ERP`s Enterprise Resource Planning

ERP’s
Enterprise Resource Planning
Ingeniería de Sistemas de Información /Sistemas de Información
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Contenido
¿Qué es un ERP?
Estructura y características generales de los
sistemas ERPs.
Metodología y criterios de selección
Implantación de un ERP
Impacto económico de un ERP
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Bibliografía
Sistemas de Información. Herramientas prácticas para la gestión empresarial.
Álvaro Gomez Vieites, Carlos Suarez Rey, Editorial: Ra-Ma Empresa
Gestión Informática de la Empresa. Nuevos modelos de negocio. M. Jiménez,
Editorial: Ra-Ma Empresa
ERP : guía práctica para la selección e implantación. Luis Muñiz
Sistemas de Información Integrados (ERP). G. J. Sierra Molina, B. Escobar
Perez, VV.AA. Editorial: AECA
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Introducción
Los sistemas de información han de abastecer los procesos de
decisión que caracterizan la gestión empresarial.
Los SI’s han ido evolucionando con el paso del tiempo…
En un principio los SI se centraron en la resolución de los problemas
administrativos y más rutinarios (TPS).
Posteriormente, se impuso la necesidad de contar con aplicaciones que
proporcionaran información estándar a la dirección de forma rutinaria,
basándose en datos y operaciones que estaban ya automatizadas (MIS).
En la tercera fase se hicieron eco de las nuevas exigencias informativas
relacionadas con la información estratégica que había de llevar adelante al
alta dirección (DSS, ESS).
Posteriormente, surgieron los sistemas expertos que unían los DDS con las
tecnologías propias de la inteligencia artificial.
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Introducción
La planificación de SI’s está muy ligada a la empresa en su
conjunto:
Los primeros SI necesitaban dar respuesta a organizaciones
que habían crecido y por tanto tenían que afrontar al
complejidad creciente de sus actividades.
Se pasó de empresas centralizadas a descentralizadas, donde
los procesos de decisión se repartían por distintas áreas
funcionales.
Las empresas trabajan con información que proviene de
distintos SI’s. Cada área maneja y proporciona sus propios
datos. Énfasis en la eficiencia de las áreas.
Problema de las “islas de información”
Necesidad de coordinación …
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Introducción
Comienza a imponerse una nueva visión:
Énfasis en la eficacia y una mayor orientación hacia el cliente.
Las empresa debe gestionar sus procesos básicos con la
suficiente flexibilidad para poder responder adecuadamente a
las necesidades de los clientes.
Se pasa de funciones integradas verticalmente a centrarse en
procesos de negocios claves que crean valor y atraviesan
horizontalmente las distintas funciones empresariales.
Una empresa desde el punto de vista del cliente no es
una secuencia de actividades aisladas, sino que es una
secuencia coordinadas de actividades en la que van a
intervenir distintas unidades organizativas.
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Introducción
Se propone así la construcción de SI’s que integran toda la
información sobre los procesos empresariales y que permiten a la
dirección gestionarlos de forma más rápida y eficaz:
Acceso compartido a información fiable, precisa y oportuna.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
Reducción de tiempos y los costes de los procesos empresariales.
Enterprise Resource Planning - Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales - Sistemas integrados de Gestión
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Introducción
Evolución de la funcionalidad de los ERP’s.
MRP
MRP loop
MRPII
ERP
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¿Qué es un ERP?
Funciones
Financieras
Funciones
Productivas
Paquetes informáticos que
permiten llevar a cabo la
gestión interna de todas las
actividades de la empresa de
manera integrada.
Ventas y Marketing
Recursos Humanos
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Un sistema que tiene por
objetivo facilitar la gestión de
todos los recursos de la
empresa a través de la
integración de los distintos
departamentos de la empresa
y áreas funcionales.
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¿Qué es un ERP?
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¿Qué es un ERP?
Los ERP surgen con la finalidad de facilitar que un solo
sistema cubriera todas las áreas funcionales de una
empresa de forma integrada.
Combina los distintos SI de gestión en uno solo,
basándose en una única BD centralizada.
En la actualidad existen dos tendencias:
Empresas que mantienen distintas aplicaciones y BBDD, y
requieren soluciones ad-hoc para conseguir una visión
unificada.
