Estudio de tiempos y movimientos: la medición de la productividad

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Estudio de tiempos y
movimientos: la medición
de la productividad
Tomado de la Revista Metal Actual / Edición 33.
Estas herramientas le ofrecen al industrial una forma de verificar la eficiencia de su empresa
y estimar la capacidad de producción, además descubrir las debilidades y fortalezas de la
organización y, con ello, las tareas a corregir.
L
os estudios de tiempos y movimientos juegan un papel importante en la productividad de cualquier empresa. Medir y establecer cuánto tiempo se invierte en el
trabajo permite identificar aquellas tareas que, por alguna
razón, influyen de manera negativa en el rendimiento de la
compañía y, así, diseñar estrategias para corregirlas. Además es útil para solucionar los problemas en la ejecución
del proceso, conocer la capacidad de los operarios, organizar los puestos de trabajo y aprovechar eficientemente los
materiales y la maquinaria.
A su vez, al establecer el tiempo de fabricación es posible
estandarizar procesos, mejorar la planeación, implementar programas de incentivos, calcular costos y programar
entregas, entre otros amplios beneficios. Por todo ello,
aquellas compañías que busquen ser competitivas deberían mirar con atención estos estudios y ponerlos en
práctica.
No obstante, si no se siguen algunas recomendaciones
mínimas, los estudios mal diseñados y ejecutados pueden
ser una “espada de doble filo”; ya que implican mucho
tiempo de análisis y altos costos, además pueden deteriorar el ambiente laboral.
El primer paso será definir si el taller requiere, o no, un estudio de esta categoría. Aunque nunca sobra saber cuánto tarda el proceso de fabricación, un estudio de tiempos
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La medición de la producción fomenta la estandarización de los
procesos, incentiva las mejoras y ofrece luces para organizar
los puestos de trabajo.
rara vez se hace sin un motivo preciso, entre las razones
que, por ejemplo, le pueden servir al empresario para reconocer esta necesidad están:
3 La tarea es novedosa: cuando la empresa inicia la fabricación de productos nuevos y no conoce con certeza los
pormenores del trabajo. El estudio le ayuda a identificar
las mejores prácticas de trabajo e incluso a diseñar manuales operativos, lo cual es determinante para la producción en serie.
3 Hay cambios de material, máquinas-herramientas o de
métodos: los estudios se hacen en aquellos procesos que
se alteran por las nuevas necesidades de la empresa.
3 Quejas de los trabajadores: cuando los empleados manifiestan inconformidad sobre el método o tiempo de una
operación.
3 Cuellos de botella: cuando se evidencian demoras causadas por una operación lenta, que retrasa las siguientes, y
posiblemente las anteriores, al observar acumulación de
trabajos que no siguen su curso.
3 Para diseñar y fijar un programa de estímulos laborales:
es importante conocer bien el desempeño de los trabajadores antes de implantar un sistema de remuneración
por rendimiento.
3 Evidencia de tiempos muertos: cuando se presenta bajo
rendimiento por paros en un proceso, una máquina o
grupo de máquinas.
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3 Para elegir el mejor método de trabajo: antes de implementar un proceso y cuando el taller quiere comparar las ventajas y limitaciones de
dos o más métodos posibles.
3 Sobrecostos: cuando se sospecha de un excesivo costo en algún
trabajo.
Después de reconocer la necesidad
de estudiar los tiempos de su producción, la empresa debería definir
el método más apropiado para su
realidad.
Hay varias opciones para realizar la
medición de la producción, entre
otras, se puede efectuar un estudio cronométrico, o estimaciones
basadas en información histórica
y tiempos predeterminados (véase
recuadro: Técnicas de estudios de
tiempos).
Para una elección correcta, el empresario debe considerar si la evaluación
se hará sobre tareas puntuales, o
sobre todos los procesos que intervienen en la producción. Para trabajos específicos, la medición directa
con cronómetro es muy útil, ya que
entrega datos de manera rápida con
un mínimo margen de error.
Cuando se requiere medir múltiples
procesos y obtener resultados más
precisos es recomendable hacer un
estudio de muestreo, cuya ventaja
es su rigurosidad y detalle. En ambos
casos, es muy importante que el análisis lo ejecute un experto.
