Gestión del tiempo profesional y personal: una competencia directiva Prof. Nuria Chinchilla Dra. Maruja Moragas Sesión de continuidad Barcelona, 10 de noviembre de 2011 1 Triángulo de la conciliación E F S Dueños de nuestro destino. (Ariel 2007). N. Chinchilla y M. Moragas Definición de Competencias Comportamientos observables y habituales que permiten a las personas tener éxito en su actividad o función 4 Causas de la falta de competencia • Externas: – – – – Sobrecarga de trabajo profesional Desorganización del entorno empresarial Horarios laborales Necesidad de mantener el trabajo, dinero… • Internas: – – – – – – Ausencia de autoconocimiento y de ritmos personales No tener prioridades claras Poca reflexión personal Ausencia o poca definición de proyecto profesional y personal Poca empatía (falta observación y sensibilidad) Dispersión vs. concentración Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 5 Desarrollo de la competencia “Gestión del tiempo” • • • • • • Reflexióncuestionarios DiálogoCoaching Autoconocimiento • • ¿Qué he conseguido? ¿Qué he de reconducir? Personal Profesional Familiar Social Misión Planificación Evaluación • Corto / medio / largo plazo Proyecto profesional y personal Acción Toma de decisiones • Motivos • Motivaciones Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 6 Características del tiempo Atípico Equitativo Inelástico Indispensable Insustituible Inexorable Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 7 Dos formas de ver el tiempo: Kronos • Kronos: es cuantitativo, se puede medir: reloj, calendario, estaciones y cosechas. Límites del kronos: Incapacidad de adaptarse a los cambios de la época y de la sociedad (“antes era mejor”) Rechazar la idea de su paso: Peter Pan No admitir que llegan otros detrás de él Apegarse a la vida hasta destruir el entorno: Mr. Scrooge Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 8 Dos formas de ver el tiempo: Kairós • Es cualitativo, el tiempo justo, la experiencia en el momento oportuno. Kairós es veloz. Hay que saber: Estar alerta a su paso Atrapar el instante: es la diferencia entre mediocridad y excelencia Escoger una vida que valore el tiempo global personal y ver las múltiples maneras con las que se pierde En su límite lleva a la voracidad por acumular experiencias Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 9 Del tiempo vemos… 1. Agenda, técnicas, … 2. Desarrollo profesional y personal 3. Motivos y misión Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 10 Trayectoria vital Dispersión Precisión + Dispersión tiempo Quién soy A dónde voy Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 11 Turbulencias Edad 14 20 26 - 29 31 - 34 40 45 50 55 60 Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 12 Resultados de la turbulencia Naufragio Continuidad Cambio interno: crecimiento Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 13 “No puede impedirse el viento. Pero pueden construirse molinos.” Proverbio holandés Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 14 El éxito: objetivo y subjetivo Éxito objetivo - Modelo/ Modelo Referente Realizada Famosa Fracasada - Éxito subjetivo + + Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 15 — “¿Me podría decir cuál es el camino que debo seguir?” preguntó Alicia. — “Eso depende de dónde quieras ir”, respondió el gato. — “Es que no sé donde quiero ir”. — “Entonces da igual el camino que cojas". Lewis Carrol. "Alicia en el País de las Maravillas" Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 16 Aunque la planificación estratégica se va haciendo cada vez más importante para las empresas, un 74% de los encuestados en un estudio de directivos americanos no había establecido sus metas personales. El 81% de los encuestados dice que sufre “estrés” al menos una vez a la semana, y un alarmante 48% dice que lo sufre todos los días. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas Inteligencia existencial • La ausencia de sentido fragmenta el tiempo vital y puede interpretarse de forma separada que pueden provocar crisis de identidad • La vida fragmentada está compuesta por segmentos discontinuos que no se pueden unir, porque cada uno de ellos responde a proyectos incompatibles. • El sentido que le damos a la vida depende de los motivos • El tiempo es un instrumento para nuestro desarrollo y construcción personal integral Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas18 Tiempo de calidad: ¿para qué vivimos? • El tiempo y los motivos que nos mueven: – Extrínsecos: búsqueda de experiencias, las consumimos, … – Intrínsecos: hacer méritos, o lo que nos hace sentir bien, o reto – Trascendentes: satisfacer necesidades de otros, dejar un legado y ayudar a que otros se desarrollen • La calidad de nuestro tiempo depende de nuestra vitalidad interna “La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia”. John Ruskin Prof. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 19 La Gestión del Tiempo Directivo “Nada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo” Peter Drucker Tiempo = recurso escaso, absolutamente inelástico e imposible de reemplazar. Se nos entrega a diario una cantidad fija igual para todos 24 horas Es el único recurso perfectamente socializado: Mientras estamos vivos todos tenemos la misma cantidad. Sin embargo, unos tienen grandes éxitos y otros nunca tienen tiempo. La diferencia es su empleo. Dado que no se puede almacenar ni recuperar, debe invertirse de modo constante a un ritmo de 60 segundos por minuto. “... llenar cada minuto con 60 intensos segundos ...” Rudyard Kipling Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas20 La Gestión del Tiempo Directivo • Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea coherente con nuestros objetivos vitales y empresariales. “No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo, que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger) Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo y entonces darse cuenta de que no sirve para nada... Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas21 El principio de Pareto La regla del 80/20 “Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría” Tiempo Resultados 20% Una expresión común de la regla 80% 80/20 es que “el 80% de nuestro negocio proviene 80% del 20% de 20% nuestros clientes”. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas22 La ley de Parkinson • “Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización” 4 Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas23 Otras leyes sobre el Tiempo 1. «El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado» 2. «Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta» 3. «El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S» V T Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas24 Corolario • Es fácil ser, a la vez, chapuzas en unos temas y perfeccionista en otros. • La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como muchos suelen suponer, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una lo necesario. • No es mal ejercicio el establecer un valor, siquiera aproximado, de cada hora de trabajo propia. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas25 Flapsi Hapsi* • Muchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones -tanto en casa como en el trabajo- como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto. • Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud de pequeños detalles no relacionados entre sí. • Es imposible distinguir lo importante de lo trivial. * Flapsi Hapsi = aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas26 La organización del tiempo • Memoria, orden y control vs. olvido, trabajo extra en casa y no hacer nada frente al desorden. • Visión global: influye en el control de la situación nivel de energía y actividad • Evita las cabezas llenas de cabos sueltos. • Algunas sugerencias: – Escribe tus ideas en el momento que se te ocurran.. – Ten un plan preparado para el próximo período de planificación antes de que termine el anterior: dormir sobre él produce nuevas ideas. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas27 “Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos roban lo más preciado: el tiempo” Napoleón Bonaparte Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas28 Ladrones del Tiempo Causas de su pérdida Falta de información Comunicaciones lentas y absurdas Interrupciones constantes Desorganización de los colaboradores más próximos Exceso de urgencias Llamadas telefónicas Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas29 Ladrones del Tiempo (2) Causas de su pérdida Exceso de burocracia Errores de terceros Visitas al exterior y salidas para resolver problemas Exceso de reuniones Incompetencia de los jefes Correo electrónico Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas30 Otras causas, Yo Falta de organización personal Confusión de las prioridades Escasa delegación en los colaboradores Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio Poca puntualidad y control del horario Dilación de las decisiones importantes Precipitación en las decisiones Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas31 ¿Te interrumpes a ti mismo? Cuestionario Sí No 1. ¿Tienes desordenada la mesa? 2. ¿Prolongas a veces el rato para tomar café o para comer? 3. ¿Das largas a las cosas? 4. ¿Te detienes frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas? 5. ¿Lees artículos que te han tentado cuando deberías estar trabajando en otras cosas? 6. ¿Realizas llamadas particulares durante las horas de trabajo? 7. Internet: ¿Navegas sin rumbo, chateas, cadenas de e-mails…? Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas32 Si un directivo no puede administrar correctamente su propio tiempo, ¿Qué otras cosas podrá administrar? Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas33 Matriz de Actividades Urgente Importante • Crisis • Problemas apremiantes • Proyectos cuyas fechas vencen No Importante • Interrupciones, llamadas • Correo, algunos informes • Reuniones • Cuestiones inmediatas y acuciantes • Actividades populares No urgente • Prevención, actividades CP (capacidad de producir) • Construir relaciones • Reconocer nuevas oportunidades • Planificación, re-creación • Trivialidades, ajetreo inútil • Algunas cartas • Algunas llamadas telefónicas • Pérdidas de tiempo • Actividades agradables Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas34 Los 7 hábitos I. Resultados (BOMBERO) II. IV. Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios III. Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas35 Los 7 hábitos II. I. III. Resultados (AUTOENGAÑO) IV. Concentración en los plazos cortos Administración de crisis Carácter de camaleón, atento a la reputación Considera que las metas y planes no valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frágiles o rotas Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas36 Los 7 hábitos I. II. III. IV. Resultados (FRIVOLO) Total irresponsabilidad Despido de los empleos Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas37 Los 7 hábitos II. Resultados (REALISTA) I. Visión, perspectiva Equilibrio Pocas crisis Mayor calidad de vida Condiciones sine qua non III. Disciplina Autocontrol Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas38 ¿Cómo mantener alto tu nivel de energía? 