Código de Ética y Conducta > Código de Ética > Código de Ética Contenido uno > Carta de la Dirección General Introducción a la Filosofía Compartamos Fundamentos 3 7 9 dos > Sentido de Propósito y Mística Sentido de Propósito Misión Empresa Social Visión Mística Valores Persona Servicio Responsabilidad Pasión Trabajo en equipo Rentabilidad 11 13 tres > Ética y Conducta Objetivo y sujetos del Código Anexo de Control Interno Lineamientos generales 25 27 28 28 14 cuatro > Normas de Conducta Conflicto de Intereses Medidas para prevenir conflictos de intereses Manejo de Información Medidas para prevenir el uso indebido de la información Confindencialidad de la información disponible Del uso indebido de la información De los criterios para diseminar información pública Información Privilegiada 29 31 35 36 40 > Código de Ética 1 Relaciones Relaciones con consejeros y colaboradores Obligaciones de colaboradores Obligaciones de consejeros Obligaciones del área de Ventas Prohibiciones para los colaboradores Prohibiciones para los consejeros Prohibiciones para el área de Ventas de Compartamos Relación con clientes Relación con proveedores Relación con autoridades Relación con la competencia Corrupción Acoso Acoso sexual Hostigamiento Uso de Activos y Servicios Cuidado del buen nombre y la marca de Compartamos Banco Ambiente Laboral Interpretación 42 49 50 51 51 52 52 cinco > Medios de Denuncia y Comisión de Honor Medios de Denuncia Comisión de Honor Tipos de sanciones 53 55 57 58 seis > Seguimiento y actualización del Código cinco > Organigrama de sistema de monitoreo del Código Organigrama de ubicación organizacional del área de Auditoría 59 61 62 Carta Compromiso seis > > Código de Ética 2 63 Carta de la Dirección General > Código de Ética Estimado consejero o colaborador: Bienvenido a esta empresa, una empresa social nacida para transformar vidas, para crear cultura externa e interna fundamentada en valores. Al formar parte de Compartamos recibes la invitación a ser una mejor persona actuando éticamente en todas las facetas de tu vida. Hoy has recibido el Código de Ética y Conducta de Compartamos, como una herramienta que te guiará en tu actuar diario. > Código de Ética 4 En Compartamos tenemos fuertes valores compartidos que delinean nuestra personalidad y que se expresan a través de acciones concretas que siempre buscan el bien de los demás. Nos dedicamos a ofrecer oportunidades, te invito a que des el primer paso aceptando tú mismo la oportunidad de convertirte en mejor persona, de servir con un interés auténtico en la persona, de vivir y trabajar con pasión y responsabilidad, de reconocer el valor de los demás aprendiendo a trabajar en equipo y a generar riqueza económica, social y humana al servicio de los demás. Es la oportunidad de vivir con plenitud y recorrer el camino de la felicidad. Nuestro Código de Ética y Conducta no es sólo para leerse: es para vivirse. Hoy, formas parte de un equipo ganador, pero ninguno de nuestros éxitos valdría algo si nosotros mismos no somos personas en las que nuestros clientes, los demás colaboradores y consejeros, accionistas, inversionistas y proveedores puedan confiar plenamente. Nuestro mayor éxito es la vivencia de la Filosofía Compartamos, la cual tú construyes diariamente con cada una de tus acciones, actitudes y decisiones. Tú, eres una pieza muy valiosa de Compartamos. Cada persona tiene derecho a ser tratada con dignidad y respeto. Por eso, estamos comprometidos contigo para ofrecerte un ambiente laboral donde puedas crecer personal y profesionalmente, un trabajo donde encuentres un camino de realización y felicidad. Pero todo derecho conlleva una responsabilidad. Por eso, dejamos muy claras las conductas con las que todos los consejeros y colaboradores debemos comportarnos para asegurar que todos y cada uno recibamos ese trato digno y respetuoso. Los medios de denuncia están para protegerte a ti como colaborador: acude a ellos con confianza cuando alguien viole nuestro Código. Proteger el Código de Ética y Conducta es protegernos a cada uno de nosotros. 5 > Código de Ética Hoy te pedimos que te comprometas a vivir y proteger nuestra Filosofía, pilar de nuestra empresa. Pero nadie ama y protege aquello que no conoce. Por eso, el primer paso es que leas con detenimiento este Código, tomando conciencia del compromiso que estás adquiriendo con Compartamos Banco, pero sobretodo contigo mismo. Después tendrás que certificarte y recertificarte anualmente, mostrando que conoces y comprendes todo el contenido del Código, que formas parte de este gran equipo y compartes sus valores, y que te comprometes a comportarte éticamente en todo momento, de acuerdo a los lineamientos del Código. Te invitamos a que busques ser una mejor persona, un líder Compartamos. Atentamente, Carlos Labarthe Costas Director General 6 > Código de Ética Carlos Danel Cendoya Director General Adjunto Carta de la Dirección General un mar de transformación Introducción a la Filosofía Compartamos uno> > Código de Ética La Filosofía Compartamos es nuestra forma de pensar y actuar > Se compone del Sentido de Propósito y la Mística. > Nos da criterios de cómo comportarnos en las Normas de Conducta. > Nos protege a través de los Medios de Denuncia. 10> >Código 8 CódigodedeÉtica Ética Fundamentos a. Reconocemos que toda Persona es única e irrepetible y tiene un valor en sí misma. Respetamos su dignidad, reconocemos sus derechos y obligaciones y ponemos los medios que están a nuestro alcance para que logre su propia realización. Por ello: >Reconocemos la igualdad de todas las personas; ninguna persona es más que otra. >Sabemos que todo derecho conlleva una responsabilidad. >Encontramos en el servicio a los demás nuestra razón de ser. >Ofrecemos a nuestros colaboradores los medios a nuestro alcance para que logren su propia realización de vida con sentido de trascendencia, acompañada de un desarrollo personal y profesional continuo. >Creemos que todas las personas son protagonistas de su propio desarrollo. Por eso, nuestro papel ante clientes y colaboradores es acercarles oportunidades de desarrollo. >Nuestro cliente es una persona comprometida, trabajadora, responsable y forjadora de un mejor futuro para su familia. >Actuamos según valores y principios éticos en todo momento. >Sabemos que el fin no justifica los medios; nunca se justificará una acción mala aunque el resultado final sea o parezca bueno. >Construimos relaciones profesionales de calidad, respetuosas y transparentes entre accionistas, consejeros y colaboradores, con nuestros clientes, inversionistas y proveedores. >Contribuimos al desarrollo integral de la persona, por lo que nuestra labor no termina al ofrecer servicios financieros. Todas las acciones con el cliente y colaborador deben ir cargadas de un valor agregado que fomente una cultura fundamentada en valores y que repercutan en beneficio de él, su familia y toda la comunidad. 9 > Código de Ética b. Buscamos la promoción del bien común, contribuyendo al desarrollo de nuestro país. Promovemos la generación de oportunidades en las comunidades donde trabajamos a través de la eficiencia de nuestro trabajo; la mejora continua, nuestro desarrollo integral y el de nuestros clientes. >Distribuimos la riqueza generada llegando a más clientes, ofreciendo más servicios, creando fuentes de trabajo. >Creemos que la microempresa es una pieza fundamental en el desarrollo económico y social de México. >Estamos convencidos de que los servicios financieros son una semilla para el crecimiento humano y empresarial de nuestros clientes. >Administramos prudentemente el riesgo a través del uso de una tecnología estandarizada. >Construimos un enlace entre nuestros clientes y los mercados financieros, estableciendo una relación ganar-ganar basada en la transparencia y la permanencia. >Creemos que los accionistas son parte importante de nuestro crecimiento, por lo que les ofrecemos una rentabilidad económica y social a través de una relación a largo plazo. >Luchamos por consolidar una posición de liderazgo en la generación de oportunidades de crecimiento para el microempresario mexicano. 10 > Código de Ética Sentido de Propósito y Mística dos> 13 > Código de Ética La Filosofía Compartamos se compone del Sentido de Propósito y Mística 14 > Código de Ética 12 Sentido de Propósito El Sentido de Propósito es lo que somos y buscamos ser, se expresa a través de la Misión y la Visión. Misión Somos una empresa social comprometida con la persona. Generamos oportunidades de desarrollo en segmentos populares, fundamentadas en modelos innovadores y eficientes a escala masiva y en valores trascendentes que crean cultura, externa e interna, logrando relaciones permanentes de confianza y contribuyendo para un mundo mejor. Empresa Social Definimos a Compartamos Banco como una empresa social, ya que fomentamos el desarrollo social 1, a través de un modelo de negocio. Esto lo hacemos al generar: >Valor social: damos oportunidades de acceso a servicios financieros al mayor número de personas de segmentos populares y a sus familias, en el menor tiempo posible, sembrando así una semilla para el desarrollo social de las comunidades. >Valor económico: damos la oportunidad al sector privado y los mercados de capitales de invertir en las microfinanzas formando así un sistema financiero más incluyente. >Valor humano: promovemos acciones que den a clientes y a colaboradores la oportunidad de ser mejores personas, construyendo mejores sociedades. Nuestro compromiso es trabajar para que estos tres valores se complementen entre sí, con el fin de cumplir nuestra Misión. Visión Contando con personas autorrealizadas, ser la empresa líder en finanzas populares, ofreciendo servicios de ahorro, crédito y seguros, ampliando las fronteras del sector financiero. 