuenta de Costo de Servicios. Los ingresos por Carga
Terrestre son asignados a una cuenta de Ingresos por Carga Terrestre.
6)
Escriba un precio. Si desea tener el precio calculado, use el botón de
“Tarifa”. Para más detalles sobre el uso del cuadro de diálogo de Tarifa, vea
el Capitulo 2 en el Manual de Personalización del Software Magaya.
7)
Si usted selecciona la opción para indicar que este es un artículo de
reventa , los siguientes campos se habilitarán:
•
La casilla de selección de “Crear el cargo de reventa automáticamente” se utiliza si quiere que su sistema Magaya cree automáticamente un producto de reventa ya sea cuando se cree manualmente
un gasto o un ingreso.
•
Cargo de Ingreso (o Cargo de Gastos): Si usted selecciona Cuenta de
Ingresos, entonces este campo será “Cargo de Ingresos”.
•
Proveedor Preferido: Este podría estar marcado en gris.
•
Cuenta de Activos: Para la compra de inventarios y su reventa. (Ésta
se activa cuando se selecciona el tipo “Inventario”).
•
Producto Relacionado: Seleccione de entre los productos en el menú
desplegable o añada un producto nuevo. (Éste se activa cuando se
27
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS
selecciona el tipo “Inventario”). Esto carga información a partir de
las definiciones del producto de inventario que se encuentran en la
carpeta de Almacenaje.
8)
Haga clic en el botón OK cuando haya terminado. El producto (o servicio)
ahora aparece en la lista.
Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios
Para realizar informes basados en los Productos y Servicios, utilice el botón
Acciones y seleccione “Reportes” en el menú emergente.
Las siguientes reportes de ventas y compras están disponibles:
Los reportes se producirán usando las transacciones de los productos y servicios.
Otras acciones disponibles en el botón Acciones incluyen la opción de elegir las
columnas que desea en la lista, y para importar o exportar los datos desde o
hacia el sistema Magaya.
Remplazar Producto: Usted puede encontrar y remplazar cualquier producto
existente del mismo tipo, y el sistema actualizará cualquier transacción que
28
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS
tenga registrado ese mismo artículo. Cuando abra el cuadro de diálogo del
menú de Acciones, seleccione los productos a encontrar y remplazar.
La característica de Buscar y Reemplazar es útil si un producto se ha duplicado
o no se ha utilizado correctamente. Después de que el producto es reemplazado,
usted puede optar por desactivar o eliminar el producto anterior.
La lista de Productos y Servicios se puede filtrar usando el Filtro Estándar o
Avanzado. Para detalles acerca de los filtros, vea el Capitulo 5 en el Manual de
Operaciones del Magaya Cargo System.
29
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS
30
6. CUENTAS POR COBRAR
INTRODUCCIÓN A CUENTAS POR COBRAR
6. Cuentas por Cobrar
Introducción a Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar (CxC) es dinero que se le debe en facturas pendientes. Las
secciones de este tema explican cómo crear las siguientes transacciones en el
software Magaya:
•
Facturas de Cobro
•
Reintegros de Cobro
•
Pagos Recibidos
•
Depósitos
•
Reembolsos
Todas estas transacciones son creadas usando un cuadro de diálogo que transfiere todos los datos a los formularios del documento. Los datos también se
almacenan en el sistema Magaya para que pueda crear reportes y más.
El Magaya Explorer ofrece reportes de CxC para mostrar qué clientes están
morosos (reportes de retardos), facturas pendientes (sin pagar), y reportes de
ventas.
31
6. CUENTAS POR COBRAR
CREAR FACTURAS DE VENTA
Crear Facturas de Venta
Para crear facturas de venta en el Magaya Explorer, siga estos pasos.
1)
En la factura (documento o lista), haga clic en el botón Agregar. Seleccione
“Agregar Factura" en el menú emergente.
El cuadro de diálogo de Factura de Cobro se abre. En la primera pestaña,
digite los detalles de la transacción. Digite detalles en las pestañas de
Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas según requiera. Eventos y
cualquier documento adjunto o fotografías estarán visibles para los
clientes en la herramienta interactiva de seguimiento en línea Magaya
LiveTrack.
Nota: Cuando trabaje en la vista Documento, rápidamente puede ver el
estado de la factura observando el símbolo en la barra de herramientas del
documento, contiguo a las flechas de navegación:
La vista de Lista también tiene una columna de estado que indica si una
factura está pendiente o pagada. Se pueden añadir otras columnas a través
del botón Acciones.
32
6. CUENTAS POR COBRAR
CREAR FACTURAS DE VENTA
2)
Introduzca información en el cuadro de diálogo de Factura de Cobro:
•
El número de factura se rellena automáticamente. Para información
acerca de como establecer la numeración de las facturas, vea el tema
"Menú de Configuración de la Contabilidad".
•
Seleccione el cliente al que usted esta facturando del menú desplegable “Aplicar a”. La dirección para el cliente se completará de forma
automática. Si necesita cambiar la dirección para esta operación,
haga clic en el botón "Cambiar".
•
Seleccione “Cuentas por Cobrar” para el campo de la Cuenta. Si está
trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta
disponible en el menú desplegable para cada moneda. Para hacer la
factura en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable.
Para obtener información sobre la configuración del sistema
Magaya a trabajar con varias monedas, consulte el tema "Múltiples
Monedas".
•
La Fecha de Transacción se establece en la fecha de hoy.
•
La Fecha de Vencimiento se establece en 30 días. Si ha establecido
condiciones de pago para el cliente, el sistema completará la fecha
predefinida de manera automática.
33
6. CUENTAS POR COBRAR
CREAR FACTURAS DE VENTA
•
Agregar Cargos: Haga clic en el botón Agregar en el cuadro de
diálogo para agregar cargos. Un nuevo cuadro de diálogo se abrirá:
El Tipo que usted emplee extraerá información de la lista de
Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para las facturas
le mostrará solo los productos y servicios que se refieren a las
cuentas de Ingresos.
Agregue una descripción (opcional). Información adicional puede
agregarse en la pestaña de Notas. Cualquier nota que usted agregue
aparecerá en la factura a la vista del cliente.
El Código Fiscal extrae de la Tabla de Impuestos de Ventas.
Introduzca la Cantidad y el Precio. El monto será calculado
automáticamente. La unidad puede ser una palabra como “libras”,
“lbs”, o “c/u”. El campo de Unidad es opcional.
Haga clic en el botón OK. El cargo se rellena en la línea del cuadro
de diálogo de la factura. Usted puede agregar tantos cargos a la
factura como requiera mediante el botón Agregar. Los totales se
calculan.
•
34
Si usted necesita editar un cargo, seleccione la partida para el cargo
y haga clic en el botón Editar. Para remover (borrar) un cargo, seleccione la partida para el cargo y haga clic en el botón Remover.
6. CUENTAS POR COBRAR
CREAR FACTURAS DE VENTA
•
Para agregar una línea de Cuenta a la factura, haga clic en la pestaña
de “Cuentas”.
Esto puede puede ser útil si necesita reemitir una factura porque el
cliente no tenía fondos suficientes y su cheque es rechazado. Otro
ejemplo es cuando usted quiere ofrecer un descuento a un cliente.
Para obtener más información, consulte la sección “Procedimientos
Especiales en Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.
•
Si esta factura se relaciona con una transacción, como un embarque
o un Recibo de Almacén, el botón para esta transacción aparecerá en
el cuadro de diálogo de la factura. Vea la transacción haciendo clic
en el botón.
Una factura periódica mostrará un botón de “Historia” que
mostrará todas las transacciones relacionadas.
35
6. CUENTAS POR COBRAR
CREAR FACTURAS DE VENTA
3)
Haga clic en OK cuando haya terminado introduciendo toda la información para esta factura. Los datos son transferidos al formulario de la
factura, y esta es guardada en su base de datos Magaya.
La factura se puede modificar haciendo clic en el botón de Acciones y
escogiendo “Seleccionar Plantilla”.
En el cuadro de diálogo, usted puede escoger diferentes plantillas y
asociarlas a esta transacción o definirla como plantilla por defecto.
Si hace clic en los botones de “Nuevo” o “Copiar”, el Diseñador de Documentos Magaya se abre. Este se utiliza para personalizar plantillas. Vea el
36
6. CUENTAS POR COBRAR
ACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA
Manual de Personalización del Software Magaya para más detalles.
Acciones para Facturas de Venta
El botón de Acciones para Factura de Cobro provee muchas funciones. Usted
puede acceder a las Acciones cuando está en la vista de Documento de Factura
o en la vista de Lista de Facturas. Deslice el cursor sobre el botón de Acciones y
haga clic en la flecha al lado del botón.
Las siguientes Acciones están disponible en la vista del Documento:
37
6. CUENTAS POR COBRAR
ACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA
El botón de Acciones en la vista de Lista de Facturas de Cobro contiene las
siguientes opciones adicionales:
Los Reportes de Embarque relacionan las operaciones de información en el
sistema Magaya, permitiéndole ver reportes tales como cuanto ha facturado por
ciertos puertos o agentes destino.
Reportes de Ventas que se pueden crear son:
•
Facturas Pendientes: Ver un reporte de facturas pendientes. Cuando se
abre el reporte, usted puede modificar el reporte escogiendo que columnas
ver, cambiar el rango de fechas, filtrar la lista, guardarla o exportarla.
•
Facturas Pendientes por fecha: Para ver que facturas están pendientes a
alguna fecha, sin importar si la factura se pagó después de esa fecha.
•
Retardos de CxC, Reportes: Seleccione un reporte que muestre detalles
desglosados o sumarios para ver qué está vencido.
•
Detalles de Facturas: Una lista de todas las facturas, incluyendo el detalle,
desglosado por linea para cada factura.
Otras opciones del botón de Acciones:
38
6. CUENTAS POR COBRAR
ACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA
•
Exportar la lista a los programas de contabilidad QuickBooks® o
PeachTree® para exportar las facturas que ha filtrado y para salvarlas en su
computadora (u otra carpeta) en un formato de archivo que puede ser
abierto por esos programas.
•
Ir a un Documento cuando hace clic en una factura.
•
Imprimir un lote de facturas que tiene en una lista filtrada.
•
Excluir la factura del seguimiento en línea.
•
Aprobar/Disputar una factura (esta opción está disponible del botón de
Acciones en la Lista de Facturas o si hace clic derecho en una factura de la
lista. El perfil del cliente debe tener los accesos a este Web Track configurados; ver Capítulo 10, “Funciones Avanzadas de Contabilidad”.)
Haga clic en el botón ya sea para aprobar o disputar. Escriba la razón en el
cuadro de diálogo.
Los comentarios aparecen en la pestaña de Eventos para la transacción.
•
Recibir pago de una factura sobre la que ha hecho clic. Un cuadro de
diálogo de abre. Vea la sección "Pagos".
•
Para detalles en el uso de la opción de pagos en línea, vea el Capítulo 9 en
el Manual de Comunicación del Software Magaya.
•
Anular una transacción que haya seleccionado.
•
Guardar como Recurrente: Esto convierte la factura seleccionada en una
factura recurrente que será cargada al cliente cada mes (o en el periodo
que usted defina). Los pasos para crear facturas recurrentes se encuentras
en el Manual de Personalización del Software Magaya.
39
6. CUENTAS POR COBRAR
REINTEGROS DE COBRO
•
Para ver la lista de facturas recurrentes, use el botón de Acciones y seleccione “Facturas Recurrentes”.
•
Transacciones Abiertas: Estas opciones crean una lista de todas las transacciones abiertas. Cambie el rango de fechas para ver el periodo de tiempo
que escogió, o para personalizar la lista mediante el botón de Acciones >
Escoger Columnas.
Otras opciones en la Lista de Facturas son las funciones de importar y exportar
para enviar datos a otros sistemas o para traer datos a la base de datos de
Magaya. Usted puede escoger las columnas o ver la Historia de una factura
seleccionando la factura y la opción de Historia la lista del botón de Acciones.
Todas las acciones arriba indicadas también están disponibles cuando hace clic
derecho en una transacción de la lista.
Reintegros de Cobro
Los Reintegros de Cobro son generados cuando usted le cobra de más a un
cliente o si desea hacerle un descuento después de creada la factura. (Nota: Los
descuentos también puede ser creados de otra manera; vea el Capitulo 10,
sección “Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar”.)
Siga los siguientes pasos para crear un Reintegro de Cobro.
1) Vaya a Facturas (vista de documento o de lista) y haga clic en el botón
Agregar. Seleccione “Agregar Reintegro de Cobro”.
40
6. CUENTAS POR COBRAR
REINTEGROS DE COBRO
Un cuadro de diálogo se abre con las siguientes pestañas: la primera pestaña se
usa para todos los detalles de las transacciones de notas de crédito; los otras se
usan para Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas.
•
Los campos en este cuadro de diálogo son los mismos que los del cuadro
de diálogo de la factura. Recordatorio: Todas las cantidades serán tratadas
como un negativo (una resta) para las cuentas y artículos seleccionados.
Cuando una nota de crédito ha sido pagada a un cliente (ya sea con un cheque
o con crédito en un saldo), el estado se actualizará en la Lista de Facturas. Usted
también puede ver el estado en la barra de herramientas similar a las facturas.
Cuando introduzca esta transacción, se mostrará como un negativo (deducción) en Cuentas por Cobrar.
41
6. CUENTAS POR COBRAR
PAGOS
Pagos
Un Pago es un pago mediante cheque o tarjeta de crédito que usted recibe de un
cliente. Este proceso crea un registro del pago en su sistema Magaya. Para crear
un Pago:
1)
Vaya a Contabilidad > Pagos (o Lista de Pagos)
2)
Haga clic en el botón Agregar y seleccione “Pago de Cliente”.
Un cuadro de diálogo se abre.
42
6. CUENTAS POR COBRAR
PAGOS
3)
Introduzca la información que necesita en el cuadro de diálogo de transacción de pago.
