2.1.3 Generar la Línea Base del Subproyecto

ANEXO al Manual de Usuario del
Gestor de Proyectos para la Gestión de
Proyectos en Clarity
Gestión de los Subproyectos del Gestor de
Proyectos
1
Índice
1
Introducción ______________________________________________________ 3
2
Ciclo de Vida del Subproyecto ________________________________________ 3
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.2
2.2.1
2.3
2.3.1
Fase de Planificación __________________________________________________ 3
Creación de Subproyectos ____________________________________________________ 3
Creación del Plan de Trabajo del Subproyecto ____________________________________ 9
Generar la Línea Base del Subproyecto ________________________________________ 10
Fase de Ejecución ____________________________________________________ 10
Actualización del Progreso de las Actividades del Subproyecto _____________________ 12
Fase de Cierre ______________________________________________________ 12
Realizar el Cierre del Subproyecto ____________________________________________ 12
2
1 Introducción
La presente guía se presenta como un manual de usuario para la gestión del
ciclo de vida de los subproyectos en Clarity desde su creación, pasando por su
planificación, ejecución y seguimiento hasta su cierre.
2 Ciclo de Vida del Subproyecto
El siguiente esquema muestra los pasos y actuaciones que debe realizar el
Gestor del Proyecto en la herramienta Clarity a lo largo del Ciclo de Vida del
Subproyecto:
Fase de Planificación



Creación de Subproyectos
Creación del Plan de Trabajo del Subproyecto
Generar Línea base del Subproyecto
Fase de Ejecución

Actualización del progreso de las actividades del Subproyecto
Fase de Cierre de Proyecto

Realizar el Cierre del Subproyecto
2.1 Fase de Planificación
2.1.1 Creación de Subproyectos
Cuando en un proyecto estándar están involucradas otras subdirecciones de
IAM o empresas subcontratadas para la ejecución del proyecto ya sea parcialmente o
en su totalidad, el Gestor de proyecto de otra subdirección designado por su
Subdirector o el gestor de proyecto adjudicatario en caso de contratación es el
responsable de crear el subproyecto en Clarity.
La creación del subproyecto conlleva el alta del proyecto en la aplicación
Clarity, a través de una vista de creación del proyecto sobre la aplicación, donde es
requerido completar un conjunto de atributos para que el proyecto quede definido.
El Gestor adjudicatario debe comunicar al Gestor del proyecto estándar de IAM
el nombre, apellidos, correo electrónico de empresa, código de LDAP Corporativo (si lo
tuviese) y perfil (role adjudicatario), del personal de la Empresa correspondiente que
vaya a trabajar en el proyecto de subcontratación y que se quiera tener identificado en
3
el plan de trabajo del proyecto. Los roles o perfiles para los adjudicatarios quedan
definidos a continuación:

