Activos = Pasivos + Capital Activo circulante Pasivo circulante Activo
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Tema 4.3. Análisis de Estados Financieros. El objetivo principal del análisis de la información contenida en el estado de resultados y balance general, bien pudiera ser aplicable con fines externos e internos de la organización. Es decir, se pueden determinar las ventajas o desventajas de invertir en una empresa, extender o rechazar un crédito a la organización, determinar la eficiencia o ineficiencia de la administración y de las operaciones, tanto para explicar los cambios en la situación financiera, como para medir el avance y establecer comparaciones con lo que se había planeado, y así poder implementar controles. El tipo de análisis varía de acuerdo con los intereses específicos de las partes involucradas en dicho análisis: Los proveedores de materia prima de una empresa, como acreedores de la organización, están interesados principalmente en la liquidez de la empresa. Generalmente sus derechos son de corto plazo, y la capacidad de una empresa para pagarlos se juzga mejor a través de un análisis completo de su liquidez o solvencia. Por otro lado, los derechos de los tenedores de bonos u obligaciones de la organización son de largo plazo. Por esta situación, están más interesados en la capacidad de los flujos de efectivo de la organización para dar servicio al financiamiento vía deuda en el largo plazo. El tenedor de dichos bonos debe evaluar esta capacidad analizando la estructura financiera de la empresa, las principales fuentes y aplicaciones de fondos, su rentabilidad a través del tiempo y las proyecciones de su rentabilidad futura. A aquellos que invierten en las acciones comunes de una compañía les interesan principalmente las utilidades presentes y futuras y la estabilidad de las mismas, al igual que la relación de dichas utilidades con respecto a las de otras compañías. Se pueden identificar áreas generales de estudio en el análisis financiero de una empresa. James C. Van Horne (2002), en su libro Administración Financiera, identifica dichas áreas como: liquidez, deuda, rentabilidad, cobertura y valor de mercado. Estados Financieros. Según Van Horne (2002) los estados financieros son la fuente del análisis financiero; estos son definidos a continuación: Balance General: es el resumen de la situación financiera de una empresa en determinado momento, por lo general un año o un trimestre, en el que se incluyen los activos totales = pasivos totales + capital de los accionistas. Estado de Resultados: es el resumen de los ingresos y gastos de una compañía a lo largo de determinado periodo, generalmente anual o mensual, que concluye con los ingresos o perdidas netos de dicho periodo. El balance general representa un panorama general de la situación financiera de una empresa y el estado de resultados el resumen de la rentabilidad a través del tiempo. Activos Activo circulante Caja Bancos Mercancías Clientes Deudores diversos Inventarios Activo Fijo Terrenos Edificios Maquinaria y Equipo Mobiliario y Equipo de of = Pasivos + Capital Pasivo circulante Proveedores Acreedores Los activos aparecen en la parte superior según su grado relativo de liquidez (efectivo). El efectivo y los equivalentes en efectivo son los activos más líquidos y aparecen primero. Cuanto más lejos este un activo del efectivo menos liquido será. Pasivo Largo Plazo Préstamos bancarios Hipotecas Capital Social Capital Utilidades Retenidas Los Pasivos se ordenan de acuerdo a la proximidad con la que serán pagados. Los pasivos corrientes o circulantes en un plazo menor a un año, los pasivos a largo plazo requerirán un periodo de tiempo más largo mismo que puede ser variable. El capital de los accionistas o Capital Social es la fuente de creación de la empresa. Entre los recursos más comunes que se incluyen en el activo circulante o llamado también activo corriente, se encuentran los inventarios, los clientes, otros deudores de la empresa (pueden ser empleados que tienen algún préstamo por la empresa), las inversiones financieras (acciones) a corto plazo (menores a un año), y la caja y bancos denominada también en la literatura como tesorería. Otros recursos que comprenden un pasivo circulante o corriente (fuente de financiamiento a devolver en un plazo máximo de un año) son los préstamos y créditos a corto plazo; dicho dinero proviene de instituciones financieras, además de los créditos otorgados por los proveedores y acreedores. Los proveedores a diferencia de los acreedores, suministran bienes o servicios que se incorporan en el proceso de producción de la empresa, ambos generan un pasivo circulante al comprarles, sin embargo se registran y contabilizan de manera independiente. Por lo tanto los acreedores proporcionan bienes o servicios que no se incorporan al proceso productivo de la empresa. Ejemplo de Balance General: Balance General (Base porcentaje de obra terminada) Cloud Construction Inc. al 31 de Diciembre del 2011 Activo 2011 % Activo circulante Efectivo en bancos y en caja Cuentas por cobrar Inventarios Otros activos circulantes Costo y ganancias estimadas en exceso de la facturacion Total de activo circulante $ 18,111.00 $ 92,801.00 $ 166,024.00 $ 3,102.00 $ 5,937.79 $ 285,975.79 55.90 $ 223,211.00 43.63 Activo fijo Terrenos y edificios Equipo Menos depreciacion acumulada de terrenos y edificios Menos depreciacion acumulada de equipos total de activo fijo a valor en libros Otros activos Total de activos $ 54,123.00 $ 299,527.00 $ 16,237.00 $ 114,202.00 $ 2,428.00 0.47 $ 511,614.79 100.00 Pasivo y Capital Pasivo Circulante Cuentas por pagar Documentos por pagar bancos Facturacion en exceso del costo y las ganancias estimadas Total de pasivo circulante $ $ $ $ 41,126.00 23,528.00 16,565.64 81,219.64 15.88 Pasivo a largo plazo Prestamos por pagar $ 80,000.00 15.64 Capital Capital Social Ganancias Retenidas de ejercicios anteriores Utilidad o perdida del ejercicio Total pasivo y capital $ $ $ $ 200,000.00 180,206.15 (29,811.00) 511,614.79 39.09 35.22 (5.83) 100.00 Ejemplo de Estado de Resultados Estado de resultados ( Base de porcentaje de