MANUAL DEL SGI TABLA CONTENIDO CONTENIDO

MANUAL DEL SGI
Código: MC-MA-002
Versión: 12
TABLA CONTENIDO
1.GENERALIDADES
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
1.2. CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
1.3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. 3. 1. General
1. 3. 2. Específicas
1.4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
2.INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
2.1. Plan Estratégico Corporativo
2.2. Principios Éticos
2.3. Valores Corporativos
2.4. Estructura Organizacional
2.5. Clientes y Productos
3.SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
3.1. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
3. 1. 1. Política del Sistema de Gestión Integrado
3. 1. 2. Objetivos del Sistema de Gestión Integrado
3. 1. 3. Alcance
3. 1. 4. Principios del Sistema de Gestión Integrado
3.2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
3. 2. 1. Revisión por la Dirección
3. 2. 2. Responsabilidad, autoridad y comunicación interna
3.3. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
3.4. GESTIÓN POR PROCESOS
3. 4. 1. Modelo de operación
3. 4. 1. 1.Procesos estratégicos
3. 4. 1. 2.Procesos misionales
3. 4. 1. 3.Procesos de apoyo
3. 4. 1. 4.Procesos de Evaluación y Control
3. 4. 2. Estructura documental
3. 4. 3. Políticas Operacionales
3. 4. 4. Controles
3. 4. 5. Administración del Sistema de Gestión Integrado
3. 4. 5. 1.Control de Documentos y Registros
3. 4. 5. 2.Control de Producto no Conforme
3. 4. 5. 3.Auditorías Internas del Sistema de Gestión Integrado
3. 4. 5. 4.Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
3. 4. 5. 5.Identificación, evaluación, medición y seguimiento de aspectos e impactos ambientales
3. 4. 5. 6.Identificación, actualización y evaluación de los requisitos ambientales legales aplicables y otros
3. 4. 6. Identificación, análisis y evaluación de necesidades en materia efr de la Organización
3. 4. 7. Medición del Sistema de Gestión Integrado
3. 4. 8. Mejoramiento Continuo
3. 4. 9. Enfoque al cliente y partes interesadas
CONTENIDO
Presentación
La Financiera de Desarrollo Territorial S.A FINDETER desarrolló el Sistema de Gestión Integrado –SGI- con el propósito de mejorar su
desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes y partes
interesadas. El Sistema de Gestión Integrado lo componen el Sistema de Gestión de la Calidad –SGC-, el Sistema de Gestión AmbientalSGA, el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- , el Sistema de Administración de Riesgo Operativo –SARO-, el modelo para la
gestión de la conciliación de la vida personal, familiar y laboral efr y en adelante, todos aquellos sistemas que le sean complementarios, con
objetivos como son el lograr la armonización y calidad entre sistemas, el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y
funciones.
El Sistema de Gestión Integrado de FINDETER da cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003,
el Decreto 943 de 2014 y la Circular No. 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia, en cuanto a la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad –SGC-, del Modelo Estándar de Control Interno –MECI- y del Sistema de las Administración de Riesgo
Operativo –SARO-; así mismo es compatible con el Sistema de Desarrollo Administrativo El contenido del Manual del SGI permite conocer cómo se planeó y como se está llevando a cabo la consolidación y mantenimiento del
SGI, nos informa respecto de:
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z
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La caracterización de los procesos, la cual describe los aspectos más significativos de cada proceso como son su objetivo, alcance,
insumos, actividades, resultados, las interacciones entre procesos e indicadores de gestión relacionados.
La documentación del SGI inherente a cada proceso, incluidos los procedimientos requeridos por la norma NTCGP1000:2009, ISO
9001:2008 e ISO 14001:2004.
La forma como se responde a cada elemento del Sistema de Control Interno SCI -MECI.
La interrelación de SARO con el SGC, SGA y con el SCI-MECI.
la norma 10001edición 4 respecto al modelo efr.
El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los empleados de la Entidad, éste permite observar el
cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, MECI 2014 y de 1000-1 edición 4 efr y orienta
la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas producto del seguimiento, la medición y análisis de los controles e
indicadores de gestión. Es fundamental la participación y compromiso de todos y cada uno de los empleados.
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
Este manual tiene por objeto presentar la descripción del alcance del Sistema de Gestión Integrado en FINDETER para orientar a sus
clientes internos y externos y partes interesadas respecto de la política y objetivos del sistema, su documentación respecto a los requisitos
normativos y aquellas que la Entidad defina, la gestión de los recursos, la implementación y operación de los sistemas, el desarrollo de sus
productos y/o servicios y los mecanismos de control y medición de que dispone la Entidad para evaluar su estrategia, su gestión, sus riesgos
y sus propios mecanismos de evaluación.
Este manual cubre todas las actividades relacionadas con los procesos definidos en el Mapa de Procesos: Direccionamiento y Planeación,
Estrategia Financiera, Gestión de Riesgos, Control de Gestión Institucional, Gestión Comercial, Operaciones Activas, Operaciones Pasivas,
Asistencia Técnica, Gestión de Tecnología, Gestión Jurídica, Gestión de Cartera, Gestión Administrativa, Gestión de Talento Humano,
Operaciones Financieras, Gestión de Contabilidad, Gestión del Mejoramiento Continuo y Adquisición de Bienes y Servicios. Éstos orientan
su gestión al cumplimiento de la Misión y del Direccionamiento Estratégico Institucional y al logro de la Visión propuesta, para mantener la
Entidad eficiente, eficaz y efectiva, ofreciendo más y mejores servicios a sus clientes y partes interesadas. Sin embargo, para el Sistema de
Gestión Ambiental, el alcance, se limita a todos aquellos procesos que se desarrollen en la Sede Central.
Es compromiso de todos los Empleados de FINDETER aplicar el presente Manual para la consolidación y mantenimiento del Sistema de
Gestión Integrado
Este Manual se asimila en todo su contenido al Manual de Operación exigido en el Modelo Estandar de Control Interno (Sistema de Control
Interno – SCI), consolida los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas y la documentación del Sistema de Gestión de Calidad
y de los demás Sistemas que la Entidad implemente.
1.2. CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO
Para la emisión, modificación, distribución y control del Manual del Sistema de Gestión Integrado, se siguen los lineamientos establecidos
en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros MC-PR-001. El Gerente de Planeación es el responsable de la validez de su
contenido y de su formalización.