•
La CxC de “Cuentas por Cobrar” se selecciona por defecto. Usted
puede seleccionar una CxC diferente. Por ejemplo, si está trabajando
en múltiples monedas y selecciona una CxC con otra moneda, este
pago se hará en esa otra moneda, y esa CxC se actualizará con esta
transacción de pago.
•
Seleccione el cliente que está haciendo el pago. Cuando seleccione el
cliente, usted vera cualquier factura o nota de crédito pendiente para
el. La casilla de verificación que muestra facturas pendientes está
seleccionada por defecto.
•
Seleccione la cuenta de banco para depositar el pago. La casilla de
verificación al lado del campo “Depositar a” no está marcada por
defecto. Si la deja sin seleccionar, el dinero será enviado a la cuenta
de Fondos sin Depositar en su sistema Magaya para ser retenido
hasta que vaya al banco con todos los depósitos. (Entonces usted
creará una transacción de “Pago de Depósito” en la subcarpeta de
Depósitos).
•
Pagar con: Este campo se conecta con la opción de Pago en Línea;
para usar esta función, debe estar activada en su menú de Configuración y configurada para este cliente. Vea el Manual de Software de
Comunicaciones Magaya para más detalles.
•
Introduzca el número del cheque que el cliente le envió.
•
La fecha se llenará con la fecha de hoy. Puede cambiarse según lo
necesite.
•
Introduzca el monto del pago. Si hay facturas pendientes, el monto
del pago será deducido del total. Usted también puede hacer clic en
las facturas en la lista para aplicarles el pago.
•
Introduzca un memo (anotación) según requiera.
•
Haga clic en la factura a pagar. Una marca de verificación aparecerá
en la casilla y el Monto Pendiente cambiará a Monto Pagado. Para
introducir un pago parcial, haga clic en la celda de la tabla de “Monto
Pagado” de la factura y digite el monto pagado.
43
6. CUENTAS POR COBRAR
PAGOS
•
Haga clic en el botón de OK cuando termine. Toda la información
se salvará, y un documento de pago será creado automáticamente.
La Lista de Pagos será actualizada y mostrará la nueva transacción.
Pago en Exceso: Usted puede introducir un monto que es mayor que el
indicado en la pantalla de las facturas. Una notificación aparecerá, como
se muestra en este ejemplo:
Este ejemplo muestra un pago en exceso por $271.15. Haga clic en “Si” si
desea aceptar el pago, o haga clic en “No” si necesita hacer un cambio. La
diferencia se mantendrá como un crédito para ese cliente.
La próxima vez que usted acepte un pago de este cliente, el crédito
aparecerá en la lista. El monto se puede aplicar a facturas futuras, o puede
crear un cheque de reembolso.
Adelanto de pago: Digite el monto en el campo “Monto” y haga clic en
“OK”. El monto se mostrará como un “Pago” y estará disponible como un
crédito para futuras facturas.
Descuento: Usted puede dar descuento en el cuadro de diálogo de
Factura. Vea la sección “Procedimientos Especiales para Cuentas por
Cobrar” en el Capítulo 10.
Cargos por Transferencia Electrónica: Vea la sección “Procedimientos
Especiales para Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.
44
6. CUENTAS POR COBRAR
ACCIONES PARA PAGOS
Acciones para Pagos
El botón de Acciones en Pagos (vista de documento o lista) le permite crear
reportes y más.
Los reportes pueden crearse por número de cuenta, nombre, moneda, etc. Los
reportes se pueden configurar con diferentes tipografías y más.
Un pago en línea puede ser anulado. Para detalles sobre la función de pago en
línea, vea el Manual de Software de Comunicaciones Magaya.
Para ver un pago, selecciónelo y escoja la opción “Ir al Documento”.
Para ver fondos sin depositar, haga clic en esta opción. Una lista se abre con
fondos que no se han llevado al banco aún.
También puede escoger las columnas que usted desea de la lista, exportar o
importar datos, y ver el historial de cada transacción.
Estas acciones también están disponibles cuando hace clic en el botón derecho
del ratón sobre una transacción en la lista.
Depositando Pagos
Depósitos de pagos que usted recibe de sus clientes pueden crearse en la Lista de
Depósitos o en la vista de documento. Hay dos tipos de depósitos:
45
6. CUENTAS POR COBRAR
DEPOSITANDO PAGOS
•
Depósito de Pagos: Use esta opción cuando esté depositando dinero de la
cuenta de Fondos sin Depositar.
•
Depósito: Use esto cuando esté haciendo un tipo de Depósito como por
ejemplo si recibe un préstamo de un banco. Vea el tema "Banca" para
detalles.
Para depositar un pago:
Haga clic en el botón de Agregar y seleccione “Depositar Pago”:
Un cuadro de diálogo se abre
46
6. CUENTAS POR COBRAR
DEPOSITANDO PAGOS
•
Seleccione la cuenta bancaria a la que irá el depósito.
•
La fecha se llenará con la fecha de hoy.
•
Agregue un memo (anotación) según requiera.
•
La casilla de verificación para mostrar todos los fondos sin depositar
estará marcada por defecto si el depósito que está haciendo es nuevo (no
existe). Si la lista es muy larga, desactive la casilla para ver solo los
depósitos relacionados con las transacciones en las que está trabajando.
•
En la lista de Pagos, haga clic en la casilla de las transacciones que desea
depositar. El texto cambiará de “No” a “Si”.
47
6. CUENTAS POR COBRAR
ACCIONES PARA DEPÓSITOS
•
Haga clic en el botón OK cuando termine. Una boleta de depósito está
lista:
El pago se considera ahora depositado de acuerdo a su sistema contable Magaya.
Si usted está recibiendo pagos de clientes en línea, deposite esos pagos igual que
cualquier otro depósito.
Acciones para Depósitos
El botón de Acciones para Depósitos puede accederse desde la vista de documento o lista para las siguientes opciones:
48
•
Reportes: Por nombre de cuenta, anotación, etc
•
Ir a Documento: El Depósito aparece en el panel de visualización.
•
Anular Depósito: Esto invalida la transacción pero no la borra, para que
halla un registro de la anulación en la bitácora de transacciones.
•
Imprimir en Lote: Esto imprimirá las transacciones que usted halla
filtrado.
•
Configurar Columnas: Un cuadro de diálogo se abre con opciones para
incluir o excluir columnas y reorganizarlas.
•
Exportar: Un cuadro de diálogo se abre donde puede seleccionar la
ubicación (carpeta) a donde exportar datos.
•
Historia: Un cuadro de diálogo se abre mostrando cualquier transacción
relacionada con la transacción que ha seleccionado.
6. CUENTAS POR COBRAR
CHEQUE DE REEMBOLSO
Cheque de Reembolso
Existen dos tipos de reembolsos que usted puede crear con el Magaya Explorer:
La función de “Cheque de Reembolso” se localiza en Cheques (vista de lista ó
documento). Úsela cuando un cliente le pague de más y usted le gire un cheque
por ese monto. Para poder emitir un cheque de reembolso, un crédito debe
existir para ese cliente, ya sea como Reintegro de Cobro o como un anticipo o
un sobrepago.
Un “Reembolso de Proveedor” está disponible en Pagos. Use esto cuando reciba
un reembolso de un proveedor. Para detalles sobre reembolsos de proveedor,
vea el tema "Cuentas por Pagar".
Siga los siguientes pasos para crear un Cheque de Reembolso.
En Cheques, haga clic en el botón Agregar y seleccione “Cheque de Reembolso”.
49
6. CUENTAS POR COBRAR
CHEQUE DE REEMBOLSO
Un cuadro de diálogo se abre
50
•
Seleccione la cuenta de CxC. Esto extraerá de la Lista de Cuentas. Si usted
está trabajando con múltiples monedas, seleccione la cuenta para la
moneda apropiada para este cheque. Esta captura de pantalla muestra una
lista desplegable con el Euro (EUR) y el Bolivar Venezolano (VEB) incluidos en la lista:
•
Seleccione la Cuenta Bancaria que usará para pagar este reembolso.
•
Seleccione la compañía a la que está girando el cheque de reembolso.
•
Escriba una Nota si se requiere.
6. CUENTAS POR COBRAR
CHEQUE DE REEMBOLSO
•
Marque la casilla para mostrar todos los créditos no reembolsados.
•
En la lista de Créditos, haga clic en el crédito con el que está trabajando o
introduzca el monto para cada crédito.
•
Introduzca el monto a reembolsar en el campo de Monto.
•
Haga clic en el botón de OK.
El reembolso aparecerá en el panel de visualización.
51
6. CUENTAS POR COBRAR
CHEQUE DE REEMBOLSO
52
7. CUENTAS POR PAGAR
INTRODUCCIÓN A CUENTAS POR PAGAR
7. Cuentas por Pagar
Introducción a Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar (CxP) son facturas de sus proveedores que necesita pagar.
Las secciones de este tema explican cómo crear las siguientes transacciones en
el Explorador de Magaya:
•
Facturas de Pago
•
Reintegro de Pago
•
Pagos de Facturas
•
Reembolso de Proveedores
Este tema también explica como crear reportes de facturas sin pagar y CxC
viejas.
Crear Facturas de Pago
Para crear una factura de Pago, vaya a Facturas de Pago (la vista de documento
o de lista) en la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer. Las facturas de
pago con frecuencia son creadas para gastos telefónicos, mercadeo, etc.
Haga clic en el botón Agregar y seleccione “Adicionar Factura de Pago”.
53
7. CUENTAS POR PAGAR
CREAR FACTURAS DE PAGO
Un cuadro de diálogo se abre. Cuenta con tres pestañas: Factura de Pago, Notas
y Notas Internas.
54
•
En la pestaña de Factura de Pago, el número de transacción se llena
automáticamente, pero usted puede modificarlo y escribir el número de
factura real del proveedor.
•
Seleccione la cuenta de “Cuentas por Pagar” que usted necesita para esta
factura. Si está trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta
disponible en el menú desplegable por cada moneda. Para hacer la factura
en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener
información sobre la configuración del sistema Magaya para trabajar con
varias divisas, consulte el tema "Múltiples Monedas".
•
Seleccione el proveedor. La dirección se llenará automáticamente. Si
necesita cambiar la dirección para esta transacción, haga clic en el botón
“Cambiar” y digite la nueva información.
•
La Fecha de Transacción se llena automáticamente con la fecha de hoy.
(Introduzca la fecha de la factura si se necesita).
•
La Fecha Límite se llena automáticamente basada en los términos para este
proveedor (por ejemplo a 30 días desde la fecha). Cambie la fecha de
vencimiento si la fecha real de vencimiento es diferente.
7. CUENTAS POR PAGAR
ACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA
•
Haga clic en el botón Agregar para agregar cargos a la factura. Un cuadro
de diálogo se abre:
El Tipo que aplique extraerá información de la lista de Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para facturas mostrará solo Productos y
Servicios que se refieren a cuentas de gastos (o Costo de Ventas).
Agregue una descripción (opcional). Información adicional puede
agregarse en la pestaña de Notas. Cualquier nota que agregue aparecerá en
la factura para que el cliente la vea.
Introduzca la cantidad y el precio. El monto se calcula automáticamente.
La unidades son opcionales (ejemplos son: “libras”, “lbs”, “c/u”, etc.).
Haga clic en el botón OK. La información se guarda en la transacción de
la Factura. Puede agregar tantos cargos como necesite.
En la pantalla de la Factura, introduzca cualquier Nota o Nota Interna según
requiera haciendo clic en las pestañas.
Haga clic en el botón OK cuando termine. La factura se actualizará en la Lista
de Facturas o en el documento.
Acciones para Facturas de Compra
Cuando está viendo una factura, puede hacer clic en el botón de Acciones para
pagar la factura, Anularla, salvarla como factura recurrente, seleccionar una
55
7. CUENTAS POR PAGAR
ACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA
plantilla o ver el historial. Cada una de estas se explicará en esta sección.
Primero veamos el menú del botón de Acciones de la vista de documento:
Cuando accede al botón de Acciones desde la vista de lista, usted verá esas
opciones además de las siguientes:
La lista de Acciones también está disponible cuando seleccione una factura y
haga clic derecho en ella.
Las siguientes son todas las Acciones:
56
7. CUENTAS POR PAGAR
ACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA
•
Crear Reportes de Carga: Seleccione una factura, haga clic en el botón de
Acciones, y haga clic en la opción “Reportes de Carga”. Seleccione el tipo
de reporte de carga que necesita. Los Reportes de Carga relacionan las
operaciones y la información contable en el sistema Magaya, permitiéndole ver reportes tales como cuanto le ha facturado a través de ciertos
puertos o agentes destinatarios.
•
Crear Reportes de Compras: Use esta opción para crear reportes de todas
las facturas sin pagar o facturas sin pagar de una determinada fecha.
Otras opciones son crear un reporte de retardos de cuentas por pagar (en
detalle o como sumario) y un reporte de Detalle de Factura. El informe se
abre en el panel de visualización. Puede ajustar las columnas en los
informes, guardar un informe, filtrar la información, o exportar los datos
del informe.
•
Exportar los datos en la factura a QuickBooks® o al software de contabilidad PeachTree® para exportar las facturas que usted ha filtrado y para
salvarlas en su computadora (o en otro directorio) en un formato de
archivo que puede ser importado por esas aplicaciones.
•
Para ver una factura, seleccione el documento para resaltarlo y seleccione
"Ir al documento".
•
Imprimir un lote de facturas que usted filtró.
•
Pagar una factura: Un cuadro de diálogo se abre. Para más información
sobre el llenado de los campos, vea la sección “Crear Facturas.”
•
Anular una transacción: Seleccione la factura y haga clic en la opción para
invalidar una transacción.
•
Guardar como Recurrente: Esto es útil para crear una factura recurrente
basada en la factura que está viendo si es una factura que necesita pagar
cada mes. Un asistente lo guía paso a paso. Ver detalles en el Manual de
Personalización del Software Magaya, Capítulo 2. También encontrará
pasos para facturación periódica allí También.