obra terminada) Cloud Construction. Inc. (año fiscal terminado el 31 de diciembre del 2011) % Ganancias de contratos Costo de las ganancias Utilidad Bruta $ 2,073,461.00 $ 1,903,345.00 $ 170,116.00 100 91.80 8.20 $ 51,082.00 $ 46,415.00 $ 8,927.00 $ 106,424.00 $ 63,692.00 5.13 0.03 $ 6,428.00 $ 9,572.00 $ 5,324.00 $ $ 2.04 Menos gastos directos fijos Sueldos ingenieria Sueldos supervision Gastos de viaje Utilidad bruta ganada en las operaciones Menos Gastos de venta Gastos de cotizacion Gastos de viaje Promocion de ventas Utilidad de ventas 21,324.00 42,368.00 Menos gastos generales y administrativos Depreciacion de terrenos y edificios Energia Electrica Articulos de oficina, telefono, celular Sueldos personal de oficinas Intereses sobre prestamos Utilidad de operación Utilidad obtenida por venta de equipo Utilidad total antes de impuestos Provision para pago de impuesto federal sobre la renta Resultado del año fiscal $ 5,412.00 $ 2,423.00 $ 10,785.00 $ 49,088.00 $ 7,213.00 $ 74,921.00 $ (32,553.00) $ 2,742.00 $ (29,811.00) 0 $ (29,811.00) (1.57) 0.13 (1.44) (1.44) Las técnicas o métodos de análisis financiero pueden clasificarse en dos grandes categorías: El Profesor Alberto García Mendoza (1983), en su libro Análisis e Interpretación de la Información Financiera, menciona que los métodos de análisis más utilizados son: Razones financieras. Estados financieros comparativos. Análisis de tendencias. Porcentajes integrales. Estados de flujos de fondos. Flujos de efectivo. Dentro del análisis fundamental, se destaca el análisis financiero mediante el empleo de razones financieras por lo que en este tema incluimos sólo dicho método ya que es el más utilizado en la práctica. El método de razones financieras consiste en relacionar una partida (de un estado financiero) con otra partida (del mismo estado financiero o bien de otro estado financiero), o bien un grupo de partidas con otro grupo de partidas. Por ejemplo se podrá relacionar el pasivo con el capital contable, información contenida en el Balance General, o bien, se podrán relacionar la partida de costo de ventas del Estado de Resultados con los inventarios cuyo saldo aparece en el Balance General. Ninguna razón financiera nos proporciona información suficiente como para juzgar las condiciones y desempeño financiero de la empresa. Sólo cuando analizamos un grupo de razones financieras podremos llegar a conclusiones razonables. Se deberá incluir cualquier característica estacional del negocio. Las tendencias podrán ser determinadas sólo mediante una comparación de las cifras absolutas y las razones financieras en la misma época del año. La Dra. Guadalupe Ochoa (1996) ,en su libro, Administración Financiera, menciona que el análisis e interpretación de la información financiera consiste en un proceso de: 1. Seleccionar la información financiera disponible más relevante para la toma de decisiones. 2. Relacionar dicha información financiera de tal forma que tenga significado para la toma de decisiones. 3. Evaluar dicha información financiera, es decir, estudiar las diferentes relaciones obtenidas e interpretar los resultados. Revisemos algunos conceptos que nos permitirán comprender mejor: Razones financieras de liquidez: Miden la habilidad de la empresa para satisfacer sus obligaciones a corto plazo. Razón circulante = Activo circulante / Pasivo circulante. Prueba del ácido = Activo circulante - Inventarios / Pasivo circulante. Rotación de C X C = Ventas a crédito / cuentas x cobrar. Periodo Promedio de cobro = 360 / Rotación de C X C. Rotación del inventario = Costo de ventas / Inventario. Periodo de venta del inventario = 360 / Rotación del inventario. Rotación de cuentas por pagar = Compras / cuentas por pagar. Periodo promedio de pago = 360 / Rotación de cuentas por pagar. Razones financieras de endeudamiento / cobertura: Miden el grado en el cual la empresa ha sido financiada mediante deuda. También miden la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus gastos financieros. Índice de endeudamiento = Pasivo total / Activo total. Cobertura de Intereses = Ut. Antes de Int. e Imp / Cargo por intereses. Razones de rentabilidad: Miden la efectividad de la administración a través de los rendimientos generados sobre las ventas y sobre la inversión. Margen de utilidad neta sobre ventas = Utilidad neta / Ventas Rendimiento sobre la inversión = Utilidad neta / Activos totales Rendimiento sobre el capital= Utilidad neta/ Capital contable Ut por acción= Ut neta/ No. de acciones Razones de valuación: Las razones de valuación relacionan el valor en el mercado de las acciones de una compañía con la rentabilidad, los dividendos y el capital en libros. Múltiplo precio/Utilidad: Se calcula dividiendo el precio de mercado entre la utilidad por acción en los últimos doce meses. Mientras más elevada sea esta razón, mayor será el valor de las acciones que se atribuye a las utilidades futuras, es decir, lo que se está valorando es el probable crecimiento futuro. Múltiplo precio/valor en libros: Capital contable entre número de acciones. Si el múltiplo es menor a 1, la acción se dice que cotiza por debajo de su valor en libros. Es una medida relativa de cómo se está valorando la opción de crecimiento de una compañía frente a sus activos físicos. Mientras mayor sea el crecimiento esperado y el valor que se le concede al mismo, mayor será la relación. Rendimiento de dividendos = Dividendos por acción / Precio por acción. A continuación te presentamos un caso con razones financieras para una mejor comprensión del tema. Ejercicio Se dispone de la siguiente información sobre la empresa X: Suponiendo que la producción y las ventas son constantes en el transcurso de un año y que éste es de 360 días, completa el balance general y el estado de resultados para la compañía X. Solución: Para generar los campos faltantes en el Balance General, de la razón de pasivo total sobre capital contable tenemos que: Pasivo total / capital contable = 1, la información del balance que representa un apartado de capital son las utilidades retenidas y las acciones comunes, de ahí que el total de pasivos + capital sea igual a 