procedimiento para la generación, consolidación

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
1.
LA
D
A
PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN, CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y CONTROL
DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS PROCESOS LITIGIOSOS EN LOS CUALES LA
NACIÓN – RAMA JUDICIAL ES PARTE DEMANDADA
OBJETIVO
Establecer la metodología para generar, consolidar, remitir y registrar contablemente la información sobre el estado
de los procesos judiciales en los cuales la Rama Judicial es parte procesal como demandada, los cuales serán
contabilizados, garantizando la adecuada presentación y revelación en los Estados Financieros de la Entidad.
2.
ALCANCE
3.
RO
Desde la generación fidedigna y confiable de los datos sobre el estado de los procesos judiciales, por los abogados
de las Direcciones Seccionales de Administración Judicial y de la División de Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, hasta su adecuado registro contable por la División de Contabilidad de la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial y los Responsables de la Contabilidad en las Direcciones Seccionales de
Administración Judicial.
RESPONSABLE
NT
Directores Seccionales de Administración Judicial
Director Ejecutivo de Administración Judicial
Director Unidad de Asistencia Legal - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
Director Unidad de Presupuesto - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
CO
4. DEFINICIONES
Proceso Judicial: Conjunto de procedimientos y trámites establecidos por las normas legales a través del cual, se
solicita la solución de una controversia por un despacho judicial.
Procesos Judiciales Contra la Rama Judicial: Son litigios en los cuales un tercero demanda a la Rama Judicial
para que un juez reconozca la existencia de un derecho y ordene a la Rama Judicial el pago del mismo.
Procesos Activos: Se consideran como tales los procesos judiciales desde el momento de la notificación del auto
admisorio de la demanda hasta la ejecutoria de la sentencia definitiva.
PI
A
Obligaciones Contingentes por actividad litigiosa: corresponden al riesgo legal al que se enfrenta la Nación
ante la posible pérdida de litigios que cursan contra de Nación – Rama Judicial, con base en las normas y
jurisprudencia sobre responsabilidad estatal.
CO
Metodología para la valoración de la probabilidad del fallo en contra: metodología por medio de la cual se
establece el valor probabilístico estimado de las obligaciones contingentes asociadas a cada uno de los procesos
litigiosos en los que la Nación - Rama Judicial es demandada, a partir de la calificación del riesgo por parte del
abogado a cargo de la defensa judicial, conforme lo establece la circular DEAJ12 – 2438, del 6 de septiembre de
2012.
Pasivo Real: Son las obligaciones de obligatorio cumplimiento para la entidad, generadas como consecuencia de
procesos judiciales con sentencias que condenan a la Rama Judicial, frente a las cuales no procede recurso
alguno, que se encuentren pendientes de pago a la fecha de corte establecida.
Sentencia Ejecutoriada: Es el fallo judicial que ha quedado en firme, porque contra el mismo, no procede recurso
alguno, o porque los procedentes ya han sido resueltos, estas sentencias cobran fuerza de cosa juzgada y su
cumplimiento es obligatorio a tal punto que sirven como título ejecutivo para efectos de solicitar el cumplimiento a
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través de procesos ejecutivos o de cobro coactivo.
5.
Ver Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad
PASO
ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registrar en el
cuadro
denominado
procesos litigiosos
activos y efectuar
evaluación de la
probabilidad de
pérdida de la
demanda
Los abogado(as)s de las Seccionales y de la
División de Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, dentro de los tres (3)
días siguientes, a aquel en que se notifique el
auto admisorio de la demanda consignarán en el
CUADRO DE PROCESOS LITIGIOSOS y
calificarán el riesgo de pérdida de la demanda,
conforme con los lineamientos técnicos
establecidos para la calificación del riesgo en
la circular DEAJ12-2438, del 06/09/2012,
utilizando para tal fin la herramienta suministrada y
actualizada por la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial.
Abogados División de
Procesos - Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
Direcciones Seccionales.
RO
6.
CO
1
NORMATIVIDAD
NT
LA
D
A
SIIF NACIÓN: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, es una herramienta modular
automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor
eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información
oportuna y confiable. (Art. 2 Decreto 2789 de 2004)
PI
A
Remitir
trimestralmente a
Contabilidad Nivel
Central y
Seccional
CO
2
La información corresponderá a los procesos que
cursen en juzgados, tribunales y Consejo de
Estado, y contendrá: Ítem, Número de Proceso,
Despacho, Ciudad actual del proceso, Fecha Auto
Admisorio, Fecha Notificación, Calidad en que
actúa la entidad, Especialidad, Clase Proceso,
Fuente, Demandante o Demandado, Apoderado,
Forma de Terminación Anormal, Valor del
Acuerdo, Cuantía Estimada en la Demanda,
Etapa, Fallo o Sentencia, Valor Fallo o Sentencia,
Instancia del Fallo, Fecha de terminación,
Porcentaje de Riesgo, Pasivo a Contabilizar.
La información suministrada por los Abogados de
las Direcciones Seccionales y de la División de
Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, será remitida dentro de los
primeros cinco (05) días del mes siguiente al
vencimiento de cada trimestre, a los responsables
de la Contabilidad en las Direcciones Seccionales
de Administración Judicial y a la División de
Contabilidad de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial.
Abogados División Procesos Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y
Abogados Direcciones
Seccionales
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6.
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3
Hacer el registro
contable de la
contingencia para
la pérdida de
procesos litigiosos
en los cuales la
entidad es parte
demandada
El profesional Universitario de la División de
Contabilidad, y los responsables de contabilidad
de las Direcciones Seccionales, verificarán la
información recibida de la División de Procesos de
la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y
de los Abogados de las Seccionales, y efectuarán
los registros contables manuales en SIIF NACIÓN,
reconociendo en CUENTAS DE ORDEN
ACREEDORAS – 9120 – Litigios y mecanismos
alternativos de solución de conflictos, Obligaciones
contingentes por el valor total de la columna
cuantía estimada de la demanda, del cuadro
PROCESOS LITIGIOSOS ACTIVOS, registrando
un crédito a las subcuentas 912001 – Civiles,
912002 – Laborales, 912004 según corresponda y
un débito a la subcuenta 990505 – Litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos,
de la cuenta 9905 RESPONSABILIDADES
CONTINGENTES POR CONTRA
4
Hacer registro
contable de la
provisión para la
pérdida de
procesos litigiosos
en los cuales la
entidad es parte
demandada
El profesional Universitario de la División de
Contabilidad, y los responsables de contabilidad
de las Direcciones Seccionales, verificarán la
información recibida de la División de Procesos de
la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y
de los Abogados de las Seccionales, y efectuarán
los registros contables manuales en SIIF NACIÓN,
reconociendo como pasivos estimados, el valor
definido como “pasivo a contabilizar” del cuadro
PROCESOS LITIGIOSOS ACTIVOS, registrando
un crédito a las subcuentas 271005 – Litigios de la
cuenta
2710
–
PROVISIÓN
PARA
CONTINGENCIAS y un débito en la subcuenta
531401– Litigios de la cuenta 5314 – PROVISIÓN
PARA CONTINGENCIAS, previa la cancelación
de las cuentas de orden constituidas.
Profesional Universitario
División de Contabilidad Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y los
responsables de la
Contabilidad en las
Direcciones Seccionales
5
Registrar en el
cuadro de pasivo
real las
sentencias
ejecutoriadas
Los abogado(as)s de las Seccionales y de la
División de Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, dentro de los tres (3)
días siguientes, a aquel en que se notifique
una sentencia que condene a la Rama Judicial
de única instancia, o de segunda instancia o
dentro de los tres (3) días siguientes al
vencimiento del término para apelar la
sentencia de primera instancia, sin que se
hubiese presentado el recurso, consignarán en
el CUADRO DE PASIVO REAL la siguiente
información de los procesos que cursaban en
Abogados División de
Procesos - Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
Abogados Direcciones
Seccionales.
A
ACTIVIDAD
LA
D
El profesional Universitario de
Director Administrativo
División de Contabilidad Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y los
responsables de la
Contabilidad en las
Direcciones Seccionales
CO
PI
A
CO
NT
RO
PASO
SIGC
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Sala Administrativa
PASO
ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
8
Registrar en el
cuadro de
procesos
terminados
RO
Hacer el registro
contable de las
sentencias
ejecutoriadas
NT
7
CO
Consolidar y
reportar el pasivo
real
Esta información será remitida a la División de
Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, que lo consolidará y
remitirá, dentro de los cinco (05) días del mes
siguiente al Grupo de Sentencias, encargado del
trámite de pago al beneficiario.
Con la información recibida de la División de
Procesos de la Unidad de Asistencia Legal sobre
las sentencias ejecutoriadas, más la información
radicada directamente por los beneficiarios, el
Grupo de Sentencias, verificará que no se haya
pagado y reportará a la División de Contabilidad
dentro de los cinco (5) días siguientes al
vencimiento del trimestre, el monto estimado,
incluyendo intereses de mora e indexación, de las
obligaciones
por
sentencias
ejecutoriadas,
independientemente que se hayan radicado los
documentos requeridos para el pago.