La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación corresponde al Comité del SGI. La
evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las Revisiones por la Dirección del Sistema de Gestión
Integrado.
En el numeral 5 “Control de Cambios” se describen las modificaciones realizadas a este Manual; su control y registro actualizado es
responsabilidad de la Gerencia de Planeación; su distribución se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos y
Registros.
• CM-PR-01 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1.3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. 3. 1. GENERAL
z Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
prestadoras de servicios.
z Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2009, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener
un Sistema de Gestión de la Calidad.
z Decreto 4485 de 2009: Adopta la actualización de la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
z Norma ISO 9001:2008: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
z Norma ISO 14001:2004: Sistema de Gestión Ambiental
z Norma ISO 19011:2002: Directrices para auditorías para SGC y/o medio ambiente.
z Decreto 1599 de 2005: mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
z Decreto 943 de 2014:Actualiza el Modelo Estandar de Control Interno.
z Manual Técnico Modelo Estandar de Control Interno 2014.
z Circular 100 de 1995: Superintendencia Bancaria. Circular Básica Contable capitulo XXIII.
z Circular Externa 038 de 2009: de la Superintendencia Financiera de Colombia. Instrucciones relativas a la revisión y adecuación del
Sistema de Control Interno -SCI.
z Norma 1000-1 edición 4 Modelo para la Gestión de la Conciliación de la vida personal, Familiar y Laboral
1. 3. 2. ESPECÍFICAS
Decreto 2700 de 2003: Modifica la estructura de FINDETER y le establece las funciones a sus dependencias.
Decreto 2702 de 2003: Modifica la planta de personal de los empleados públicos de FINDETER.
z Decreto 4167 de 2011: Cambia la naturaleza jurídica de FINDETER
z Resolución 125 del 16 de septiembre de 2008: Adopción de los procedimientos y demás documentación del SGI de FINDETER y se
establecen los mecanismos para su actualización y mejora continua.
z Circular 09 del 31 de julio de 2015: Conformación y responsabilidad del Comité del Sistema de Gestión Integrado.
z
z
1.4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual y demás documento del SGI corresponden a las contenidas en el numeral 3 de
la NTCGP1000:2009, a los conceptos que se manejan en el Manual de Implementación del MECI 1000:2005 y en el Anexo 1 de este
documento “Glosario de Términos” , a la Circular Externa No. 038 de 2009 y Norma 1000-1 edición 4 efr.
2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
La Financiera de Desarrollo Territorial S.A. - FINDETER, es una sociedad por acciones, de economía mixta del orden nacional, del tipo de
las anónimas, organizada como un establecimiento de crédito, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y sometida a la
vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Para sus operaciones cuenta con cinco (5) Regionales ubicadas en Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla y Bucaramanga y dos (2) zonas
ubicadas en: Neiva y Pereira.
El objeto social de la Financiera se orienta a la promoción del desarrollo regional y urbano, mediante la financiación en el diseño, ejecución
y administración de proyectos o programas de inversión. Mediante la Ley 795 de 2003 en los artículos 56 y 57, se amplió el objeto social de
FINDETER, ajustándola a las nuevas circunstancias legales y del mercado para el desarrollo territorial; donde las inversiones que generan
desarrollo para las regiones, las pueden realizar tanto el sector público como el sector privado. La Ley 1328 de 2009 que dicta normas en
materia Financiera, de seguros, del mercado de valores y otras disposiciones, autorizó tres (3) nuevas operaciones a FINDETER; así mismo,
el Decreto 3411 de 2009 reglamentó el artículo 1 y el parágrafo del artículo 5 de la Ley 57 de 1989.
2.1. PLAN ESTRATÉGICO CORPORATIVO
La Entidad cuenta con un Plan Estratégico Corporativo su horizonte se enmarca en lo requerido para atender el desarrollo de las políticas
inherentes del Gobierno Nacional, el comportamiento de los sectores elegibles, la situación de mercado y del sector financiero. Su ejecución
anual se despliega a través de planes de acción, cuya gestión se controla con el seguimiento de los resultados. Es vital para la Organización
dar continuidad a los planes y metas establecidas y además estar alerta e incorporar oportunamente, lo requerido para atender aquellas
situaciones que surjan del comportamiento del entorno, la competencia, el mercado y la regulación. La Gerencia de Planeación
periódicamente realiza medición de avance del Plan Estratégico.
En el documento DP-DA-007 Plan Estratégico Corporativo se encuentran descrito el Mapa estratégico y los objetivos estratégicos, la misión
y visión de acuerdo con las perspectivas definidas.
2.2. PRINCIPIOS ÉTICOS
z
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z
z
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Actuamos con ética y según los valores institucionales establecidos.
Hacemos de FINDETER una Entidad sólida, rentable y sostenible en pro del desarrollo del País.
Actuamos con la filosofía del mejoramiento continuo.
Hacemos prevalecer el interés general sobre el interés particular.
Trabajamos en equipo impulsando la participación activa.
z
Administramos efectivamente los recursos.
2.3. VALORES CORPORATIVOS
z
z
z
z
Integridad
Compromiso
Respeto
Vocación de Servicio
Los Principios Éticos y Valores Corporativos de la Entidad se encuentran definidos en el Código de Buen Gobierno
• DP-DA-02 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FINDETER cuenta con una estructura organizacional que soporta en forma coordinada sus procesos misionales, permitiéndole integrar la
atención al cliente tanto interno como externo y los servicios que brinda, optimizando el talento humano y los recursos disponibles, tal como
aparece en el documento DP-DA-30 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
• DP-DA-30 Organigrama Institucional.
• DP-DA-07 Plan Estratégico Corparativo
2.5. CLIENTES Y PRODUCTOS
FINDETER ofrece a través de la modalidad de redescuento, recursos de crédito a los sectores públicos y privado –beneficiario-, para
desarrollar proyectos que beneficien a la comunidad. Como Banco de Segundo Piso, la Financiera opera bajo la modalidad de redescuento,
es decir, que cualquier operación de crédito o leasing que se realice, requiere de un intermediario financiero o no financiero debidamente
autorizado por Ley, a cambio de cesión de garantías suficientes.