7500. Por lo tanto si activos = pasivos + capital, la cantidad de activos totales será igual a 7500. Del periodo promedio de cobro podemos obtener que dado que es igual a 45 días, aplicando la fórmula Periodo Promedio de cobro = 360 / Rotación de C X C, tenemos: 45=360/ Rotación de C x C, por lo que la Rotación de C x C es igual a 8. De ahí utilizamos la fórmula de Rotación de C X C = Ventas a crédito / cuentas x cobrar en donde 8=8000 (que son las ventas a crédito)/ cuentas x cobrar, por lo tanto las cuentas x cobrar son 1000. Como el préstamo bancario es de 500 la suma de pasivos circulantes es igual a 1100 aplicando la relación de activo circulante a pasivo circulante de 3 a 1 tenemos que el total de activos circulantes es igual a 3300. Si la suma de activos circulantes más activo fijo es igual a 7500, considerando los 3300 de circulantes el fijo es igual a 4200. Por diferencia el inventario es igual a 1800. Dado que el pasivo total es igual a 3750 y la utilidad y acciones comunes igual a 3750, del total de pasivos obtenemos la diferencia de la deuda a LP que es igual a 2650. Para el estado de resultados tenemos que la utilidad es un 7% del total de ventas por lo tanto la utilidad después de impuestos es igual a 560. Dado que esta cantidad representa el 56% del total de la cantidad antes de impuestos y ya que la tasa de impuesto es del 44%, entonces la utilidad antes de impuestos es igual a 1000, calculando el 44% de impuestos esta cantidad es igual a 440 resultando los 560 de utilidad después de impuestos. Para determinar el costo de ventas de la fórmula Rotación del inventario = Costo de ventas / Inventario. Tenemos que dado que son 3 veces el costo de ventas que el inventario entonces el costo de ventas son 5400 dado que el inventario es igual a 1800. De ahí la utilidad bruta da como resultado 2600. Para el campo faltante del estado de resultados que es los gastos de ventas y administración por diferencia entre la utilidad bruta y la utilidad antes de impuestos igual a 1600 y dado que tenemos ya el gasto de interés igual a 400 el importe faltante de Gastos de Ventas y Administración es igual a 1200. Las razones financieras son herramientas que se utilizan para analizar la situación y desempeño financiero. Se calculan porque al hacerlo se establece una comparación útil entre las cifras (Van Horne, 2002). La utilidad de las razones depende de la ingenuidad y experiencia de los analistas financieros que recurren a ellas. Por si mismas muchas ocasiones son inútiles si no se sabe interpretarlas. El uso de razones financieras para el análisis de estados financieros independientemente del tipo de usuario genera información comparativa importante para tomar decisiones. Administración del Capital de Trabajo. Introducción El balance general de la organización proporciona información sobre la estructura de sus inversiones por una parte y la estructura de sus fuentes de financiamiento por el otro. Las estructuras seleccionadas deben conducir a maximizar el valor de la inversión de los dueños de dicha organización. Entre los componentes importantes de la estructura de la empresa se encuentran: El nivel de inversión en activos circulantes y La proporción de financiamiento a través de pasivos circulantes. La administración financiera a corto plazo, es decir la gestión de los activos y pasivos circulantes es una de las actividades más importantes y que requieren mucho tiempo al gerente de finanzas. El objetivo de la administración financiera a corto plazo consiste en controlar cada uno de los activos circulantes (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios) y pasivos circulantes (cuentas, documentos y cargos por pagar) para lograr un equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo, que contribuya en forma eficiente al valor de la empresa. Los esfuerzos del Gerente de Finanzas están enfocados a maximizar el valor de la empresa, mediante decisiones apropiadas. Convencionalmente se ha hecho una división artificial entre activos circulantes y fijos, referida está según su grado de liquidez, o su capacidad de convertirse con mayor o menor rapidez en efectivo. Es así como el trabajo cotidiano del Gerente de Finanzas es con los activos circulantes. Sin embargo, todas las decisiones de la gerencia deben estar encaminadas a maximizar el valor de la empresa, no importa que se trate de activos fijos o circulantes. En este tema se estudiaran los componentes del capital de trabajo, como son el efectivo, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los inventarios. Conceptos Activos circulantes Los activos circulantes, conceptualizados comúnmente como capital de trabajo, representan la parte de la inversión que circula de una forma a otra en la operación ordinaria de la empresa. Esta idea comprende la transición recurrente del efectivo a los inventarios, a las cuentas por cobrar y de nuevo al efectivo, para así conformar el ciclo operativo de la empresa. Debido a que el efectivo se sustituye, los valores negociables se consideran parte del capital de trabajo. Pasivos circulantes Los pasivos circulantes representan el financiamiento a corto plazo, porque incluyen todas las deudas de la empresa que se vencen, es decir que tienen que pagarse en un periodo de tiempo de un año o menos. Generalmente, estas deudas incluyen las cantidades que se deben a los proveedores, es decir las cuentas por pagar, y a los bancos, es decir los documentos por pagar, así como a los empleados y al gobierno, es decir los cargos por pagar, entre otras. Capital de trabajo El capital de trabajo neto se define como la diferencia entre los activos circulantes de la empresa y sus pasivos circulantes. Cuando los activos circulantes exceden a los pasivos circulantes, la empresa tiene un capital de trabajo neto positivo. En general, cuanto mayor sea el margen con el que los activos circulantes de la empresa cubren sus pasivos circulantes, mayor será la capacidad para pagar sus cuentas conformen vencen. Puesto que la mayoría de las empresas son incapaces de equilibrar con certeza las salidas y las entradas de efectivo, se necesita que los activos circulantes cubran en exceso las salidas para los pasivos circulantes. En otras palabras, cierta porción de los activos circulantes se financia comúnmente con fondos a largo plazo. La rentabilidad Existe una relación entre la rentabilidad de una empresa y su riesgo. La rentabilidad, es la relación entre los ingresos y los costos, generada por el uso de los activos de la empresa en las actividades productivas, tanto circulante como fijo. Las utilidades de una empresa pueden incrementarse por: 1. 