Procedimiento Contratacion Directa

PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA
CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A
LA GESTIÓN, CONTRATOS Y/O
INTERADMINISTRATIVOS, CONVENIOS DE
COOPERACIÓN Y/O ASOCIACIÓN Y CARTAS
ACUERDO
Código: GC-PD-02
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 13 de 2014
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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio
del Trabajo, a través de modalidad de contratación directa.
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad y termina con la comunicación de
la designación del supervisor.
Este procedimiento aplica en Sede Central del Ministerio del Trabajo y en las Direcciones Territoriales
y Oficinas Especiales a nivel nacional.
nacional
3. Definiciones:
CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Certificación de idoneidad:: Documento mediante el cual se da a conocer que el futuro contratista
tiene la idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto contractual. Este certificado se genera como
producto de la verificación de los documentos que acreditan la idoneidad y experiencia del contratista
y su comparación con los
os requisitos exigidos en el estudio previo respecto al perfil requerido.
Contrato: Existen prestaciones
restaciones recíprocas para las partes, ya que cada una asume una obligación a
favor de la otra, que para una de ellas será brindar un servicio, la transferencia de un bien, entre otros
y para la otra será el pago del servicio prestado, implicando además que existe un precio, como
elemento esencial del contrato.
Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Corresponden a
aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de
las funciones de la Entidad Estatal; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o
asistenciales
Convenio interadministrativo:
interadministrativo No existen prestaciones recíprocas para las partes, ya que ninguna de
ellas le brinda un servicio a la otra, puesto que lo que existe en el fondo, es la distribución de
actividades entre las partes interesadas, cuyo propósito es el de desarrollar un objetivo
objeti común;
pudiendo incluso existir convenios en los que los aportes puede ser:
a) En dinero
b) En dinero y en desarrollo de actividades
c) En desarrollo de actividades conjuntas
Aquí están presentes dos entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo
objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones
administrativas de interés común a las entidades.
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Contrato Interadministrativo:
administrativo: Es un negocio jurídico en el cual están presentes dos entidades públicas
en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es el logro de los fines estatales de alguna
de las partes. Por lo anterior, el objeto contractual y las obligaciones
bligaciones establecidas en el contrato
interadministrativo que se pretende suscribir, debe tener relación directa con el objeto de la entidad
ejecutora.
Existen prestaciones recíprocas pues cada una de las partes asume una obligación a favor de la otra
que para una será la prestación de un servicio, la transferencia de un bien, etc. y para la otra será el
pago de una remuneración lo que además implica que existe un precio como elemento esencial del
contrato.
Convenio de Asociación: Son aquellos celebrados
celebrados con entidades privadas sin ánimo de lucro y de
reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público. "Se entiende
por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica
y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. La entidad
facultada para celebrar el respectivo contrato deberá evaluar dicha calidad por escrito debidamente
motivado"
Convenio de Cooperación: Se
S celebran entre una entidad pública con una persona jurídica particular o
pública sin ánimo de lucro de carácter internacional.
Carta Acuerdo: Es un documento mediante el cual la entidad pública y el organismo internacional,
describen un acuerdo, en el que establecen un objetivo común, una serie de compromisos que debe
asumir cada una de las partes, los aportes que respaldan la ejecución del proyecto objeto de la
suscripción de la carta acuerdo y los productos que las partes esperan obtener. Este documento, se
realiza con base en la minuta que para el efecto ya tiene definido el organismo internacional.
DT: Dirección Territorial.
Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del
contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así
como la asignación de los riesgos que la entidad propone.
Expediente del Contrato. Es el conjunto de los documentos que forman parte integral del proceso de
contratación que se está adelantando y que debe estar organizada y archivada en la respectiva carpeta,
de acuerdo con las normas de archivo vigentes.
GGC: Grupo de Gestión Contractual.
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Inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado:
•
•
Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP.
Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los
derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la Ley, su
proveedor exclusivo.
Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento
instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales
deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
RP: Registro Presupuestal.
Urgencia manifiesta: Cuando
uando se presenten situaciones excepcionales relacionadas con calamidades,
desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior o conmoción interior, emergencia económica,
social o ecológica o vinculada a la imperiosa necesidad de impedir la paralización
para
de un servicio
público y, como consecuencia, para prescindir del procedimiento de licitación o concurso públicos que
es el que ordinariamente rige cuando se trata de escoger al contratista, de manera que pueda hacerlo
directamente y de manera inmediata, aunque sin prescindir del cumplimiento del deber de selección
objetiva.
4. Generalidades del procedimiento:
procedimiento
La modalidad de contratación directa se aplicará para los siguientes casos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Urgencia manifiesta
Contratos interadministrativos, excepto el de seguros.
seguros El Ministerio podrá celebrar directamente
contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80
de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de
la entidad ejecutora.
