Capítulo IV. Análisis del proceso de recepción de material. IV En el capítulo IV se hace mención sobre el proceso de recibo de material dentro de la Empresa Máster Lock de Nogales, Sonora., efectuándose de la siguiente forma: Recibo de materia prima de los diferentes proveedores externos. Recibo de materia prima de proveedor interno (Planta de Milwaukee, Wisconsin). Revisión del pedido del cliente (orden de trabajo). Revisión física del material (inspección). Determinación de los kilogramos de material por contenedor y tarima. Ubicación del material recibido en almacén de ambos proveedores. 4.1 Proceso de recibo de material. El proceso de recibo de material inicia en el momento de recepción de material en los puertos de acceso para la caja de remolque y asegurar su posición correcta, para disponer del material con el uso de montacargas y pasarlos al área de recepción de material para su verificación física y cantidades solicitadas en el listado y comparar con su factura de material solicitado. El Desarrollo de las actividades para recibir el material se desarrolla de la siguiente manera: Recepción de material de importaciones de Nogales, Arizona y de proveedores locales. Acceso de material a rampa de recibo de la planta. Aseguramiento de la caja del tráiler en la rampa. Descarga del material de la caja. Una vez que se descarga material en área de recibo, él guardia se dispone a revisar las condiciones del material revisando que llegue completo y en buenas condiciones. Encargado de recibo toma los paquetes de listas de material de las cajas de los tráileres. Verificación de números de partes, cantidades y comparación del material físico contra el listado de material. Separación del material por números de partes, orden de compra y reemplazos. Pág. 48 Separación y verificación del material físico contra la lista, verificando nuevamente la lista contra la factura de importación del material, en el caso de no concordar la factura y la lista, se anota en la factura el material que no coincidió, pero que se encontró físicamente, en caso de coincidir ambas partes se envía material a inspección en el área de recibo. Recepción y verificación del material en factura, se envía la lista a captura en el sistema, el material que no coincidió con la factura de material se envía en un reporte de diferencias a los encargados de compras. 4.2 Análisis de estudio de tiempos de Recibo de material de los diferentes tipos de embarques. Se realizo la separación de los distintos proveedores de materiales, para poder hacer un análisis más completo, tomándose en cuenta las diferentes horas de arribó del material para la planta y su ubicación de cada puerto de acceso para proceder a realizar su descarga de material, considerando primeramente el aseguramiento de caja de caja de tráiler y de equipo para su descarga. Para realizar cada una de estas actividades durante la jornada normal de trabajo se obtiene la relación de trabajo efectivo durante las 10.3 horas de trabajo normal. La diferencia del Tiempo Efectivo –Tiempo Real efectivo del almacenista de piso de recibo es de 2.323 horas, mismas que utiliza para realizar la misma actividad solo que el espera a proveedores chicos para recibir los materiales durante el turno de trabajo, mientras por la mañana las 6.20 horas efectivas las utiliza sin ningún contratiempo para recibir directamente los 2 embarques de Milwaukee y 1 embarque de PROTRANS, mientras el administra sus 2.323 horas para seguir recibiendo los materiales de los proveedores pequeños. Grafico 4.1 Tiempo de recibo de material Pág. 49 4.3 Revisión e inspección de Material de Embarques. Para la revisión o inspección de material pesado, flejado y material no considerado para pesar, se requiere de 3 almacenistas de piso, dos almacenistas de piso dedicados a inspeccionar y uno dedicado a pesar y flejar el material. Dando como resultado el tiempo efectivo laborado de cada uno de 7 horas, mientras que el restante de las 8.523 horas de trabajo lo emplean en la revisión del material que llega, revisión y correcciones de peso, revisión de reportes de materiales pesados, flejado, con material considerado para peso, fleje y recibos de información de aduanas para saber que materiales van a llegar, en lo cual invierten su tiempo efectivo restante de 1.523 horas para desarrollar estas actividades. Gráfica 4.2 Tiempo de inspección de material diario. Pág. 50 4.4 Localización y tiempos