Areas Funcionales - Escuela Nacional de Biblioteconomía y

ÁREAS FUNCIONALES
DE LA
ADMINISTRACIÓN
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
MAGDALENA GARCÍA GARCÍA
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Guía de
autoaprendizaje
Areas Funcionales
de la
Administración
Modalidad de Educación Abierta y a
Distancia
Magdalena García García
Secretaría de Educación Pública
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía
México, 2002
Secretaría de Educación Pública
Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Areas Funcionales de la Administración
(Serie guías de autoaprendizaje)
Modalidad de Educación Abierta y a Distancia
México 2002
Asesor pedagógico: Ramón Mondragón
Revisor de contenido: Ma. de los Angeles Soto Méndez
Producción editorial: Ivonne Bautista Carmona
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
INDICE
Introducción
p.5
UNIDAD I Recursos humanos
p.7
UNIDAD II Finanzas
p. 31
UNIDAD III Producción
p. 47
UNIDAD IV Enfoque de sistemas
p. 64
Bibliografía consultada
p.71
4
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
INTRODUCCION
Los grupos humanos se han asociado para facilitarse la
consecución de objetivos comunes, esto ha sido así desde tiempos
inmemoriales. Las maneras de planeación, organización, dirección,
control y evaluación de las tareas que les corresponden
individualmente y las relaciones que establecen entre sí, los
miembros del grupo; así como el uso de los recursos materiales,
financieros y humanos, en su conservación y enriquecimiento, son,
todos asuntos de la ADMINISTRACIÓN, entendida como una disciplina
social interesada en el estudio de las relaciones construidas por los
seres humanos para lograr objetivos que permiten el desarrollo de
los grupos.
Toda organización lo es cuando tiene un propósito, se traza
objetivos para lograrlo y ejecuta tareas encaminadas a ello. Los
elementos que permiten, el desarrollo de las actividades de la
organización, integran las ÁREAS FUNCIONALES, mismas que están
integradas por los RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES.
Son funcionales porque conjuntan dos características
fundamentales: son los elementos base de todas las organizaciones;
y su interacción permite el desarrollo de éstas. Su omnipresencia
en todas las organizaciones y el hecho de que el desempeño,
estancamiento o crecimiento de una, influya en las otras, convergen
en para trazar el perfil de las organizaciones, su dinámica y su
biografía.
El bibliotecario o archivista que estudia la administración de las
Unidades de Información, puede considerar las ÁREAS FUNCIONALES
como una herramienta sumamente útil para el desarrollo de las
Unidades de Información, sean como unidades de servicio o
entidades de desarrollo gerencial.
Dentro de esta guía podremos conocer y entender las diferentes
áreas que pueden integrar una organización así como las funciones
que deben realizar para lograr el funcionamiento integral de la misma.
Se describen los elementos que integran cada una de las áreas,
así como algunos instrumentos que permiten concretar las
decisiones sobre el desarrollo de cada área. Por ello es importante
la realización de las actividades de aprendizaje que permiten integrar
los contenidos en procedimientos prácticos relativos al desarrollo
profesional del archivista o bibliotecario.
5
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA:
Lee con atención:
Un grupo de profesionales de la información deciden asociarse para ofrecer sus servicios al
público interesado, deciden formar una sociedad profesional, para lo cual desarrollan un perfil de
actividades, a partir de lo que saben hacer cada uno de ellos; se fijan objetivos y metas a corto
y mediano plazo; de acuerdo con sus recursos; diseñan una organización en la que se distribuyen
cargos y tareas, dentro de su sociedad; se comprometen ante una institución bancaria para crear
un fondo de inversión, con el fin de generar de capital. Con base en lo anterior diseñan una
página Web, con la pretenden darse a conocer entre sus clientes potenciales y… esperan
infructuosamente las solicitudes sobre sus servicios.
En el texto anterior es evidente que se han cometido una serie de errores de mayor o menor
gravedad para el éxito de la empresa. Por lo que se te pide:
Detectar un mínimo de tres errores y explicar en que consisten
Explica cual es el error principal y como podría haberse evitado.
Envía a tu asesor
6
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
UNIDAD I
RECURSOS HUMANOS
Introducción a los recursos humanos
Administración de recursos humanos
OBJETIVO
Comprender la aplicación del área de recursos humanos en la organización de las Unidades de
Información
7
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
para el personal, así como de la relevancia
que adquiere el ambiente físico sobre el
desempeño del personal.
Introducción a los Recursos Humanos
Las personas pasan la mayor parte del
tiempo viviendo o trabajando dentro de las
organizaciones. La producción de bienes y
servicios no pueden ser desarrolladas por
personas que trabajan solas. Mientras más
industrializada sea la sociedad, más
numerosas y complejas se vuelven las
organizaciones. Estas tienen un gran impacto
sobre las vidas y la calidad de vida de los
individuos. Las organizaciones atraen a las
personas las cuales se vuelven dependientes
de la actividad organizacional.
Todo lo anterior puede aplicarse en
organización, incluyendo a las bibliotecas y
archivos, puesto que en éstos se encuentran
diversos prestadores de servicios.
Concepto y funciones de la
Administración de Recursos Humanos.
La Administración de Recursos Humanos
es un área interdisciplinaria: cobija
necesariamente conceptos de Psicología
Industrial y Organizacional, de Sociología
Organizacional, de Ingeniería Industrial, de
Derecho de Trabajo, de Ingeniería de
Seguridad, de Medicina del Trabajo, de
Ingeniería de Sistemas, etcétera. Los asuntos
normalmente tratados en la Administración de
Recursos Humanos se refieren a una
multiplicidad enorme de campos del
conocimiento: se habla de aplicación e
interpretación de tests psicológicos y
entrevistas, de tecnología del aprendizaje
individual y de cambio organizacional, de
nutrición y alimentación, de medicina y
enfermería, de servicio social, carreras, diseño
de cargos y de la organización, satisfacción
en el trabajo, de ausentismo y turnover, de
salarios y obligaciones sociales, de mercado,
recreación, accidentes, disciplina, en fin, de
un sinnúmero de temas altamente
diversificados.
Las organizaciones están constituidas por
personas. Y son para ellas un medio para
alcanzar muchos y variados objetivos
personales, con un mínimo de costo, tiempo,
esfuerzo y conflicto; frente al gasto que
representa alcanzarlos sólo a través del
esfuerzo individual.
La administración de recursos humanos
nace con el crecimiento de las organizaciones
y con la complejidad de las tareas
organizacionales. Busca el aprovisionamiento,
aplicación y mantenimiento del desarrollo de
las personas en las organizaciones.
Todo ente económico debe contar con un
área dedicada específicamente al
reclutamiento y selección del personal idóneo
para cubrir las posibles vacantes.
También, debe ocuparse de todo lo relativo
a sueldos y salarios, por ello esta unidad te
dará los parámetros generales que deben
utilizarse para las remuneraciones del
personal. Comprenderás la importancia de
contar con una capacitación bien estructurada
Los asuntos tratados por la Administración
de Recursos Humanos se refieren tanto a
aspectos internos de la organización (enfoque
introversivo de la ARH), como a aspectos
externos o ambientales (enfoque extroversivo
de la ARH).1
1 Administración de Recursos Humanos, Idalberto
Chiavenato, pág.121
8
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Técnicas utilizadas en el ambiente
interno
• Análisis y descripción de
cargos
• Evaluación de cargos
• Entrenamiento.
• Evaluación del desempeño.
• Plan de carreras
• Plan de beneficios sociales.
• Política salarial.
• Higiene y seguridad.
Técnicas utilizadas en el ambiente
externo:
• Investigación de mercado de
recursos humanos.
• Reclutamiento y selección
• Investigación de salarios y
beneficios
• Relaciones con sindicatos
• Relaciones con entidades de
formación Profesional
• Legislación de trabajo.
Algunas técnicas de ARH se aplican directa
y otras indirectamente a las personas, ya sean
a través de los cargos o de los planes, sean
globales o específicos.
La responsabilidad básica de la
Administración de Recursos Humanos en el
nivel empresarial corresponde al ejecutivo
máximo, como por ejemplo, el presidente, al
que desde un punto de vista más amplio,
corresponde toda responsabilidad de la
empresa. El presidente toma decisiones sobre
la dinámica y los destinos de la organización,
los recursos disponibles y necesarios. En el
nivel departamental o divisional, la
responsabilidad de la ARH, corresponde al
ejecutivo de línea, como el jefe o al gerente
responsable del órgano. Cada jefe o gerente
es responsable de los recursos humanos
asignados a su área.
Por otro lado, la ARH puede referirse tanto
al nivel individual, como a los niveles grupales,
departamental, organizacional y aun al
ambiental de la organización.
No hay leyes universales para la
administración de los recursos humanos,
porque esta es contingencial, ya depende de
la situación organizacional, en la que el
ambiente, la tecnología empleada, las políticas
y directrices vigentes, la filosofía administrativa
preponderante en la organización; y sobre
todo, de la calidad y cantidad de los recursos
humanos disponibles modifican la forma de
administrar los recursos humanos de la
organización, en la medida que cambian esos
elementos. El carácter contingencial de la
ARH, hace que en ésta se apliquen técnicas
altamente flexibles y adaptables, sujetas al
desarrollo dinámico de la organización.
Si el trabajo administrativo es planear,
organizar, comandar, coordinar y controlar,
esta organización necesita saber hacia dónde
desea encauzar sus esfuerzos. Requiere de
un plan y una estrategia. El plan subconsciente
que está en la cabeza del presidente de una
gran organización no es suficiente, por el
contrario, debe ser conocido y comprendido
por sus subordinados directos e inmediatos,
que pueden actuar inadvertidamente sin
intención de oponerse al plan.2
Un esquema exitoso de la ARH en una
organización, en cierta época, puede no serlo
en épocas distintas o para en otra
organización, pues las necesidades cambian,
y la ARH debe considerar el cambio constante
de las organizaciones.
La administración de personal es una
responsabilidad de línea y una función de ésta,
ya que es responsabilidad básica de la
gerencia, en todos los niveles y tipos de ésta,
y en todas las organizaciones. Los
especialistas de personal asesoran a los
gerentes de línea en todo lo que se refiere a
2 Kotler, págs.122,123
9
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
consultoría, consejería y servicios de varios
tipos de controles para asegurar directrices
uniformes de administración de personal
destinadas a alcanzar los objetivos de la
organización.
Las características que debe reunir el
aspirante al puesto deben ser compatibles con
las especificaciones del cargo, por otro lado
las actividades a desempeñar son el contenido
del puesto.
El staff3 de personal asesora el desarrollo
de las directrices en la solución de problemas
específicos de personal, la provisión de datos
que hagan posible la toma de decisiones por
parte del gerente de línea, y la ejecución del
servicio de personal solicitado de toda especie.
La descripción de puestos puede
considerarse como un inventario previo de la
situación que tratará. Es la relación escrita que
delimita los deberes y las condiciones
relacionadas con el puesto. Proporciona datos
sobre el aspirante como lo hace y porque lo
hace; deben considerarse algunos conceptos
como son:
El gerente de línea considerará al
especialista de personal, más como una fuente
de ayuda que como un intruso que interfiere
en sus responsabilidades. Las fricciones entre
líneas y staff, no desaparecerán jamás, pero
al menos podrán minimizarse cuando los
gerentes de línea y los especialistas de staff
piensen en divisiones y en responsabilidades
y funciones en un esfuerzo por alcanzar
mutuamente la mejor forma de arreglo
organizacional. El administrador de personal
no transmite órdenes a los miembros de línea
de la organización o a sus empleados, excepto
cuando es dentro de su propio departamento.4
1.
Tarea. Actividades individuales,
ejecutados por el ocupante del puesto.
Cargos simples y repetitivos.
2.
Atribución. También son actividades
individuales, ejecutadas por el
ocupante del puesto, salvo que se
refiere a puestos con actividades que
demandan la responsabilidad en la
toma de decisiones, como en los
cargos de funcionarios por contrato o /
mes.
3.
Función. Conjunto de tareas o
atribuciones, ejercidas sistemática y
reiteradamente, por el ocupante del
puesto o por un individuo, que sin
ocuparlo, desempeñe, provisional o
definitivamente, una función.
4.
Cargo. Posición jerárquica de ese
conjunto de tareas o atribuciones
dentro de la organización formal,
generalmente definida en el
organigrama. Cada puesto implica una
designación de trabajo, con un
conjunto específico de deberes,
responsabilidades y condiciones,
generalmente diferentes a otras
designaciones de trabajo.
La responsabilidad del éxito logrado por de
los miembros de un grupo de trabajo
pertenece al gerente, no al administrador de
personal.
Análisis y evaluación de puestos
En consecuencia de la división del trabajo
y de la especialización funcional, las
necesidades de personal son establecidas
mediante un esquema de descripciones y
especificaciones del puesto.
Las descripciones del puesto señalan las
actividades y responsabilidades del mismo,
por otro lado las especificaciones del puesto
se enfocan a los requisitos que debe llenar el
empleado. De tal forma que los puestos se
cubren de acuerdo con esas descripciones y
especificaciones.
3 En sentido de equipo organizado y estable de trabajo.
4 Paul Pigors y Charles A. Meyer; Personal
Administration, págs.28-43
10
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Análisis de puestos: Es el proceso de
obtener, analizar y registrar información
relacionada con el puesto. Para llevar a cabo
el análisis de cada puesto es dividido y
estudiado sobre la base de las partes que lo
componen, estos son llamados factores de
especificaciones. Es una herramienta
fundamental, un proceso de investigación de
las actividades del trabajo y de las demandas
de los trabajadores, cualquiera que sea el tipo
o nivel de empleo. El análisis de puestos es
diferente a la descripción de puesto: 5
DESCRIPCION DE PUESTOS
ANALISIS DE PUESTOS
Contenido del puesto: lo que hace, cómo lo Responsabilidades, requisitos y calificativos que
hace y porqué lo hace.
le atañen; y las condiciones para su desempeño.
Estructura del análisis de puestos: Puede incluir los siguientes requisitos:
Mentales
Físicos
Responsabilidad
Condiciones de
trabajo
Adquiridos con las calificaciones que el puesto exige del ocupante, como la
preparación académica, conocimientos generales y experiencia profesional.
Inherentes, son las aptitudes que el puesto exige del ocupante.
Cantidad y continuidad de energía y esfuerzo físico y mental, requeridos, así
como resistencia a la fatiga y complexión física exigida para el adecuado
desempeño del puesto.
Nivel de responsabilidad que el ocupante del puesto tiene con relación a la
supervisión directa o indirecta del trabajo de sus subordinados. (Supervisión de
personal, herramientas y equipo, dinero; títulos, documentos e información
confidenciales, contactos internos externos).
Ambiente interno y de los alrededores donde se ejecuta el trabajo, haciéndolo
desagradable, adverso o riesgoso, exigiendo del ocupante un severo agente con
miras a mantener su productividad y el rendimiento de sus funciones. Evalúa el
grado de adaptación del ambiente y del equipo humano facilitando su
desempeño.
5 Chiavenato, págs274-291
11
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
FASES DEL ANALISIS DE PUESTOS 6
FASE PREVIA
Delimitación de los Determinación de los puestos que se van a describir, analizar e incluir en
puestos
el programa, indicando sus características, naturaleza y tipología
Elaboración del organigrama de puestos y posicionamiento respectivo.
Considerando la relación del puesto con:
El puesto superior, de quien depende y de quien recibe ordenes.
Sus subordinados, sobre quien ejerce autoridad
El nivel dentro del organigrama, su jerarquía
Sus colaterales: las relaciones formales y contactos que se mantienen
con puestos situados en el mismo nivel jerárquico
Elaboración del
Especificación del inicio del programa de análisis. Sea en los niveles
cronograma de
superiores y descender gradualmente a los inferiores o viceversa.
trabajo.
Elección de los
Dependiendo de la naturaleza y características de los puestos analizados
métodos de análisis
pueden utilizarse:
que debe aplicarse
Para cargos de oficina el cuestionario acompañado de la entrevista
Para puestos de personal no calificado el método de la observación es la
mejor opción.
Para personal especializado, cuestionario o la entrevista
Selección y
Criterio de generalidad. Los factores de especificaciones estarán
especificación de los presentes en la totalidad o por lo menos en un 75 % de los puestos
factores utilizados en analizados, para que se determinen las características ideales de los
el análisis de puestos empleados
Criterio de variedad o de discriminación Los factores de especificaciones
deben variar de acuerdo con el puesto, por ejemplo todos los puestos
exigen un nivel de escolaridad diferente
Dimensiones de los factores de especificaciones.
Determinación de su campo de amplitud de variación dentro del conjunto
de puestos que se pretende analizar. O sea la amplitud de preparación
limite inferior (instrucción de primer grado completo) y limite superior
(instrucción superior completa.
Graduación de los factores de especificaciones
Transformarlos de variable a continua (puede asumir cualquiera de los
valores a lo largo de su amplitud de variación), variable discreta o
discontinua (puede asumir apenas determinados valores graduados que
representan segmentos o rangos de su amplitud de variación)
Fase de preparación Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de puestos, que
formaran el equipo de trabajo.
Preparación de material de trabajo (formularios, impresos, etc.)
Preparación del ambiente (aclaraciones al personal involucrado: director,
gerente, supervisor, etc.)
Recolección previa de datos utilizados por los ocupantes de los puestos
(nombre de los ocupantes de los cargos analizados, relación de los
equipos, herramientas, materiales, formularios etc.)
Fase de ejecución
Recolección de los datos sobre los puestos a través de los métodos de
análisis
Organización de los datos
Redacción previa del análisis de puestos por parte del analista
Presentación de la redacción previa del análisis al supervisor inmediato,
para ratificación o rectificación
Redacción definitiva del análisis de puesto
Presentación del análisis de puesto para aprobación final.
6 291-293
12
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Evaluación de puestos
Permite determinar el valor relativo del
cargo dentro de una estructura organizacional
y por ende, la posición relativa de cada puesto,
dentro de la estructura de la organización.
Métodos
cuantitativos
no
Podemos decir que es el proceso de
analizar y comparar el contenido de los
puestos para colocarlos en un orden de clases,
que sirvan de base a un sistema de
remuneración. También es un término
genérico, que abarca gran número de técnicas,
por medio de las cuales se aplican criterios
que posibilitan una comparación aceptable de
puestos.
Jerarquizaron de puestos
Categorías predeterminadas (clasificación)
Métodos
cuantitativos
Evaluación por puntos
Comparación por factores.
Métodos para la evaluación de puestos:
La evaluación de puestos esta relacionada
con la obtención de datos que permiten una
conclusión acerca del precio de un puesto.
Los métodos para evaluar un puesto se
pueden dividir de la siguiente manera:7
Comparación y clasificación de los puestos de
acuerdo a su importancia, en orden creciente o
decreciente
También llamado sistema de descripción de
grados, es una operación de jerarquización que
proporciona una estructura de
puestos en
categorías colectivas, marca las diferentes
habilidades y responsabilidad entre los puestos
de manera amplia.
Atribución de valores numéricos
a cada
elemento, o factor, particular del puesto. Obliga
la definición clara de los criterios que
predeterminan los esquemas de estándares con
los que se compara cada puesto evaluado.