Otro factor que determina la elección de la técnica es el volumen de
la producción. El cronómetro y los
métodos estándar son convenientes
para medir producciones pequeñas;
por su parte, los sistemas de tiempos
predeterminados son muy efectivos
cuando se trata de hallar el tiempo
de manufactura de grandes volúmenes de piezas en serie, ya que el uso
de las tablas y la información de las
bases de datos facilitan los análisis.
De igual manera, el presupuesto
con el que cuenta la empresa es un
aspecto importante para elegir la
técnica.
La simplicidad de movimientos y
los tiempos cortos contribuyen a
la productividad de una fábrica.
Mientras más complejo sea un
proceso, más cuellos de botella
existan y más tareas intervengan,
más dinero se pierde.
En todo caso, en Colombia no se
necesitan de grandes recursos para
contratar un analista industrial; normalmente, las universidades locales,
con facultades de ingeniería industrial, ofrecen los servicios de sus departamentos de productividad, en
los que hay estudiantes dispuestos a
visitar las fábricas y hacer este tipo
de trabajo.
Técnicas de estudios de tiempos y movimientos
1. Técnicasdirectas: es la observación personal y continúa de un proceso con el objetivo de medir su duración utilizando un instrumento de precisión.
A continuación se describen las más importantes.
3 Medición con cronometro: el método directo más conocido y empleado es el estudio de tiempos con cronómetro o, en algunas ocasiones, con una
cámara de video y la medición cuadro a cuadro. Al respecto, hay diversas teorías que exigen el empleo de cronómetros de alta precisión, pero lo más
importante es la experiencia del profesional que realiza la medición y el rigor de los análisis.
3 Muestreo del trabajo: con la ayuda de formatos prestablecidos y una libreta de anotaciones el analista realiza, durante el día, en intervalos regulares
o irregulares, según lo plante el estudio, un gran número de observaciones del proceso. Eso implica que una persona debe observar, cada periodo
de tiempo, lo que hace el operario, tomar el registro y hacer los cálculos necesarios. El porcentaje de observaciones genera el tiempo promedio
durante el cual se fabrica el producto.
Finalmente, el estudio refleja cuántas piezas fabricó un operario y en cuánto tiempo, además qué porcentaje de ese tiempo fue utilizado para el
proceso en sí mismo y qué tanto se empleó en otras actividades como descansos, mantenimientos, cambios de herramental, ajuste, montajes, etc.
Es una técnica que entrega resultados más exactos que la medición simple con cronómetro; sin embargo, conlleva mucho tiempo, e implica que el
analista debe concentrarse días e incluso semanas en el estudio, lo que aumenta los costos del mismo. Por ello, se utiliza para medir grandes volúmenes de producción y no se recomienda para los pequeños talleres.
2. Técnicasindirectas: en ellas el análisis no se realiza sobre el trabajo en tiempo real sino que puede construirse a partir de datos existentes; es decir,
con la utilización o elaboración previa de una lista de tareas mínimas requeridas para fabricar una pieza, acorde a los tiempos promedio del sector o
la industria. Hay dos tipos básicos de estos estudios:
3 Los métodos de datos estándar: aquí el analista efectúa la medición basado en la información obtenida de bancos de datos o estudios que han probado ser satisfactorios. Estos sistemas son útiles cuando existe un gran número de operaciones repetitivas que son similares; por ejemplo, en una
fábrica de muebles el tiempo que se requiere para pintar una silla, posiblemente, podría basarse en el número de metros cuadrados de superficie
pintada. Con los tiempos estándar no es necesario medir cada tipo trabajo, simplemente se incluye un conjunto de operaciones en el banco de datos
y se proporcionan fórmulas para realizar las aproximaciones de todo el proceso.
3 Los sistemas de tiempos predeterminados: en ellos el experto es quien descompone, con gran minuciosidad, la tarea en movimientos básicos, y después busca en las tablas el tiempo que corresponde a cada movimiento para obtener la medida de toda la tarea, totalizando los tiempos parciales.
Teóricamente, a tareas idénticas ejecutadas en fábricas distintas deberán corresponder tiempos idénticos; pero la realidad es diferente. La mayoría
de los sistemas de tiempos predeterminados fueron ideados en Estados Unidos y Europa y corresponden a las condiciones de esas regiones, de
modo que al aplicarlos a la industria colombiana los resultados son muy diferentes y es necesario corregir los desfases.
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Actualmente, las nuevas tecnologías ofrecen herramientas informáticas de software y hardware para la medición del
trabajo, aunque aún son muy utilizados las clásicas planillas para el registro de los datos.
