CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS Una vez identificados y clasificados los procesos se continúa con la caracterización de cada uno, para lo cual se tienen en cuenta los siguientes aspectos, contemplados dentro del formato de caracterización que se presenta a continuación de las definiciones: - 1. Nombre: Identifica el proceso, diferenciándolo de los demás. - 2. Objetivo: Amplía la información del nombre, se redacta de manera que se pueda utilizar como resumen del proceso, describe de manera precisa y clara la razón de ser del mismo. - 3. Alcance: Indica en que casos se aplica el proceso y la cobertura en cuanto a las áreas y/o miembros de la organización se refiere. - 4. Recursos necesarios: Hace referencia a los requerimientos del proceso en cuanto a los diferentes recursos: humanos, físicos, financieros. - Descripción del proceso: - 5. Proveedores: Dentro del enfoque sistémico de los procesos, para cada actividad existe un proveedor, ya sea un cliente (externo o interno) un contratista (proveedor), un ente de control u otro proceso. - 6. Entradas: Corresponde a los insumos que se requieren para cumplir con cada actividad del proceso. - 7. Procesos (actividades): Describen cada una de las acciones o actividades que deben ser ejecutadas o desarrolladas dentro del proceso. - 8. Salidas: Corresponde los productos o resultados de cada actividad dentro del proceso. - 9. Clientes: De forma paralela a los proveedores, para cada actividad existen los clientes para quienes el producto o resultado de la actividad se convierte en entrada o insumo para una nueva actividad dentro del mismo o para otros procesos. - 10. Responsabilidad del proceso: Se asigna el propietario o responsable del proceso, conocido también como líder del proceso, quienes se encargan de la supervisión y control del proceso, asegurando su correcto funcionamiento. - 11. Procesos con los que interactúa: Dentro del enfoque basado en procesos se hace necesario mencionar, dentro de la caracterización de cada uno, los demás con los cuales interactúa. - 12. Procesos de apoyo: Se mencionan los procesos que proveen insumos o entradas para la ejecución de las actividades del proceso. - 13. Indicadores de calidad: Corresponde a parámetros que muestran el estado del proceso; la interpretación de su información sirve para visualizar la situación en la que se encuentra el proceso en un determinado momento. - 14. Medición y seguimiento: Se refiere a las acciones necesarias para la evaluación y seguimiento del proceso, y en caso de no alcanzar los resultados planificados poder llevar a cabo correcciones y acciones correctivas. - 15. Requisitos NTCGP 1000:2004: Se identifican los numerales de la norma a los cuales se da cumplimiento con la aplicación del proceso. - 16. Otros requisitos: Se describen los requisitos del cliente o de otras partes interesadas a los que se da cumplimiento con la aplicación del proceso. - 17. Documentos relacionados: Se identifican y nombran los documentos relacionados con el proceso: procedimientos, registros, planes, instructivos, normas, entre otros. - 18. Riesgos y controles: Se identifican los riesgos relacionados con el proceso y los puntos de control para prevenirlos. - Firmas: Se identifican los nombres, cargos y las firmas respectivas para quienes elaboran, revisan, aprueban y controlan el proceso. Modelo de formato para la caracterización de los procesos: 1. NOMBRE DEL PROCESO: 2. OBJETIVO: 3. ALCANCE: 4. RECURSOS NECESARIOS: 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. PROCESOS 8. SALIDAS 9. CLIENTES 10. RESPONSABILIDAD DEL PROCESO: 11. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA: 12. PROCESOS DE APOYO 13. INDICADORES: 14. MEDICIÓN Y SEGUIMINENTO: 15. REQUISITOS NTCGP 1000:2004 16. OTROS REQUISITOS 17. DOCUMENTOS RELACIONADOS 18. RIESGOS Y CONTROLES FIRMAS Elaboró: Revisó: Aprobó: Controló: