1 Metodología de evaluación y mejora continuada Unidad didáctica 2 La identificación de oportunidades de mejora y su priorización Josep Davins Miralles Josep Davins Miralles © 2011 2 Índice Los proyectos de mejora: fases .............................................................................. 3 Identificación de oportunidades de mejora .................................................... 4 Herramientas para la identificación ..................................................................... 5 1. Lluvia de ideas ..........................................................................................................................................5 2. Grupo nominal de Delbecq ...................................................................................................................6 3. Grupo focal de discusión .......................................................................................................................7 4. Métodos individuales del profesional................................................................................................ 8 4.1. La comunicación del profesional (problem report) .................................................................8 4.2. La escucha activa ................................................................................................................................ 9 4.3. La observación directa .......................................................................................................................9 5. Las encuestas (a pacientes o profesionales)............................................................................... 10 6. Análisis de las reclamaciones y sugerencias ............................................................................... 11 7. Entrevistas (a pacientes o profesionales) .................................................................................... 11 8. Monitorización con indicadores ......................................................................................................... 12 9. Sistemas de gestión total de la calidad......................................................................................... 12 La priorización de oportunidades de mejora ................................................ 13 Herramientas para la priorización....................................................................... 13 1. La ordenación simple ........................................................................................................................... 13 2. La comparación por parejas .............................................................................................................. 14 3. La priorización según criterios .......................................................................................................... 15 Josep Davins Miralles © 2011 3 Los proyectos de mejora: fases Un proyecto de mejora consta de las siguientes fases: selección de oportunidades de mejora (identificación de problemas), escoger el grupo de mejora, centrar el proceso, analizar las causas, escoger las acciones para mejorar (intervenciones), monitorizar (evaluar la intervención). Los proyectos de mejora son esenciales para el abordaje sistematizado de situaciones que afectan a procesos concretos. Por este motivo, el primer paso del proyecto es la identificación, definición y priorización de las áreas a mejorar. Una vez seleccionada la oportunidad o problema, se estudian las causas de su mal funcionamiento. A continuación, se analizan las posibles alternativas y, una vez implantadas, la mejora conseguida debe mantenerse. Lo más importante no será resolver un problema concreto sino que cualquier persona sea capaz de utilizar este método. Este documento trata de la primera de las fases, la identificación y selección de problemas. En el mismo se describen las herramientas más utilizadas en atención primaria para la identificación y priorización de problemas u oportunidades de mejora. Josep Davins Miralles © 2011 4 Identificación de oportunidades de mejora Para mejorar es necesario identificar las situaciones susceptibles de mejora. La primera fase del proyecto de mejora es la selección de la situación. Es decir, identificar errores, con lo que se aprende y, en consecuencia, se mejora. Existen diversos métodos que facilitan la identificación de aspectos mejorables. Éstos se basan tanto en el estudio de la opinión del cliente (interno y externo) como en el estudio del proceso (y a veces, del resultado) o de la interacción entre ambos. Se clasifican en dos grupos: cualitativos (subjetivos, basados en percepciones) y cuantitativos (objetivos, numéricos). Entre los