1. Dirígete por objetivos: Prepara de modo realista la lista de cosas a hacer. El tiempo disponible no es toda la jornada, sino del 50% al 75%, habida cuenta de los imprevistos que exigirán tu atención. No programes tu agenda para una jornada de 22 horas Frustración 2. Asigna prioridades a las tareas: Sólo cuando se sabe lo que se pretende alcanzar, se pueden establecer prioridades entre “lo pendiente”. 3. Termina lo que empiezas: Tener muchas cosas empezadas a la vez descentra el pensamiento. Lo que se completa da un sentimiento de logro. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 4. Sé amable contigo mismo: Para unos minutos al día para descansar, pasear o echar una cabezadita y al final de la jornada habrás adelantado mucho más. 5. Lo peor, lo primero. Deja el trabajo trivial para los momentos de poca energía. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 40 Cómo operativizar nuestra trayectoria A hacer (con fecha y hora) Enunciado de la misión Roles Objetivos Tareas A delegar Fuente: S. Covey Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas41 Gerente Investigación Individuo Desarrollo personal Borrador enunciado de la misión Inscribirse en el Seminario Visitar a Frank en el Hospital Gerente Desarrollo colaboradores Estudiar resultado útimo test Trabajar en el problema de Conexión de red con Ken y Peter Revisión del rendimiento con Janie Visita a Samuels Esposo y Padre Cuidado hogar/clase de Karla Proyecto científico de Tim Bicicleta de Sarah Gerente Administración Gerente Nuevos Prod. Comprobar parámetros mercado Entrevistar candidatos asistentes Estudiar encuesta consumidores Presidente Organización benéfica Informe de fin de mes Informe salarial Preparar agenda Visita relaciones Públicas con Conklin Iniciar el Plan del año 42 próximo DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO 8 9 INFORME SALARIAL ENUNCIADO DE MISION PRESENTAR INSCRIPCION SEMINARIO COMPROBAR PARAMETRO S MERCADO 10 11 PROBLEMA CONEXION ENTREVISTAS CANDIDATOS ASISTENTES 12 1 CUIDADO HOGAR CLASE KARLA CONKLIN ESTUDIAR ENCUESTA CONSUMIDORES 2 3 4 RESULTADO TEST VISITA SAMUELS RESEÑA RENDIMIENTO FRANK-HOSPITAL INFORME FIN DE MES JANIE 5 6 7 PROYECTO TIM AGENDA ONG BICICLETA SARAH PLAN PROXIMO AÑO 8 TEATRO 43 43 “Enemigos” más temibles del día a día: Cómo hacerles frente El teléfono - Activo: Atenderlo de modo muy selectivo (secretaria/buzón de voz) - Pasivo: Rigurosa planificación de llamadas (todas seguidas) Trucos para cortar llamadas telefónicas ... Saber decir “no” Las visitas De fuera Internas - (no previamente anunciadas y concertadas) - De sorpresa (secretaria como filtro indispensable) - Cuando el directivo quiere controlarlo todo Recibirlos de pie ... Saber cortar a tiempo una conversación es un mérito y una cualidad ... Hacia afuera: Debemos estar allí donde nuestra presencia sea necesaria, pero obviando todo aquello que podamos delegar. Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas44 Tramitación de papeles / mails 1. Clasifique los papeles entrantes según el sistema “TRAA” TRAA”: e-mails Receptáculo 1.1 Tirar ¿Tiene este papel valor para usted ahora o en el futuro? Si no es así, tírelo Papelera* 1.2. Remitir Entregue los papeles a su secretaria o subordinados cuando puedan hacerse cargo de ellos, o envíelos a un colega que pueda estar más o menos interesado Carpetas de referencia Bandeja de salida 1.3. Actuar Papel que requiera tener una respuesta por su parte: carta, análisis, revisión, etc. Bandeja de actuación Bandeja de lectura 1.4. Archivar Papeles que puedan tener para usted un valor futuro. Siempre que sea posible, asígneles fecha de caducidad Bandeja de archivo Bandeja de salida * La papelera es una herramienta para triunfar 45 Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas Delegar, Delegar, Delegar Dirigir es delegar ≠ ABDICAR Delegar es acotar ... Delegar es acompañar ... Delegar es corregir ... Hacer que otros hagan Delegar es educar ... Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas46 “Decidiré mañana” El indeciso suele invocar razones poco válidas para justificar su comportamiento: Falta de información Perfeccionismo Temor a equivocarse, ... ... Pero, el mañana no arregla la situación ... “Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar” Robert Schuller Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas47 Decálogo de la gestión del tiempo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Resérvate una franja horaria para ordenar el día El tiempo es limitado: dedícate a lo importante Lleva una agenda ordenada. Repásala cada día Determina las prioridades de los distintos roles Aprende a decir NO Distingue lo necesario de lo superfluo Delega lo delegable Sé realista a la hora de determinar el tiempo Vive tiempo de calidad (según motivos) Reserva tiempo de silencio para tu crecimiento personal Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 48 Cada mañana me pregunto: “Si hoy fuese el último día de mi vida, ¿querría hacer lo que voy a hacer hoy?” Y si la respuesta es “No” durante demasiados días seguidos, sé que tengo que cambiar algo. Steve Jobs Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 49