Convenios interadministrativos.
interadministrativos
Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
mercado
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución
ejecuc de trabajos artísticos
que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.
Contratación con organismos internacionales
Arrendamientos y Adquisición
dquisición de inmuebles
inmuebles.
Contratación de empréstitos
empréstitos: Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo
estatal, recibe en calidad de préstamo unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su
pago.
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De las restricciones a la contratación directa en periodo electoral
De conformidad con lo establecido en la Ley 996 de 2005, todas las entidades del Estado no podrán hacer
uso de la modalidad de selección de contratación directa dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las
elecciones presidenciales y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda
prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado.
Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los
requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres,
desastres, así como también los utilizados
para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en
caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, de sastres naturales o casos de fuerza
mayor, y los
os que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias. Adicionalmente se exceptúan
aquellos gastos inaplazables e imprescindibles que afecten el normal funcionamiento de la administración.
Para las demás elecciones distintas a las presidenciales, incluidas las elecciones atípicas, las entidades
territoriales, adicional a las demás prohibiciones establecidas en el parágrafo del artículo 38 de la Ley 996
de 2005, no podrán celebrar contratos o convenios interadministrativos cuando ejecuten recursos públicos,
dentro de los cuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.
Las prórrogas, modificaciones o adicio
adiciones
nes de los contratos suscritos antes de la entrada en vigencia de las
prohibiciones anotadas, así como la cesión de los mismos, podrán tener lugar dentro de los cuatro (4)
meses anteriores a las elecciones, sin que ello haga nugatoria la restricción de la contratación directa y
siempre que cumplan las reglas aplicables a la materia, dentro del principio de planeación, transparencia y
responsabilidad.
Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios.
5. Descripción de las actividades:
actividades
Nro.
1.
Actividad
Responsable
Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de Responsable
acuerdo con lo estipulado en el P
Plan Anual de dependencia
Adquisiciones de la Entidad
Entidad.
solicitante
Para el caso de los contratos y convenios
interadministrativos,, convenios de asociación y/o
cooperación y cartas acuerdo,
acuerdo se requiere establecer el
proyecto de inversión a desarrollar, la necesidad y como
Registro
/documento
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2.
3.
satisfacerla:
- Identificar la entidad pública o el organismo
internacional o una entidad
en
privada sin ánimo de
lucro,, que tenga la capacidad e idoneidad para la
correcta ejecución del proyecto
proyecto.
- Solicitar al organismo internacional o a la entidad
estatal o una entidad privada sin ánimo de lucro
lucro,
una propuesta de ejecución del proyecto.
- Establecer
ablecer la legislación que regirá la ejecución
del contrato, convenio o carta acuerdo, teniendo
como base la naturaleza de las partes y el
porcentaje de los aportes.
- Establecer un obje
objetivo común, distribución y
cuantificación de actividades, las cuales deben
ser tangibles y encaminadas a la obtención de
los productos del contrato; esto en el evento que
los aportes se encuentren representados en
especie.
- Definir Cronograma,
Cronograma Plan de Trabajo y Costos
del Proyecto (indicando el estudio que arrojo el
valor correspondiente).
correspondiente)
Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra
incluido en el PAA,, salvo en caso de tratarse de Urgencia
Manifiesta.
Elabora estudios previos para la realización de la
solicitud.
Responsable
dependencia
solicitante
Responsable
dependencia
solicitante
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Formato que para el
efecto se determine
Los estudios previos se elaboran diligenciando el formato
que para el efecto se determine. Formato Estudios
Previos para Contratación Directa aplicable a esta
modalidad de contratación.
4.
Solicita la expedición del CDP.
5.
Si el contrato corresponde a una Prestación de Servicios
Profesionales y de apoyo a la gestión, o para la
Responsable
dependencia
solicitante
Solicitud
Expedición
Certificado
Disponibilidad
Presupuestal
de
de
de
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ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden
encomendarse a determinadas personas naturales, va a
actividad 6 porque requiere la certificación de
inexistencia o insuficiencia de personal; en caso contrario
actividad 7.
6.
Genera la certificación de inexistencia o insuficiencia de
personal en la planta de la entidad,
entidad y certificación de
idoneidad y experiencia, de conformidad con el artículo 1
del Decreto
ecreto 2209 de 1998.
1998
La certificación de insuficiencia de personal la firma la
Secretaria General y la Subdirección de Gestión del
Talento Humano.
Secretaria
General /
Subdirección de
Gestión del
Talento
Humano.
La certificación de inexistencia de personal la firma la
Subdirección de Gestión del Talento Humano.
Cuando se trata de contratación de servicios altamente
calificados, se debe generar la certificación ordenada en
el parágrafo 3, artículo 1 del Decreto 2785 de 2011, que
debe ser firmada por el Jefe de la Entidad.
