Claves y pautas generales para tramitar y actualizar el registro en la nueva versión del www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 INDICE PAUTAS GENERALES PARA EL REGISTRO DE LA EMPRESA DENTRO DEL UNGM.................. 3 INFORMACIÓN EXIGIDA EN CADA NIVEL DE REGISTRO....................................................... 8 Requisitos del nivel básico .............................................................................................................. 9 Requisitos del nivel 1 ...................................................................................................................... 9 Requisitos del nivel 2 ...................................................................................................................... 9 ESTADO DE REGISTRO DE LAS COMPAÑIAS ........................................................................ 9 OPORTUNIDADES DE NEGOCIO ......................................................................................... 12 ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................ 13 CENTRO VIRTUAL DEL CONOCIMIENTO............................................................................. 14 www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 PAUTAS GENERALES PARA EL REGISTRO DE LA EMPRESA DENTRO DEL UNGM Desde hacía bastante tiempo, los funcionarios de Naciones Unidas que se encargaban de tramitar los registros de las empresas solicitantes dentro de la plataforma de registro de proveedores UNGM, nos habían avisado sobre cambios considerables dentro de esta plataforma. Independientemente de que la usabilidad de la página sea más intuitiva (cosa que hacía bastante falta), para los usuarios hispano parlantes se ha facilitado bastante el trámite del registro, ya que ahora todo este proceso lo podremos hacer en español Como habitualmente recomendamos a las empresas en las jornadas en las que tenemos la oportunidad de ser invitados, seguimos rogando encarecidamente que el proceso de registro esté siempre supervisado por personal con poder ejecutivo dentro de la organización, así podremos analizar y comprobar el compromiso de la Dirección sin que esta nueva alternativa de negocio se vea afectada por circunstancias ajenas al registro de la empresa, ya que también hemos podido comprobar que este registro generalmente se asigna a empleados sin acceso a documentación confidencial de la compañía, demorando así todo este proceso e incluso a que esta nueva línea de negocio se interprete como una mera declaración de intenciones que generalmente acaba en el olvido. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 Una de las grandes novedades es que esta nueva versión del UNGM va a suponer que todas aquellas empresas que no se encuentren activas, los registros duplicados, triplicados e incluso en algunos casos quintuplicados y empresas que no actualicen el registro, en el plazo de UN MES, serán eliminadas automáticamente de la lista de proveedores aceptados. Esto va a suponer una gran ventaja ya que sabremos las empresas que realmente se encuentran activas como proveedoras de bienes o servicios. Recordad que hace un tiempo hicimos un ejercicio sobre el panorama de las empresas españolas que “supuestamente” estaban registradas como proveedores en el UNGM con datos que diferían bastante de la realidad. En la nueva versión, todas las empresas que se encuentren registradas tendrán un buzón de correo personal en el que podremos comprobar toda la correspondencia que los funcionarios de las agencias nos envíen para cuestiones relativas el registro. Asimismo recibiremos en la cuenta de correo que utilizamos para el alta de la empresa en el UNGM un aviso de notificación para que revisemos el correo personal. Para los nuevos usuarios, este cambio no va a suponer ninguna novedad, principalmente porque no tienen ningún conocimiento de la versión anterior del UNGM que se componía de 14 pasos y hasta que no se cumplimentase toda la documentación no nos daba la alternativa de pulsar el tan esperado botón de “Submit”. Para los que hemos “sufrido” la versión anterior este nuevo portal cuenta con novedades considerables, la primera ya la hemos citado anteriormente, ahora podemos tramitar todo el registro en español sin necesidad de utilizar ningún traductor externo. Para nosotros, uno de los cambios más importantes por no decir el más importante, es que ahora las empresas NO vamos a tener que elegir a las agencias en las que podemos “intuir” potencial de éxito en función del producto o servicio demandado por dichas agencias. Simplemente, a modo de repaso, recordad que antes, en el “Step 2: Select Agencies” del registro, las empresas teníamos que elegir las agencias con las que queríamos hacer negocio, de entre una gran lista repleta de siglas, generalmente desconocidas. Al final terminábamos eligiendo todas sin tener en cuenta que en el “Step 3: Agency Questions” cada una de estas agencias seleccionadas nos iba a solicitar documentación de la que que en gran parte de los casos las empresas carecíamos, y lo que empezó por un listado de 24 agencias, al final se quedaba en cinco como mucho. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 En esta nueva versión las agencias nos van a elegir a nosotros y eso va a estar condicionado por la codificación de nuestros productos o servicios. Así, si antes era muy importante elegir estas agencias, ahora lo que se ha convertido en crucial es el proceso de codificación ya que va a determinar las agencias que se van a interesar por nuestra empresa. A continuación os vamos a dar los pasos previos al registro para que observéis los cambios más significativos del nuevo portal. Nuestro punto de partida va a ser el que a continuación os mostramos Esta fase es relativamente sencilla, tendremos que poner el “Nombre de la Compañía”, tal y como figura en la escritura de constitución, “País o Territorio” donde se encuentra inscrita la sociedad y el resto de la información la que proceda. Muy importante, para hacer negocios con las Naciones Unidas, es obligatorio que se acepte el “Código de Conducta” para los proveedores de las Naciones Unidas. Este debe ser aceptado por un oficial con la autoridad pertinente, pues estará comprometiendo a la compañía con el contenido del Código y en la promoción de sus valores. Una vez hayamos cumplimentado toda la información OBLIGATORIA que figura con un asterisco (*) seguiremos al paso siguiente pulsando el botón “Continuar con el registro como proveedor” www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 En la siguiente fase nos aparecerá la siguiente imagen. Para no tener que volver a repetir la información que aportamos antes, el portal nos da la alternativa de importar los datos que se aportaron en el paso anterior, simplemente activando el cuadro donde pone “Misma información que antes” A continuación tendremos que aportar la dirección de correo electrónico bajo el cual se va a desarrollar todo el registro. Nosotros, generalmente recomendamos que se utilicen cuentas de correo genéricas y que tengan acceso varias personas. En esta nueva versión, la clave de acceso no va a estar determinada por el portal, como antiguamente ocurría que cuando íbamos a proceder con el alta de la empresa, el propio programa nos asignaba un “Password” alfanumérico casi imposible de recordar, por lo menos las quince primeras veces. También es cierto que nos permitía cambiarla pero muchas personas no sabían ni dónde se podría tramitar dicho cambio. Esta “Contraseña” tendrá que estar compuesta de al menos ocho caracteres de los que obligatoriamente tendrá que figurar al menos una mayúscula, una minúscula y un número como por ejemplo “MiemprEsa0432” www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 A continuación pulsaremos el botón “Registrar” Una vez hayamos pulsado el botón de registro, nos aparecerá la siguiente página en la que nos comunican que vamos a recibir un correo a la cuenta que previamente aportamos para proceder a la activación Para activar la cuenta, deberemos hacer clic una sola vez en el enlace que figurará en el correo que nos manden o también podremos copiarlo en nuestro. Este permanecerá activo hasta que active su cuenta. Si más adelante no encontramos este correo electrónico, recuerda que puedes iniciar sesión con tu nueva cuenta utilizando tu dirección de correo electrónico y contraseña. Puedes reenviarte este enlace de activación haciendo clic en el icono con forma de sobre de la barra superior de la página. En cualquier momento del proceso de registro o al utilizar https://www.ungm.org/, podrás hacer clic en el botón “Ayuda” situado en la parte superior derecha de esta pantalla y os contestarán en cuanto les sea posible. Generalmente suelen contestar todas las consultas en 48 horas. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 Una vez que hayamos activado la cuenta, tendremos que meternos en nuestro registro rellenando el campo al correo electrónico y la contraseña en el apartado de “Cuenta de Usuario”. Nada más entrar nos aparecerá la siguiente imagen La barra de estado de la parte superior izquierda nos muestra la evolución en la que se encuentra nuestro registro. El objetivo principal que nos tenemos que centrar es que las pestañas, General, Dirección, País o territorio, Contactos, etc…… cambien del estado ROJO al VERDE, eso querrá decir que hemos aportado toda la información que nos solicitan INFORMACIÓN EXIGIDA EN CADA NIVEL DE REGISTRO La mayoría de los organismos de las Naciones Unidas exigen a sus proveedores un registro básico. Sin embargo, algunos pueden solicitar a sus proveedores que se registren en los niveles 1 ó 2, que se determina por el valor monetario de los posibles contratos. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 Requisitos del nivel básico 1. Información general: nombre de la compañía, número de licencia, dirección, teléfono, datos de las personas de contacto, etc. 2. Información sobre los países en los que trabaja. 3. Clasificación de bienes y servicios de su compañía. Requisitos del nivel 1 4. Criterios del 1 al 3. 5. Certificado de incorporación o documento equivalente que verifique su capacidad o estado legal. 6. Datos y direcciones de correo electrónico de al menos tres referencias, todas independientes y no afiliadas a su compañía, con los que haya hecho negocios anteriormente. 