Guía Cómo dar los primeros pasos

Guía Cómo dar los primeros
pasos
Cuatro pasos para comprender las posibilidades de video
para su organización
Colaboración de video:
Transforme su negocio y
aumente la productividad
Más de la mitad de la eficacia de la comunicación está determinada por el
tono de voz y el lenguaje corporal y muchos de estos importantes detalles
no verbales se pierden en el intercambio por correo electrónico o en las
llamadas de conferencia. La comunicación cara a cara es más personal;
construye un nivel de confianza superior, reduce la confusión y aumenta la
responsabilidad.
“Investigaciones
demostraron que el 90
por ciento de usuarios
frecuentes afirman
que las tecnologías de
colaboración de video
les permiten ahorrar
al menos 2 horas por
semana de valioso
tiempo de trabajo.”
En el entorno comercial actual, ya se sabe que comunicarse en persona no
siempre es posible. Pero la telepresencia y la videoconferencia posibilitan
algo fabuloso: la comunicación cara a cara virtual e instantánea, incluso a
millas de distancia.
• Reunir a la organización: la expansión global, las fusiones o los
recursos externos pueden establecer una distancia entre las personas
y los objetivos del proyecto. Una sala de conferencias virtual permite
mantenernos actualizados y construir la cultura corporativa. United Steelworkers utilizó la colaboración de video para optimizar las
charlas sobre alianzas de fusiones con otro sindicato. Las organizaciones
rápidamente desarrollaron una estrecha relación sin tener que viajar y
aceleraron el proceso de fusión por lo menos unos 6 meses.
• Mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida: los viajes generalmente
generan estrés e implican sacrificar tiempo personal y para la familia.
Asistir a reuniones por video o trabajar desde el hogar permite a los
empleados equilibrar su vida profesional y personal.
Los equipos internacionales de diseño de Tommy Hilfiger en Ámsterdam
y Nueva York usan Cisco TelePresence® para crear probadores virtuales y
así colaborar con su equipo de confección de Hong Kong. Los diseñadores
ahora pueden tomar decisiones importantes rápidamente sin pasar tiempo
lejos del hogar. La solución también acelera el plazo de comercialización.
Con esta guía, podemos ayudarlo a crear la solución de colaboración de
video adecuada, maximizar la adopción del usuario y medir el éxito después
de implementarla.
Descubra los beneficios
Muchas organizaciones consideran que la telepresencia y la
videoconferencia son herramientas fundamentales de reducción de costos.
Casi el 90 por ciento de los usuarios de tecnología de colaboración de video
se benefician de la reducción de costos y viajes. El video puede ayudarlo a
ahorrar dinero y a aumentar la productividad, además de lo siguiente:
• Tomar decisiones más rápido: reducir el tiempo de viajes e intentar
explicar problemas complejos por correo electrónico. El video
permite a todas las partes compartir ideas, mostrar imágenes
detalladas y tomar medidas más rápidamente. Statoil, una de las compañías de gas y petróleo más importantes del
mundo, usa la colaboración de video para conectar a las plataformas
de perforación submarinas con especialistas en tierra. Los problemas
que antes tardaban 2 meses en solucionarse ahora se abordan en 2
semanas; se reduce considerablemente el tiempo de inactividad y se
aumenta la seguridad.
• Proporcionar acceso inmediato a expertos: extender a toda la
organización los conocimientos especializados de un grupo
de personas sin necesitar viajar. Las soluciones de archivado y
transmisión de datos le permiten grabar y almacenar conocimientos
de expertos para que todos tengan acceso en cualquier momento. La compañía mundial de diseño y arquitectura Woods Bagot usa la
colaboración de video para conectar a 1000 empleados de todo el
mundo. La compañía prepara equipos específicos para cada proyecto
y de esa manera proporciona los conocimientos adecuados según se
requieran. Woods Bagot redujo los viajes y, al mismo tiempo, mejoró
la comunicación y el servicio al cliente.
Video: una nueva forma de cuidar el medioambiente
En promedio, los clientes de Cisco afirman que la colaboración de video
reduce un 30 por ciento la necesidad de viajar, lo cual disminuye las
emisiones de CO2 y mejora la rentabilidad. Vodafone eliminó 13 500 vuelos
por año, lo cual permitió a la compañía reducir las emisiones de carbono más
de 5500 toneladas por año.