efectivos de los materiales de embarque. Para la localización el tiempo efectivo destinado al recibirse los tres embarques, dos de Milwaukee y otro de PROTRANS, y los demás proveedores de Cromadora, Alloyd Brands, Kato Spring, etc., que se reciben por la mañana se requiere de 2 almacenista de pisos, para dichas actividades emplean un tiempo efectivo de 12.42 horas y de manera individual 6.21 horas, mientras que el restante del tiempo efectivo de las 8.523 horas lo emplean en recibir a los pequeños proveedores que van llegando en el transcurso del día, revisando las cantidades que se reciben, anotando en su formato 7REG-148 para ser llenado y entregado a captura para ser subidas las cantidades recibidas en sistema y se encuentren a disposición de almacén para surtir producción. A continuación se aprecia en su gráfica 4.3 sus tiempos de localización de los diferentes embarques. Gráfica 4.3 Tiempo de localización de material diario. Pág.51 4.5 Proceso del área de inspección de proveedores externos y Milwaukee. En el proceso del área de inspección se separa el material de recibo por proveedores externos y de la planta proveedora de Milwaukee. El material que se recibió pasa al área de auditoría (inspección), si el material es de procedencia de la planta de Milwaukee se prepara el reporte de inspección con el documento enviado por correo procedente de Milwaukee y el historial, si es un componente nuevo se prepara con la planeación manifestada por la empresa y el historial para impresión del diseño del componente, si es material de un proveedor externo no se revisa en caso de que sea requerido por la planta. Al recibirse los componentes de la planta de Milwaukee y los nuevos componentes, algunas veces vienen ya con el sello de pasar lote, y se sella la hoja de identificación, si el material no está sellado con el pase de lote pasa al área de revisión para hacer la muestra de lote usando la tabla que especifica la cantidad de muestra a pesar dependiendo de la cantidad del lote (AQL) y llenar registro 7-REG-052. Si pasa la revisión el material es pesado y se llena el registro 8-REG-119, en caso de una diferencia se modifica y se pone la cantidad correcta en la hoja de identificación, y se pone sello de no pesar, si la información es correcta simplemente se pone el sello Pág. 52 de no pesar, a su vez verifican el material si trae boleta para MRB, en caso de no traer se envía a localización dentro de almacén, pero si trae boleta se envía a MRB. 4.6 El proceso de material no recuperable (MRB) desarrolla las siguientes actividades: El desarrollo del proceso de MRB, se da en el momento de recibir los materiales que son devueltos por producción, mismos que llegan con boleta de material no recuperable, para pasar inmediatamente a revisar la procedencia del área de producción que devolvió el material ó si fuese un caso especial que se haya enviado para su revisión. Llega material a MRB. Revisan si la boleta viene firmada En sorteo de material firman boleta y arrancan la copia mostaza de la boleta, se entrega original a capturista. En el caso de no venir firmada, revisan si el material vienen de producción, de no ser cierto corrigen el error los auditores y la firman para enviarla a sorteo. En el departamento de sorteo de material revisan la procedencia del material, si es de inspección se revisa el registro 8-REG-118(anexo pág. 130) MRB de inspección. Se toman fotos de las muestras rechazadas y de las ordenes de compras (P.O’S o ERMS.) Verificación de artículo terminado, en caso de ser defectuoso se genera una hoja de notificación para el proveedor (CAR). Proveedor envía la CAR contestada de acuerdo al tipo de daño ocurrido con el material. Se aprueba respuesta, en caso no aprobarse nuevamente el proveedor envía la CAR contestada. Si la CAR es aprobada se envía al encargado de recibir notificaciones para que la ponga en verificación. Pág.53 Si el siguiente recibo es aceptado la CAR se cierra, en caso de no ser aceptado el siguiente recibo se extiende la verificación de la CAR y se le pide al proveedor que tome medidas sobre el asunto. El proveedor nuevamente envía la CAR contestada y así sucesivamente continua con el ciclo hasta que la hoja de notificación se cierre y se acepten los demás recibos. 