•
Facturas Recurrentes: Esto desplegará una lista de facturas recurrentes.
•
Transacciones Abiertas: Esto muestra una lista de transacciones abiertas.
Ajuste el rango de fechas según requiera en la lista.
•
Escoger columnas en la lista.
•
Importar y Exportar datos hacia y desde la base de datos Magaya.
•
Historia: Esto abre una lista de cualquier transacción relacionada con la
seleccionada.
Para pagar más de un proveedor, ver la sección “Pagar Múltiples Proveedores”.
57
7. CUENTAS POR PAGAR
REINTEGRO DE PAGO
Nota: Los usuarios de la Solución de Cadena de Suministro Magaya pueden
crear facturas de Ordenes de Compra para más de un proveedor. Véase el capítulo 9 sobre las Ordenes de Compra en en Manual de Operaciones de la Solución
de Cadena de Suministro Magaya.
Comprar un Activo Fijo:
Cuando usted compra un activo fijo, puede crear una factura para el. Por
ejemplo, si usted compra un vehículo para su compañía, usted ingresa una
factura que va a los Activos de su compañía.
Reintegro de Pago
Un Reintegro de Pago es el crédito de un proveedor. El crédito puede ser
producto de un sobrepago que usted hizo al proveedor o si le sobrefacturaron a
usted. (Si le envían un cheque de reembolso, usted creará un Reembolso de
Proveedor en la Lista de Pagos.)
Los siguientes pasos explican como procesar un Reintegro de Pago en el Magaya
Explorer.
58
7. CUENTAS POR PAGAR
REINTEGRO DE PAGO
En Facturas (vista de documento o lista), haga clic en el botón Agregar y seleccione “Adicionar Reintegro de Pago”.
Un cuadro de diálogo se abre. Existen las siguientes pestañas: Crédito, Notas y
Notas Internas. La fecha y el número de transacción se rellenan automáticamente.
Esta pantalla es la misma que la pantalla de Factura. Ver los pasos en la sección
de "Creación de Facturas" para llenar los campos del Reintegro de Pago. Tenga
en cuenta que el reintegro de pago se restará de Cuentas por Pagar y se mostrará
como un negativo en las CxP.
59
7. CUENTAS POR PAGAR
PAGO DE FACTURAS
Pago de Facturas
Para pagar facturas, vaya a la Lista de Cheques (o vista del documento) y haga
clic en el botón Agregar. Seleccione “Pagar facturas (Cheque)”. Use esta opción
para crear un cheque para cancelar una factura, tales como facturas de teléfono
o facturas de carga, etc.
60
•
Seleccione la Cuenta CxP para esta factura. Si está trabajando con múltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se
efectuará en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizará con esta transacción de pago.
•
Introduzca el número de cheque. Para información sobre el ajuste de la
numeración de cheques, vea el tema "Menú de Configuración de Contabilidad""Menú de Configuración de Contabilidad".
•
Seleccione la Cuenta Bancaria a usar para este cheque. Si usted tiene una
tarjeta de crédito establecida en la Lista de Cuentas, también puede seleccionarlo aquí. El saldo de la cuenta bancaria seleccionada se muestra en la
parte inferior del cuadro de diálogo.
•
La fecha se completa automáticamente.
•
Seleccione a quien desea girar el cheque ("Pagar a la orden de"). Si hay
créditos existentes, el monto se mostrará en la parte inferior de la pantalla.
7. CUENTAS POR PAGAR
PAGAR A MÚLTIPLES PROVEEDORES
•
Agregue una nota según sea necesario.
•
Marque la casilla para mostrar todas las facturas no pagadas en la Lista de
Facturas.
•
Haga clic en la factura a pagar o en el Reintegro de Pago a aplicar a este
pago.
•
Anote el monto pagado en el campo de “Cantidad Recibida”.
•
Haga clic en el botón de OK cuando termine. El cheque se mostrará en el
panel de visualización.
Pagar a Múltiples Proveedores
Desde la Lista de Cheques, usted puede pagar múltiples proveedores. Seleccione
la opción del botón “Agregar”. Un asistente se abre:
Seleccione la cuenta bancaria que desea usar para pagar a los proveedores. Las
opciones están marcadas por defecto. Vaya a la siguiente pantalla.
61
7. CUENTAS POR PAGAR
PAGAR A MÚLTIPLES PROVEEDORES
Seleccione las facturas a pagar. Una marca de comprobación aparece junto a
cada factura conforme la seleccione:
62
7. CUENTAS POR PAGAR
PAGAR A MÚLTIPLES PROVEEDORES
Si hay reintegro de pagos, seleccione los créditos a aplicar:
63
7. CUENTAS POR PAGAR
PAGAR A MÚLTIPLES PROVEEDORES
En esta pantalla, el sistema muestra los cheques que el sistema creará para usted:
En la última pantalla del asistente, haga clic en el botón de “Crear Cheques” para
dejar que el sistema genere los cheques. La pantalla muestra el progreso del
sistema mientras crea los cheques:
64
7. CUENTAS POR PAGAR
REEMBOLSO DE PROVEEDORES
Si alguna factura no es válida, el cheque no será creado por el asistente. Esto
puede ocurrir si alguien más en su compañía está pagando esa misma factura al
mismo tiempo en que usted ejecuta el asistente.
Haga clic en “Terminar” cuando concluya. Los cheques pagados aparecerán en
su Lista de Cheques. Usted puede imprimir los cheques como de costumbre.
Reembolso de Proveedores
Un “Reembolso de Proveedor” está disponible en la carpeta de Pagos. Use esta
cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para poder recibir un cheque de
reembolso de un proveedor, deberá tener reintegro de pago para ese proveedor
en el sistema.
Vaya a Pagos (en la vista de documento o lista) y haga clic en el botón de
Agregar.
65
7. CUENTAS POR PAGAR
REEMBOLSO DE PROVEEDORES
Un cuadro de diálogo se abre. (Es similar a la pantalla de Pagos).
66
•
Seleccione la Cuenta CxP para este reembolso de proveedor. Si está trabajando con múltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra
moneda, este pago se efectuará en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizará con esta transacción de reembolso.
•
Ingrese su numero de cheque.
•
Seleccione la Cuenta Bancaria para depositar este reembolso.
•
Seleccione el nombre del proveedor.
•
La fecha se llena automáticamente con la fecha de hoy.
•
Marque la casilla para mostrar todos los créditos no reembolsados.
•
Digite una nota si se requiere.
•
Ingrese el monto del reembolso en la celda de "Monto", o seleccione de los
créditos en la lista. En la lista de Créditos, puede hacer clic en una linea de
“Monto Pagado” y escribir el monto.
•
Haga clic en el botón de OK. El reembolso se mostrará en el panel de visualización.
8. BANCA
INTRODUCCIÓN A LA BANCA EN EL MAGAYA EXPLORER
8. Banca
Introducción a la Banca en el Magaya Explorer
El Magaya Explorer ofrece funciones bancarias para atender sus necesidades
bancarias tales como:
•
Escribir cheques (para pagar gastos e impuestos de ventas)
•
Hacer depósitos
•
Reconciliaciones bancarias
Escribir Cheques
Hay diferentes tipos de cheques que usted puede crear. Desde el botón Agregar
(en la vista de documento o en la vista de lista) usted puede elegir lo siguiente:
El resto de este tema explicará las siguientes tareas para girar cheques:
•
Añadir Cheques: Esto es para pagar gastos tales como suministros de
oficina u otros gastos por los que no recibe una factura del proveedor.
67
8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
•
Pagar Impuesto de Ventas: Esto es para escribir un cheque a una agencia,
departamento o autoridad tributaria para pagar los impuestos que usted
recolecta en sus facturas de venta.
Los siguientes tipos de cheques se explican en los temas indicados:
•
Pagar a múltiples proveedores: Use esta opción para girar cheques a
múltiples proveedores. Vea el capítulo “Cuentas por Pagar” para detalles.
•
Pagar Facturas (Cheque): Esto es para pagar facturas pendientes. Ver el
tema en Cuentas por Pagar: "Pago de Facturas".
•
Añadir Cheque de Reembolso: Esto es para reembolsar dinero a un
cliente. Ver el tema en Cuentas por Cobrar: "Cheque de Reembolso".
Cheque para gastos: Use esta opción para crear un cheque para un gasto tal
como suministros de oficina para su negocio.
68
•
Seleccione la cuenta bancaria que va a utilizar para este cheque. Si está
trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta disponible en el
menú desplegable para cada moneda. Para escribir un cheque en una de
esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener información sobre la configuración del sistema Magaya para trabajar con varias
divisas, consulte el tema "Múltiples Monedas". El saldo actual de la cuenta
bancaria seleccionada se muestra en la parte inferior de la pantalla.
•
El número de cheque se llena automáticamente basado en el último
cheque girado de la cuenta seleccionada. Para información sobre como
8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
configurar de la numeración de cheques, vea el tema "Menú de Configuración de la Contabilidad".
•
Seleccione a quien pagar ("Pagar a la orden de").
•
La fecha se llena automáticamente. Se puede cambiar si es necesario.
•
Haga clic en el botón Agregar, y una línea en la tabla de Detalle será creada
y resaltada:
a) Haga clic en la primera celda en la tabla debajo de la columna “Nombre
de la Cuenta”. Cuando usted haga clic sobre el Nombre de la Cuenta, un
menú desplegable aparecerá. Seleccione la cuenta para esta línea.
b) Haga clic en la celda del Monto en la tabla y escriba el monto para este
detalle.
c) Haga clic en la celda de Descripción en la tabla y escriba la descripción.
d) Haga clic en el campo de la Entidad si esta línea se refiere a un cliente,
y seleccione el cliente en el menú desplegable. De lo contrario el campo de
la Entidad es opcional.
•
Usted puede agregar tantos detalles al cheque como requiera haciendo clic
en el botón Agregar y siguiendo el mismo procedimiento. El monto total
crecerá con cada linea de detalle que agregue.
•
Haga clic en el botón de OK cuando termine. El cheque se mostrará en el
panel de visualización.
69
8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
Si usted paga gastos con una tarjeta de crédito, introduzca esa información
como se muestra:
Para pagar con tarjeta de crédito, usted debe tener una cuenta de tarjeta de
crédito definida en la Lista de Cuentas. Seleccione la tarjeta de crédito del menú
desplegable "Cuenta Bancaria". Utilice este método cuando no tenga una
factura; por ejemplo, que fue a Office Depot, compró suministros de oficina, y
pagó con una tarjeta de crédito. Cuando regrese al trabajo, actualice su Magaya
Explorer con esta transacción.
Cuando el estado de cuenta de la tarjeta de crédito llega por correo y usted tiene
que pagarlo, utilice el mismo método: Cheque para Gastos. Seleccione la cuenta
bancaria que desea utilizar para pagar, y seleccione la compañía de tarjetas de
crédito como el "Páguese a la orden de". Cuando se agrega el elemento en el
cuadro de diálogo, el Nombre de Cuenta será la tarjeta de crédito.
70
8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
Pagar Impuesto de Ventas: Use esto para girar un cheque a agente tributario
tal como el estado o condado para el que ha colectado impuestos por los bienes
vendidos.
•
Seleccione la Cuenta Bancaria que usará para pagar este impuesto. El saldo
actual de esa cuenta bancaria se mostrará.
•
La fecha y número de cheque se llenará automáticamente.
•
Seleccione el agente tributario al que está pagando este impuesto de ventas
(“Pagar a la orden de”).
•
Agregue una nota según sea necesario.
71
8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES
•
Marque la casilla para mostrar el saldo adeudado a esa autoridad tributaria
(si la casilla no ha se ha marcado aún). Cualquier impuesto adeudado a la
agencia seleccionada se mostrará en la tabla:
a) La primera columna muestra si el impuesto está pagado o sin pagar.
Cuando hace clic en él para pagarlo, el campo cambia a "Pagado" y una
marca de comprobación aparece en la casilla.
b) La columna Nombre muestra el nombre del agente tributario.
c) El Código es el código tributario.
d) El Saldo es el saldo pendiente para ese agente tributario.
e) La columna de Crédito muestra un crédito si existe. Usted tendrá un
crédito si ha pagado impuesto de ventas cuando hace compras. Ese crédito
se mostrará aquí.
e) Monto adeudado es el total adeudado.
f) Digite el monto pagado.
•
El campo del descuento debajo de los totales es para un porcentaje del total
de los impuestos adeudados. Este monto es determinado por la autoridad
tributaria.
•
Haga clic en el botón de OK cuando termine. El cheque se mostrará en el
panel de visualización.
Acciones para Cheques
Seleccione Cheques (vista de lista o vista de documento) y haga clic en el botón
de Acciones. Las opciones de la vista de documento son:
•
Para invalidar una transacción
•
Guardar como una transacción recurrente (solo para “Cheques para
Gastos”)
•
Seleccione una plantilla: Use esta para escoger la plantilla que coincida con
sus cheques pre-impresos. Asegúrese de marcar la casilla para vincular la
plantilla a la transacción actual. También puede configurar la plantilla por
defecto para todos los cheques (opcional).
Antes de imprimir, también haga clic en el botón de “Opciones” en el
menú sobre el documento del cheque si está usando cheques
pre-impresos. Seleccione “Imprimir solo campos”. Esto imprimirá los
72
8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES
datos en los campos del cheque tales como la fecha y el monto. No imprimirá las líneas (que ya están en sus cheques pre-impresos).
Si usted no tiene cheques pre-impresos para su uso en la impresora,
necesitará una tipografía (font) para el número de cuenta y número de
ruta bancaria, que no es proporcionada por Magaya Corporation; pero sí
proporcionamos personalizaciones a la plantilla del cheque y otros documentos. Contacte a Magaya para detalles y precios.