“Al utilizar las tecnologías
de video, podemos
derribar muchas de
las barreras en cada
etapa del proceso
de adquisición de
[Tandberg]. El "toque
visual" que proporcionó
el video nos ayudó
increíblemente; el uso
del video desempeñará
una función esencial en
la integración de futuras
adquisiciones.”
Jawahar Sivasankaran
Gerente de TI Sénior,
Cisco
“Como ya estamos
preparados para la
movilidad, nuestros
empleados pudieron
conectarse sencillamente
con nuestros clientes
a través del video. Se
cancelaron planes de
viajes, pero desde luego
no sucedió lo mismo con
las reuniones.”
Nectarios Lazaris
Director de Tecnología de la
Información de Woods Bagot, durante
la erupción del volcán Icelandic en
2010
Crear: Un modelo de negocio
para la colaboración de video
Sector público
• Coordinar medidas con agencias nacionales, estatales y locales.
• Proporcionar capacitación rentable.
• Promover el trabajo a distancia y las iniciativas de trabajo remoto.
• Preparar planes de continuidad comercial.
Vea de qué manera el video puede amortizarse
Sector de servicios de salud
• Proporcionar diagnósticos remotos de centros rurales a urbanos.
• Conectar con profesionales médicos para brindar orientación y consultoría
cara a cara.
• Ofrecer servicios de traducción.
• Participar de programas de educación médica continua.
Si piensa en adquirir una solución de telepresencia o videoconferencia,
hay una amplia variedad de opciones. La colaboración de video es más
accesible que nunca gracias a una mayor conectividad, interfaces de
usuario más simples y nuevos factores de forma, como soluciones de video
móvil y personal de calidad empresarial. Con la colaboración de video,
puede mejorar prácticamente cualquier proceso que actualmente dependa
del teléfono, del correo electrónico o de los viajes. Vea cómo otros usuarios
emplean con éxito el video:
Ejecutivos
• Organizar reuniones de gestión cara a cara con cualquier persona en
cualquier sitio.
• Llevar a cabo reuniones de directivos sin gastar en viajes ni en otras
obligaciones.
• Contactarse en persona con los principales encargados de la toma de
decisiones, según se requiera.
• Transmitir en vivo reuniones informativas o grabarlas para verlas en otro
momento.
• Disertar en seminarios o en exposiciones comerciales sin la necesidad de
viajar.
Educación
• Colaborar en tiempo real con otros campus o instituciones educativas.
• Extender las clases a estudiantes de áreas remotas o rurales.
• Ofrecer presentaciones de expertos y excursiones virtuales.
• Ofrecer capacitación y educación continua para el personal.
Ventas y marketing
• Construir relaciones más personales y sólidas con el cliente.
• Proporcionar a los clientes acceso a conocimientos especializados
centralizados.
• Conectar a los equipos de ventas remotos con las oficinas centrales.
• Realizar investigaciones de mercado cara a cara.
Recursos humanos
• Entrevistar cara a cara a candidatos remotos.
• Reunir grupos para dar capacitaciones cara a cara.
• Posibilitar una integración sin inconvenientes después de una fusión.
• Mejorar los programas de trabajo remoto.
Investigación y desarrollo y desarrollo de productos
• Compartir y editar documentos de productos en tiempo real.
• Obtener comentarios de proveedores y clientes en tiempo real.
• Acceder a expertos remotos en tiempo real.
• Acelerar el plazo de comercialización
Producción
• Organizar inspecciones de control de calidad en diferentes ubicaciones.
• Ofrecer expertos para realizar reparaciones remotas en las máquinas.
• Coordinar envíos con los proveedores.
• Preparar planes de continuidad comercial.
Finanzas
• Revisar estrategias, compartir noticias y tomar decisiones.
• Extender los servicios de expertos financieros a los clientes que se
encuentran en sucursales remotas.
• Entrevistar en persona a posibles candidatos de manera remota.
• Ofrecer capacitaciones cara a cara y oportunidades de consultoría.
ROI: Las tres letras más importantes del alfabeto
Después de identificar cómo usará la colaboración de video, calcule sus
gastos actuales en actividades que quisiera reemplazar con el video. Tenga en
cuenta lo siguiente:
• ¿Cuántas personas viajan a reuniones? ¿Cuáles son los costos de viajes?
