Normas para la Administración de Activos Fijos de la Presidencia

NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS DE LA PRESIDENCIA
NORMA:
PUBLICADO:
Acuerdo Ministerial 130
Registro Oficial Suplemento 420
STATUS: Vigente
FECHA: 21 de Abril de 1986
ANDRES CRESPO REINBERG
Secretario General de la Administración Pública,
Visto el oficio No. 84-360-DFPR, de 28 de mayo de 1984, suscrito por el
Director Financiero de la Presidencia de la República y el informe favorable de la
Asesoría Jurídica de la Presidencia de la República.
Acuerda:
Expedir el siguiente
INSTRUCTIVO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS Y TRASPASO INTERNO
DE ACTIVOS FIJOS EN LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, DIRECCION
NACIONAL DE PERSONAL, SECRETARIA NACIONAL DE INFORMACION
PUBLICA, GRUPO DE COORDINACION DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO Y JUNTA DE RECLAMACIONES
Art. 1.- La toma física de inventario en la Presidencia de la República y sus
Entidades Adscritas será realizada por una sola comisión, tanto en las oficinas
principales como en las delegaciones y oficinas provinciales, a fin de garantizar la
aplicación de un criterio uniforme en la identificación y valoración de los bienes.
Art. 2.- Mientras se realice la toma de inventarios no se autorizará traslados,
bajas o cualquier otra operación referente a activos fijos. Las nuevas adquisiciones
serán notificadas a la comisión por el Guardalmacén de la respectiva entidad, tan
pronto como se produzcan.
Nota: Artículo reformado por Numeral 34. de Decreto Ejecutivo No. 1665,
publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004.
Art. 3.- La comisión que realiza la toma física de inventario actuará bajo la
supervisión y control del Director Financiero y estará integrada por:
- El responsable de la Sección Control de Bienes de la Dirección Financiera;
- El responsable del Control de Bienes de cada una de las Entidades Adscritas; y,
- El Guardalmacén de cada una de las Entidades Adscritas.
Art. 4.- En la toma de inventarios se observarán las siguientes medidas:
1. La comisión realizará la toma física de inventarios de los bienes que
pertenecen a cada entidad, tanto de sus oficinas principales, como en las
respectivas provincias, para lo cual se diseñará un plan de ejecución y movilización.
2. Para la toma física de inventarios la Dirección Financiera diseñará y
proporcionará un formulario que se denominará "Inventarios de Activos Fijos".
3. Para la identificación de los bienes se utilizará un código que deberá ser
marcado (de preferencia con pintura) en un lugar que permita su localización en
caso de traslado o baja.
4. En cuanto a la valoración de los bienes la comisión se limitará a dar valor
únicamente los activos fijos, "Muebles y Enseres" y a "Maquinaria y Equipos".
Excepcionalmente, cuando se creyere conveniente, podrán utilizarse para la
valoración los documentos de soporte que mantiene la Dirección Financiera.
NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS DE LA PRESIDENCIA
NORMA:
PUBLICADO:
Acuerdo Ministerial 130
Registro Oficial Suplemento 420
STATUS: Vigente
FECHA: 21 de Abril de 1986
La valoración de los activos "vehículos", "Edificios e Instalaciones" y "Terrenos"
corresponde solo a la Dirección Financiera. Por lo tanto, la comisión encargada de
levantar el inventario físico se abstendrá de valorar estos rubros.
5. El Inventario levantado por la Sección Control de Bienes en el formulario
"Movimiento de la Cuenta Inventario" y cuyos listados existen actualmente, será
utilizado para confrontar la toma física.
6. El plan para la toma de inventarios deberá considerarse el tiempo requerido y
la revisión final de la información contenida en los formularios y la elaboración del
informe.
Art. 5.- Para la actualización futura de los inventarios, en el caso de
incrementos y bajas, la información deberá ser remitida a la Sección Control de
Bienes y se realizará mediante el formulario "Acta de entrega - recepción". En
cuanto a traslados internos de activos fijos se utilizará el formulario "Traslado de
Activos Fijos" y así mismo se comunicará a la Sección Control de Bienes.
Art. 6.- En la Presidencia de la República y sus Entidades adscritas se
establece el siguiente plan de cuentas:
1.
ACTIVOS
1.2.
ACTIVO FIJO
1.2.01 MUEBLES Y ENSERES
1.2.05 VEHICULOS
1.2.08 MAQUINARIA Y EQUIPO
1.2.11 INMUEBLES
1.2.35 CONSTRUCCIONES INSTITUCIONALES.
Art. 7.- El activo fijo representa el monto de los bienes tangibles de la
entidad que reúnan las siguientes características:
-
Que
Que
Que
Que
su duración en uso sea por lo menos de un año.
sea usados en las actividades propias de la Institución.
no exista la intención de venderlos.
su costo individual sea igual o mayor a S./ 1.000,00.
Igualmente se incluirá dentro de este grupo a los bienes que se los adquiera o
existan en grandes volúmenes y cuyo costo individual sea igual o superior a S/.
200,00.
