Recursos Públicos bajo la modalidad de encargos

III
Contenido
INFORME ESPECIAL
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Recursos Públicos bajo la modalidad de encargos
(Instructivo Contable Nº 16) ........................................................................................................................................................... III-1
.....................................................................................................................................................................................................................................................
III-4
(Instructivo Contable Nº 16)
Ficha Técnica
-
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : Recursos Públicos bajo la modalidad de
encargos (Instructivo Contable Nº 16)
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 162 - Primera
Quincena de Julio 2008
-
1. Aspectos Generales
Cuando se realice el manejo de los fondos
entre unidades ejecutoras que pertenecen
a los diferentes pliegos presupuestales
deben suscribirse un convenio entre
los respectivos titulares del pliego o por
el funcionario a quien se le delega esta
función.
-
Las unidades operativas “Engargantes“ deben efectuar el registro de sus
operaciones de gasto en el módulo
SIAF-SP, que será instalado en la oportunidad en que la unidad ejecutora
correspondiente asegure a la Dirección
Nacional de Tesoro Público (DNTP), la
disponibilidad de equipos, software,
líneas de comunicación, etc.
- Sólo proceden los encargos a las
Municipalidades que tienen SIAF-GL
(Artículo Nº 63 Directiva de Tesorería
Nº 001-2007-EF/77.15).
Para efectos de las transferencias, dichos
convenios y Directivas deben considerar
los siguientes términos y condiciones
para sus correspondientes rendiciones
de cuenta y, en su caso, las reversiones
respectivas; así tenemos las más importantes:
-
Que el plazo para las rendiciones
de cuenta no excederá de treinta
días calendario después de haber
decepcionado la remesa correspondiente.
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Primera Quincena - Julio 2008
-
Los comprobantes de pago sustentados de los gastos deben ser emitidos
a nombre de la Unidad Ejecutora
encargante, de acuerdo al artículo
Nº 7 del D.S.Nº 053-97-PCM.
Al realizar las rendiciones de cuenta,
la Unidad Ejecutora Encargada debe
indicar el número de registro de la
operación en el SIAF –SP, a través del
cual en la unidad Ejecutora Encargante se realizó la ejecución del gasto en
la oportunidad de las transferencias
correspondientes.
Las reversiones de los fondos autorizados por la Dirección General del
Tesoro Público que las dependencias
o Unidades Ejecutoras encargadas
deben realizar por devoluciones de
pagos en exceso o indebidos son
depositados directamente por ellos
en la respectiva cuenta de encargos,
indicando su nombre y código de
la subcuenta bancaria de gasto, así
como el numero de registro de la
operación en el SIAF-SP.
2. ¿Qué entidades intervienen en
la Modalidad de Encargo?
Dentro de las que intervienen tenemos:
a) Encargante
Es la unidad ejecutora donde proceden los recursos, determina los
montos, conceptos de las transferencias y realiza el gasto comprometido,
devengado y girado.
b) Encargada
Unidad ejecutora u Operativa que
recibe el encargo, debe configurar la
ejecución de determinadas actividades y proyectos, como lo conforma:
- Unidades desconcentradas conformantes de la misma unidad
-
ejecutora, en efecto, se denominan unidades operativas.
Otra unidad ejecutora, distinta de
aquella en la cual han sido aprobadas los créditos presupuestarios correspondientes, siempre y
cuando pertenezcan a otro pliego
presupuestal.
Informe Especial
Recursos Públicos bajo la modalidad de encargos
Base Legal:
Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15,
R.D.Nº 002-2007-EF/77.15.
