INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL ¿Qué es la

INTRODUCCIÓN A LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
¿Qué es la gestión
documental?
La gestión documental es una serie de tecnologías, técnicas y normas, orientadas a
facilitar a las empresas, la administración y el flujo de documentos durante todo su
periodo de vida. Esto puede hacerse a través de técnicas manuales o mediante el uso de
tecnologías diseñadas para alcanzar tasas más altas en cuanto a eficiencia y rendimiento,
así como funcionalidad. Una de las principales características de un sistema de gestión
documental optimo es su capacidad para vincular toda la información almacenada en
bases de datos de otros sistemas como el caso de los ERP's, con bibliotecas y documentos.
¿Cuál es el objetivo de la gestión
documental?
El objetivo principal de todo sistema de gestión documental es el de rastrear
el almacenamiento y administración de todos los documentos electrónicos o las
imágenes de documentos en papel. A diferencia de lo que sucede con los sistemas ERP's,
la información en un sistema de gestión documental no cuentan con una organización
clara de contenido, por lo que suele llamarse “información sin estructura”. Todas las
empresas sin importar que tan grandes o pequeñas sean, tienen que administrar
diariamente una gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo datos legales, así
como información sobre el funcionamiento interno. El objetivo de la gestión documental
es racionalizar el uso de toda esta información para que se pueda trabajar con ella de una
forma más eficiente.
También es importante decir que todos los sistemas de gestión documental usualmente
ofrecen una gama de servicios adicionales orientados a maximizar los recursos,
incluyendo medios de almacenamiento, opciones de seguridad, así como opciones para
la recuperación de información e indexación, todas estas opciones están disponibles en el
software de DocShare. No solo eso, toda la información requerida por la empresa tiene
que estar disponible en cualquier momento del día y además el acceso a ella debe ser
rápido e intuitivo. Si se trata de seguridad, hay claramente dos aspectos fundamentales
que ofrece un sistema de gestión documental; una es el garantizar la total integridad de la
información, evitando cualquier tipo de perdidas o deterioros en los documentos, y
también el restringir el acceso no autorizado a toda esta información. Por lo que respecta
a la indexación, en este caso la información tiene que ser fácilmente recuperable por los
usuarios empleando la menor cantidad de tiempo en ello.
Herramientas para la gestión
documental
Para garantizar una correcta y eficiente gestión documental se pueden recurrir a diferentes
herramientas que ayuden precisamente en todos estos procesos. En este sentido, a
continuación te mencionamos las principales herramientas para la gestión empresarial:
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Diagnostico documental. Se refiere a un servicio de consultoría que tenga la capacidad
de analizar el sistema de gestión documental para determinar su situación actual. A
continuación se debe realizar un plan de optimización enfocado a la organización
documental, así como a la correcta disposición final de la información.
Diseños de programas de gestión documental. En este caso se trata de una herramienta
orientada a la elaboración de un programa de administración de documentos con la
intención de garantizar la creación de los archivos que registren las actividades de la
empresa en función del periodo de vida de la información.
Tablas de retención documental. Se trata de un servicio mediante el cual se logra
diseñar una herramienta con la capacidad de estructurar la organización de la información,
así como establecer una política que designa los tiempos de retención para cada serie de
documentos.
Software de gestión documental. Así se le conoce a todos los programas para PC
desarrollados para la administración de una gran cantidad de información, rastrando y
almacenando documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
Funciones de un sistema de
gestión documental
Además de proporcionar una forma conveniente de archivar, digitalizar, gestionar y
recuperar información, un sistema de gestión documental también ofrece otras muchas
funciones que son de gran utilidad para las empresas. Por ejemplo:
Procesamiento automático de documentos
Se refiere a la capacidad de procesar automáticamente toda la información de tal manera
que se pueden agrupar documentos, evitar archivos duplicados, así como capturar la
información del propio documento o en su caso enviarlo directamente a través de correo
electrónico.
Flujo de trabajo con documentos
Un sistema de gestión documental también permite integrar los flujos de trabajo de las
empresas de tal forma que toda la información pase de un usuario a otro en función del
procedimiento previamente definido. Estos flujos de documentos pueden incluir tanto
procesos manuales de aprobación por personas responsables, así como aprobaciones
automáticas, firmas electrónicas, además de capturas automáticas de los documentos e
incluso también pueden incluir notificaciones por correo electrónico. Todo esto permite
que se pueda replicar de forma exacta y electrónica, todo el proceso que en la actualidad
se lleva a cabo en papel.
Además, se consiguen automatizar los procesos como el caso de la aprobación de las
facturas con los proveedores, las referencias de producto o en sus caso, los estudios de
calidad, la administración de pedidos, así como aquellos procesos internos de menor
envergadura pero igualmente importantes como el caso de la distribución de nominas o
la aprobación de las vacaciones.
Vinculación con ERP's
Esta es otra de las mejores funciones de los sistemas de gestión documental en donde se
puede interactuar con los ERP's, permitiendo el intercambio de información entre las
aplicaciones. En este caso toda la información que se captura o se registra de los
documentos almacenados, puede ser enviada a través del programa de gestión, con lo cual
también se puede recuperar información relacionada con documentos almacenados en ese
mismo software de gestión.
Información disponible en todo momento
Como consecuencia de que la administración de empresas esta muy relacionada con los
documentos que se gestionan, toda la información vinculada al estado, así como a la
gestión de estos documentos, tiene un enorme valor para las organizaciones. Esto
significa que con un sistema de gestión documental, los encargados de administrar las
empresas pueden ver por ejemplo, el tiempo empleado en la gestión de la información,
medir la eficiencia de todos los procesos, así como comprobar el estado actual de cada
uno de dichos procesos en cualquier momento y de la forma más eficiente posible.