métodos cualitativos destacan los grupales como la lluvia de ideas o brainstorming, el grupo nominal de Delbecq y el grupo focal de discusión; las comunicaciones del profesional (problem report); la escucha y la observación activa; las encuestas de satisfacción de pregunta abierta; el análisis de reclamaciones y sugerencias del cliente; las entrevistas; y la opinión de profesionales externos al centro de salud. Entre los métodos cuantitativos destacan las encuestas de opinión y satisfacción pregunta cerrada, la monitorización con indicadores y los métodos indirectos como el análisis de diferentes aspectos como el incumplimiento del tratamiento, de las visitas o de cambio de médico. Antes de decidirnos por uno u otro método, hay que considerar una serie de características, como la efectividad para identificar una oportunidad de mejora real (pocos falsos positivos), la eficiencia (cantidad de recursos que requiere) y la complejidad del método, la experiencia y aceptabilidad por parte de los profesionales y la disponibilidad de los datos requeridos. No existe ningún método ideal y, en líneas generales, se complementan entre ellos. Lo deseable sería utilizarlos todos (o el mayor número posible), ya que cada uno de ellos identifica problemas desde diferentes perspectivas o dimensiones de la calidad. Una vez identificada la oportunidad de mejora o problema, se realiza un informe siguiendo una serie de criterios con el fin de reducir las posibilidades de trabajar sobre temas erróneos. El informe debe presentar datos consensuados y propuestas claras, además de procurar no mencionar las causas ni las soluciones. Se definirán las oportunidades de mejora y procesos que estén a nuestro alcance, si es posible cuantificando la situación basal mediante algún indicador. Josep Davins Miralles © 2011 5 Herramientas para la identificación 1. Lluvia de ideas OBJETIVO: El brainstorming o lluvia de ideas, por su sencillez, es uno de los sistemas más utilizados para recabar información. DESCRIPCIÓN: Se trata de una herramienta grupal, cuya clave, como es lógico, está en la elección de las personas que componen el grupo. El grupo debe estar formado por profesionales conocedores del tema en un número no superior a 10. Para su realización existen dos puntos esenciales: obtener las ideas de calidad a partir de la cantidad de ellas y no hacer juicios de valor. Un moderador o responsable del grupo expone la situación escribiéndola en un lugar visible. Al inicio de la sesión se recuerda las reglas del método: los profesionales pueden intervenir siempre que quieran; aportan una sola idea cada vez; no pueden hacerse comentarios ni críticas sobre ellas; unas ideas estimulan la aparición de otras por asociación, por lo que, cuantas más haya tanto mejor; no se coaccionará la libertad de los participantes ni se dificultará un proceso creativo que puede ser incompatible con un juicio crítico previo. Durante los episodios de silencio, el responsable del grupo puede aportar nuevas ideas o variaciones sobre el tema. Un secretario registrará la información anotando en un lugar visible los distintos conceptos que vayan apareciendo. DURACIÓN: La duración aproximada de la sesión puede estar entre los 30-60 minutos. Se obtendrá un listado de todas las ideas. VENTAJAS: La principal ventaja de este método es que no requiere una preparación previa y es fácil de utilizar. INCONVENIENTES: Sin embargo, tiene el inconveniente de no priorizar. Es una herramienta útil cuando no hay mucha experiencia en la toma de decisiones en grupo. Josep Davins Miralles © 2011 6 2. Grupo nominal de Delbecq OBJETIVO: El grupo nominal de Delbecq es una técnica grupal similar a la anterior pero más estructurada. No sólo sirve para identificar problemas sino que permite al grupo su priorización. DESCRIPCIÓN: Puede realizarse en 2 sesiones, con un período de reflexión para la priorización individual. Existe un moderador y un secretario que recoge la información. La secuencia es (120-210 minutos): 1) Introducción. El moderador explica la mecánica de trabajo al grupo y describe, de forma clara, el enunciado de la pregunta. Con el fin de ganar tiempo es aconsejable que ésta se conozca con anterioridad. Debe estar escrita en lugar visible durante la reunión. (1015 minutos). 2) Listado individual de problemas. Los participantes realizan, en silencio, una lista individual de problemas (de uno a 3 problemas) que responda a la pregunta planteada (20-30 minutos). 