1 http://web.worldbank.org El desarrollo social es un compromiso de estimular el progreso social a través los siguientes tres principios fundamentales: > Contribuir a formar sociedades integradas con el fin de promover un acceso más igualitario a las oportunidades. > Fomentar sociedades cohesivas que sean capaces de organizarse para abordar necesidades comunes, superar limitaciones y resolver diferencias sin recurrir a la violencia. > Actuar de manera transparente con el fin de brindar un servicio efectivo, eficiente y justo a todos los involucrados. 13 > Código de Ética Mística La Mística es la vivencia de nuestros seis valores. La persona es un ser capaz de hacer el bien, guiado por valores. Al practicar estos valores en su vida diaria, se hace una mejor persona e impacta positivamente en la sociedad. Compartamos invita a todos los accionistas, consejeros, comisarios y colaboradores a practicar valores en su vida personal y laboral, haciendo especial énfasis en seis valores institucionales. Valores A continuación se describen estos seis valores y cómo se viven en Compartamos: Persona Buscamos que las personas sean mejores. Por ello, fomentamos su desarrollo integral de acuerdo al FISEP. El FISEP es un modelo de desarrollo integral que considera todas las facetas de la persona (Físico, Intelectual, Social-familiar, Espiritual y Profesional). 14 > Código de Ética Para vivir el valor de la Persona dentro de Compartamos Banco: >Descubre lo bueno que hay en ti y en los demás. Conoce y acepta tus propias limitaciones y busca mejorarlas. >Respeta a los demás tratando a todos por igual. >Sé honesto en tu comportamiento y en el manejo de bienes materiales y de conocimientos. >Guarda discreción y prudencia ante las confidencias personales. >Evita la murmuración, la crítica y la burla, ya que afectan negativamente la personalidad de los demás. >Utiliza primordialmente la pregunta antes de juzgar a los demás y pide perdón, si ofendes o haces pasar un mal momento a alguien. >Ponte en los zapatos de los demás, conociendo y comprendiendo sus circunstancias y promoviendo un mejor entendimiento entre todos. >Considera que toda persona que se acerca a ti tiene algo importante que decir y merece de toda tu atención. >Sé coherente en tu modo de vivir, pensar y actuar, basándote en principios y valores universales. Para vivir el valor de la Persona con el cliente: >Trata a todos los clientes con cortesía, dignidad y respeto. Da siempre un trato humano y personalizado. >Sé consciente que tu trabajo hace una diferencia en la vida de los clientes y reconoce su esfuerzo por salir adelante. >Conoce y respeta las raíces culturales y la identidad de los clientes. >Emplea un vocabulario correcto y adecuado. Para vivir mejor el Valor de la Persona, te proponemos que pongas en práctica las siguientes virtudes: humildad, respeto, honestidad y generosidad. 15 > Código de Ética Servicio Nos damos a los demás porque tenemos un interés auténtico en la persona. 16 > Código de Ética 18 > Código de Ética 16 Para vivir el valor del Servicio dentro de Compartamos Banco: >Construye relaciones efectivas basadas en un ganar-ganar, donde exista confianza mutua. >Ten interés por los demás y vívelo habitualmente. >Comunica con cortesía y delicadeza, si no tienes tiempo. >Aprende a escuchar con atención y considerar las opiniones y consejos que te dan. >Cuida siempre que tus comentarios o declaraciones respecto a nuestros competidores sean objetivos, justos y veraces. Para vivir el valor del Servicio con el cliente: >Sé sencillo en el trato con los clientes y promueve en ellos una actitud de servicio, motivándolos a detectar necesidades y resolverlas. >Conoce y satisface las necesidades de tu cliente, no generes falsas expectativas. >Ofrece productos y servicios justos y dignos con la mayor calidad y oportunidad, sin crearle necesidades a los clientes de acuerdo a las políticas de Compartamos. >Asiste puntualmente a las reuniones con tus clientes, y cumple en los tiempos de respuesta de los productos. Si no es posible por alguna razón ajena a ti, avisa oportunamente. >Toda comunicación que tengas con los clientes, ya sea formal o informal, debe estar basada en un discurso informativo, honesto y fundamentado en nuestra Filosofía. Para vivir mejor el Valor del Servicio, te proponemos poner en práctica las siguientes virtudes: justicia, lealtad y empatía. 17 > Código de Ética Responsabilidad Cumplimos nuestros deberes con excelencia y asumimos las consecuencias de nuestras acciones. Para vivir el valor de la Responsabilidad dentro de Compartamos Banco: >Sé justo, dando a cada quien lo que le corresponde, sin negociar de manera ventajosa y actúa prudentemente buscando siempre hacer el bien. >Haz con cuidado y esmero el trabajo que se te ha encomendado con la mayor calidad y perfección posible; concluyéndola en el tiempo y forma previsto. >Organiza tu tiempo para que te permita tener claridad de ideas y a darle a cada persona y cosa su lugar. >Brinda oportunidades de desarrollo. Tú creces, en la medida en que las personas a tu alrededor crecen. 18 > Código de Ética >Procura mantener tu lugar de trabajo limpio y seguro. >Asume con responsabilidad los errores cometidos por negligencia, especialmente si causan un costo innecesario para Compartamos y avisa inmediatamente a quien corresponda. >Si tienes colaboradores a tu cargo, eres responsable junto con ellos de sus acciones. Por lo tanto, busca estar cerca de ellos enseñándoles y supervisando su trabajo, las relaciones entre ellos y sus clientes. Para vivir el valor de la Responsabilidad con el cliente: >Sé digno de la confianza depositada en ti. >Recuerda que no debes inducir al cliente a adquirir un producto o servicio que no necesita, ya que en cierto plazo es perjudicial para él, para tu desempeño y para Compartamos, además de ir en contra del respeto al cliente y a la búsqueda sincera de su bienestar. >Ten mucho cuidado de no otorgar créditos que excedan la capacidad de pago del cliente y le provoquen sobreendeudamiento, o créditos a personas insolventes; es decir, que no tienen capacidad de pago. Nunca renueves algún crédito cuando alguna de estas circunstancias prevalezcan. >Sé especialmente cuidadoso en el manejo de la información privada de los clientes. Comprométete a salvaguardarla de aquellos que no estén legalmente autorizados a conocerla. >Ten siempre claro que todas las decisiones, procesos, incentivos, políticas y prácticas operativas deben contribuir a lograr satisfacer mejor las necesidades de nuestros clientes. >Fomenta entre tus clientes el cumplimiento de los compromisos adquiridos. >Cuida el medio ambiente y promueve que nuestros clientes lo cuiden. Para vivir mejor el Valor de la Responsabilidad, te proponemos poner en práctica las siguientes virtudes: coherencia y prudencia. 19 > Código de Ética Pasión Amamos lo que hacemos. 22 > Código de Ética 20 Para vivir el valor de la Pasión dentro de Compartamos Banco: >Conoce, entiende, vive y transmite la Filosofía Compartamos entre los colaboradores, clientes y proveedores. >Comprométete con tus obligaciones, haciendo más de lo que se espera de ti y mantén un esfuerzo constante por terminar lo que has comenzado. >Infunde ánimo con palabras, con una palmada en el hombro o un gesto amable. >Entusiásmate por realizar un trabajo que trasciende, pues nos hace mejores personas y nos permite ayudar a otros. >Porta orgulloso la “camiseta” de Compartamos Banco. >Trabaja por resultados y no por tiempos, lo importante es que logres lo que te propongas. >Busca soluciones en vez de pronunciar quejas; en todo problema hay una oportunidad para aprender algo y demostrar que somos mejores que antes. >Apasiónate por tu trabajo, y haz bien las cosas desde un principio, pues eres un colaborador clave dentro de Compartamos. Sé consciente de que juntos estamos construyendo un mejor país. Para vivir el valor de la Pasión con el cliente: >Promueve entre tus clientes un actitud emprendedora, pasión por los retos, por salir adelante, crecer, ofrecer un mejor futuro a su familia, hacer un mejor país. >Mantén siempre una relación cercana y frecuente. Para vivir mejor el Valor de la Pasión, te proponemos poner en práctica las siguientes virtudes: compromiso, perseverancia, esfuerzo y entusiasmo. 