•
Ver el historial relacionado con esta transacción
Las opciones de la vista de lista incluyen:
•
Otros Reportes: Crear reportes por número de cuenta, etc.
•
Reportes: Ver los detalles de cheques. Este reporte abre en una lista en la
que usted puede personalizar el rango de fechas que desea ver.
•
Ir al documento (el cheque).
•
Anular un cheque: Para invalidar el cheque seleccionado. Este conserva
un registro de la anulación.
73
8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES
74
•
Imprimir un lote de cheques que ha filtrado. Hacer clic en el botón de
”Filtrar”, y seleccione la información que necesita para crear una lista
filtrada de cheques para imprimir.
•
Guardar como Recurrente: Para convertir el cheque seleccionado en un
cheque recurrente a ser pagado cada mes o en otro periodo que usted
defina.
•
Cheques Recurrentes: Muestra una lista de cheques recurrentes.
•
Configurar columnas para la lista de Cheques.
•
Exportar datos del Magaya Explorer.
•
Historia: Ver las transacciones relacionadas.
8. BANCA
HACIENDO DEPÓSITOS.
Haciendo Depósitos.
Un Depósito se refiere a hacer depósito de fondos tales como un préstamo que
usted recibe, en contraste con hacer un depósito de los pagos sobre facturas que
hacen sus clientes. Los depósitos pueden crearse en la Lista de Depósitos o en la
vista de documento en el Magaya Explorer. Existen dos tipos de depósitos:
•
Depositar un Pago: Use esta opción cuando está depositando dinero de la
cuenta de Fondos sin Depositar. Vea el teme en Cuentas por Cobrar:
"Depositando Pagos".
•
Depósito: Use esta opción cuando esté haciendo un depósito en su cuenta
bancaria como por ejemplo para un préstamo que ha recibido.
Para hacer un depósito, haga clic en el botón Agregar y seleccione "Depósito":
Un cuadro de diálogo se abre:
•
Seleccione la cuenta bancaria para este depósito.
75
8. BANCA
HACIENDO DEPÓSITOS.
•
Agregue una nota según sea necesario.
•
Haga clic en el botón Agregar para agregar un depósito. La línea en la tabla
de Detalle es creada y resaltada.
•
Haga clic en una línea de la tabla de Detalle, y la línea será resaltada:
a) Haga clic en la celda “Nombre de la Cuenta”. Esto activa un menú
desplegable. Seleccione la cuenta relacionada a esta línea en el depósito
(para este ejemplo, préstamo para Administración de Pequeña Empresa).
b) Digite el monto del depósito haciendo clic en la celda bajo “Monto”.
c) Escriba una descripción haciendo clic en la celda de “Descripción”.
d) Si existe una entidad (o cliente) relacionado a esta línea en el depósito,
digítela haciendo clic en la celda de “Entidad” para activar el menú desplegable. Si no, el campo Entidad puede permanecer en blanco.
Usted puede agregar tantas líneas al cheque como requiera haciendo clic en el
botón Agregar y siguiendo el procedimiento anterior. El monto total crecerá
con cada linea de detalle que agregue.
Haga clic en el botón OK. Una boleta de depósito será creada.
76
8. BANCA
RECONCILIACIÓN BANCARIA
Reconciliación Bancaria
Para ejecutar una reconciliación bancaria, vaya a la Lista de Cuentas, seleccione
la cuenta bancaria a conciliar, haga clic en el botón de Acciones y seleccione
“Reconciliar”.
La pantalla de la reconciliación se abre. En esta pantalla se puede reconciliar la
actividad de la cuenta para que coincida con el estado del banco. Esta pantalla
se salva a medida que trabaja. Si hace clic en el botón “Dejar”, su trabajo será
guardado, y usted puede volver a la pantalla en cualquier momento. El botón
"Listo" se utiliza después de completar la conciliación.
77
8. BANCA
RECONCILIACIÓN BANCARIA
Establecer la Fecha del Estado de Cuenta: La Fecha del Estado de Cuenta es la
fecha en la que el estado de cuenta bancario fue emitido.
Si ha usado esta pantalla de conciliación antes, el balance de apertura para este
mes será el mismo que el balance de cierre del mes anterior. Si esta es la primera
vez que realiza una conciliación en el Magaya Explorer, el balance de apertura
será cero. Para agregar un balance de apertura, cree una Entrada de Diario y
luego bórrela en la Lista de Transacciones para que aparezca en la conciliación.
Introduzca el Balance de Cierre del Estado de Cuenta: Use el balance indicado
en su estado de cuenta.
Coloque una marca de comprobación en cada transacción en la lista a medida
que coincide con el estado de cuenta bancario. El estado en la columna "Despejada" va a cambiar de No a Sí:
Para colocar una marca de comprobación en todas las transacciones, haga clic
en el botón “Marcar Todo”. Para remover la marca de comprobación en todas
las transacciones, haga clic en el botón “Desmarcar Todo”:
Al revisar las transacciones, el número total de transacciones Despejadas se
actualizará en la parte inferior de la pantalla:
Agregar: Use el botón Agregar para agregar una transacción que esta listada en
el estado de cuenta pero no en la pantalla.
78
8. BANCA
RECONCILIACIÓN BANCARIA
Editar: Use el botón Editar para cambiar una transacción. Haga clic en la transacción para seleccionarla. Haga clic en el botón Editar. Un cuadro de diálogo
diferente se abrirá, dependiendo de la transacción seleccionada. Modifíquela y
haga clic en OK.
Eliminar: Si una transacción no está en su estado de cuenta, seleccione la transacción a eliminar, y haga clic en el botón de Eliminar.
El Balance sin Despejar debe ser cero para completar la reconciliación. Si usted
hace clic en el botón de “Hecho” cuando el Balance sin Despejar no es cero, el
sistema le dará un mensaje y no completará la conciliación. Usted puede salir y
regresar a la pantalla de reconciliación en cualquier momento y su trabajo se
guardará. Cuando hace clic en el botón de "Dejar", la pantalla de la reconciliación se cierra.
Cuando termine la reconciliación y haga clic en el botón de Hecho, el sistema le
preguntará si desea imprimir el estado de cuenta. Usted puede imprimirlo ahora
o imprimir la conciliación bancaria desde la opción de reportes desde el botón
de Acciones en la Lista de Cuentas posteriormente.
79
8. BANCA
RECONCILIACIÓN BANCARIA
Si hay un error que corregir después de la conciliación, se puede ir a la Lista de
Transacciones de la cuenta bancaria (en la Lista de Cuentas) y despejar la transacción allí.
Seleccione Listado de Transacciones del botón de Acciones (en la Lista de
Cuentas para la cuenta bancaria). La lista se abre. En la lista puede hacer clic
derecho en la transacción y escoger despejarla:
Deshacer la Reconciliación Bancaria: Una reconciliación bancaria se puede
revertir si es necesario. Todas las transacciones serán vueltas a marcar como
“Sin Despejar” en una sola operación, en lugar de una a la vez. De la Lista de
Cuentas, haga clic derecho en la cuenta bancaria, y seleccione “Ver Reconcilia-
80
8. BANCA
RECONCILIACIÓN BANCARIA
ciones” en el menú. Haga clic derecho en la reconciliación deseada y seleccione
"Revertir Reconciliación" del menú desplegable.
81
8. BANCA
RECONCILIACIÓN BANCARIA
82
9. REPORTES CONTABLES
INTRODUCCIÓN A LOS REPORTES CONTABLES
9. Reportes Contables
Introducción a los Reportes Contables
El Magaya Explorer le ofrece reportes contables, incluyendo:
•
Reportes Financieros: Reportes financieros estándar tales como reporte
de Pérdidas y Ganancias y Balances.
•
Reportes de Ventas: Estos reportes proveen información acerca de las
ventas por artículo o por cliente, acerca de facturas pendientes y retardos
de Cuentas por Cobrar
•
Compras: Estos reportes proveen información acerca de artículos
comprados, transportistas, y proveedores, acerca de facturas de compra
sin pagar y retardos de Cuentas por Pagar
•
Reportes en Múltiples Monedas: Vea cualquier perdida o ganancia al
hacer negocios en múltiples monedas.
Visualización y Trabajo con los Reportes Contables
Puede acceder a los informes de diferentes maneras en el Magaya Explorer.
Muchos de los reportes financieros están disponibles en la opción de Reportes
en el menú superior:
•
Cada tipo de reporte tiene un sub-menú con opciones adicionales.
•
También puede acceder a los reportes que se han guardado.
83
9. REPORTES CONTABLES
VISUALIZACIÓN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES
También puede encontrar muchos reportes usando el botón de Acciones en
cualquier lista Contable tales como la Lista de Facturas de Venta, Lista de Pagos,
Lista de Facturas de Compra, Listas de Depósitos y de Cheques para ver reportes
específicos para cada uno de estos tipos de transacciones contables. El botón de
Acciones en la Lista de Cuentas (mostrado abajo) y en los Productos y Servicios
también le da acceso a muchos reportes financieros:
Puede personalizar los reportes cambiando las columnas y la moneda con el
botón de Acciones, o filtrar el informe con el botón Filtro.
El rango de fechas puede cambiarse usando los campos de fecha encima de la
lista. Haga clic en el botón de Refrescar para ver los cambios.
Se pueden crear reportes para mostrar el empleado que creo cierta transacción
contable tales como facturas de venta y de compra.
Después de personalizar un reporte, puede guardarlo. Al abrir un reporte guardado, se mostrará con todas las funciones personalizadas guardadas.
Para guardar un reporte, haga clic en el botón de "Guardar" cuando esté viendo
el reporte.
84
9. REPORTES CONTABLES
VISUALIZACIÓN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES
Un cuadro de diálogo se abre con los campos llenos, pero puede cambiarlos
según necesite.
La opción de "Guardar Como" le permite preservar el formato original de un
reporte y guardar una copia de él bajo otro nombre. Entonces puede hacer
cambios al segundo reporte sin tener que comenzar desde el principio a
construirlo.
Para ver los reportes guardados, vaya a la opción de Reportes en la parte superior del Magaya Explorer y seleccione "Reportes Guardados". Un cuadro de
diálogo se abrirá, mostrando la lista de los informes guardados.
Puede hacer doble clic en una transacción de un reporte para ver sus detalles:
Vaya a un documento, haga clic derecho en la transacción y seleccione "Ir a".
Para regresar al reporte, haga clic en el botón de Regresar.
Pestañas:
Usted puede alternar entre las vistas de informes y listas. Similar a la navegación
por pestañas disponible en Internet Explorer y algunos otros navegadores web,
las pestañas en su Magaya Explorer le permiten alternar entre las vistas.
Por ejemplo, cuando está viendo una lista como la Lista de Facturas, y quiere ver
también un reporte, ahora usted puede ver los dos en las pestañas. Anterior-
85
9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
mente había que cerrar el reporte para volver a la vista de lista. Ahora usted
puede alternar entre ambas.
Cuando está viendo un reporte, puede hacer doble clic en un elemento de línea
del reporte para profundizar y obtener más detalles. Por ejemplo, ejecute un
Estado de resultados (Reporte de Pérdidas y Ganancias) y haga doble clic en un
elemento de línea. El elemento se abrirá en una pestaña.
Personalizar Reportes
Usted puede mejorar y personalizar el formato de los reportes. Cambie la tipografía, color, tamaño de los diferentes elementos en el reporte tales como el
nombre de la compañía, título, subtítulo, encabezados de columnas, filas, etc.
86
9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
Pasos:
1)
Haga clic en el botón "Configurar" en la barra de herramientas inferior en
la vista de Documento.
Un cuadro de diálogo con tres pestañas se abrirá: Información de Encabezado, Tipografía, y Números. La pestaña de Información de Encabezado muestra el nombre de su compañía, el título del reporte, y el
subtítulo; Puede cambiar cualquiera de estos según necesite.
2)
haga clic en la pestaña de "Tipografía". Seleccione el elemento que desea
personalizar tales como Encabezado - Nombre de la Compañía. Haga
cambios a la tipografía y haga clic en OK.
Otras opciones de personalización en la pestaña de "Números":
•
Mostrar los números completos o los números divididos entre 1000
•
Desplegar los números usando separadores de miles, por ejemplo:
1,000,000.00
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9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
•
Mostrar números negativos en rojo o entre paréntesis
Pasos para Personalizar Números:
1)
Haga clic en la pestaña de “Números” en el cuadro de diálogo de configuración:
2)
Marque las opciones que desea usar, y haga clic en OK para guardar los
cambios.
Seleccione Columnas Adicionales en Reportes Fijos:
Se pueden seleccionar columnas adicionales en todos los reportes fijos creados
originalmente en el sistema tales como columnas de "Nombre del Embarque" o
"Puerto de Origen" en el reporte de Facturas Pendientes.
88
9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
Pasos:
1)
Haga clic en el botón de Acciones, y seleccione “Escoger Columnas”.
2)
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la columna que desea, o
haga clic en el botón de “Agregar Columna” para abrir un nuevo cuadro
de diálogo con más opciones.
Cambie Nombre de Columnas en los Reportes:
Puede cambiar los nombre de las columnas en cualquier reporte, incluyendo
aquellos creados por el sistema.
Pasos:
1)
Abra el cuadro de diálogo de “Escoger Columnas”.
2)
Haga clic en el nombre de la columna. Luego escriba el nuevo nombre, y
haga clic en OK para guardar.
También puede definir las columnas por defecto a un reporte que el usuario
haya modificado para devolverlo a su estado original: Haga clic en el botón de
Acciones y seleccione “Definir Columnas por defecto”.
Antes de esta nueva versión, el sistema sobrescribía el primer reporte. Esta
nueva función es especialmente útil cuando se desea crear otro informe que es
similar al primero; ahora no tiene que empezar desde cero para construirlo.
89
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES FINANCIEROS
Usted puede agregar columnas de Crédito y de Débito a cualquier reporte de
"Detalle" seleccionando Acciones > Elegir Columnas.