Reunión de los principios de la clasificación por
puntos, con el principio del escalonamiento;
requiere
la
reconciliación
de
conjuntos
independientes de escalonamiento.
de decisión de parte del órgano que posee el
puesto vacante. Como el reclutamiento es una
función de staff, sus actos dependen de una
decisión de la línea, que es oficializada
mediante una especie de orden de servicio,
generalmente denominada requerimientos de
empleado o requerimiento de personal. Se
trata de un documento que debe ser preparado
y firmado por el responsable que pretende
llenar algún puesto en su departamento o
sección. Los detalles que se anotan en el
documento dependen del grado de
sofisticación existente en el área de recursos
humanos: mientras mayor sea la sofisticación,
menores serán los detalles que el responsable
del órgano eminente deberá llenar en el
documento.
Reclutamiento de personal.
El reclutamiento es un conjunto de
procedimientos tendientes a atraer candidatos
potencialmente calificados para ocupar cargos
dentro de la organización. Debe atraer un
contingente de candidatos, suficiente para
abastecer adecuadamente el proceso de
selección.
La iniciación del proceso de reclutamiento
depende de la decisión de la línea de mando.
En otras palabras, el órgano de reclutamiento
no tiene la autoridad para efectuar cualquier
actividad de reclutamiento, sin la debida toma
7 Chiavenato, págs.355-391
13
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
somete, cuando ocurre su ingreso en
la organización y en los tests
psicotécnicos de personalidad.
La emisión de una requisición del empleado
presenta ciertas similitudes con la de una
requisición de material. En este caos, cuando
el órgano de reclutamiento recibe la
requisición del empleado, verifica la existencia
de un candidato adecuado, disponible en los
archivos.
El mercado de recursos humanos presenta
las fuentes más variadas de recursos
humanos, mismos que deben ser
diagnosticadas y localizadas por la empresa,
que a su vez las influye mediante múltiples
técnicas de reclutamiento, tratando de atraer
candidatos para atender a sus propias
necesidades.8
El reclutamiento interno ocurre cuando,
habiendo determinado cargo vacante, la
empresa trata de llenarlo mediante la
promoción de sus empleados (movimiento
vertical) o transferirlos (movimiento horizontal),
o aún, con personal transferido con promoción
(movimiento diagonal). Puede incluir:
Transferencias
·
Promociones
·
Transferencias con promoción
·
Programas de desarrollo de personal;
·
Planos de profesionalización (carreras)
de personal.
El reclutamiento interno exige una intensa
y continua coordinación e integración de la
sección de reclutamiento con las demás
secciones de la empresa, e incluye varios
sistemas.
El reclutamiento interno exige, además, el
conocimiento previo de datos e información
relacionados con los otros subsistemas, tales
como:
a)
Conocimiento de los resultados de las
evaluaciones del desempeño del
candidato interno.
c)
Examen de los análisis y descripciones
del cargo actual del candidato interno
y del cargo que se está considerando,
con el objetivo de evaluar la diferencia
entre ambos, y los requisitos
adicionales que se harán necesarios.
En razón de estos aspectos, el
reclutamiento interno es un proceso de
recursos humanos. Las principales ventajas
que aporta el reclutamiento interno son:
Sistema de Reclutamiento Interno.
·
b)
Conocimiento de los resultados
obtenidos por el candidato interno en
las pruebas de selección a que se
·
Es más económico para la empresa,
ya que evita gastos con anuncios en
los periódicos o los honorarios de las
empresas especializadas en
reclutamiento, los costos de atención
a los candidatos, los costos de
admisión, los costos de integración del
nuevo empleado, etc.
·
Es más rápido, dependiendo de la
posibilidad del empleado ser
transferido o promovido de inmediato,
evita las demoras frecuentes del
reclutamiento externo, la espera de los
candidatos o la demora del proceso de
admisión.
·
Es una fuente poderosa de
motivación para los empleados, desde
que éstos vislumbran la posibilidad de
ascenso dentro de la organización,
gracias a las oportunidades ofrecidas
a quienes presentan condiciones para
una futura promoción; cuando una
empresa desarrolla una política
consistente de reclutamiento interno,
estimula junto con su personal la
actitud de constante auto-
8 Chiavenato, págs. 173,181,182
14
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
perfeccionamiento y de autoevaluación, en el sentido de
aprovechar las oportunidades de
perfeccionamiento o aun de crearlas.
Sin embargo, el sistema de reclutamiento
interno presenta algunas desventajas:
¨
¨
¨
Exige que los nuevos empleados
tengan condiciones de potencial de
desarrollo para que puedan ser
promovidos, por lo menos, a algunos
niveles superiores al cargo que
desempeñan y suficiente motivación
para llegar allá.
Presentación de candidatos por parte
de los funcionarios de la empresa.
·
Pancartas o anuncios en la empresa.
·
Contactos y asociaciones de clase
Conferencias y charlas
universidades y escuelas.
·
Anuncios en periódicos o revistas.
en
Sistema de reclutamiento mixto: En
razón de las ventajas y desventajas de los
reclutamientos interno y externo, la mayoría
de las empresas ha preferido una solución
ecléctica: el reclutamiento mixto, o sea aquel
que abarca tanto fuentes internas como
externas de recursos humanos. El
reclutamiento mixto puede ser adoptado en
tres alternativas de sistema.
Sistema de reclutamiento externo: El
reclutamiento es externo cuando, habiendo
determinado la vacante, ala organización trata
de llenarla con personas extrañas, o sea, con
candidatos externos que son atraídos por las
técnicas de reclutamiento aplicadas. El
reclutamiento externo recae sobre candidatos
reales o potenciales, disponibles o colocados
en otras organizaciones, y puede involucrar
una o más de las siguientes técnicas:
·
·
Cuando la sección de reclutamiento recibe
las solicitudes de personal, escoge las
alternativas de técnicas de reclutamiento. Es
la etapa del sistema de distribución de técnicas
y de los vehículos juzgados adecuados
No puede hacerse en términos
globales dentro de la organización.9
Consulta a los archivos de candidatos
que se presentaron espontáneamente
o en otros reclutamientos.
Contactos con las universidades,
escuelas, agremiaciones estudiantiles,
directorios académicos, etc.
Las técnicas de reclutamiento antes citadas
son los métodos a través de los cuales la
organización enfoca y divulga la existencia de
una oportunidad de trabajo, junto a las fuentes
de recursos humanos más adecuadas.
Puede generar un conflicto de
intereses, pues, al explicar las
oportunidades de crecimiento dentro
de la organización, tiende a crear una
actitud negativa en los empleados, que,
por no demostrar condiciones, no
realizarán aquellas oportunidades.
·
·
9 Chiavenato, pág. 184
15
a)
Inicialmente, utiliza reclutamiento
externo, seguido de reclutamiento
interno, en el caso de que aquel no
presente resultados deseables. la
empresa está cada vez más interesada
en el input de recursos humanos que
en su transformación, o sea, la
empresa necesita de personal
calificado, a corto plazo y necesita
importarlo del ambiente externo. Al no
encontrar candidatos externos a la
altura, promueve su propio personal,
sin considerar, al comienzo, los criterios
sobre las calificaciones necesarias.
b)
Utiliza el reclutamiento externo y el
reclutamiento
interno,
concomitantemente. Es el caso de la
empresa más preocupada por suplir la
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Por lo que las exigencias de selección se
corresponden con las propias de las
especificaciones del cargo, con la finalidad de
dar objetividad y precisión a la selección del
personal.
vacante existente, ya sea a través del
input o a través de la transformación
de recursos humanos; generalmente,
una buena política de personal prefiere
los candidatos internos a los externos,
en lo casos en que hay igualdad de
condiciones en ellos. La mayoría de
las empresas americanas hace
hincapié en una política de
oportunidades iguales para todos.
c)
Hay una enorme gama de diferencias
individuales, tanto físicas como psicológicas,
que hacen a las personas comportarse, y
desempeñarse diferente, con mayor o menor
éxito en las ocupaciones propias de la
empresa. Las personas difieren tanto en la
capacidad para entender una tarea, como en
el nivel de realización de la misma después
del aprendizaje. Pero el proceso selectivo debe
proporcionar un pronóstico verosímil respecto
de esas dos variables.
Utiliza inicialmente el reclutamiento
interno, seguido del reclutamiento
externo, en caso de que no se
presenten los resultados deseables. la
empresa da prioridad a sus empleados
en la disputa de las oportunidades
existentes.10
Selección como proceso de comparación:
Con miras a resguardar la objetividad, la
precisión y la selección desde el punto de vista
de su procesamiento, debe tomarse como un
proceso realista de comparación entre dos
variables: los requisitos del cargo, y el perfil
de los candidatos que se presenten. La
primera es proporcionada por el análisis y
descripción del cargo, y la segunda se obtiene
por medio de la aplicación de técnicas de
selección.
Selección de personal: La tarea de
reclutamiento es la de atraer y escoger,
mediante varias técnicas de divulgación,
candidatos que posean los requisitos mínimos
para ocupar el cargo que debe ser llenado,
mientras que la tarea de selección es la de
escoger entre los candidatos que se han
reclutado, aquél que tenga mayores
posibilidades de adaptarse al cargo vacante,
Es así como el objetivo básico del
reclutamiento es el de abastecer el proceso
selectivo de su materia prima básica: los
candidatos.
La comparación es una función de staff,
desarrollada específicamente por el área de
selección de recursos humanos de la
empresa, en la que se que cuenta con
psicólogos especialistas, para efectuar esa
tarea; su objetivo es hacer de la selección un
proceso con bases científicas y
estadísticamente definidas.
Puede definirse la selección de recursos
humanos sencillamente como al escogencia
del hombre adecuado para le cargo adecuado,
o más ampliamente, entre los candidatos
reclutados, aquellos más adecuados a los
cargos existentes en la empresa, con miras a
mantener o aumentar la eficiencia y el
desempeño del personal. Siendo así, la
selección intenta solucionar dos problemas
básicos: la adecuación del hombre al cargo, y
la eficiencia del hombre en el cargo.
A través de la comparación, el área de
selección recomienda a la unidad solicitante
un determinado candidato, previamente
aprobado mediante selección. La decisión de
aceptación o rechazo, corresponde a la unidad
solicitante o a su superior inmediato.
Todo criterio de selección, se fundamenta
en la información y análisis de las
especificaciones del cargo que debe cubrirse.
10 Chiavenato, págs. 184,187,188
16
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Selección como un proceso de decisión:
Una vez hecha la comparación entre las
características exigidas por el cargo y las
ofrecidas por los candidatos, puede ocurrir que
varios de éstos tengan condiciones
aproximadamente equivalentes, y sean
elegíbles para ocupar el cargo en la unidad
solicitante. El área de selección, no puede
imponerle, a la unidad solicitante, la aceptación
de los candidatos, apenas aprobados en el
proceso de comparación. Pero sí puede aplicar
técnicas de selección y recomendar a los
candidatos que juzgue más adecuados para
el cargo.
a)
Modelo de colocación: Cuando el
tratamiento no incluye la categoría de
rechazo. En la colocación, el
tratamiento conduce necesariamente
a la admisión del candidato; existe una
persona por tratamiento y un
tratamiento por persona. En otras
palabras, los candidatos deben
admitirse sin sufrir rechazo alguno.
Dándose el caso del candidato único,
que es aprobado.
b) Modelo de selección: Cuando existe
un tratamiento por persona y varias
personas por tratamiento. Cada
candidato es comparado con los
requisitos exigidos para el cargo
vacante; presentándose dos
alternativas: aprobación o rechazo. Si
es rechazado, es eliminado del
proceso, porque hay varios candidatos
para el cargo vacío y sólo uno de ellos
podrá ocuparlo.
Frecuentemente el área de selección de
recursos humanos debe elegir entre uno o más
candidatos, entonces recurre al tratamiento.
La palabra tratamiento puede ser utilizada en
un sentido amplio, para significar los distintos
tipos de soluciones: cada decisión sobre un
candidato cobija al individuo en determinado
tratamiento.
c)
El número de tratamientos e individuos
puede variar de una decisión a otra, teniendo
en cuenta la definición de tratamiento, los
autores modernos distinguen colocación,
selección y clasificación del personal en
formas diferentes.
Colocación, selección y clasificación de
los candidatos: Las decisiones referentes a
la colocación, selección o clasificación del
personal pueden ocurrir en presencia o
ausencia de ciertas restricciones. Las más
comunes son: 1) número de tratamientos
por persona; y 2) número de personas por
tratamiento. Cuando una organización tiene
posiciones vacantes, especifica las
calificaciones necesarias para ocuparlas,
procurando que los candidatos reúnan
requisitos previamente determinados: a partir
de ahí, pueden aplicarse cualquiera de los
siguientes modelos de comportamiento:
Modelo de clasificación: Es el
enfoque más amplio y situacional, en
que existen varios tratamientos por
persona y varias personas por
tratamiento. Se compara a cada
candidato contra los requisitos exigidos
por el cargo vacante. Dándose la
posibilidad de ser aprobado o
rechazado para el cargo. Su
aprobación permite al candidato
aspirar a ocupar otros cargos vacantes
hasta que estos se agoten, lo que
determina el uso de la clasificación.
Cada cargo vacante es disputado por
varios candidatos y apenas uno de
ellos podrá ocuparlo, en el caso de ser
aprobado.11
Técnicas de Selección: Como la selección
de recursos humanos es un sistema de
comparación y de toma de decisiones,
necesariamente debe apoyarse en algún
criterio para tener validez. Este criterio,
generalmente se sustenta en información,
cuya recolección puede hacerse a través de::12
11 Chiavenato, pág.205
12 Chiavenato, págs. 213-239
17
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Análisis del cargo
Que es el levantamiento de los aspectos intrínsecos y extrínsecos del cargo.
Cualquiera que sea el método de análisis aplicado, lo más importante para la
selección son las informaciones de los requisitos y de las características que el
ocupante del cargo debe poseer.
Aplicación de la
Consiste en la anotación sistemática y de criterios que los jefes directos deben
técnica de incidentes
hacer respecto a todos los hechos y comportamientos de los ocupantes del
críticos
cargo considerado, los que producirán un mayor o menor desempeño en el
trabajo
Análisis de la solicitud Consiste en la verificación de los datos contenidos en la solicitud del empleado,
del empleado
llenados por el jefe directo, especificando los requisitos y las características que
el candidato al cargo debe poseer.
Análisis del cargo en el Cuando se trata de algún cargo nuevo, sobre el cual la empresa no tiene
mercado
todavía ninguna definición a priori, ni aún el jefe directo, existe la alternativa de
verificar, en empresas similares, cargos comparables en contenido, requisitos y
características de sus ocupantes.
Hipótesis de trabajo
En el caso de que las alternativas anteriores no puedan ser utilizadas, sólo
queda la aplicación de una hipótesis de trabajo, o sea, una provisión
aproximada del contenido del cargo y su exigencia en relación con el empleado
como simulación inicial.
Técnicas de
simulación.
Tests de
personalidad
Tests psicométricos
Pruebas de
conocimientos o
de capacidad
Entrevistas de
selección
Obtenida la información acerca del cargo y
su ocupante; y diseñada la ficha
profesiográfica, el paso siguiente es la elección
de las técnicas de selección más adecuadas
al caso o a la situación. Las técnicas de
selección más comunes son:
Constituyen un sistema de comunicación unido a otros sistemas en función de elementos
básicos, como
a) La fuente, es decir el candidato, sus características de personalidad, limitaciones,
hábitos, maneras de expresión, historia, problemas, etc.
b) Trasmisor, el instrumento de codificación que transforma el mensaje en expresión
oral y gestual
c) Instrumento de decodificación, los receptores de la información (o sea el
entrevistador), puede interpretar los mensajes de modo diferente.
La entrevista se usa universalmente en la selección de personal, puede ser:
a) Estructurado (con guía)
b) No estructurada (sin guías o libres)
Su objetivo evaluar el grado de nociones, conocimientos y habilidades adquiridas a través del
estudio, la práctica o del ejercicio, se clasifican en:
-Generales:
de cultura general
de idiomas
-Específicas
de cultura profesional
de conocimientos técnicos
Analizan muestras del comportamiento humano, en condiciones estandarizadas, con las
cuales verifican la capacidad o aptitud, para generalizar y prever el comportamiento en
situaciones predeterminadas
Desarrollan parámetros objetivos, estandarizadas, con lo cuales miden el comportamiento.
Generalmente están referidos a las capacidades, aptitudes, intereses o características del
comportamiento humano; incluye la determinación de la media deseable de aquellas
capacidades, aptitudes, etc. en el comportamiento del candidato. Se dividen en
Testes de aptitudes
generales
específicas
Analizan diversas características de la personalidad, determinadas por el carácter y por el
temperamento.
Son genéricos, cuando revelan los rasgos como el equilibrio emocional, los intereses,
frustraciones, ansiedad, nivel motivacional etc. Pueden ser:
-Expresivos: PMK
-Proyectivos: del árbol, Rorschach, TAT, SZONDI
-Inventarios: de motivación, de frustración, de intereses
Analizan la expresión corporal. Integrada a las formulaciones verbales. En el caso de la
dramatización, se estudia el rol del individuo o del grupo; su objetivo es la reconstrucción del
aquí y el ahora.
Se emplean técnicas como
-Psicodrama
-Role-playing.
18
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Calidad, productividad y liderazgo
El liderazgo tiene varios componentes: el
poder; la comprensión fundamental de las
personas, la habilidad de inspirar a los
seguidores para que apliquen todas sus
capacidades en un proyecto, el estilo del líder
y el clima que éste produce.
Calidad: Introducir el concepto de calidad
significa una modificación profunda y
permanente en los conceptos administrativos
de cualquier empresa.
Es un concepto administrativo que busca
de manera sistemática, y con la participación
organizada de todos los miembros de una
empresa, elevar consistente e integralmente
su calidad, previendo el error y haciendo de la
mejora constante un hábito.
El principio fundamental del liderazgo reside
en que las personas tienden a seguir a
quienes consideran como un medio para
satisfacer sus propias metas personales.
Conforme aumenta la comprensión de los
administradores sobre lo que motiva a sus
subordinados y la forma en que operan esas
motivaciones y conforme mejor reflejan esa
comprensión al ejecutar sus acciones de
administración, más probable es que sean
líderes efectivos.
La calidad en el producto es el resultado
de la calidad de todas las actividades
desarrolladas en la empresa, incluye por lo
mismo al personal. Requiere un sistema que
la asegure y una organización que la
administre.
Los estilos de liderazgo se clasificaron de
acuerdo a como lo usan los líderes.
Puede decirse que mediante el uso de siete
herramientas Ishikawa, puede resolverse el
95% de los problemas de calidad y
productividad. ¿Cómo podemos definir
calidad? Existen dos formas:
Se consideran tres estilos básicos: el líder
autocrático como una persona que da
órdenes y espera su cumplimiento, es
dogmática e impositiva que dirige a través de
la habilidad para restringir u otorgar
recompensas y castigos.
La primera tiene un enfoque estrecho, y
se refiere en esencia al producto cuyas
características deben estar de acuerdo con
ciertas normas. La calidad es ajustarse a las
normas
Líder democrático o participativo consulta
a sus subordinados las acciones y las
decisiones propuestas y promueve su
participación.