Role Analista Adjudicatario

Role Analista Programador Adjudicatario

Role Consultor Adjudicatario

Role Diseñador de Entorno Gráfico Adjudicatario

Role Especialista de Administración de Contenidos Adjudicatario

Role Gestor de Proyecto Adjudicatario

Role Programador Adjudicatario

Role Técnico de Base de Datos Adjudicatario

Role Técnico de Comunicaciones Adjudicatario

Role Técnico de Sistemas Adjudicatario
Sólo se le da acceso al Gestor de proyecto con rol de Gestor de Proyecto
Adjudicatario. El resto de personal de la Contrata, se dará de alta, sin acceso en la
herramienta Clarity si lo decide el Gestor interno de IAM.
Para crear el subproyecto, el gestor del subproyecto (interno o externo) debe
acceder a los proyectos desde el menú de Clarity:
Menú Clarity > Módulo “Gestión de la Cartera” > “Proyectos”
Ilustración 1.- Acceso a Proyectos
Accedemos al portlet de “Listado de proyectos”. Desde esta vista se inicia la
creación de los subproyectos. Para dar de alta un nuevo proyecto, hacer clic en el
botón de “Nuevo desde Plantilla”:
4
Ilustración 2.- Creación de un subproyecto desde Plantilla
Aparecerá una vista de selección de plantilla. Todo proyecto en Clarity debe ser
dado de alta a partir de una plantilla de proyecto a seleccionar en función de la
tipología del proyecto que se vaya a crear. La plantilla de proyecto aporta un plan de
trabajo establecido que contiene las fases resumen de proyecto que deben
mantenerse en función de la tipología del proyecto y el listado completo de entregables
que podrían requerirse para un proyecto de esa tipología.
Se debe selecciona la plantilla en función del tipo de subproyecto y hacer clic
en el botón de siguiente:
Ilustración 3.- Vista de Selección de Plantilla
Tras la selección aparecerá la vista con el formulario de alta del subproyecto,
donde deberán completarse los siguientes atributos para la creación:
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Ilustración 4.- Vista de Creación del subroyecto
Completamos los campos solicitados para la creación:











