PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES Versión: 1 Fecha: 03/09/2012 Aprobó: Jefe Departamento Financiero Página 1 de 3 PROCESO. Gestión Financiera SUBPROCESO. Tesorería PROCEDIMIENTO. Pago de Proveedores 1. OBJETIVO. Dar cumplimiento a los pagos de terceros dando cumplimiento con de acuerdo a los parámetros establecidos en la manual de contratación 2. ALCANCE. Aplica a pago de terceros 3. PALABRAS CLAVES Factura Cuenta por pagar Cuenta de cobro Causación 4. GENERALIDADES • • • • Facturas de proveedores 30 días o Prestación de servicio 15 días. La recepción de facturas solo serán en la horas de las mañanas. Sólo se reciben en sede principal centro, las que sean enviadas por correos internos será devueltas. Si se necesita radicar una cuenta o factura después del horario establecido debe venir con autorización de la Dirección Administrativa y Financiera Las cuentas de cobro o facturas deberá llegar con todos sus soportes en su caso contrato, orden de trabajo o de compra. Quienes no cumplan con este requerimiento serán devueltas. Por favor dar el respectivo VISTO BUENO en el aplicativo ERP para que llegue el mensaje del Work flow, a ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, para poder terminar este proceso correctamente y pagar a proveedores a tiempo. Los soportes requeridos: • • • • PRESTACIÓN DE SERVICIO Orden de trabajo o Contrato Pago de seguridad social Certificados de ingresos y retenciones Informe de las actividades ejecutada • • • PROVEEDORES • Orden de servicio u Orden de Compra o Contrato Nota: cuando la factura viene por correos certificados y no traen su soporte serán recibidas, pero serán inmediatamente reenviadas a cada proveedor recordándole que debe adjuntar todos los soportes. Esto lo realizará el área de archivo. PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES Versión: 1 Fecha: 03/09/2012 Aprobó: Jefe Departamento Financiero Página 2 de 3 5. FLUJOGRAMA 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 1. ACTIVIDAD Recibir cuentas 2. Revisar soportes de la cuenta 3. Almacenar en Docuware 4. Almacenar en ERP DESCRIPCIÓN Se recepción y radica la cuenta RESPONSABLE Auxiliar II de Orientación Se revisa soportes requeridos, en Asistente II caso de no cumplir con los archivo y requerimiento se devuelve cuentas correspondenc con documentos incompletos ia Se digitaliza y luego se almacena en el programa Docuware y Archivo y respectivamente es convertido en correspondenc pdf. Ver procedimiento recepción de ia correspondencia Almacenamiento y asocio de Asistente II gestiones (contratos, orden de archivo y trabajo, orden de compra) en el correspondenc aplicativo ERP ia EVIDENCIA TIEMPO 8:00 am12:00 pm 1 hora 2 horas 2 horas PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES N° 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Entregar Se entrega cuentas por pagar y factura a soportes físicos al área financiera financiera Aprobación del servicio por ERP son aquellas que se le hizo solicitud por ERP, aquellas que no se le toma visto bueno físico Las facturas sin orden: Aprobar cuentas por • Pólizas • Servicios públicos cobrar • Tiquetes • Restaurante • Alojamiento • Contratos de años anteriores Verificar si el usuario responsable del aplicativo le ha dado recibo de satisfacción en sistema para así Verificar pasarla al área financiero. En dado requerimien caso que la cuenta tenga orden de to cuentas compra verificar que tenga recibo de por pagar mercancía Verificar que la cuenta cumpla con los soportes y vistos buenos Verificar que el centro de costo y cuenta contable coincida con la Causar solicitud previa, cuentas por Aplicar normas de ley o retenciones pagar pertinentes Realizar registro contable Generar Generar orden de pago orden de pago Aprobar orden de Aprobar orden de pago pago Elaborar Elaborar cheque o realizar cheque o transacción según programación preparar realizada transacción El pago se realiza todos los viernes Pagar cuenta en la jornada tarde Versión: 1 Fecha: 03/09/2012 Aprobó: Jefe Departamento Financiero Página 3 de 3 RESPONSABLE Archivo y correspondenc ia EVIDENCIA TIEMPO 1 día Usuario solicitante del servicio Asistente II archivo y Corresponden cia/Asistente II contable 2 dia Asistente II contable Asistente II contable Jefe Departamento Financiero Asistente II Contable/Jefe Departamento Financiero Departamento financiero Facturas de proveed ores 30 días o Prestació n de servicio 15 días