En los convenios de asociación, de cooperación,
contratos y convenios interadministrativos no se requiere
la certificación de que trata el artículo 1 del Decreto 2209
de 1998.
7.
Recibe el CDP y/o la certificación de inexistencia o Responsable
insuficiencia de personal.
dependencia
solicitante
La certificación de inexistencia o insuficiencia de
personal sólo aplica para Prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución
de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales.
En el caso de que se presente alguna objeción a alguna
de estas certificaciones, se deberán resolver hasta lograr
Certificación
inexistencia o
insuficiencia de
personal
Certificación
de
servicios altamente
calificados suscrita
por el Ministro.
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la expedición de las mismas para continuar con el
procedimiento.
8.
Cuando el contrato cubra presupuesto de vigencias
futuras, la elaboración del cont
contrato se soporta en la
autorización de la vigencia futura y en el CDP del
presupuesto que se cubrirá en la vigencia actual. Una
vez se abra el presupuesto de la nueva vigencia, se
deberá solicitar el CDP correspondiente.
Solicita los siguientes documentos a la entidad pública u Responsable
organismo internacional con el que se ejecutará el objeto dependencia
contractual.
solicitante
1. Propuesta de trabajo y anexo técnico para la
ejecución del objeto contractual.
2. Documentos soporte que acrediten la capacidad
del representante legal o director de país, para
suscribir el contrato o convenio.
3. Rut (Registro Único Tributario)
4. Certificado de antecedentes disciplinarios
expedido por la Procuraduría General de la
Nación,, de la persona jurídica y de su
representante
entante legal.
5. Certificado de antecedentes fiscales expedido
por la Contraloría
raloría General de la República, de la
persona jurídica y de su representante legal.
6. Certificación bancaria, cuenta de ahorro o
corriente (para efectos de realizar los pagos y/o
desembolsos).
7. Diligenciamiento de los siguientes formatos:
formatos
Documento de Ética y Compromiso del
Contratista (para la entidad estatal)
Formato de Liquidación y Pago (para
organismo internacional u entidad
estatal)
9.
Realiza la solicitud de contratación al grupo de Gestión Director o Jefe o Memorando
Contractual.
Coordinadores
del
Área
solicitante.
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10.
11.
12.
13.
14
Recibe la solicitud de contratación con todos los
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Recibe la solicitud de contratación con todos los
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Asigna al abogado responsable para que revise los
documentos y determine el cumplimiento de los
requisitos jurídicos y que los documentos estén
completos para iniciar el proceso.
Revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de
garantizar que se encuentren los documentos
requeridos: Se verifica contra la lista de chequeo.
En caso de que la carpeta no incluya todos los
documentos requeridos y se requieran ajustes a los
estudios y documentos previos se devuelve al área
solicitante, ir a actividad 3.
Se requiere acto administrativo de justificación de la
contratación Directa? Ir a la actividad 15, en caso
contrario ir a la actividad 16.
1
-
15.
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Secretaria
Grupo Gestión
Contractual.
Secretaria
Lista de Chequeo.
Grupo Gestión
Contractual.
Coordinador de
Grupo Gestión
Contractual
Profesional
Documento
de
asignado
del observaciones
GGC.
dirigido al área
solicitante.
Se requiere acto administrativo para:
-
Código: GC-PD-02
Contratación de Bienes y Servicios en el Sector
Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y
la Unidad Nacional de Protección que necesiten
reserva para su adquisición.
Contratación para el desarrollo de actividades
científicas y tecnológicas.
tecnológicas
Contratación
ación directa cuando no exista pluralidad
de oferentes.
Adquisición de bienes inmuebles.
Arrendamiento de bienes inmuebles.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo
que la declara, hará las veces del acto a que se refiere el
presente artículo.
Elabora el acto administrativo de justificación de la Gestión
modalidad de contratación directa.
Contractual
Abogado
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El acto administrativo incluye:
Responsable.
• El señalamiento de la causal que se invoca.
• La determinación del objeto a contratar.
• El presupuesto para la contratación y las condiciones
que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al
contratista.
• La indicación del lugar en donde se podrán consultar
los estudios y documentos previos, salvo en caso de
contratación por urgencia ma
manifiesta.
16
17
18.
19.
20.
Revisa el completo de requisitos de Ley y determina si
por el valor total del contrato o convenio, se debe
convocar a los miembros del Comité Asesor de
Contratación,, para que se discuta y se tomen a su
interior, las recomendaciones respectivas. El criterio para
que una solicitud de contratación se someta a
consideración del Comité, es que su valor total supere
los 1.000 SMLMV
Aprobada la celebración del contrato o convenio, por
parte de Comité Asesor de Contratación, se ajustan los
estudios y documentos previos por parte de la
dependencia solicitante,, si es del caso, y se realiza o
revisa por parte del Grupo Gestión Contractual la minuta
respectiva, teniendo en cuenta las recomendaciones
impartidas por el Comité.