Reportes Financieros
Los Reportes Financieros son Pérdidas y Ganancias, Hoja de Balance, y Estado
de Flujo de Caja. A continuación se explica cada reporte.
90
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Reportes de Pérdidas y Ganancias
El Reporte de Pérdidas y Ganancias muestra sus utilidades (también llamadas
ingresos o ventas), costos, gastos, y rentabilidad para un periodo. Los reportes
pueden crearse en formato sumario o en una vista detallada. Los reportes de
Pérdidas y Ganancias, también llamados “Estado de Resultados”, muestran que
tan bien se está desempeñando la compañía.
Este es un ejemplo de una vista de resumen de un estado de Pérdidas y Ganancias:
•
Para crear un reporte, ajuste el rango de fechas, y haga clic en el botón de
Refrescar.
•
La fecha de creación del reporte se despliega arriba del reporte. La fecha de
creación será la fecha de hoy.
•
La sección de utilidades muestra utilidades del transporte y otras fuentes.
•
La sección de Costo muestra el Costo de los Bienes Vendidos tales como
costos de transporte.
•
La Ganancia Bruta muestra el total de ingresos menos el total de costos.
91
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
•
La sección de Gastos muestra los gastos tales como alquiler, salarios, servicios y otros gastos que pagó tales como un contador.
•
El total de Utilidades Netas se lista en la parte de abajo y muestra las utilidades de la compañía después de que todos los gastos se han pagado. Es la
Ganancia Bruta menos el total de gastos.
Haga doble clic en un número del reporte para ver sus detalles.
El Reporte de Pérdidas y Ganancias detallado muestra más información tal
como costo por artículo, utilidades, y gastos:
Usted puede ver cualquier transacción en este reporte haciendo doble clic en
ella.
92
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Para filtrar el informe, haga clic en el botón “Filtrar” y seleccione la opción:
Estándar o Avanzado. El filtro estándar para las transacciones del reporte tiene
las opciones que aparecen en la captura de pantalla:
Reporte del Estado Comparativo de Pérdidas y Ganancias:
Para ver información de pérdidas y ganancias de más de un periodo a la vez, siga
estos pasos:
1)
Vaya a Reportes > Reportes Financieros y seleccione Pérdidas y Ganancias
(solo sumario)
2)
Haga clic en el botón de Configurar.
3)
En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña de “Columnas”.
Seleccione una de las siguientes opciones:
Tipo de Columnas: Por Mes, Cuatrimestre, Cuatrimestre Fiscal, Año, Año
Fiscal. Seleccione uno de estos para ver el los periodos de tiempo para
93
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
visualizar columnas. El otro menú desplegable “Tipo de Análisis” es
opcional.
También puede incluir un análisis de los períodos de tiempo:
Tipo de Análisis: Período Anterior, Año Anterior, Año a la Fecha. La
opción de análisis puede mostrar un cambio porcentual o el monto del
cambio.
94
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
4)
Haga clic en OK para ver el reporte. Este ejemplo muestra un reporte
comparativo de Pérdidas y Ganancias por mes con cambio porcentual
comparado con el mes anterior:
El reporte también puede ser guardado. Para ver reportes guardados, vaya al
menú de Reportes y seleccione “Reportes Guardados”. En el cuadro de diálogo
que se abre, haga doble clic en el nombre del reporte y ábralo.
Pérdidas y Ganancias por Operaciones :
Este es un reporte único solo disponible en el software de Magaya. Le deja ver la
rentabilidad de su negocio desde diferentes ángulos. Cuando usa las funciones
de contabilidad en Magaya con operaciones, cada transacción de la operación
tendrá varias transacciones contables relacionadas a ella, tales como facturas de
compra y venta.
Este reporte lista las transacciones de cada operación para el periodo asociadas
con las ingresos, gastos y ganancias provenientes de las transacciones contables
95
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
relacionadas. A continuación se muestra un ejemplo de un reporte de Pérdidas
y Ganancias por operaciones:
96
•
El rango de fechas de este reporte se despliega arriba. Esta es la fecha de las
operaciones, no de las transacciones contables. Por ejemplo, el reporte
mostrará facturas para las transacciones de la operación ya sea que caigan
en este periodo o no.
•
Las operaciones están a la izquierda y el número de transacciones se
muestran bajo cada tipo de operación. Los ingresos, gastos, ganancias y las
columnas muestran los montos para cada transacción y los totales.
•
El reporte detallado por operación muestra todas las transacciones contables que se relacionan a cada transacción de la operación:
•
Los Ingresos, Gastos y Ganancias también se muestran en columnas con
los totales abajo.
•
El nombre del cliente (o proveedor), número, y cuenta asociada (tales
como Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar) se muestran.
9. REPORTES CONTABLES
HOJA DE BALANCE
•
Los ingresos misceláneos y los gastos se muestran. Esto le mostrará
cualquier transacción contable que no esté asociada con una transacción
de las operaciones.
Hoja de Balance
La Hoja de Balance muestra el total de activos, pasivos y el capital. Le provee una
vista instantánea del capital de su negocio (cuanto posee y cuanto debe) a una
cierta fecha. Contesta a la pregunta “¿Que tan endeudada está la compañía?” y
“¿Cuanto dinero requiero recolectar de mis clientes?”. Este reporte es acumulativo; mostrará las cifras desde el primer día de su negocio hasta la fecha final del
reporte.
El siguiente es un ejemplo de reporte de Hoja de Balanceresumen:
97
9. REPORTES CONTABLES
HOJA DE BALANCE
•
La sección Activos resume activos circulantes y fijos tales como Cuentas
por Cobrar, cuentas bancarias, efectivo, etc.
•
La sección Pasivos resume pasivos circulantes tales como Cuentas por
Pagar, préstamos, tarjetas de crédito, etc.
•
La sección Capital muestra el capital de la compañía (total de activos
menos total de pasivos). La línea de Ganancias Retenidas es de las Utilidades Netas de los años anteriores (es dinero que se reinvierte en la
compañía). En el software Magaya, el cierre del año se hace automáticamente. La línea de las Utilidades Netas es desde el inicio del año fiscal en
curso hasta la fecha final del reporte.
En la vista de resumen del Balance, usted puede comparar periodos de tiempo
para analizar las diferencias entre meses o entre periodos fiscales. Haga clic en
el botón de Configurar y vaya a la pestaña de Columnas para ajustar el periodo
del reporte.
Un detalladoBalance muestra las transacciones para el periodo seleccionado
para cada cuenta:
98
9. REPORTES CONTABLES
ESTADO DE FLUJO DE CAJA
•
Las columnas del reporte muestran el tipo de transacción, fecha y número,
el nombre del cliente o del proveedor, las cuentas, el balance y más.
•
Si la factura u otra transacción contable tiene más de una cuenta incluida,
la palabra “-MUCHOS-” se desplegará en la columna de Cuenta.
•
Cada cuenta mostrará un balance inicial que acumula la actividad antes
del periodo. Después de eso, verá las transacciones para el periodo y el
balance final a la fecha final del periodo.
Estado de Flujo de Caja
Este reporte muestra un sumario de cuanto efectivo está ingresando (efectivo
recibido) y saliendo de su negocio (monto pagado) durante un período de
tiempo. A continuación se muestra un ejemplo de un reporte de flujo de efectivo:
•
El resumen de los ingresos netos de las operaciones por el período de
tiempo aparece en primer lugar. Este muestra el efectivo que ha entrado y
el que se ha gastado. No muestra lo que ha facturado a los clientes, sólo lo
que se recibe (o gasta).
99
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
•
La sección de Inversión muestra efectivo usado (gastado) en inversiones
en activos y los ingresos de la venta de otros negocios, el equipo, la colocación o el cobro de los préstamos, o de los activos a largo plazo. Cualquier
cambio a estas cuentas (ganancias o pérdidas) se muestra aquí. Este
ejemplo muestra inversión cero, porque esta empresa de carga no está
comprando o vendiendo negocios, etc.
•
La sección de Financiamiento muestra en efectivo que usted pagó o
recibió de la emisión y/o préstamo de fondos u otras actividades de financiamiento externo. Por ejemplo, si su empresa tiene acciones y las vendió,
el dinero en efectivo aportado por la venta se muestran en esta parte del
informe. Además, el pago de un crédito bancario se muestra como un uso
del flujo de caja. Este ejemplo muestra cero porque esta empresa de carga
no está emitiendo acciones, etc.
•
La sección de Efectivo muestra el aumento neto de efectivo para el
período, y el dinero en efectivo al principio y al final del período.
Reportes de Ventas
Reportes de Ventas muestran las ventas por artículo, cliente, y agente. Otras
opciones en este menú son crear un reporte de facturas pendientes y de retardos
de las cuentas.
Por Artículo: Muestra el total de ventas por artículo y muestra el Costo de
Ventas (COGS) para los artículos que revende. Vea un reporte resumido o
detallado. El reporte detallado muestra las facturas y otras transacciones
100
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
asociadas con cada artículo. El siguiente es parte de un resumen, resaltando las
columnas:
Por Cliente: Muestra el monto de las ventas por cliente y el porcentaje que cada
cliente representa del total vendido. Puede ver un reporte resumido o detallado:
Por Agente: Este reporte es similar al reporte por cliente, pero éste muestra los
agentes. Este reporte es muy útil para el proveedor de logística que está trabajando con varios agentes. Este reporte puede verse como un reporte resumido o
como un reporte detallado.
Todas las Ventas: Vea todas las ventas (en un reporte resumido o detallado).
Este reporte se ve parecido al reporte de clientes:
101
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
Comparativo de ventas: Los reportes de ventas se pueden configurar para
mostrar una comparación de un cliente por mes, u otras opciones. Aquí hay un
ejemplo:
Haga clic en el botón de “Configurar” en la barra de herramientas inferior para
abrir el cuadro de diálogo de “Configurar Reporte”. Haga clic en la pestaña de
“Columnas” y ajuste las términos de comparación que desea ver:
102
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
Facturas Pendientes: Muestra facturas que están pendientes (sin pagar).
•
Muestra la fecha de la factura y el número, cuántos días tiene de vencida,
el monto original, cualquier cantidad pagada, y una referencia de la transacción.
Retardos de Cuentas por Cobrar: Ver Cuentas por Cobrar vencidas (dinero
que sus clientes deben a su compañía) en un reporte resumido o detallado. En
este resumen, el periodo de tiempo que la cuenta está vencida está en columnas
en la parte superior, mostrando que está al día, que está entre 1 y 30 días de
vencido, de 31 a 60 días, etc. Vea el ejemplo abajo:
El reporte detallado de retardos de cuentas por cobrar muestra facturas y otras
transacciones que están vencidas a la fecha. El reporte está organizado en periodos de 30 días para mostrar que tanto tiempo tienen de vencidas las cuentas.
El reporte detallado está organizado en periodos de tiempo similares al reporte
resumido. Lo más actual está listado de primero, luego cualquier cuenta entre 1
103
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
y 30 días de vencida, hasta las más viejas. Muestra el estado de retardo de las
cuentas a la fecha:
Los reportes de Retardos por fecha muestran cuentas por cobrar (o pagar) por
fecha específica sin incluir pagos aplicados después de la fecha final del reporte.
Estos reportes pueden configurarse para usar la fecha de transacción o la fecha
de vencimiento para calcular la antigüedad de cada transacción.
104
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
Reportes de Compras
Reportes de Compras muestran compras por artículo, transportista, y proveedor, y otros reportes muestran facturas sin pagar y el retardo de las cuentas
por pagar.
105
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
El Reporte de Compras por Artículomuestra lo que ha comprado, el monto, y
que porcentaje representa ese monto del total de sus compras.
106
•
En el resumen de compras por artículo, el costo de carga aérea representa
un 75.2% del total de compras.
•
En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacionadas con las compras.
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
Reporte por Transportista (detalle o resumen) muestran los transportistas, el
monto que ha comprado de ellos, y el porcentaje que representa este monto:
•
En el reporte resumido, el porcentaje más grande de compras corresponde
a Crown Shipping (61.2%) para este periodo.
•
En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacionadas con las compras.
Los reportes deCompras por Proveedor muestran lo que usted compró (o
pagó) a un proveedor tal como la compañía telefónica o proveedores que le
prestan servicios a usted. El reporte resumido y el reporte detallado se ven similares a los reportes por transportista.
El reporte de Todas las Compras muestra las compras que ha hecho de todos
los proveedores, transportistas, etc.
El reporte de Facturas sin Pagar muestra el nombre del proveedor, la fecha,
número de transacción, una referencia, la fecha de vencimiento, y el número de
días de días vencidos, y el monto adeudado:
107
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
•
Las facturas y los créditos están incluidos en el reporte de las Facturas sin
Pagar.
Reportes Comparativos: Reportes resumidos de compras pueden ser configurados para comparar periodos de tiempo tales como mes por mes o un cuatrimestre comparado con otro. Haga clic en el botón de “Configurar” en la parte
inferior de la vista de reporte, y seleccione la pestaña de “Columnas” para ajustar
los elementos.
Retardo de Cuentas por Pagar: Provee información sobre cuentas vencidas.
Nota: Si una transacción se pagó y usted ejecutó un reporte antes de la fecha de
pago, la transacción no se mostrará como retardada. Para ver que estaba pendiente, use el reporte de Facturas Pendientes.
108
9. REPORTES CONTABLES
RESUMEN DE REPORTES DE UTILIDADES
Resumen de Reportes de Utilidades
Los reportes de ganancias están disponibles por Cliente, por Vendedor, o por
Agente.
Haga clic en el botón de “Configurar” en la barra de herramientas inferior para
abrir el siguiente cuadro de diálogo:
•
En la pestaña de Información de Cabecera, edite el título del reporte,
subtítulo o fechas según necesite.
109
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE RENTABILIDAD POR CLIENTE
•
En la Rentabilidad por Entidad pestaña, seleccione que transacciones
incluir. Todas están marcadas por defecto. Los Cargos de las transacciones
marcadas se reúnen todos para el reporte.