2. El aumento de los ingresos o La disminución de los costos. El riesgo, en cuanto a corto plazo, es la probabilidad de que la empresa sea incapaz de pagar sus cuentas conforme dichas cuentas se vencen. Generalmente, en cuanto mayor sea el capital de trabajo neto de la empresa, menor será el riesgo. Visto de otra forma, cuanto mayor sea el capital de trabajo neto, más líquida será la organización, y por lo tanto, menor será el riesgo de volverse técnicamente insolvente, es decir, poca probabilidad existiría que la empresa fuera incapaz de pagar sus cuentas conforme se vencieran. Liquidez El concepto de activo circulante, corriente o líquido, es utilizado para señalar aquellos activos que con facilidad son convertibles en efectivo. Por lo tanto, el efectivo es el más "líquido". La liquidez para los activos circulantes diferentes al dinero, debe considerarse en dos aspectos: (1) el tiempo necesario para convertir el activo en dinero y (2) la incertidumbre asociada al precio de cada activo. El nivel de liquidez le permitirá a la empresa disminuir el grado de incertidumbre asociado a la posibilidad de declararse insolvente, lo cual tiene un costo, medible en términos de lo que paga la empresa por financiar ese nivel de liquidez. La determinación del nivel del capital de trabajo (activos circulantes menos pasivos circulantes) tiene que ver con la liquidez de la empresa y la exigibilidad de sus deudas. Sin embargo hay decisiones que afectan la liquidez de la empresa como son: el manejo del efectivo y las inversiones temporales, los procedimientos y políticas para la concesión del crédito (cuentas por cobrar), el control de inventarios, y el manejo de los activos fijos. La rentabilidad de los activos circulantes es diferente a la de los activos fijos y el costo de los pasivos circulantes es diferente al de los pasivos a largo plazo. Entonces, si la rentabilidad de los activos circulantes es menor que la de los activos fijos, a menor proporción de activos circulantes sobre activos totales, mayor rentabilidad sobre la inversión total y viceversa, de forma análoga se puede concluir de los pasivos que si: los pasivos corrientes cuestan menos que los de largo plazo, a mayor proporción de los pasivos corrientes, mayor será la rentabilidad de la empresa y viceversa. Administración del efectivo, cobranza y pagos. El sentido común nos indica que ante la existencia de oportunidades de inversión, no es razonable mantener efectivo en la empresa, sin embargo, existen algunos motivos para mantener cierta cantidad de efectivo en caja; el primero es el transaccional, lo que significa, la cantidad de dinero en caja necesaria para efectuar pagos que corresponden al desarrollo de la actividad propia de la empresa. Otro motivo, es el de prevención o de contingencia, el cual permite que la empresa tenga un "colchón" de seguridad para manejar imprevistos. Por último, el especulativo, que es mantener el efectivo necesario para aprovechar las oportunidades momentáneas de hacer inversiones rápidas y ganar algún dinero. La administración del efectivo implica el manejo del dinero de la empresa, de manera tal que se pueda maximizar su disponibilidad y a la vez obtener la mayor cantidad de dinero por intereses, a partir de los fondos en exceso que se tengan. El mejor instrumento para lograr este objetivo, es el flujo de fondos o de efectivo, esta herramienta le permite al Gerente Financiero, determinar los déficits y excesos de liquidez en cuanto a cantidad y tiempo. Esta información además permite tomar las decisiones apropiadas para obtener fondos adicionales o invertir los excedentes de liquidez. Conocer el flujo de fondos requiere una información permanente, diaria o con mayor frecuencia de los niveles de efectivo disponible en cada banco. La empresa debe estudiar la manera en la que más le conviene contar con el flujo de efectivo y saldos en cuentas; en el caso de cobros, puede ser conveniente contar con terminales punto de venta. Al realizar el corte, el efectivo se encuentra de inmediato como saldo acreditado a la cuenta de cheques; los pagos vía traspasos electrónicos se acreditan el mismo día o dentro de las próximas 24 horas a la fecha convenida de cobro y pago. Sin embargo existen otras estrategias como el factoraje, mediante el cual, una empresa o una entidad bancaria, compra la facturación, realiza un descuento por este servicio a la cantidad facturada y liquida a la empresa el importe de manera inmediata haciéndose cargo posteriormente del cobro de dicha facturación al cliente. En el caso de los pagos a proveedores y acreedores es posible que la empresa siga alguna estrategia de forma de pago programada, como la recepción de facturación ciertos días y horas con fecha de pago posterior según lo convenido con cada uno de sus proveedores o acreedores a fin de utilizar el plazo máximo de pago (apalancamiento financiero). Otras estrategias podrían indicar que los pagos se realizaran con cheques de otros bancos o plazas, en viernes y a una hora en la que los bancos ya no tienen operación, a fin de diferir los cobros de cheques hasta el lunes o martes una vez que son acreditados en las cuentas de proveedores o acreedores. Según convenga se podría tener como estrategia el pago anticipado para aprovechar los descuentos por pronto pago y mejorar el costo de compra de insumos, productos o servicios. Dentro de la administración del capital de trabajo, se encuentra la administración del efectivo y de valores negociables. El efectivo y los valores negociables son los activos más líquidos de la empresa. El efectivo es dinero al contado al que se puede reducir todos los activos líquidos. Los valores negociables son instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa emplea para obtener un rendimiento sobre fondos ociosos temporalmente. Existen tres motivos para mantener saldos de efectivo e inversiones temporales. 