Guía para organizar conferencias

Guía para organizar conferencias
por Liya Palagashvili (2010)
Traducción al castellano:
Guillermo Villalba: gvillalba@eslibertad.org
Daniel Duarte: dduarte@studentsforliberty.org
2013
ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD
Llevar a cabo una conferencia o una charla es una de las mejores maneras de difundir
las ideas de la libertad en el campus universitario. Proporciona a tu grupo un foro para
presentar tus ideas y atraer a nuevos miembros. La siguiente es una guía paso a paso con
consejos sobre cómo sacar el máximo provecho de tus eventos. Recuerda que en todo
momento la clave es ser lo más proactivo posible. Hazte cargo de los detalles anticipadamente
y no esperes hasta el último minuto. Esto te ahorrará toneladas de estrés, ¡asegurado!
Los diez pasos para organizar una conferencia exitosa son:
1.
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3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Fijar el orador y la fecha - TEMPRANO
Reservar el salón - TEMPRANO
Confirmar el orador
Lidiar con la administración y la burocracia
Crear un evento en Facebook
Publicidad estratégica
Confirmar la logística
Último Gran Impulso
¡Día D!
Después del evento
Paso 1: Fijar el orador y la fecha
El aspecto más importante de organizar un evento estudiantil exitoso es hacer las
cosas lo más pronto posible. El primer paso es mostrar interés en el orador. Ya has hablado
con el orador en persona sobre realizar un evento y ahora estás haciendo el seguimiento, o has
contactado por correo electrónico a un orador por vez primera para mostrar interés. Como sea
que te comuniques con el orador, asegúrate de que sea hecho temprano. Esta etapa debe ser
de 2 a 3 meses antes del evento planificado.
Durante la comunicación inicial con el orador, conversa sobre posibles fechas
disponibles para el orador y diferentes temas para la conferencia. El orador te dirá los días y
horarios en que esté disponible, o que esté en la zona para dar la conferencia. Llegado a este
punto, deberías empezar a descartar las fechas que entran en conflicto con cualquier otro
suceso importante que ocurra en su campus (esto es muy importante). Fechas de un gran
juego de baloncesto o de fútbol, fiestas, vacaciones, etc. son malas para tratar de llamar la
atención de la multitud estudiantil. Si tu universidad se encuentra en grandes áreas
metropolitanas como Washington, D.C. o Filadelfia, asegúrate de comprobar que otros grupos
aliados de estudiantes por la libertad no estarán realizando un evento en esa fecha y
hora. Además, asegúrate de que tú y los demás encargados del evento no tengan una clase o
conferencia a la que tengan que asistir.
Elegir el mejor momento depende de la comunidad en tu universidad. Si tu universidad
es una cuyos estudiantes viajan diariamente desde lejos, trata de elegir un momento al
anochecer mientras los estudiantes todavía se encuentran en el campus. Lunes, martes,
miércoles y tienden a ser los mejores días para los eventos.
Paso 2: Reservar el salón
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Durante el Paso 1 debes haber conseguido un par de fechas en las que el orador
estaría disponible para realizar el evento. Llegado este punto, deberías reservar el salón
apenas tengas esas fechas (y después de haber descartado las que entran en conflicto con
otros grandes eventos). Dependiendo de la universidad, podrías tener que reservar hasta 2
meses por adelantado para conseguir siquiera un salón. Reservarlo con 1-2 meses de
anticipación es clave. Esto te da una mejor oportunidad de conseguir el salón del tamaño y
ubicación que desees. También te coloca en ventaja para que puedas empezar a anunciar el
evento tan pronto tengas el salón confirmado.
La mejor ubicación es la que está cerca de las zonas más utilizadas del campus. Reserva
el salón por suficiente tiempo para dar al orador lo que necesite para explayarse, para una
larga sesión de preguntas y respuestas, y para que los estudiantes que quieran quedarse
después del evento puedan conversar con el orador. Además, antes de reservar el salón,
asegúrate de verificarlo físicamente si nunca has estado allí antes. Asegúrate de que la
habitación y la zona presenten un ambiente acogedor y abierto, sean apropiadas acústica y
visualmente, y tengan bastante espacio para los asientos del público esperado.
No cometas el error de reservar un salón que es demasiado grande para el evento. Es
mucho mejor tener una habitación pequeña totalmente llena que una habitación enorme que
está medio vacía.