21 > Código de Ética Trabajo en equipo Colaboramos con los demás, esforzándonos juntos para lograr más. 24 > Código de Ética 22 21 > Código de Ética Para vivir el valor del Trabajo en equipo dentro de Compartamos Banco: >Coopera con los demás para ayudar a lograr objetivos comunes. >Intercambia experiencias, opiniones, consejos, ideas, y preferencias con las personas que te rodean, en un ambiente de cordialidad. >Platica aquello que te parece incorrecto, equivocado o agresivo, para evitar conflictos incómodos e inútiles que sólo dejan resentimientos. >Detecta los aspectos importantes, concrétalos y establece un orden de prioridades adecuado. >Tu comunicación debe ser comprensiva, flexible y conciliadora. >Escucha con atención las opiniones y comentarios de los demás, evitando interrumpir. >Procura descubrir las cualidades y capacidades de los demás, reconociendo su esfuerzo, interés y dedicación. Para vivir el valor del Trabajo en equipo con el cliente: >Busca siempre hacer sentir al cliente como parte de la familia de Compartamos. >Sé enérgico y efectivo en tu labor de cobranza, fomentando la cooperación de los clientes. >Escucha todas las opiniones de nuestros clientes respecto a la calidad del servicio que reciben. Utiliza los canales formales de comunicación para darle seguimiento a tales opiniones y que los clientes se enteren de la acción que se tomó, para que queden motivados a seguir retroalimentándonos. Por lo tanto, busca siempre medios eficaces para responder a cualquier queja razonable de los clientes. >Fomenta la solidaridad y la empatía entre cada integrante del grupo, frente a las dificultades que cada uno enfrente. Para vivir mejor el Valor del Trabajo en equipo, te proponemos poner en práctica las siguientes virtudes: cooperación, orden y comunicación. 23 > Código de Ética Rentabilidad Hacemos más con menos, siendo productivos y eficientes. Para vivir el valor de la Rentabilidad dentro de Compartamos Banco: >Actualízate en conocimientos para tu desarrollo profesional. >Evita el uso excesivo de los recursos, sin descuidar la calidad del objetivo. >Realiza actividades concretas, evitando la distracción para lograr tus objetivos. >Establece relaciones con personas o instituciones que compartan los Valores de Compartamos y gocen de buena reputación. >Busca la mejor manera de realizar tu trabajo. Haz más con menos. >Cumple con exactitud todas las políticas y procesos establecidos para el modo de empleo y el aprovechamiento de todas las herramientas de trabajo. Para vivir el valor de la Rentabilidad con el cliente: >Mantén informado a los clientes sobre los costos reales de nuestros servicios. Sé siempre transparente en la información que les das, sin engañarlos de ninguna manera. > Ofrece siempre información completa a nuestros clientes sobre quién es Compartamos y las ventajas de los productos que ofrece. Para ello, mantente siempre actualizado, aprovechando todos los medios de comunicación y capacitación que Compartamos te ofrece. > Ofrece tasas competitivas en el mercado y accesibles para los clientes, que les brinden oportunidades de desarrollo y fomenten el establecimiento de relaciones a largo plazo. > Contribuye a la educación financiera de los clientes promoviendo el ahorro y el crédito responsable. Para vivir mejor el Valor de la Rentabilidad, te proponemos poner en práctica las siguientes virtudes: eficiencia, austeridad y transparencia. 24 > Código de Ética Ética y Conducta tres> 25 > Código de Ética 27 > Código de Ética La Ética es la ciencia que juzga la bondad o maldad de los actos. Es decir, nos ayuda a evaluar si una acción que hemos cometido o vamos a cometer es buena o mala. De esta forma, la Ética es una guía para que nuestras acciones y conductas diarias se apeguen al bien y nos acerquen a alcanzar la felicidad, pues éste es el fin que buscan todas las personas. Por ello, nuestro Código de Ética y Conducta es la herramienta que comunica la Filosofía Compartamos y ofrece los medios para vivirla y protegerla. 28 > Código de Ética 26 Objetivo y sujetos del Código El objetivo del Código de Ética y Conducta (Código) es “compartir los valores éticos definiendo las conductas a seguir para accionistas, miembros del Consejo de Administración (consejeros), comisarios y colaboradores”. Se entiende por colaborador a todos los directivos, funcionarios (gerentes) y demás personas que laboran en Compartamos. El Código promueve altos estándares para generar una conducta ética y profesional, a fin de preservar la integridad y confiabilidad de Compartamos Banco, asegurar el cumplimiento de las leyes y proteger los intereses de los clientes, a la vez que se establece un ambiente de trabajo justo y equitativo para todos los colaboradores 2. El cumplimiento del presente Código es obligatorio para los accionistas, consejeros y todos los colaboradores. Es responsabilidad de todos ellos observar y hacer observar todas las conductas descritas en éste 3. Es el Auditor General Interno –colaborador de Compartamos- que dispone de esquemas y sistemas de vigilancia, quien está facultado para sancionar las conductas violatorias en los términos propuestos por el Comité de Auditoría o la Comisión de Honor. Todos los colaboradores deben certificarse en la comprensión del Código, en un plazo de 60 días naturales siguientes a partir de su fecha de contratación 4 y recertificarse anualmente dentro de los 60 días posteriores a la fecha que el equipo de apoyo 5 designe, renovando su compromiso con la vivencia y protección de la Filosofía Compartamos. 2 El Código está elaborado considerando las reglas prudenciales en materia de administración integral de riesgos y en la prevención de probables conflictos de intereses. 3 Es importante señalar que el Código es un complemento normativo, por lo que en caso de contravenir los principios invocados en el mismo, se podrán aplicar las sanciones contenidas en el Reglamento Interior de Trabajo y en el Contrato Individual de Trabajo, sin menoscabo de las que establezcan las leyes y tribunales competentes. 4 Se incluye el día de contratación para efectos del cómputo de los 60 días. 5 El equipo de apoyo se integrará por las personas que designe la Dirección General. 27 > Código de Ética Anexo de Control Interno El presente Código de Ética y Conducta, es parte integrante del sistema de Control Interno de Banco Compartamos, S.A., Institución de Banca Múltiple y estará sujeto también a lo establecido en el Manual de Control Interno. Lineamientos generales El buen nombre de Compartamos Banco lo hemos creado y lo seguiremos creando todos los que formamos parte de esta empresa, a través de la vivencia diaria de nuestra Filosofía. Una de nuestras grandes responsabilidades es preservar la confianza que nuestros clientes, proveedores, autoridades, inversionistas y accionistas han depositado en nosotros para cumplir con la misión encomendada. Por ello, debemos esforzarnos por actuar siempre apegados a los Valores y las Normas de Conducta. 28 > Código de Ética Normas de Conducta cuatro> 31 > Código de Ética Además del cumplimiento de conductas congruentes con nuestra Mística y Sentido de Propósito contenidos en esta sección del Código, los consejeros y colaboradores tienen prohibido, en términos generales, toda aquella conducta que se oponga a los intereses de los clientes y a las sanas prácticas comerciales. También están obligados a seguir conductas que garanticen su credibilidad y la de Compartamos como un intermediario financiero de sólida reputación. En dicha sección listamos las obligaciones y prohibiciones a que están sujetos. Las Normas de Conducta que se mencionan en el Código son de manera enunciativa más no limitativa, es decir, no incluyen todas las situaciones que pudieran representar un conflicto de carácter ético. 32 > Código de Ética 30 Conflicto de Intereses Existe un conflicto de intereses, real o aparente, cuando tus intereses, o los de tu familia, o de terceros relacionados, son contrarios, interfieren o pueden interferir en alguna forma con los intereses de Compartamos. En general, existe conflicto de intereses cuando tienes intereses que pueden hacer difícil tu decisión o actuación eficiente y objetiva como colaborador de Compartamos. 6 Aún cuando no exista un conflicto de intereses, si otras personas creen que lo tiene, éstas dudarán de la capacidad del consejero o colaborador para actuar correctamente; por esta razón, es casi tan importante evitar la apariencia de un conflicto de intereses, como el estar en un conflicto real. La percepción de que se tiene un conflicto de intereses puede dañar tanto la reputación de la persona, como la de Compartamos y de sus accionistas. Medidas para prevenir conflictos de intereses En Compartamos, los consejeros, colaboradores y comisario, deberán revelar oralmente y por escrito al Auditor General Interno la naturaleza y extensión de cualquier conflicto o incluso indicio de conflicto entre sus propios intereses (personales, sociales, financieros o políticos), con los de los clientes o proveedores de Compartamos, sus accionistas o con otros consejeros o colaboradores. Por consiguiente, en cualquier caso que entren en contraposición el interés de los clientes y/o de los accionistas y el de cualquiera de los colaboradores mencionados anteriormente, deberá prevalecer el interés de los clientes y/o el de los accionistas. 6 Conflicto de intereses es la circunstancia o situación personal de parentesco, patrimonial o de cualquier otra índole que impide a un consejero, colaborador o comisario, tener objetividad en la toma de decisiones y que puede hacer suponer que prevalece el interés propio por encima del interés de la empresa y de sus accionistas. 