directiva para el otorgamiento de encargos internos para estudios

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON (Aprobado por Resolución R‐1641‐2011) I.
OBJETIVO Establecer las disposiciones y procedimientos relacionados con el otorgamiento de Encargos Internos a Personal de la Institución, para la atención oportuna de los gastos por bienes y servicios que requieran en la ejecución de los Estudios de Investigación por su naturaleza excepcional y razones de urgencia. II.
FINALIDAD Regular el requerimiento, autorización, otorgamiento, utilización, rendición y control de fondos bajo la modalidad de Encargos Internos. III.
BASE LEGAL 9
Ley Nro. 28693.‐ “Ley General del Sistema Nacional de Tesorería”. 9
Ley Nro. 28411.‐ “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”. 9
Leyes del Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público”. 9
Leyes de Presupuesto Público para el ejercicio fiscal. 9
Resolución de Contraloría Nro. 320‐2006‐CG‐ “Normas del Control Interno”. 9
Resolución Nro. 007‐99/SUNAT y sus modificatorias. 9
Resolución Directoral Nro. 002‐2007‐EF/77.15, Que aprueba la Directiva d Nro. 001‐2007‐EF/77‐15‐
2 “Directiva de Tesorería”. 9
Resolución Directoral Nro. 004‐2009‐EF‐77.15; Modifica la Directiva Nro. 001‐2007‐EF/77‐15‐2 “Directiva de Tesorería”. 9
Resolución Directoral Nro. 036‐2010‐EF‐77.15.‐ Dictan disposiciones en materia de procedimiento y registro relacionados con adquisiciones de bienes y servicios y establecen plazos y montos límites para operaciones de encargos. 9
Ley Nro. 23733.‐ Ley Universitario. 9
Estatuto de la UNSAAC. 9
Directiva para la ejecución de gastos en los estudios de investigación financiado con recursos del canon recepcionados por la Universidad Nacional de San Antonio Abad del Cusco. 9
Reglamento para el desarrollo de estudios de investigación con cargo a los fondos del canon de la UNSAAC IV.
ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Directiva es de aplicación a los responsables de los Estudios de Investigación que soliciten fondos bajo la modalidad de Encargos Internos, así como aquellos que autoricen o tramiten el requerimiento, asignación, utilización, rendición y control de dichos fondos. V.
DISPOSICIONES GENERALES 5.1.‐ El otorgamiento de fondos bajo la modalidad de Encargos Internos es de carácter excepcional atendiéndose a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, así como a las condiciones y características de algunas tareas trabajos y/o restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios, previo informe favorable del Área de Abastecimientos y Servicios Auxiliares. Los responsables de los Estudios de Investigación AREA DE RACIONALIZACION/OPU Página 1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON deberán señalar el carácter excepcional de su pedido, toda vez que el Área de Abastecimientos y Servicios Auxiliares es la única dependencia encargada de las adquisiciones. 5.2.‐ El monto máximo a solicitar mediante esta modalidad de Encargos Internos es hasta de diez (10) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) vigentes. 5.3. Los fondos serán otorgados al Responsable del Estudio de Investigación docente ordinario de la UNSAAC. 5.4.‐ No procede la entrega de dos (02) Encargos Internos en la misma fecha o en paralelo. 5.5.‐ Los fondos de Encargos Internos otorgados al Responsable de Estudio de Investigación se destinan únicamente a adquirir bienes y servicios destinados a la ejecución de los estudios de investigación. 5.6.‐ Los Encargos Internos sólo pueden ser otorgados desde enero hasta el 30 de noviembre de cada ejercicio fiscal. VI.
SOLICITUD DE ENCARGOS INTERNOS 6.1.‐ Para solicitar un Encargo Interno, el Responsable del estudio de investigación deberá llenar el formato (Ver Formato Nro. 01) de solicitud del encargo, dicho formato debe ser autorizado (V°.B°.) por el Director General de Administración, Contador General, Jefe de Contabilidad Presupuestaria, AASA. Para adquirir bienes el Área de Abastecimientos y Servicios Auxiliares deberá certificar que el bien requerido no exista en stock de almacén. VII.
DEL PROCEDIMIENTO 7.1.‐ Requerimiento.‐ El procedimiento para acceder al Encargo Interno es el siguiente: 9
El Responsable del Estudio de Investigación dirige una solicitud al Director del Consejo de Investigación explicando y justificando lo que se va a adquirir. 9
Llenar el Formato Nro. 01. 9
Remitir a la DIGA CON ANTICIPACIÓN MÍNIMA DE 48 HORAS. Excepcionalmente se otorga en menor tiempo, la misma que debe ser autorizada por el Director del Consejo de Investigación. 7.2.‐ La Unidad de Contabilidad Presupuestaria verifica en el SIAF‐SP que el Estudio de Investigación cuente con la disponibilidad presupuestal dando la conformidad para su atención. 7.3.‐ En caso no tuviere la disponibilidad presupuestal, devuelve al interesado a fin de que realice el trámite de modificación presupuestaria ante el Área de Programación y Evaluación Presupuestal de la Oficina de Planificación Universitaria. 7.4.‐ En caso de estar conforme y contar con la disponibilidad presupuestal, la DIGA emite la Resolución de Autorización del Encargo Interno indicando el objeto del mismo, los conceptos del gasto, sus montos máximos período de duración del Encargo Interno, nombre del Responsable del manejo y rendición de cuentas. 7.5.‐ La Resolución se remite al Área Financiera para el registro del compromiso y devengado en el SIAF.SP. 7.6.‐ El Área Financiera deriva a la Unidad de Tesorería para la emisión del Comprobante de Pago y el giro del cheque a nombre del Responsable de la Resolución que autoriza el Encargo Interno. La Unidad de Tesorería puede atender en depósito en la respectiva cuenta corriente bancaria aperturada para el depósito de sus remuneraciones u otros ingresos del servidor Responsable del encargo. 7.7.‐ El Responsable del Encargo Interno, adquiere los bienes y servicios solicitados, con criterio de racionalidad y austeridad. 7.8.‐ El Responsable del Encargo Interno atiende el pago de los bienes y servicios requeridos, sin exceder los límites autorizados por especifica del gasto y dentro del período de ejecución tal como dispone la Resolución autorizativa. AREA DE RACIONALIZACION/OPU Página 2 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON 7.9.‐ Las condiciones de los actos administrativos propios de la ejecución del gasto que es materia del encargo en el marco de los procedimientos y plazos establecidos se sujetan a la normatividad presupuestal y de tesorería vigente. 7.10.‐ La recepción de los bienes y servicios deben acreditarse mediante la firma, nombre y sello de conformidad del Responsable del Estudio de Investigación en los respectivos comprobantes de pago. 7.11.‐ No se acepta los gastos que no tienen autorización expresa en la Resolución. 7.12.‐ El Responsable del Encargo Interno no puede delegar a otras personas la ejecución del Encargo Interno bajo responsabilidad administrativa. VIII.
RECURSOS A SER FINANCIADOS Y NO FINANCIADOS CON ENCARGOS INTERNOS 8.1.‐ RECURSOS A SER FINANCIADOS •
Contrato a Asesores Externos especializados relacionados directamente al Estudio de Investigación así como a consultores con la finalidad de capacitar al equipo de investigación. •
Adquisición de materiales e insumos para las actividades materiales e insumos de laboratorio, material bibliográfico, paquetes y software informativo, requeridos para el desarrollo del estudio (incluye licencias) •
Compra de equipos e instrumentos, servicios de análisis de laboratorios, pruebas muestreos, prototipos y otros a nombre de la UNSAAC. •
Servicios técnicos y mantenimiento de equipos asociados al estudio. •
Combustibles, lubricantes y repuestos de los vehículos a utilizarse en el estudio. •
Personal de apoyo, relacionado directamente al desarrollo de la investigación, personal de campo, personal técnico y encuestadores. •
Gastos de capacitación o pasantías para los integrantes del equipo de investigación de acuerdo al objeto del estudio. 8.2.‐ RECURSOS NO FINANCIABLES Para la ejecución del estudio no son financiables los siguientes conceptos: •
Remuneraciones o retribuciones de cualquier índole al equipo de docentes investigadores de la UNSAAC. •
Gastos de personal administrativo nombrado, digitadores, secretarías. •
Arrendamiento de locales para la realización de la investigación. •
Adquisición de bienes usados. •
Para la adquisición de bienes de capital orientados a mejorar, ampliar, la capacidad de un servicio específico será necesario la formulación de un proyecto de inversión pública en el marco del SNIP. (terrenos, vehículos, equipamiento, etc.). IX.‐ RENDICION DE CUENTAS 9.1.‐ La sustentación del gasto se efectuara con factura, boleta de venta y otros comprobantes de pago establecidos por la SUNAT en el Reglamento de Comprobante de Pago, aprobado por Resolución Nro. 007‐99/SUNAT y sus modificatorias, siendo responsabilidad del que maneje el Encargo Interno comprobar la consistencia del proveedor sobre la veracidad y confiabilidad durante la ejecución del gasto; debiendo ser emitidos a nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO‐UNSAAC, con RUC Nro. 20172474501, sin enmendaduras, borrones ni correcciones y debidamente cancelados, debiendo ser originales. 9.2.‐ El Responsable del Encargo Interno presentará ante la Dirección General de Administración (Unidad de Integración Contable) la rendición de cuenta documentada dentro del plazo máximo de tres AREA DE RACIONALIZACION/OPU Página 3 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON (03) días hábiles después de concluido la actividad materia del encargo. La rendición de encargos se efectuara únicamente en el formato de rendición de cuenta de Encargos Internos (Formato Nro. 02) 9.3.‐ La Unidad de Integración Contable efectuará la revisión minuciosa y dará la conformidad a la rendición de cuentas, los documentos de sustento deben coincidir con los conceptos y montos total autorizado, en caso encontrara inconformidad procederá a devolver al Responsable del Encargo Interno dentro de las cuarenta y ocho (48) horas. Recibida la documentación, el Responsable del Encargo Interno tendrá un plazo de cuarenta y ocho (48) horas para su respectiva regularización. X.‐ DEVOLUCION DE SALDOS NO UTILIZADOS 10.1. El saldo no utilizado del Encargo Interno debe ser devuelto a la Unidad de Tesorería en el mismo plazo indicado (tres días). Estando terminantemente prohibido utilizar dicho saldo para otros fines. El Recibo de Caja debe formar parte de la Rendición de Cuenta. 10.2.‐ La Unidad de Tesorería en la misma oportunidad de recibido el importe (24 horas) dispondrá el depósito del saldo no utilizado del Encargo Interno en la misma cuenta corriente de origen. XI.‐ RESPONSABILIDAD 11.1.‐ Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva, quien recibe el Encargo Interno, el Director General de Administración, el Contador General, el Tesorero el Jefe de la Unidad de Integración Contable y Abastecimientos según corresponda. 11.2.‐ No procede la entrega de un (01) nuevo Encargo Interno al personal que tiene pendiente la rendición de cuentas o devolución de los montos no utilizados del Encargo Interno anterior. 11.3.‐ La rendición de cuentas constituye una declaración de exclusiva responsabilidad del docente investigador que la formula, la omisión de datos, presentación de documentos que no corresponden y/o con adulteraciones dará lugar a la devolución y/o descuento de los montos observados y la apertura de responsabilidad que corresponda. XII.‐ DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 12.1. La Unidad de Integración Contable llevará el registro y control de los fondos otorgados bajo la modalidad de Encargo Interno, hasta su liquidación. Asimismo dentro de los tres (03) días siguientes vencido el plazo según Formato Nro. 01 informará al Director General de Administración que el Responsable del Encargo Interno no ha cumplido con presentar su rendición de cuenta en dicho plazo. 12.2.‐ La Unidad de Integración Contable realizará el registro contable de la fase de Rendición en el Sistema SIAF‐SP. 12.3.‐ La Unidad de Tesorería, al recepcionar la rendición documentada procede a estampar el sello restrictivo de “PAGADO” y la fecha. 12.4.‐ La Unidad de Tributación Fiscalización y Control tiene la obligación de absolver las consultas sobre aspectos tributarios que se originen durante la ejecución de Estudios de Investigación. 12.5.‐ La Dirección General de Administración notificará al infractor instando a que dentro de las 24 horas cumpla con la rendición y/o devolución de los fondos incluyendo los intereses legales (tasa de interés legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros). Caso contrario dispondrá al Equipo de Remuneraciones con copia al Jefe del Área de Personal para que efectúe el descuento del integro de los fondos asignados más intereses con cargo a sus Remuneraciones, Bonificaciones, Gratificaciones o cualquier otro ingreso que le corresponda al servidor encargado. 12.6.‐ El Área de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, está facultado a realizar las cotizaciones selectivas a fin de cautelar la correcta adquisición del bien y/o servicio o cualquier sobrevaluación de costos en las adquisiciones. 12.7.‐ En el caso de efectuarse pagos afectos a Renta de Cuarta Categoría (Recibos por Honorarios) el Responsable del Encargo Interno está en la obligación de retener el 10% del Impuesto a la Renta cuando el importe supere los S/. 1,500.00. Procede la suspensión de retenciones cuando la SUNAT lo autorice, AREA DE RACIONALIZACION/OPU Página 4 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON para lo que debe acreditar con el documento que la SUNAT autoriza la suspensión del referido impuesto. La retención debe coordinar con el Tesorero para el pago del impuesto en el término del 24 hrs. En el caso de estos pagos debe requerir al que brinda el servicio fotocopia de DNI para reportar a la información del PDT (Programa de Declaración Telemática‐SUNAT). 12.8.‐ En caso de adquirir bienes con factura por importes mayores a S/700.00 (setecientos nuevos soles 00/100) deberá retener el 6% por concepto de pago a cuenta de IGV (Impuesto General a las Ventas) salvo que las empresas sean buenos contribuyentes o agentes de retención y alcanzar a la Unidad de Tesorería para el pago a la SUNAT. 12.9.‐ La compra de bienes y/o pago por servicios a las empresas que estuvieran sujetas al sistema de obligaciones tributarias con el gobierno central (Detracciones y Retenciones) deberá de coordinarse directamente con la Unidad de Tributación y Fiscalización a efectos de emitir el Comprobante de Retención con el porcentaje correspondiente. 12.10.‐ En caso fortuito o fuerza mayor, se postergue la fecha de inicio de las actividades materia del Encargo Interno, mediante informe debidamente sustentado, el Responsable del encargo informará al Director General de Administración con copia a Tesorería e Integración Contable. Debiendo devolver el cheque o el fondo (dinero) a la Unidad de Tesorería mediante Caja, bajo responsabilidad. 12.11.‐ Concluida la investigación, los equipos o material no fungible quedarán en el departamento, facultad o centro donde se realizó el Estudio de Investigación, como patrimonio de la UNSAAC, debiendo ser incorporados en el margesí de bienes de la Institución. 12.12.‐ Las adquisiciones de bienes y servicios que superen a tres (03) U.I.T. se realizarán mediante Proceso de Selección. XIII.‐ DISPOSICIONES FINALES 13.1.‐ La presente Directiva será aprobada mediante Resolución y entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación. 13.2.‐ La Dirección General de Administración, el Área Financiera y el Director del Consejo de Investigación evaluarán el cumplimiento estricto de lo dispuesto en la presente Directiva, informando permanentemente a las instancias respectivas según corresponda. Cusco, Agosto del 2011. AREA DE RACIONALIZACION/OPU Página 5 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON CONSEJO DE INVESTIGACIÓN FORMATO NRO. 01
AUTORIZACIÓN DE ENCARGO INTERNO A PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN DÍA MES AÑO I.‐ DATOS DE ENCARGADO (Apellidos y Nombres, Responsable del Estudio) Categoría del Docente : DEPENDENCIA CARGO, FUNCIÓN O LABOR II.‐ DATOS DEL ENCARGO INTERNO: RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN : OBJETO DEL "ENCARGO INTERNO" DOCENTE Y/O ADMINISTRATIVO. FECHA DE INICIO DE LA ACTIVIDAD MES DÍA AÑO DÍA FECHA DE RENDICIÓN Y/O DEVOLUCIÓN MES AÑO III PRESUPUESTO AUTORIZADO ACTIVIDAD/ESTUDIO 1.‐ 2.‐ 3.‐ 4.‐ 5.‐ SON: ESPECIFICA TOTAL IMPORTE AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AUTORIZACIÓN DEL CONTADOR GENERAL DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AUTORIZACIÓN A.A.S.A.
NOTA: Recibí la cantidad de S/…………………… Con cargo a rendir cuenta documentada, en el plazo
máximo de tres (03) días hábiles después de concluida la actividad. Si vencido dicho plazo, incumpliera
con la rendición y/o devolución de los fondos asignados por " ENCARGO INTERNO", autorizo sin lugar
a reclamo se me descuente de mis REMUNERACIONES, BONIFICACIONES, GRATIFICACIONES o
cualquier otro ingreso que me corresponda por cualquier concepto. En Caso de no realizarse el
"ENCARGO INTERNO", devolveré los fondos públicos en un plazo no mayor de 24 horas.
……………………………………………………………. FIRMA DEL ENCARGADO NOMBRE COMPLETO :……………………………………………………………………………. DNI :…………………………………………………. AREA DE RACIONALIZACION/OPU Página 6 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGOS INTERNOS PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION CON FONDOS DEL CANON DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ÁREA FINANCIERA FORMATO NRO. 02
RESUMEN DE RENDICIÓN DE CUENTA POR ENCARGO INTERNO RECIBIDO DÍA OBJETO DEL ENCARGO INTERNO RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN MONTO ASIGNADO MES AÑO YO _____________________________________________________________________________________ Adjunto a la presente rendición de cuenta documentada en relación a los datos consignados, como se detalla. FECHA NOMBRE DEL PROVEEDOR DECLARACIÓN JURADA TOTAL GASTADO MONTO ASIGNADO DEVUELTO SEGÚN RECIBO DE CAJA NUMERO
CONCEPTO IMPORTE DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CONTADOR GENERAL
ENCARGADO
UNIDAD DE INTEGRACIÓN CONTABLE
DNI
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