Ley Nº 28411, ley General del Sistema Nacional
de Presupuesto. (Artículo Nº 59, inciso b)
3. Principales Convenios y Directivas de Encargos
Referente a las directivas y convenios a
que se refiere el artículo, se contempla
lo siguiente:
a) Las fuentes de financiamiento de los
recursos deben ser ejecutados en la
modalidad de “Encargos”.
b) Los fondos que provengan de la
fuente de financiamiento Recursos
Ordinarios u otros administrados y
procesados a través de la DNTP son
manejados exclusivamente por el
Banco de la Nación, en el caso de
las Unidades ejecutoras. La Encargante debe solicitar la apertura de
una cuenta central de “Encargos” de
las cuentas bancarias de reversión
necesaria y, de ser pertinentes.
Los Encargos otorgados por las Municipalidades se manejan en cuentas
corrientes específicas a solicitud de la
“Encargante”.
c) los requisitos de los actos administrativos propios de la ejecución del
gasto que es materia del encargo,
en el marco de los procedimientos
y plazos establecidos a través de
la normatividad presupuestal y de
tesorería vigente.
Actualidad Empresarial
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III
Área Sector Público
d) Inmediatamente después de aprobado el crédito suplementario a través
del calendario de compromiso del
período, el “Encargante“determina
los conceptos y monto de las transferencias y realiza el Gasto comprometido, Devengado y Girado en el mismo
período y con la debida oportunidad,
a fin de permitir que la “Encargada”
registre en el SIAF-SP la información
de sus operaciones.
e) Las rendiciones de cuentas documentadas sobre el estado de ejecución
del gasto por los encargos recibidos
deben realizarse cada 30 días.
f) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto deben ser emitidos al nombre de la “Encargante”.
g) Las reversiones a que hubiera lugar
por parte de las “Encargadas” producto de la recuperación de pagos
indebidos y devoluciones, deben ser
depositados directamente por ellas
en la respectiva cuenta central de
Encargos de la Encargante, a través
del SIAF-SP, mediante la papeleta
de depósito (T-6), con indicación
expresa del número de registro de
la operación en el SIAF-SP, en virtud
de la cual se afectó la ejecución del
gasto para efecto de las remesas
correspondientes.
h) El incumplimiento de los términos y
condiciones establecidos a través de
la correspondiente Directiva o Convenio dará lugar a la suspensión de
la entrega de nuevas remesas. (Base
Legal: Artículo 64 Directiva Nº 0012007-EF/77.15.).
4. Transferencias o Habilitaciones de Fondos bajo la modalidad de Encargos
a) La unidad ejecutora “Encargante“
otorga los fondos previstos para
la ejecución del encargo mediante
transferencias a favor de la cuenta
corriente bancaria específica o disponiendo la habilitación de las “Cuentas
Bancarias de Reversión” con cargo a
las transferencias que para el efecto
realice, en este caso a favor de las
cuentas centralizadas, de acuerdo
con los montos que sean autorizados
por la Dirección General del Tesoro
Público.
b) Aspectos:
- Para efecto del giro destinado al
depósito en la respectiva cuenta
central, el importe previsto para
los encargos deben ser registrados
en el SIAF-SP como gasto comprometido devengados respecto
a determinadas metas presupuestarias y sus correspondientes
específicas de gasto.
III-2
Instituto Pacífico
-
-
-
Cuando se vaya ejecutando el
gasto la Unidad Ejecutora“Encargadas“presentará la documentación sustentatoria del gasto, de
acuerdo a los términos correspondientes convenio o directiva con
la cual se procederá a Registrar
en el SIAF-SP respecto de las
específicas.
Los fondos al cierre de cada
año o período fiscal quedarán
pendientes de rendición por
concepto de encargos, deben ser
revertidos.
Está prohibido el traslado de recurso de las cuentas de encargo
a otras cuentas del Banco de la
Nación o a otras entidades del
sistema financiero bajo la responsabilidad del Director General
de Administración y el Área de
Tesorería (Tesorero).