31 > Código de Ética Con la finalidad de evitar conflictos de intereses, los consejeros, colaboradores y comisario, atenderán de manera permanente a los siguientes criterios: a. Transparencia del mercado. En todas sus operaciones, los colaboradores actuarán en aras de la transparencia del mercado financiero y atendiendo a los principios que rigen su actividad. b. Análisis de la situación generadora de conflictos de intereses en el marco de la normatividad vigente, los manuales de procedimiento establecidos y el Código, además de informarlo al Auditor General Interno. c . Consulta a la entidad que vigila la actividad del Banco. En última instancia, el Auditor General Interno y la persona involucrada en el conflicto, consultarán a la Autoridad con el fin de que ésta califique la situación y de ser necesario le dé solución. d . Comportamiento con altos estándares de conducta. Adicionalmente, en prevención a cualquier conflicto de intereses deberán: 1. Abstenerse de participar en actividades contrarias a las actividades o intereses de Compartamos, ni en actividades (personales, sociales, financieras o políticas) que puedan influir su juicio, lealtad a Compartamos u objetividad en el desarrollo de sus funciones. 2. Informar por escrito de inmediato al Auditor General Interno en el caso de que vayan a prestar servicios de consultoría a empresas o negocios que representen o puedan representar competencia directa o indirecta con cualquier giro de negocios de Compartamos. 32 > Código de Ética 3. Abstenerse de participar en las actividades que sean incompatibles con sus funciones y en las decisiones de contratar proveedores y demás prestadores de servicios con los que tengan conflictos de intereses. 4. Comunicar de inmediato al Auditor General Interno cuando se tenga o vaya a tener algún tipo de interés o relación tecnológica o financiera con competidores, clientes o proveedores; consejeros o accionistas de Compartamos, en cuanto a negocios ajenos a Compartamos en los que tengan relación. 5. Comunicar de inmediato a su jefe inmediato y al Auditor General Interno cualquier situación que estuviera en riesgo de causar un conflicto de intereses, incluyendo aquéllas que se originen con motivo de las inversiones personales que realicen. El Consejo de Administración, o la Asamblea de Accionistas en el caso de consejeros, podrá requerir en cualquier momento y a cualquiera de los colaboradores o consejeros, información respecto de sus inversiones personales y documentación que permita identificar la transparencia de éstas y su no contraposición a los intereses de los clientes y accionistas de Compartamos. 6. La falta de aviso o, en su caso, de aviso oportuno de riesgo de conflicto de intereses entre las inversiones personales de los consejeros y colaboradores contra los intereses de los clientes y accionistas, dará lugar a que intervenga la Comisión de Honor o el Comité de Auditoría, o la Asamblea de Accionistas. 33 > Código de Ética Adicionalmente, está prohibido: >Vender o llevar cualquier tipo de producto distinto a los productos financieros que ofrece Compartamos a nuestros clientes, por el cual se obtenga un beneficio directo o indirecto. >Aceptar o pedir algún tipo de regalo, gratificación, dádivas o favores a tus clientes, proveedores, acreedores o colaboradores, que pueda influir en tus decisiones o desempeño en Compartamos. >Usar el nombre de Compartamos Banco con tus clientes, proveedores, acreedores o competidores para obtener beneficios personales en algún tipo de servicio o producto. >Participar en negocios que vayan en contra de los intereses de Compartamos. >Tomar decisiones en las que se vean involucrados clientes, proveedores o competidores con los que el colaborador, consejero o su familia inmediata estén relacionados. >Que un familiar del colaborador o consejero dependa laboralmente de él. En caso de existir un matrimonio entre colaboradores o consejeros de Compartamos, no se permitirá la subordinación directa o que la unión entre ambos represente un conflicto de intereses para las áreas en las que laboran o para el Consejo de Administración. >Satisfacer requerimientos de jefes, subalternos, o demás colaboradores, consejeros o accionistas, familiares o amigos, si con ello se perjudica a Compartamos. >Tener un empleo externo que dificulte el cumplimiento de las obligaciones del colaborador o consejero dentro de Compartamos. >Atender directamente a clientes que son familiares. Los familiares de colaboradores pueden ser clientes de Compartamos siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos, pero nunca deberán ser atendidos por ti, sino por un tercero ajeno a la relación familiar. >Realizar en Compartamos operaciones de compra-venta con empresas que sean propiedad de familiares en primer y segundo grado sanguíneo o político (cónyuge, padres, hijos, hermanos, primos hermanos, sobrinos, etc.), salvo que tales compañías sean competitivas demostrablemente en cuanto precio, calidad y servicio. 34 > Código de Ética Manejo de Información Los consejeros y colaboradores de Compartamos no podrán, sin previa autorización expresa y por escrito, discutir o revelar, o aplicar presión sobre otras para poder discutir o revelar, cualquier información relacionada con transacciones específicas que se hayan llevado a cabo o que se hayan convenido, o que estén por ser llevadas a cabo, excepto por las partes directamente involucradas en la transacción. En general, es obligatorio tratar como confidencial toda la información de Compartamos, de sus clientes y proveedores, comprometiéndose a salvaguardarla de aquellos que no estén legalmente autorizados a conocerla. 7 7 Se limita la divulgación de información sólo a las autoridades competentes mediante orden de un juez competente en la materia, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables, previa autorización del área Jurídica, o para cumplir con reglamentaciones legales del regulador o del Banco Central. 37 > Código de Ética 35 Medidas para prevenir el uso indebido de la información Confidencialidad de la información disponible Se entiende por información confidencial, aquella que al ser dada a conocer por los colaboradores, consejeros o proveedores autorizados, (de acuerdo a sus respectivas funciones) a terceros no autorizados, podría tener un impacto negativo hacia Compartamos, sus clientes o hacia los propios colaboradores. Se considera información confidencial ( la siguiente lista es de carácter enunciativo más no limitativo): 38 > Código de Ética 36 >Información de las operaciones crediticias de los clientes. >Información personal de los clientes. >Información personal de los colaboradores. >Datos, fórmulas, metodologías y especificaciones de productos y servicios. >Planes y estrategias de comercialización. >Técnicas, métodos, procesos, sistemas y tecnología de Compartamos. >Resultados de análisis y pruebas. >Proyecciones y nuevos proyectos. >Productos de software propiedad de Compartamos o con licencias de uso. >Políticas de compensación y tabuladores de sueldo. Independientemente del medio en que se encuentre la información (en forma electrónica, impresa, o cualquier otro). Los consejeros y colaboradores de Compartamos y, en los supuestos aplicables, los prestadores de servicios de Compartamos, se conducirán de acuerdo a los siguientes lineamientos: a. Guardar la información confidencial, por medio de los mecanismos apropiados de seguridad que eviten su divulgación y mal uso. b. El responsable de las áreas de trabajo donde se realizan operaciones y/o actividades administrativas, deberá tomar medidas para proteger la información en circunstancias en que haya visitantes presentes. c. Las visitas a las áreas de trabajo por parte de externos deberán ser requeridas previamente y estar autorizadas por el encargado del área a visitar. Durante todo el recorrido los visitantes serán acompañados por el responsable que solicitó dicha visita, siendo este último responsable de las actividades que realicen dichas personas externas. d. Está prohibido a los visitantes utilizar equipos con capacidades de audiograbación y videograbación mientras se encuentran visitando las diferentes instalaciones de Compartamos. e. Está prohibido a los visitantes utilizar teléfonos celulares en las áreas de trabajo en donde se realicen actividades financieras. f. No dejar la información o documentación confidencial al alcance de terceras personas ni comentar su existencia a personas no autorizadas. g. Proporcionar la información de sus clientes únicamente cuando exista requerimiento expreso, fundado y motivado de las autoridades competentes. h. No utilizar la información de Compartamos que manejan para obtener un beneficio propio o para cualquier tercero. i. No divulgar o brindar información que utilizan para el desempeño de sus funciones a personas que no les concierne o a competidores. 