SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Codigo: GC-MR-001 SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Fecha: 27 de Febrero de 2015 PROCESO: GESTION INTEGRAL Version 002 MATRIZ DE RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD, RENDICION DE CUENTAS Y COMPETENCIAS Pagina 1 de 1 RENDICIÓN DE CUENTAS NIVEL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD DIRECTIVO Superintendente de Sociedades Superintendentes Delegados Secretario General - Jefe Oficina Asesora Jefe de Oficina - Intendentes Regionales Director - Subdirector 1. Definir y actualizar cuando sea necesario la política del Sistema de Gestión Integral-SGI 2. Garantizar el cumplimiento de requisitos legales aplicables a cada uno de los procesos gestión ambiental. 3. Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el funcionamiento y optimo desarrollo del SGI. 4. Liderar la implementacion del SGI 5. Nombrar el (los) Representantes de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral. 1. Hacer cumplir lo definido en el manual del Sitema de Gestión Integral. 2. Aprobar los recursos para el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral 3. Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales vigentes y/o internas relacionadas con el SGI. 1. Conocer los avances, resultados, operación y efectividad de las acciones emprendidas en el SGI. 2. Cumplir con los requisitos legales aplicables a cada uno de los procesos de gestión ambiental. 3. Participar en la implementacion del SGI. 4. Presentar para aprobación de la alta Dirección los recursos necesarios para el óptimo desarrollo del SIG. 5. Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos del Sistema de Gestión Integral. 6. Mantener permanente retroalimentación de los procesos, planes y programas de su responsabilidad mediante la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 1. Vigilar la implementación, mantenimiento y mejora del SGI. 2. Revisar los proyectos para asignacion de recursos para el funcionamiento del SGI. 3. Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales vigentes y/o internas relacionadas con el SGI. 4. Exigir las actas de disposición final o aprovechamiento de los residuos generados. 5. Inspecciones periódicas de seguimiento a las actividades realizadas por los contratistas. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL COMPETENCIAS 1. Promover capacitaciones FUNCIONARIOS CON PERSONAL A CARGO Asesor Profesional Especializado Profesional Universitario Supervisores de Contratos 2. Participar en simulacros 3. Incentivar reporte de actos, inseguras, incidentes y accidentes condiciones No requieren competencias adicionales a las del Manual de Funciones. El entrenamiento y capacitacion sobre temas de 4. Partcipar en la investigación de los accidentes Gestion Ambiental se encontraran contemplados en el de trabajo de los funcionarios a su cargo. Plan de Capacitacion, Induccion y Reinduccion. 5. El representante legal o a quien este delegue debe firmar las investigaciones de los accidentes de trabajo. 1. Participar en capacitaciones 2. Participar en simulacros No requieren competencias adicionales a las del 3. Promover el reporte de actos, condiciones Manual de Funciones. inseguras, incidentes y accidentes El entrenamiento y capacitacion sobre temas de 4. Participar en la investigación de los accidentes Gestion Ambiental, se encontraran contemplados en el de trabajo de los funcionarios a su cargo. Plan de Capacitacion, Induccion y Reinduccion. 5. Participar en la elaboracion de la matriz de riesgos de SySO. 1. Participar en capacitaciones FUNCIONARIOS SIN PERSONAL A CARGO Asesor Profesional Especializado Profesional Universitario Técnico Administrativo Asistencial 1. Determinar e Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. 2. Cumplir con los requisitos legales aplicables a cada uno de los procesos de gestión ambiental. 3. Participar en la implementacion del SGI. 1. Vigilar la implementación, mantenimiento y mejora del SGI. 2. Revisar los proyectos para asignacion de recursos para el funcionamiento del SGI. 3. Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales vigentes. 2. Participar en simulacros 3. Reporte de actos, condiciones inseguras, incidentes y accidentes No requieren competencias adicionales a las del Manual de Funciones. El entrenamiento y capacitacion sobre temas de 4. Informar al jefe inmediato las condiciones fisicas Gestion Ambiental, se encontraran contemplados en el del puesto de trabajo. Plan de Capacitacion, Induccion y Reinduccion. 5. Participar en la elaboracion de la matriz de riesgos de SySO. CONTRATISTAS 1. Conocer la operación del SGI. 2. Cumplir con los requisitos legales aplicables y los exigidos en el proceso de contratacion respecto del objeto del contrato y gestión ambiental. 3. Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos del Sistema de Gestión Integral. 4.Garantizar que su actividad no genere impactos ambientales. Si llegare a presentarse que por necesidades propias de la actividad es inevitable la generación de impactos ambientales deben presentar un plan de acción para la mitigación de estos. 5. Mantener permanente retroalimentación de los procesos, planes y programas de su responsabilidad mediante la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 1. Vigilar las acciones de implementación, mantenimiento y mejora del SGI realizada por sus trabajadores al interior de la entidad. 2. Revisar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones legales. 3. Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales vigentes. 4. Informar oportunamente al supervisor del contrato de cualquier incidente o situación que se presente que no este planificada y vaya en contra del SGI, principios y valores o los entes de control pertinentes 1. Participar en simulacros 2. Promover el reporte de actos, condiciones inseguras, incidentes y accidentes 3. Participar en la investigación de los accidentes de trabajo de los funcionarios a su cargo. 4. Participar en la elaboracion de la matriz de riesgos que permitan asegurar el cumplimiento del objeto contractual y de los requisitos legales 1. Las competencias que requieren las establece el objeto contractual según la identificación de aspectos e impactos ambientales derivados de la misma. 2. Tener conocimientos en temas relacionados con gestión de calidad y/o gestion ambiental. 1. Programar capacitaciones 2. Programar en simulacros Responsable de Gestion Ambiental. 1. Elaborar y actualizar los procedimientos, programas, planes, formatos e instructivos relacionados con los sistemas de gestion. 2. Elaborar las matrices de aspectos e impactos de la Superintendencia de Sociedades. 3. Publicar los documentos actualizados de cada uno de los sistemas de Gestion. 4. Liderar la implementacion del SGI. 5. Realizar el seguimiento a las actividades propias del SGI. 6. Sensibilizar a todo el personal sobre los temas relacionados con Gestión Ambiental. 1. Vigilar la implementación, mantenimiento y mejora del SGI. 2. Vigilar el cumplimiento de las normas legales vigentes en el desarrollo de cualquier actividad. 3. Determinar las acciones preventivas y/o correctivas en cada actividad que se lleve a cabo en la entidad. 4. Liderar las actividades de mantenimiento y mejora del SGI. 5. Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales vigentes. 3. Analizar los reportes de actos y condiciones inseguras. 4. Consolidar la informacion para el levantamiento 1. Tener conocimientos afines en calidad y/o gestion de la matriz de riesgos de SySO. ambiental. 2. Tener experiencia relacionada con la implementacion 5. Participar en las inspecciones planeadas. y/o mantenimiento de sistemas de calidad y/o gestion ambiental. 6. Acompañar en la investigacion de accidentes. 7. Firmar el reporte de la investigacion de accidentes graves o mortales. (Responsable de SYSO) 8. Divulgar al interior de la entidad todos los actos, condiciones inseguras, incidentes y accidentes