5. Manejo de Fondos autorizados por la Dirección General
del Tesoro Público, en la Modalidad de Encargo
Las cuentas bancarias para el manejo de
fondos que autoriza la Dirección General
de Tesoro Público en la modalidad de
“Encargo“ a Unidades Ejecutoras serán
abiertas de oficio, tanto la cuenta central
para las unidades ejecutoras”Engargantes”
como las cuentas bancarias de reversión
correspondientes a Unidades Ejecutoras
“Encargadas“ y son manejadas exclusivamente en el Banco de la Nación para
cuyo efecto el “Encargante” debe solicitar
la apertura de una cuenta central de “Encargos” y las cuenta de reversión.
6. Características de la Cuenta
Bancarias de reversión para
Encargos
a) Funciona con el mecanismo de reversión automática respecto de la
cuenta central de la unidad ejecutora
“Encargante“.
b) Bajo ningún concepto reciben bonos.
c) Sólo registran cargos por los cheques
girados o carta de órdenes emitidas.
d) El giro y pago de cheques se sujetan, en
lo pertinente, a lo establecido en la normatividad del Sistema de Tesorería.
e) Las operaciones en la cuenta central
de la unidad ejecutora “Encargante”
se realizan únicamente mediante
cartas de orden, siendo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces,
como el tesorero los giros en exceso
de lo autorizado en dichas cuentas
centrales.
f) Los montos remesados a las Unidades
ejecutoras o Unidades operativas
“Encargadas” que no se hubieran
comprometido en el mes, serán
devueltos por la Unidad Ejecutora
“Encargante” a la cuenta principal del
Tesoro Público mediante una carta de
orden, dentro de los primeros 05 días
del período siguientes.
g) Realizar las conciliaciones de los movimientos autorizados en las cuentas
centrales de encargos respecto de
las correspondientes cuentas bancarias de reversión, las mismas que
deben sujetarse a los montos que
las Unidades Ejecutoras encargantes
autorizan.
7. “Encargos” a Personal de la
Institución
Puede utilizarse excepcionalmente la
modalidad de “Encargo” a personal expresamente designado para la ejecución
del gasto que una unidad Ejecutora tenga
la necesidad de realizar, atendiendo a la
naturaleza de determinadas funciones, el
adecuado cumplimiento de los objetivos
institucionales.
El uso de esta modalidad debe regularse
mediante Resolución del Director General
de Administración o quien haga sus veces, estableciéndose que, para cada caso,
se realice la descripción del objeto del
encargo, los conceptos de gastos, montos
máximos, y deben sujetarse a las Normas
de Adquisiciones y Contrataciones del
Estado a ser realizadas, señalándose el
tiempo para la rendición de cuentas
debidamente sustentadas, que no debe
exceder los tres (3) días hábiles después
de concluida la actividad del encargo.
Salvo cuando se trate de actividades
desarrolladas en el exterior del país,
en cuyo caso puede ser hasta (15) días
calendario.
8. Caducidad, anulación de
cheques y cartas, Orden-Encargos
EL Banco de la Nación efectiviza los cheques girados o atiende las cartas de orden
emitidas contra subcuentas bancarias de
gasto o cuentas bancarias de revisión “Encargos” siempre y cuando su presentación
se efectué dentro de los treinta (30) días
calendarios contados a partir de la fecha de
giro o emisión.
Los cheques girados con cargo a la cuenta
central, cuentas bancarias de encargos
de la fuente de financiamiento Recursos
Directamente Recaudados (R.D.R.), así
como otras cuentas corrientes autorizadas
por la DNTP, tiene vigencia de un año,
a partir de la fecha de su emisión. (Base
Legal Directiva de Tesorería Nº 0012007-EF/77.15, Artículo Nº 33.
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Área Sector Público
9. Cuentas “Encargos” con Gobiernos Locales y Empresas
Públicas
Todo manejo de fondos en la modalidad de
“Encargos con Gobiernos Locales y Empresas Públicas”, deberá realizarse en cuentas
corrientes específicas en el Banco de la Nación, para cuya apertura y demás aspectos
relacionados es necesaria la autorización de
la Dirección Nacional del Tesoro Público, a
solicitud de la unidad ejecutora encargante.