FINDETER ofrece para proyectos nuevos y existentes, alternativas de financiación para inversión, capital de trabajo y sustitución de deuda
en los sectores de: servicios públicos domiciliarios; educación; salud; transporte; vivienda; maquinaria y equipo; turismo; ambiente;
recuperación, renovación y equipamiento urbano; centros de comercialización; plantas de beneficio; comunicaciones; deporte, recreación y
cultura; apoyo al saneamiento fiscal; sector energético y cadenas productivas.
3. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
3.1. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
La planificación del SGI tiene como estrategia fundamental cumplir los requisitos establecidos en su documentación para mantener su
integridad frente a la planeación e implementación de los cambios requeridos.
3. 1. 1. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
La Política del Sistema de Gestión Integrado se expresa, así:
FINDETER, en cumplimiento de su Misión y para satisfacer las necesidades de sus clientes, desarrolla sus actividades bajo la siguiente
orientación:
Mantenemos una comunicación continua y oportuna con nuestros clientes y colaboradores.
Consultamos y aplicamos estándares y controles enfocados a la mejora continua.
z Generamos y suministramos información necesaria, clara y oportuna.
z Con sentido de pertenencia y actitud proactiva, entregamos resultados de excelencia.
z Favorecemos y propiciamos el desarrollo de los colaboradores y su entorno, afianzando el equilibrio entre la vida laboral, personal y
familiar.
z Generamos buenas prácticas ambientales para generar conciencia y promover el uso eficiente de los recursos en las actividades de
FINDETER, que garanticen el cumplimiento de los requisitos legales, la preservación del ambiente y el desarrollo sostenible
z
z
De acuerdo con lo anterior, nos comprometemos a mantener y mejorar el Sistema de Gestión Integrado
3. 1. 2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Para el logro de la Polítical Sistema de Gestión Integrado se establecieron los siguientes objetivos:
z
z
Incrementar el nivel de satisfacción de los clientes internos y externos de FINDETER.
Incrementar el nivel de oportunidad en la comunicación de FINDETER.
Optimizar el nivel de eficacia de los controles de la Entidad.
Mejorar el nivel de oportunidad con información precisa, necesaria y clara.
z Incrementar el nivel de competencias y la calidad de vida de los colaboradores.
z Gestionar buenas prácticas ambientales para generar conciencia ambiental y promover el uso eficiente de los recursos en los empleados
de FINDETER, contribuyendo al desarrollo sostenible.
z
z
3. 1. 3. ALCANCE
El Sistema de Gestión Integrado aplica para todos los procesos definidos en el mapa de procesos, y cubre el diseño, desarrollo y prestación
de los servicios de: Redescuento Automático, Emisión de CDT y apoyo a los programas del Gobierno Nacional a través de asistencia
técnica. Además involucra las regionales Centro, Pacífico, Nororiente, Noroccidente y Caribe y las zonas del Eje Cafetero y Sur.
Sin embargo, para el Sistema de Gestión Ambiental, el alcance, se limita a todos aquellos procesos que se desarrollen en la Sede Central.
3. 1. 4. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Este numeral recoge los principios del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Control Interno – SCI (MECI), así:
3.1.4.1. Principios Sistema de Gestión de Calidad
z Enfoque hacia el cliente: FINDETER presta sus servicios dirigido a satisfacer a sus clientes, mediante el cumplimiento de los requisitos
establecidos frente a sus necesidades y expectativas.
z Liderazgo: la Dirección de FINDETER tiene el propósito el mantener unidad de criterio entorno a su gestión, mediante un ambiente
interno favorable, en el cual los empleados y/o particulares que ejercen funciones públicas se involucran en el logro de sus objetivos.
z Participación activa de los empleados y/o particulares que ejercen funciones públicas: su compromiso en todos los niveles, permite el
logro de los objetivos institucionales.
z Enfoque basado en los procesos: Gestionar articuladamente los proceso le permite a FINDETER generar valor en cuanto en cuanto a que
sus actividades y recursos relacionados se optimizan e interactúan, cumpliendo con su principio ético que dice “Administramos
efectivamente los recursos”
z Enfoque del sistema para la gestión: Gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y
efectividad de FINDETER en el logro de sus objetivos.
z Mejora continua: FINDETER incentiva el implementar mejores prácticas para la prestación de su servicio y entrega de productos, siendo
coherente con su principio ético de “Actuamos con la filosofía del mejoramiento continuo”
z Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: FINDETER promueve que las decisiones eficaces, se basen en el análisis de
datos y información.
z Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: FINDETER procura mantener una relación armónica
beneficiosa, para ello dispone de un procedimiento de Contratación donde las reglas de juega se encuentran claramente establecidas.
z Coordinación, cooperación y articulación: La implementación del SGI está contribuyendo a fomentar el trabajo en equipo entre procesos
y cuando se requiere también entre entidades.
z Transparencia: La gestión de los procesos en FINDETER se soportan en actuaciones y decisiones claras, dispone de la página Web
facilitando el acceso a información pertinente de sus procesos.
3.1.4.2. Principios Sistema de Control Interno - SCI (MECI)
Autocontrol: Capacidad de cada servidor público de FINDETER para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos
que permitan el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.
z Autorregulación: Capacidad para aplicar de manera participativa en FINDETER, los métodos y procedimientos establecidos en la
normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno.
z Autogestión: Capacidad Institucional de FINDETER para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz,
la función administrativa que le ha sido asignada
z
3.2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
En el Sistema de Gestión Integrado, la Dirección de FINDETER, encabezada por el Presidente, determinó la política y los objetivos del SGI
a través de la Gerencia de Planeación por su divulgación, entendimiento y apropiación de cada uno de los empleados que ejecutan las
actividades dentro de los procesos del Sistema.
Igualmente la Dirección de FINDETER, a través del “Código de Buen Gobierno” ha definido mecanismos de autorregulación; este
documento contiene los lineamientos y políticas de la Entidad que permite guiar y orientar sus acciones frente a los clientes y partes
interesadas con enfoque hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado, generando autoridad y
confianza, demostrando conocimiento de las necesidades y requisitos de los mismos, y manifestando su compromiso con el control, el
cumplimiento, la utilización transparente y eficiente de los recursos.