La segunda es una concepción más amplia,
que incluye como el trabajo, los procesos
productivos, el personal obrero y ejecutivo, etc.
Lo cual implica que control de costos;
productividad y calidad forman parte de un todo.
El estilo situacional utiliza poco su poder,
si es que lo hace y da a sus subordinados una
gran cantidad de independencia o rienda
suelta en sus operaciones. Este tipo de líder
permite que sus subordinados fijen sus propias
metas y los medios para lograrlas.
La segunda definición es la que aquí
abordaremos.
Pueden darse algunas variaciones de esta
clasificación, así como darse una combinación
de los tres estilos anteriores. 13
Liderazgo: Se puede entender como la
habilidad de influir sobre las personas para
que se involucren y entusiasmen en la
consecución de metas de grupo.
El liderazgo puede ser formal o informal,
en líder formar es el designado por las
autoridades, pero frecuentemente se da el
caso de una persona que ante determinadas
13 Administración Harold Koontz, Ciril O’Donell, págs
19
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
situaciones adopta el papel de líder en un
grupo, al que estimula por su forma de pensar
y actuar, encausando las acciones hacia metas
comunes.
el cerebro y la mano ejecutora de todos sus
planes y actividades. Por ello el área de
recursos humanos existe, pero depende de
su adecuada ejecución el que su actuar tenga
un nivel competitivo y obtener la producción
requerida. Es importante la adecuada
coordinación con otros departamentos para
obtener la información necesaria sobre los
requerimientos de personal.
Es conveniente que el directivo más alto
sea también el líder de la empresa y conduzca
al personal, con su guía y ejemplo, hacia el
camino de la calidad. Y que éste pretenda o
posea los siguientes atributos, característicos
de un líder de calidad.
·
Su meta más elevada es buscar la
calidad para satisfacer a sus clientes y
transmitirla con toda claridad a su
personal.
·
Tiene un conocimiento profundo y
completo de las actividades de su
empresa.
·
Tiene seguridad en sí mismo y la refleja
ante los demás
·
Basa sus decisiones en sus amplios
conocimientos y su visión de los
negocios, pero da también la debida
importancia a los puntos de vista de
sus colaboradores
·
Es firme en sus decisiones pero
inteligente y honesto para reconocer y
corregir a tiempo sus errores.
·
Despierta el entusiasmo y la adhesión
del personal hacia los objetivos de la
empresa
·
Sabe estimular y reconocer la
creatividad y el sentido de
responsabilidad. Por último:
·
Está convencido por sobre todas las
coso que el destino de su empresa se
construye día con día, sobre la base
de al participación de su personal y al
bienestar que sus integrantes reciban,
en su condición de seres humanos,
como fruto de su trabajo.
La selección y contratación se efectúan
después de un análisis detallado de las
características de cada aspirante, observando
su trayectoria o productividad personal. Esto
permite al personal recibir capacitación en
forma sistemática, tanto en el aspecto técnico,
como en la visión de la empresa sobre la
cultura de calidad.
Para estimular la participación creativa y el
ideario de una constante superación, el área
de recursos humanos puede impulsar la
creación y funcionamiento de círculos de
calidad; los que pueden incrementar de
manera significativa la productividad de la
empresa1 2; entendida la productividad como:
el resultado de la aplicación optima de los
recursos materiales, financieros y
humanos para obtener resultados
positivos.
Contratación y promoción del personal
Contratación.- Después del reclutamiento
y selección, se lleva a cabo la contratación
del personal elegido para cubrir la vacante.
Para ello, es necesario formalizar lo que desde
ahora se llamara relación de trabajo, la ley
federal del trabajo Art.20 define esta relación
como cualquier acto que de origen, a la
prestación de un trabajo personal subordinado
a una persona, mediante el pago de un salario,
por medio de un contrato, ya sea individual o
colectivo de trabajo. En el contrato es
necesario hacer constar por escrito las
condiciones de trabajo en las que se efectuará
la relación laboral, esto es: las obligaciones y
El personal representa el elemento más
importante de una empresa pues constituye
20
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
El desempeño, de un candidato, en su
puesto actual no necesariamente proporciona
una base precisa para predecir su éxito en el
puesto al que aspira. Si un empleado es
promovido a un puesto, en el que las funciones
son totalmente diferentes a las que ejecuta
actualmente, lo recomendable es considerar
el mérito tanto para el nuevo puesto como para
el actual.
derechos, de patronos y trabajadores, así
como los datos generales de ambos. 1 4
Promoción.- La promoción implica un
cambio de asignación de un puesto de nivel
inferior a otro de nivel superior dentro de la
organización. Por lo general el nuevo puesto
proporciona al empleado un ascenso en
ingresos y estatus, pero le exige más en
términos de aptitud o responsabilidad que
deba ejercer. El propósito de las promociones
es permitir a la empresa utilizar, con
efectividad, cualquier talento o habilidad que
los individuos hayan podido desarrollar durante
el curso de su entrenamiento o empleo.
Al determinar las calificaciones de los
candidatos potenciales para puestos de más
alto nivel, pueden utilizarse las siguientes
fuentes de información: supervisores,
compañeros, reportes de evaluación del
desempeño, calificación en pruebas, récord
de desempeño; además de otros datos que
puedan encontrarse en los archivos de
personal, ya que una revisión a los
expedientes, ofrecerá una panorámica de los
candidatos omitidos y que podrían haber sido
considerados.
Bases para la promoción.- Para
determinar con justicia quienes serán
promovidos, se siguen los criterios prefijados
y de antemano conocidos por los sujetos
involucrados, en los que se consideran las
decisiones sobre quien tendrá una promoción.
Los criterios más utilizados son los méritos y
la antigüedad:
El test psicométrico es una herramienta útil
para la toma de decisiones, sobre
promociones; aunque debe cuidarse la
construcción de test de conocimientos, para
evitar en lo posible que los candidatos
respondan a preguntas simples o sobre temas
muy conocidos.
El Mérito se refiere al desempeño y la
habilidad mostrados en el pasado, en el
cumplimiento de las responsabilidades; este
criterio se utiliza para determinar la calificación
de un individuo, ante los requisitos de un
puesto más elevado. La información se
encuentra en las hojas de servicios y en los
resultados de lo tests psicométricos aplicados.
Los tests de conocimiento del puesto tienen
un gran peso en oficinas gubernamentales,
en las empresas privadas no se le da tanta
importancia al conocimiento del puesto, sin
embargo deberá ponérsele más atención a
este método, debido a que las contribuciones
que puede hacer mediante la certeza de que
los individuos tienen los conocimientos
exigidos para manejar las demandas de un
puesto de nivel superior.15
La antigüedad es el tiempo de servicios
acumulado por un empleado. Si bien este
criterio se sustenta en información más
objetiva que la de los méritos, su determinación
puede crear varios problemas, porque las
organizaciones no coinciden siempre en el
valor que otorgan a los méritos y la antigüedad,
dando más validez a unos u otros, según
convenga a sus intereses.
Registro del personal: Es un cuaderno, u
otro formato, en el que se registra el ingreso
del contratado y donde se reflejan tanto sus
datos personales como los de la vacante que
va a cubrir.
14 Organización de calidad. Instituto Mexicano de
contadores Públicos, A. C. págs. 10-13
15 Ley federal del trabajo Edit. Porrua págs.33
21
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Política Salarial y Prestaciones: Cuando
los tres factores de producción (recursos
naturales, capital y trabajo) son combinados,
adecuadamente, por una inteligente
administración, se crea más capital. La riqueza
así creada se divide entre las partes
interesadas: una parte, en forma de costo,
pasa a los proveedores de la materia prima, a
los propietarios de las máquinas, equipos o
edificios alquilados; la otra, en forma de
intereses corresponde a quienes prestaron
dinero a la organización; una más, como
ganancias, a los socios capitalistas, quienes
proporcionaron el capital de participación o
riesgo; y la última, como salario, mediante el
cual de transfiere una parte de la riqueza
generada a los empleados.
En razón de su complejidad, el salario
puede ser considerado como:
1.
El pago de un trabajo
2.
Una medida del valor de un individuo
en la organización
3.
Medio para alcanzar jerarquía de
estatus dentro de la organización.1 6
Es bueno recordar que para el empleado,
el trabajo es muchas veces considerado como
un medio para alcanzar un objetivo intermedio
que es el salario. Con el salario, muchos
objetivos finales pueden ser alcanzados por
el individuo, como ya se vio en la teoría de la
expectativa. Mientras que para el patrón el
salario constituye un centro de costo, para el
empleado constituye una fuente de ingreso.
Uno de los aspectos más importantes de
la filosofía de una organización está
relacionado con la política de salarios. El nivel
de salarios respecto a la producción es
esencial, tanto en la competencia de la
organización en el mercado de trabajo, como
en las relaciones de la organización con sus
propios empleados.
Hay aún otro enfoque, desde el punto de
vista de la organización. Los salarios son a un
mismo tiempo costo e inversión. Costo, porque
los salarios se reflejan en el costo del producto
o del servicio final. Inversión, porque
representan la aplicación del dinero en un
factor de producción -el trabajo- como un
intento de conseguir una retribución mayor.
Además, hay que resaltar que en una
organización, cada cargo o cada función, tiene
su propio valor.
Los salarios constituyen el centro de la
relación transaccional más importante en los
negocios. Todas las personas dentro de las
organizaciones gastan tiempo y esfuerzo, y a
cambio reciben dinero, que representa el
intercambio
entre
derechos
y
responsabilidades recíprocos, entre
empleados y patrón.
Siendo así, se puede definir la
Administración de Salarios como el conjunto
de normas y de procedimientos que tratan de
establecer o mantener estructuras de salarios
equitativas y justas en la organización. Esas
estructuras de salarios deberán ser equitativas
y justas con relación a los salarios:
Los salarios representan una transacción
compleja, pues cuando una persona acepta
un cargo, se compromete a una rutina diaria,
a un estándar de actividades y a una amplia
gama de relaciones interpersonales dentro de
una organización, a cambio de un salario.
Es así como por ese elemento simbólico e
intercambiable, como el dinero, el hombre es
capaz de empeñar gran parte de sí mismo,
de su esfuerzo y de su vida.
1.
Los devengados en cargos similares
dentro de la organización, procurando
mantener el equilibrio interno entre
éstos; y
2.
Los relacionados a cargos similares en
otras empresas, para regular el
16 Administración de Perdsonal, Herbert J. Chudren,
Arthur W. Sherman , págs.373-375
22
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
mercado de trabajo, mediante un tope
externo al salarios.
consideración del mérito y al desempeño
individual, y animados por el lucro de la compañía.
La administración de salarios es la sección
del área de personal que se refiere a la
determinación de niveles apropiados de
remuneración a los empleados, de acuerdo con
el grado o valor del cargo, unidos a la
Los salarios se determinan a partir de la
interacción de diversos factores, variables e
interrelacionados, que ejercen efectos diferentes
sobre los salarios. Entre estos, podemos
considerar:
- Mecanismo de ofrecimiento y búsqueda de
empleados
-Sindicatos
-Costo de vida
-Percepciones psicológicas de los individuos
que reciben la remuneración
-Controles gubernamentales sobre los salarios
-Capacidad financiera de la empresa en el pago
-Productividad y desempeño de la empresa
-Factores regionales
Todos estos factores actúan, sea
independiente, concertada o antagónicamente,
unos con otros, para elevar, bajar o estabilizar el
nivel de salarios. La estructura salarial consiste
en un valor-clave, relacionado con los patrones
de salarios, que pueden reflejar el nivel
tecnológico, de organización, costumbre u otros
factores existentes dentro de la compañía.
colectivas, sobre el los topes que establecen las
compañías; o en el liderazgo sobre la política
salarial de otros sectores influidos por dicho
contorno salarial.
Las estructuras salariales de un grupo estable
pueden relacionarse en un grupo común o
mercado de trabajo, dentro de un área o tipo de
industria, e integrar así un contorno salarial, que
puede ser nacional o regional, sea en el objetivo
o en los resultados de las negociaciones
Es importante la adecuada administración de
la estructura salarial, no sólo por la influencia que
los salarios producen en quienes los reciben, sino
también en la compañía que los paga: y sobre el
entorno social en el que la compañía esta
localizada.1 7
LOS EMPLEADOS
a) Representan la base del
patrón de vida del
empleado.
b) Influyen grandemente en el
estatus del empleado, en su
comunidad
c) Elevan la motivación de los
empleados mediante la
expectativa de obtener una
ganancia elevada.
En otras palabras, las fuerzas diseñadoras de
los salarios residen en los valores-claves y en
los contornos de salarios.
IMPORTANCIA para:
LA ORGANIZACIÓN
a) Representan una
significativa porción de los
costos de producción.
b) Reducen las ventas, ya que
generalmente es el
consumidor o usuario quien
absorbe el incremento de los
costos al pagar más caros
los productos y servicios
c) Es factor de movilidad y
permanencia de los
empleados, ya que el
programa salarial, no sólo
posibilita la maximización de
la eficiencia de ventas,
también proporciona un tono
adecuado de las
inversiones.
17 Chiavenato, págs.349,350
23
LA SOCIEDAD
Los salarios tienen un efecto
importante sobre los grupos e
instituciones dentro de una
sociedad.
Los salarios más elevados
proporcionan mayor poder
adquisitivo, aumentan la
productividad de la comunidad
y promueven la expansión de
los servicios.
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Prestaciones: Son los ingresos adicionales
al salario que recibe el trabajador. Se clasifican
en:
·
·
En dinero: son los pagos en efectivo,
adicionales al sueldo base que una
empresa otorga al contratar a una
persona, como los pagos de prima
vacacional, aguinaldo, utilidades, etc.
En especie, las que por Ley10 otorga
una empresa, como son las de
seguridad social, IMSS, ISSSTE,
servicios médicos y de hospitalización,
así como de guarderías, alimentos y
habitación, INFONAVIT, etc.
Existen empresas que adicional a las
prestaciones de ley otorgan algunas
prestaciones como son vales de despensa,
vales de gasolina, fondo de ahorro, gastos
médicos mayores, seguro de vida, premios por
puntualidad en efectivo y días de asueto. Estas
se otorgan dependiendo de la política de la
empresa.
Evaluación de cargos
·
Evaluación del desempeño
·
Políticas de progresión de carrera.
Remunerar a cada empleado de acuerdo
con el valor del cargo que ocupa.
·
Recompensarlo adecuadamente por su
desempeño y dedicación.
·
Atraer y retener a los mejores candidatos
para los cargos, de acuerdo con los
requisitos exigidos para su adecuado
ocupación.
·
Ampliar la flexibilidad de la organización
dándole los medios adecuados al
movimiento de personal, racionalizando
las posibilidades de desarrollo y de
carrera.
·
Obtener de los empleados la aceptación
de los sistemas de remuneración
adoptados por la empresa.
·
Mantener el equilibrio entre los intereses
financieros de la organización y su política
de relaciones con los empleados.
·
Facilitar el proceso de nómina.
Para alcanzar exitosamente los objetivos
anteriores, es necesario establecer las
directrices orientadoras del desarrollo y
sostenimiento del plan, éstas son:
Costo de los salarios: El costo de los
salarios es un elemento de constante
incremento en el presupuesto de pagos.
Algunas técnicas contribuyen en la
determinación las políticas de administración
de salarios, estas son principalmente:
·
·
Estas técnicas tienen a darse en forma
separada ya que nadie está seguro de los
resultados de cada una o al hecho de que no
siempre respondan a las diferentes funciones
administrativas para determinar una política
unificada y bien definida.
Administración de salarios: El
establecimiento y mantenimiento de
estructuras de salarios equilibrados la
administración de salarios propone alcanzar
los siguientes subjetivos:
·
Normas definidas y adecuadas para
describir y analizar los cargos de la
organización.
·
Levantamiento y análisis de la
estructura de cargos de la organización
y determinación de sus deberes y
responsabilidades.
·
Aplicación de los factores de
evaluación a los cargos analizados.
·
Clasificación de los argos en grupos
salariales.
·
Planeación y ejecución de
investigaciones periódicas en la
comunidad para conocer los salarios
y beneficios concedidos.1 8
18 Chiavenato, págs 353
24
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Capacitación y desarrollo del personal:
Es un proceso educativo no formal, cuyo
objetivo es adaptar al hombre para el ejercicio
de una función determinada, o para la
ejecución de una tarea específica. Algunos
especialistas la consideran como un medio
para desarrollar las fuerza de trabajo en cargos
particulares.
Los objetivos de la capacitación son:
La capacitación es un proceso educativo a
corto plazo que utiliza un procedimiento
sistemático y organizado por el cual el personal
no gerencial aprende conocimientos y
habilidades técnicas para un propósito
definido. A diferencia del desarrollo, que esta
definido como un proceso educativo a largo
plazo que utiliza un procedimiento sistemático
y organizado que facilita al personal ejecutivo
el aprendizaje de conocimientos conceptuales
y teóricos con fines genéricos.
La capacitación se refiere a la ejecución de
instrucciones para la operación de técnicas,
mientras que el desarrollo se refiere a los
conceptos educacionales, filosóficos y
teóricos. El desarrollo busca una educación
más amplia con propósitos más genèricos.1 9
·
Transmisión de información: este tipo
de información es genérico,
normalmente sobre el trabajo, la
empresa, sus productos y servicios.
·
Desarrollo de habilidades: los que
están enfocados al desempeño del
cargo actual, o de posibles
ocupaciones futuras.
·
Desarrollo o modificación de actitudes:
búsqueda del cambia de actitudes
negativas a positivas entre los
trabajadores, aumento de motivación,
desarrollo de la sensibilidad del
personal.
·
Desarrollo del nivel conceptual: este es
considerado para los altos niveles para
facilitar la aplicación de conceptos en
la práctica administrativa también para
elevar el nivel de los gerentes.
En síntesis aprender es modificar el
comportamiento de acuerdo con la instrucción
recibida.20
19 Ley Federal del Trabajo
20 Chiavenato, págs 354,355
25
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
·
social dentro de la situación del trabajo, organización informal, status, etc.
FASE 3
Elección de los
métodos adecuados
para la instrucción
FASE 1
Inventario
de las
necesidades
especificas de
capacitación
FASE 2
de los
principios de
aprendizaje
Aplicación
FASE 4
Recolección de
material y datos para la
instrucción
FASE 9
Relación de
entrenamiento
FASE 8
y control de
los resultados
Evaluación
FASE 5
Elaboración del programa
de entrenamiento
FASE 7
Ejecución del
entrenamiento
FASE 6
Entrenamiento de los
instructores
Actividades de línea (la empresa tienen que ver directamente)_____________
Actividades de staff (asesoría externa) ----------------------
Calidad, higiene y seguridad en el
trabajo: La salud y la seguridad de los
empleados constituyen una de las principales
bases para la preservación de la fuerza de
trabajo adecuada. Higiene y seguridad en el
trabajo constituyen dos actividades
íntimamente relacionadas para garantizar
condiciones personales y materiales de trabajo
capaces de mantener cierto nivel de salud de
los empleados.