Nombre de subproyecto: en caso de Subproyecto asociado a proyecto
estándar, se debe consultar con el Gestor del Proyecto estándar cual debe ser
el nombre que debe tener el subproyecto, ya que los subproyectos contienen
un nombre definido con una acrónimo de 5 letras y los subproyectos se
relacionan con el proyecto a través de este acrónimo seguido de “sub”.
Proyecto estándar: en el caso de Subproyectos indicar no.
Descripción: indicar brevemente el alcance del proyecto.
Responsable Ayuntamiento: Se deberá indicar el nombre y apellido de la
persona encargada del departamento del Ayuntamiento que ha solicitado el
proyecto estándar.
Otras Áreas Beneficiarias: Otras Áreas que se beneficiarán del proyecto
estándar independientes a la Unidad Peticionaria.
Fecha de Inicio: fecha de inicio estimada para el subproyecto.
Fecha de Fin: fecha de finalización que se estimada para el subproyecto.
Estado: el subproyecto en su creación tomará automáticamente el valor de
aprobado, ya que estos subproyectos son derivados de proyectos estándar
aprobados por el Comité de Dirección.
Progreso: Describe el avance del proyecto en cuando a la ejecución del
trabajo. Se considera:
o No iniciado: Cuando todavía no se ha comenzado a realizar trabajo de
esfuerzo sobre el proyecto.
o Iniciado: Cuando se ha comenzado a ejecutar actividades sobre el
proyecto con esfuerzo sobre el mismo.
o Finalizado: Cuando la ejecución del proyecto ha finalizado.
Unidad Peticionaria: seleccionar la Unidad peticionaria directa del
subproyecto. (Indicar hasta el nivel de Dirección General AG/OOAA/JMD)
Departamento de IAM: seleccionar la OBS a la que pertenece el Gestor del
subroyecto. Área responsable de la gestión del subproyecto.
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Para completar la creación del subproyecto hacer clic en “Guardar y Salir”
antes de salir de la página para guardar la información. La creación del subproyecto
habrá sido finalizada. El subproyecto habrá sido creado con estado aprobado y etapa
planificación:
Ilustración 5.- Vista de propiedades del subproyecto
Una vez creado, el Gestor del subproyecto deberá dar visibilidad sobre el
subproyecto a todos los participantes en el mismo. Se consideran “Participantes” del
subproyecto el Subdirector/es implicados y al Gestor del proyecto estándar del cual
derive el subproyecto.
Los recursos que realicen actividades de esfuerzo sobre el subproyecto, se
añadirán como Equipo-Personal y no es necesario añadirlos como, ya que Clarity
añade automáticamente a los miembros de equipo como participantes.
Para añadir a los participantes, hacer clic en:
Pestaña de “Equipo” > Sub-pestaña “Participantes” > Botón “Añadir”
Ilustración 6.- Participantes del subproyecto
Aparecerá una vista de selección de Recursos/Roles:
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Ilustración 7.- Lista de selección de roles y recursos
Seleccionar de esta vista los participantes y pulsar “Añadir”. Todos los
participantes añadidos, recibirán una notificación informando que han sido añadidos al
subproyecto.
Ilustración 8.- Notificación: Participante añadido al subproyecto
Además de los participantes, el Gestor del subproyecto deberá crear el
“Personal” de trabajo sobre el subproyecto (recursos que vayan a realizar tareas de
esfuerzo). La asignación de “Personal” se realiza desde:
Pestaña de “Equipo” > Subpestaña “Personal”
Ilustración 9.- Creación del Personal del subproyecto
Para crear el equipo, hacer clic en el botón de “Añadir” y aparecerá una vista
de selección de Roles/Recursos que queramos añadir en nuestra planificación.
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Ilustración 10.- Vista de selección de recursos
Seleccionar los recursos/roles que queramos añadir y pulsar el botón de
“Añadir”. Si se quiere seguir añadiendo recursos, pulsar “Añadir y seleccionar más”.
Para subproyecto creados por Gestores Internos de IAM se debe añadir
como personal a los miembros de equipo del departamento propio y, si aplica, a los
Gestores de otros departamentos implicados en el subproyecto. (Clarity asignará
automáticamente al personal del equipo como participantes del subproyecto).
Para cada subproyecto de adjudicatarios, sólo se dará de alta y acceso a una
persona con rol de Gestor adjudicatario. El resto del equipo del adjudicatario, no se
dará de alta en Clarity, salvo que el Gestor interno del proyecto estándar lo solicite al
departamento de Calidad.
Una vez que el subproyecto haya sido creado, si se trata de un subproyecto de
un proyecto estándar, el Gestor del subproyecto deberá notificar al Gestor del proyecto
estándar la creación del proyecto para que el gestor del proyecto estándar vincule el
subproyecto al proyecto estándar. La notificación deberá realizarse a través del debate
del proyecto.
2.1.2 Creación del Plan de Trabajo del Subproyecto
El plan de trabajo incluye la descomposición en tareas del alcance del
subproyecto, su secuencia y programación en el tiempo así como los recursos
asignados a cada una de ellas.
Los métodos de planificación para los subproyectos son los mismos que los
expuestos para el proyecto estándar.
Para conocer como planificar el subproyecto con el planificador interno de
Clarity, consultar el Anexo 2. Manual de Usuario del Gestor de proyectos para la
Gestion en Clarity.doc. Para conocer como planificar el subproyecto con Ms Project,
consultar el Anexo 13. Uso Ms Project en planficación del gestor de proyecto.
En caso de un subproyecto que proviene de un proyecto estándar, el Gestor del