3) Puesta en común de los listados. Se realizan diversas rondas en las que cada participante enuncia un problema de su lista. Los problemas se escriben con las mismas palabras por el secretario. No se permite hacer ningún comentario o gesto ante las diversas cuestiones que se plantean. Es conveniente establecer un límite en el número de problemas aportados por cada miembro para evitar el mayor peso específico de alguno de ellos, hecho que facilitaría una intervención más frecuente en fases posteriores (20-30 minutos). 4) Discusión y elaboración de la lista de grupo. En esta fase se clarifican los enunciados de aquellos problemas que resultan ambiguos, se eliminan los que no responden a la pregunta realizada y se agrupan aquellos que son similares, pudiendo desglosar alguno de ellos en 2 problemas distintos. De esta fase se obtiene un listado definitivo que debe ser sentido como propio por todos los miembros del grupo (20-30 minutos). 5) Priorización individual. Cada participante prioriza los distintos problemas mediante un método de priorización preestablecido, según la importancia que otorgue directamente a cada problema, en función de unos criterios determinados (10-20 minutos). 6) Suma de las prioridades. El moderador suma los valores otorgados por los miembros del grupo a cada problema (5-10 minutos). 7) Discusión de las prioridades. Se discuten aquellas puntuaciones con mayor discrepancia, analizando las causas (30-75 minutos). 8) Lista de prioridades del grupo. Se vuelve a sumar la puntuación otorgada por cada miembro obteniéndose el listado final de problemas (5-10 minutos). VENTAJAS: Entre sus ventajas destaca que permite la participación de personas con experiencias diversas, pueden expresarse las opiniones sin necesidad de competir y aparecen muchas ideas sin estudios complicados. Su estructuración puede ser de gran ayuda para evitar la presión de los miembros dominantes del grupo. INCONVENIENTES: Entre sus inconvenientes está la identificación de problemas muy generales, el enfrentamiento de posiciones extremas y la subjetividad del propio método. Josep Davins Miralles © 2011 7 3. Grupo focal de discusión OBJETIVO: El grupo focal de discusión es una herramienta grupal utilizada sobretodo para obtener información cualitativa de los clientes externos. DESCRIPCIÓN: Se basa en la obtención de información cualitativa de un grupo de clientes (entre 7 y 12) mediante una sesión estructurada. Los participantes del grupo son seleccionados en función del aspecto abordado. Un moderador lleva la sesión, que no suele exceder los 90-120 minutos: Centra el tema sobre el que se quiere identificar los problemas y explica la normativa de la reunión. Después de explicar el motivo y mecánica de la reunión, pide el consentimiento para la grabación a los participantes. El moderador debe cuidar el buen curso de la sesión y conducir a los participantes a la obtención de información para la que se ha creado el grupo focal. Habitualmente, como la participación suele ser voluntaria, es aconsejable entregar un detalle al final de la reunión a los participantes. Se graba la sesión y, posteriormente, se transcribe literalmente. De esta transcripción se extrae la información de forma codificada, por parte del moderador o experto en análisis de la información. VENTAJAS: Tiene la ventaja de ser una herramienta cualitativa que aporta mucha información si se seleccionan los clientes adecuados. INCONVENIENTES: Tiene el inconveniente de que se trata de una técnica compleja, que requiere la participación de un profesional entrenado en la conducción de grupos y el análisis de información cualitativa. Josep Davins Miralles © 2011 8 4. Métodos individuales del profesional 4.1. La comunicación del profesional (problem report) OBJETIVO: Obtener información a partir de la percepción del profesional. La comunicación del profesional es un método efectivo. El profesional está en relación directa con el proceso de la atención y es el mejor situado para identificar oportunidades de mejora. Es fundamental que exista una predisposición a buscar situaciones que puedan mejorarse, estar alerta para detectar errores, en definitiva, implicarse en la mejora de los procesos. DESCRIPCIÓN: Se vehiculizan estas detecciones con un circuito estable de recogida, análisis y respuesta (siempre por escrito) de las notificaciones realizadas mediante una hoja específica de comunicación de oportunidades de mejora en la que cualquier miembro del centro de salud puede comunicar un posible problema. VENTAJAS E INCONVENIENTES: Es una de las herramientas que favorece la participación del profesional en la gestión de calidad. Tiene el inconveniente de la subjetividad y el posible uso con intereses personales ocultos. Figura: Hoja de comunicación de problemas por parte del profesional del equipo HOJA DE COMUNICACIÓN DE PROBLEMAS POR PARTE DEL PROFESIONAL Definición del problema