4.7 El proceso de MRB cuando el material no pasa por el área Inspección desarrolla las siguientes actividades: Una vez recibidas las boletas en el área de MRB, se verifica la información contenida en la boleta y el motivo porque no paso la revisión el material ó si presento defectos en el proceso, mismos cambios que reporta el ingeniero de procesos para que se verifique el material, que en su mayoría de los casos es material no recuperable por lo que se tiene que dar disposición del material ya sea si se puede reparar ó tirar. Este proceso se desarrolla de la siguiente manera: Si el material que llego de recibo no pasó por inspección, se recibe una hoja de rectificación de material (NCR) del Ingeniero de Procesos. Se imprime localización de material en almacén y se hace una purga. Agregando los resultados de la purga en NCR. Si el rechazo no es mayor o recurrente se envía una NCR a contacto de compras. El contacto de compras verifica si producción requiere material, si lo requiere sortean el material que necesitan, en el caso de no necesitar esperan disposición del proveedor. Al mismo tiempo verifican si el material es de otra procedencia, si el material es de Milwaukee envían la NCR al sistema Sue Sprosty, y verifican si producción requiere material, en caso de requerir sortean el material que necesitan, en caso de no necesitar llenan el formato de rechazos de producción (INC. /PISO) y lo suben en la partición del Disco S: / de la empresa, a los cuales se les da disposición en junta Pág. 54 semanal de MRB. 4.8 Proceso de separación de material de proveedor Milwaukee, Wisconsin. En el momento que llega el material al área de inspección se separa el material de proveedores de Milwaukee y Externos, para el desarrollo de la disposición de material de Milwaukee se llena una hoja de rectificación de material (NCR) en el software del sistema de base de datos (ORACLE), donde se verifica si producción requiere material, si producción requiere material de Milwaukee se sortea el material, en caso de no requerir material se llena el formato de rechazos (INC./PISO) en la partición del Disco S:/ a los cuales se les da disposición en junta semanal de MRB, por lo que significa que tienen que seleccionar una de sus 5 disposiciones de material que son :Sorteo, Re trabajó, Retorno del Vendedor, Material no Recuperable y Desviación. 4.9 Proceso para disposición de material de sorteo. Para la disposición de material de sorteo separan todo el material bueno del malo y revisan los defectos que presenta y hacen una lista de todo el material que sirve para ser nuevamente inspeccionado y ubicado en almacén. El material malo se tira y al finalizar la separación de material bueno del malo se llena un registro de las horas invertidas para realizar este proceso. El desarrollo de las actividades del proceso de sorteo es la separación de materiales es de la siguiente manera: Separar material bueno/malo Llenar registro 8-REG-125 de horas invertidas. Separar el material bueno y colocar copia rosa de boleta y al material malo le colocan boleta original. Si el material es bueno se pesa y anotan cantidad correcta en boleta rosa, se re-inspecciona con el registro 8-REG-108 (anexo pág. 131). Si pasa la re-inspección se pone el sello de re-inspección y llenan el formato 8REG-098 y se envía boleta rosa para captura en sistema, en caso de no pasar la re-inspección se envía a re-trabajó o se hace nuevamente una lista o guía de material. Pág.55 4.10 El proceso para disposición de material de re- trabajo. Para la disposición de material de re-trabajo en el área de MRB se revisa la boleta de material para re-trabajo, las cantidades que se van a reparar y la procedencia del área de producción que solicita la reparación del material, una vez reparado se llena el registro de horas de re-trabajo invertidas, si dicho material no se puede reparar internamente se manda hacer una cotización para un proveedor externo en especifico que pueda hacer el re-trabajo y devolverlo a la empresa para su re-inspección, enviando factura de material de re-trabajo para captura en sistema ORACLE para ser direccionado al inventario de re-trabajos. El desarrollo de las actividades del proceso de re-trabajo es de la siguiente manera: Se revisa si el material se puede re-trabajar internamente, si se puede se retrabajar en Máster Lock Nogales y se llena el registro 8-REG-125 de horas de re trabajo. En caso de no retrabajar internamente se hace una cotización ALPHA 1076. Si la cotización es aprobada se hace una guía o lista, si no es aprobada se llena el formato de rechazos de inspecciones de piso de producción y se sube información a la carpeta de Rechazos de inspecciones de piso (INC. /PISO) en la partición del Disco S: / a los cuales se les da disposición en junta semanal de MRB, por lo que significa que tienen que seleccionar una de sus 5 disposiciones de material que son: Sorteo, Re trabajó, Retorno del Vendedor, material no recuperable y Desviación. Una vez hecha la guía o lista, el material se envía al inventario de sorteo de retrabajos del 521 con fecha de mes, día, año. (SOR 521) (MMDDYY) y se entrega boleta a capturista. Nuevamente el material re trabajado regresa a re-inspección. 