37 > Código de Ética De manera general esta información incluye: >Firmar un convenio de confidencialidad con Compartamos. >Incluir en los contratos de prestación de servicios cláusulas de confidencialidad de la información. Del uso indebido de la información Con el fin de evitar el uso indebido de la información, cualquier colaborador o consejero de Compartamos: a. Deberá de abstenerse de usar y/o difundir información privilegiada o confidencial. b. Deberá abstenerse de hacer comentarios sobre información confidencial en lugares públicos y de proporcionar información sobre clientes a otros colaboradores, excepto cuando éstos la necesiten para cumplir con sus funciones. c. No podrá vender, distribuir o usar información confidencial para su beneficio personal. Tampoco podrá vender o divulgar listados de correspondencia, datos de mercadotecnia o tipos similares de información vinculada con los clientes. d. Será responsable de la confidencialidad y del uso de su clave de usuario (user id ) y de su clave de acceso ( password ) para operar en el sistema de Compartamos. e. Se abstendrá de participar, decidir o sugerir la decisión en operaciones a favor de clientes con las cuales sostenga negocios particulares o de los cuales tenga información indebidamente obtenida, o a los cuales esté ligado en cualquier otra índole (salvo la comercial relacionada con Compartamos). f. Ninguna operación o negocio podrá autorizarse o negarse con base en sentimientos de amistad o enemistad por parte de quien tiene en sus manos la capacidad de decidir. g. No realizará operaciones en beneficio propio, por sí mismo o a través de interpósita persona o de terceras personas, utilizando o no información interna de Compartamos y de sus clientes, proveedores o prestadores de servicios. h. Deberá informar al Auditor General Interno oralmente y por escrito de su participación en negocios externos, aun si no existiera conflicto de intereses con Compartamos. Deberá de abstenerse de utilizar información interna de Compartamos para la toma de decisiones en otros negocios. 38 > Código de Ética De los criterios para diseminar información pública Los consejeros y colaboradores son responsables del uso adecuado de la información pública dada a conocer por Compartamos a través de los canales de comunicación autorizados. En cualquier ocasión, los consejeros y colaboradores tienen la obligación superior de cuidar el buen nombre, la marca e imagen de Compartamos Banco, así como la de las instituciones y empresas con las que se tienen relaciones comerciales. La información pública de Compartamos debe cumplir los siguientes lineamientos: a. La publicidad, promoción e imagen de Compartamos Banco no pueden incluir circunstancias no éticas, el uso de símbolos culturalmente ofensivos a un sexo, religión, raza, clase social, preferencia política o cualquier otra circunstancia que pueda ser discriminatoria. b. La publicidad, promoción e imagen de Compartamos Banco deben buscar en todo momento ser legal y veraz, manteniendo los principios de competencia justa y buena práctica de negocios. c. Cualquier persona que exponga información de Compartamos, deberá estar debidamente autorizada y apegarse a los lineamientos institucionales, que validan la conveniencia de la participación y la información que presentará en forma y fondo. Está prohibido: >Utilizar la información privilegiada de Compartamos para beneficio personal o de terceros, en tanto ésta no sea pública. Solamente el Director General o los Directores, tendrán derecho a decidir cuál información puede ser revelada como pública. >Ilustrar con casos prácticos de Compartamos en cualquier tipo de exposición, si éstos no son parte de la información pública de la empresa. 39 > Código de Ética Información Privilegiada El conocimiento de eventos relevantes que no hayan sido revelados al público por Compartamos a través de la Bolsa Mexicana de Valores, constituye información privilegiada para los efectos de Ley del Mercado de Valores. No será necesario que la persona conozca todas las características del evento relevante para que cuente con información privilegiada, siempre que la parte que tenga acceso pueda incidir en la cotización o precio de las acciones de Compartamos. Se entiende por evento relevante actos, hechos o acontecimientos de cualquier naturaleza que influyan o puedan influir en los precios de las acciones de Compartamos que se encuentren inscritas en el Registro Nacional de Valores. Se considera que tienen información privilegiada relativa a Compartamos, salvo prueba en contrario, entre otros: a. los miembros y secretario del Consejo de Administración, los Comisarios, el Director General y demás directivos relevantes, así como los auditores externos de Compartamos; b. los accionistas que, directa o indirectamente, tengan el cinco por ciento o más de las acciones representativas del capital social de Compartamos; c. los miembros y secretario del Consejo de Administración, los Comisarios, el Director General y los directivos que ocupen el nivel jerárquico inmediato inferior al de éste, el Contralor normativo, los factores y dependientes, o los equivalentes de los anteriores, de intermediarios del mercado de valores o personas que proporcionen servicios independientes o personales subordinados a Compartamos; d. los miembros y secretario del Consejo de Administración, los Comisarios, el Director General y demás directivos relevantes, y los auditores externos, de personas morales que, directa o indirectamente, tengan el diez por ciento o más del capital social de Compartamos; e. la persona o grupo de personas que tengan una influencia significativa en Compartamos; f. las personas que ejerzan poder de mando en Compartamos; y g. aquellas personas que realicen operaciones con valores apartándose de sus patrones históricos de inversión en el mercado y que razonablemente puedan haber tenido 42 > Código de Ética 40 acceso a la información privilegiada 8 a través de las personas a que se refieren los incisos anteriores. Las personas señaladas en los incisos a) a g) anteriores están obligadas a guardar confidencialidad de la información a la que tengan acceso, por lo que deberán abstenerse de usarla o transmitirla a otra u otras personas, salvo que por motivo de su empleo, cargo o comisión, la persona a la que se le transmita o proporcione deba conocerla. Asimismo, dichas personas en ningún caso podrán: a. efectuar o instruir la celebración de operaciones, directa o indirectamente, sobre acciones emitidas por Compartamos, cuya cotización o precio puedan ser influidos por la información privilegiada que posean; b. proporcionar o transmitir la información a otra u otras personas, salvo que por motivo de su empleo, cargo o comisión, la persona a la que se le transmita o proporcione deba conocerla; o c. emitir recomendaciones sobre las acciones emitidas por Compartamos, cuya cotización o precio puedan ser influidos por la información privilegiada que posean. Adicionalmente, las personas señaladas en los incisos a) a g) anteriores tendrán prohibido adquirir, directa o indirectamente, acciones emitidas por Compartamos, durante un plazo de tres meses 9 contado a partir de la última enajenación que hubieren realizado sobre las acciones señaladas. Esta prohibición también será aplicable a las enajenaciones, pero con relación a la última adquisición que hubieren efectuado. Las operaciones que realicen las personas que dispongan de información privilegiada y aquellas que se realicen en contravención de lo previsto anteriormente, incluso aquéllas concertadas fuera del territorio nacional que tengan algún efecto dentro de éste, serán objeto de las sanciones establecidas en la Ley del Mercado de Valores. 8 Se entenderá que razonablemente pudieron haber tenido acceso a la información privilegiada, aquellas personas que hubiesen tenido contacto o sostenido comunicación, por cualquier medio con el cónyuge, la concubina o el concubinario de las personas a que se refieren los incisos a) a g); las personas que tengan vínculos de parentesco por consanguinidad, afinidad o civil hasta el cuarto grado, con las personas a que se refieren los incisos a) a g), y los socios, asociados y los copropietarios de las personas a que se refieren los incisos a) a g). 9 Este plazo no será aplicable a las operaciones que, entre otros, realicen por cuenta propia los intermediarios del mercado de valores, las sociedades de inversión y las instituciones de seguros y de fianzas, tengan por objeto títulos emitidos por Compartamos representativos de un pasivo a su cargo, representen adquisiciones o enajenaciones de acciones realizadas por directivos o empleados de Compartamos, adquiridas con motivo del ejercicio de opciones derivadas de prestaciones o planes otorgados, previamente aprobados por la asamblea de accionistas de Compartamos y que prevean un trato general y equivalente para directivos o empleados que mantengan condiciones similares de trabajo; autorice expresamente la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. 