De otra parte, se destaca que el equipo directivo y ejecutivo en su mayoría dueños de proceso y los demás empleados, participaron
activamente en la planeación, ejecución, verificación y retroalimentación del SGI, lo cual se refleja en la consolidación y mantenimiento del
SGI y a futuro se constituye en fortaleza para su innovación.
Para el Modelo de gestión efr, la Dirección de FINDETER ha designado como responsable de la gestión de dicho modelo a la Directora de
Gestión Humana. Así mismo para el desarrollo efectivo del Modelo, el Responsable de la Gestión- Directora de Gestión Humana, designará
a un profesional de está área, quien será el responsable de canalizar interna y externamente las directrices, objetivos, quejas, sugerencias,
propuestas, reclamaciones en materia EFR, y en general actuará como interlocutor del Modelo.
3. 2. 1. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La Revisión por la Dirección es un pilar básico para garantizar la continuidad del SGI en el tiempo, su coordinación es función del proceso
de Direccionamiento y Planeación, se realizará una vez al año. Esta revisión tendrá en cuenta los resultados de auditorías, evaluaciones de
cumplimiento con los requisitos legales ambientales y otros requisitos que la Entidad suscriba, retroalimentación del cliente, las
comunicaciones ambientales de las partes interesadas externas incluidas las quejas, desempeño ambiental y de los procesos y conformidad
del producto y/o servicio, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas ambientales, el estado de las acciones correctivas y
preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, los cambios que podrían afectar al Sistema de
Gestión Integrado incluyendo la evolución de los requisitos legales, registros derivados de las actividades de seguimiento y medición para
efr, informe de diagnostico efr, seguimiento de indicadores efr, reclamaciones efr, registros acerca de la evaluación del cumplimiento de los
objetivos efr, registros de comunicaciones internas y externas relevantes efr y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales y
las recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para la Entidad.
La Revisión por la Dirección junto con la responsabilidad del Comité del Sistema de Gestión Integrado permitirá asegurar la conveniencia,
adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema, así como el posicionamiento en materia efr.
3. 2. 2. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN INTERNA
La responsabilidad y autoridad del SGI, están dadas en las Resoluciones 124 y 125 del 16 de septiembre de 2008 en las competencias
propias de cada proceso y en los procedimientos establecidos.
Para el mantenimiento, revisión y mejora continua del SGI, mediante la Resolución 124 del 16 de septiembre de 2008, se creó dentro de la
Gerencia de Planeación y se le designaron funciones al Grupo Interno de Trabajo responsable del desarrollo del proceso de Gestión de
Mejoramiento Continuo. El Gerente de Planeación será el líder del proceso, responde ante el Presidente y el Comité del SGI por la
planificación, ejecución, validación y retroalimentación de dicho proceso.
La responsabilidad del Comité del SGI quedó establecida en la Circular Interna 09 del 31 de julio de 2015; cualquier cambio que afecte la
operación del Sistema de Gestión Integrado es planificado y aprobado por este Comité.
Los flujos de información y comunicación de la Entidad a nivel interno y externo se encuentran documentados en los instrumentos “Matriz
de Información Primaria y Secundaria” y “Matriz de Comunicación Organizacional e Informativa”, éstas permiten identificar el tipo de
información, las fuentes, características, responsables, clientes y la forma en donde se conserva y salvaguarda. La responsabilidad del
mantenimiento de estas Matrices corresponde a los dueños de proceso con la coordinación de su contenido por parte de los procesos de
Gestión de Tecnologia para el componente de información y de Direccionamiento y Planeación para el componente de comunicación,
dentro del marco, entre otros, de lo establecido en la Circular Externa 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia
Las comunicaciones de la Entidad se aseguran mediante el desarrollo anual del Plan de Comunicaciones, el cual integra las comunicaciones
internas y externas que se ajustan a los lineamientos establecidos por el Sistema de Control Interno. La responsabilidad de la ejecución de
este Plan corresponde al proceso de Direccionamiento y Planeación en la Dirección de Comunicaciones.
FINDETER asegurará un canal de comunicación confidencial con la Fundación Masfamilia al respecto del modelo efr.
3.3. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
FINDETER cuenta con el talento humano competente y la estructura necesaria para el desarrollo del Sistema Gestión Integrado y el
cumplimiento de sus objetivos, es así como:
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z
z
z
Se cuenta con empleados competentes en cuanto a educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Con base en los
procedimientos internos se evalúan las competencias y se establecen planes de mejoramiento individual e institucional con el
propósito de garantizar la calidad de los productos y servicios que entrega el SGI.
FINDETER cuenta con instalaciones físicas, apropiadas al desarrollo de sus actividades.
Se dispone de una plataforma tecnológica conformada por equipos de cómputo, programas, servicios asociados y de apoyo, y
medios de comunicación apropiados para el desarrollo de la gestión institucional. La administración, control e interrelación de los
sistemas y medios de comunicación se establece en los siguientes instrumentos:
{ Matriz de Administración de Sistemas de Información
{ Matriz de Interacción entre los Sistemas de Información
{ Matriz de Administración de Medios o Canales de Comunicación.
FINDETER con los documentos del SGI, la divulgación y aplicación de los principios del Sistema de Gestión de Calidad
(NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008) y Sistema de Control Interno (MECI 2014 y Circular Externa 038 de 2009) está generando un
ambiente de trabajo adecuado a la prestación del servicio.
3.4. GESTIÓN POR PROCESOS
El SGI se encuentra direccionado para funcionar bajo un enfoque de operación basado en procesos; este enfoque identifica y gestiona de
manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí; permitiendo el control continuo que proporcionan los vínculos entre los
procesos, así como sobre su combinación e interacción.
3. 4. 1. MODELO DE OPERACIÓN
El Modelo de Operación de FINDETER está conformado por 4 tipos de procesos y 17 procesos; así: 3 procesos misionales, 1 procesos de
evaluación y control, 4 procesos misionales y 9 procesos de apoyo, los cuales interactúan entre sí para atender las necesidades y requisitos
del cliente a satisfacción.
• MAPA DE PROCESOS
FINDETER, adoptó el Mapa de Procesos en un esquema que integra los procesos de la Entidad y su interacción dentro del Sistema de
Gestión Integrado, la cual se puede evidenciar a través de la caracterización en las entradas y salidas de cada proceso, como también en la
Matriz de Información primaria y secundaria y, Matriz de comunicación organizacional e informativa, de conformidad con los requisitos de
la ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, ISO 14001:2004 y MECI 1000:2005.