Otras opciones: Seleccione que costos incluir (margen del agente, comisiones de los vendedores) o excluir. Si el agente es parte de nuestra
compañía pero en otra división, puede excluir sus costos y ver la rentabilidad. Desmarque las casillas para ver la rentabilidad antes de sustraer estos
costos.
El reporte se puede ordenar por rentabilidad o por el nombre de la
entidad. Si su base de datos es más grande, puede configurar el informe
para mostrar sólo las entidades que aportan el 80% de las ganancias, las
empresas más activas que aportan el mayor porcentaje de sus ganancias.
Para incluir facturas de venta y compra en el reporte, marque la casilla. Si
no, el informe recogerá las ganancias de las transacciones de las operaciones solamente. Las facturas creadas manualmente no se incluirán.
Marque la casilla para incluir las facturas de venta y compra.
•
En la pestaña Tipografía, seleccione la tipografía y sus propiedades.
•
En la pestaña Números, seleccione opciones para mostrar números.
Reportes de Rentabilidad por Cliente
Los Reportes de Rentabilidad por Cliente le dejan saber los márgenes que cada
cliente contribuye a la rentabilidad global de la compañía.
110
9. REPORTES CONTABLES
REPORTE DE GANANCIAS POR VENDEDOR
El informe que aparece aquí ordena los clientes de acuerdo al monto de las
ganancias. El cliente que aporta las mayores ganancias aparece en la parte superior de la lista:
Usted puede personalizar la dirección de ordenamiento con el botón de Configuración.
Haga doble clic en el nombre del cliente, y se abrirá el cuadro de diálogo con su
perfil. Haga doble clic en cualquier número en la lista para ver los detalles; se
abrirá en una nueva pestaña, preservando su primer reporte y la lista, para que
pueda verlos todos.
Reporte de Ganancias por Vendedor
Este reporte permite conocer los márgenes que cada vendedor está contribuyendo a las ganancias globales de la compañía. Esta captura de pantalla muestra
la vista detallada de las transacciones de los vendedores. Las otras pestañas son
111
9. REPORTES CONTABLES
REPORTE DE GANANCIAS POR AGENTE
la lista de vendedores y el reporte de ganancias resumido para el personal de
ventas.
Reporte de Ganancias por Agente
El Reporte de Ganancias por Agente permite mostrar los márgenes que cada
agente de transporte está contribuyendo a las ganancias globales de la
compañía. Podemos ver en un resumen, los detalles de las transacciones, o los
cargos.
112
9. REPORTES CONTABLES
OTROS REPORTES
Otros Reportes
Otros Reportes muestran detalles de transacciones, balances de comprobación,
detalles de cheques, facturas de venta y compra, entradas de diario, impuestos
de ventas y más.
Detalle de Transacciones: Para ver detalles de transacciones para una cuenta
específica de la Lista de Cuentas, seleccione la cuenta y use el botón de Acciones.
Para ver detalles de transacciones para todas las cuentas de la Lista de Cuentas,
use el menú Reportes de la barra de herramientas superior.
Balance de Comprobación: Una lista de las cuentas mostrando el balance para
cada una. El total de la columna de Débito debe ser igual al total de la columna
113
9. REPORTES CONTABLES
OTROS REPORTES
de Crédito. Este reporte es usado por los contadores para emparejar los créditos
y los débitos:
Libro Mayor: Este reporte muestra todos los balances y transacciones en detalle
para las cuentas del libro mayor durante el marco de tiempo seleccionado.
Detalle de Cheques: Lista los cheques girados, el tipo de transacción, el número
de cheque, nombre de los clientes o proveedores, monto, y cada línea incluida
en el cheque. Use este para obtener una vista detallada de sus gastos:
Detalle de Facturas de Venta: Lista las facturas de venta para el periodo
escogido, el tipo de transacción, el número de factura, y otra información. El
reporte es similar al de Detalle de Cheques.
Detalle de Facturas de Compra: Lista las facturas de compra para el periodo
escogido, el tipo de transacción, el número de factura, y otra información. El
reporte es similar al de Detalle de Cheques.
114
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE MÚLTIPLES MONEDAS
Libro Diario: Este reporte muestra todas las transacciones para el rango de
fechas seleccionado.
Deuda Tributaria por Ventas: Reporte resumido o detallado. Este muestra el
nombre de la autoridad tributaria, la tasa impositiva, el monto de las ventas para
el periodo, el monto de impuesto de ventas colectado durante ese periodo y el
periodo anterior, y la deuda tributaria por ventas.
Cuando se utiliza el botón de Acciones en la Lista de Cuentas, se puede seleccionar un reporte para:
•
Cheques faltantes: Este reporte está disponible cuando escoge una cuenta
bancaria.
Reportes de Múltiples Monedas
Los Múltiples MonedasReportes muestran pérdidas o ganancias de negocios
hechos en monedas diferentes.
Usted debe tener múltiples monedas activadas en su sistema Magaya y transacciones realizadas en esas monedas con el fin de que aparezca información en
estos reportes. Si la tasa de cambio no se modifica o no se actualiza en el Magaya
Explorer, no verá cambios reflejados en los reportes.
Existen dos tipos de Reportes de Múltiples Monedas disponibles:
•
Ganancias y Perdidas Efectivas: Este reporte muestra transacciones que
han tenido una perdida o ganancia efectiva (real) porque se ha recibido un
pago por una factura que ha tenido una variación en la tasa de cambio o
porque usted pagó una factura que tuvo una variación en la tasa de
cambio.
Por ejemplo, usted facturó a un cliente 250 euros cuando el euro estaba en
1,75. Le pagan los 250 euros adeudados, pero el valor del euro se ha reducido a 1,60 en la fecha que hace el depósito. El informe mostrará una
ganancia efectiva para esa cuenta. Si el euro no ha cambiado, el reporte no
mostrará nada.
Las columnas del Reporte Efectivo muestran:
–
El Tipo de transacción tal como Pagos o Pago de Facturas
115
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE MÚLTIPLES MONEDAS
•
–
La fecha de la transacción
–
El número de transacción
–
La Entidad asociada con esa transacción tal como la compañía a la
que gira el cheque
–
La columna de Monto Original muestra la cantidad en que se fijó
inicialmente la transacción
–
La columna del Monto Efectivo muestra la cantidad que se recibió
realmente
–
La Tasa de Cambio le muestra la tasa de la moneda
–
La columna de Perdidas/Ganancias muestra el monto ganado o
perdido en su moneda nacional
Pérdidas y Ganancias No Efectivas: Este reporte muestra los balances
para sus cuentas en diferentes monedas. Cuando paga una factura o recibe
un pago en alguna de esas monedas, el balance de esa cuenta bancaria, las
cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, reflejarán el resultado de la
transacción.
Las columna en el Reporte de No Efectivas mostrará lo siguiente para
CxC, CxP, y cuenta bancaria para cada moneda:
–
El nombre de cuenta para cada moneda
–
El balance actual muestra el monto en CxC, CxP, y en la cuenta
bancaria
–
La columna de Balance muestra el monto en su moneda nacional
–
El Balance Ajustado muestra el anterior, el balance original antes de
un cambio
–
La Tasa de Cambio le muestra la tasa de la moneda
–
La columna de Perdidas/Ganancias muestra el monto ganado o
perdido en su moneda nacional
Información Adicional:
Para compensar las fluctuaciones en la tasa de cambio, algunos transportistas
cargan un Ajuste de Corrección Monetaria (CAF). El CAF es un porcentaje del
flete base.
Para habilitar múltiples monedas en su sistema Magaya, vaya a Mantenimiento
> Configuración > Contabilidad.
116
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
IMPUESTOS DE VENTAS
10. Funciones Avanzadas de Contabilidad
Las siguientes secciones explican las funciones avanzadas de contabilidad
disponibles en el Magaya Explorer. Las funciones son:
•
Impuestos de Ventas: Cómo definir los impuestos a las ventas en la tabla
de impuestos y cómo usarlos
•
Aprobar/Disputar las facturas
•
Asientos de Diario: Como crear asientos de diario
•
Ajustes
•
Múltiples Monedas: Como trabajar con múltiples monedas
•
Configuración: Como definir algunas opciones de contabilidad
•
Relación entre procedimientos operativos y contables
•
Procedimientos especiales de Cuentas por Cobrar (Cheques rebotados,
etc)
Impuestos de Ventas
La Tabla de Impuestos muestra los impuestos de ventas que usted ha definido
en el Magaya Explorer. Usted puede agregar entradas impuestos a la tabla de
impuestos. La Tabla de Impuestos está en la Lista de Cuentas, bajo el botón de
Acciones.
Después de que agrega un impuesto, puede agregarse a una Artículo o Servicio.
Esto automáticamente agregará el impuesto cuando el artículo se use en una
Factura de Cobro o de compra.
Siga los siguientes pasos para agregar un nuevo impuesto.
Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas
1) Vaya a la Lista de Cuentas.
117
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
PASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS
2) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Tabla de Impuestos”. Una
tabla se abre. (Si no ha agregado ningún impuesto, la tabla estará en blanco).
3) Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre:
118
•
Digite el código del impuesto. Puede ser cualquier combinación de letras
y/o números.
•
Escriba una descripción para el impuesto, por ejemplo “Impuesto de
Ventas del Condado Miami Dade” o “Impuesto Colombiano”.
•
Seleccione la autoridad tributaria del menú desplegable. Aquí es donde los
impuestos serán colectados. Si necesita agregarlo, haga clic en el signo de
"mas". La autoridad tributaria se considera un proveedor así que el cuadro
de diálogo de “Proveedor” se desplegará.
•
Introduzca el porcentaje de los impuestos, como el 15%. (Ingrese el
número, no el símbolo de porcentaje).
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
PASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS
•
Para agrupar impuestos, haga clic en la casilla de verificación. El cuadro de
diálogo cambia para incluir una tabla:
•
Haga clic en el botón de Agregar. Otro cuadro de diálogo se abre. En ese
cuadro de diálogo hay una lista de impuestos que usted ha configurado (si
es que ha establecido algunos impuestos). Seleccione un impuesto de la
lista para asignarlo a ese grupo. Haga clic en el botón OK para volver al
cuadro de diálogo de Impuestos del Artículo.
•
Haga clic en el botón OK cuando haya terminado.
El impuesto es agregado a la Tabla de Impuestos.
119
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
PASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS
Para incluir automáticamente el impuesto en un artículo o servicio, vaya a la
carpeta de Productos y Servicios, seleccione el producto (o servicio), y seleccione el impuesto de la lista desplegable de Código Fiscal.
Cómo utilizar los Impuestos de Ventas en las Facturas de Venta y Compra:
Cuando se selecciona el impuesto en una factura o recibo, el importe del
impuesto se calculará en función del porcentaje del impuesto de la partida de
impuestos y se sumará al total. El importe de los cargos será listado, y el importe
120
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
APROBAR/DISPUTAR FACTURAS
del impuesto se mostrará por separado. A continuación se mostrará un total que
incluye los cargos y el impuesto. Esta es la pantalla de los cargos de la factura:
Aprobar/Disputar Facturas
Para aprobar o disputar facturas, primero configure esta opción para el cliente:
•
Vaya a Mantenimiento > Clientes y haga clic derecho en el nombre del
cliente en la lista. En el menú emergente, seleccione “Permitir seguimiento”. Un cuadro de diálogo se abrirá.
121
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
ENTRADA DE DIARIO
•
Haga clic en la pestaña de Seguimiento en el cuadro de diálogo de Seguimiento Web Usuario. Haga clic en la opción “Aprobar/Reclamar Factura”
para hacer que aparezca una marca de comprobación en la casilla.
•
Para aprobar o disputar una factura en su sistema Magaya, vaya a la Lista
de Facturas. Haga clic en el botón de Acciones (alternativa: haga clic
derecho en una factura de la lista), y seleccione “Aprobar/Disputar Transacción”.
•
Introduzca la razón en el cuadro de diálogo.
El comentario aparece en la pestaña de Eventos para la transacción.
Opción de Aprobar/Disputar en línea: Usted puede dar a sus clientes permisos
para aprobar o disputar facturas en línea. Por favor vea el Capitulo 9 en el
Manual de Comunicaciones del Software Magaya para detalles sobre como darle
a sus clientes la opción de pagar facturas en línea en Magaya LiveTrack y más.
Entrada de Diario
Las Entradas de Diario se usan para dar seguimiento a transacciones no habituales, tales como depreciación o venta de un activo. Cuando crea Entradas de
122
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
PASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO
Diario en el Magaya Explorer, estos son guardados en una lista que usted puede
ordenar y filtrar.
Pasos: Crear una Entrada de Diario
1. Vaya a la Lista de Cuentas y haga clic en el botón de Acciones.
2. Seleccione "Entradas de Diario Generales". Se abre una lista.
3. Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre.
El campo de fecha muestra la fecha actual. Cambiar la fecha si es necesario.
Introducir un número de entrada.
4. En el cuadro de diálogo, siga estos pasos:
123
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
PASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO
124
•
Haga clic en el botón de Agregar para agregar una nueva línea de entrada
de diario. Una línea en la tabla se resaltará. La línea tiene las columnas
(que también son llamados “campos”, porque cuando se hace clic en ellos,
se activan y se puede introducir información).
•
La primera columna en la línea es “Nombre de Cuenta”. Esta es la cuenta
a la que aplica la línea. El campo se vuelve un menú desplegable. Seleccione la cuenta del menú desplegable.
•
La segunda columna es “Débito” a donde agrega el monto que deducirá.
•
La tercera columna es “Crédito” a donde agrega el monto que acreditará.
•
La columna “Descripción” se usa para agregar una descripción
(opcional). Este es un campo de texto.
•
La “Entidad” es un cliente, proveedor, etc, que está relacionada con este
asiento de diario. Haga clic en el campo para activar el menú desplegable.