41 > Código de Ética Relaciones En Compartamos mantenemos sanas relaciones con consejeros y colaboradores, clientes, proveedores y autoridades. Relaciones con consejeros y colaboradores Compartamos no discrimina con base en la raza, religión, sexo, edad, nacionalidad, estado civil, capacidades diferentes, de cualquier persona, en lo que se refiere a la designación de consejeros, al reclutamiento, contratación, entrenamiento, promoción, retribución, beneficios, sanciones y otros términos y condiciones de empleo. En consecuencia, todas las decisiones y acciones relacionadas a la designación y al empleo (contrataciones y promociones) se basarán en evaluaciones válidas que muestren si la persona está calificada y apta para desempeñar el cargo o puesto. La designación y el empleo con Compartamos es a voluntad de las partes. Tanto la empresa como el consejero o colaborador tienen la opción de terminar la relación de consejero o empleo en cualquier momento y por cualquier motivo, siempre y cuando se mantenga el estricto cumplimiento de las leyes de instituciones de crédito, mercantiles, laborales y demás aplicables de México. Obligaciones de colaboradores Compartamos espera de todos sus colaboradores una asistencia puntual y regular a sus labores diarias. Sin embargo, Compartamos reconoce que bajo ciertas circunstancias, las personas necesitan ausentarse de sus labores por diversas razones que pueden incluir: enfermedades, accidentes, incapacidades médicas personales o de dependientes menores de edad, fallecimiento de familiares, o bien permisos especiales de ausentarse con o sin goce de sueldo. En el tema de ausencia, Compartamos hace distinción en cada una de ellas, si ha sido una ausencia autorizada o una ausencia no autorizada. La Dirección de Personas ha emitido los procedimientos de control de asistencia del personal y de los permisos de ausencia, a los que podrá remitirse el colaborador para cumplir con su obligación de asistencia puntual y regular. 44 > Código de Ética 42 Además de lo anterior, los colaboradores están obligados a: a. Abstenerse de dar instrucciones que sean contrarias a las políticas y procedimientos establecidos o que sean contrarias a las leyes y disposiciones vigentes. b. Cuando tengamos colaboradores bajo nuestra responsabilidad, supervisar que realicen sus actividades conforme a las políticas y procedimientos establecidos y con apego al régimen legal. c. Informar y, de ser posible, aportar evidencia de las violaciones de las que tengan conocimiento al Auditor General Interno para su determinación y sanción. d. Proporcionar a las personas que tomen decisiones, información legalmente disponible y que sea de importancia para que puedan realizar sus funciones en el mejor interés de Compartamos. e. Registrar en la contabilidad y en los sistemas todas las operaciones financieras que realicen, conforme a los procedimientos establecidos para tal efecto, y sujetos a revisión por parte del Auditor General Interno y del Auditor Externo. f. Reportar a las autoridades competentes aquellas operaciones sospechosas o relevantes que detecten. g. Cuidar que la atención y el trato hacia los demás no se confunda con caricias y familiarismos que no corresponden al lugar ni a la relación profesional entre colaboradores. Obligaciones de consejeros Los consejeros, además de observar las obligaciones anteriores, deberán recibir y aprobar anualmente un informe del Auditor General Interno indicando que ha revisado que todos los directivos, funcionarios (gerentes) y demás colaboradores; se han certificado en la comprensión del Código, en un plazo de 60 días posteriores a su contratación; y del Director General, un informe de que todos los directivos y funcionarios, en sus respectivas responsabilidades, han cumplido con las políticas y procedimientos de control interno establecidos en los manuales de Compartamos para: a. Asegurar que todo colaborador que comprometa a Compartamos en una operación tenga la autorización para hacerlo. b. Asegurar que los colaboradores tengan el entrenamiento necesario para las operaciones que realicen y que cumplan con los requisitos reglamentarios aplicables o relevantes. c. Establecer procedimientos y medios de control para que se observe la normatividad aplicable a todas las distintas actividades en las que interviene Compartamos. 43 > Código de Ética Obligaciones del área de Ventas El Área de Ventas, además de observar las obligaciones establecidas para los colaboradores, deberá: a. Hacer del conocimiento de todas las contrapartes (colaborador, proveedor y cliente) las políticas relacionadas con los servicios prestados. b. Validar que las solicitudes de crédito y apertura de cuentas sean requisitadas en forma correcta y verificar que los datos y la documentación complementaria cumplan con los requerimientos señalados en la normatividad y políticas internas. c. Observar el uso del uniforme para tener una presentación personal acorde con la práctica profesional y financiera, brindando ante los clientes una imagen corporativa adecuada. d. Utilizar solamente las cartas de trabajo, de identificación, folletería y manuales de capacitación que Compartamos proporcione. e. Guardar la más absoluta reserva respecto de todas las operaciones comerciales, técnicas, procedimientos, cartera y datos de los clientes y colaboradores de Compartamos. f. Recibir la capacitación que se le otorga, así como acreditar los exámenes correspondientes de acuerdo a la normatividad aplicable. Prohibiciones para los colaboradores >Utilizar recursos materiales o económicos a su nombre para contribuciones y/o apoyo a partidos políticos, instituciones públicas o privadas, o a cualquier otro organismo o entidad. >Pagar o solicitar pagar sobornos, otorgar o recibir dádivas, dinero, obsequios o recompensas como retribución por actos que tengan relación con el trabajo que el personal desempeña. Prohibiciones para los consejeros >Participar como miembro del Consejo de Administración de cualquier otra empresa o institución que compita con Compartamos en cualquier mercado. >Participar, a título personal o en representación de la empresa, en aquellas actividades que sean incompatibles con sus funciones como miembros del Consejo de Administración. 44 > Código de Ética Prohibiciones para el área de Ventas de Compartamos >Ejecutar instrucciones distintas a las dictadas por los diferentes comités de Compartamos. >Adulterar o falsificar los documentos soporte a la solicitud de crédito, tales como acta de nacimiento, comprobantes de domicilio, entre otros. >Atribuirse la representación de otro colaborador o suplantarlo. >Reemplazar en sus funciones a otro colaborador, sin autorización del jefe inmediato del colaborador a ser reemplazado. >Atribuirse la representación de cualquiera otra empresa pública o privada. >Colocar, modificar o adulterar la clave de otro colaborador o de la empresa. >Permitir que otro colaborador firme las solicitudes de crédito correspondientes a clientes en cuyo trámite haya intervenido, o bien, firmar aquellas solicitudes en cuyo trámite no hubiera intervenido. >Falsificar firmas y/o firmar por un cliente en los documentos de solicitudes de crédito. Se considera falsificación el hecho de firmar por terceras personas. >Proporcionar información falsa, tendenciosa o que no se ajuste a lo indicado por Compartamos y/o normatividad vigente. >Recibir u obtener solicitudes de crédito suscritas en blanco o gestionadas por terceros. >Obtener de los clientes potenciales o actuales, solicitudes de crédito mediante engaño o simulaciones. >Encubrir u ocultar hechos o acciones cuando se tenga conocimiento de que subalternos, jefes o colegas están incurriendo en alguna de las faltas anteriores, en incumplimiento a la normatividad en vigor, y las que se deriven del manejo inadecuado de información. >Pedir a los clientes la tramitación de cuentas de ahorro con tarjetas de crédito para el depósito de cantidades a las que pueda tener acceso el colaborador. 45 > Código de Ética Relación con clientes En su relación con los clientes, los consejeros y colaboradores deben apegarse a los siguientes lineamientos: a. No favorecer a un cliente sobre otro. b. No establecer relaciones de amistad o complicidad con los clientes, que puedan ser perjudiciales para Compartamos. c. Cumplir con todas y cada una de las políticas, procesos y procedimientos de Compartamos. d. Apegarse a la metodología y/o normas establecidas en Compartamos. e. Los actos de cobranza que realice cualquier colaborador de Compartamos deberán estar apegados a las leyes aplicables y a las buenas costumbres. Por ello, está prohibido: >Utilizar medios intimidatorios para forzar el debido cumplimiento de un contrato. >Permitir a un deudor desviar el importe del crédito en beneficio propio o de terceros. >Liberar a un deudor, sustrayendo dinero de cuentas de otros grupos. Relación con proveedores En Compartamos trabajamos con aquellos proveedores que comparten nuestros valores éticos, así como el que posean una reputación de integridad y equidad en su trato. Los consejeros y colaboradores que negocien la adquisición de los bienes y servicios de Compartamos, deben ofrecer y exigir a los proveedores un trato equitativo y honesto en cada transacción, buscando siempre el beneficio de Compartamos. La compra de bienes y servicios se llevará a cabo mediante procesos iguales y transparentes que garanticen la participación justa y equitativa entre los proveedores. La elección de proveedores será imparcial, basada en criterios de calidad, rentabilidad y servicio. Los colaboradores y consejeros están obligados a dar a conocer el Código a proveedores o consultores, y asegurar que éste se vea reflejado en su trabajo relativo a Compartamos. Está prohibido: >Aceptar regalos, viajes o servicios que pudiera considerarse que comprometen la toma de decisiones de los colaboradores respecto a la selección de proveedores. 