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Una vez definido el método hay que identificar la tarea a
estudiar y proceder a registrar el tiempo de todos los hechos relativos al proceso. El éxito del procedimiento depende del grado de exactitud con el que se registre cada
tarea, puesto que dicha información servirá de base para
hacer el examen crítico y para hallar y corregir cualquier
desperdicio de tiempo.
Por ejemplo, en un estudio de tiempos con cronómetro
sobre el almacenamiento de tableros de madera hay que
iniciar cronometrando la descarga del material conforme se recibe, tomando el tiempo desde que el primer
Los objetivos de los estudios de tiempos son: reducir
costos, mejorar el rendimiento, evaluación de las
operaciones, procesos, sistemas de trabajo y generar
soluciones.
trabajador entre en contacto con la lámina en el camión,
y no hay que detener el cronómetro hasta que la pieza sea
enviada al almacén y desenganchada del montacargas.
Hay que medir el trabajo al menos cinco veces durante varios días, a diferentes horas, para tomar en cuenta la naturaleza humana y otros factores. Si el analista observa que
un empleado se detiene a conversar con un compañero, a
tomar un refrigerio o a realizar un descanso por necesidades personales, no hay que dejar de cronometrar. Todo es
parte del proceso.
Más allá del registro metódico de los tiempos y movimientos, lo cual es muy importante, la observación rigurosa
del trabajo entrega información muy útil para mejorar el
proceso.
En el caso del transporte y almacenamiento de materiales,
el analista también debe percatarse de cómo se realiza el
trabajo. Entre otros aspectos hay que establecer: cuántas
personas se necesitan y por cuánto tiempo para la descarga y almacenamiento del material; qué pasos realizan
los trabajadores para la tarea; a qué distancia del taller
llega el material, y luego a qué distancia deben trasladarlo
para iniciar el proceso de fabricación; sí el material fluye
de manera lógica en el almacén y el taller; cómo afecta la
fatiga del trabajador el proceso; cuánto dura el pesaje y
clasificación del material.
Con base en esta información es posible establecer qué
tan productivo y eficiente es el proceso. En la descarga y
almacenamiento de materiales, los tiempos improductivos pueden ser consecuencia de múltiples factores, entre
otros que el material es manipulado exageradamente antes de llegar a la fabricación, o que la empresa no cuenta
con sistemas adecuados para el transporte.
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Los estudios de tiempos y movimientos permiten resolver problemas
relacionados con los procesos de fabricación en aspectos como:
3 Máquinasyherramientas: sirven para controlar el funcionamiento de las máquinas, para saber el porcentaje de paradas y sus
causas, para programar la carga de las máquinas y sus mantenimientos, seleccionar nuevos equipos, seleccionar los medios de
transporte de materiales, estudiar y diseñar los equipos de trabajo, determinar los costos de mecanizado, etc.
3 Materiales: ayudan a conservar los recursos, a evitar paradas por falta
de material y minimizar los costos por mal uso de la materia prima.
3 Puestodetrabajo: estos análisis son herramientas a nivel micro,
que pueden llegar a generar conclusiones sobre el puesto de trabajo donde ocurre la operación y, por ende, sugerir mejoras en
cada sector, como las relacionadas con un ambiente de trabajo
seguro, entre ellas la iluminación o disposición de herramientas
peligrosas.
3 Trabajadores: los estudios son útiles para determinar el número
de operarios necesarios, establecer planes de trabajo y controlar
los costos de mano de obra; además, sirven como base para establecer los estímulos laborales. Los tiempos de trabajo mal calculados son el caldo de cultivo ideal para el nacimiento de la mayoría
de los problemas con el recurso humano.
3 Producto:para comparar diseños, establecer presupuestos, programar procesos productivos, comparar métodos de trabajo, Proporcionar un producto es cada vez más confiable y de alta calidad.
3 Logística: para simplificar los problemas de dirección, ya que
aportan datos de interés que permiten resolver algunas fallas
puntuales, para mejorar las relaciones con los clientes al cumplirse los plazos de entrega, y para determinar la fecha de adquisición
de los materiales.
El factor humano
El estudio de tiempos y movimientos no es una ciencia
exacta, aunque se han hecho y se continúan haciendo investigaciones para darle base científica. Al medir el desempeño del ser humano la valoración incluye múltiples
factores que intervienen en el diagnóstico y que el empresario debe prever para lograr resultados más precisos.