Si todos los salones están reservados para la primera fecha de tu elección, pasa a otra
fecha que el orador te haya dado y compruébela, así sucesivamente, hasta que hayas
asegurado una buena ubicación. Debes tener en cuenta que otros estudiantes están pasando
por el mismo proceso de reserva, por lo que el personal de las instalaciones puede estar
sobrecargado o tener que manejar muchas de las mismas solicitudes al mismo tiempo. Haz tu
mejor esfuerzo para trabajar con ellos y entender que pueden ser tus mejores amigos o tus
peores enemigos —y que sin duda recordarán a los grupos que no fueron cooperativos. Ten
esto en cuenta, y sé paciente cuando se trata de reservar el espacio.
Paso 3: Confirmar el orador
Una vez que el lugar ha sido confirmado, asegúrate de que el orador lo sepa y confirma
con él. De ninguna manera asumas que sólo porque el orador te dio un par de fechas
disponibles, que él sigue disponible. Es necesario confirmar con el orador tan pronto como el
salón esté reservado. Si tomas demasiado tiempo, el orador podría empezar a hacer otros
arreglos. Asegúrate de obtener un definitivo "Sí, estaré allí".
Si estás pagando el viaje del orador, éste es el momento para discutir los arreglos de
viaje y alojamiento. Reserva los vuelos y habitaciones una vez que hayas confirmado con el
orador. Asegúrate de enviar cualquier información de vuelos y hotel directamente al orador.
Por último, da las gracias al orador. Dile que estás ansioso por recibirlo.
Paso 4: Lidiar con la administración y la burocracia
La administración de la universidad tiene muchas, muchas reglas que necesitas seguir y
que te hacen la vida más difícil. Aprende estas reglas para que no te tomen por sorpresa el día
del evento. Deberías encontrar respuestas a preguntas tales como: ¿Puedes servir comida en
el salón? ¿Y fuera de él? ¿Cómo conseguirás un micrófono o un proyector LCD para el
salón? ¿Cuál es el número máximo de alumnos que pueden estar en el salón? ¿Cómo se
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consiguen sillas adicionales o un podio? Estas y muchas otras preguntas son importantes
saber de antemano.
Una vez que hayas aprendido las políticas y procedimientos de la universidad, trabaja
con ella para asegurarse de que solicitó correctamente un proyector LCD, micrófono, o podio
para el Salón. De nuevo, es importante dar estos pasos logísticos temprano. Cuanto más
esperas, más difícil será conseguir los equipos que necesitas.
Paso 5: Crear un evento en Facebook
ADVERTENCIA: esta forma de publicidad es necesaria pero, por supuesto, no es
suficiente. Grupos estudiantiles en el pasado han tenido concurrencias insatisfactorias porque
sólo utilizaron Facebook como método de publicidad. Facebook es genial, pero los otros
métodos de publicidad son fundamentales para llevar a cabo una exitosa conferencia. No
caigas en la "trampa de Facebook" —no dejes de hacer publicidad sólo porque hiciste un
evento en Facebook.
Los eventos de Facebook son una forma importante de hacer llegar el mensaje acerca
del evento. Si ya tienes un grupo de Facebook para tu organización, utiliza el grupo de
Facebook para "crear un evento". Esto te permitirá invitar a todas las personas en el grupo sin
tener que individualmente solicitar amistad e invitar a cada uno de ellos.
Elige un título interesante para el evento de Facebook. Generalmente, si el orador es
de gran renombre, quizás quieras incluir su nombre en el título del evento con un tema
pegadizo. Por ejemplo, "Michael Tanner: ‘¿Quién paga por tu cobertura médica?’". Esto
engloba al orador, al tema y una pregunta interesante para atraer a gente al evento.
Asegúrate de que todos los detalles estén presentes —agrega direcciones hasta el
edificio, un link a un mapa, cualquier detalle sobre la ubicación del salón, e información de
estacionamiento si corresponde. Añade links a las publicaciones del orador. Invita a tus amigos
al evento. Haz administradores a todos los encargados del evento de tu grupo y anímales a
invitar a todos sus amigos también.
Al acercarse al evento, envía mensajes de aviso a todos los que marcaron “asistiré” en
recordándoles del evento y pidiéndoles que pasen la invitación a sus amigos.