En el Mapa se puede apreciar como entrada las necesidades y requisitos del cliente, los tipos de procesos y la interacción de los mismos y
como salida la satisfacción del cliente o partes interesadas.
A continuación se presenta un cuadro resumen con las interacciones de entrada y salida entre los procesos
3. 4. 1. 1.PROCESOS ESTRATÉGICOS
Los procesos estratégicos permiten fijar el horizonte, lineamientos y estrategias institucionales, constituyen la base para el diseño de
acciones de prevención y/o corrección que garanticen una efectiva planeación. Éstos son:
Proceso:
Dueño Proceso:
Objetivo:
Alcance:
Direccionamiento y Planeación
Gerente de
Presidente
Establecer el direccionamiento
estratégico que oriente a la
Entidad hacia el cumplimiento
de su Misión, Visión y
Objetivos Institucionales.
Comprende la formulación,
despliegue y seguimiento de
políticas, estrategias, planes y
programas
Estrategias Financiera
Vicepresidente Financiero
Definir la estrategia para
optimizar la consecución y
utilización de los recursos
financieros, con el fin de lograr
las
metas
e
iniciativas
institucionales y mantener la
rentabilidad de la Entidad.
Inicia con el análisis financiero
de la Entidad y del mercado y
va hasta la definición y
seguimiento del plan de fondeo.
Gestión de Riesgos
Vicepresidente de Crédito y
Riesgos
Establecer,
implementar
y
mantener el Sistema de
Administración de Riesgos,
acorde con las políticas
establecidas por la Junta
Directiva y que se ajusten a la
normatividad vigente.
Inicia con la identificación de
los riesgos y termina con la
implementación
y
administración de los sistemas
de riesgos (SARC, SARM,
SARO, SARL y SARLAFT)
que involucra la definición de
las políticas, mapas de Riesgos,
procedimientos, metodologías y
valoración de los riesgos.
Planeación
/
3. 4. 1. 2.PROCESOS MISIONALES
Los procesos misionales proporcionan el resultado previsto por FINDETER en cumplimiento de su razón de ser; están directamente
comprometidos con la creación de valor para los clientes externos de la Entidad.
Proceso:
Dueño Proceso:
Objetivo:
Alcance:
Vicepresidente Comercial
Conocer y satisfacer las
necesidades del cliente antes,
durante y después de la entrega
del producto y/o servicio con el
fin de cumplir con los
resultados
definidos
por
FINDETER
El alcance de este proceso
quedó determinado dentro de
los tres subprocesos que lo
conforman.
▪ Ventas
Vicepresidente Comercial
Suministrar
productos
y/o
servicios al cliente de acuerdo a
sus necesidades y expectativas
y lograr las metas en materia de
colocación.
Aplica desde las actividades de
planeación hasta el registro de
la solicitud de redescuento.
▪ Servicio al Cliente
Vicepresidente Comercial
Facilitar a los intermediarios y
beneficiarios
la
relación
comercial con FINDETER y el
uso de los productos y servicios
ofrecidos en el portafolio de la
Entidad.
Inicia con la recepción de la
pregunta, sugerencia, petición,
queja o reclamo hasta la
medición de la satisfacción del
cliente.
▪ Mercadeo
Vicepresidente Comercial
Conocer e interpretar las
necesidades de los clientes para
ofrecer productos y servicios
Inicia desde la investigación de
mercados hasta la medición de
la satisfacción del cliente y el
Gestión
Comercial:
compuesta
por
tres
subprocesos
está
(3)
que
respondan
a
sus
expectativas y contribuyan a
incrementar la participación de
FINDETER en el mercado.
posicionamiento de la Entidad.
Operaciones Activas
Jefe de Análisis de Crédito
Entregar a los intermediarios
los
recursos
financieros
solicitados,
previo
cumplimiento
de
la
normatividad y reglamentación
legal vigente.
Inicia desde la recepción de
solicitudes de operaciones de
redescuento hasta el giro de los
recursos financieros.
Operaciones Pasivas
Vicepresidente Financiero
Captar recursos financieros de
inversionistas
o
entidades
financieras a través de títulos
valores desmaterializados y
créditos con o sin Garantía de la
Nación con el fin de garantizar
el flujo de recursos para
desarrollar la operación de la
Entidad.
Inicia desde la planeación para
la ejecución de la estrategia de
captación
de
recursos
financieros
(emisiones
y
créditos) hasta el registro
contable de la operación.
(Cancelación de Crédito y
emisiones).
Asistencia Técnica
Vicepresidente Técnico
Promover, articular e impulsar
proyectos de infraestructura en
los sectores financiables por
FINDETER,
desde
su
estructuración
hasta
su
ejecución
a
través
de
actividades
de
asesoría,
evaluación y supervisión con el
fin de apoyar las políticas del
Plan Nacional de Desarrollo.
Incluye la gestión para la
estructuración de proyectos de
infraestructura,
el
acompañamiento a programas
de desarrollo regional y urbano,
así como la evaluación y
supervisión
de
programas
sectoriales o cualquier otro
programa que la Entidad
implemente.
3. 4. 1. 3.PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo proveen los recursos necesarios para la operación de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación en
FINDETER.
Proceso:
Dueño Proceso:
Objetivo:
Alcance:
Gestión de Tecnología
Vicepresidente de Operaciones
Administrar y proveer los
recursos
tecnológicos,
garantizando su confiabilidad,
disponibilidad y oportunidad
para apoyar y extender las
estrategias
y
objetivos
organizacionales.
Inicia desde la concepción del
Plan Estratégico de Tecnología
su ejecución y la adecuada
prestación de los servicios de
tecnología de la información y
finaliza con el monitoreo y
evaluación.
Gestión Jurídica
Director Jurídico
Asesorar a la Entidad en todos
los
aspectos
jurídicos,
representarla
judicial
y
extrajudicialmente, para la
protección integral de los
intereses
institucionales
y
ejercer la administración y el
cobro de los saldos derivados de
las liquidaciones de los
convenios de cofinanciación:
FIU, FIS, FCV, el programa
RISR y Utilidades.