La cuenta abierta servirá exclusivamente para el manejo de fondos por
la modalidad de encargos otorgados
con cargo a Recursos Ordinarios u otros
administrados por la Dirección Nacional
del Tesoro Público, bajo responsabilidad
del Director General de Administración
quien haga sus veces en el Gobierno
Local o de ser el caso, la empresa Pública
encargada.
Bancaria(s) de reversión a nombre de
cada una de las Unidades ejecutoras.
Contabilización
Ejemplo. Compromiso del monto que se
otorga como Encargo.
———————— x ———————— DEBE HABER
94 CALENDARIO DE COMPROM.
95 ASIGNAC. COMPROMETIDAS
Por la obligación contraída en
cumplim. del convenio suscrito.
3,000
3,000
———————— x ————————
10. Rendición de Cuenta Sustentada
La Entidad manejará los Recursos de la fuente de financiamiento (R.O.), que
se le transfiera, bajo la modalidad de encargo y realizará sus operaciones a
través de una cuenta corriente en el Banco de la Nación, que será aperturada
por la entidad.
El manejo de la cuenta corriente de Encargo, se sujetará a lo dispuesto en
la Directiva de Tesorería para el año fiscal 2007, vigente a la fecha, en las
disposiciones establecidas por las entidades.
La rendición de cuenta documentada deberá presentarse dentro de los 30
días calendarios de efectuada la transferencia de recursos financieros de la
cuenta centralizada de la Unidad Ejecutora a la cuenta corriente de encargos
de la Municipalidad.
38 CARGAS DIFERIDAS
385 Encargados otorgados
385.01 Encargos generales
42 CUENTAS POR PAGAR
Por el giro de cheque de encargos
otorgados para habilitar la cuenta
central de encargos, según sea
Gobiernos regionales o locales.
3,000
3,000
———————— x ————————
42 CUENTAS POR PAGAR
3,000
44 OBLIGACIONES DEL TESORO
PÚBLICO
Por la incidencia presupuestal del
pago del encargo otorgado.
3,000
———————— x ————————
Los documentos originales que sustenten el gasto deberán ser adjuntadas a
rendición de cuenta, deberán ser emitidos con el RUC y a nombre del Gobierno
Regional o Gobierno Local.
Los giros de Cheques deberán sustentarse emitiendo previamente un comprobante de pago, el mismo que deberá contener la información mínima.
Los saldos por las menores ejecuciones y/o devoluciones deberán ser saldos
revertidos al Gobierno Regional.
La falta de incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en el
convenio dará lugar a la suspensión de las entregas previstas en el cronograma
de desembolsos.
El Uso del Libro Auxiliar del Banco es obligatorio y debe estar legalizado. En
el se registrarán las transferencias de fondos recibidos de la cuenta centralizadora de encargos del Gobierno Regional, así como el giro de todo cheque,
incluyendo los anulados. La copia de estos últimos deberá presentarse en
cada rendición de cuenta del mes calendario que corresponda.
La Municipalidad realizará Conciliaciones Bancarias, las mismas que deberán
estar sustentadas en el Registro Auxiliar de Bancos concordados con el formato
“Conciliación de Movimiento de la Cuenta Corriente”.
La Rendición se organiza como base al número de registro SIAF-SP, la asignación
Específica del gasto consignada en el comprobante de pago.
11. Procedimiento Contable de
Encargos generales otorgados
con Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios
Encargante
a) Cuando la Unidad ejecutora Encargante otorgue recursos financieros administrados por la Dirección General del
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Primera Quincena - Julio 2008
Tesoro Público (Recursos Ordinarios) a
más de la Unidad Ejecutora operativa
de la directiva de tesorería señala que
solicitará a la Dirección General del
Tesoro Público la apertura de la respectiva “Cuentas Central de Encargos”
a su nombre, en la que se centralizará
el importe total de los encargos a
otorgarse y la apertura de las Cuenta(s)
95 ASIGNAC. COMPROMETIDAS 3,000
97 EJECUCIÓN DE GASTOS
Por los cheques cancelados según
extracto bancario.