4.11 El proceso para disposición de material de retorno del vendedor. En el proceso de material de Retorno del vendedor se origina cuando existe sobrante de material que en su defecto es material que se puede perder fácilmente ó si se trata Pág.56 de material que tiene mucho tiempo sin utilizar, para ellos hacen una lista del material para regresarse nuevamente con su vendedor. El desarrollo de las actividades del proceso Retorno del Vendedor es de la siguiente manera: Preparación de material Llenar la lista del contenido de material. Encargado de recibo envía el material al inventario de retorno de material de vendedor (INTEROG). 4.12 El proceso para disposición de material no recuperable. Para la disposición de material no recuperable se verifica su boleta de material y la causa por lo que el material ya no se puede volver a usar o reparar, usando su formato de registro 7-REG-105 para enviarse a ciclo cuentos y que hagan el ajuste de material directamente y tiren el material que ya no se puede recuperar. El desarrollo de las actividades del proceso de material de no recuperable es de la siguiente manera: Se llena el formato de ajustes 7-REG-105 y se envía a ciclo cuentos. Se tira físicamente el material. Se archiva boleta original. 4.13 El proceso para disposición de material de desviación. Para la disposición de material por desviación se hace mediante el llenado del registro 8-IT-020 donde se explica la razón ó el motivo por lo que se requiere desviar el material de producción para almacén, para que este se liberado mediante el registro 8-REG108(anexo pág.131) para ser dado de alta en captura de sistema ORACLE y este sea descontado de producción, en el caso de no aprobarse la desviación se indicara en una carpeta como rechazo de producción y se tendrá que realizar una junta semanal de MRB para darle unas de sus 5 disposiciones Pág. 57 de usos de materiales. El desarrollo de las actividades del proceso Desviación es de la siguiente manera: Se sigue el procedimiento del registro 8-IT-020. Si el procedimiento del registro se aprueba se libera material y se llena el registro 8-REG-108 (anexo pág.131) colocándole la copia rosa de desviación al contenedor y se entrega original a captura. En caso de no aprobarse se llena el formato de rechazos del piso y se sube información en la carpeta de rechazos (INC. /PISO) en la partición del Disco S: / a los cuales se les da disposición en junta semanal de MRB, por lo que significa que tienen que seleccionar una de sus 5 disposiciones de material que son: Sorteo, Re trabajó, Retorno del Vendedor, material no recuperable y Desviación. 4.14 Proceso de Separación de Material de Proveedor Externo. En el momento que llega el material al área de inspección se separa el material de proveedores de Milwaukee y Externos, para el desarrollo de la disposición de material de proveedores Externos se llena una hoja de notificación de material (NCR) usando el registro 8-REG-077 y se envía a contacto de compras, se verifica si producción requiere material, si producción requiere material de Proveedores Externos se sortea el material, en caso de no requerir material se espera la disposición del proveedor ,por lo que significa que tienen que seleccionar una de sus 6 disposiciones de material que son :sorteo, re trabajó, retornar con crédito, material no recuperable ,reemplazo y Desviación. 