Paso 6: Publicidad Estratégica
Si quieres una buena concurrencia, debes hacer publicidad de manera estratégica. Podrás
tener el mejor orador del mundo, pero si no haces llegar el mensaje, el evento no tendrá
éxito. Hay cuatro métodos principales de publicidad:
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Medios de comunicación (blogs, correos electrónicos, páginas web, artículos de
opinión en periódicos universitarios)
Facebook
Universidad (aulas, otros estudiantes, profesores, secretarías de departamento)
Volantes/ Afiches / Pintatas
Medios de Comunicación:
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Blogs: anuncia el evento en tu blog, pide a tu orador que lo anuncie en su blog o que
enlace al tuyo, y consigue que otros amigos u otras organizaciones estudiantiles publiquen en
sus blogs sobre el tema. Si hay otros grupos de estudiantes por la libertad en tu campus o en la
zona, pídeles que lo publiquen en su blog, sitio web, y que envíen un correo electrónico a sus
listas de correo. Esto es especialmente importante para grupos ubicados en grandes ciudades
y en torno a otros campus. Estudiantes por la Libertad puede ayudarte a encontrar los grupos
estudiantiles alrededor de tu campus, pero es tu trabajo acercarte a ellos y pedirles que
anuncien tu evento a sus miembros.
Correos electrónicos: ¡envía correos electrónicos a tu lista de correo de miembros! Haz
que tus aliados también lo hagan. No envíes demasiados de estos mensajes porque la gente
empezará a hacer caso omiso de los mensajes y perderá información importante.
Periódico escolar: escribe tu propio artículo sobre el evento y vincúlalo a una idea
central. Alternativamente, consigue que el periódico de la universidad cubra el evento. Envía
un correo electrónico al periódico diciendo: "éste es un evento que ocurrirá tal día". Diles el
número de asistentes que se esperan. El periódico o bien escribirá sobre ello o lo añadirá a su
sección "Próximos eventos". Utiliza la misma técnica para las estaciones de radio, canales de
YouTube escolares u otros medios de comunicación del campus.
Facebook:
ADVERTENCIA: Una vez más, esta forma de publicidad es necesaria pero NO suficiente
para llevar a cabo una conferencia exitosa.
No te limites a crear el evento en Facebook y asumir que recorrerá la red de
Facebook. Es necesario publicar el evento en los muros de tus amigos, que lo publiques en tu
muro, que lo conviertas en tu estado de Facebook, y que lo publiques en los muros de otras
organizaciones. Asegúrate de enviar mensajes a quienes marcaron que asistirán al evento con
actualizaciones y recordatorios.
Universidad:
Esta forma de publicidad estratégica es absolutamente crucial, especialmente si estás
en una gran universidad. El evento contará con una gran concurrencia si haces tantos tipos de
publicidad universitaria como sea posible.
Conéctate con otros grupos de estudiantes, tanto en el campus como al su
alrededor. Pide a los grupos de estudiantes por la libertad que envíen la información a todos
sus miembros. Con relación a esto, asegúrate de que estás haciendo conexiones cercanas con
los encargados de las otras organizaciones estudiantiles, en tu universidad y en otras. Una
buena relación es necesaria para realizar anuncios mutuos; diles que te encantaría ayudar a
promover sus eventos y pídeles que devuelvan el favor mediante la promoción de tus
eventos. De esta manera, la totalidad de sus miembros aprenderán acerca de tu organización
estudiantil también.
Diles por qué sus miembros estarían interesados —no envíes solamente un correo
electrónico genérico invitándolos al evento. Explícales que la conferencia toca temas por los
que su organización se preocupa. Recuerda que eres un vendedor, tienes que vender a otros el
valor de tu evento. Visita los grupos en persona si es posible para responder cualquier
pregunta y ayudar a añadir un toque personal al evento.
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Utiliza las secretarías departamentales universitarias. Si el evento es sobre salud
pública, por ejemplo, envía un correo electrónico a todas las secretarías de los departamentos
de Economía, de Políticas de Salud Pública, de Biología, Química y así sucesivamente. Indica a
las secretarías: "Éste es un evento que puede ser de interés para los estudiantes de
biología. ¿Puedes por favor enviarles la siguiente información?"Asegúrate de personalizar los
correos electrónicos. No tienes que mencionar tu organización en el correo electrónico,
puedes mencionar sólo el evento. Por ejemplo, si estás enviando un correo electrónico al
departamento de Historia y tu grupo estudiantil se llama el Club de Economía, es posible que
desees dejar de lado el nombre del grupo y centrarte en el evento, "La Gran Depresión", el
cual sonaría atractivo sin añadir que el Club de Economía lo organiza.