• ¿Cómo podría el personal usar más eficientemente su tiempo?
• ¿Cuánto se tarda en comercializar un producto? ¿Cuánto se tarda en
proporcionar servicios de consultoría? ¿Cuánto se tarda en contratar un
nuevo empleado? ¿Cuánto se tarda en solucionar un problema?
• ¿Cómo podrían consolidarse las sesiones de capacitación?
• ¿De qué manera los empleados, partners y clientes pueden tomar decisiones
más rápidamente o encontrar un experto en la materia?
Cada vez que reemplace una práctica con la colaboración de video, tendrá la
oportunidad de medir el retorno de la inversión (ROI).
“En la economía actual,
la capacitación no es
una opción; es una
necesidad del personal
para mantenerse
actualizado con la
información importante.
Si se usan ubicaciones
remotas, se obtiene
un mayor rendimiento
del dinero destinado a
las capacitaciones. Si
trabajamos con partners
innovadores como Cisco,
podemos ayudar a las
agencias a cumplir sus
misiones educativas y, al
mismo tiempo, obtener
un mayor rendimiento del
dinero destinado a las
capacitaciones.”
Tom Kenney
Vicepresidente y Gerente General de
GTSI
Agencias Federales Civiles
Seleccionar un proveedor
El proveedor ideal actúa como partner en su negocio. Cuando prepare una
breve lista de proveedores, evalúe si el proveedor cuenta con lo siguiente:
Seleccionar: El equipo, el
proveedor y el modelo de
implementación adecuados
Vea cómo la colaboración de video se ajusta a sus
necesidades
Una solución de colaboración de video incluye una cámara, un micrófono,
monitor, altavoces, códec, red confiable, infraestructura optimizada y el
modelo de implementación adecuado. Una llamada de video puede usar
dos terminales o más y una amplia variedad de funciones. Hay un sistema
o plataforma para cada espacio de trabajo: de salas de juntas a escritorios
y de sucursales a áreas de fabricación. La solución de punta a punta puede
incluir algunos de los siguientes productos o todos:
• Telepresencia envolvente: Crea la experiencia de reuniones personales
más real y proporciona una plataforma ideal para la interacción.
• Sistemas multipropósito: Estos sistemas se pueden usar en salas de
reuniones, salas de juntas, auditorios y entornos compartidos.
• Soluciones de escritorio, personales o móviles: Estas soluciones están
diseñadas para uso personal o de una sola persona en la oficina,
estación de trabajo u oficina en el hogar.
• Aplicaciones industriales: La telemedicina, la educación a distancia,
la defensa y otras industrias cuentan con sistemas especiales de
colaboración de video.
• Periféricos y accesorios: Existen diversos equipos periféricos que pueden
mejorar la comunicación visual, como las cámaras de alta definición (HD)
y de gran angular, las cámaras para presentación de documentos, los
DVD, las VCR, las pizarras y las aplicaciones.
Las soluciones de punta a punta también pueden incluir los productos
de infraestructura que facilitan la conexión entre usuarios de diferentes
redes y que pueden asegurar que el video no afectará el tráfico de otras
aplicaciones y que las sesiones serán seguras.
Selección del proveedor, sistema y modelo de implementación
Cada necesidad es única
No existe una única solución de colaboración de video justa para todas las
organizaciones. Es importante que seleccione el proveedor, el modelo de
implementación y la solución de video que mejor se adapten a sus necesidades.
•Un modelo comercial y un perfil financiero coherentes.
•Una sólida historia corporativa, prácticas empresariales éticas y reputación
profesional.
•Atención al cliente comprobada y receptiva y clientes satisfechos.
•Programas de capacitación, soporte y mantenimiento rentables.
•Investigación y desarrollo continuos.
•Presencia global para implementar un servicio integral en los lugares donde
usa video.
•Personal informado que pueda proporcionar las mejores prácticas.
•Una solución de punta a punta con infraestructura, administración y varios
terminales.
Seleccionar un modelo de implementación
El modelo de implementación adecuado permite alcanzar fácilmente
los objetivos para la colaboración de video. Las organizaciones pueden
administrar costos y mantener la flexibilidad mediante diversas opciones de
implementación tanto locales como alojadas que satisfacen el presupuesto y las
necesidades comerciales específicas de la organización. Al mismo tiempo, se
mantiene una experiencia de usuario final consistente. Tenga en cuenta estos
factores en su decisión:
•Cobertura geográfica: ¿Piensa extenderse a nuevas geografías o a varias
redes? Escoja un modelo de implementación que simplifique el soporte,
servicio y las implementaciones globales o regionales.