El Profesional Universitario de la División de
Contabilidad, verificará la información recibida y
efectuará el registro contable manual en SIIF
NACIÓN reconociendo como un pasivo real, el
valor de la sentencia definitiva condenatoria
acreditando la subcuenta 246002 – Sentencias de
la cuenta 2460 – CRÉDITOS JUDICIALES,
afectando en contrapartida la subcuenta 271005 –
Litigios, de la cuenta 2710 –PROVISIÓN PARA
CONTINGENCIAS, previa verificación y ajustes del
pasivo estimado dispuesto para esta contingencia,
conforme a lo establecido en el Régimen de
Contabilidad Pública.
CO
PI
A
6
LA
D
juzgados, tribunales y Consejo de Estado: Número
del Proceso, Tribunal o Juzgado que profiere la
sentencia, Clase de Proceso, Fuente, Beneficiario,
Valor del Fallo o Sentencia
RESPONSABLE
A
6.
SIGC
Los abogados de las Seccionales y de la División
de Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, dentro de los tres (3)
días siguientes, a aquel en que se genere una
sentencia de única instancia o quede
ejecutoriada la sentencia definitiva de un
proceso judicial sin importar si la Rama Judicial fue
absuelta o condenada, incluirán la información en
el Cuadro de Procesos Terminados, en el que
permanecerá y se mantendrá, generando con la
información acumulada el Archivo Histórico de
Procesos.
Profesional Universitario del
Grupo de sentencias de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial
Profesional Universitario
División de Contabilidad Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial
Abogados División de
Procesos Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
Direcciones Seccionales,
Las sentencias ejecutoriadas se recibirán y
estudiarán por los abogados de la División de
Procesos y de las Seccionales, respecto de los
procesos a su cargo, quienes incluirán los datos en
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ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
el cuadro denominado Procesos Terminados,
copia de la sentencia reposará en el expediente.
El Profesional Universitario a cargo del Grupo de
Sentencias de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial, dentro de los tres (3)
primeros días del mes siguientes al vencimiento
del trimestre, registrarán en el Cuadro de
Sentencias Pagadas, cuyo pago, dentro del
trimestre inmediatamente anterior, haya sido
reportado por la División de Tesorería de la Unidad
de Presupuesto de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y efectuará las validaciones
correspondientes al cuadro PROCESOS CON
SENTENCIA
DE
UNICA
INSTANCIA
Y
SENTENCIA
DEFINITIVA
FALLADOS
LA
ENTIDAD.
NT
7. REGISTROS
RESPONSABLE DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
Cuadro
Procesos
Litigiosos
Activos
Comprobante
Contable
manual
–
aprobado - en
SIIF NACIÓN
Abogados División de
Procesos Unidad de
Asistencia
Legal
Profesional
Universitario
ó
Asistente
Administrativo
División
de
Contabilidad.
División de procesos
Unidad
de
Asistencia
Legal.
División
de
Contabilidad - Unidad
de Presupuesto
Cuadro Pasivo
Real por
Sentencias
Ejecutoriadas
Abogados División de
Procesos - Unidad de
Asistencia Legal
PI
A
CO
NOMBRE
División de procesos
de la Unidad de
Asistencia.
CRITERIO
DE
ARCHIVO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
Cronológic
o
Ver TRD
Ver TRD
Cronológic
o
Ver TRD
Ver TRD
de
Abogados División de
Procesos - Unidad de
Asistencia Legal
División de procesos
Unidad de Asistencia
Legal.
Cronológic
o
Ver TRD
Ver TRD
Cuadro
de
sentencias
ejecutoriadas y
pagadas.
Integrantes grupo de
sentencias
Unidad de Recursos
Humanos
Cronológic
o
Ver TRD
Ver TRD
CO
Cuadro
Procesos
Terminados
Profesional Universitario del
Grupo
de
Sentencias
Dirección
Ejecutiva
de
Administración Judicial
LA
D
Registrar las
sentencias
ejecutoriadas que
se hayan pagado.
RO
9
RESPONSABLE
A
6.
SIGC
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Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
8.
SIGC
ANEXOS
A
- Cuadro de Control de Procesos
- Formato 9 de la Contraloría General de la República
CO
PI
A
CO
NT
RO
LA
D
9. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica para esta versión.
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