La higiene en el trabajo se refiere a un
conjunto de normas y procedimientos que
protegen la integridad física y mental del
trabajador, preservándolo de los riesgos de
salud inherentes a las tareas del cargo y al
ambiente físico donde son ejecutadas. Este
concepto está relacionado con él diagnostico
y con la prevención de las enfermedades
ocupacionales a partir del estudio y control de
dos variables: el hombre y su ambiente de
trabajo.
De acuerdo a la Organización Mundial de
la Salud (World Health Organization, WHO),
la salud es un estado completo de bienestar
físico, mental y social y no consiste solamente
en la ausencia de la enfermedad.
Objetivos de la higiene del trabajo: La
Higiene del Trabajo o Higiene Industrial, como
muchos la denominan tiene un carácter
preventivo, ya que el objetivo principal es la
26
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
La higiene del trabajo se preocupa
exclusivamente de las condiciones físicas del
trabajo aunque no descuida totalmente otras
condiciones.2 2
salud y el confort del trabajador y evita que se
enferme o ausente, transitoria o
definitivamente del trabajo. Podemos enlistar
algunos objetivos que busca la Higiene del
trabajo.
·
Eliminación de las causas de
enfermedades profesionales
·
Reducción de los efectos perjudiciales
provocados por el trabajo en personas
enfermas o portadoras de defectos
físicos
·
Prevención del empeoramiento de
enfermedades o de lesiones
·
Mantenimiento de la salud de los
trabajadores y aumento de la
productividad por medio del control del
ambiente de trabajo
Condiciones de trabajo Existen tres
factores importantes que influyen en el
desarrollo de las condiciones físicas de trabajo,
estos son:
Iluminación: La mala iluminación causa
fatiga la vista y fatiga al sistema nervioso,
influye por lo tanto en la calidad del trabajo; y
es la causa de gran parte de los accidentes
de trabajo. Por su importancia, se han
establecido estándares, en los que se
consideran las diferentes tareas visuales,
ejecutadas por el trabajador, y sus
requerimientos de iluminación.
Estos objetivos pueden ser logrados por:
Un buen sistema de iluminación debe:
·
la educación de los operarios, jefes,
capataces, gerentes, etc. que indiquen
los peligros existentes y enseñen como
evitarlos
·
Ser suficiente, de forma que cada foco
luminoso proporcione toda la cantidad
de luz necesaria para cada tipo de
trabajo.
·
el constante estado de alerta contra
los riesgos existentes en la fábrica
·
·
los estudios y observaciones de los
nuevos procesos o materiales que
deben ser utilizados.
Ser constante y uniformemente
distribuida para evitar la fatiga de los ojos,
causada
por
los
sucesivos
acomodamientos de la pupila debido a
las variaciones en la intensidad de la luz
y de sombra, y el consiguiente contraste.
·
Ser bien colocada para no causar
ofuscamiento o brillantez, que obliguen
la vista a constantes acomodamientos,
provocándole fatiga.
La higiene en el trabajo incluye el estudio y
control de las condiciones de trabajo, que son
las variables de la situación, mismas que
influyen poderosamente en el comportamiento
humano.2 1
La distribución de la luz puede ser
Podemos encontrar tres grupos de
condiciones de trabajo:
·
de naturaleza física, iluminación, ruido,
temperatura, etc.
·
el tiempo, horas de trabajo, periodos
de descanso, etc.
21 Chiavenato, págs. 456,457
22 Chiavenato, págs. 462,463
27
1.
Directa: La luz incide directamente
sobre la superficie iluminada. Es
económica y la más utilizada por los
grandes espacios.
2.
Indirecta: Incide sobre la superficie
iluminada por medio del reflejo en las
paredes y en los techos. La luz queda
oculta de la vista por medio de algunos
dispositivos o protecciones opacas.
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
3.
4.
Semindirecta: Combina los dos tipos
de iluminación anteriores, mediante el
uso de globos traslúcidos para reflejar
la luz en el techo y en las paredes, que
las transmiten hacia la superficie que
debe ser iluminada. Parte de la luz es
difundida directamente por el globo,
presentándose dos efectos luminosos.
la composición del aire, la presión barométrica
y la presencia de sustancias tóxicas.
Estas condiciones deben evitarse o
controlarse para no provocar daños en la salud
de los trabajadores.
Algunas de las medidas de control son las
instalaciones sea por las características de la
construcción, cuyos techos y muros gradúan
sus dimensiones para provocar la circulación
del aire, permitiendo una adecuada ventilación
y regulación de la humedad, y otras se
controlan desde el vestuario y equipo de
trabajo, mediante el cual se procura la
seguridad y comodidad máxima posibles para
que el trabajador desempeñe sus tareas.
Semidirecta: Es en la que mayor parte
de la luz cae directamente en la
superficie que debe ser iluminada,
queda alguna luz que es reflejada por
intermedio de las paredes y el techo.
Ruido.- Podemos definirlo como un sonido
indeseable, que posee dos características
principales:
El ruido influye negativamente, y a mediano
plazo, en el desempeño del trabajo, además
de que provoca males en la salud emocional
y física del empleado.
Seguridad en el trabajo.- Es el conjunto
de medidas técnicas, educacionales, médicas
y psicológicas, empleadas para prevenir los
accidentes, eliminar las condiciones inseguras
del ambiente e instruir y convencer a las
personas sobre la implantación de medidas
preventivas. El empleo de estas medidas es
indispensable para el desarrollo satisfactorio
del trabajo.
Por ello existen disposiciones
gubernamentales especifican que el nivel
máximo de intensidad de ruido en el ambiente
debe ser de 85 decibeles, ya que los ruidos
entre 85 y 95 decibeles producen daños
auditivos crónicos.
De acuerdo al tamaño y tipo de empresa la
seguridad puede quedar a cargo de: los jefes
de secciones, de un especialista (inspector de
seguridad), de la comisión interna de
prevención de accidentes o del órgano
especializado en Higiene y seguridad.2 3
Condiciones atmosféricas.- Las
condiciones atmosféricas que afectan el
desempeño laboral, son principalmente la
temperatura y la humedad. Otros factores
también son importantes como la ventilación,
Este aspecto del área de recursos humanos
es muy importante ya que el poner atención a
todos los aspectos antes mencionados nos
da la seguridad de que el personal podrá
desempeñar su trabajo en óptimas
condiciones.
·
Frecuencia, que es él numero de
vibraciones por segundo
·
Intensidad del sonido, que es la
energía sonora, medida en decibeles
28
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
LEE CON ATENCIÓN
La biblioteca universitaria en que trabajas ha iniciado un proceso de reestructuración
administrativa, ya que gracias a una evaluación diagnóstica aplicada recientemente, se detectaron
algunas deficiencias en el servicio que presta actualmente; uno de los problemas más importantes
por sus implicaciones y complejidad es el de los recursos humanos;
Por ejemplo, el 90% de su acervo ha sido clasificado con el sistema decimal de Móvil Dewey,
pero para prestar un mejor servicio de préstamo interbibliotecario y apoyar los proyectos de
expansión de la matrícula y convenios de intercambio con otras universidades, la Dirección de la
institución ha comprendido que es necesario cambiar la organización de la colección adoptando
el sistema de la Biblioteca del Congreso (Library Congress, LC).
Por otra parte, no cuenta con el personal capacitado para resolver la tarea, ya que el actual
encargado de la biblioteca recibió el puesto por méritos escalafonarios después de varios años
de servicio y una capacitación intensiva en el manejo de la clasificación Dewey.
Por ello llegan a la conclusión de solicitar a una persona que cumpla con los requisitos para
llevar a cabo esta tarea, y sobre todo, que pueda cumplir la responsabilidad de las funciones que
la universidad ha considerado par ala biblioteca.
¿Cuál es el perfil del puesto más adecuado? Desde luego se requiere de una persona con
experiencia, es decir que haya demostrado que sabe hacer las cosas, capaz de tomar decisiones,
con iniciativa y habilidad en el desarrollo de la tarea solicitada. Pero ¿Qué tipo de personal se
requiere? ¿un técnico, un profesional?¿cuántos años de experiencia, por qué? ¿tendrá gente a
su cargo, cuanta, de que nivel?, y que ofrece la institución ¿sueldo, prestaciones, promociones
…?
Para respondes la preguntas anteriores y otras más que seguramente surgirán, debes
desarrollar un plan de reclutamiento, selección y contratación, para poder cubrir esta vacante
con la persona idónea.
Desarrolla los objetivos de cada una de las fases (reclutamiento, selección y contratación),
explica las actividades que se desarrollarán en ellas, destaca los elementos que las componen
e incluye un esbozo de los instrumentos que consideres pertinente para apoyar las fases
(entrevistas, cuestionarios, listas de cotejo, pruebas de habilidad, exámenes de conocimientos...)
explicando la utilidad que a tu juicio tienen para detectar al candidato ideal.
29
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Por ejemplo, una entrevista para la selección del personal requerido, tomará en cuenta los
siguientes aspectos:
·
Trayectoria profesional
·
Trayectoria laboral
·
Descripción de intereses profesionales y personales
Cada aspecto debe tener una razón de ser, aportar información útil sobre el candidato para
ocupar el puesto ¿los intereses personales, nos indicarán si es una persona retraída, si sabe
trabajar en grupo, si es cordial e imaginativa o vana y superficial.
EMPLEA HOJAS ADICIONALES
ENVÍA A TU ASESOR
30
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
UNIDAD II
FINANZAS
Presupuestos
Principales Estados Financieros y su interpretación
Redituabilidad de las bibliotecas / archivos
Normas Generales de Auditoria
OBJETIVO
Explicar el papel del área de finanzas en la sustentación de la rentabilidad de los servicios
bibliotecarios.
31
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
la posición financiera que tiene la empresa,
esta información que vemos reflejada en los
estados financieros.
Introducción
Cualquier organización necesita, además
del personal para llevar acabo sus funciones,
los recursos financieros suficientes para
trabajar adecuadamente, en otras palabras,
debe contar con el dinero necesario para llevar
a cabo.
Los estados financieros nos sirven para
tomar decisiones, porque reflejan la situación
financiera de la institución. Los estados
financieros se integra con: los presupuestos,
el balance general y el estado de
resultados, con los cuales podemos
determinar el estado de salud de las finanzas,
y con ello precaver la necesidad de buscar
apoyo financiero para seguir operando.
El área de finanzas es la que se encarga
de obtener y usar eficientemente los fondos
necesarios para la operación de la entidad,
las actividades anteriores pueden clasificarse
en dos grupos, las que tienen que ver con la
obtención de fondos o financiamiento por
medio de recursos internos, estas fuentes
permite hacerse de recursos financieros sin
necesidad de endeudarse (capital social,
utilidades reinvertidas etc.) y por medio de
fuentes externas como lo pueden ser
préstamos, emisión de obligaciones, etc.
En esta unidad estudiaremos los elementos
que componen al balance general y el estado
de resultados, como están clasificados, las
cuentas que los componen y los criterios que
permiten su interpretación. También
abordaremos el presupuesto y sus tipos.
Herramientas todas que se utilizan en el área
de finanzas.
El responsable del área financiera
determina las necesidades que la entidad
requiere satisfacer, para ello utiliza entre otras
herramientas el punto de equilibrio, así como
Al final realizaremos una actividad de
aprendizaje que nos permita integrar los
conceptos revisados en las actividades propias
de una Unidad de Información Documental.
32
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Presupuestos.- Los presupuestos son
considerados como la expresión de resultados
esperados en términos numéricos. Son un
programa numérico, también denominado
plan de utilidades. Puede ser expresado en
términos financieros u horas-hombre,
unidades de producto o cualquier término
numérico mensurable.
cuidadosa planeación es altamente
recomendable. 23
Balance general y estado de resultados.Es el documento contable que presenta la
situación de un ente económico a una fecha
determinada. Muestra clara y detalladamente
el valor de cada una de las propiedades y
obligaciones, así como el valor del capital.
Se relaciona con las operaciones entre la
institución y otras entidades, como en el caso
del presupuesto de gastos, en el que se
reflejan los gastos de capital o en el
presupuesto de inversión; estas operaciones
muestran tanto el flujo, como el presupuesto
de caja. Además, los presupuestos, también
son instrumentos de control, por lo que la
ENCABEZADO
CUERPO
FIRMAS
La situación financiera de una empresa se
advierte por la relación existente entre los
bienes y derechos, integrantes de su activo; y
las obligaciones y deudas, que forman su
pasivo. El balance General debe contener los
siguientes datos:
1. Nombre de la empresa
2. Indicación del asunto: Balance General
3. Fecha de formulación
1. Que forman el activo
Nombre y valor detallado 2. Que forman el pasivo
de cada una de las cuentas
3.Importe del capital contable
1. Del contador
2. Del propietario o representante legal
Existen dos formas de presentar el balance
general: como reporte, en una presentación
vertical, que es un corte elaborado según
fechas preestablecidas; y como cuenta,
presentación en forma horizontal, que permite
visualizar la trayectoria del gasto
presupuestado.1 Por otra parte, una adecuada
clasificación del activo y el pasivo, facilitan la
interpretación del balance general.
valores homogéneos. La clasificación de los
valores que formar al activo debe hacerse de
acuerdo a su mayor o menor grado de
disponibilidad. El grado de disponibilidad es
la facilidad que se tiene para convertir en
efectivo el valor de un determinado bien. El
mayor grado de disponibilidad, facilita
convertir el dinero en efectivo; el menor grado
de disponibilidad, lo dificulta.
ACTIVO24 Está formado por bienes y
derechos de distinta naturaleza, se ha optado
por clasificarlos en grupos formados por
En atención a su mayor o menor
disponibilidad se clasifican en:
23 Harold Koontz, Cyril O’ donnell, Administracion,
págs.121,122
24 Lara Flores, págs.24,25,15-17
33
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
ACTIVO
CIRCULANTE
Bienes y derechos que están en movimiento constante y tienen como principal característica su fácil
conversión en dinero en efectivo
PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO CIRCULANTE
CAJA
Dinero en efectivo
Aumenta: Cuando se recibe dinero en efectivo
Disminuye: Cuando se paga con dinero en efectivo
BANCOS
Valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias
Aumenta: cuando se deposita dinero o valores
Disminuye: cuando se expiden cheques contra el banco.
MERCANCIAS Todo aquello que es objeto de compraventa.
Aumenta: cuando se compran o nos devuelven mercancías.
Disminuye: cuando se venden o se devuelven mercancías.
CLIENTES
Personas que deben a la empresa por haberles vendido a crédito.
Aumenta: Cada vez que se venden mercancías a crédito.
Disminuye: Cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta o devuelve mercancías o se le hace
una rebaja.
DOCUMENTOS
Títulos de crédito a favor de la empresa (pagares)
POR COBRAR Aumenta: Cuando se reciben títulos de crédito a favor de la empresa.
Disminuye: Cada vez que se cobran o se endosa uno de estos títulos o cuando se cancelan.
DEUDORES
Personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancías
Aumenta: Cada vez que quedan a deber a la empresa por un concepto distinto de la venta de
DIVERSOS
mercancías(prestamos personales)
Disminuye: Cada vez que se hacen pagos a cuenta o en liquidación que están a su cargo.
FIJO
Esta formado por todos aquello bienes y derechos propiedad de la empresa que tienen cierta fijeza y
se han adquirido con el objeto de usarlos y no de venderlos, sin embargo en el momento en que se
encuentran en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, si pueden venderse.
PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO FIJO
TERRENOS
Predios propiedad de la empresa
EDIFICIOS
Casa, edificios propiedad de la empresa
Mobiliario y equipo
Mobiliario y equipo propiedad de la empresa (escritorios, sillas, mesas, libreros etc.)
EQUIPO DE COMPUTO Unidades de proceso, monitores, teclados impresoras etc.
EQUIPO DE ENTREGA Vehículos de transporte, camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas que se utilizan para el
Y DE REPARTO
reparto y entrega de mercancías o servicios.
Las cuentas anteriores
Aumentan: cada vez que se compran alguno de estos bienes
Disminuyen: cuando se vendan o se dan de baja por inservibles
DEPOSITOS
Constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en
EN GARANTIA
guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar, por ejemplo los depósitos
que se hacen al contratar el servicio de luz.
Aumenta: Cada vez que se deja dinero o valores en guarda
Disminuye: Conforme nos devuelven el importe de dicho deposito por haber terminado el plazo
del contrato o por la cancelación del mismo.
ACCIONES
Son títulos negociables que tiene la empresa acciones.
Aumenta: Cuando se adquieren estos títulos o valores
Y TITULOS
Disminuye: Cuando se venden o endosan estos títulos o valores
NEGOCIABLES
Formado por los gastos pagados por anticipado, por los que se tendría que recibir un servicio ya
DIFERIDO
sea durante el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores.
PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO DIFERIDO
GASTOS DE
Son los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como
INSTALACION
para darle, al mismo, cierta comodidad y presentación.
Aumenta: Por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el lugar de trabajo.
Disminuye: Por la parte proporcional, de dichos gastos, que se vaya amortizando por el uso o
transcurso del tiempo.
PAPELERIA Y UTILES
Son los útiles y materiales empleados para el desempeño del trabajo (papel, lápices, plumas etc.)
Aumenta: Cada vez que se compren estos artículos
Disminuye. Por el valor de los útiles que se vayan utilizando.
PROPAGANDA Y
Los medios por los cuales se da a conocer, al publico, la actividad, servicio o producto ofrecido
PUBLICIDAD
por la institución
Aumenta: Cada vez que se pague por al impresión de folletos, volantes, publicidad en diarios
revistas, televisión, etc.
Disminuye: Por la parte de publicidad o propaganda que se haya utilizado.
PRIMAS DE SEGURO
Pagos realizados a las compañías de seguros, por las cuales adquiere el derecho de asegurar
los bienes propiedad de la entidad, contra riesgos, accidentes, robos, etc.
Aumenta: Cada vez que se paguen a las compañías aseguradoras las primas sobre contratos de seguro.
Disminuye: Por la parte proporcional, de las primas pagadas, que se haya disfrutado del servicio
durante el tiempo transcurrido, ésta es la que debe considerarse un gasto.
RENTAS PAGADAS
Importe de una o varias rentas pagadas por anticipado, correspondientes al local que ocupa la
POR ANTICIPADO
entidad, que aún no estando vencida, se pagará anticipadamente.
Aumenta: Cada vez que se paguen rentas por anticipado
Disminuye: Por la parte proporcional de los servicios disfrutados en el transcurso del tiempo.
INTERESES PAGADOS
Son los intereses que se pagan antes de la fecha del vencimiento del crédito.
POR ANTICIPADO
Aumenta: Cada vez que se paguen intereses por anticipado
Disminuye: Por la parte proporcional que de dichos intereses se hayan convertido en gasto (se hayan
pagado).
34
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
PASIVO25 Está formado por las deudas y
obligaciones de distinta naturaleza, se ha
considerado conveniente clasificar éstos, en
grupos formados por valores homogéneos. La
clasificación de las deudas y obligaciones que
forman el pasivo debe ser atendiendo a su
mayor o menor grado de exigibilidad.
Grado de exigibilidad: es el menor o
mayor plazo disponible para liquidar una
deuda.
Mayor grado de exigibilidad: Deuda con
plazo de un año o menos para su liquidación.
Menor grado de exigibilidad: Deuda con
plazo mayor a un año para su liquidación.