Inicia desde la recepción de la
solicitud de asesoría judicial
hasta que se emita el concepto y
las aclaraciones y/o decisiones
requeridas.
Gestión de Cartera
Vicepresidente de Operaciones
Administrar
Inicia desde la generación del
las
diferentes
plan de amortización hasta la
recuperación total de los
recursos y la devolución de las
garantías.
Administrar
los
recursos
documentales,
la
correspondencia, el servicio de
mensajería, el suministro de
bienes y servicios de la Entidad,
así como el mantenimiento de la
infraestructura física requerida
por FINDETER para su
funcionamiento.
Inicia desde la recepción de la
solicitud
del
servicio
administrativo hasta el control
de su ejecución y terminación.
Aplica a la administración del
archivo
de
documentos,
administración.
de
correspondencia
y
la
mensajería, administración de
áreas
comunales,
administración de activos y
mantenimiento
de
la
infraestructura de la Entidad.
Gestión Administrativa
Jefe
de
Administrativos
Infraestructura
Gestión de Talento Humano
Director de Gestión Humana
Velar
porque
FINDETER
cuente con el personal idóneo y
competente, así como también
desarrollar, potencializar y
fortalecer el Talento Humano
de la organización en un
ambiente de trabajo adecuado.
Inicia desde la planeación del
proceso de selección hasta el
retiro del servidor público
mediante la definición de
competencias,
selección,
contratación,
formación,
remuneración, evaluación del
desempeño y bienestar de los
empleados
Operaciones Financieras
Vicepresidente Financiero
Optimizar
el
manejo
y
administración de los recursos
financieros a cargo de la
Entidad
para
lograr
el
cumplimento,
oportunidad,
seguridad y transparencia de sus
compromisos contractuales.
Comprende las actividades de
Operaciones
de
Tesorería
(inicia desde la elaboración del
Flujo de Caja Diario hasta el
registro contable de las
operaciones
de
tesorería),
administración de ingresos y
pagos y generación de informes
financieros requeridos.
Gestión de Contabilidad
Director de
Presupuesto
Generar los estados financieros
de la Entidad de manera
oportuna,
confiable
y
consistente, de acuerdo a
normas
generales
de
contabilidad, los que sirven de
base para la toma de decisiones.
Aplica desde la planeación y
mantenimiento
del
marco
contable y presupuestal hasta el
análisis y presentación de los
estados
financieros
y
presupuestales de la Entidad
Gestión del
Continuo
Gerente de Planeación
Mantener
Sistema de
mediante
directrices,
seguimiento
de mejora.
y fortalecer el
Gestión Integrado,
definición
de
la ejecución y
de las actividades
Aplica a las actividades de
planeación del proceso, la
definición de directrices para el
control de los documentos, de
los registros, el control del
servicio no conforme, la
generación y control de
acciones
correctivas,
preventivas y de mejora, así
como
el
permanente
seguimiento del cumplimiento
de las disposiciones definidas
en el Sistema de Gestión
Integrado y su mejora continua.
Adquirir los bienes y servicios
Inicia desde la elaboración del
Adquisición
Mejoramiento
de
Bienes
y
Servicios
e
carteras
que
maneja
FINDETER, con el fin de lograr
su recuperación dentro de los
plazos establecidos.
Contabilidad
Director Jurídico
y
Servicios
que requiera la Financiera para
su funcionamiento.
Plan
de
Compras
por
dependencia
hasta
el
seguimiento y control de la
ejecución de los contratos
suscritos para el cumplimiento
de dicho Plan.
3. 4. 1. 4.PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
Los procesos de evaluación y control facilitan a FINDETER realizar seguimiento de manera objetiva a su desempeño y mejora continua.
Proceso:
Dueño Proceso:
Objetivo:
Alcance:
Control de Gestión Institucional
Jefe Oficina de Control Interno
Evaluar la gestión de los
procesos para verificar la
eficacia, eficiencia y efectividad
en el cumplimiento de las
normas,
procedimientos,
controles
y
políticas
establecidos, con el fin de
generar una mejora continua y
fomentar en los empleados de la
Entidad una cultura de auto
control, para contribuir al logro
delos objetivos y metas
institucionales.
Inicia con la elaboración del
programa anual de trabajo y
termina con el informe de
evaluación al Sistema de
Control Interno.
3. 4. 2. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Para la estructura de la documentación del Sistema de Gestión Integrado cabe señalar que ésta parte de la Política del SGI y culmina con los
registros, los cuales se convierten en las evidencias que soportan el SGI.
En la estructura definida para la documentación del SGI se determinaron seis (6) categorías, las cuales se describen a continuación con la
sigla respectiva:
Los documentos, registros y normatividad del SGI se encuentran consolidados en el Listado Maestro de Documentos, las Tablas de
Retencion Documental y en el Normograma respectivamente, los archivos correspondientes están codificados y disponibles para consulta en
ISOLUCION.
La documentación en general del Sistema la administra la Gerencia de Planeación de acuerdo con lo indicado en el procedimiento MC-PR001 “Control de documentos y Registros”. Se determinó que los documentos vigentes del SGI son los que se encuentran para consulta de
todos los empleados en el Sistema de Gestión Integrado en ISOLUCION; de requerirse copia física del documento, ésta se entregará al
solicitante como copia no controlada, previa justificación de la misma.
3. 4. 3. POLÍTICAS OPERACIONALES
En el Código de Buen Gobierno se encuentran definidas las políticas para la administración y gestión de la Entidad, éstas se constituyen en
marcos de acción para hacer eficiente el desarrollo del Direccionamiento Estratégico, así como servir de guía de acción para la
implementación de estrategias, planes, programas, procesos y actividades. En los Manuales de Operación de los procesos, en el capítulo de
generalidades, quedaron establecidas las políticas de operación que se deben tener en cuenta para el desempeño de los mismos y en cada
procedimiento existe un numeral que describe sus políticas y condiciones de operación.
3. 4. 4. CONTROLES
En el documento “Mapa de Riesgos” se han identificado y calificado la efectividad de cada control asociado a cada riesgo; en los
procedimientos se definieron puntos de control con enfoque preventivo, adicionalmente para aquellos controles que ameritan acciones
adicionales se les ha definido un plan de tratamiento.
