AUXILIAR ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS

COLOMBIANA DE SALUD S.A.
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES
CDS-CTH 8.1
Revisión 05
Febrero 2014
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
AUXILIAR ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
NIVEL FUNCIONAL
OPERATIVO
DEPENDENCIA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
JEFE INMEDIATO
COORDINADOR MÉDICO SEDE TIPO A
NÚMERO DE CARGOS
3
2. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Custodiar, organizar y manejar el archivo de historias clínicas de la Institución propendiendo por
el cumplimiento de los estándares de servicio, de calidad de los clientes internos y externos.
3. COMPETENCIAS LABORALES
3.1. COMPETENCIAS FUNCIONALES
TURNO DE LA MAÑANA
•
Verificar el Ingreso de las Historias Clínicas.
•
Archivar las historias clínicas de los pacientes posterior a la realización de la consulta y que
sean entregadas por la auxiliar de enfermería.
•
Archivar en cada historia clínica diariamente las hojas de evolución de atención prioritaria y
exámenes paraclínicos.
•
Reclamar consentimientos informados en laboratorio clínico y archivar según corresponda.
•
Realizar atención al público de 10.00 a.m. a 12:00 m, brindando la información que requieran
los usuarios
con calidad, amabilidad y empatía, resolviendo satisfactoriamente sus
inquietudes, dudas y problemas.
•
Alistar las historias clínicas de los pacientes para auditoria, coordinación, promoción y
prevención.
•
Archivar los soportes de las órdenes de servicio diariamente posterior a la revisión de
auditoria médica.
TURNO DE LA TARDE
•
Realizar atención al público de las 14:00 a las 16:00 horas, brindando la información que
requieran los usuarios con calidad, amabilidad y empatía, resolviendo satisfactoriamente sus
inquietudes, dudas y problemas.
•
Imprimir agendas a las 16:00 horas para dar cumplimiento a las citas médicas, odontológicas
y especialistas del día siguiente.
•
Alistar las historias clínicas de los pacientes con consulta médica, especializada o de
complementación terapéutica diariamente y armar los paquetes correspondientes para
entregarlos a la auxiliar de enfermería o al mensajero.
COLOMBIANA DE SALUD S.A.
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES
CDS-CTH 8.1
Revisión 05
Febrero 2014
•
Alistar las historias clínicas de los pacientes para auditoria CIAU, cuentas medicas alto costo,
aseguramiento ,odontología
•
Archivar en cada historia clínica diariamente las hojas de evolución de atención prioritaria y
exámenes paraclínicos recibidos a las 13:00 horas.
•
Archivar los soportes de las órdenes de servicio diariamente posterior a la revisión de
auditoria médica.
SABADOS
•
Archivar y alistar agendas para el día lunes.
•
Realizar la búsqueda de las historias clínicas que no se encontraron para la atención medico
odontológica y que aparecen encerradas en círculo en las agendas.
•
Anexar las evoluciones a las historias clínicas según corresponda.
•
Relacionar soportes de otras sedes, organizar sobres y guías para envío de historias clínicas
y soportes a las sedes correspondientes.
•
Alistar cada tres meses las historias clínicas para comité de Historias clínicas (+/- 900
historias clínicas).
FUNCIONES COMUNES
•
Realizar el proceso de traslado de historias clínicas por cambio de sitio atención.
•
Actualizar documentos de las historias clínicas.
•
Realizar actualización por usuarios fallecidos.
•
Generar estadísticas de acuerdo a lo solicitado por el jefe inmediato.
•
Enviar correos para inoportunidad de entrega de historias clínicas.
•
Velar por el correcto mantenimiento de las historias clínicas de la Institución.
•
Llevar un control estricto de entrada y salida de Historias Clínicas.
•
Abrir las historias clínicas de acuerdo a la normatividad vigente.
•
Foliar las historias clínicas de acuerdo a la normatividad vigente.
•
Participar en lo de su competencia en el mantenimiento y mejoramiento del Sistema de
Gestión de la Calidad.
•
Conformar y participar en los Comités y Equipos de Trabajo que establezca la Institución y
que sean acordes con la naturaleza del cargo.
COLOMBIANA DE SALUD S.A.
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES
CDS-CTH 8.1
Revisión 05
Febrero 2014
•
Asistir a las reuniones y capacitaciones programadas por las áreas de Talento Humano y en
general, a aquellas programadas por las diferentes Direcciones de la Entidad.
•
Cumplir con las normas de salud ocupacional establecidas por la empresa.
•
Las demás funciones que sean solicitadas por su superior inmediato.
3.2. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
3.3. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Orientación a resultados
Orientación al usuario
Compromiso con la organización
Adaptación al cambio
Disciplina
Relaciones Interpersonales
Colaboración
Manejo de la información
Experticia técnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
4. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
•
•
•
•
•
•
Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos
Resolución 1995 de 1999
Ley 23 de 1981
NTC 4095-Norma General para la descripción archivística
Acuerdos 048-049 y 050 de 2000
Manejo de sistemas
5. PERFIL REQUERIDO
EXPERIENCIA LABORAL
EDUCACIÓN
• Tecnólogo o Técnico en archivística o áreas • Un año de experiencia en cargos similares
administrativas relacionadas con las
funciones del cargo.
6. FACTORES DE RIESGO OCUPACIONAL
• Riesgo Ergonómico
ALTO
MEDIO X BAJO
• Riesgo Psicolaboral
ALTO
MEDIO
BAJO X
• Riesgo Biológico
ALTO
MEDIO X BAJO
• Riesgo Arquitectónico
ALTO
MEDIO
BAJO X
• Riesgo Físico-Químico
ALTO
MEDIO X BAJO
7. EXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO OCUPACIONAL
•
Evaluación Médica. Valoración médica ocupacional con énfasis en Sistema Neuro-muscular y
Osteo-articular.
8. EXÁMENES PERIÓDICOS OCUPACIONALES
•
Valoración postural y revisión por reacciones alérgicas (ácaros)