CAPITAL CONTABLE.- Es la diferencia
aritmética entre el valor de todas las
propiedades de la entidad y el total de sus
deudas. La clasificación del pasivo se
determina de la siguiente manera:
PASIVO
CIRCULANTE
Formado por las deudas y obligaciones con vencimiento de un año o menor, estas
obligaciones se encuentran en constante movimiento o rotación.
PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO CIRCULANTE
PROVEEDORES
Personas o entidades a quienes debemos, por haberles comprado mercancías a
crédito.
Aumenta: Cada vez que se compren mercancías a crédito
Disminuye: Cuando se pagan total o parcialmente la cuenta, se devuelven
mercancías a proveedor o nos conceden una rebaja.
DOCUMENTOS POR
Títulos de crédito a cargo de la empresa(pagarés)
Aumenta: Cuando se expiden títulos de crédito a cargo de la entidad (pagaré, letras
PAGAR
de cambio etc.)
Disminuye: Cada vez que se paguen o cancelen estos títulos de crédito.
FIJO
Este grupo esta formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento
mayor de un año contando a partir de la fecha de balance.
PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO FIJO
HIPOTECAS
POR Son las obligaciones cuya garantía es la escritura de bienes inmuebles. (edificios,
PAGAR
casas, terrenos)
Aumentan: Al recibirse prestamos cuya garantía sea algún bien inmueble.
Disminuyen: Al realizarse los pagos, a cuenta o liquidación, de los préstamos
hipotecarios.
DOCUMENTOS POR
Títulos de crédito a cargo de la empresa (pagarés) a largo plazo (más de un año)
PAGAR (LARGO PLAZO) Aumenta: Cuando se expiden títulos de crédito a cargo de la entidad (pagares,
letras de cambio, etc.)
Disminuye: Cada vez que se paguen o se cancelen estos títulos e crédito.
DIFERIDO
Todas aquellas cantidades cobradas anticipadamente, por las que debe
proporcionarse un servicio, sea en el mismo o en posterior ejercicio.
PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO DIFERIDO
RENTAS PAGADAS POR Importe de las rentas cobradas por anticipado
Aumenta: Cada vez que se cobren rentas por anticipado
ANTICIPADO
Disminuye: Por la parte proporcional que de dichas rentas haya disminuido
25 Lara Flores,
págs.18,26
conforme
al transcurso del tiempo.
INTERESES COBRADOS Son los intereses cobrados antes de la fecha del vencimiento del crédito.
Aumenta: Cada vez que se cobren intereses por anticipado
POR ANTICIPADO
35
Disminuye: Por la parte proporcional que de dichos
intereses se hayan convertido
en utilidad, que hayamos cobrado.
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
CAJA
BANCOS
MERCANCIAS
CLIENTES
DOCUMENTOS POR COBRAR
DEUDORES DIVERSOS
CIRCULANTE
TERRENOS
EDIFICIOS
MOBILIARIO Y EQUIPO
EQUIPO DE ENTREGA Y REPARTO
EQUIPO DE COMPUTO
DEPOSITOS EN GARANTIA
ACCIONES Y VALORES
FIJO
ACTIVO
GASTOS E INSTALACION
PAPELERIA Y UTILES
PROPAGANDA Y PUBLICIDAD
PRIMAS DE SEGUROS
RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO
INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO
DIFERIDO
CIRCULANTE
PROVEEDORES
DOCUMENTOS POR PAGAR
ACREEDORES DIVERSOS
FIJO
HIPOTECAS POR PAGAR
DOCUMENTOS POR A PAGAR A LARGO
PLAZO
PASIVO
RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO
INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO
DIFERIDO
ESTADO DE RESULTADOS.- Es el
documento contable que muestra, detallada
y ordenadamente la utilidad o perdida del
ejercicio; complementa la información del
balance general. Para interpretarlo con mayor
facilidad, es necesario que sus elementos
estén debidamente clasificados y ordenados,
porque sólo se puede entender si se conocen
cada una de las cuentas lo integran.
36
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Estas cuentas son:
VENTAS
Ventas totales
Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas
Descuentos sobre ventas
COMPRAS
Compras
Gastos de compra
Devoluciones sobre compras
Rebajas sobre compras
Descuentos sobre compras
INVENTARIOS
Inventario inicial
Inventario final
GASTOS DE OPERACIÓN
Gastos de venta o directos
Gastos de Administración o indirectos
Gastos y productos financieros
Gastos de operación
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
Otros gastos y productos
El valor total de las mercancías entregadas a los clientes, vendidas
al contado o a crédito.
El valor de las mercancías que los clientes devuelven por no
satisfacerles en calidad, precio, estilo, etc.
Valor de las bonificaciones que sobre el precio de venta de las
mercancías se concede a los clientes, cuando dichas mercancías
tienen algún defecto o son de menor calidad que la convenida.
Puede decirse que las rebajas o bonificaciones se conceden para
atraer nuevos clientes o conservar los ya existentes.
Las bonificaciones concedidas a los clientes por pagar antes del
plazo estipulado las mercancías adeudadas (esta es subcuenta de
gastos y productos financieros)
Valor de las mercancías adquiridas, ya sea a crédito o al contado.
Los gastos efectuados para que las mercancías adquiridas lleguen
hasta su destino (derechos aduanales, fletes, seguros, cargas y
descargas)
El valor de las bonificaciones concedidas por los proveedores, por
no satisfacer la calidad, precio, etc.
El valor de las bonificaciones sobre el precio de compra
concedidas por los proveedores cuando estas tienen algún
defecto o su calidad no es la convenida.
El valor de las bonificaciones sobre el precio de compra de las
mercancías concedidas por los proveedores, por liquidar el importe
antes de la fecha estipulada. (subcuenta de gastos y productos
financieros)
Es el valor de las mercancías que se tienen en existencia al dar
inicio el ejercicio.
Es el valor de las mercancías existentes al terminar el ejercicio
Gastos relacionados directamente con la promoción, realización y
desarrollo del volumen de las ventas (como propaganda, ventas,
almacén, fletes, acarreos etc.)
Gastos cuya función es sostener las actividades destinadas a
mantener la dirección y administración de la empresa y que solo
de modo indirecto están relacionados con la operación de vender
(Sueldos de personal, gerente, subgerente, contador, personal
oficinas, consumo de papelería y útiles de escritorio etc.)
Pérdidas y utilidades provenientes de operaciones que constituyen
la actividad o giro principal del negocio (como los descuentos
sobre ventas, compras, intereses sobre documentos, préstamos
bancarios, hipotecarios, etc.)
Erogaciones que sostienen la organización de la empresa y que
permite realizar las actividades diarias (gastos de venta,
administración y financieros)
Las pérdidas y utilidades provenientes de operaciones que
constituyen la actividad principal de la institución; son actividades
eventuales, ajenas a su giro principal (pérdida o utilidad de valores
de activo fijo, en compraventa de acciones y valores, dividendos
de acciones, comisiones y rentas cobradas, etc.)
37
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
ESTADO DE RESULTADOS.- El estado de resultados lo estudiaremos en dos partes; en la
primera, se analizan los elementos que comprenden la compraventa de mercancías, hasta
determinar la utilidad o la pérdida de ventas; es decir, la diferencia entre los precios de costo y
venta de las mercancías. Para determinar la utilidad o pérdida de ventas es necesario conocer
los siguientes resultados:
·
Compras totales o brutas
·
Compras netas
·
Costo de lo vendido
Las Ventas netas se determinan:
menos
igual
Devoluciones sobre
ventas
Ventas totales
Ventas netas
Rebajas sobre ventas
Compras totales brutas:
mas
Compras
igual
Gastos de compra
Compras totales
Compras netas:
Devoluciones sobre
compras
menos
igual
Compras totales
Compras netas
Rebajas sobre compras
Costo de lo vendido:
mas
Inventario
inicial
igual
Compras
netas
menos
igual
Inventario
final
Suma
Costo de lo
vendido
Utilidad en ventas:
menos
Ventas netas
igual
Costo de lo
vendido
Utilidad en ventas
O Utilidad bruta
38
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Estado de resultados.- La segunda parte consiste en analizar detalladamente los gastos de
operación, así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal de la
empresa y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener o la
utilidad o la pérdida liquida del ejercicio.
Para determinar la utilidad o la perdida es necesario conocer los siguientes resultados:
·
Gastos de operación
·
Utilidad de operación
·
El valor neto entre otros gastos y otros productos.
Gastos de operación:
Gastos de
venta
más
Gastos de
administración
más
Gastos
financieros
igual
Gastos de
operación
Cuando existan gastos y productos financieros se deben clasificar en primera instancia los
productos, si el valor es mayor que el de los gastos, por otro lado se deberán clasificar los gastos
en primer término, si el valor de estos es mayor que el de los productos. La clasificación se debe
hacer de esta forma con el objeto de efectuar la resta con mayor facilidad.
El resultado obtenido de restar el valor menor del mayor, puede ser la pérdida o la utilidad
financiera, según sea el caso; es pérdida cuando el valor de los gastos es mayor que el de los
productos, y es utilidad financiera en el caso contrario.
Gastos
financieros
menos
Productos
financieros
igual
Gastos de venta
más
más
Gastos de
administración
Perdida
financiera
igual
Gastos de
operación
Cuando el resultado obtenido sea utilidad financiera, su valor deberá restarse de la suma de
los gastos de venta, con los de administración, para obtener el total de los gastos de operación.
39
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Productos
financieros
menos
Gastos
financieros
igual
más
Gastos
de
venta
igual
Gastos de
administra
ción
menos
igual
Utilidad
financiera
suma
Gastos de
operación
Utilidad de operación:
menos
igual
Gastos de operación
Utilidad de
operación
Utilidad de operación
Nota:
Cuando el valor de los gastos de operación sea mayor que la utilidad bruta, la diferencia será perdida
de operación.
Cuando se tenga perdida bruta los gastos de operación se deben sumar a ella, resultando perdida de
operación.
Valor neto entre otros gastos y otros productos: para obtener este rubro se deben clasificar en primer
término los otros gastos, si su valor es mayor que el de los otros productos, pero se deberán clasificar en
primer término los otros productos, si su valor es mayor que el de los otros gastos.
menos
Otros gastos
igual
Otros productos
Perdida neta entre otros
gastos y productos
Cuando el valor de los otros productos es mayor que el de los otros gastos la diferencia que se
obtenga al efectuar la resta será la utilidad neta entre otros gastos y productos.
40
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
menos
igual
Otros productos
Utilidad neta entre
otros gastos y productos
Otros gastos
Utilidad liquida
menos
igual
Utilidad de
operación
Perdida neta entre
otros gastos y
productos
Utilidad del ejercicio
Formación del estado de resultados o pérdidas y ganancias.- El Análisis de los conceptos
correspondientes a la compraventa de mercancías, así como los gastos y productos que
corresponden o no a la actividad principal del negocio. El estado de resultados debe contener:
Nombre de la empresa
La identificación de que es ESTADO DE RESULTADOS
El periodo a que se refiere
Firmas
Utilidad del ejercicio
Utilidad bruta o
Utilidad en ventas
Gastos de venta
más
menos
Gastos de operación
más
Gatos de
administración
igual
más o menos
igual
Perdida o utilidad en
gastos y productos
financieros
Utilidad de
operación
más o menos
Utilidad o perdida en
otros gastos y
productos
Igual
Utilidad del ejercicio
41
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
documento contable que muestra
detallada y ordenadamente la utilidad,
o pérdida, del ejercicio de la entidad
económica, complementando la
información que origina el Balance
general o estado de situación
financiera.
Análisis del Balance general y el Estado
de resultados.- Como ya hemos visto, tanto
el balance general, como el estado de
resultados, son documentos contables,
utilizados para conocer la situación financiera
de la entidad económica. Estos estados
financieros están interrelacionados de la
siguiente forma:
·
El Estado de resultados complementa al
Balance general, la utilidad o pérdida que
arroje dicho estado, debe ser igual al aumento
o disminución que se obtenga de comparar
el capital contable del balance anterior, con
el capital contable del balance actual;
además, el inventario final debe ser el mismo
en los dos documentos.
Clasificación de los presupuestos.- La
presupuestación es la elaboración de planes
para un periodo futuro, determinado
numéricamente. Los presupuestos son un
instrumento de control administrativo, son
planeamientos de resultados futuros,
anticipados en término financieros (como en
los presupuestos de capital y de ingresos y
gastos) o en términos no financieros, como
los de horas de mano de obra directa,
materiales o del volumen físico de ventas.
Principales estados financieros y su
interpretación.- Los principales estados
financieros son los:
·
·
El Balance comparativo, es el
documento contable que muestra los
aumentos o disminuciones efectuados
en los: activo, pasivo y capital
contable, por las operaciones
efectuadas durante el ejercicio.
El Balance General o Estado de
Situación Financiera, es el
documento contable que presenta,
como su nombre lo dice, la situación
financiera de la entidad económica, a
una fecha determinada, ya que
muestra claramente y en forma
detallada, las propiedades y
obligaciones, así como el capital con
el que cuenta la empresa.
El objetivo de los presupuestos es la
reducción de los planes a números definidos,
lo que les da cierta clase de orden, con el que
los administradores pueden observar
claramente la inversión, el capital y los gastos,
ingresos o unidades de insumo de productos
físicos, que implican los planes.
El Estado de resultados o de
Pérdidas y Ganancias, es el
42
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Los presupuestos los podemos clasificar en:
POR EL TIPO DE EMPRESA
Los realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc., para controlar las
finanzas de sus diferentes dependencias
Privados
Los presupuestos utilizados por las empresas particulares como instrumento de su administración.
POR SU CONTENIDO
Principales
Especie de resumen, en el que se presentan por cada uno de los departamentos que integran
la organización de la empresa
Auxiliares
Muestran la forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos
que integra la organización de la empresa.
POR SU FORMA
Flexibles
Consideran en forma anticipada las variaciones factibles y permiten cierta elasticidad, para
prevenir posibles fluctuaciones, propias, lógicas o necesarias.
Fijos
Permanecen invariables durante el periodo de vigencia, obligan a la empresa a aplicarlos de
manera inflexible, en sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.
POR SU DURACION
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos, dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa
y de la mayor o menor exactitud deseados, ya que a mayor tiempo corresponderá una menor precisión y análisis.
Corto plazo
Abarcan un año o menos
Largo plazo
Se formulan para más de un año
POR LA TECNICA DE EVALUACION
Estimados
Se formulan sobre bases empíricas, las cifras que manejan son determinadas sobre experiencias
anteriores y representan la probabilidad razonable de que efectivamente suceda lo planeado.
Estándar
Son formulados sobre bases casi científicas; controlan las posibilidades de error, por lo que
sus cifras representan los resultados que se deben obtener.
POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
De situación
Se presenta por medio del Balance General presupuestado. Muestra la futura posición
financiera
estable de la empresa, en caso de que se cumplieran las predicciones.
De resultados
Muestra las posibles utilidades a obtener en un periodo financiero futuro
De costos
Se preparan tomando en cuenta como base los principios establecidos en los pronósticos
de ventas y expresan en lo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto
del costo total o cualquiera de sus partes.
POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE
De promoción
Se presentan en forma de proyecto financiero y de expansión para su elaboración es necesario
estimar los ingresos y egresos que haya de efectuarse en el periodo presupuestal.
De aplicación
Se elaboran para solicitud de créditos. Son pronósticos generales sobre la distribución de
los recursos con que cuenta o habrá de contar la empresa.
Por programa
Son una forma de proporcionar un método sistemático para asignar los recursos de una
empresa, de la forma que sea más efectiva para lograr sus metas. Sus cifras expresan el
gasto en relación con los objetivos que se persiguen.
De fusión
Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de
una conjunción de empresas
DE TRABAJO
Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa, se desarrolla comúnmente en dos fases: Planeación y
Formulación.
Presupuestos
Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada
parciales
departamento de la empresa, con base en ellos se desarrollan los presupuestos previos
Presupuestos
Constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva a estudios.
previos
APROBACIÓN
La formulación previa esta sujeta a estudio, lo cual generalmente provoca ajustes por parte del responsable
de los presupuestos anteriores, para dar lugar a:
Presupuesto
Es el que se ejerce, coordina y controla en el periodo referido. La experiencia con este tipo
definitivo
de presupuestos permite a la elaboración
Presupuestos
Con estos presupuestos se ahorran recursos, ya que solo se hará aquello con una
maestros o tipo variación sustancial.
Públicos
43
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Presupuestos de ingresos y gastos.- Son
los más comunes, detallan los ingresos y
gastos de operación en términos monetarios.
Estos pueden ser:
verifican la precisión de todos los demás.
Algunos son presupuestos de cuentas por
cobrar, inventarios y cuentas por pagar.
Resumen de presupuestos.- Los
presupuestos completos de balances
generales son una forma de resúmenes de
presupuestos. Un presupuesto maestro de
operación reúne a todos los presupuestos de
diversos departamentos y los resume (por
ejemplo ventas netas, utilidades brutas, costo
de ventas, gastos de ventas y de
administración, etc.)
Presupuestos de ventas.- Son la
expresión detallada de los pronósticos de
ventas.
Presupuestos de Ingresos, son rentas,
regalías o fuentes diversas, los ingresos
provenientes de las ventas de productos o
servicios, estos últimos apoyan a los gastos
de operación y producción de utilidades. Estos
presupuestos pueden referirse a conceptos
individuales de gastos, como la mano de obra
directa, materiales, supervisión, trabajo de
oficina, renta, calefacción, etc., normalmente
se presupuestan solo los conceptos
principales y reúnen a los demás en un
resumen de control.
Presupuestación de base cero.- La idea
en la que se basa esta técnica es dividir los
programas de la empresa en paquetes que
incluyen metas, actividades y los recursos
necesarios, para después calcular los costos
para cada paquete partiendo de cero. Se
calculan nuevos costos evitando de esta
manera la tendencia común en la
presupuestación a observar solo los cambios
de periodos anteriores. Este tipo de
presupuesto tiene como ventaja, la de obligar
a los administradores a planear, cada vez, los
paquetes de programas; al hacerlo, se revisan
totalmente los programas establecidos y sus
costos, junto con los correspondientes a
programas nuevos.
Presupuestos de tiempo, espacio,
materiales y productos.- Se traducen en
cantidades monetarias, aunque muchos
presupuestos se expresen en términos físicos;
en este rubro, podemos encontrar los de
horas, mano de obra, horas maquina,
unidades de materiales y unidades
producidas.
Presupuestos de gastos de capital.Presentan de manera específica los gastos
de capital para instalaciones fabriles,
maquinaria, equipo, inventarios, etc.
Elaboración del presupuesto de gastos
de operación: Cuando existan gastos y
productos financieros se deben clasificar en
primera instancia los productos, si el valor es
mayor que el de los gastos, por otro lado se
deberá clasificar los gastos en primer término,
si el valor de estos es mayor que el de los
productos. La clasificación se debe hacer de
esta forma con el objeto de efectuar la resta
con mayor facilidad.
Presupuestos de efectivo.- Son los
pronósticos de los ingresos y erogaciones de
efectivo que sirven para medir el
comportamiento real del mismo. Muestran
también la disponibilidad de excedentes, lo
cual posibilita planear la inversión de
sobrantes.