1. 2. 3. Motivos de transacción, para efectuar pagos planeados de partidas como materias primas y sueldos. Si las entradas y salidas de efectivo son casi iguales, los saldos de efectivo para transacciones pueden reducirse. Motivos de seguridad, con el fin de proteger a la empresa de la incapacidad de satisfacer las demandas inesperadas de efectivo. Motivos especulativos, con el propósito de poner a trabajar los fondos ociosos o de aprovechar rápidamente las oportunidades inesperadas. El objetivo de la gerencia debe ser mantener saldos de efectivo y valores negociables para transacciones que contribuyan a mejorar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo y valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la empresa será menor que si se mantuviera saldos óptimos. Es aquí donde el análisis sobre la relación entre rentabilidad y riesgo se vuelve sumamente importante. Algunas técnicas usuales que las empresas utilizan para administrar el efectivo y sus valores negociables, son el análisis financiero vía razones financieras, mediante la elaboración del estado de flujo de efectivo presupuestado, y mediante el ciclo de conversión del efectivo (ejemplos adjuntos para analizar la aplicación de dichas técnicas). Por otro lado, se encuentran también algunas técnicas o modelos cuantitativos; tal es el caso de los modelos de la cantidad económica a transferir y el modelo de límites de control de los cuales también se adjuntan ejemplos para ver diferentes metodologías sobre la administración del efectivo. La técnica de análisis financiero mediante el empleo de razones financieras pudiera ser aplicada sobre todo en aspectos de la liquidez con la que cuenta la empresa en un momento dado, o bien con aspectos de plantación financiera. En cuanto al ciclo operativo, éste se define como el tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa introduce la materia prima y la mano de obra en el proceso de producción, hasta el momento en que se cobra el efectivo por la venta del producto terminado. El ciclo operativo está integrado por dos componentes importantes: La edad promedio del inventario. El período promedio de cobro de las ventas. El ciclo operativo es simplemente la suma de ambos. También se puede identificar el ciclo de conversión del efectivo, que se define como el número total de días en el ciclo operativo menos el período promedio de pago de los insumos para la producción. Una de las técnicas o modelos cuantitativos, es el ideado por William Baumol, el cual aplica esencialmente el modelo de la cantidad económica a transferir. Los costos de transferir están representados por los costos de los oficinistas y de las transacciones que surgen al hacer las transferencias entre la cartera de valores negociables y la cuenta de efectivo. Estos costos fijos son difíciles de medir, quedan incluidos en dichos costos, entre otros, el tiempo que necesita el tesorero u otro funcionario para fincar una orden con un banquero de inversiones, el tiempo que se consume en registrar la transacción en los libros contables, el tiempo de la secretaria para mecanografiar/fórmular la transacción y la orden de compra. El costo de mantenimiento es el interés que se abandona por los depósitos en efectivo que se mantienen. Suponiendo que los gastos ocurren en forma continua, y que los flujos de entrada de efectivo llegan en sumas acumulativas dentro de intervalos periódicos, el tamaño óptimo de las transferencias de efectivo, C se fórmula de la siguiente manera: Donde T = consumo total de efectivo durante el periodo de tiempo en cuestión. b = costo fijo de la transacción para comprar o vender valores negociables. i = tasa aplicable de interés sobre los valores negociables. Finalmente, el costo total anual de mantenimiento de los saldos de efectivo, TC puede calcularse de la siguiente manera: TC = costo de transferencia +costo de mantenimiento= b (T / C) + i (C / 2) Una limitación en el uso del modelo, es que se da por sentado que los pagos en efectivo son constantes durante el período especificado. El modelo es aplicable sólo si esta hipótesis es una aproximación razonable de la situación. Cuando los pagos en efectivo se vuelven problemáticos, puede ser apropiado reducir el período para el cual se hacen los cálculos, de manera que los gastos durante el período sean relativamente constantes. Otra limitación al uso del modelo es que los pagos en efectivo rara vez son completamente predecibles. Para grados modestos de incertidumbre, sólo se necesita agregar un colchón para que una transferencia de valores negociables a efectivo se dispare en algún nivel de efectivo por arriba de cero. El modelo simplemente sugiere cuál será el saldo óptimo de acuerdo con una serie de hipótesis. El saldo real puede ser mayor si las hipótesis no son lo suficientemente firmes. En casos en que es mucha la incertidumbre de pagos en efectivo, dicho modelo puede no ser aplicable, por lo que se deberá considerar alguna otra metodología para determinar una estrategia más eficiente para llevar a cabo la administración del efectivo y valores negociables. Si los saldos de efectivo fluctúan aleatoriamente, se puede aplicar la teoría del control al problema. Suponiendo que la demanda de efectivo es fortuita y desconocida por adelantado, entonces se podrán fijar límites de control de forma tal que, cuando el efectivo llegue a un límite superior, se lleve a cabo una transferencia de efectivo a valores negociables, y cuando baje a un límite inferior se dispare una transferencia de valores negociables a efectivo. Mientras que el saldo de efectivo permanezca entre estos límites de control, no habrá transacciones. La forma en que se fijan los límites depende en parte de los costos fijos asociados con una transacción de valores y el costo de oportunidad de retener el efectivo. Al igual que anteriormente, suponemos que se conocen estos costos y que el costo fijo de vender un valor comercializable