Éste es un método muy importante de publicidad que la mayoría de los grupos
obvian. Tienes que ser capaz de llegar a diferentes disciplinas y encontrar o crear allí
estudiantes prolibertad. Algunas secretarías universitarias deberían recibir correo electrónico
acerca de casi cualquier evento, como las de Economía, Filosofía y Administración Pública /
Ciencias Políticas.
Utiliza a tus profesores y sus clases. Si tienes profesores orientados al libre mercado,
pídeles anunciar el evento a sus alumnos y, posiblemente, ofrecer crédito adicional a los
estudiantes para asistir al evento si es relativo a la clase. Pregunta a tus profesores si puedes
dar una charla rápida sobre el evento. Durante tus visitas o charlas en las clases, distribuye
volantes. ¡Si habrá comida gratis en el evento, menciónalo!
Volantes / afiches / pintatas :
Distribuye volantes en el campus como loco. Los oradores pueden caminar por el
campus antes del evento y esperan ver volantes y afiches que promuevan el evento. Mantén
los volantes sencillos pero atractivos. Pégalos en las aulas, patios de comida, baños y cualquier
otro lugar que pueda ser observado en el campus. Comienza a distribuirlos con 2 semanas
aproximadamente de antelación. En los campus donde los volantes y afiches son comunes,
tendrás que volver a visitar estos lugares y mantener tu afiche a la vista.
Comienza a publicitar con tiza con una semana de antelación
aproximadamente. Mantén el mensaje muy, muy corto. Hazlo en el área del patio, pasillos a
los más grandes edificios académicos y de aulas y otras áreas públicas. Usa colores brillantes —
esto llamará la atención. En los últimos cinco días antes del evento hazlo al menos dos veces,
en especial el día antes y el día del evento. Asegúrate de saber acerca de las regulaciones para
escribir con tiza en tu universidad, es decir, dónde se permite la tiza. Revisa el informe del
clima para ver si se esperan lluvias, ya que no hay nada peor que sentir que sus esfuerzos se
van con el agua.
Para ambos métodos es importante tener un mensaje pegadizo. Para un evento sobre
política de atención de la salud, no sólo diga: "¡Venga y aprenda acerca de la salud!" Haga una
pregunta en su mensaje, como: "¿Debe el gobierno estar involucrado en TU atención médica?"
o "¿Sabes quién está pagando por TU atención médica? Ven a descubrirlo. Jueves, 05 de
septiembre, 6 pm en el Edificio X, Salón Y. Habrá COMIDA GRATIS."
El volumen es imprescindible en ambos métodos para hacerlos efectivos. Reúne a un
grupo de tus miembros para volantear, pegar afiches y llenar de tiza el campus, y
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recompénsalos con pizza después. Si tu grupo es suficientemente grande, establece un Comité
de Marketing/Publicidad para que sea responsable de la organización de estos esfuerzos.
No te desanimes si tus volantes o afiches son retirados. Le pasa a todo el mundo —sólo
tienes que redistribuir los volantes y pegar de vuelta los afiches en la zona. Ambos son un
proceso continuo, no algo de una sola vez.
Paso 7: Confirmar la logística
Faltando alrededor de una semana para el evento, éste es el momento de volver a
confirmar con el orador. Envía un correo electrónico al orador y hablen de la logística. ¿Cuándo
llegará el orador? ¿Cuándo pasarás a buscarlo? ¿Está interesado en compartir con los
asistentes luego del evento (si estás pensando llevar a cabo una fiesta o reunión
informal)? ¿Tiene alguna biografía en particular que quiere que se lea? También cabe
mencionar el tamaño de su audiencia esperada y la programación/tiempo para el evento. Por
ejemplo, el orador habla durante una hora, hay una ronda de preguntas y respuestas de 15
minutos, y luego se pasa a la reunión informal con los asistentes. Asegúrate de informar al
orador sobre la programación del evento.
Confirme los otros aspectos logísticos: catering, proyector LCD, micrófono, etc.
Cualquier otra tarea administrativa que tenía que realizarse, confírmalas mientras todavía
tienen tiempo. Nunca asumas que alguien estará en la misma sintonía a menos que confirmes
varias veces.