7. Nombre de los dueños y directores, incluyendo, si procede, la compañía matriz, subsidiaria o afiliada, nombre del Director general o Director gerente y de aquellos que estén al mando de los intereses de la compañía. Los nombres de los intermediarios, agentes o consultores deberán estar relacionados con contratos u ofertas de las Naciones Unidas. Requisitos del nivel 2 8. Criterios del 1 al 7. 9. Cartas de referencia de tres entidades, todas independientes y no afiliadas a su compañía, con las que haya hecho negocios anteriormente. 10. Documentos financieros (estados financieros certificados o auditados o equivalente) de los últimos tres años. ESTADO DE REGISTRO DE LAS COMPAÑIAS Enviado: Los organismos de las Naciones Unidas han recibido el perfil de su compañía, quienes procederán a revisarlo y evaluarlo. Una vez este proceso haya comenzado, no podrá modificar ningún dato y su estado pasará a ser En progreso. Los procesos de revisión y evaluación duran una media de diez días laborables. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 En progreso: En este momento, los organismos de las Naciones Unidas están revisando y evaluando a su compañía. Durante esta fase, no podrá modificar la información de su perfil. Los procesos de revisión y evaluación duran una media de diez días laborables. Reenviado: Este estado indica que su registro se ha vuelto a enviar a los organismos de las Naciones Unidas para que lo revisen y evalúen. Los procesos de revisión y evaluación duran una media de diez días laborables. Registrado: Felicidades, su compañía ha sido registrada en UNGM con base a la información provista en su registro. Estar registrado en UNGM significa que los datos de su compañía forman parte desde ese momento de la base de datos de posibles proveedores de las Naciones Unidas. Recuerde que, en cuanto uno de los organismos haya confirmado su registro, el perfil de su compañía se hará visible a todo su personal cuando busquen proveedores en la página web. Sin embargo, el registro no implica precualificación, que realmente es un proceso sistemático que determina la capacidad de un fabricante de ofrecer productos de calidad de acuerdo con los estándares internacionales y las especificaciones de los organismos. Con esta precualificación se busca proteger al comprador y al destinatario final, asegurando la calidad de los productos adquiridos y distribuidos. Esto hace referencia de forma específica, pero no exclusiva, a los productos y servicios del campo de la medicina más esencial, equipos médicos, condones, anticonceptivos y artículos relacionados. Asimismo, los organismos de las Naciones Unidas se reservan el derecho de valorar y evaluar a su compañía, ya sea durante un proceso de licitación o tras la adjudicación de un contrato. Todos los proveedores deberán enviar cotizaciones o propuestas en respuesta a las alertas de licitaciones y cumplir con los requisitos de garantía de calidad. Pendiente de actualización: La revisión y evaluación del registro de su compañía no se han completado debido a que la información provista es insuficiente o incorrecta. Recibirá por lo tanto un correo electrónico del organismo de las Naciones Unidas que lo haya calificado como “Pendiente de actualización” en el que se detallará qué información se requiere. En la bandeja de entrada de UNGM encontrará una copia de este correo electrónico. Le informamos de que recibirá dos recordatorios automáticos. Si no añade la información solicitada dentro del plazo, su registro se desactivará hasta que actualice los datos requeridos. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 El personal de las Naciones Unidas no podrá ver el perfil de las compañías que estén pendientes de actualización o que hayan sido desactivadas; es decir, los datos de su compañía no aparecerán en los motores de búsqueda. Dado que el registro es un requisito para poder trabajar con los organismos de las Naciones Unidas, podría estar perdiendo oportunidades de negocio. De esta forma, y por su propio interés, le recomendamos que aporte a tiempo la información requerida. Sin coincidencias: Su registro en UNGM variará en función de si los productos o servicios ofrecidos por su compañía coinciden con los adquiridos por los organismos de las Naciones Unidas. En ocasiones, sucede que dichos organismos cambian sus requisitos, del mismo modo que un proveedor puede redefinir sus productos y servicios en cualquier momento. Si una de estas modificaciones hace que su registro ya no coincida con lo solicitado por los organismos de las Naciones Unidas, el estado de su registro pasará a ser Sin coincidencias. Desactivado: Los registros se desactivan cuando un proveedor no accede a su cuenta durante más de seis meses. Por otro lado, también se puede desactivar una cuenta en caso de que un proveedor no haya incluido toda la información obligatoria para que su compañía pase la primera revisión y evaluación. En ambos casos, se mandarán dos correos electrónicos recordatorios antes de la desactivación. Para reactivar su cuenta, solo tendrá que iniciar sesión y completar los datos requeridos. No olvide de que, si se ha registrado correctamente con cualquier organismo de las Naciones Unidas, el perfil de su compañía será visible a