es el mismo que comprarlo. El modelo Millar-Orr especifica dos límites de control "h" pesos como límite superior y cero pesos como límite inferior. Vemos en la figura que cuando el saldo de efectivo tocó el límite superior, se compran h – z pesos en valores negociables, y el nuevo saldo es de z pesos. Cuando el saldo en efectivo llega a cero pesos, se venden z pesos en valores negociables, y el nuevo saldo se convierte en z. Mientras el saldo de efectivo fluctúe entre los dos límites superior e inferior de control, no se llevará a cabo ninguna transacción. Para ejemplos didácticos se tomara como cero el límite inferior reconociendo que una empresa pudiera fijar el límite inferior en cualquier cantidad positiva. La solución para los valores óptimos de h y z dependen no sólo de los costos fijos y los costos de oportunidad, sino también del grado de fluctuación en los saldos de efectivo. El valor óptimo de z, es: Donde b = costos fijos asociados con una transacción de valores T = variación de los flujos netos diarios de efectivo (varianza) i = tasa de interés diaria de los valores negociables El valor óptimo de h es 3z. Al fijarse estos límites de control el modelo minimiza los costos totales fijos y de oportunidad del manejo del efectivo. No se puede determinar con exactitud el saldo promedio de efectivo, pero sería aproximadamente (h + z) / 3. La ecuación muestra que mientras mayor sea la variabilidad de los flujos de efectivo y mayor es el costo fijo de una transacción de valores, más altos serán los límites de control que deberá fijar la empresa y más separado estará uno del otro. En contraste, mientras más alta sea la tasa de interés, más bajos serán los límites de control, además de que estarán más cerca el uno del otro. Una nota muy importante en cuanto a la utilización de estos modelos de optimización es que mientras no ofrezcan una mejoría sobre los modelos de utilización más sencilla, no se deberán emplear en lo absoluto. Administración del crédito Cuando se venden bienes a crédito, se dice que el vendedor extiende crédito comercial al comprador. El crédito comercial resulta de la creación de una partida de activos que se denomina cuentas por cobrar en los estados financieros de la empresa vendedora, y una partida de pasivos que se denomina cuentas por pagar en los estados financieros del comprador. El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por: 1. 2. El volumen de sus ventas a crédito. El período promedio entre el momento que se hace una venta y el momento en el que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o sea el período promedio de cobro. El período promedio de cobro, a la vez depende de las condiciones económicas y por otra parte por factores controlables por la empresa, los cuales vendría siendo las variables de políticas de crédito. Las principales variables de crédito incluyen: 1. 2. 3. Las normas de crédito, es decir el riesgo máximo aceptable de las cuentas de crédito. Los términos de crédito, que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se concede el crédito, denominado período de crédito y el porcentaje de descuento dado por la prontitud de pago. La política de cobranza de la empresa. Para evaluar los riesgos de crédito de un cliente, los administradores de crédito empiezan con las cinco "c" del crédito: Carácter.- se refiere a la probabilidad de que el cliente trate de hacer honra a sus obligaciones (moral). Capacidad.- es un juicio subjetivo de la habilidad del cliente para pagar sus obligaciones (antecedentes del cliente, métodos de negocios, observación física de la planta, almacén y demás instalaciones). Capital.- se mide en la posición financiera general de la compañía, tal como la indicaría un análisis de razones financieras. Colateral.- está representado por los activos que ofrezca el cliente en cesión como garantía del crédito. Condiciones.- se refiere al impacto de las tendencias económicas generales sobre la empresa, que puedan afectar la habilidad del cliente para cumplir sus obligaciones. Los términos de crédito especifican el periodo durante el cual se extiende el crédito y el descuento, si es que lo hay, por pronto pago: Período de crédito.- el ampliar el período de crédito estimula las ventas, pero existe un costo en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar (saldos). Determinar el período óptimo de crédito, implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de mantener un monto más elevado de sus saldos. Descuentos en efectivo.- si una empresa cambia sus términos de "neto/30" a "2/10, neto/30" puede atraer nuevos clientes que consideren tales descuentos como un tipo de reducción de precio y aumentar así sus ventas brutas, al mismo tiempo el período promedio de cobro se verá acortado ya que algunos antiguos clientes pagarán más rápido para aprovechar el descuento. El descuento óptimo se establece en el punto en el que los costos y los beneficios se compensan exactamente entre sí. Por otro lado, se encuentra la política de cobranza, la cual se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas vencidas y no pagadas: envío de cartas, llamadas telefónicas, entregar las CSC a una agencia externa de cobradores, o bien una demanda civil. Se debe procurar un equilibrio entre los costos y los beneficios de diferentes políticas de cobranza. El objetivo básico de la administración de crédito consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar así el valor de la empresa al extender crédito a los clientes dignos. Administración del Inventario El inventario es un activo circulante necesario que permite al proceso de producción-venta operar con un mínimo de dificultades. Al igual que el efectivo y valores negociables, y cuentas por cobrar, el inventario representa una inversión significativa para la mayoría de las empresas. Lawrence J Gitman, en su obra Principios de Administración Financiera (Prentice Hall, 2000), comenta que para el productor promedio, los inventarios representan aproximadamente el 42% de los activos circulantes y alrededor del 18% de los activos totales. Es importante la rotación rápida del inventario para tratar de reducir los costos de financiamiento incurridos por mantener grandes cantidades en dicho rubro. El rol del administrador financiero en cuestiones de la administración del inventario en la mayoría de las ocasiones se reducen a ser un "simple vigilante" al igual que un asesor. No tiene un control directo, pero sí proporciona asesoría en el proceso de administración del inventario. Existen dos aspectos importantes a ser considerados con respecto al inventario, los tipos de inventario así como el nivel adecuado de los mismos. Los tres tipos de inventarios son: 1. Inventario de materias primas. 