46 > Código de Ética Relación con autoridades En Compartamos nos apegamos a las leyes y reglamentos que establecen las diferentes autoridades en el desarrollo de nuestras actividades. Los consejeros y colaboradores deberán apegarse a los siguientes lineamientos: a. Colaborar con las autoridades competentes en pleno ejercicio de sus facultades y actuar conforme a derecho en defensa de los legítimos intereses de Compartamos. b. En caso de que las autoridades señalen, o las revisiones internas descubran que Compartamos no está cumpliendo con alguna ley o regulación, los colaboradores deberán avisar a su jefe inmediato y al Presidente del Comité de Auditoría a través del Auditor General Interno, y tanto consejeros como colaboradores, deberán actuar para regularizar la situación para evitar posibles inconvenientes y/o gastos derivados de la situación. Relación con la competencia La experiencia nos demuestra que la competencia es sana, nos obliga a ser mejores y a hacer mejor nuestro trabajo, a ser más eficientes, a ser los mejores en nuestro ramo. Al final, el cliente debe ser el más beneficiado porque puede elegir la mejor opción. Por esta razón, Compartamos nunca emprenderá acciones encaminadas a restringir la competencia. Los consejeros y colaboradores deberán apegarse a los siguientes lineamientos: a. Evitar toda forma de conducta engañosa o de ventaja desleal mediante la manipulación, la ocultación o la tergiversación de algún hecho o información específica. b. Comercializar los productos y servicios por sus propios méritos, y no desacreditar o proporcionar información falsa sobre la competencia. c. Utilizar información delicada de otras empresas (siempre y cuando haya sido obtenida lícitamente) exclusivamente para fines comerciales legítimos y facilitarla únicamente a los colaboradores que la necesiten para realizar sus actividades. d. Ser claros cuando los clientes pregunten si alguna otra empresa es o no parte de Compartamos, o si algún ex colaborador sigue siendo parte de Compartamos; pero nunca aprovechar esa oportunidad para descalificarlos. 47 > Código de Ética Está prohibido: >Reunir información sobre la competencia por medios no éticos, como falsear la propia identidad, inducir a un accionista, consejero, colaborador o proveedor de la competencia a divulgar información confidencial, u obtener acceso a la información confidencial de la competencia, ya sea directamente o a través de terceros. >Discutir con la competencia precios, propuestas, márgenes, costos, rebajas, términos de venta, capacidades de distribución, inventarios, clientes, planes comerciales o estrategias de distribución actuales o futuras para productos o servicios de la competencia. La única excepción a esta regla es cuando la competencia divulga públicamente esta información. >Llegar a acuerdos con competidores como medida tendente al reparto de clientes y/o territorios de venta. Cuando la competencia proponga cualquiera de estas prácticas, es obligación de los colaboradores involucrados avisar inmediatamente a su jefe inmediato y al Presidente del Consejo de Administración. >Obtener por medios impropios secretos comerciales u otra información privada o confidencial de nuestros competidores. >Contratar a personas de la competencia sólo con el objeto de obtener información confidencial. >Contratar a personas que provengan de empresas catalogadas como competencia desleal. >Utilizar como recursos de venta las malas acciones de la competencia. Los colaboradores deberán enfocarse en hablar de las ventajas de Compartamos. >Desacreditar a la competencia o quitar su propaganda. >Caer en las provocaciones de personas de la competencia. Los colaboradores siempre deben ofrecer un trato respetuoso, que refleje los valores de Compartamos. >Ridiculizar los intentos de crecimiento de otra empresa. >Trabajar o colaborar simultáneamente con otra organización que sea competidor de Compartamos. 48 > Código de Ética Corrupción La corrupción es una falta grave en cualquier ámbito y bajo cualquier circunstancia. En Compartamos la rechazamos con el ánimo de seguir manteniendo firme la confianza de todos los que nos rodean, ya que, no basta la transparencia en nuestras relaciones con los demás, sino la constante lucha en contra de la corrupción en todas sus formas. Está prohibido: >Distorsionar, alterar, falsificar o manipular los registros y/o la información contable, o bien falsear las operaciones y/o información, en cualquier caso. Se entiende como falsear las operaciones, el reporte de operaciones ficticias, conocido con el nombre de fraude, sobre préstamos, créditos, compras y gastos, así como el cobro de cheques, falsificando endosos o comprobantes. >Realizar acciones que puedan influir, ejercer coerción, manipular o engañar a cualquier auditor interno o externo, consejeros o colaboradores que se encuentren en el desempeño de sus funciones. >Sobornar o dejarse sobornar con dádivas u otra manera para alterar o aparentar una verdad. 51 > Código de Ética 49 Acoso Compartamos procura un ambiente de trabajo libre de hostigamiento de cualquier índole, en el cual, cada consejero o colaborador sea tratado con dignidad y respeto. En Compartamos se tomarán todas las medidas preventivas para evitar este tipo de prácticas dado el caso. Acoso sexual El acoso sexual es aquella conducta en donde una persona, sin importar su sexo, investida de autoridad, solicita favores de tipo sexual a cambio de mejores posiciones laborales o recompensas de distinta clase. En Compartamos se reprueba y se castiga el acoso sexual de la manera más severa, por el daño moral que causa a quienes lo experimentan y por el efecto nocivo que puede tener para la reputación de la empresa. Hostigamiento Compartamos rechaza el hecho de que un consejero o colaborador sea molestado por otros consejeros o colaboradores debido a su condición social, cultural o de cualquier otra índole. Deberán abstenerse de la crítica y la burla hacia otro consejero o colaborador, ya que puede afectar negativamente su dignidad y desempeño en el trabajo. Está prohibido: >Maltratar física o verbalmente a otra persona por cualquier razón, incluyendo maltrato por condición social, cultural o de cualquier otra índole. >Realizar insinuaciones o proposiciones sexuales. >Utilizar palabras degradantes para describir a una persona. >Criticar o burlarse de otro colaborador. 50 > Código de Ética Uso de activos y servicios Las herramientas de trabajo, bienes y servicios que se te proporcionan, son para el desempeño exclusivo de tus funciones y pertenecen a Compartamos, debiendo ser utilizados con propiedad, sin maltratos ni desperdicios que ocasionen gastos innecesarios. De la misma forma, debes de respetar los elementos de trabajo de los otros colaboradores, evitando tomarlos o usarlos sin el consentimiento de ellos. Se prohíbe el uso de cualquier herramienta de trabajo, proporcionada por Compartamos, para la distribución y acceso de fotografías y objetos pornográficos, o información e imágenes que atenten contra la moral y las buenas costumbres. Cuidado del buen nombre y la marca de Compartamos Banco Está prohibido: >Utilizar las herramientas de trabajo que Compartamos te brinda para acudir a lugares o utilizarlos en situaciones que puedan afectar o poner en entredicho el buen nombre de Compartamos Banco. >Portar el uniforme fuera de la jornada laboral o para actividades distintas al desempeño de tus funciones. 53 > Código de Ética 51 Ambiente laboral En Compartamos nos esforzamos por crear y mantener un clima de confianza y respeto mutuo que permita el libre intercambio de ideas y propicie la plena realización de los colaboradores en su trabajo. Está prohibido: >Consumir, distribuir, transportar, vender y poseer cualquier tipo de droga o sustancia prohibida para la salud. >Consumir bebidas alcohólicas durante la jornada de trabajo, a excepción de los eventos y festejos institucionales, y evitando en ellos, el abuso de dichas bebidas. >Hacer uso implícito o explícito de su autoridad para que un colaborador se someta a actividades que violen las políticas operativas de Compartamos. >Conceder promociones y aumentos, asignando tareas preferentes, permitiendo conductas o ventajas especiales a determinados colaboradores. >Dirigirse a los colaboradores que están a tu cargo con palabras altisonantes u ofensivas (ni en forma de broma), con gritos o de forma agresiva o humillante. No existe ninguna justificación para hacerlo. Interpretación En caso de duda o controversia sobre la interpretación o aplicación del Código, los colaboradores deberán consultar directamente al área de Filosofía de Empresa para resolver sus dudas. 52 > Código de Ética Medios de Denuncia y Comisión de cinco> Honor 55 > Código de Ética Medios de Denuncia Los Medios de Denuncia son los medios de comunicación institucionales a través de los cuales se reporta el incumplimiento de las Normas de Conducta, garantizando absoluta confidencialidad. 