Consolida información y organiza
or
expediente del
contrato.
Revisa la minuta del contrato y documentos soporte,
colocando Vo. Bo. en la minuta del contrato y envía
expediente de la contratación, así como la minuta del
contrato a la Subdirección Administrativa y Financiera. Si
se presentan observaciones a la misma, se ejecuta
nuevamente la actividad 112.
Revisa minuta del contrato y documentos soporte,
colocando Vo. Bo. en la minuta del contrato y la envía
junto con el expediente,
expediente al Asesor de la Secretaría
General. Si se presentan observaciones a la misma, se
ejecuta nuevamente la actividad 112.
Revisa minuta del contrato y documentos soporte,
Abogado
asignado
del
Grupo Gestión
Contractual
Se convoca a
Correo Electrónico
o
mediante
memorando
enviado por el
Coordinador
del
Grupo de Gestión
Contractual.
Dependencia
Estudios y
solicitante/Abog
Abog documentos
ado asignado previos/Minuta del
GGC
contrato
Coordinador (a) Minuta del contrato
de Contratos
y expediente
Subdirector (a) Minuta del contrato
Administrativa y y expediente
Financiera
Asesor (a) de Minuta del contrato
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21.
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colocando Vo. Bo. en la minuta del contrato. Si se
presentan observaciones a la misma, se ejecuta
nuevamente la actividad 12.,
1 en caso contrario, envía al
ordenador del gasto para su revisión y firma
firma.
Revisa y firma
irma el contrato y/o de la modificación.
Secretaría
General
y
Secretaría
General/ DT
Ordenador del Contrato
Gasto
En la Sede Central del Ministerio, todos los contratos de (Secretaría
esta modalidad independiente del tipo, deben ser General/Ministro
firmados por la Secretaria General
o dada la /Director
especialidad de los mismos, por el señor Ministro.
Territorial)
Los Directores Territoriales firmarán aquellos sobre los
cuales hayan recibido la delegación y autorización
explícita respectiva.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Envía la carpeta soporte de la contratación y contrato Secretaría
firmado al Grupo de Gestión Con
Contractual
General
Solicita al contratista para la firma del contrato.
Abogado
asignado Grupo
de
Gestión
Contractual
Firma del contrato por parte del contratista.
contratista
Contratista
o
Representante
Legal del
Realiza la numeración y/o
y asignación de fecha al Secretaria
contrato.
Grupo
Gestión
Los contratos se enumeran de manera secuencial Contractual
ascendente independiente de su mo
modalidad y por
períodos anuales, lo incluye en la base de datos vigente.
En cada Dirección Territorial también
ta
se lleva un
consecutivo de numeración.
Solicita el Registro Presupuestal (Si aplica)
Secretaria
Grupo
Gestión
Contractual
Solicita al contratista las garantías respectivas.
Abogado
asignado
Contrato
Contrato
Documento de ética
pública y privada
(Si aplica)
Contrato
con
de número y fecha.
Registro
de Presupuestal
Póliza solicitada
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El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la
naturaleza del proceso y su complejidad.
28.
29.
30.
No se solicitan garantías para contratos y convenios
interadministrativos,, y para convenios de asociación y
cooperación, salvo cuando la
las partes así lo consideren
necesario.
Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) solicitadas.
Abogado
asignado /
Revisa
evisa la garantía recibida a fin de verificar que la Coordinador
información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el GGC
contrato. En particular se revisa:
Acta de Aprobación
Si se cumplen los requisitos, se procede a aprobar la
póliza,, mediante acta de aprobación, suscrita por el (la)
Coordinador (a) del Grupo Gestión Contractual y por el
Abogado que lleva a cabo el proceso y/o a quien se le
designe.
Comunica al contratista y al supervisor del contrato, el Abogado
cumplimento en cuanto a los requisitos para la ejecución asignado
/
del contrato y designación de supervisión.
Coordinador
Grupo
de
Gestión
Contractual
Publica el contrato y/o la modificación del contrato.
Funcionario
/
Contratista GGC
Se publica el contrato en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública, SECOP
SECOP.
Comunicación
Externa (contratista)
y
Comunicación
Interna (supervisor
del contrato)
Publicación
sitios web
en
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control)
Actividad 11. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la
lista de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual.
Actividad 13. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos según la lista de chequeo.
Actividad 28. Se revisa que la garantía única del contrato, se encuentre suscrita en los términos del
mismo, en particular se revisa:
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Información de la aseguradora que expide la garantía
Datos del contratista
Datos del contratante
Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas
7. Anexos: N/A.
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