Empresas que emplean sistemas heterogéneos especializados
que alimentan un sistema central ERP del que se puede
recuperar la información.
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¿Qué es un ERP?
Objetivos principales de la implantación de ERP’s:
Posibilidad de compartir toda la información empresarial desde
una misma base de datos.
Fácil acceso a información precisa en tiempo real.
Simplificar operaciones y hacer desaparecer las innecesarias.
Eliminar flujo de papeles entre diferentes áreas funcionales.
Reducción de tiempos y mejora de procesos
Estandarización de las actividades y datos de la empresa.
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Estructura de un ERP
La mayoría de los ERP adoptan una estructura modular que
soporta los diferentes procesos de una empresa.
Módulos interconectados que comparten una base de datos
común.
Posibilita la implantación del sistema por etapas.
Un ERP básico está formado por las aplicaciones técnicas y la
arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los
módulos.
Proporciona herramientas de administración para controlar tanto
el sistema en sí como la base de datos que constituye el núcleo del
producto.
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Estructura de un ERP
Interfaz de Usuario
Aplicación
Áreas funcionales del ERP
-Aprovisionamiento,
gestión de almacenes
-Producción
-Ventas, CRM
-Gestión financiera
-Recursos Humanos
-Otros (gestión de proyectos,
mantenimiento.. )
Herramientas de
Análisis
Otras
aplicaciones
-Minería de datos
-Inteligencia de
-negocio
-CRM
-Herramientas
Web
-Generación de
informes
-BPM
Gestor de Base de Datos
…
Infraestructura de Software (SO y otros)
Infraestructura Hardware
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Estructura de un ERP
Módulos típicos
Modulo de aprovisionamiento:
Gestión de materiales y relación con proveedores
Gestión de la cadena de suministro, control de stocks, generación de
pedidos, procesos de valoración de proveedores, etc.
Se apoya en BD de proveedores y BD de materiales.
Módulo de Producción:
Gestión de Materiales y servicios empleados en la cadena de producción.
Planificación de materiales y recursos, gestión de órdenes de montaje,
gestionar sistemas de fabricación.
Está muy relacionado con el módulo de aprovisionamiento (gestión de
stocks).
Módulo de ventas:
Gestión de las relaciones de la empresa con los clientes.
Gestión de pre-ventas (contactos, presupuestos,..) y post-venta (entrega,
factura, devoluciones…), gestión y configuración de pedidos.
Muy relacionado con el módulo de almacén y financiero.
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Estructura de un ERP
Módulos típicos
Modulo de Finanzas:
Gestión de la contabilidad y gestión financiera de la empresa.
Contabilidad de operaciones (asientos contables), balance y resultados de
cuentas, elaboración de presupuestos, gestión de tesorería (control de
flujos de cobros y pagos), gestión de activos.
Gestión del dpto. de administración (facturación, liquidación de impuestos,
cobros, reclamaciones impagos, etc.)
Módulo de Recursos Humanos:
Gestión de la información relacionada con los empleados.
Definición de estructuras organizativas, planificación de necesidades de
personal, soporte de procesos de evaluación y selección, control de
presencia, soporte de contratación, generación de nóminas, acciones
formativas, gestión de dietas, etc.
Otros…
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Características de un ERP
Características más destacadas de los principales ERP’s
del mercado:
Capacidad de parametrización: adaptar el funcionamiento a las
necesidades concretas de la empresa.
Soluciones ERP a medida
Soluciones ERP estándar
Soluciones ERP mixtas
Interfaz de usuario avanzada y flexible
Capacidad de acceso a la información
Integración con otras aplicaciones
Orientación a procesos de negocios
Otras (herramientas de seguridad, ayuda en línea, etc.)
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Metodología y criterios de selección
Criterios a seguir a la hora de elegir un ERP:
Funcionalidad del ERP
Criterios técnicos
Criterios económicos
Criterios organizativos
Facilidad de uso
Proveedores
Referencias de implantación
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Metodología y criterios de selección
Es importante seguir un adecuado proceso a la hora de
seleccionar tanto el producto como la empresa que llevará a
cabo la implantación.
Es importante hacer partícipe a las áreas implicadas.
Es habitual formar una comisión de selección de la solución.