Art. 8.- En general se mantendrá el control de activos fijos en forma
individual por cada uno de los artículos que lo componen.
Sin embargo, varios artículos podrán registrarse como uno sólo, cuando el retiro
de uno de ellos cause pérdidas en el valor total, ocasione la utilidad de los demás o
produzca pérdida del sentido de unidad.
Art. 9.- Siempre que sea factible de individualizar costos adicionales a los de
compra de un activo fijo deberán ser considerados como parte del costo actual del
bien. Los costos adicionales pueden corresponder a gastos de instalación, montaje,
transportes, etc. y que se incurren hasta cuando el activo entra en uso.
NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS DE LA PRESIDENCIA
NORMA:
PUBLICADO:
Acuerdo Ministerial 130
Registro Oficial Suplemento 420
STATUS: Vigente
FECHA: 21 de Abril de 1986
Art. 10.- Para el Registro de activos fijos donados a la Presidencia de la
República y Entidades Adscritas se consideran como valor de los mismos el precio
corriente de mercado a la fecha de la donación y de no ser posible contar con esta
información, el registro se hará al costo que estimen peritos avaluadores. Cuando
se conozca el valor registrado por el donante este puede ser considerado como dato
referencial para la asignación del valor.
Art. 11.- Las adiciones y mejoras se consideran, en general, como gastos,
excepto los casos especificados en cada uno de los conceptos definidos en los
artículos siguientes.
Art. 12.- Al menos una vez al año deberá constatarse físicamente las
existencias de activos fijos. Las diferencias que se determinen deberán ser
analizadas a fin de realizar los ajustes correspondientes, previa autorización del
Secretario General de la Administración y de las máximas autoridades de las
Entidades Adscritas a fin de regular los saldos contables con los del inventario físico.
Como resultado de las constataciones físicas se elevará un informe al Secretario
General de la Administración para la determinación de responsabilidades.
Art. 13.- En cuanto a bajas de activos se observarán las disposiciones del
reglamento e instructivo respectivo.
Art. 14.- El funcionario encargado del "Control de Inventarios", al igual que el
Guardalmacén respectivo, cumplirán con su control por intermedio de tarjetas
kárdex, de cada uno de los activos fijos en las que deberán constar fecha de
adquisición marca, nombre, tipo, color, código, valor, dependencia que utiliza,
ubicación y otras referencias.
Art. 15.- Los activos fijos serán entregados por el Guardalmacén de la
respectiva Institución al delegado de la oficina, por medio de una acta entrega recepción, la cual será suscrita por el Director Financiero y por el encargado de la
Sección Control de Bienes.
Art. 16.- Cuando un servidor se separe definitivamente, deberá entregar al
Jefe Departamental o al Guardalmacén correspondiente todos los bienes que se
encuentren bajo su cuidado o responsabilidad, mediante una acta de entrega recepción cuyo contenido hará conocer al encargado de la Sección Contabilidad de
la Dirección Financiera.
Art. 17.- Cuando un activo fijo sea adquirido en la Presidencia de la República
o en sus Entidades Adscritas se ingresará a la cuenta "Almacén", de la cual se
realizará el egreso correspondiente con información inmediata al responsable de la
Sección Control de Inventarios, para el trámite respectivo.
Art. 18.- El jefe de cada unidad administrativa y el personal delegado serán
los responsables directos de los activos fijos que se encuentran a su cuidado y no
permitirán que ningún bien sea trasladado de su unidad a otra similar, sin que
exista la autorización correspondiente del Director o Jefe Departamental y el debido
conocimiento del responsable del control de bienes de cada Institución.
Art. 19.- Para los efectos de traspaso de bienes deberá utilizarse el
formulario "Traspaso de Activos Fijos", el cual será proporcionado por la Dirección
Financiera de la Presidencia de la República y contendrá la siguiente información:
NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS DE LA PRESIDENCIA
NORMA:
PUBLICADO:
Acuerdo Ministerial 130
Registro Oficial Suplemento 420
STATUS: Vigente
FECHA: 21 de Abril de 1986
a) Nombre, descripción y código del activo fijo.
b) Departamento y unidad administrativa actual donde esta utilizándose el
activo fijo.
c) Valor del mismo.
d) Departamento y unidad administrativa a donde se lo transfiere o ingresa.
e) Observaciones: se anotará con que oficio se solicitó y con cual se autorizó y
se indicará si el traspaso es definitivo o temporal, en este último caso el lapso.
El formulario será suscrito por los Jefes Departamentales y por las dos personas
responsables del uso y custodia. Además firmará el responsable del control de
inventarios de la Dirección Financiera y será legalizado por el Director Financiero de
la Presidencia de la República.
Art. 20.- El Director Financiero de la Presidencia de la República queda
facultado para absolver cualquier consulta o vacío de este instructivo.
DISPOSICION TRANSITORIA: Cuando se integre la auditoría interna de la
Presidencia de la República un delegado de esta unidad integrará la Comisión de
que trata el artículo 3, con calidad de observador y de manera permanente mientras
dure el inventario.