2. Inventario de productos en proceso. 3. Inventario de productos terminados. El inventario de materias primas está conformado por artículos que adquiere la empresa, generalmente, materiales básicos como plástico, hierro, entre otros, para emplearlos en la manufactura de un producto terminado. El inventario de productos en proceso está integrado por todos los artículos que se encuentren en el área de producción en dicho momento, es decir que se encuentran en alguna etapa intermedia de fabricación. Por otro lado, el inventario de productos terminados consiste de artículos producidos, pero que aún no han salido a la venta. El inventario es una inversión en el sentido de que la organización mantiene inmóvil su dinero, renunciando de este modo a ciertas oportunidades de obtener ganancias. En general, cuanto más grande sea el rubro de inventarios de una empresa, mayor será la inversión en pesos al igual que su costo requerido de capital. El gerente de finanzas deberá asesorar a la empresa para considerar el beneficio en comparación con el costo de mantener algún saldo en el rubro de inventarios. El nivel y la administración del inventario y de las cuentas por cobrar se relacionan muy directamente. Generalmente, en el caso de empresas manufactureras, cuando se vende un producto, se desplaza del inventario a las cuentas por cobrar y finalmente a efectivo. Debido a la relación directa que existe entre el inventario y las cuentas por cobrar, su administración no deberá ser considera de forma independiente. Por ejemplo, la decisión de conceder crédito a un cliente, daría como resultado un incremento en el nivel de ventas, el cual de apoyaría con un nivel más alto de inventarios y cuentas por cobrar. Por lo general, se obtiene una ventaja con la estrategia de otorgar crédito ya que el costo por mantener un artículo en inventario es mayor que el costo por mantener una cuenta por cobrar. Esto es verdad, ya que el costo de mantener el inventario podría incluir, además del rendimiento requerido sobre los fondos invertidos, los costos de almacenamiento, seguros, o bien, el costo del mantenimiento del inventario físico. Las técnicas que se emplean comúnmente en la administración del inventario son: El sistema ABC, El modelo de la cantidad económica de pedido, El punto de reorden, El sistema de planeación de los requerimientos de materiales, y El sistema justo a tiempo. Aunque estas técnicas no son estrictamente financieras, es recomendable que el administrador financiero las comprenda para un proceso de decisiones eficiente. Una empresa que emplea el sistema ABC, divide su inventario en tres grupos, A, B y C. El grupo A incluye los artículos que requieren la mayor inversión en pesos. Por otro lado, el grupo B está formado por los productos que constituyen el siguiente inventario más grande. Y el grupo C incluye los artículos más numerosos que representan una inversión en pesos relativamente pequeña. El control de los artículos A debe ser más estricto debido a la gran inversión en pesos que representan. En este caso, es conveniente el uso de un registro de inventario perpetuo para vigilar diariamente dichos niveles de inventario. Los artículos del grupo B se podrían controlar vía verificación periódica, posiblemente semanal, de dichos niveles. En cuanto al grupo C, se podría controlar mediante procedimientos sencillos, como un método de línea roja, que podría consistir en ordenar un nuevo pedido cuando el inventario contenido en una caja disminuyera en tal cantidad que quedara descubierta una línea roja dibujada alrededor del interior o exterior de dicha caja. El modelo que se vio para administrar el efectivo y los valores negociables bien podría aplicarse para el control de los artículos A y B. Como se recordará, el modelo de la cantidad económica de pedido, explicado anteriormente, en cuanto a la administración del efectivo y valores negociables, toma en cuenta diversos costos operativos y financieros y nos ayuda a determinar la cantidad del pedido que minimiza el costo total del inventario. Los costos básicos que se incluyen en dicho modelo son, con excepción del costo real de la mercancía: Costos de pedido. Costos de mantenimiento en inventario. Costo total. Los costos de pedido, incluyen los costos administrativos fijos por ordenar y recibir un pedido, es decir, el costo por elaborar una solicitud de compra, procesar el trabajo administrativo resultante, recibir un pedido y cotejarlo con la factura. Estos costos se expresan en pesos por pedido. Los costos de mantenimiento en inventario, son los costos variables por unidad que se generan por mantener un artículo en inventario durante un período específico de tiempo. Estos costos se expresan por unidad, por período, e incluyen los costos de almacenamiento, del seguro, de deterioro, y de obsolescencia y, aún más importante, el costo de oportunidad o costo financiero por mantener fondos inmóviles en inventario. El costo total del inventario, se define como la suma del costo de pedido y el costo de mantenimiento en inventario. El costo total es importante para el modelo ya que el objetivo de dicho modelo consiste en determinar la cantidad del pedido que minimice su costo. Una vez que la empresa ha calculado la cantidad óptima del pedido, deberá determinar el momento para solicitar los pedidos. La empresa requerirá un punto de reorden que considere el plazo necesario para ordenar y recibir pedidos. En caso de suponer que la empresa tenga una tasa de uso constante de inventarios, el punto de reorden se podrá calcular de la siguiente