Cabe señalar, que con relación al control de riesgos, FINDETER para atender las Circulares emitidas por la Superintendencia financiera de
Colombia con relación a al Sistema de Administración de Riesgos Operacionales SARO, al Sistema de Administración de Riesgo
Crediticio, de Riesgo de Mercado, de Riesgo de Liquidez y de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT, cuenta con:
Estos manuales forman parte de la documentación del SGI y se en el proceso estratégico de Gestión de Riesgos.
• Manual del Sistema de Administración de Riesgo Operativo –SARO
• Manual del Sistema de Administración de Riesgo Crediticio –SARC• El Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y/o Financiación Del Terrorismo –SARLAFT• Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Mercadeo – SARM y de Liquidez – SARL
3. 4. 5. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Para garantizar el mantenimiento, revisión y mejora continua en eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Integrado, la
Entidad a través del Proceso de apoyo de Gestión del Mejoramiento Continuo a cargo de la Gerencia de Planeación, cuenta con un Grupo
Interno de Trabajo.
Otro aspecto que apoya la consolidación y mantenimiento del SGI, lo constituye los procedimientos requeridos por la Normas ISO
9001:2008, NTCGP1000:2009, ISO 14001:2004 y efr 1000-1, la Entidad los organizó en los siguientes procedimientos:
3. 4. 5. 1.CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Este procedimiento tiene por objeto efectuar el control de documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado, con el fin de asegurar la
disponibilidad de la versión vigente de los documentos aplicables y facilitar el acceso a éstos cuando se requiera. Aplica también para el
control de los documentos externos, referidos éstos a la normatividad que es aplicable y utilizada directamente por los procesos.
3. 4. 5. 2.CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
Este procedimiento se orienta a identificar, controlar y dar tratamiento al producto o servicio no conforme que resulte de no cumplir los
requisitos establecidos para los mismos en la ficha técnica de producto y documentos asociados que le apliquen. Su implementación
corresponde a los procesos misionales que entregan directamente los productos y servicios al cliente externo, éstos son: Operaciones
Activas, Operaciones Pasivas y Asistencia Técnica. Inicia con la identificación de los productos y/o servicios no conformes y finaliza con la
verificación de las acciones tomadas para asegurar la conformidad con los requisitos.
Los productos y/o servicios que entregan los procesos estratégicos, de evaluación y control y de apoyo se encuentran establecidos en las
caracterizaciones de los procesos; su elaboración y entrega se realiza de acuerdo con los procedimientos establecidos. La entrega
inadecuada de éstos entre los diferentes procesos, se considera una no conformidad y su tratamiento se realizará de acuerdo con lo
establecido en el Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. .
3. 4. 5. 3.AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Con este procedimiento documentado se estandariza la forma como se deben realizar las auditorías internas del SGI a los procesos, con el
fin de determinar mediante evidencia objetiva el cumplimiento con los requisitos del Sistema de Gestión Integrado, así como su eficiencia,
eficacia y efectividad. Inicia con la selección de los auditores internos del SGI y finaliza con el archivo de los papeles de trabajo que
soportan las actividades de las auditorías internas del SGI.
3. 4. 5. 4.ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para tomar acciones que eliminen las causas de no
conformidades reales o potenciales en el desarrollo de las actividades de FINDETER y prevenir que vuelva a ocurrir, así como evaluar los
aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de los procesos. Inicia con la revisión y análisis de las fuentes que
generan acciones correctivas, preventivas y de mejora y finaliza con la verificación de la efectividad de las acciones tomadas para eliminar
la no conformidad y lograr el mejoramiento del proceso.
3. 4. 5. 5.IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DE ASPECTOS E
IMPACTOS AMBIENTALES
En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para identificar los aspectos e impactos ambientales que se
derivan de las actividades desarrolladas en la Entidad, la evaluación de estos de acuerdo con la magnitud de los impactos generados y
realizar la medición y seguimiento de los aspectos e impactos generados.
3. 4. 5. 6.IDENTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS
AMBIENTALES LEGALES APLICABLES Y OTROS
En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables
y otros requisitos que Findeter suscriba relacionados con sus aspectos ambientales, determinar y evaluar la aplicación de estos requisitos a
sus aspectos ambientales.
3. 4. 6. IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE NECESIDADES EN MATERIA EFR DE LA
ORGANIZACIÓN
En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para que todos los colaboradores puedan hacer llegar
periódicamente sus necesidades asegurando la ausencia de represalias.
3. 4. 7. MEDICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
El SGI se monitorea y mide a través de una batería de indicadores de gestión definidos para los procesos, planes y programas; la cual de
acuerdo con los requisitos de la NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y efr 1000-1 e4
Los mecanismos que le permiten a FINDETER fortalecer y controlar la medición del SGI son: el seguimiento a los Indicadores de Gestión
y la práctica de la autoevaluación el cual evalúa los controles y monitorea la gestión de la Entidad a través de los resultados generados por
los procesos, evaluando su diseño y aplicación en un periodo de tiempo determinado. Con este propósito la Gerencia de Planeación se
propone retroalimentar periódicamente la práctica de la autoevaluación.
Lo anterior, es insumo para que el proceso de Control de Gestión Institucional de manera independiente verifique la coherencia y aplicación
de los elementos de control del Sistema de Control Interno por parte de los empleados en cada uno de sus procesos y su incidencia en la
gestión institucional.
3. 4. 8. MEJORAMIENTO CONTINUO
En cumplimiento del principio de Mejora Continua del Sistema de Gestión Integrado, FINDETER ha establecido instrumentos para
planificar y ejecutar los planes de mejoramiento en los tres niveles que establece el MECI; estos instrumentos relacionan las actividades que
se deben adelantar con el propósito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada empleado, de cada proceso y a nivel institucional, esta
información queda plasmada en:
z
z
El Plan de Mejoramiento Individual que lo lidera el proceso de Gestión del Talento Humano. Se soporta con la evaluación del
desempeño y competencias
Los Planes de Mejoramiento por Proceso e Institucional se encuentran a cargo del proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo.
Se fundamenta en las acciones correctivas, preventivas y de mejora producto de las diferentes fuentes de seguimiento y evaluación
de la gestión.