identificado: ¿A qué usuarios afecta? ¿A qué profesionales afecta? ¿Qué posibles causas influyen en el problema? ¿Qué posibles soluciones intuyes en el problema? Profesional: Fecha: Josep Davins Miralles © 2011 9 4.2. La escucha activa OBJETIVO: La escucha activa de la opinión del profesional y del cliente es un método sencillo y barato de obtención de oportunidades de mejora. Los clientes explican espontáneamente sus expectativas, percepciones y decepciones cuando están en el centro de salud. Muchos son reacios a escribir sus motivos de insatisfacción, pero los verbalizan. Lo mismo sucede con los profesionales, que manifiestan opiniones, quejas o sugerencias tanto en las conversaciones informales como en las reuniones del equipo. DESCRIPCIÓN: Se trata de recoger incidentes, opiniones, reclamaciones y sugerencias orales tanto de los profesionales como de los clientes, producidos durante el proceso asistencial (en sala de espera, extracciones, consulta, urgencias, recepción). La escucha activa requiere personal sensibilizado ante la mejora de la atención al cliente, que esté atento a los incidentes y comentarios de los clientes y profesionales, y recoja esta información. Una simple hoja de registro puede ser de gran utilidad para recoger las opiniones de aquellos que no las expresan por escrito. VENTAJAS E INCONVENIENTES: La principal ventaja es la simplicidad del método. El inconveniente, su subjetividad. 4.3. La observación directa OBJETIVO: Identificar problemas mediante la observación de lo que le ocurre al paciente. La observación directa es un método similar al anterior. DESCRIPCIÓN: La observación directa de lo que le ocurre a un cliente durante su recorrido por los procesos de la atención permite recoger información cualitativa sobre aspectos de mejora. Se puede poner un observador que siga a un cliente, sentarse en una sala de espera a observar o pasar por la experiencia de “ir a nuestro médico de cabecera”. VENTAJAS E INCONVENIENTES: Al igual que el método anterior, es sencillo. Es más objetivo. Pero tiene el inconveniente de la necesidad del recurso del tiempo del observador. Josep Davins Miralles © 2011 10 5. Las encuestas (a pacientes o profesionales) OBJETIVOS: Las encuestas al profesional, además de permitir la monitorización de la satisfacción del cliente interno, son útiles para identificar oportunidades de mejora en aspectos concretos de la atención. Igual sucede con la monitorización de la opinión y satisfacción del cliente externo. DESCRIPCIÓN: Las encuestas de satisfacción y opinión pueden estar formadas por preguntas cerradas o abiertas. Las preguntas cerradas son útiles como indicadores en la monitorización de la opinión y satisfacción. Las preguntas abiertas aportan información cualitativa sobre los aspectos que requieren un análisis más profundo y necesitan un laborioso proceso de análisis y agrupación de las respuestas, por lo que es recomendable limitar el número de cuestionarios a menos de 100. Se puede diseñar una encuesta nueva, si bien por la complejidad, es aconsejable adaptar a las características y necesidades de cada centro de salud, una ya existente y validada. Sin embargo, debemos ser cautos al adaptar encuestas, ya que un cuestionario útil en una zona puede no serlo en otra. Si se decide construir una encuesta es importante conocer el punto de vista de los clientes, por lo que es útil realizar estudios cualitativos previos (entrevistas, grupos focales de discusión, estudio de reclamaciones y sugerencias). VENTAJAS: Las encuestas aportan información del resultado de nuestra atención. INCONVENIENTES: El inconveniente, la laboriosidad del método y el que las encuestas auto-administradas sólo las responden los clientes que saben leer, lo que implica un sesgo de selección. Para minimizarlo, un profesional puede ayudar a leer preguntas y transcribir respuestas. Josep Davins Miralles © 2011 11 6. Análisis de las reclamaciones y sugerencias OBJETIVO: Identificar problemas que causan insatisfacción a los pacientes. DESCRIPCIÓN: Una reclamación traduce insatisfacción. El análisis de las reclamaciones de los clientes es uno de los métodos más conocido para identificar oportunidades de mejora en los servicios. No sólo debe eliminarse la idea de que las reclamaciones representan un arma punitiva en contra de los profesionales, sino que se debe estimular su uso para conocer las quejas de los clientes y poder identificar aspectos mejorables. Si poner una reclamación es sinónimo de insatisfacción, las sugerencias son opiniones de situaciones que no han generado la insatisfacción suficiente como para derivar en una reclamación. Suelen ser anónimas y depositarse en buzones específicos, que deben ubicarse en un lugar adecuado y evitar los lugares de paso. Si el cliente se identifica es aconsejable responder por escrito y agradecer su colaboración. Ventaja, la sencillez. Inconveniente, la subjetividad y el poco hábito de realizar sugerencias en nuestro entorno. Es necesario informar de la posibilidad de realizar reclamaciones y sugerencias mediante carteles en lugares visibles y ayudar a transcribir la queja en los casos de clientes que tengan problemas para expresarse por escrito. Es obligado analizar todas las reclamaciones para identificar áreas de mejora. Se debe responder de dicho análisis al cliente que reclama (por escrito o en entrevista). Además del estudio individual de cada reclamación es útil realizar un análisis global del conjunto de las reclamaciones del centro de salud. Al codificar y agrupar por diferentes áreas de atención se facilita la identificación de situaciones susceptibles de mejora. Sin embargo, en muchos centros de salud, el número de reclamaciones es pequeño por lo que este análisis suele ser poco significativo. VENTAJAS E INCONVENIENTES: Es un método sencillo pero con el inconveniente de que las reclamaciones no justificadas identifican falsos positivos. 7. Entrevistas (a pacientes o profesionales) OBJETIVO: Las entrevistas son una inestimable fuente de datos cualitativos y un instrumento muy válido en la evaluación. Captan la perspectiva de la persona entrevistada sobre aspectos concretos y objetiva cómo ve, vive y siente el cliente los servicios del centro de salud. Identifica problemas percibidos y recoge sugerencias. DESCRIPCIÓN: Según el grado de flexibilidad de la entrevista, se puede clasificar en: a) informal (las preguntas surgen en el contexto normal de la conversación, sin determinar temas a tratar; b) semiestructurada (preguntas decididas y redactadas mediante guía; el entrevistador tiene libertad para cambiar la secuencia o profundizar en alguna de las respuestas), c) estructurada, la secuencia y formulación de las preguntas está preestablecida y a todos los entrevistados se les formula las mismas preguntas y en el mismo orden. VENTAJAS E INCONVENIENTES: Es una herramienta útil para obtener gran cantidad de información cualitativa desde la perspectiva del cliente sobre aspectos concretos. Como inconvenientes destaca la necesidad de un profesional entrenado en técnicas de entrevista, que el análisis de la información que genera es complejo y que requiere un coste en tiempo considerable. Josep Davins Miralles © 2011 12 8. Monitorización con indicadores OBJETIVO: La monitorización con indicadores es un método cuantitativo de identificación de oportunidades de mejora. DESCRIPCIÓN: Monitorizar es medir de forma periódica un aspecto de la atención, para lo que se utilizan los indicadores clínicos (criterios o normas con los que se compara una actuación o proceso). Deben monitorizarse (medirse) los aspectos más importantes de la atención de un centro de salud para identificar situaciones mejorables. Los aspectos a monitorizar pueden priorizarse según su frecuencia, gravedad y complejidad. Cuando alguna de las medidas (índice) supera un umbral predeterminado (estándar) indica que se está ante una posible situación mejorable que requerirá un análisis más profundo. VENTAJAS E INCONVENIENTES: La monitorización identifica de forma objetiva el nivel de calidad alcanzado. Para que un sistema de monitorización sea efectivo, debe ser completo, por lo que el coste en tiempo para la recogida de datos y su análisis es elevado. 9. Sistemas de gestión total de la calidad OBJETIVO: Identificar áreas de mejora mediante un sistema global de la calidad. Se puede utilizar los estándares de la Joint Commission International, los criterios del modelo propuesto por la European Foundation for Quality Management o aplicando norma ISO. DESCRIPCIÓN: La aplicación a la organización de un listado de verificación en formato estándares permite identificar aspectos de mejora. Se deben agrupar por áreas de mejora y priorizar, pues el número de áreas identificadas suele ser elevado. VENTAJAS E INCONVENIENTES: La principal ventaja es el alcance, pues se revisa la organización en profundidad. La desventaja, la laboriosidad y complejidad de la herramienta. Josep Davins Miralles © 2011 13 La priorización de oportunidades de mejora Existen muchos métodos de priorización. Se describen 3 de los más utilizados en atención primaria: la ordenación simple, la comparación por parejas y la priorización según criterios. Los dos primeros, más simples y rápidos, son adecuados para acotar el número de oportunidades de mejora a un máximo de 10, que permita la aplicación del tercero. La