1 QUÉ ES UN ARCHIVO?

Nombre del Curso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL (ARCHIVO)
Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
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QUÉ ES UN ARCHIVO?
Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma segura y
disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural, por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información
para las personas o instituciones que los produce.
1.1
DEFINICIÓN DE DOCUMENTO
Es toda actividad humana fijada en un soporte
perdurable.
Según la finalidad que persiguen, los documentos se
clasifican en:
1.1.1
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS:
Son aquellos que imparten normas de obligatorio
cumplimiento,
leyes,
decretos,
ordenanzas,
resoluciones, acuerdos.
1.1.2
DOCUMENTOS INFORMATIVOS:
Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión
administrativa: cartas, circulares, memorandos, presupuestos, entre otros.
1.1.3
DOCUMENTOS TESTIMONIALES:
Son aquellos que sirven como prueba o testimonio. Dan fe de que el hecho
sucedió. Balances anuales, contratos, propiedad un inmueble, entre otros.
1.2
FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS
Los archivos están llamados a ser:
 CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN: porque conservan el patrimonio histórico de la empresa.
 CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: por ser una fuente
primaria. El archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.
 CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS: aportan una
eficaz ayuda a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y
política, entre otros.
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1.3
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
1.3.1



1.3.2

SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN
Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta permanente
como: hojas de vida, contratos, resoluciones y demás papeles específicos
de cada oficina.
Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados
(una o dos veces por año).
Permanente o pasivo: su uso es muy reducido.
Ej: papeles de
constitución de la empresa.
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN
INTERNA DE LA EMPRESA
Centralizado:
un
solo
archivo
para
toda
la
empresa.
Una
sola
dependencia, destinada al
archivo, maneja y controla
toda la información. Reduce
costos de material, equipo,
tiempo y espacio.
Descentralizado
Centralizado
Usos:
Para toda la documentación de la pequeña y mediana empresa.

Descentralizado por dependencias o departamentos:Un archivo para
cada departamento. Aumenta costos de espacio, equipo, material y tiempo.

Descentralizado con control central: hay un archivo para cada
departamento, pero todo documento que esté archivado en este, debe tener
copia en el archivo central.
Usos:
Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.
1.3.3


SEGÚN SUS USUARIOS
Individual: el empleado mantiene un pequeño archivo personal organizado
de acuerdo a sus necesidades.
Departamental: uno para cada Departamento
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
1.3.4
General: contiene los documentos de toda la empresa que deben ser
guardados y conservados.
SEGÚN SU POSICIÓN

Archivador Vertical: Las gavetas van
dispositivos que aseguran su fácil manejo.

Archivador Horizontal: mueble generalmente
cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El
conjunto se cierra con 1 o más cortinas de lámina.
sobre
 Archivador Lateral:
permite la clasificación suspendida lateral. Se
conoce también como archivar de basculante o de
válvula.Es el que se usa en las bibliotecas por
ejemplo.

Archivador giratorio:consta de
circulares;
cada
hilera
se
independientemente.

Archivador mecánico:
hileras
mueve
El archivista tiene acceso a cualquier sección,
donde desee archivar o localizar un documento o
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carpeta con solo oprimir un botón que aparece en los anaqueles.
1.4
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
1.4.1
INSPECCIONAR:
Cerciorarse que la correspondencia esté aprobada y lista para archivar.
1.4.2
CLASIFICAR:
Determinar el número, nombre o fecha con la cual se organizarán los documentos
que se van a archivar.
1.4.3
DISTRIBUIR:
Después de clasificarlos se colocan en los distribuidores según la organización
inicial.
1.4.4
ARCHIVAR:
Finalmente se colocan en la carpeta interna correspondiente y ésta en el
archivador.
1.5
RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO
 Para archivar conserve este orden: inspeccione, clasifique, marque,
distribuya y coloque los documentos en las respectivas carpetas.
 No deje las gavetas abiertas.
 Deje un espacio de 10 a 15 cm. Entre cada carpeta.
 Use carpetas de colores (rojo en Contabilidad)
 No tome las carpetas por la pestaña
 Evitar los archivos personalizados y de memoria, sin organización técnica
alguna.
 Sólo las personas autorizadas lo deben manejar.
 Use un tarjetero y lleve el control de los préstamos
 Rotule las gavetas
 No guarde objetos personales dentro de los archivos
 Archive diariamente, no deje acumular papeles
 Evite archivar papeles innecesarios
 No introduzca papeles desordenadamente dentro de las carpetas
 Mantenga las carpetas dentro de un estricto orden, con el tipo de índice
establecido
 Revise periódicamente el archivo y actualícelo
 A los 10 años se saca un acta especial para que la notaría autorice pasar
los documentos contables a una disco óptico o CD
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 No use alfileres, ni bandas de caucho para sostener documentos
 Renueve las carpetas arrugadas
 No pegue documentos rotos con cinta adhesiva (usar colbón y kleenex)
 Retire ganchos de cosedora con sacaganchos
 No pase las hojas utilizando los dedos humedecidos con saliva.
 No raye ni utilice resaltador para indicar la importancia de un párrafo
o
frase.
 No doble las puntas de los documentos para indicar donde va
 No deje lápices o bolígrafos dentro de las carpetas cuando está
consultando
1.6
CODIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA
-El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar
que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
-El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados
dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio
de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los
documentos.
-El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su
valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
-El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material
archivístico.
-El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico
y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.
-El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los
límites de la legislación pertinente.
-El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y usar
su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.
-El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus
conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los
resultados de sus investigaciones y experiencia.
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Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
-El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental
de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su
comunidad y otros profesionales.
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