•Alcance del ecosistema: ¿Desea extender la colaboración de video a clientes,
partners y proveedores? Seleccione una opción que simplifique más el
soporte de la colaboración segura con todos en todo lugar.
•Capacidad de conferencia: ¿Cuántos usuarios espera? Los enfoques suelen
proporcionar capacidad de desbordamiento y soluciones de conferencia
exclusivas para reuniones personalizadas.
•Experiencia de video: Escoja los servicios que proporcionen características de
operación, administración, actualización, seguridad, soporte de usuario final y
generación de informes para que, de ese modo, se libere al equipo de TI.
•Plazo de servicio: ¿Con qué urgencia necesita la colaboración de video?
Según las necesidades organizacionales, es probable que requiera
implementación, prueba y optimización o un modelo de implementación que
pueda aplicarse rápidamente.
•Presupuesto: Independientemente de si escoge implementaciones locales o
basadas en la nube, hay opciones que no requieren inversión de capital, lo
cual le brinda más accesibilidad y flexibilidad presupuestaria
Ajustar las soluciones a sus objetivos
Pruebe antes de comprar
Responder las siguientes preguntas le permitirá decidir más fácilmente las
características y capacidades que la nueva solución de colaboración de
video debe proporcionar:
Los proveedores que escoja deben permitirle probar sus equipos por un período
de tiempo. Hágalo; úselos en una situación real e invite a posibles usuarios para
conocer sus opiniones. Pruebe la solución en términos de lo siguiente:
Uso
•¿De qué manera prevé que su compañía usará la colaboración de video?
•¿Qué tipo de información intercambia? ¿Detalles de productos, hojas de
cálculo, archivos multimedia o información de alta seguridad?
•¿Necesitará grabar reuniones o transmitir llamadas de video para que
queden disponibles más adelante?
•¿Buscan los empleados permanecer visualmente conectados mientras viajan?
•¿Se realizarán llamadas a pedido o se programarán por adelantado?
Calidad y confiabilidad de llamadas
•¿Qué claridad de imagen recibe al ancho de banda que utilizará? La calidad
de la imagen está definida por un códec que admite un control de movimiento
superior y que puede manejar una tasa de actualización del monitor de 30
marcos por segundo.
•Si busca calidad en alta definición, ¿son de alta definición todos los elementos
de la solución de punta a punta? Si no lo son, la calidad podría verse afectada.
•¿Cómo se escucha? ¿Está sincronizado el audio con las imágenes? El
micrófono, el cancelador de eco, los altavoces y el ancho de banda definen la
experiencia de audio.
•¿Con qué frecuencia se caen las llamadas? El tiempo medio entre fallas
(MTBF) debe ser alto.
Alcance
•¿Resultaría útil ver y hablar con colegas que están en la oficina o en sus
hogares?
•¿Se comunicará visualmente con proveedores, clientes o partners?
•¿Con cuántos sitos desea poder conectarse en una sola reunión?
Infraestructura
•¿Piensa usar una solución basada en la nube u operar el sistema en su
propia red?
•Si piensa operar en su propia red, ¿de qué tipo de red se trata?
•¿Desea configurar opciones de ancho de banda para diferentes tipos de
usuarios?
•¿Desea integrar el video con sus otras herramientas de comunicación
unificada?
•¿Emplearán los usuarios sus unidades de video como teléfonos principales?
•Su organización de TI, ¿administrará su red de video desde una ubicación
central o desde varias ubicaciones?
Tecnología de última generación
•¿Existe algún novedoso diseño de ingeniería que proporcione lo último en
funciones y claridad de video?
•¿Fue fabricado de acuerdo con la certificación ISO 9002?
•¿Fue fabricado teniendo en cuenta la eficiencia energética y la sostenibilidad
ambiental?
•¿Es novedoso y atractivo el diseño del factor de forma?
Facilidad de uso
•¿Son lo suficientemente claros e intuitivos los mensajes del menú, la agenda
del teléfono y la interfaz de usuario como para que los respeten todos los
miembros de la organización?
•¿Es sencillo de instalar, mantener y reparar?