Esta información aparecerá cuando liste las transacciones de esta entidad
o cliente.
•
La “Moneda” se establece cuando configura el sistema Magaya (se pueden
realizar cambios en el Mantenimiento > Configuración). Cada línea puede
estar en una diferente moneda si selecciona una cuenta que está en una
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
PASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO
diferente moneda, pero el monto en las columnas de Débito o Crédito se
muestra en la moneda nacional:
•
“Tasa de Cambio” se utiliza para introducir la tasa de cambio si se crea
este asiento de diario en otra moneda. Este es la tasa de cambio entre la
moneda que ha seleccionado y la moneda nacional que se ha configurado
en su sistema Magaya.
•
La suma de todos sus Débitos debe ser igual a la suma de todos los
Créditos para mantener el balance en el asiento. El sistema no le dejará
agregar una entrada que no esté en balance.
5. Haga clic en el botón OK. La entrada se agrega a la lista y es enviada a las
cuentas correspondientes.
Acciones para Entradas de Diario:
En la lista de los Entradas del Diario General, haga clic en el botón de Acciones
para hacer una copia de una entrada de diario, crear reportes, imprimir una
entrada o un lote, seleccionar columnas, o importar o exportar datos.
Otras opciones para entradas de diario:
•
Invertir una entrada de diario (útil cuando se cambian los créditos por los
débitos y viceversa)
•
Mostrar total de los débitos y créditos en la pantalla de la entrada de diario
•
Configurar los números consecutivos de las entradas de diario en el menú
Mantenimiento > Configuración > Contabilidad
•
Seleccione una plantilla cuando imprima una entrada de diario
125
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
AJUSTES
Ajustes
La pestaña de Ajustes refleja transacciones que mantienen sus cuentas
balanceadas.
La información contenida en la pestaña de Ajustes es sólo de lectura.
También muestra el costo de los inventarios (activo), y luego, cuando lo vende,
la venta se muestran en la pestaña de Ajustes como una deducción de los activos
y se convierte en costo de ventas.
Por ejemplo, cuando usted compra un artículo para su inventario, se crea una
Orden de Compra. A partir de esa Orden de Compra, se crea una Factura de
Pago. Cuando un cliente compra ese artículo, se crea un Orden de Venta y una
Factura de Cobro para el cliente. El costo y las utilidades se muestran en la
pestaña de Ajustes de la factura.
Otro uso de la pestaña de Ajustes es mostrar las ganancias y pérdidas ajustadas
para los cambios de divisa. Si está utilizando múltiples monedas, usted verá la
diferencia entre la tasa del día de creación la factura y la tasa de cambio del día
en que el cliente pagó la factura. Cuando se recibe el pago y actualiza la tasa de
cambio en el cuadro de diálogo de Pago, la pestaña de Ajuste mostrará la diferencia en las tasas.
126
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Cuando cambia la tasa en el cuadro de diálogo, el sistema le preguntará si desea
guardar el cambio (que será reflejado en todas las transacciones que usan esa
divisa creadas después de esta).
Si se agrega un ajuste a una transacción contable en la pestaña de Cuentas del
cuadro de diálogo de una transacción, aparecerá en la pestaña de “Ajustes” de la
transacción, tales como el cuadro de diálogo de la factura. Esta muestra la
comisión bancaria por fondos insuficientes:
Múltiples Monedas
Esta sección explica como configurar su sistema Magaya para trabajar con
múltiples monedas, como habilitar Monedas existentes de la Lista de Monedas
o agregar nuevas a la lista, como introducir transacciones en diferentes
monedas, y como trabajar con Reportes Múltiples Monedas.
Como Configurar Múltiples Monedas en su Sistema Magaya:
127
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Puede configurar múltiples monedas de dos maneras en el Magaya Explorer: 1)
en el Asistente de Arranque o 2) en la pantalla de Mantenimiento > Configuración > Contabilidad:
Seleccione la moneda nacional. Tenga en cuenta que esta opción solo se habilita
si no existen transacciones contables. Se recomienda que la moneda nacional se
configure en el Asistente de Arranque; los pasos para usar el Asistente de
Arranque se explican en la primera parte del Manual de Operaciones del Magaya
Cargo System.
Al marcar la casilla "Usar Multimoneda", el sistema activará el uso de más de
una moneda en su sistema contable. Tenga en cuenta que esta opción no se
puede revertir si hay transacciones contables existentes en diferentes monedas
en el sistema. Las transacciones deben ser eliminados antes de que el sistema le
permitirá cambiar esta opción. Debe hacer clic en el botón “Guardar” antes de
activar distintas monedas.
Tasa de Cambio Inverso: Si trabaja con monedas que se convierten a montos
muy pequeños, tal vez prefiera trabajar con tasas inversas. Marque la casilla para
128
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
esta opción, y su sistema Magaya calculará la tasa por usted. Déjela sin marcar
para usar la tasa de cambio directo.
Como Activar Monedas Individuales:
Para activar las monedas específicas en el sistema Magaya, vaya a la misma
pantalla usada para seleccionar su moneda nacional (en la carpeta de Mantenimiento > Configuración > Contabilidad).
Haga clicen el botón “Lista de Monedas”. Un cuadro de diálogo se abre:
Haga clic en una moneda como el Euro o el peso y haga clic en el botón Editar
(o haga doble clic sobre la moneda). Un cuadro de diálogo se abre:
Verifique que la tasa de cambio esta correcta y actualizado. Si actualiza la tasa de
cambio, también se actualizará el campo de fecha para reflejar la fecha de hoy.
Marque la casilla "Esta moneda esta activa" para activar la moneda.
129
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Haga clic en OK. Aparecerá una marca de comprobación en la lista de monedas,
lo que indica que la moneda está activa. Cierre este cuadro de diálogo cuando
termine de activar las monedas. Haga clic en Guardar de nuevo en la pantalla de
configuración. Una cuenta de CxC, CxP, y una cuenta bancaria se creará
automáticamente para la moneda activada.
Como Agregar una Nueva Moneda a la Lista de Monedas:
•
Haga clic en el botón de Lista de Monedas.
•
Haga clic en el botón de Agregar.
•
Introduzca el nombre de la moneda y el código. El símbolo es opcional.
•
Introduzca la tasa de cambio actual y la fecha de hoy.
•
Haga clic en la casilla de verificación "Esta moneda esta activa".
•
Haga clic en el botón de Aceptar. La moneda está ahora disponible en su
sistema.
Como Administrar Tipos de Cambio:
130
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Para cambiar la tasa de cambio de una moneda, seleccione la moneda y haga clic
en el botón de Editar (o haga doble clic en la moneda). Un cuadro de diálogo se
abre:
•
Introduzca la tasa de cambio actualizada en el campo de Tasa de Cambio.
•
Seleccione la fecha de hoy.
•
Haga clic en el botón de OK para guardar los cambios.
También puede administrar los tipos de cambio mientras está trabajando en
una transacción. Este es el método más eficiente de gestión de los tipos de
cambio ya que el sistema actualizará la tabla de tipo de cambio basado en las
modificaciones que realice en una transacción.
Por ejemplo, si usted está trabajando en un envío y modifica la tasa de cambio,
el sistema le preguntará si desea que esta modificación sea guardada en la Lista
de Monedas y que se actualice la tasa para todas las transacciones. Si sólo desea
usar esta moneda para esta transacción, haga clic en No. Si desea guardar los
cambios, haga clic en Sí. Esto actualizará la Lista de Monedas y no tendrá que ir
a esa lista para actualizarla. Se actualizará automáticamente.
Como Introducir una Transacción de Operaciones en una Moneda Diferente:
131
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Cuando está trabajando en una transacción de operaciones tal como Ordenes de
Recogida, Recibos de Almacén, Embarques, etc, los cargos se pueden ajustar a
cualquier moneda activada en su sistema Magaya:
Al liquidar una transacción de operaciones que tiene cargos en varias monedas,
se generarán facturas por separado para cada moneda.
La moneda en un envío se puede definir mediante el botón de Acciones. La
moneda del envío es usada como la moneda de la Factura o Reintegro de Cobro
generada para el agente en la liquidación.
Como Introducir una Transacción Contable en una Moneda Diferente:
132
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Cuando se crea una factura, usted puede fijar la moneda seleccionando la cuenta
de CxC. Esto definirá la moneda de la factura:
Cuando se crea una transacción contable en una moneda que es diferente de su
moneda nacional, también puede cambiar la tasa de cambio de esa moneda en
el cuadro de diálogo.
Si se introduce un tipo de cambio que es diferente de la establecida en la Lista de
Monedas, el sistema le preguntará si desea guardar esta nueva tasa y actualizarla.
Si desea utilizar la divisa solamente para esta transacción, haga clic en No. Si
desea guardar los cambios, haga clic en Sí. Esto actualizará la Lista de Monedas
y no tendrá que ir a esa lista para actualizarla. Se actualizará automáticamente.
Reportes de Múltiples Monedas:
Puede ver pagos por moneda haciendo clic en el botón de Acciones en la Lista
de Pagos y seleccionando Reportes. Luego seleccione “Por Moneda”.
133
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MÚLTIPLES MONEDAS
Cuando esta viendo un reporte, puede cambiar la moneda del reporte usando el
botón de Acciones:
La moneda cambiará y los totales se actualizarán automáticamente en la nueva
moneda.
Puede ver un informe de pérdidas y ganancias en múltiples monedas yendo a la
barra de herramientas superior en el Magaya Explorer y seleccionando el menú
Reportes. Los reportes disponibles muestran pérdidas y ganancias efectivas y
potenciales.
Vea la sección "Reportes de Múltiples Moneda" en el tema "Reportes Contables"
para obtener más detalles.
134
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MENÚ DE CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Menú de Configuración de la Contabilidad
Aunque muchas funciones contables son creados por el Asistente de Contabilidad, puede cambiar la configuración o ejecutar otras configuraciones en la
carpeta de Mantenimiento bajo Configuración:
Estos ajustes son frecuentemente configurados por el administrador del sistema
Magaya.
Aquí está un breve resumen de las opciones relacionadas con la contabilidad
que se pueden configurar desde este menú:
•
El uso de números consecutivos en los documentos contables
•
Configuración de exportación a QuickBooks
•
Como maneja su sistema los Limites de Crédito de los clientes
•
Otras opciones: Para generar cargos automáticamente, la fecha para el
cierre de la contabilidad, las fechas de vencimiento de transacciones,
definir monedas, definir el año fiscal, establecer facturaciones periódicas,
establecimiento de impuestos sobre las ventas
Cada una de estas opciones se explicará en detalle en las secciones siguientes.
Números Consecutivos
135
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MENÚ DE CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Marque las casillas en esta sección para habilitar la numeración consecutiva de
Facturas de Venta, Notas de Crédito, Facturas de Compra, Créditos, Cheques, y
Asientos de Diario.
Puede añadir prefijos y sufijos a los números: Haga clic en el botón "Definir". En
el cuadro de diálogo que se abre, introduzca los números como usted quiere que
se definan en el documento contable específico.
Para evitar números duplicados para el mismo proveedor, haga clic en la casilla
de verificación "No permitir un número duplicado".
Configuración de Exportar a QuickBooks:
Para incluir Definiciones Contables cuando se exporta a QuickBooks®, haga clic
en esta opción en el menú de Configuración:
136
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MENÚ DE CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Esto incluirá la Definición de la Cuenta de la Lista de Cuentas en la archivo de
salida guardado por Magaya Explorer para ser utilizado en QuickBooks. Es
importante asegurarse de que sus cuentas tienen los mismos nombres tanto en
Magaya como en QuickBooks para evitar duplicados.
Para incluir a clientes y proveedores al exportar desde Magaya a QuickBooks,
marque la casilla. Esto creará el nombre en QuickBooks. De nuevo, compruebe
que el nombre de las entidades son los mismos en Magaya y en QuickBooks.
Esta opción se desactiva si ha activado múltiples monedas en su sistema
Magaya. Si usted ya tiene el nombre de la entidad definido en QuickBooks, no
necesita marcar esta casilla.
Limites de Crédito
Para seleccionar las acciones que quiere ejecutar con los clientes que excedan el
límite de crédito, utilice las opciones que aparecen en esta sección del menú de
Configuración. Puede seleccionar una, dos o todas las opciones:
Después de establecer un límite de crédito, el sistema avisará al usuario cuando
un cliente ha llegado a su límite de crédito. Por ejemplo, si selecciona la opción
"No libere la carga", el sistema no le permitirá liberar ninguna carga. Si selecciona “No aceptar más reservas (en línea tampoco)”, entonces el sistema no le
permitirá que se haga ninguna reserva para ese cliente. Un aviso aparecerá para
indicarle al usuario el límite de crédito se ha alcanzado.
El monto del limite de crédito se puede definir en el perfil del Cliente en la
pestaña de Condiciones de Pago.
Otras Opciones
En la sección de "Otras Opciones" de la pantalla de Configuración de Cuentas,
las opciones disponibles son las siguientes:
137
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MENÚ DE CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Para generar cargos automáticamente, haga clic en esta casilla de verificación.
Esta casilla está marcada por defecto. Si desmarca esta casilla, tendrá que crear
manualmente los cargos contables para todas las transacciones.
Para activar la opción de fecha de cierre y definirla para la contabilidad, haga clic
en la casilla “La contabilidad se cerrará en o antes de”. Luego seleccione una
fecha usando una lista desplegable. Los usuarios no podrán introducir o modificar transacciones hechas antes de esta fecha. Actualice esta fecha después de
cada periodo.
Mediante el establecimiento de una contraseña, el acceso a editar años anteriores se puede establecer.
Introduzca el número de días para definir cuando vencen las facturas. 30 días en
el ajuste por defecto. Esto se puede remplazar para cada cliente en el perfil del
Cliente en la pestaña de Condiciones de Pago.
Para información sobre cómo trabajar con múltiples monedas y tipo de cambio
inverso, consulte la sección "Múltiples Monedas".