subproyecto deberá notificar al Gestor del proyecto estándar cuando el plan de trabajo
9
del subproyecto esté realizado para que sea revisado y aprobado por el Gestor del
proyecto estándar. La notificación deberá realizarse a través del debate del proyecto.
En caso de crear tareas internas de IAM en el subproyectos adjudicatorio, el
gestor adjudicatario, no deberá asignarles el personal interno de IAM, será el Gestor
de proyecto interno él que asigne el personal interno usando el planificador MS
Project.
2.1.3 Generar la Línea Base del Subproyecto
Los métodos de generación de la línea base para subproyectos no vinculados a
proyectos estándar son los mismos que los expuestos para el proyecto estándar. Para
conocer como generar la línea base con Clarity, consultar el Anexo 2. Manual de
Usuario del Gestor de proyectos para la Gestion en Clarity.doc.
En el caso de subproyectos resultados de una contratación, la línea base del
subproyecto deberá ser generada por el Gestor interno de IAM desde el proyecto
estándar, desde Clarity. La generación de esta línea base, independientemente a su
método de generación, incluye la línea base del plan de proyecto completo, es decir,
las tareas propias del proyecto estándar, más las tareas contempladas en cada uno de
los subproyectos asociados al proyecto estándar.
Para caso de subproyectos internos, la línea base se debe lanzar desde el
propio subproyecto desde Clarity o desde MS Proyect.
2.1.4 Solicitar auditoría de planificación
El Gestor del subproyecto solicitará una auditoría al buzón de correo
iamuacalidad@madrid.es del Plan de Trabajo del subproyecto. Para más detalle
acerca de las auditorías consultar la “Guía de estándares”.
2.2 Fase de Ejecución
La etapa de ejecución comienza cuando la planificación es aprobada y grabada
la línea base. La actualización del estado del subproyecto será responsabilidad del
Gestor del subproyecto. El seguimiento de la ejecución del subproyecto deberá
realizarse quincenalmente o en caso de subproyectos derivados de proyectos
estándar, según el acuerdo de actualización que el gestor del subproyecto acuerde
con el gestor del proyecto estándar, que no debe superar nunca los quince días
estipulados.
El Gestor del subproyecto deberá modificar manualmente la etapa del proyecto
a “Ejecutar”. Modificada la etapa aparecerá la subpágina de “Seguimiento” del
proyecto desde la cual puede actualizar el estado del mismo.
Para modificar la etapa del subproyecto:
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Ilustración 11.- Modificación de la etapa del subproyecto
Hacer clic en el botón de búsqueda (icono prismáticos). Aparecerá una vista
con las etapas disponibles:
Ilustración 12.- Etapas del ciclo de vida
Seleccionar “Ejecutar” y pulsar “Añadir”. Se cerrará la vista de búsqueda. Se
debe pulsar “Guardar” sobre la vista de propiedades del proyecto para que el cambio
de etapa quede registrado. Tras guardar, aparecerá la subpágina de Seguimiento:
Ilustración 13.- Seguimiento del subproyecto
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El indicador de estado, los comentarios, el progreso y % Completado del
proyecto deben ser datos de actualización permanente durante la etapa de ejecución
del proyecto. El progreso debe cambiarse a “Iniciado” cuando se comience a trabajar
sobre el proyecto.
Cuando la situación del subproyecto haya sido actualizada, la información
actualizada se reflejará automáticamente sobre el proyecto estándar.
2.2.1 Actualización del Progreso de las Actividades del Subproyecto
El Gestor del proyecto deberá revisar el avance de cada tarea marcando el %
completado.
El Gestor del subproyecto deberá además indicar el progreso, el estado del
proyecto y los comentarios de estado que servirán de información para los cuadros de
seguimiento e informes de proyecto. Deberá además marcar el %Completado del
subproyecto desde la subpágina de “Seguimiento”.
Los métodos para realizar el seguimiento de los subproyectos son los mismos
que para los proyectos. Clarity permite realizar el seguimiento de los subproyectos
desde la propia herramienta o utilizar Ms Project como planificador externo al igual que
para los proyectos. Para conocer como realizar el seguimiento con Clarity, consultar el
Anexo 2. Manual de Usuario del Gestor de proyectos para la Gestion en Clarity.doc.
Para conocer como realizar el seguimiento con Ms Project, consultar el Anexo 13. Uso
Ms Project en planificación del gestor de proyecto.
2.3 Fase de Cierre
2.3.1 Realizar el Cierre del Subproyecto
Cuando la ejecución del subproyecto ha finalizado, el Gestor del subproyecto
revisará que todas las tareas están completadas al 100%, y no hay ETC pendientes.
Una vez que todas las tareas estén completadas, notificará por ‘Debates’ ela solicitud
de cierre al Gestor del proyecto. Con ello, quedará cerrar el subproyecto, para ello
deberá modificar la etapa del proyecto a “Cerrar”, y en la subpágina de seguimiento
indicar progreso finalizado y %Completado al 100%.
Para modificar la etapa del subproyecto:
12
Ilustración 14.- Modificación de la etapa del subproyecto
Hacer clic en el botón de búsqueda (icono prismáticos). Aparecerá una vista
con las etapas disponibles. Seleccionar la etapa “Cerrar” en la vista que aparece y
pulsar “Añadir”:
Ilustración 15.- Etapas del ciclo de vida
Si el subproyecto está asociado a proyectos estándar, se debe solicitar
aprobación de cierre, mediante un debate, al gestor del proyecto estándar para que
nos dé la conformidad.
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