forma: Punto de reorden igual al plazo para ordenar y recibir pedidos en días multiplicado por el uso diario. Debido a la dificultad para pronosticar con precisión los plazos para ordenar y recibir pedidos, y las tasas de uso diario, muchas empresas mantienen por lo general, inventarios de seguridad, que son inventarios adicionales, los cuales son considerados en caso de que sean necesarios. De acuerdo con Gitman (2000), el sistema de planeación de los requerimientos de materiales, es usado por las empresas para determinar qué ordenar, cuándo hacerlo y qué prioridades se asignarán a los materiales solicitados. El sistema aplica los conceptos de la cantidad óptima del pedido para calcular la cantidad que se ordenará. Con el uso de una computadora, este sistema de planeación simula la estructura de la cuenta de materiales, el nivel de inventario y el proceso de manufactura de la empresa. La estructura de la cuenta de materiales se refiere a cada pieza o material que se emplea para elaborar el producto terminado. Para un plan de producción específico, la computadora simula los requerimientos de materiales comparando las necesidades de producción con los saldos de inventario disponible. Dicho sistema de planeación determina el momento adecuado para ordenar las diversas partidas de la cuenta de materiales, con base en el plazo requerido para obtener los materiales y el tiempo necesario para que un producto que se encuentra en proceso, pase por las diferentes etapas de producción. La ventaja de este sistema de planeación es que obliga a la organización a considerar sus necesidades de inventario y planear de acuerdo a éstas. En sí, el objetivo principal es disminuir la inversión en inventarios de la empresa, sin afectar la producción. El sistema justo a tiempo se usa para minimizar la inversión en inventarios. Los fundamentales de dicho sistema se basan en que los materiales deberán llegar en el momento exacto en que se requieran para la producción. De manera ideal, la empresa mantendría sólo el inventario de producción en proceso. Debido a que su objetivo consiste en minimizar la inversión en inventarios, este sistema utiliza inventarios de seguridad escasos o nulos. Se requiere de una gran coordinación entre la empresa, sus proveedores y las empresas de embarque para garantizar que los materiales lleguen a tiempo. El objetivo del sistema justo a tiempo es la eficiencia de la manufactura. Este sistema utiliza el inventario como una herramienta para lograr la eficiencia al destacar la calidad en cuanto a los materiales utilizados y su entrega oportuna. Cuando el sistema funciona eficientemente, permite que aparezcan las deficiencias del proceso y de esta manera sean resueltas. Estructura Financiera Financiamiento a corto plazo. Financiamiento de los saldos de cuentas por cobrar y proveedores Introducción De acuerdo a Weston & Brigham, el financiamiento de los saldos de las cuentas por cobrar involucra la cesión de las cuentas por cobrar o su venta (factoraje). La cesión de las CxC, se caracteriza por el hecho de que el prestamista no solo tiene derechos contra ellas, sino que también tiene un recurso legal contra el prestatario (el vendedor); por lo tanto, si la persona o la empresa que compró los bienes no paga, la empresa vendedora debe absorber la pérdida. De ahí que el riesgo de incumplimiento sobre las cuentas por cobrar cedidas permanezca con el prestatario. La institución financiera que presta sobre la base de saldos cedidos en garantía, es generalmente un banco comercial o una de las grandes compañías industriales de finanzas. Por ejemplo, la Asociación Mexicana de Factoraje Financiero y Actividades Similares A.C. (http://www.factoraje.com.mx/index.php?participantes) El factoraje, o venta de las CxC, implica la compra de estas cuentas por parte del prestamista sin recurso legal contra el prestatario (el vendedor). El comprador de los bienes es notificado de la transferencia y hace el pago directamente al prestamista. Puesto que la empresa de factoraje asume el riesgo de incumplimiento sobre las cuentas malas, debe hacer las comprobaciones de crédito correspondientes. Según esto, los factores proporcionan no solamente dinero sino también un departamento de crédito para el prestatario. Nota: La selección de facturas es el primer paso esencial, pero si el comprador de los bienes no paga la factura, el prestamista aún tiene el recurso legal contra el vendedor de los bienes. Sin embargo, si muchos compradores incurren en incumplimiento, el vendedor puede ser incapaz de satisfacer sus obligaciones para la institución financiera. Por lo tanto, los prestamistas insisten frecuentemente en una protección adicional al extender crédito por menos del 100% de las CxC cedidas en garantía, por ejemplo, el prestamista puede anticipar a la empresa vendedora el 75% del monto de las CxC cedidas en garantía. Procedimiento para factorizar los saldos de las CxC El procedimiento que se sigue para factorizar las CxC es un tanto diferente del que se sigue para cederlas en garantía. Nota: Desde luego, la empresa vendedora puede seguir adelante y hacer la venta a un cliente que no satisfaga las normas del factor, pero en tales casos deberá hacerse responsable de dichas CxC y asumir las pérdidas en caso de que ocurra un incumplimiento. El factor ejecuta tres funciones al llevar a cabo el procedimiento normal que se ha descrito: la verificación del crédito. la ejecución de los pagos/anticipos. la adquisición del riesgo. Referencias bibliográficas García Mendoza, Alberto. Análisis e Interpretación de la Información Financiera. CECSA. México, 1978. ISBN-968-26-0060-X Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera. Prentice Hall, 0ctava edición, México 2000. ISBN 0-321-03069-9 Ochoa Setter, Guadalupe A. Administración Financiera. Alahambra Mexicana. 1996. ISBN 968-444-198-3 Van Horne, James C. Administración Financiera. Prentice Hall, Décima edición. 1997. ISBN 0-13-300195-4 Weston, F.J. y Brigham, E.F. Fundamentos de Administración Financiera. Interamericana. Séptima edición. México 1987. ISBN 968-25-1194-1 Autores: Dr. Jaime Silva Ing. Kevin Luna Villarreal