En ocasiones, la aplicación de estos análisis ocasiona fricciones y malestar entre los trabajadores, ya que por lo
general, a los empleados no les gusta ser medidos, pues
consideran las evaluaciones como un juicio en el que
pueden perder su puesto si no cumplen los objetivos de
desempeño.
Muchos de los operarios se sienten intimidados por el
analista que debe registrar los tiempos de cada tarea; en
consecuencia, algunos aceleran su labor para mostrar altos desempeños y otros, por la ansiedad y el nerviosismo,
pueden cometer errores involuntarios que perjudican el
tiempo final.
El especialista a cargo del estudio debería empezar por
socializar su labor e involucrar a los trabajadores, buscar
que ellos participen activamente, que describan la manera cómo realizan la tarea y ganar su confianza; en últimas,
hay que escuchar al trabajador pues él es quién más sabe
del proceso.
Es muy importante respetar y valorar el trabajo del operario y que él se sienta reconocido. De hecho, por más
maestrías y doctorados que pueda tener un analista, nunca sabrá más sobre una operación específica que aquél
trabajador que cuenta con años de experiencia y efectúa
la misma tarea diariamente. No hay que subestimar el conocimiento y, si es posible, conviene establecer estímulos
durante y después de la realización del análisis.
Estos estudios se aplican con el trabajador calificado que
tiene las aptitudes físicas para su labor y que posee la inteligencia e instrucción requeridas para efectuar el trabajo, según normas de seguridad, cantidad y calidad.
En lo posible, se deberían hacer con varios trabajadores
calificados, y es preferible elegir a los operarios más representativos, que son aquellos que dominan su oficio,
pero que no se les puede considerar como los más rápidos o lentos del grupo. En suma, el trabajador representativo es aquel que tiene una destreza y desempeño que
corresponden al promedio del grupo estudiado.
El analista debe establecer algún medio para evaluar el
ritmo de trabajo del operario que observa y situarlo con
relación al ritmo normal. Dentro de la evaluación, hay que
considerar las variaciones del tiempo que pueden deberse a factores que dependan del operario o que sean ajenos a su voluntad. Entre estos figuran:
Los factores que dependen del operario:
‒ Variaciones aceptables de la calidad del producto.
‒ Variaciones debidas a su pericia.
‒ Variaciones debidas a su estado de ánimo, particularmente con respecto a su empresa.
Los factores que no dependen del operario
‒ Variaciones de la calidad u otras características del material utilizado, aunque sea dentro de los límites de tolerancia previstos.
‒ La mayor o menor eficacia de las herramientas o del equipo dentro de su vida útil normal.
‒ Los pequeños cambios inevitables en los métodos o condiciones de ejecución.
‒ Las variaciones de la concentración mental necesaria para
ejecutar ciertos elementos.
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El análisis del trabajo debe incluir los factores externos e
internos que afectan el rendimiento del ser humano, entre ellos
la fatiga y los descansos.
‒ Los cambios de clima y otros factores del medio ambiente, como luz, temperatura, etc.
Estas variaciones pueden neutralizarse haciendo suficientes estudios como para obtener una muestra de tiempo
representativa.
Es sorprendente el desaprovechamiento que se hace de
estos instrumentos y, más aún, del tiempo improductivo
que afecta los procesos de manufactura de los productos
de madera; la mayoría de las MiPyme del sector nunca
han aplicado la medición del trabajo, de modo que, o no
se sospecha del costo de la improductividad o los colombianos lo consideran como un elemento inevitable que no
tiene solución.
Pero una vez se conoce la existencia del tiempo perdido
y se averigua sus causas se pueden tomar medidas para
reducirlo y eliminarlo, e incluso, intervenir positivamente
todas las áreas de la empresa. Desde esta perspectiva, la
medición de la productividad se convierte en uno de los
mejores instrumentos para el análisis de las debilidades y
fortalezas de la organización.
En efecto, el estudio de tiempos deja al descubierto las
deficiencias del trabajo, de los materiales y de los métodos de fabricación; del personal e incluso de las decisiones de la gerencia.
Es probable que un estudio bien aplicado muestre las fallas de los trabajadores y de la misma dirección, y por eso
suele encontrar oposición y resistencia, ya que implica un
cambio cultural en todos los estamentos de la empresa.
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Fuente
•
LuisFernandoPinilla. Ingeniero Industrial. Profesor de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito. luis.pinilla@escuelaing.edu.co
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