El resultado que se obtenga de restar el
valor menor del mayor, puede ser la pérdida
o la utilidad financiera, según sea el caso:
pérdida, cuando el valor de los gastos es
mayor que el de los productos; utilidad
financiera en el caso contrario.
Presupuestos de balances generales.En ellos se pronostica los estados de activos,
pasivos y cuenta de capital, para momentos
específicos futuros. Estos presupuestos
44
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Cuando se obtiene utilidad financiera, su
valor debe restarse de la suma de los gastos
de venta con los de administración, para
obtener el total de los gastos de operación.
El objetivo central de la auditoria es localizar
irregularidades o anomalías, para plantear
posibles soluciones.
Redituabilidad de las Unidades de
Información.- El Análisis de los estados
financieros es primordial para saber si
realmente se logran los objetivos previstos, en
el caso de las Unidades de Información, saber
si estas cumplen con el objetivo para la que
fueron creadas y el costo de que funcionen
adecuadamente, nos da una idea de su
redituabilidad como entidades prestadoras de
Servicios.
La auditoria se ha aplicado en dos sentidos,
desde el punto de vista contable o fiscal, el
cual se refiere a las normas que deben regir
para llevar acabo una auditoria en el área
financiera. En ésta, la preocupación esta en
cumplir con los requisitos de los reglamentos
y la custodia, sobre todo, los dedicados al
control financiero, con el objeto de mantener
la confianza en los informes financieros con
el desarrollo de la tecnología de sistemas de
información administrativa, así como su
exactitud.
Para ello, es necesario considerar varios
aspectos, como saber si se aprovecha el
equipo de la Unidad, o no se emplea
adecuadamente. Deben analizarse los costos,
comparándolos con la atención a usuarios,
para obtener el porcentaje del gasto por
usuario atendido; y comparar los resultados
con la inversión.
Además de auditar los registros financieros
de un organismo, es necesario auditar,
también, los medios de que se vale la
dirección, para así determinar la pertinencia
de la información que se suministra para la
planeación.
Normas generales de auditoria.Podemos definirla como la revisión objetiva,
metódica y completa del logro de los objetivos
institucionales, con base en los niveles de la
empresa, en cuanto a su estructura y la
participación individual de los integrantes de
la institución.
La auditoria administrativa es la herramienta
que ayuda a cualquier empresa a revisar y
controlar sus funciones, ya que a través de
ésta, se obtiene por medio de la observación
información interna de la organización; y
mediante el análisis de sus operaciones y la
consulta del registros de costos, se puede
emitir un juicio confiable sobre la eficiencia de
la institución en el ejercicio de sus recursos.
45
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Las Unidades de Información Documental (sean públicas o privadas) como entidades
prestadoras de servicios son redituables para la institución o comunidad a la que sirven. La
redituabilidad puede contabilizarse de manera monetaria o en especie, de acuerdo con el tipo de
régimen en el que se inserte la Unidad.
Si se destina una partida presupuestal anual, el administrador de la Unidad de información
debe distribuir los recursos financieros de tal manera que permita a tender las necesidades
inmediatas de la Unidad, desarrollar proyectos internos que propicien el crecimiento de la propia
Unidad; y preservar una parte del presupuesto para los gastos emergentes.
En relación con lo anterior, responde a las siguientes preguntas:
En una Unidad de información Documental adscrita a una universidad pública
·
¿Cómo se aplica en ella el concepto de inversión?
·
¿Cuáles son los Estados Financieros aplicables?
·
¿Cómo estos estados financieros apoyan la Auditoría?
Envía tu asesor
46
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
UNIDAD III
PRODUCCION
Producción de servicios
Localización y distribución de la planta
Estudio de métodos
Medio ambiente de trabajo
Mantenimiento y servicios generales
OBJETIVO
Comprender la relación entre las áreas de servicios y la de producción en la Unidades de
Información Documental.
47
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
a ubicar geográficamente, el tipo de
estructura se va a necesitar sobre la base
del objetivo de la institución, el tipo de
maquinaria necesario, su distribución
dentro del local, la importancia que tienen las
medidas de seguridad e higiene,
mantenimiento y vigilancia, etc.
Introducción
El área de producción es la más difícil de
definir, ya que incorpora diversas tareas
interdependientes. Puede decirse que es un
proceso donde interactúan varios elementos,
cuyo resultado es la emisión de un producto o
servicio, enfocado a satisfacer las necesidades
de un consumidor.
Estudiaremos los factores involucrados en
los aspectos anteriores, así como su
importancia para la administración de cualquier
área de producción, en especial en los
servicios que ofrecen las Unidades de
Información Documental.
Pero, además de considerar los elementos
internos, también es importante estudiar los
elementos externos que afectan al proceso
de producción.
Producción de Servicios.- Cuando
hacemos referencia a un sistema de
producción de servicios, podemos decir que
tiene una relación muy directa con la
mercadotecnia.
La función de producción no solo se enfoca
a fabricar bienes y servicios sino que también
considera otras actividades como son: La
localización de la planta, buscar donde se va
INSUMOS
PROCESO
PRONÓSTICO
CONTROL
SERVICIOS
REALIMENTACIÓN
secundarias, preparatorias y universidades,
más las complementarias (artísticas,
deportivas, recreativas,… etc.); ésta gama
tiene un paralelo con los servicios de salud y
de seguridad, tanto en su variedad como en
su amplitud. En el caso de las Unidades de
Información Documental, los servicios están
centrados en la satisfacción de las
necesidades de información, que son tantas
y tan diferentes como el tipo Unidad, usuario
e información que se requiere. En este sentido,
la administración y promoción de los servicios
es una de las actividades de las Unidades, y
se puede realizar de manera adecuada con el
conocimiento de los elementos que participan
en esta área funcional.26
Existen empresas productoras de
servicios, encargadas de proveer las
atenciones necesarias a los clientes, de tal
manera que el producto pueda llegar a ellos
con un ahorro perceptible y significativo en lo
relativo a traslados, tiempo y esfuerzos, que
en su conjunto son el agregado por el que el
cliente esta dispuesto a pagar. La
especificación de cada uno de los aspectos
anteriores depende de la naturaleza del
servicio, por ejemplo los servicios básicos de
salud, seguridad y educación, se desarrollan
en niveles individuales y sociales, públicos y
privados, iniciales o preventivos y superiores
o especializados.
A manera de ejemplo tomaremos el abanico
de ofertas educativas que van desde la
educación inicial para bebés, las guarderías,
jardines de infantes, escuelas básicas,
26 Administración de los sistemas de producción, G.
Velázquez Mastretta, págs.78,79
48
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
LOCALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA
UNIDAD
Localización.- Uno de los aspectos más
importantes de un proyecto y que con mayor
cuidado debe analizarse, es precisamente su
localización. El impacto económico que ésta
puede tener sobre un proyecto es de un alto
significado.
Es así porque una vez seleccionado el lugar,
y ejecutado el proyecto, son pocas la
posibilidades de recolocación, simplemente se
hizo una elección adecuada o inadecuada; en
cualquier situación, la selección efectuada
subsistirá durante la vida del proyecto o
“empresa” cualesquiera que sean las
actividades de ésta.
Factores económicos que prevalecen
en la región donde se localiza la Unidad
en consideración a los usuarios
potenciales y reales de los servicios
ofrecidos.
c)
Disponibilidad de recursos y servicios,
que se tenga en el área donde se
localizara la planta, como elementos
reguladores del tamaño de la Unidad.
d)
Otros factores, como los proyectos de
expansión, control ambiental,
promociones, que permitan planear a
mediano y largo plazo las
modificaciones al local.27
Distribución.- Se emplea el concepto
distribución para explicar la disposición física
de la planta y de las diversas partes de la
misma, por lo que se considera la colocación
del equipo en cada departamento y la
disposición de los departamentos en el área
de la planta.
ELEMENTOS QUE SE DEBEN
CONSIDERARSE PARA ELEGIR LA
LOCALIZACION DE LA PLANTA:
Si bien una Unidad de Información
Documental puede tener ubicaciones virtuales
en la supercarretera de la información, el
domicilio de la Unidad, para efectos
regulatorios, debe obedecer a la aplicación de
al menos los siguientes criterios:
a)
b)
La distribución afecta la organización de la
Unidad, al influir en la tecnología mediante la
cual se realizan las actividades, así como al
flujo de trabajo a través de la unidad. La
velocidad con que fluye el trabajo por la unidad
es uno de los factores determinantes de la
supervivencia de dicha unidad, de ahí la
importancia fundamental para la organización,
que tiene la distribución de la Unidad.
Situación geográfica de mercados y
materias primas, se refiere al balance
de los elementos contribuyentes a la
operación involucrada: un adecuado
acceso a proveedores y usuarios.
27 Velázquez Mastretta, págs.46,47
49
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
CRITERIOS PARA UNA BUENA DISTRIBUCION28
Ventajas de una buena distribución:
a)
Tipo y cantidad de personal
1.
Se minimiza el tiempo y costo del
proceso
b)
Plano acotado del espacio en que se
va a distribuir
2.
Se simplifican la supervisión del
personal y el control de producción.
c)
Volumen de trabajo
d)
Operaciones por realizar, su
descripción, secuencia y tiempo
estándar.
3.
Se facilitan los cambios de programas
4.
La producción total dada será lo mas
alta posible
e)
Se fomenta un sentimiento de unidad
entre los empleados.
Equipo necesario para realizar las
operaciones
f)
Se mantendrá la calidad de productos
o servicios mediante métodos más
seguros y mejores.
Número de movimientos de material,
de un centro de trabajo a otro, durante
un periodo representativo.
g)
Cualquier tiempo muerto.
h)
Volumen de materiales
i)
Cantidad de almacenes principales y
de almacenes de partes terminales que
se requiera.
5.
6.
Preparación de un esquema de
distribución.
1.
Información requerida:
Debe disponerse de la siguiente
información antes de planear la distribución.
28 La producción industrial, su administración, Keith
Lockyer, págs.123-126
50
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
j)
Líneas de comunicación y salidas de
emergencia para casos de incendio.
k)
Requerimientos especiales, alarmas
contra robo, etc.
l)
9.
POLITICAS DE UBICACIÓN 30 .- Los
siguientes son algunos de los factores que
influyen sobre la elección de la ubicación:
Existencia de requerimientos
especiales de inspección.
m) Requerimientos
geográficos
especiales, que deben satisfacer la
ubicación específica de un
departamento de despacho o envío.
n)
1.- Integración con otras compañías del
grupo.
Si la nueva planta es una de las que posee
u opera un solo grupo de compañías, deberá
estar ubicada de tal manera que su trabajo se
pueda integrar al de las unidades asociadas.
Si algún equipo de repuesto necesitara
almacenarse en el espacio bajo
consideración.
2.- Disponibilidad de mano de obra.
2. Procedimiento sugerido 29 .- La
secuencia de planeación puede ser la
siguiente:
La mano de obra puede tener un mejor
grado de disponibilidad en algunos casos que
otros. La elección tiene que hacerse entre una
localidad donde exista gente capacitada
aunque sea escasa, y otra donde haya oferta
de mano de obra calificada como no calificada.
Primero:
1.
Ubicar las operaciones claves
2.
Ubicar los pasillos principales.
3.
Ubicar las áreas de trabajo restantes,
de manera que el trabajo fluya en forma
natural entre las operaciones claves.
4.
Ubicar los pasillos secundarios
5.
Ubicar
detalladamente
los
departamentos o secciones de la
planta
6.
Terminar la distribución colocando todo
el equipo auxiliar, botes de basura,
teléfonos, etc.
7.
Probar la distribución contra los
principios antes enunciados.
8.
Cuando la distribución este
determinada, visualice el espacio real
si le es posible. Visualice la distribución
propuesta ya instalada, y verifique la
instalación.
Compare la distribución final contra las
políticas y especificaciones generales
de a compañía
3.- Disponibilidad de alojamiento.
Cuando es necesario contratar personal de
otros lugares, deberá haber alojamientos
disponibles. Es bien sabido que la oferta de
buenos alojamientos ayuda más a atraer
personal que casi cualquier otro factor.
4.- Disponibilidad de servicios.
Una localidad que brinde buenos servicios,
tiendas, teatros, cines, restaurantes- con
frecuencia es mucho más atractiva para el
personal que otra más aislada. Un aspecto
importante en relación con esto es un buen
servicio de transporte de personal y algunas
compañías lo consideran tan vital que
proporcionan autobuses especiales.
5.-Disponibilidad de transporte.
En algunos casos, cuando los productos o
las piezas compradas son pesados y
voluminosos, es importante que existan
buenos servicios de transporte de carga.
29 Keith Lockyer, pags.131,132
30 Distribución en planta, Richard Mother Pág.272
51
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Cuando se fabrican productos destinados
principalmente a la exportación, la planta debe
de estar ubicada cerca de un puerto o de un
aeropuerto importante.
e) retiro de basura
10.- Conveniencia del terreno y del clima.
En este caso no sólo debe considerarse la
geología del área, es decir, si el subsuelo podrá
soportar las cargas a que será sometido, sino
también si las condiciones climáticas afectarán
adversamente a la manufactura. Las técnicas
modernas de construcción permiten superar
casi cualquier desventaja del terreno y del
clima.
6.-Disponibilidad de materiales.
Si es bien cierto que los buenos servicios
de transporte permiten obtener y entregar
mercancías con prontitud, la cercanía a los
proveedores principales ayudará a reducir
costos y permitirá al personal visitar fácilmente
a los proveedores para discutir problemas
técnicos o de entrega.
11.-Reglamentos locales de construcción
y planeación.
7.- Disponibilidad de espacio para
estacionamiento.
Verificar por anticipado que la ubicación
propuesta no infringe algún reglamento local.
Debe hacerse un estudio minucioso de los
estatutos apropiados, sino también de
cualquier reglamento especial que se refiera
a la descarga de los afluentes de la planta y a
la presencia de “leyes no escritas” sobre
derechos naturales en las inmediaciones. Lo
más aconsejable es sostener una
conversación con el departamento de
topografía del gobierno local.
No hay duda que el uso del automóvil como
medio de transporte para ir y regresar del
trabajo continuará en aumento, cualesquiera
que sean los medios de transporte público de
que se disponga. Si no se dispone de espacio
abierto para estacionamiento, puede ser
necesario construir estructuras especiales
para tal objeto.
8.- Fluidez de circulación.
12.- Espacio para ampliaciones.
El movimiento vehicular hacia y desde la
unidad de producción de mercancías,
visitantes y personal representa un problema
no sólo de facilidad de acceso sino también
de facilidad de control. También hay necesidad
de accesos de emergencia, bomberos o
ambulancias, los cuales si están obstruidos
pueden impedir las labores de salvamento y
afectar seriamente a la empresa.
Sería muy imprudente construir hasta el
límite en un emplazamiento, a menos que el
pronóstico a largo plazo indique claramente
que la construcción inicial nunca requerirá un
aumento de tamaño.
13.- Requisitos de seguridad.
Algunas unidades de producción pueden
representar riesgos potenciales para la zona
circunvecina, por ejemplo, las centrales
nucleoeléctricas y las fábricas de explosivos
a menudo se consideran peligrosas. Puede
ser conveniente instalar tales plantas en áreas
aisladas.
9.- Disponibilidad de infraestructura.
Hay cinco servicios públicos principales que
necesitan considerarse:
a)
gas
b)
electricidad
c)
agua
d)
drenaje
14.-Costo de emplazamiento.
El costo de emplazamiento es importante,
aunque es necesario no permitir que el
52
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
beneficio inmediato perjudique los planes a
largo plazo.
16.- Concesiones especiales.
Los gobiernos y las autoridades locales
ofrecen a menudo concesiones especiales,
préstamos a interés bajo, rentas bajas y otros
incentivos con la esperanza de atraer
industrias a ciertas localidades. Como estas
áreas con frecuencia tienen grandes reservas
de mano de obra, tales ofrecimientos pueden
ser de lo más atractivo.
15.-Situación política.
Debe considerarse la situación política de
los lugares potenciales. Incluso si otras
consideraciones apoyan un emplazamiento en
particular, el conocimiento de la situación
política y de los prejuicios locales puede ayudar
a tomar decisiones.
Factores de localización31
Situación geográfica
de mercados y
materias primas.
Factores económicos.
Se refiere al balance de los elementos contribuyentes a la operación
involucrada, fundamentalmente representada por la relación entre la
localización de materias primas, de mercados, medios y costos de
transporte, y la logística resultante de estas consideraciones. El
impacto económico de estos factores generalmente es determinante.
Existen situaciones donde la localización o fuente de materias primas
es un factor determinante, por sus características, por la
incosteabilidad de su manejo. Obviamente, el estudio deberá abarcar
la consideración sobre la existencia de los medios y rutas adecuadas
de transporte para llegar a los mercados.
Aunque éstos impactan en la economía del proyecto, generalmente
no suelen ser tan determinantes, son el costo de la mano de obra,
que se reflejará en el capital invertido y en los costos de producción.
Esto está generalmente determinado por los altos costos de vida que
prevalecen en ciertas regiones, donde los tabuladores reflejan esta
situación.
La localización puede tener también un impacto en la inversión,
particularmente en situaciones como en México, en que por la altura
sobre el nivel del mar en algunas localidades y de acuerdo con el
proceso involucrado, aquélla tenga un efecto importante en el tamaño
del equipo, por ejemplo compresores. También la propensión de
ciertas zonas a sufrir temblores, ofrecerá elementos de diseño que
afectan la inversión.
31 Velázquez Mastretta, págs.49,52
53
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
Disponibilidad de
recursos y servicios.
Otros factores.
Algunas
consideraciones
especiales.
Descentralización
industrial.
Contaminación
ambiental.
Promoción de
exportaciones.
Esto depende muy significativamente del tipo e industria de que se
trate y la extensión de servicios que requiera. Existen proyectos que
por su naturaleza requieren de la disponibilidad específica de ciertos
recursos y servicios en abundancia.
Otros factores importantes se mencionan aparte por su significado, e
incluyen aspectos de descentralización industrial, control ambiental y
promoción de exportaciones.
Evidentemente hay muchos otros factores, la mayor parte de ellos
cualitativos. Todos esto factores merecen atención y consideración,
con el fin de obtener una apreciación clara de su posible efecto sobre
el proyecto. En casos de un efecto negativo debe darse importancia a
la posibilidad y modos de suprimir o por lo menos minimizar tal efecto.
Por ser de particular interés y trascendencia y por su alto grado de
Aplicación práctica a nuestra situación en México, es importante
hacer algunos comentarios especiales respecto de ciertos elementos
o factores de localización que representan verdaderos tópicos de
actualidad en nuestro medio.
Se refiere a la sobreconcentración industrial y por ende de la
población en esta zona. Los tres niveles de Gobierno han emprendido
campañas muy importantes en el sentido de promover la
descentralización industrial, a través de incentivos fiscales.
Todo estudio de localización debe analizar con detenimiento las
características del medio, para contribuir a su preservación,
restauración, obedeciendo las leyes federales, estatales y
municipales al respecto.
El promover exportaciones y pensar en ellas como parte integrante y
no sólo accidental de un proyecto es de suma trascendencia.
Desde este punto de vista, colocar una operación en un sitio que
ofrezca facilidades adecuadas para la exportación, favorecerá la
competitividad de la empresa.