4.15 El proceso para disposición de material de sorteo. Para la disposición de material de sorteo separan todo el material bueno del malo y revisan los defectos que presenta y hacen una lista de todo el material que sirve para ser nuevamente inspeccionado y ubicado en almacén. El material malo se tira y al finalizar la separación de material bueno del malo se llena un registro de las horas invertidas para realizar Pág. 58 este proceso. El desarrollo de las actividades del proceso de sorteo es de la siguiente manera: Separar material bueno/malo Llenar registro 8-REG-125 de horas invertidas. Separar el material bueno y colocar copia rosa de boleta y al material malo le colocan boleta original. Si el material es bueno se pesa y anotan cantidad correcta en boleta rosa, se re-inspecciona con el registro 8-REG-108(anexo pág.131). Si pasa la re-inspección se pone el sello de re-inspección y llenan el formato 8REG-098 y se envía boleta rosa para captura en sistema, en caso de no pasar la re-inspección se envía a re-trabajó o se hace nuevamente una lista o guía de material. 4.16 El proceso para disposición de material de re- trabajo. Para la disposición de material de re-trabajo en el área de MRB se revisa la boleta de material para re-trabajo, las cantidades que se van a reparar y la procedencia del área de producción que solicita la reparación del material, una vez reparado se llena el registro de horas de re-trabajo invertidas, si dicho material no se puede reparar internamente se manda hacer una cotización para un proveedor externo en especifico que pueda hacer el re-trabajo y devolverlo a la empresa para su re-inspección, enviando factura de material de re-trabajo para captura en sistema ORACLE para ser direccionado al inventario de re-trabajos. El desarrollo de las actividades del proceso de re trabajo es de la siguiente manera: Se revisa si el material se puede re-trabajar internamente, si se puede se retrabajar en Máster Lock Nogales y se llena el registro 8-REG-125 de horas de re-trabajo. En caso de no re-trabajar internamente se solicita una cotización a otra empresa usando el formato ALPHA 1076. Si la cotización es aprobada se hace una guía o lista, si no es aprobada se llena el formato de rechazos de piso y se sube información en la carpeta de rechazos Pág. 59 (INC. /PISO) en la partición del Disco S: / a los cuales se les da disposición en junta semanal de MRB, por lo que significa que tienen que seleccionar una de sus 5 disposiciones de material que son: Sorteo, Re trabajó, Retorno del Vendedor, Scrap y Desviación. Una vez hecha la guía o lista, el material se envía al inventario de sorteo de re-trabajos del departamento 521 con fecha de mes, día, año. (SOR 521)(MMDDYY) y se entrega boleta a captura. Nuevamente el material re-trabajado regresa a re inspección. 4.17 El proceso para disposición de material de retornar con crédito. El desarrollo de las actividades del proceso retornar con crédito son de la siguiente manera: Se hace guía del contenido de materiales para las empresas transportadoras Fedex y UPS. Se envía material y la boleta para captura en sistema. Captura de registro de material en la base de datos del sistema (ORACLE). Enviar material al inventario de sorteo de retorno con crédito con fecha de mes, día, año, SOR-CM (MMDDYY). 4.18 El proceso para disposición de material no recuperable. Para la disposición de material no recuperable se verifica su boleta de material y la causa por lo que el material ya no se puede volver a usar o reparar, usando su formato de registro 7-REG-105 para enviarse a ciclo cuentos y que hagan el ajuste de material directamente y tiren el material que ya no se puede recuperar. El desarrollo de las actividades del proceso de material de no recuperable es de la siguiente manera: Espera a que proveedor envié Pág. 60 el crédito del material. Se llena el formato 7-REG-105 y es enviado a fin y ciclo cuentos. Físicamente se tira el material malo. Se archiva boleta. 4.19 El proceso para disposición de material de Reemplazo. Para este proceso se hace una guía de material recibido para generar una nueva guía en la que informe el cambio o reemplazo del material a requerir. El desarrollo de las actividades del proceso Reemplazo son de la siguiente manera: La disposición de material de reemplazo ofrece 2 opciones La primera opción ofrece: Proveedor envía material nuevo. Recibo entrega material rechazado. La segunda opción ofrece: Hacer lista ó guía de contenido de materiales para las empresas transportadoras Fedex ó UPS. Envía material y boleta a captura. Actualiza la información en la base de datos del sistema ORACLE. Envía el material al inventario de sorteo de reemplazo del departamento 521(SOR-521 REM) (MMDDYY). Llega el reemplazo, es pesado y enviado al área de re-inspección (8-REG-108 anexo pagina 131). Si el material de reemplazo pasa la revisión se pone sello de re-inspección y se llena formato 8-REG-098, en caso de no pasar la revisión se le notifica al proveedor y esperar la disposición del proveedor. 