Otras opciones en el menú de Configuración de la Contabilidad incluyen la
opción de cambiar el mes inicial para el año fiscal. El mes fue definido en el Asis-
138
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
MENÚ DE CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD
tente de Contabilidad (si lo utilizó para configurar su software Magaya). El
sistema usará este mes como el inicio del nuevo año fiscal para calcular
automáticamente las ganancias retenidas del año anterior.
Facturas periódicas: Facturar periódicamente significa que todos los cargos
generados por un cliente se acumularán en una sola factura al final del período
(semana o mes). Para cualquier cliente para quien establece esta opción, el
sistema agregará cargos a una factura. Para facturar periódicamente a los
clientes, haga clic en una de las opciones:
•
No aplicar
•
Semanalmente (viernes)
•
Mensualmente (esta opción lo habilita para configurar hasta cinco días
por mes para facturar a sus cliente)
La opción que se establece aquí es el valor predeterminado para el sistema. Para
cambiar la configuración para un cliente específico, vaya al perfil de ese cliente
y realice el cambio en la pestaña de “Condiciones de Pago”.
La opción de “Facturas periódicas” también se puede establecer en la pestaña de
Condiciones de Pago de cualquier perfil de cliente. En esa pantalla, puede determinar, por cliente, la forma de aplicar la factura periódica, personalizar la forma
de las facturas periódicas para un cliente individual.
Para configurar mantener el impuesto de ventas de las compras que realice y
retenerlo como un crédito tributario, marque esta casilla. Este se aplicará
cuando esté pagando su impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, usted crea un
cheque para pagar el impuesto sobre las ventas. El cheque es pagadero a la autoridad fiscal o la agencia como el estado o condado. El total que usted tendrá que
pagar reflejará la deducción de impuestos sobre las ventas que usted ya pagó
cuando hizo las compras que requiere impuesto a las ventas.
La opción de "Permitir añadir costos en las facturas de cobro" incluirá los gastos
en la factura de un cliente. Esto no es recomendable de acuerdo con las mejores
prácticas contables. Esta opción está desactivada por defecto.
Para excluir nuevas facturas de la vista en línea, marque la casilla.
Para habilitar el sistema para que genere automáticamente transacciones recurrentes, marque la casilla.
Las opciones de liquidación se pueden establecer por separado para envíos
entrantes y salientes. Para más detalles sobre la liquidación de envíos, consulte
139
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
RELACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES
el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System, en el capítulo de
Embarques.
Guardar los cambios que hace a la Configuración de la Contabilidad.
Si no hace clic en el botón “Guardar”, aparecerá un mensaje antes de que usted
puede moverse a otra carpeta o función del Magaya Explorer:
Haga clic en “Si” o “No”.
También puede restablecer las opciones y volver a la configuración anterior.
Relación entre Contabilidad y Operaciones
El Magaya Explorer conecta transacciones de operaciones con funciones contables de las siguientes formas:
1)
140
Los cargos se pueden introducir a medida que agrega las transacciones de
operaciones a su sistema Magaya. El sistema utiliza los productos y servicios que se definen en la lista de productos y servicios (en la carpeta de
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
RELACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES
Contabilidad) para llenar la lista desplegable de cargo en la pantalla de tipo
de cargo.
2)
Los cargos introducidos en una transacción operativa tal como una
Entrega de Carga (EC) se usan para crear Facturas de Compra y Venta
durante el proceso de liquidación. Para liquidar los cargos en una EC, haga
clic en el botón de Generar.
Liquidación de EC, Recibos de Almacén, Embarques, y otras transacciones se explica en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.
3)
Cada transacción de operaciones puede tener una lista de las transacciones contables (facturas) relacionadas. Puede hacer clic en el botón
141
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
RELACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES
Acciones y seleccionar la Lista de Transacciones para cada transacción de
operaciones.
4)
142
Cada transacción contable (facturas) tiene una lista de transacciones de
operaciones relacionadas. Para la mayoría de las facturas, sólo hay una
transacción relacionada. La excepción es para las facturas periódicas, que
a menudo tienen más de una operación vinculada. A continuación verá un
botón de “Historia”.
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
RELACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES
En esta captura de pantalla, la factura está relacionada con un embarque. Para
ver los detalles del embarque, haga clic en el botón de Embarque. Para ir al
Embarque, haga clic en el botón de flecha.
También puede ver el historial de una transacción contable cuando se encuentre
en la vista de lista, como la lista de Facturas. Seleccione la transacción y haga clic
en el botón de Acciones. También puede consultar el documento desde el botón
de Acciones.
143
10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD
RELACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES
144
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR
Procedimientos Especiales en Cuentas por
Cobrar
Este tema explica como ejecutar los siguientes procedimientos contables usando
funciones en el Software Magaya versión 8.0 (publicado en Julio 2011):
1)
Procesar un descuento para un cliente
2)
Manejar cheques rechazados
3)
Procesar comisión por transferencia electrónica
4)
Hacer depósitos de caja chica
Soluciones alternas para versiones anteriores del software no son necesarias en
la versión 8.0.
145
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR
PROCESANDO DESCUENTOS
Procesando Descuentos
Como agregar un descuento a una factura:
1)
Comience por crear una factura como normalmente lo haría, llenando los
campos y agregando los cargos.
2)
En el cuadro de diálogo de la factura, haga clic en la pestaña “Cuentas”
(junto a la pestaña de “Cargos”).
3)
Haga clic en el botón de Agregar. Seleccione una cuenta de gastos de
descuento.
4)
En la línea, haga clic en la columna “Nombre de la Cuenta”, y seleccione
la cuenta de gastos de descuento.
En la columna de “Monto”, haga clic en el espacio e introduzca un signo
de menos y el número, por ejemplo, para ofrecer un descuento de
$1,000.00, digite -1000.00 en la columna.
Las columnas de Descripción y Entidad son opcionales.
El total se actualizará automáticamente. Haga clic en los botones de Cerrar u OK
para guardar.
146
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR
MANEJANDO CHEQUES RECHAZADOS
Manejando Cheques Rechazados
Manejando cheques rechazados en su sistema Magaya requiere dos transacciones: Una registra la comisión bancaria, y otra crea una nueva factura.
Escenario: Usted ha recibido un pago, pero el cheque es rechazado por fondos
insuficientes.
1) Cree un Cheque de Gastos:
Cuando reciba el cheque rechazado del banco, haga un “Cheque a Gastos” para
registrar la comisión bancaria.
Haga el cheque pagadero al banco por el monto de la comisión por cheque sin
fondos ($20.00).
2) Ahora cree otra Factura: Haga clic en la pestaña de “Cuentas” del cuadro de
diálogo de la factura como se muestra aquí:
Incluya el monto que le cargará a su cliente para cubrir la comisión que el banco
le cargó ($25.00), y el monto que el cliente pagó con el cheque rechazado
($1,500.00) que necesita ser restado del banco.
La “Comisión de Servicios Bancarios" es la cuenta de ingresos en la Lista de
Cuentas para gastos por servicios bancarios, tales como la comisión por el
cheque rechazado de $20.00. Este ejemplo muestra un cargo de $5.00 añadido
por su procesamiento.
147
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR
PROCESAR PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Procesar Pago por Transferencia Electrónica
Cuando recibe un pago por transferencia electrónica, el cliente envía el monto
total, pero el banco le cobra una comisión por la transferencia. Hay dos
opciones para procesar esto: 1) El pago que reciba mostrará la comisión, o bien,
2) Procese el pago en su totalidad y cree un Cheque de Gastos para el pago por
transferencia electrónica. La elección depende de cómo su banco le cobra. El
siguiente ejemplo muestra cómo procesar la opción 1:
1)
En el cuadro de diálogo de Pago del Cliente, haga clic en las facturas de la
pestaña de Factura de Cobro a la que quiere aplicar el pago.
Nota: Haga clic en la casilla de verificación para mostrar las facturas pendientes.
2)
Haga clic en “Cuentas” (contiguo a la pestaña de Cargos).
3)
Haga clic en el botón de “Agregar”, y agregue información en la línea:
Nombre de la cuenta (Cargos por Servicios Bancarios), Monto (esta es la
comisión por transferencia electrónica que el banco le cobró; en este
148
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR
DEPÓSITOS DE CAJA CHICA
ejemplo muestra -25.00), y una descripción (esto es opcional, pero este
ejemplo muestra "Comisión de Transferencia Electrónica".
El monto total recibido debe ser igual a la cantidad pagada ($2,200.00
menos la comisión de $25.00 = $2,175.00).
Haga clic en OK para guardar.
Depósitos de Caja Chica
Use la cuenta de Caja Chica en su sistema Magaya para realizar un seguimiento
de la caja chica. Esto se puede hacer al ejecutar depósitos de los clientes que
149
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR
DEPÓSITOS DE CAJA CHICA
pagan en efectivo mediante el depósito de parte del dinero en la Cuenta
Bancaria y la asignación de una pequeña cantidad a la cuenta de Caja Chica.
1)
Vaya a los Depósitos, y seleccione "Pago de Depósitos". En el cuadro de
diálogo, seleccione los pagos que usted desea depositar.
2)
Haga clic en “Cuentas” (contiguo a la pestaña de Pagos).
3)
Haga clic en el botón de Agregar, y agregue la información: Seleccione la
cuenta de Caja Chica, e ingrese la cantidad ($-50.00).
Si no se introduce un signo menos, la cantidad de la caja chica no se
deducirá del total de Depósitos. Este ejemplo muestra que el total depositado en la cuenta bancaria es de $6,400.81, ya que restamos $50.00 que se
mantendrán en la caja chica.
150
Índice alfabético
A
Activos 98
compra un activo fijo 58
Adelanto de pago 44
Ajuste de Corrección Monetaria (CAF) 116
Ajustes 126
Año Fiscal
ajustar o cambiar 138
Anular una factura 57
Articulo de Reventa Automatizado 27
Asistente de Contabilidad 9
Automatizar cargos
configurar 138
B
Balances de Apertura 11
Banca 67
Boleta de depósito 48
C
Capital 98
Cheque de Reembolso 49
Cheques 67
cheque para gastos 68
cheque para pagar impuestos de ventas 71
guardar como recurrente 74
imprimir lote 74
invalidar 72
reportes 73
Cheques rechazados 147
Cheques rechazados, reemitir factura 35
Comisión por transferencia electrónica 148
Comprar activo fijo 58
Configuración de la Contabilidad 135
ajustar y guardar 140
Costo de Ventas 100
Cuenta de Tarjeta de Crédito 21
Cuentas por Cobrar 31
Cuentas por Pagar 53
CxC 31
CxP 53
D
Depositar pago 75
Depósito 46, 75
Anular 48
Depósito de Pagos 45
Descuento 146
Descuento, dar al cliente en el pago 44
deshacer 81
Divisiones 23
E
Efectivo 99
Entradas de Diario 122
F
Factura
aprobar o disputar 39, 121, 122
excluir del seguimiento en línea 39
Factura de Cobro
estado 32
facturas pendientes 38
numeración 33
Facturas
periódicas 57
recurrentes 57
Facturas de Pago 53
Facturas de Ventas 32
Facturas periódicas
configurar 139
Fecha de cierre 138
Fecha de vencimiento 138
Fondos Insuficientes 147
Fondos sin Depositar
mostrar todos 47
G
Ganancia Bruta 91
Ganancias y Perdidas Efectivas 115
H
Hoja de Balance 97
I
Imprimir cheques 72
Impuesto
agregar 118
Impuesto de ventas 71
Impuesto sobre las Ventas
1
configuración 139
L
Libro Diario 115
Limites de Crédito 137
Lista de Cuentas 19
agregar nueva cuenta 20
Listado de Transacciones 80
M
Moneda
agregar a 129
moneda nacional 128
Múltiples Monedas 115
trabajando con 127
N
Numeración de cheques 60
Numeración, de transacciones contables 136
P
Pagar facturas 60
Pago 42
depósito 46
Pago de Cliente 42
Pago de Facturas 60
Pago en Exceso 44
Pago en Linea 39
Pago en línea 43
Pago parcial 43
Pasivos 98
PeachTree 39
Pérdidas y Ganancias No Efectivas 116
Pérdidas y Ganancias por Operaciones 95
Productos y Servicios 25
agregar nuevo 26
producto de reventa 27
Proveedores
pagar múltiples 61
Q
QuickBooks 39
configurar 136
R
Reconciliación Bancaria 81
2
Reconciliación bancaria 77
Reconciliar cuenta bancaria 77
Reembolso de Proveedor 65
Reintegro de Cobro 40
Reintegro de Pago 58
relación entre Contabilidad y Operaciones 140
Remplazar Cuenta 22
Remplazar Producto 28
Reporte
múltiples monedas 115
Reporte de facturas sin pagar 57
reporte de Retados de CxC 38
Reportes
Balance comparativo 98
balance de comprobación 113
cheques faltantes 115
comparar Pérdidas y Ganancias 93
detalle de cheques 114
detalle de facturas de compra 114
detalle de facturas de venta 114
detalles de transacciones 113
Deuda tributaria por ventas 115
facturas pendientes 103
facturas sin pagar 107
guardar 84
personalizar 86
pestañas 85
por agente 101
por ventas 101
Retardos de Cuentas por Cobrar 103
Reportes comparativos de compras 108
Reportes comparativos de ventas 102
Reportes contables 83
Reportes de Carga
facturación 57
Reportes de Compras 105
Reportes de compras 57
Reportes de Embarque 38
Reportes de Pérdidas y Ganancias 91
Reportes de Ventas 100
Reportes de ventas 38
Rol de Administrador 135
T
Tabla de Impuestos 117
Tarifas 6
Tarjeta de crédito, uso pare le pago de gastos 70
Tasa de Cambio
configurar o cambiar 131
inverso 128
Transacción despejada o sin despejar 80
Transacciones Abiertas 8, 40
Transacciones vencidas
ajustar fecha 138
3