3. 4. 9. ENFOQUE AL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS
FINDETER a través del SGI fortalece el principio del Sistema de Gestión Integrado relacionado con el enfoque hacia el cliente tanto interno
como externo, para asegurar que sus necesidades y requisitos legales y reglamentarios estén determinados y se cumplan. Se aprovechará
para este fin la información relacionada con la percepción del cliente respecto del cumplimiento de sus requisitos por parte de la Entidad, la
retroalimentación de la rendición de cuentas, la atención de quejas y reclamos, derechos de petición, entre otros.
VERSIÓN
FECHA
1
04/Jun/2009
2
20/Abr/2010
3
24/May/2010
CAMBIO
Se aclaró el alcance del manual y del SGI, se corrigió el alcance de los procesos de Estrategia
Financiera y de Gestión de Riesgos, se precisó respecto al tratamiento de producto no conforme en
los procesos estratégicos, de apoyo y de control y evaluación, se complementó la información de
los Sistemas de Administración de Riesgos de la Entidad.
Se aclaró la relación entre el Manual de Operación según MECI y el Manual del Sistema de
Gestión de Calidad; se actualizó la normatividad en cuanto al objeto social, a la adecuación del
Sistema de Control Interno de acuerdo con los requerimientos de la Superintendencia Financiera a
la actualización de la NTCGP1000:2009; se incluyeron los principios del SGC y del SCI (MECI);
se ajustó la periodicidad de la revisión por la dirección, el objetivo del proceso de Operaciones
Financieras y otras modificaciones de forma.
Se modificó el Mapa de Procesos y se adicionó la información relacionada con el proceso de
apoyo denominado Adquisición de bienes y servicios. También se realizaron ajustes de forma.
4
25/Feb/2011
5
13/May/2011
6
11/May/2012
7
15/Mar/2013
8
25/Nov/2013
9
16/Ene/2014
10
25/May/2015
11
10/Ago/2015
Se actualizó la información sobre la visión de la Entidad y el Plan Estratégico Corporativo. Se
cambiaron los objetivos de los procesos de Programas Especiales y Gestión Jurídica. Se actualizó
la resolución 112 del 2010 que describe la integración y responsabilidad del Comité de Calidad;
ésta derogó las resoluciones 023 del 2006 y la 128 del 2008. Se actualizó el mapa de procesos, se
incluyó la norma ISO 9001:2008 en los párrafos donde hacía falta. Se eliminó la responsabilidad
de la División de Recursos Humanos en lo correspondiente al Plan de Comunicaciones y la
responsabilidad del Proceso de Control de Gestión Institucional sobre el procedimiento
obligatorio de Auditoría Interna de Calidad. Se eliminó del numeral 3.3., la carta del Presidente
suscrita en el 2009.
Se ajustó el objetivo del proceso de Gestión de Calidad y Mejoramiento y se actualizó la
resolución donde están establecidas las responsabilidades del Comité de Calidad
Se ajustaron los cargos y dependencias de acuerdo con la nueva estructura organizacional. Se
ajustaron los objetivos de los procesos de Programas Especiales y Gestión del Talento Humano .
Se incluye el Decreto 4167 de 2011 donde se modifica la naturaleza jurídica de Findeter. Se
actualizó el numeral 2. Información Institucional de acuerdo con lo descrito en el Decreto 4167 de
2011, se ajustó la Visión de FINDETER de acuerdo con el documento DP-DA-07. Se actualizó el
Mapa de Procesos y se referenciaron los documentos DP-DA-07 Plan Estratégico Corportaivo y
DP-DA-30 Organigrama Institucional
Se ajustó el objetivo y el alcance de Programas Especiales. Se actualizaron los valores
corporativos y la misión y visión de la entidad. Se complementó la información de Clientes y
productos. También se precisó la información de los procedimientos obligatorios del SGI.
Se ajustó la misión y la visión, la política y los objetivos del SGI, se incluyó como documento de
referecencia la ISO14001:2004, se incluyó dentro del alcance lo relacionado con el Sistema de
Gestión Ambiental. Se ajustó dentro de información institucional los nombres de las regionales, se
modificó el objetivo del proceso de Control de Gestión Institucional, se incluyó en la revisión por
la dirección lo relacionado con los temas ambientales. Se cambió el nombre del procedimiento de
Auditoria Interna de Calidad a Auditoria Interna del SGI. A partir de la versión 9 se cambio de
nombre de Manual de Calidad del SGI a Manual del SGI
Se agregan los procedimientos descritos en los numerales 3.5.5.5 y 3.5.5.6. Se cambian los
nombres de los procesos Programas Especiales y Gestión de Calidad y Mejoramiento por
Asistencia Técnica y Gestión del Mejoramiento Continuo respectivamente, Se cambia Comité de
Calidad por Comité del SGI. Se hace link al mapa de procesos. Dentro de Responsabilidad,
autoridad y comunicación interna se actualizo la circular del Comite del SGI
Se ajusto el código del documento de CM a MC. Se actualizaron las normas relacionadas con el
MECI. Se actualizó la circular del Comité del SGI, se incluyó dentro del título del plan estratégico
la misión y visión. Se ajustó el código del documento CM-PR-001 a MC-PR-001. Se actualizo el
cargo del dueño de proceso de Gestión Administrativa
Con respecto al modelo efr se modificaron los siguientes literales: presentación, numerales 1.3.1.
1.3.2, 1.4. 3.1.1, 3.1.2. 3.2, 3.2.1. 3.2.2., 3.4.5., 3.4.7. Se incluyó el procedimiento denominado
"Identificación, análisis y evaluación de necesidades en materia efr de la Organización". Así
mismo y de acuerdo con la auditoria de recertificación se elimino el numeral 3.2. Exclusión.
PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN
• CLAUDIA VIVIANA ROJAS SALCEDO
PROFESIONAL III
• MARIANA GOMEZ BOTERO
PROFESIONAL II
• ANA LILIANA TAMARA MURCIA
PROFESIONAL IV
ELABORÓ
Nombre:
Cargo:
Fecha:
CLAUDIA VIVIANA ROJAS
SALCEDO
PROFESIONAL III
10/Ago/2015
REVISÓ
Nombre: MARIANA GOMEZ BOTERO
Cargo:
PROFESIONAL II
Fecha:
11/Ago/2015
APROBÓ
Nombre:
Cargo:
Fecha:
DIANA JIMENA PEREIRA
BONILLA
GERENTE DE PLANEACION
12/Ago/2015