todo su personal que utilice esta base de datos. Retirado: En este caso, es su compañía la que ha decidido retirar el registro que tenía con un organismo de las Naciones Unidas. También puede ocurrir que no haya aceptado el Código de Conducta de Proveedores, que es un requisito para poder registrarse. En cualquier momento tiene la opción de recuperar su registro o aceptar dicho Código; entonces, deberá volver a enviar el registro al organismo en cuestión. Le recordamos que se mantendrá el estado de registro que tenía en el momento en que decidió retirarlo. Declinado: El registro de su compañía ha sido declinado en UNGM en base a la información provista en su registro. En la mayoría de los casos, un registro se declina debido a que los productos o servicios de un proveedor no coinciden con aquellos que compra un organismo de las Naciones Unidas. Además, puede ser declinado por organismos que operen en países o territorios www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 en los que un proveedor no haga negocios. En ocasiones, también puede ser por las normas y regulaciones relacionados con los años de vida que se le exigen a la compañía. No olvide que, si se ha registrado correctamente con cualquier organismo de las Naciones Unidas, el perfil de su compañía será visible a todo el personal de las Naciones Unidas que utilice esta base de datos. OPORTUNIDADES DE NEGOCIO El portal UNGM representa, una plataforma excepcional para localizar nuevas oportunidades de negocio de productos y servicios a numerosas organizaciones, en varios países y regiones. Participan 35 agencias y colaboradores, que representan un 95% del gasto total de Naciones Unidas. 3.200 compradores de NNUU utilizan el UNGM para localizar proveedores y hacer saber sus necesidades de compra, 15 nuevas alertas de licitaciones publicadas cada día, 225 licitaciones activas publicadas de media al día. Esta nueva versión del portal, también incluye la sección de nuevas oportunidades de negocio, donde podremos encontrar las licitaciones que se encuentran en plazo de las distintas agencias, misiones de paz, fondos, etc. que forman parte del UNGM. Haciendo un simple clic en cada una de las columnas, podremos clasificar las oportunidades de negocio por: título, fecha límite, fecha de publicación, organismo de Las Naciones Unidas, tipo de anuncio (RFP, RFQ, ITB, LTA, EOI) y país beneficiario. Nosotros siempre solemos recomendar que el criterio de clasificación se realice en función de la fecha límite “Deadline”. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 Asimismo, en el encabezado de esta sección podremos realizar una búsqueda más avanzada en función del título, descripción, referencia, rango de fechas de publicación y rango de fecha límite de presentación de propuestas. ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS Al igual que ocurría en la sección anterior, este portal representa una plataforma ideal para hacer nuestros estudios de prospección, análisis de la competencia, análisis de la demanda y competitividad de los bienes o servicios que ofrezca nuestra empresa, ya que podremos visualizar los contratos adjudicados hasta la fecha. Si bien es cierto que históricamente Las Naciones Unidas es bastante recelosa en cuanto a la información que publica, hemos podido observar que actualmente son menos escrupulosos en publicar datos de adjudicaciones, en cuanto a nombre del adjudicatario e incluso precios unitarios de adjudicación. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 No obstante, estos criterios sobre la publicación de la información son totalmente independientes por cada una de las agencias, por ejemplo, en el Fondo para la infancia UNICEF son muy poco transparentes ya no solo en la publicación de adjudicaciones, sino también en el trato con los proveedores, pero en cambio la UNRWA publican hasta los precios unitarios de cada uno de los ítem adjudicados. Haciendo un simple clic en cada una de las columnas, podremos clasificar las adjudicaciones de contratos en: título, fecha de adjudicación, organismo de Las Naciones Unidas, referencia y país beneficiario. Asimismo, en el encabezado de esta sección podremos realizar una búsqueda más avanzada en función del título, descripción, referencia, proveedor y rango de fechas de adjudicación. CENTRO VIRTUAL DEL CONOCIMIENTO Para los que estábamos familiarizados con la versión anterior del portal toda la información relativa a publicaciones sobre estadísticas de adjudicaciones, guías generales de negocios con Naciones Unidas, etc. la podíamos encontrar en una sección llamada “Useful links”. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013 En esta nueva versión, se ha diseñado un apartado llamado “Centro virtual del conocimiento” en el que podremos descargarnos información muy útil ya no solo para saber las tendencias de adquisiciones, sino que también podremos descargarnos la Guía General de Negocios para hacer un análisis más exhaustivo sobre las agencias que más se pueden adecuar a los bienes o servicios que están demandando cada una de las agencias. www.scadi.es Este documento ha sido realizado y es propiedad de SCADI Global Consulting Enterprise, S.L. © Diciembre 2013