4.20 El proceso para disposición de material de desviación. Para la disposición de material por desviación se hace mediante el llenado del registro 8-IT-020 donde se explica la razón ó el motivo por lo que se requiere desviar el material de producción para almacén, para que este se liberado mediante el registro 8-REG-108 Pág. 61 (anexo pág.131) para ser dado de alta en captura de sistema ORACLE y este sea descontado de producción, en el caso de no aprobarse la desviación se indicara en una carpeta como rechazo de producción y se tendrá que realizar una junta semanal de MRB para darle unas de sus 5 disposiciones de usos de materiales. El desarrollo de las actividades del proceso Desviación es de la siguiente manera: Se sigue el procedimiento del registro 8-IT-020. Si el procedimiento del registro se aprueba se libera material y se llena el registro 8-REG-108(anexo pág.131), colocándole la copia rosa de desviación al contenedor y se entrega original a captura. En caso de no aprobarse se espera disposición de proveedor y escoger una de las 6 disposiciones de material. Una vez aprobadas cada una de las disposiciones de material Externo o de MKEE se envía el material al área de stock. 4.21 Proceso de Localización de Material. El proceso de localización de material se desarrolla por medio del uso de formatos 7REG-178 para proveedores internos ó 4-REG-104 para proveedores externos, con la finalidad de anotar fecha, hora, mes y nombres de los distintos proveedores, mismos que nos sirven de reporte para entregar a captura, para que estos se den de alta dentro del sistema Oracle de la empresa y puedan dar disponibilidad de los materiales recibidos para producción. A continuación se desarrolla la secuencia de actividades para realizar la localización de material para almacén. El localizador de material solicita el reporte de localización 7-REG-178 en el área de inspección Nogales ó del área de inspección proveedores externos (7REG-104) para su Pág. 62 captura. Si tiene el reporte lo entrega, en caso de que la captura no tenga listo los reportes solicita al encargado de recibo de material la lista para generar los reportes de localización. El localizador busca el material en el área de inspección nogales o proveedores externos, toma pallet/material y los busca en los reportes de localización. Si encuentra discrepancias en el material físico corrige discrepancia en el reporte de localización de inspección nogales o proveedores externos, en caso de no encontrar no corrige nada. Localizador lleva material para su ubicación dentro de almacén. Anota en los reportes de inspección Nogales o proveedores externos el número de la localidad donde guardo material. El localizador revisa nuevamente sus reportes, si encuentra que falto mas material por localizar regresa al área de inspección nogales o proveedores externos de material y los busca en el reporte de localización y lo lleva nuevamente a localizar dentro de almacén. En caso de encontrar material que haya dejado pasar entrega reporte a captura para su captura en sistema. 4.22 Resultados obtenidos del departamento de Recibo. Mediante la evaluación de las actividades los resultados obtenidos presentados a continuación nos indican el número de personal que requieren para realizar las diferentes actividades dentro del área de Recibo, tomándose en cuenta el tiempo teórico contra el real para poder concluir mediante el análisis el número de personal que requiere Recibo con un numero de 6 almacenistas de recibo. Tabla 4.1 Tiempo Efectivo de los Almacenistas de Recibo. Pág. 63 ACTIVIDADES DE LOS 6 ALMCENISTAS DE HRS RECIBO PAGADAS 6 HRS ALMACENISTAS PAGADAS 1 ALMACENISTA HORAS HOMBRE PAGADAS 61.8 10.3 HORAS DESAYUNO Y COMIDA 4.98 0.83 TIEMPO EFECTIVO DE LOS ALMACENISTAS 56.82 9.47 10% DEL TIEMPO EFECTIVO DEL TRABAJO 5.682 0.947 51.138 8.523 PARA NECESIDADES TIEMPO EFECTIVO DE LOS 6 ALMACENISTAS Grafica 4.4 Tiempo Efectivo de los Almacenistas de Recibo. 70 61,8 60 56,82 HORAS HOMBRE PAGADAS Tiempo en Horas. 51,138 50 HORAS DESAYUNO Y COMIDA 40 30 TIEMPO EFECTIVO DE LOS ALMACENISTAS 20 10% DEL TIEMPO EFECTIVO DEL TRABAJO PARA NECESIDADES 10,3 10 4,98 9,47 5,682 0,83 8,523 0,947 0 HRS PAGADAS 6 ALMACENISTAS HRS PAGADAS 1 ALMACENISTA Pág. 64 TIEMPO REAL EFECTIVO DE LOS 6 ALMACENISTAS