FACTORES DE LOCALIZACIONES DE PLANTAS INDUSTRIALES.32
1. Mercados.
•
Características del producto. Precio actual
y futuro.
•
Localización y distribución geográfica
actual y futura.
•
Industrias consumidoras. Tendencias.
Nuevos usuarios.
•
Logística de distribución. Distancias.
Costos de flete. Inventarios. Tiempos de
transportación.
•
Competencia presente y futura.
Localización.
•
Aspectos relacionados con exportaciones.
2. Materias primas.
•
Fuentes de materias primas.
•
Disponibilidad presente y futura.
•
Logística de distribución: Distancia. Costo de fletes.
•
Inventarios. Tiempos.
•
Materias primas substitutas.
•
Aspectos relacionados con importaciones.
3. Aspectos fiscales.
•
Impuestos federales y locales.
•
Incentivos federales y estatales.
•
Política de descentralización industrial y
desarrollo regional.
•
Otros impuestos y obligaciones.
4. Condiciones climáticas.
•
Altura sobre el nivel del mar.
•
Condiciones de temperatura y humedad.
•
Exposición a temblores, huracanes etc.
•
Efecto de factores climáticos en la inversión.
32 Velázquez Mastretta, págs.53-55
54
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
5. Agua.
•
Disponibilidad.
Cantidad.
Requisitos
legales.
•
Calidad. Características biológicas y
químicas.
•
Confiabilidad.
•
Costos.
7 Control ambiental.
•
Leyes y especificaciones relacionadas con
el control ambiental: aire, agua, suelo.
•
Concentración industrial. Contaminación
atmosférica.
•
Medios de disposición de afluentes.
•
Medios de disposición de desperdicios.
6 Energía eléctrica y combustible.
•
Disponibilidad y cantidad.
•
Calidad. Características de las fuentes.
•
Confiabilidad de fuentes de corriente eléctrica.
•
Necesidad de fuente de emergencia.
•
Costos
9. Mano de obra.
•
Disponibilidad. Calidad.
•
Relaciones sindicales. Influencia
sindicatos locales. Problemas.
•
Costos. Tabuladores.
10. Desarrollo del lugar.
•
Características del terreno. Espacio. Costo.
•
Resistencia del terreno
•
Acceso vías férreas, puertos y aeropuertos,
carreteras.
•
Acceso a fuentes de agua, energía, corriente
eléctrica.
•
Espacio para expansión.
•
Provisiones y espacio para expansión en plantas
existentes. Planes futuros en otras líneas.
de
11. Factores de la comunidad.
•
Urbana o rural.
•
Disponibilidad y costo de casas.
•
Aspectos culturales: Bibliotecas, teatros,
cines, escuelas.
•
Servicios municipales en general.
•
Hospitales, médicos, servicios médicos de
emergencia.
•
Hoteles y restaurantes.
•
Instalaciones y actividades recreativas.
8. Medios de transporte.
•
Ferrocarriles.
•
Carreteras.
•
Vías fluviales y marítimas.
•
Transportación aérea.
•
Aspectos
de
logística.
Frecuencia.
Confiabilidad. Tiempos. Distancias
Costos.
12. Comunicaciones.
•
Facilidad para transportación de personal. Terrestre.
Aéreas. Otras.
•
Teléfono y telégrafo.
•
Servicio de correo.
•
Radio.
13. Otros aspectos: Legislación local; Refacciones
Líneas de flujos y espacios.- La disposición
ideal de una fábrica es aquella en la cual los
operarios y el material recorren las mínimas
distancias con un esfuerzo mínimo. La disposición
típica en línea tiende a aproximarse a esta
disposición ideal.
Los puntos fundamentales a considerarse en
una línea son:
Un punto que conviene tener presente al hacer
la distribución del espacio para las líneas de
fabricación es que cada uno termine justo en el
punto siguiente de uso. Esto hace que al estudiar
la distribución en línea haya que trabajar hacia
atrás, partiendo del punto de terminación.
4.- Tamaño y emplazamiento de los
almacenes.
Línea recta
Línea en U
Línea circular
Línea quebrada
1.- Orden de las operaciones.
2.- Maquinaria que se utilizará.
3.- Métodos de transporte.
Las diferentes formas de línea33 son:
Es la mejor disposición para el movimiento de materiales
Es la disposición más compacta y resulta más fácil
supervisión.
Permite el almacenaje de material y realizar el trabajo desde
interior del círculo.
Con esta disposición se van colocando unas máquinas
continuación de otras, pero no permite un fácil acceso
máquinas para su mantenimiento y supervisión
33 Organización Científica de las empresas, Ramón de Lucas, págs.467,468
55
la
el
a
a
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
particulares en todo momento antes de tomar
una decisión respecto al método de
producción a seguir.
ESTUDIO DE MÉTODOS.
El estudio de métodos es el registro y
examen crítico sistemáticos de los modos
existentes y proyectados de llevar a cabo un
trabajo, como medio de idear y aplicar métodos
más sencillos y eficaces y de reducir los
costos. Los fines del estudio de métodos son
los siguientes:
·
Mejorar los procesos
procedimientos
y
·
Mejorar la disposición del lugar de
trabajo, así como los modelos de
máquinas e instalaciones
PRODUCCIÓN POR TRABAJOS.
La producción por trabajos, pedidos,
proyectos o por obra terminada consiste en la
fabricación de una sola obra completa, por un
operario o un grupo, Por ejemplo, la
construcción de puentes, diques o presas, la
instalación de equipos en las fábricas, y la
construcción naval.
los
·
Economizar el esfuerzo humano y
reducir la fatiga innecesaria.
·
Mejorar la utilización de materiales,
máquinas y mano de obra.
·
Crear mejores condiciones materiales
de trabajo.
Cuando es bajo el nivel tecnológico que
requiere el trabajo, la organización de
producción por trabajos es extremadamente
simple, porque las habilidades y el equipo de
procesamiento son fáciles de conseguir e
intercambiables.
Producción por lotes.- Al aumentar las
cantidades más allá de las pocas que se
fabrican durante las primeras etapas de la
compañía, el trabajo puede realizarse
aplicando métodos de producción por lotes.
Tales métodos requieren que el trabajo
relacionado con cualquier producto se divida
en partes u operaciones, y que cada operación
quede terminada para el lote completo antes
de emprender la siguiente operación. Esta
técnica es probablemente el tipo de producción
más común. Su aplicación permite cierto grado
de especialización de la mano de obra, y la
inversión de capital se mantiene baja, aunque
es considerable la organización y la planeación
que se requieren para librarse del tiempo de
inactividad o pérdida de tiempo. Es en la
producción por lotes donde el departamento
de control de producción puede producir los
mayores beneficios, pero es también en la
producción por lotes donde se encuentran las
mayores dificultades para organizar el
funcionamiento efectivo del departamento de
control de producción.
Procedimiento para llevar acabo el estudio
de métodos 34
1.
Seleccionar la tarea que se ha de
estudiar
2.
Registrar los hechos
3.
Analizar los hechos
4.
Desarrollar el nuevo método
5.
Definir el nuevo método
6.
Implementar el nuevo método
7.
Mantenerlo
SISTEMAS DE PRODUCCIÓN.
Por lo general hay tres tipos tradicionales
de producción, que son la producción por
trabajos, la producción por lotes y la
producción continúa.
Cada tipo de producción posee
características distintivas y requiere
condiciones diferentes para que sea eficaz su
implantación y operación. Deben considerarse
cuidadosamente las circunstancias
34 Keith Lockyer, págs.191-193
56
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Producción continua.- La producción
continua se define como aquella en donde el
contenido de trabajo del producto aumenta en
forma continua. Entonces la producción
continua, significa que al terminar el trabajo
determinado en cada operación, la unidad se
pasa a la siguiente etapa de trabajo sin esperar
a terminar todo el trabajo en el lote. Parra que
el trabajo fluya libremente, los tiempos de cada
operación debe ser de igual longitud y no
aparecer movimiento hacia fuera de la línea
de producción.
partiendo de otros datos, o basándose en los
tiempos determinados con auxilio del
cronómetro. La medición del tiempo analiza
el trabajo realizado por los operarios y
manipuladores del material, fraccionando cada
trabajo en los movimientos básicos requeridos
para la realización del mismo.
Después se asigna un valor de tiempo
predeterminado a cada uno de estos
movimientos básicos. Este valor se determina
conociendo la naturaleza del movimiento que
se efectúa, el trabajador y las condiciones en
que lo realiza.
Para que la producción continua pueda
funcionar hay que satisfacer los siguientes
requisitos.35 .
Las fases de la aplicación del método son
las siguientes:
1.- Haber una demanda sustancialmente
constante.
·
Observar, movimiento por movimiento,
las etapas que el trabajador sigue en
la realización de su trabajo.
·
Registrar estos movimientos.
·
Asignar valores de tiempo a cada
movimiento, partiendo de tablas de
tiempos de movimientos.
·
Sumar estos valores de tiempo y
emplearlos como una base para los
cambios en la distribución y la
selección de equipo más apropiado.
2.- El producto debe normalizarse.
3.- El material debe ser específico y
entregado a tiempo.
4.- Todas las etapas tienen que estar
balanceadas.
5.- Todas las operaciones tienen que ser
definidas.
6.- El trabajo tiene que confinarse a
normas de calidad.
7.- Cada etapa requiere de maquinaria y
equipo correctos.
Principios de la economía de
movimientos.- Hay varios principios de
economía de movimientos que son resultados
de la experiencia y constituyen una base
excelente para idear métodos mejores en el
lugar de trabajo. Frank Gilbreth, fundador del
estudio de movimientos, fue el primero en
utilizarlos. Se pueden clasificar en tres grupos:
8.- El mantenimiento tiene que prevenir y
no corregir fallas.
9.- La inspección se efectúa “en línea” con
la producción
Tiempos de la economía de
movimientos.- La medición el tiempo de los
métodos constituye ante todo, un
procedimiento; su finalidad es la de analizar
cualquier operación, con su uso no se pueden
medir tiempos de maquinaria ni de proceso,
ni el tiempo necesario para que una carretilla
de la vuelta. Esto se tendrá que calcular
a)
Utilización del cuerpo humano.
b)
Distribución del lugar de trabajo.
c)
Modelo de
herramientas.
las
máquinas
y
a) Utilización del cuerpo humano.
1.- Las dos manos deben comenzar y
completar sus movimientos a la vez
35 Keith Lockyer, págs.167-179
57
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
2.- Nunca deben estar inactivas las dos
manos a la vez, excepto durante los
periodos de descanso.
7. - Deben preverse medios para que la luz
sea buena.
8. - El color de la superficie de trabajo
deberá contrastar con el de la tarea que
se realiza.
3.- Los movimientos de los brazos deben
realizarse simultáneamente y en
direcciones opuestas y simétricas.
c) Modelo
herramientas.
4.- Los movimientos de las manos y del
cuerpo deben caer dentro de la clase
más baja con que sea posible ejecutar
satisfactoriamente el trabajo.
de
las
máquinas
y
1. - Debe evitarse que las manos estén
ocupadas sosteniendo la pieza cuando
esta pueda sujetarse con una plantilla.
5.- Debe aprovecharse el impulso cuando
favorece al obrero.
2. - Siempre que sea posible deben
combinarse dos o más herramientas.
6.- Son preferibles los movimientos
continuos y curvos.
3. - Siempre que cada dedo realice un
movimiento específico, debe distribuirse
la carga de acuerdo con la capacidad
inherente a cada dedo.
7.- Los movimientos de oscilación libre
son más rápidos, más fáciles y más
exactos.
4. - Los mangos, deben diseñarse para que
la mayor cantidad posible de superficie
esté en contacto con la mano.
8.- El ritmo es esencial para la ejecución
automática de las operaciones
repetitivas.
5. - Las palancas, barras cruzadas y volantes
de mano deben situarse en posiciones
que permitan manipularlos con un
mínimo de cambio de posición del cuerpo
y un máximo de ventajas mecánicas.36
9.- El trabajo debe disponerse de modo
que los ojos se muevan dentro de
límites cómodos.
b) Distribución del lugar de trabajo.
THERBLIGS.
1.- Debe haber un sitio definido y fijo para
todas las herramientas y materiales.
Las técnicas de micromovimientos se basan
en la idea de dividir la actividad humana por
movimientos o grupos de movimientos
denominados therbligs según el propósito con
el que se hagan.
2. - Las herramientas y materiales deben
colocarse donde se necesitarán.
3. - Deben de utilizarse depósitos de
abastecimiento por gravedad, para que
el material llegue tan cerca como sea
posible del punto de utilización.
Estas divisiones se deben a Frank B. Gilbreth,
fundador del estudio de movimientos, y la palabra
“therblig” es su apellido a la inversa. Gilbreth
distinguió dieciocho movimientos fundamentales
de las manos o de las manos y ojos. Los therbligs
indican los movimientos y las razones de
inactividad. Cada uno tiene su símbolo, letra y
color distintivo.
4. - Las herramientas y materiales deben
situarse dentro del área máxima de
trabajo y tan cerca del trabajador como
sea posible.
5. - Los materiales y herramientas deben
situarse en el mejor orden posible.
6. - Deben utilizarse dispositivos que
permitan al operario dejar caer el
trabajo terminado sin necesidad de
utilizar las manos para despacharlo.
36 Introducción al estudio del trabajo, Oficina
Internacional del Trabajo, págs.158-160
58
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Los therbligs se refieren primordialmente a los movimientos del cuerpo humano en el lugar de
trabajo y a las actividades mentales relacionadas con ellos. Permiten describir el trabajo con
mucha mayor precisión y detalle.37
LOS THERBLIGS
59
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
mucho mayor cuando funciona en condiciones
óptimas.
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
Organización y métodos (que siempre se
abrevia “O. & M.”) sustancialmente es el
estudio de métodos de oficina. Las técnicas
del analista de “O. & M.” Son exactamente las
del ingeniero de estudios de trabajo, pero se
aplican a todos los procedimientos
administrativos y de oficina.
Así, pues, no sólo un medio ambiente
peligroso puede constituir la causa directa de
accidentes y enfermedades, sino que,
además, la insatisfacción de los trabajadores
con condiciones de trabajo no adaptadas a
su nivel cultural y oscila puede conducir a la
disminución de la calidad y cantidad de la
producción.38
Métodos de registro.
El empleo creciente del equipo para
procesamiento de datos que ha tenido lugar
en la última década, y la consecuente
necesidad de analizar sistemas de flujo de
datos ha traído consigo una necesidad
verdadera de producir un conjunto de símbolos
de gráficas de flujos para el procesamiento
de datos. Las gráficas o diagramas registran
el flujo de datos más que las actividades de
hombres o maquinas, sirviendo esto para fines
bastante diferentes de los de las gráficas de
estudios de trabajo.
DISEÑO DE ESPACIOS.
La distribución de conjuntos así como el
plan detallado de la misma es básicamente la
organización de espacios. Se trata de situar
ciertas cantidades de espacio requerido en
relación de cada una de ellas con las demás,
para conseguir una función óptima de las
mismas, así como de lo que contienen. Por lo
tanto cuando tengamos el material, sus
cantidades, la secuencia de operaciones, el
equipo y los tiempos de operación,
estableceremos las necesidades de espacio.
Métodos de medición del trabajo de oficina.
Los cálculos de las áreas individuales
deben ser la base de las cifras de conjunto.
Para efectuar esto están disponibles todas
las técnicas de medición del trabajo. La técnica
del muestreo de actividades se aplica mucho
para los estudios departamentales.
Estos estudios pueden indicar la respuesta
apropiada a un estudio del factor de espacio.
Este es el camino de acción más fácil de
recomendar. Resulta generalmente más
económico y difícil lo que se puede hacer con
los edificios ya existentes. Sí estos pueden
ser mejorados a través de una distribución más
adecuada podremos ahorra un gasto
considerable.
Por lo general existe asociado con la
medición de la mano de obra indirecta alguna
forma de sistema de control.37
MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO.
La eficacia con que se realiza el trabajo está
condicionado no sólo por el método sino
también por el medio ambiente.
ILUMINACIÓN Y VENTILACIÓN.
Iluminación: Se calcula que el 80 por
ciento de la información requerida para
ejecutar un trabajo se adquiere por la vista. La
buena visibilidad del equipo, del producto y
La disminución de la productividad y el
aumento de las piezas defectuosas provocada
por las horas de trabajo excesivos y malas
condiciones del medio ambiente- sobre todo
iluminación y ventilación- han demostrado que
el organismo humano, pese a su inmensa
capacidad de aceptación, tiene un rendimiento
37 Oficina internacional del trabajo, págs.175-177
38 Keith Lockyer, págs.214-218
60
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
de los datos relacionados con el trabajo es un
factor esencial para acelerar la producción.
Cabe añadir que la visibilidad insuficiente y el
deslumbramiento son causas frecuente de
accidentes.
Señalización: Este concepto es importante
ya que es uno de las formas de prevenir
accidentes dentro del centro de trabajo.
Básicamente se refiere a las señales que
deben estar en el área de trabajo, carteles,
luces, carteles, zumbadores, timbres etc. Entre
las señales que contienen está la de zonas
restringidas, rutas de evacuación, ubicación
de extinguidores, salidas de emergencia,
teléfonos de emergencia, etc.
La visibilidad depende de varios factores:
tamaño del objeto con el que se trabaja,
persistencia de la imagen, intensidad de la luz,
color de la pieza, así como contraste cromático
y luminoso con el fondo.
La iluminación, debería adaptarse a la
naturaleza del trabajo; sin embargo; su nivel
debería aumentar no sólo en relación con el
grado de precisión del producto, sino también
en función de la edad de los trabajadores,
puesto que las personas de edad necesitan
una luz mucho más intensa que los jóvenes
para distinguir los detalles.
Estas señales son obligatorias para toda
empresa y el no contar con ellas es causa de
sanciones por parte de las autoridades
correspondientes ya que se considera que se
pone en riesgo la seguridad de los
trabajadores.
Ventilación: Los metros cúbicos de aire de
un local de trabajo, por muchos que sean,
nunca permitirán prescindir de ventilación,
porque ésta es el factor dinámico que
complementa el concepto de espacio, la
intensidad de la ventilación debe ser
inversamente proporcional al tamaño del local.
Color: Es la combinación de tonos básicos
para determinar uno solo, estos colores
pueden verse a todo nuestro alrededor estos
se utilizan en el área de producción para definir
áreas de riesgo rojo o amarillo), salidas de
emergencia (verde) etc. También los podemos
encontrar en la maquinaria y el equipo, son
factores suplementarios de seguridad, cuya
importancia ha sido reconocida por los
fabricantes de máquinas, herramientas y
equipos eléctricos.40
COLORES Y TEXTURAS.
Todos los locales de trabajo tienen un
mínimo de ventilación, si no son lugares
confinados; sin embargo, para que la
circulación del aire sea suficiente, se calcula
generalmente que el aire debe de cambiar de
cuatro a ocho veces por hora en las oficinas
donde se realicen los trabajos sedentarios, y
de ocho a doce veces por hora en los talleres.