•¿Ofrece algún programa flexible de servicio administrado que le permita
escoger su red?
proceso comercial
•¿Está disponible la integración en un solo clic con otras herramientas
de comunicación, planes de marcado de comunicaciones unificadas y
conferencia web para incluir sin inconvenientes a otros usuarios remotos?
•¿Está basado en estándares para interoperar con unidades de video de
terceros?
•¿Puede integrarse sin inconvenientes con otras herramientas del lugar de trabajo?
•¿Funcionan conjuntamente y de manera transparente todos los sistemas de
video, incluidos la telepresencia envolvente, las soluciones de escritorio, los
dispositivos móviles, las tablets y la infraestructura?
Valor
•¿Están optimizados los sistemas para ancho de banda alto y bajo con el fin de
equilibrar los costos y las funciones?
•¿Puede actualizarse el software para agregarle características a medida que
se desarrolla la tecnología y crece su adopción?
•Las funciones y características, ¿satisfacen sus necesidades a un precio
competitivo?
Estándares y compatibilidad
•Asegúrese de escoger una solución basada en estándares que sea
interoperable con el equipo de video de cualquier fabricante a fin de
simplificar la posterior expansión.
Seleccionar la red
Tomar la decisión correcta
Si ya cuenta con una red IP de voz, el siguiente paso lógico será
implementar video sobre IP. Muchas compañías emplean sistemas de video
en entornos combinados. Al momento de seleccionar la red, pregúntese lo
siguiente:
•¿A quién pretende llamar? ¿A sitios internos solamente o a otros que no
pertenecen a su compañía?
•¿Qué disponibilidad tiene la red deseada? No todas las redes están
disponibles en todo el mundo. Asegúrese de verificar cuáles son las redes
que están disponibles en las áreas geográficas donde opera su compañía.
•¿Cuáles son los costos asociados con la red?
•¿Es confiable la red? La Internet pública no es tan confiable como las redes
IP privadas.
•¿Cuánto ancho de banda necesitará? Es recomendable restringir el
ancho de banda para determinados usuarios o aplicaciones y permitir
mayor ancho de banda para reuniones de video más importantes. Escoja
una solución que le permita ajustar el ancho de banda o equilibrarlo
automáticamente en función de la aplicación.
•¿Funcionará la solución con el partner de la red? Las reuniones de video de
alta definición, como aquellas mediante telepresencia envolvente, pueden
beneficiarse de las redes dedicadas y administradas. Asegúrese de que la
solución que escoja funcione con el partner de la red.
•¿Opera usted en un entorno de comunicaciones unificadas? Si lo hace,
asegúrese de contar con la capacidad adecuada de ancho de banda,
potencia de procesamiento y diseño de red adecuado.
Consideraciones finales
Comencemos ya mismo.
Creemos que las personas que trabajan conjuntamente pueden lograr
cosas extraordinarias. En Cisco creamos los entornos y las experiencias
que lo hacen posible. El video brinda más productividad a nuestros clientes;
ofrecemos una gama completa de soluciones diseñadas para ayudarlo a
satisfacer sus objetivos comerciales, incluidos la telepresencia envolvente,
los sistemas multipropósito de alta definición y video personal y móvil.
Para obtener más información sobre cómo Cisco puede ayudarlo a
implementar la solución de colaboración de video adecuada para su
organización, visite www.cisco.com/go/telepresence.
Sede Central en América
Cisco Systems, Inc.
San José, CA
Sede Central en Asia-Pacífico
Cisco Systems (EE. UU.) Pte. Ltd.
Singapur
Sede Central en Europa
Cisco Systems International BV Amsterdam,
Países Bajos
Cisco tiene más de 200 oficinas en todo el mundo. Las direcciones, los números de teléfono y de fax están disponibles en el sitio web de Cisco: www.cisco.com/go/offices.
Cisco y el logotipo de Cisco son marcas comerciales de Cisco Systems, Inc. o de sus filiales en los Estados Unidos y en otros países. Para obtener una lista de las marcas
comerciales de Cisco, visite www.cisco.com/go/trademarks. Las marcas registradas de terceros que se mencionan aquí son de propiedad exclusiva de sus respectivos
titulares. El uso de la palabra “partner” no implica que exista una relación de asociación entre Cisco y otra empresa. (1005R)
C02-723235-00 12/12