priorización según criterios, aunque más complejo, es más exacto, pues introduce la valoración según diversos aspectos acordados. Herramientas para la priorización 1. La ordenación simple La ordenación simple es útil para una primera selección entre muchas situaciones, para quedarse entre 5 y 10, que puedan priorizarse por otro método más exacto. Es la ordenación simple, por intuición, de las situaciones mejorables detectadas, desde la que creemos más prioritaria hasta la que menos. Es sencillo, pero es el que más riesgo tiene de priorización errónea. Josep Davins Miralles © 2011 14 2. La comparación por parejas La comparación por parejas: si bien es más estructurado que el anterior, es también sencillo y rápido de aplicar. Permite reducir a un número menor los problemas identificados para poder priorizarlos con métodos más exactos y fiables. Compara por pares los problemas detectados. Es decir, cada problema se compara con todos los demás. Se utiliza la matriz que permite la comparación entre pares (figura 4). Se asigna una letra a las diversas situaciones mejorables. En cada una de las celdas de la matriz se coloca la letra de la situación que se considera prioritaria de las dos que se entrecruzan correspondientes a la línea y columna de dicha celda. El número total de veces que se ha escogido cada situación se anota en el diagonal mayor de la matriz. La situación escogida en más ocasiones es la más prioritaria. Si la priorización se hace en grupo, se suma el número de veces que cada individuo ha seleccionado una situación mejorable para obtener el orden de prioridad del grupo. Es sencillo y rápido. Pero menos preciso que la priorización según criterios. Figura. Comparación por parejas Problema A B C D E F G J J A B C J E F G 1 G A G C D E F 2 F A B C D E 2 E A B C D 3 D A D C 4 C A B 5 B A 4 A 7 El problema A es escogido como más importante en un mayor número de ocasiones al compararlo con el resto de problemas u oportunidades de mejora y priorizado en primer lugar. Josep Davins Miralles © 2011 15 3. La priorización según criterios La priorización según criterios requiere un poco más de reflexión que la comparación por parejas, si bien es un método más exacto. Es recomendable utilizarlo con pocos problemas (menos de 10). La priorización según criterios es muy útil en los grupos nominales. Consiste en valorar, para cada situación, unos criterios preestablecidos. El grado de cumplimiento de estos criterios (que puede ser ponderado o no) permitirá clasificar los problemas por orden de prioridad. De los tres métodos comentados, es el que aporta una priorización más fiable, pero su coste en tiempo es superior. Existen diferentes métodos basados en la priorización según criterios. Clásicamente, en el método de Hanlon (tabla) se combinan criterios de importancia del problema (magnitud y severidad del problema) con criterios sobre la capacidad para su resolución (eficacia de la solución y factibilidad de la intervención). En cada una de las situaciones priorizadas se determina el grado de cumplimiento de estos criterios con una valoración subjetiva de una escala predeterminada. Después se aplica la ecuación: (magnitud + severidad) * eficacia * factibilidad. A más puntos, más prioritaria es la situación a mejorar. Sin embargo, en el momento de la priorización, los problemas todavía no han sido analizados y es posible que se desconozca la factibilidad de mejora. Si se incluyen criterios de factibilidad, éstos pueden no corresponderse con la realidad. Así, la Societat Catalana de Medicina Familiar i Comunitària recomienda que se utilicen sólo criterios de importancia del problema (tabla). Tabla. Criterios de priorización del método de Hanlon Magnitud del problema (M) (Puntos: 0-10) Número de personas afectadas por el problema, en relación a la población total Severidad del problema (S) (Puntos: 0-10) Relacionado con mortalidad, morbilidad, incapacidad o riesgo para el cliente Eficacia de la solución (E) (Puntos: 0,5-1,5) En función de lo fácil o difícil de la solución Factibilidad de la intervención (F) (Puntos: 0 ó 1 para cada uno de ellos) Pertinencia, factibilidad económica, aceptabilidad, disponibilidad de recursos, legalidad ORDEN DE PRIORIDAD: (M + S) E x F Tabla. Priorización según criterios. Tomada e la Societat Catalana de Medicina Familiar i Comunitària. Se puntúa de 0 (no cumple el criterio) a 5 (cumple en su conjunto), con posibilidad de puntuar 2, 3 ó 4. SITUACIONES MEJORABLES CRITERIOS A B C Imprescindible Volumen de actividad Riesgo para el cliente Coste directo Coste indirecto Coste social Genera desconfianza al cliente PUNTUACION TOTAL ORDEN DE PRIORIDAD Josep Davins Miralles © 2011 D E