La experiencia demuestra que una
combinación de colores acertada en el interior
de los locales contribuye a lograr una buena
iluminación. Además, los colores del lugar de
trabajo tienen efectos motivacionales
importantes, por lo que la elección de colores
claros y vivaces propiciará condiciones de
trabajo mas alegres.
Cuando la ventilación natural no es
adecuada hay que recurrir a la artificial.
En resumen, una ventilación adecuada
debe considerarse uno de los factores
importantes para la salud y la productividad
de los trabajadores.39
Textura: Se define como la superficie que
recubre a cualquier objeto, ésta puede tener
diversas formas corrugada, lisa, porosa etc.
Este concepto tiene mucho que ver con el área
de producción ya que es importante considerar
la textura que tienen las paredes del local para
evitar se filtre humedad o se acumule suciedad
39 Keith Lockyer, pág. 219
40 Organización internacional del trabajo, págs.55, 67
61
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
máquina no trabajará satisfactoriamente si no
se le tiene cuidado, y el costo de una avería
puede ser muy elevado.
por ello la textura que deben tener las
superficies debe ser la adecuada dependiendo
de la función para la que este planeada el
local.
El mantenimiento es un servicio
especializado de producción. La separación
entre producción y mantenimiento conduce
inevitablemente a un mal funcionamiento.
MOBILIARIO Y EQUIPO
Mobiliario: Este comprende todos los
objetos (muebles) que se utilizan para el
desempeño de las funciones entre otros
podemos mencionar los escritorios, sillas,
archiveros, libreros, etc.
Los deberes del departamento de
mantenimiento incluyen el cuidado de la
planta, la instalación de equipo nuevo y la
supervisión de nuevas construcciones. Las
secciones típicas del departamento de
mantenimiento son:
Equipo.-Es todo equipo electrónico y
mecánico utilizado para el desarrollo de las
actividades, entre otros podemos mencionar
computadoras, máquinas de escribir,
maquinaria pesada, grúas, automóviles etc.
1.- Los mecánicos.
2.- Los electricistas.
3.- El departamento de construcción.
La compra de cualquier pieza de equipo
invariablemente debe justificarse sobre bases
económicas, y su costo recuperarse en el
precio de venta de las mercancías fabricadas
o de los servicios ofrecidos.
4.- Ayudantes.
5.- Personal de limpieza.
6.- Subcontratistas.
Cuando un equipo se deteriora y
consecuentemente produce trabajo de muy
mala calidad se dice que está fallando. Al
trabajo que se efectúa antes de la falla se le
llama mantenimiento preventivo, mientras que
al realizado después de la falla se le llama
trabajo de emergencia.
Cuando se decide considerar la compra o
fabricación de una pieza de equipo, debe
efectuarse un estudio del caso. Este se realiza
en dos etapas: primeramente un examen
técnico de utilización reducirá la variedad de
equipos elegibles a proporciones manejables,
y en segundo lugar un análisis económico o
de costos determinará, cual de las diversas
alternativas técnicas es la más económica.41
MANTENIMIENTO
GENERALES-
Y
Servicios generales: Es el área encargada
de prestar los servicios que la entidad requiera;
entre los que podemos citar los siguientes,
limpieza general del área, tanto de oficinas,
como de mobiliario, para que el área de trabajo
este en condiciones idóneas para el
desempeño de las actividades.
SERVICIOS
Mantenimiento.- El mantenimiento de la
planta y del equipo en buen estado es esencial
para un funcionamiento eficiente. La mejor
41 Organización Internacional del trabajo, pág.59
62
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Lee con atención:
Una Institución te encarga determinar la distribución del área destinada a la atención al público
de una Unidad de Información Documental, para la cual te destinan una superficie de diez
metros cuadrados, en la que debes acomodar. Un mostrador de tres por uno y medio metros;
un escritorio convencional; dos sillas de oficina; una gaveta de 0.60 por 0.50 mts; una computadora
PC, y en ella deben laborar dos personas simultáneamente, en turnos de seis horas.
·
Grafica la distribución del mobiliario y equipo:
·
Indica las fuentes de iluminación (natural o eléctrica)
·
Desarrolla una rutina de tiempos y movimientos para atender una solicitud de información
(Llenado de solicitud, consulta en el catalogo, impresión de la información en función de la
tarea, equipo, mobiliario, espacio y recurso humano)
·
Considera la inclusión de elementos que mejoren el ambiente de trabajo.
Envía a tu aseror
63
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
UNIDAD IV
ENFOQUE DE SISTEMAS
Enfoque de sistemas
El razonamiento sistemático
Metodología básica para la investigación general de los sistemas
Sistematización de las áreas funcionales para las bibliotecas
OBJETIVO
Reconocer la importancia del enfoque de sistemas en el desarrollo de las actividades de las
Unidades de Información Documental.
64
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Todos los sistemas, con excepción quizás del
universo, interactúan y son influenciados por
su medio ambiente, aunque se han definido
límites a los mismos para facilitar su estudio y
análisis.
Introducción
La teoría de sistemas se aplica a los
aspectos administrativos y sociales. Estudia
las organizaciones como sistemas incluidos
en sistemas sociales mayores; que además,
se encuentran en constante movimiento,
interrelacionándose
y
afectándose
mutuamente.
Kenneth Boulding plantea los siguientes
niveles de desarrollo para los diferentes
sistemas:
1.
Primer nivel. Estructuración estática.
Señala que sin el conocimiento de la
estructura es imposible el conocimiento
de la dinámica o el funcionamiento de
un sistema por ejemplo. Un libro en una
biblioteca es una estructura, sin
movimiento por si mismo, pero al
interactuar con otro sistema como el
proceso de catalogación, se
transforma en parte del mismo y deja
de ser algo inerte.
2.
Segundo nivel. De relojería o
mecánico. Es necesario conocer la
mecánica del funcionamiento del
sistema. Es decir el conocimiento de
las relaciones y efectos de éstas entre
los elementos de un proceso (como los
engranes de una máquina) lo que
permite localizar rápidamente las fallas
y encontrar soluciones a problemas; o
prevenirlos antes de que se presenten.
3.
Tercer nivel. Desarrollo cibernético o
de equilibrio. Cualquier disciplina
avanza cuando llega a mantener el
equilibrio de los sistemas, dentro de un
rango de movimiento, para
manipularlos de acuerdo con los
intereses del hombre. Esto permite a
los científicos desarrollar avances
tecnológicos dentro de la televisión, la
radio, computadora etc. Dentro de un
sistema debe mantenerse un rango de
equilibrio teniendo cierta variabilidad y
de tener cualquier desviación debe
corregirse.
4.
Cuarto nivel. Estructura de
autorreproducción dentro de este nivel
Podemos citar un ejemplo para entender
lo anterior, una entidad económica el
suprasistema es la organización en general
sin embargo para poder funcionar necesita de
los subsistemas que la componen, cada área
y a su vez estas áreas necesitan de cada
departamento que las compone etc. Lo que
nos permite entender la interrelación que
tienen y cómo se afectan entre ellos.
La presente unidad nos mostrará lo que
es un sistema como está integrado y los
diferentes tipos de sistemas en relación a sus
características.
Todo lo anterior con el fin de que el alumno
comprenda cómo un Centro de Información
documental es y esta dentro de un sistema.
Enfoque de sistemas
El origen de este enfoque se remonta a las
concepciones aristotélicas de causa y efecto.
De que un todo forma parte de otro mayor.
Ludwing von Bertanlaffy afirma que no existe
un elemento físico o químico independiente,
ya que todos están integrados en unidades
relativamente interdependientes.
Un sistema es esencialmente un conjunto
u ordenamiento de cosas interconectadas, o
interdependientes, que forman una unidad
compleja. Estas cosas pueden ser físicas,
como las partes del motor de un automóvil,
biológicas, como los componentes del cuerpo
humano; o teóricas, como sería un conjunto
de conceptos, principios, teoría y técnicas en
un área determinada, como la Administración.
65
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
se empieza a diferenciar entre la vida
y no vida. Es decir que los sistemas
que entran en este nivel pueden o no
autorrepoducirse dependiendo de su
naturaleza.
5.
6.
Sexto nivel. Enfocado al mundo
animal, caracterizado por una
movilidad incrementada 42
Podemos distinguir varias clases de
sistemas:43
Quinto nivel. Nivel genético asociativo,
esta caracterizado por la planta.
Por el grado de interacción
con otros sistemas
Abiertos: Recibe influencia de o insumos Una biblioteca
del exterior
recibe
información de
Cerrados: No recibe influencia del exterior
un
sistema
externo
los
usuarios,
proveedores
Abstractos: Todos sus elementos son conceptos
Por su composición material
y objetiva
Por su capacidad de respuesta
Idiomas,
sistemas
filosóficos,
matemáticos etc.
Concretos: Cuando menos dos de sus elementos Maquina
son objetos
escribir
aeroplano
de
Lenguaje,
sistema
Pasivos: La capacidad de respuesta a estímulos numérico,
filosófico etc.
Activos: Tiene mayor capacidad de respuesta, a Las matemáticas
un estimulo de un sistema externo
Reactivos: Funcionan en respuesta a un estimulo Un libro en un
de otro.
estante
es un
objeto abstracto
al
entrar
en
contacto con el
usuario
se
convierte en un
sistema reactivo
Estáticos: No tienen movimiento interno
Por su movilidad interna
Por ejemplo el
termostato de
un calentador
Homeostáticos: Tienen un equilibrio en el de agua
movimiento interno
Por la predeterminación de su
funcionamiento
Probabilísticos: Existe incertidumbre sobre Por
ejemplo
su futuro, no se puede anticipar con
una empresa
precisión su derrotero.
El sistema
Determinìsticos: Pueden predecirse con
solar
certeza su funcionamiento.
Dinámicos: Tienen movimiento interno
42 Keith Lockyer, pag.135
43 Introducción a la administración, Hernandez y Rodríguez Sergio pág.153,154
66
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
El razonamiento sistemático
retroalimentación, este insumo indica
si el sistema esta en verdad
alcanzando un estado uniforme y si
no corre el riesgo de destruirse.
El enfoque sistemático considera
influencias y variables que interactúan cuando
realizan su trabajo. Podemos considerar este
concepto como un arreglo ordenado y
comprensivo de hechos principios, doctrinas
o cosas similares en un campo particular del
conocimiento o del pensamiento.
·
Los sistemas tienen subsistemas y son
parte de un suprasistema.
·
Los sistemas abiertos y los sistemas
sociales tienden hacia una mayor
diferenciación y elaboración conforme
Los sistemas como el cuerpo humano, las
crece el sistema tiende a volverse mas
universidades, empresas, bibliotecas están
especializado en sus elementos y a
interconectados con otros sistemas.
elaborar su estructura, a menudo
sus limitesdeo creando un nuevo
Dependientes:
Un
alto
grado
deamplia
Un sistema
La naturaleza básica
de los sistemas
suprasistema
fronteras más
es
dependencia de otros sistemas, sus metas computo si no con
incluye los siguientes
conceptos:
alimentado
con
están determinadas por el exterior
amplias.
información
no
·
Un sistema, es más que la suma de
·
Los
sistemas
abiertos pueden alcanzar
puede
procesar
sus partes, debe ser como un todo.
losnada
resultados deseados (homeostasis
El ser humano
dinámica,
o estado uniforme) de
·
Los sistemas pueden considerarse
Por su grado de dependencia
tomar
Independientes: Están regidos por ellos puede
diversas maneras, mediante un
cerrados o abiertos
mismos y pueden modificarse por la libertad decisiones sobre
concepto
o proceso llamado
su propio sistema
que tienen para decidir
·
Los sistemas
debe
tener
límites
que
Interdependientes: Existe relación entreequifinalidad.44
lo separen de
medio yambiente.
dossu
sistemas
dependen Se
el uno del otro
puede considerar la administración
En los últimos años, estudiosos y escritores
como un sistema, creando sus
de la administración han subrayado el enfoque
fronteras.
de sistemas en el estudio y análisis del
pensamiento administrativo.
·
Un sistema abierto debe alcanzar un
estado en el que consuma suficientes
insumos de su medio ambiente para
compensar sus productos mas la
energía y materiales utilizados en la
operación del sistema.
·
El uso desde hace tiempo de la teoría y
análisis de sistemas en las ciencias físicas
y biológicas ha dado lugar a la formación de
un cuerpo considerable de conocimientos
sobre sistemas, Se encontró que la teoría
de sistemas puede aplicarse a la teoría y
ciencia administrativas. Si bien la teoría
administrativa, como sistema, tiene límites,
con el fin de facilitar su estudio, podemos
Si un sistema alcanza una
homeostasis dinámica debe tener una
44 Hernandez Rodríguez , págs.156-158
67
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
afirmar que es un sistema abierto a su medio
ambiente, Así, cuando los administradores
planean, deben tomar en cuenta variables
externas como los mercados, la tecnología,
fuerzas sociales, leyes y reglamentaciones.
Cuando diseñan un sistema organizacional
para proporcionar un ambiente adecuado
para el desempeño, no pueden evitar la
influencia de las pautas de comportamiento
que las personas traen a sus trabajos del
ambiente externo a la empresa.
Los sistemas también juegan una parte
importante en el área de la Administración. Existen
sistemas de planeación, sistemas organizacionales
y de control. Y dentro de ellos pueden percibirse
varios subsistemas, como los de delegación, redes
de planeación y presupuestación.
Metodología básica para la investigación general de los sistemas
En todo sistema se encuentra, como mínimo cuatro elementos necesarios para la existencia
de este.
PROCESO
INSUMO
PRODUCTO
Insumos: abastecen al sistema de lo
necesario para cumplir su misión
no son los insumos sino el lugar donde estos
se reciben.
Proceso: Transformación de los insumos
de acuerdo con ciertos métodos propios de la
tecnología de l sistema.
Unidad de proceso: En el momento que
el sistema recibe los insumos, información o
materiales, los transmite a la unidad de
proceso que esta organizada para la
transformación de estos insumos de acuerdo
a la finalidad del sistema.
Producto: Resultado del proceso este es
a su vez insumo de otros sistemas.
Retroalimentación: Respuesta de los
sistemas que han recibido como insumo el
producto de un sistema previo o la respuesta
de su medio ambiente cuando este ha recibido
el un producto del sistema.
Esta unidad comprende las siguientes
partes y que pueden considerarse como
subsistemas
Unidad de dirección o subsista gerencial:
Su función es tomar decisiones y coordinar la
empresa con el medio ambiente o suprasistema.
Establecer los mecanismos reguladores de la
Unidad de entrada. Es donde el sistema
recibe los insumos provenientes del exterior
68
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
actuación de los miembros con el fin de orientarlos
hacia el cumplimiento de la tarea básica de la
organización y establecer la estructura
organizacional y las jerarquías que requiere el
sistema. Esta unidad debe mantener el sistema
dentro de los límites de eficiencia y productividad.
definido. Así pues las áreas funcionales son
sistemas que forman parte de un suprasistema.
Unidad de control: Su finalidad es de
mantener las variables del proceso dentro de los
términos deseados, señala las desviaciones, para
corregir la marcha del proceso. Puede ser
automática, para que responde en forma
programada a irregularidades o problemas. Si no
es automática, se necesita que la unidad de control
informe al unidad de dirección, cuya función es la
de analizar la problemática y emitir ordenes de
corrección. También alimenta la unidad de
memoria, la que tiene como propósito retener y
recordar el pasado y dejar huella de lo acontecido.
Por ejemplo si no existiera el área de recursos
humanos no contaríamos con el personal para
poder llevar acabo las actividades para lo que
esta enfocada la Unidad de Información. El área
de finanzas es la que se encarga de dotar de los
recursos necesarios para su funcionamiento. El
de producción se encarga de tener las
instalaciones adecuadas para llevar a cabo las
funciones de la Unidad de Información. El área
de mercadotecnia esta diseñada para estudiar
las posibles expansiones o para determinar cual
es el acervo que más se utiliza o para detectar
las necesidades de los usuarios.
Cada una de las áreas tiene una función que
es importante y que el supra sistema llamado
biblioteca necesita para funcionar.
Unidad de memoria: Tiene como propósito
retener y recordar el pasado y dejar huella de lo
acontecido.
Debemos considerar que a su vez cada área
funcional esta compuesta por subsistemas que nos
ayudan a alimentar e interactuar con el suprasistema,
un subsistema que podemos considerar
trascendental en cada una de las áreas funcionales
es la aplicación de los sistemas tecnológicos
(computadora) los cuales nos van ayudar a la
optimización de las funciones dentro de cada área.
Unidad de salida: Es el medio por el cual el
sistema entrega el producto o productos
resultantes de su proceso al exterior. La unidad
de salida es el medio por el cual el producto pasa
por ejemplo una computadora la unidad de salida
es la impresora, el producto es la información
contenida en una hoja impresa o la que es
visible en la pantalla del monitor.
En otras palabras podemos sistematizar cada
una de las áreas funcionales para su mejor
desarrollo y funcionamiento.
Unidad de retroalimentación: La
retroalimentación consiste en la recepción de
señales provenientes del exterior del sistema lo
que le permite a estas determinar sí sus intercambios
con el medio principalmente monitorea el medio
ambiente y las relaciones del sistema con este.45
En el área de personal contar con un sistema
que permita procesar los datos de todo el personal
vigente y para tener un mejor control de todos
nuestros procesos. El área de finanzas puede
utilizar este subsistema para el mejor desempeño
del trabajo contar con conexiones de Internet para
el desarrollo del área. Producción este punto sea
refiere a que se cuente con las instalaciones
adecuadas para el desempeño de las actividades
dentro de la biblioteca viéndonos muy ambiciosos
la consulta, por medio de terminales, de los
catálogos. El área de mercadotecnia es la que se
va a encargar de llegar a todos los usuarios
potenciales para acercarlos al uso de la Unidad
de Información y su aprovechamiento.
Sistematización de las áreas funcionales
para las bibliotecas
Como ya lo hemos visto todo es parte de un
sistema donde cada uno de sus elementos esta
interrelacionados y los cuales tienen un objetivo
45 Koont y O’Donnell , págs.15,16
69
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Elige una Unidad de información a la que tengas acceso (Archivo o Biblioteca):
En relación con los objetivos de la Unidad de información:
1.
Indaga las características de cada una de las áreas funcionales
2.
Elabora un cuadro con dos columnas en el que describas el estado actual de las áreas y
tus sugerencias de cambios para mejorar el funcionamiento de dichas áreas
Envía a tu asesor
70
AREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Keith Locklyer
Bibliografía Consultada
La producción industrial.
Kotler Philip
Ed. Representaciones y servicios de
ingeniería.
Dirección de Mercadotecnia
Análisis, planeación, implementación y
control.
Introducción al estudio del trabajo.
Ed. Limusa.
Weiers Ronald M.
Investigación de Mercados
Velázquez Mastretta G
Prentice Hall
Administración de los sistemas de
producción.
Fischer Laura
Ed. Limusa
Mercadotecnia
Interamericana
Muther Richard
DISTRIBUCIÓN EN PLANTA.
Fischer, Laura Alma Navarro
Introducción
Mercados
Ed. Hispano Europea
a la Investigación de
Lucas Ortueta, Ramón de
Mc. Graw Hill
Organización científica de las empresas.
Ed. Limusa.
Mills Richard L
Estadística para economía y administración
Mc. Graw Hill
71