Decide quién introducirá al orador. Debe estar listo un discurso de apertura que
introduzca a tu grupo, incluyendo la fecha/hora de tu próxima reunión o evento, y que
presente al orador. Investiga sobre el orador para elaborar una introducción concisa,
incluyendo los puntos importantes e interesantes de su biografía.
Paso 8: Último gran impulso
Éste es el momento de impulsar la publicidad para el evento por última vez. Deberías
hacer esto uno o dos días antes del evento. Promociona el evento por todo Facebook. Hazlo tu
estado de Facebook y urge a la gente a que "¡Vengan mañana de noche!". Envía el enlace a tus
amigos. Anima a los miembros de tu grupo a que hagan lo mismo. Además, envía un mensaje
de recordatorio a los que marcaron “asistiré” al evento en Facebook. Añade cualquier detalle,
especialmente si tendrán comida gratis y si habrá alguna reunión informal luego. Envía otro
correo electrónico a tu lista de correo dando el mismo recordatorio.
¡Pero eso no es suficiente! Es imprescindible que publicites con tiza por el campus y
pegues afiches y volantees como parte del "último gran impulso." Haz que tus miembros se
planten en el área común del campus y repartan volantes para el evento, invitando a los
estudiantes a que "¡vengan mañana de noche!" Conversa con los estudiantes en el patio,
explícales el evento y convéncelos de que vengan. Haz que un grupo de estudiantes publiciten
con tiza la noche anterior y la mañana del evento.
Recuerde: el marketing exitoso en el campus tiene que ver con el volumen. Por lo
general, un individuo necesita ver un mensaje 5 veces antes de que le llegue la información.
Por cada estudiante que está viendo un volante o afiche por 8º vez, 10 estudiantes más lo
acaban de ver por primera vez.
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Paso 9: Día D
¡El gran día del evento finalmente llegó! Aquí hay algunas cosas que necesitas hacer:
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Alguien debe encargarse de recoger o recibir al orador.
o Planee con anticipación dónde esta persona estacionará, intercambie
información de contacto y asegúrese de que el orador también conoce el plan.
Otra persona debe estar a cargo de permanecer en el salón para asegurarse de que
todo esté en orden.
o Pon una mesa para tu organización con volantes y materiales relevantes. Si es
posible, que esté fuera del salón, pero también en el interior incluye ya sea un
estandarte o escribe la información de tu grupo en una pizarra.
Asegúrate de tener una botella de agua para el orador en el podio.
En todo momento, alguien debe estar tomando fotografías y documentando el
evento. Puedes utilizarlas para el sitio web de tu grupo, los medios escolares, registros
de asistencia, o simplemente para la posteridad.
Asegúrate de dejar tiempo para la ronda de preguntas y respuestas. Alguien que
controle el tiempo y pase el micrófono a los asistentes debe sentarse en primera fila
para mantener el evento dentro del tiempo previsto.
Asegúrate de recoger la información de contacto de todos. No te limites a establecer
un formulario de inscripción en el fondo de la sala. Sé proactivo. Haz que alguien se
pare en la entrada pidiendo a todos los que entren que proporcionen su nombre y
dirección de correo electrónico. Pase una lista de inscripción en una carpeta por los
asientos cuando comience el evento.
Asegúrate de dar al orador una tarjeta de agradecimiento después del evento.
Un pequeño regalo no es necesario, pero sería agradable (una remera de la
organización, una botella de vino, una taza de la universidad, etc.)
Paso 10: Después del evento
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Envía un correo electrónico de seguimiento al orador al día siguiente dándole las
gracias y diciendo que los estudiantes disfrutaron de la conferencia.
Haz un seguimiento a los asistentes con un correo electrónico al día siguiente
agradeciéndoles por venir y dándoles información sobre cómo participar en tu
organización. Incluye cosas como el tema de su próxima reunión, el próximo evento,
reunión semanal, etc.
¡Celebra tu éxito! Date una palmadita en la espalda, y da las gracias a los miembros
que pusieron el esfuerzo necesario para que el evento sea un éxito. Da cuenta de lo
que ha ido bien, qué se podía haber hecho mejor, y nuevas ideas para el próximo
evento. ¡Asegúrate de anotar estas cosas para que tu próximo evento sea aún más
increíble!
Dile a EPL sobre tu evento. EPL se complace en promocionarte a ti y a los esfuerzos de
tu grupo para que todos puedan ver lo dedicados que son los estudiantes por la
libertad.
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