Es importante partir de unas especificaciones, requisitos y
necesidades a cubrir en los distintos procesos.
Detectar desarrollo a medida que deban realizarse.
Proceso:
1.
2.
3.
4.
5.
Delimitación del alcance del proyecto
Identificación de posibles candidatos
Entrevista y demostración de la solución de los candidatos seleccionados
Análisis de las ofertas
Firma de contrato con el proveedor
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Metodología y criterios de selección
Mercado de los ERP’s
Preguntas típicas:
¿Qué conviene más, un producto proveedor local,
nacional o internacional?
¿Qué es más conveniente, incorporar un producto
sectorial (aplicación vertical) o por el contrario
merece más la pena un producto multi-sectorial?
¿Es posible que no exista nada en el mercado que
satisfaga nuestras necesidades?
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Metodología y criterios de selección
Mercado de los ERP’s
Soluciones más adoptadas por los distintos segmentos
empresariales:
Micropymes (menos de 10 empleados) Aplicaciones sencillas
desarrolladas por proveedores locales y aplicaciones estándar nacionales
de carácter general o sectorial, implantadas por proveedores locales
Pequeña empresa (entre 10 y 50 empleados) Aplicaciones
desarrolladas por proveedores locales. Aplicaciones sectoriales
nacionales. ERP nacionales o internacionales implantadas por la empresa
desarrolladora o por partner regional
Mediana empresa (50-250 empleados) ERP nacionales o
internacionales implantadas por la empresa desarrolladora o por partner
regional
Empresas grandes (más de 250 empleados) Desarrollos propios
combinados con módulos estándar de los ERP de mercado. ERP nacionales
o internacionales implantadas por la empresa desarrolladora o por
partner regional
Empresas multinacionales, con presencia mundial Desarrollos propios
combinados con módulos estándar de los ERP de mercado. Soporte de
empresas consultoras con presencia internacional para el despliegue.
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Ejercicio de Análisis
Analizamos casos de implantación de ERP’s:
Caso de éxito ERP Oracle - Sinosteel:
http://www.youtube.com/watch?v=urNzyd_UgOg
Caso de éxito SAP - Hospital Santa Fe (México):
http://www.youtube.com/watch?v=Ew4cXVoOKAc
Caso de éxito de SAP ERP – Embaré:
http://www.youtube.com/watch?v=oTxXCX0mfEc
Caso de éxito Microsoft Dynamics AX – Zentrix:
http://www.youtube.com/watch?v=x_xCx-MrzKY
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Implantación de ERP’s
Los proyectos de implantación de un sistema ERP suelen ser
complejos y costosos.
Aspectos importantes a tener en cuenta:
Frecuente infravaloración de los plazos de ejecución y los recursos.
Ser consciente de que pueden afectar tanto a la estructura organizativa,
como a las actividades y puestos de trabajo desempeñados por el personal.
Importancia de realizar un estudio de viabilidad.
Adoptar un estrategia de implantación progresiva.
Ayuda la utilización de prototipos para mostrar la funcionalidad del
sistema.
El ajuste técnico del sistema (tunning), las demostraciones prácticas y la
formación de los usuarios.
Importancia de la documentación de todo el proyecto de implantación
Mantenimiento y actualización del sistema ERP.
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Implantación de ERP’s
Factores críticos de éxito:
Planificación realista, teniendo en cuenta restricciones
técnicas, económicas y organizativas
Compromiso de la dirección del proyecto.
Definición precisa de los objetivos.
Gestión del cambio organizativo.
Gestión de sistemas heredados e integración
Gestión de pruebas del sistema
Formación y soporte técnico a los usuarios.
Equipo de implantación con experiencia y dedicación
a tiempo completo.
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Impacto económico de un ERP
Para evaluar desde el punto de vista económico el proyecto de
implantación de un ERP, se deben considerar las siguientes
partidas:
Inversión en hardware y software básicos
Inversión en licencias del ERP
Coste de la implantación
Migración de datos
Coste de los servicios de telecomunicaciones
Desarrollos específicos
Gastos de mantenimiento
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Ejercicio de Análisis
Trabajar con el material de lectura
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Algunos ERP del mercado
ERP SAP
ERP Microsoft Dynamics Ax
Oracle
Libra (Edisa)
OpenERP
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