56 > Código de Ética 54 Medios de Denuncia Vive nuestros valores y ayúdanos a conservarlos; denuncia cualquier incumplimiento de las normas de conducta a través de los medios de comunicación institucionales establecidos para ello. Compartamos tiene para tal motivo una cuenta de correo electrónico, una línea telefónica gratuita o también lo puedes hacer a través de enviar por correo un sobre con porte pagado, todos estos medios son exclusivos para estos efectos. El uso de los medios institucionales te garantiza absoluta confidencialidad, ya que la Comisión de Honor recibirá directamente tu denuncia y tomará las acciones apropiadas: >Puedes mandar un correo electrónico a: denuncia@compartamos.com >Puedes llamar a nuestra línea: 01-800-5061-264 >Puedes enviar por correo un sobre con porte pagado, disponible en todas las Oficinas de Servicios, dirigido a la Comisión de Honor. Antes de hacer cualquier tipo de denuncia relativa al Código, toma en cuenta las siguientes consideraciones: a. Razona muy bien antes de actuar. >Evalúa las opciones y consecuencias. >Considera, ¿quién puede verse afectado con tu decisión en caso de que tu percepción no sea correcta? b. Procede con confianza. >Comunica tu decisión y los fundamentos a través de los medios de denuncia institucionales. Recuerda que un valor muy importante es la honestidad, por lo que las denuncias deberán ser objetivas, fundamentadas y sustentadas; aportando para ello los elementos suficientes para probar el dicho imputado. Sé consciente que involucrar el prestigio de un consejero o colaborador inocente o no informar con oportunidad algún tipo de violación al Código, te hace corresponsable. 55 > Código de Ética 56 > Código de Ética Comisión de Honor La Comisión de Honor está integrada por colaboradores de Compartamos de alta solvencia moral, con antigüedad dentro de la empresa, que sean elegidos por mayoría directa por parte de los actuales miembros y que no hayan sido objeto de actas administrativas o amonestaciones. La Comisión de Honor evaluará cada violación de un colaborador al Código que se presente, escuchará a las distintas partes involucradas y resolverá, en su caso, sobre la aplicación de sanciones, de acuerdo a lo estipulado dentro del Reglamento Interior de Trabajo, exceptuando aquellos asuntos que por su naturaleza deban ser atendidos directamente por el Comité de Auditoría. Las sanciones que imponga la Comisión de Honor serán consistentes y congruentes en todo momento con la severidad de la falta al Código que dio lugar a tal imposición, siendo la decisión de la Comisión de Honor inapelable. El Comité de Auditoría conocerá todos los asuntos atendidos por la Comisión de Honor a través del Auditor General Interno, quien participa en ambos comités con voz, pero sin voto. Tanto la Comisión de Honor como el Comité de Auditoría podrán proponer a la Dirección General la modificación o incorporación de nuevos lineamientos al Código. En el caso de violaciones al Código por consejeros o accionistas, el Presidente del Consejo de Administración las atenderá y propondrá a la mayoría de los accionistas una sanción inapelable, la cual deberá ratificarse en la inmediata siguiente asamblea ordinaria de accionistas, independientemente de las sanciones previstas para consejeros en las leyes aplicables. 57 > Código de Ética Tipos de sanciones Las sanciones que la Comisión de Honor imponga pueden ser de cualquiera de los siguientes tipos: a. Amonestación verbal: medida disciplinaria que se impone a los colaboradores por conducto del integrante de la Comisión de Honor que la misma señale, la cual consiste en una llamada de atención verbal por el incumplimiento de las políticas y obligaciones propias del colaborador, en la cual se le conmina a no volver a incurrir en la falta que le dio origen. b. Amonestación escrita: comunicación escrita de los miembros de la Comisión de Honor al responsable de la falta con copia al expediente y al Auditor General Interno respecto de la infracción, apercibiéndole de no volver a incurrir en ella. c. Acta administrativa: Medida disciplinaria que se impone a los colaboradores, consistente en una narración de situaciones de modo, tiempo y lugar en la cual se describen los hechos violatorios de políticas, reglamento y leyes, en el entendido de que Compartamos Banco analizará las causas sin perjuicio de tomar una determinación con posterioridad. d. Amonestación pública: comunicación escrita del Director General de Compartamos Banco al responsable de la falta con copia al Auditor General Interno y a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores de acuerdo a la falta. e. Privación temporal de incentivos o prestaciones extraordinarias del infractor: la duración de dicha suspensión dependerá de la gravedad de la falta cometida. f. Suspensión temporal del infractor: separación temporal de sus funciones y la suspensión de todos sus beneficios; la duración de dicha suspensión dependerá de la gravedad de la falta cometida. g. Destitución del cargo y expulsión definitiva de Compartamos: el Director General o el Abogado General Interno presentarán querella judicial formal, ya sea por la vía civil, mercantil o penal, según sea el caso, contra la persona responsable, informando de ello a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores si la gravedad de la infracción lo amerita. 58 > Código de Ética Seguimiento y actualización del Código seis> 61 > Código de Ética Para verificar la correcta aplicación de los principios enunciados en el Código, se aplicarán encuestas de clima y servicio: de carácter interno con colaboradores de Compartamos y de carácter externo con clientes y proveedores. Estas encuestas ayudarán a detectar desviaciones que puedan afectar el sano desarrollo de las actividades de Compartamos y servirán para implementar, en su caso, mecanismos que garanticen la correcta interpretación y observancia de los principios. La responsabilidad inmediata del diseño, periodicidad y aplicación de las encuestas y de la revisión de los resultados obtenidos recae en la Dirección General, la cual deberá coordinar los esfuerzos del resto de las áreas de Compartamos para alcanzar la meta planteada. Los resultados obtenidos en la aplicación de las encuestas deberán ser informados en su oportunidad al Auditor General Interno, así como al Consejo de Administración, y a todos aquellos colaboradores que el Consejo de Administración determine. Asimismo, la Dirección General deberá asegurar que la difusión del Código se realice íntegramente para toda persona que presta sus servicios en Compartamos. La Dirección General es la responsable de revisar y, en su caso, actualizar por lo menos una vez al año el Código, pudiendo asignar a un equipo específico esta labor. Toda actualización deberá someterse a la consideración del Comité de Auditoría para su posterior presentación al Consejo de Administración. De igual forma, la Dirección General deberá asegurar que la difusión de las actualizaciones al Código se realice íntegramente para todos los colaboradores, en un plazo de 60 días posteriores a su aprobación por el Consejo de Administración. 60 > Código de Ética Organigrama de Sistema de Monitoreo del Código Comisión de Honor Comité de Auditoría < > < < Gerencia de Filosofía de Empresa Auditor General Interno < > Gerencia de Auditoría Interna < < < Reporte de irregularidades permanente Medios de denuncia institucionales Correo con porte pagado < Call Center Personal denuncia@compartamos.com < 01800 5061 264 < Denuncias Colaboradores 63 > Código de Ética 61 Organigrama de Ubicación Organizacional del área de Auditoría Consejo de Administración < Auditor General Interno Dirección General 64 > Código de Ética 62 Dirección General Adjunta Carta Compromiso Yo, como colaborador de Banco Compartamos, S.A., Institución de Banca Múltiple de la Oficina de Servicios hago constar que he recibido, leído y aceptado los valores y normas de conducta contenidos en el Código de Ética y Conducta (Código) vigente y me comprometo a conducir mis actos en estricto apego a este Código a fin de preservar la confianza que otros colaboradores, clientes, proveedores, inversionistas y autoridades han depositado en Compartamos. Me comprometo a certificarme en la comprensión del Código, realizando la evaluación que se encuentra en Intranet en un plazo de 60 días naturales siguientes a partir de mi fecha de contratación. Este compromiso será ratificado anualmente en tanto me encuentre prestando mis servicios en la empresa. Leída la presente CARTA COMPROMISO y entendido su contenido y alcance, se firma en , el día de de . De conformidad, Nombre y firma del colaborador Número de nómina: 63 > Código de Ética El Código ha sido aprobado por el Consejo de Administración de Banco Compartamos, S.A., Institución de Banca Múltiple, el día 21 de abril de 2008. La vigencia del Código será por tiempo indeterminado. Su revisión y aprobación será de manera anual a través del Consejo de Administración de Compartamos, de acuerdo a las necesidades internas y al marco legal correspondiente. 67 > Código de Ética 68 > Código de Ética