3,000
———————— x ————————
44 OBLIGACIONES TESORO
PÚBLICO
3,000
30 TRANSF. Y REMESAS DE CAP.
301 Transferencias recibidas
301.01 Tesoro Público
75 TRANSFER. CTES. RECIBIDAS
751 En efectivo
751.01 Tesoro público
2,000
1,000
b) La operación de recepción de recursos
en la “Cuenta central de Encargos“ de la
Unidad Ejecutora “Encargante“ se realizará únicamente mediante de orden.
Contabilización:
———————— x ———————— DEBE HABER
10 CAJA Y BANCOS
3,000
104 Bancos cuentas corrientes
104.01Encargos
42 CUENTAS POR PAGAR
429 Cuentas por pagar diversas
Por la habilitación de la cuenta
centralizada de Encargos.
3,000
c) Por los cheques cancelados de la
cuenta bancaria de reversión con cargo a la cuenta central “Encargos”.
———————— x ———————— DEBE HABER
42 CUENTAS POR PAGAR
3,000
429 Cuentas por pagar diversas
10 CAJA Y BANCOS
Actualidad Empresarial
3,000
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Área Sector Público
d) Recursos devueltos a Tesoro Público
de la cuenta “Central Encargos“ por
reversiones de fondos, como consecuencia de menores utilizaciones en
las cuentas bancarias de reversión,
así como la recuperación de pagos
indebidos o en exceso será depositado mediante papeleta de depósito
a favor del Tesoro Público.
Contabilización:
———————— x ———————— DEBE HABER
75 TRANSFER. CTES. RECIBIDAS 1,100
751 En efectivo
30 TRANSF. Y REMES. DE CAPITAL 500
302 Transferencias entregadas
302.01 Tesoro Público
38 CARGAS DIFERIDAS
385 Encargos otorgados
385.01 Encargos generales
1,600
———————— x ———————— DEBE HABER
III-4
1,500
Por el Devengado que efectúa la
Unidad Ejecutora “Encargada”.
Instituto Pacífico
1,500
———————— x ————————
42 CUENTAS POR PAGAR
1,500
429 Cuentas por pagar diversas
10 CAJA Y BANCOS
104 Bancos cuentas corrientes
104.10 Encargos
Por la cancelación
1,500
———————— x ———————— DEBE HABER
Registro de los debitos de la cuenta
bancaria de reversión con cargo a la
“Cuenta central de Encargos”.
10 CAJA Y BANCOS
1,500
104 bancos cuentas corrientes
104.10. Encargos
43 ENCARGOS RECIBIDOS
43 ENCARGOS RECIBIDOS
38 CARGAS DIFERIDAS
385. Encargos otorgados
385.01. Encargos generales
1,500
1,500
1,500
Gobiernos Locales
Los Recursos ordinarios que reciban los
Gobiernos locales, encargados, a través
de la cuenta corriente especifican abierta
en el Banco de la Nación, se procederá a
pagar y girar los cheques por los gastos
incurridos, según el procedimiento de la
Directiva de tesorería.
- Contabilización:
———————— x ———————— DEBE HABER
10 CAJA Y BANCOS
1,500
104 Banco cuentas corrientes
104.10 Encargos
43 ENCARGOS RECIBIDOS
Por la utilización de los fondos
para ejecutar encargos.
rios, después de haber decepcionado
el encargo correspondiente.
- Las rendiciones de cuenta por parte de
la unidad ejecutora y operativa ”encargada” deben sujetarse al cumplimiento de los convenios y/o directivas.
- La documentación que sustenta el
gasto por el encargo recibido presentada por la unidad ejecutora y debe
ser emitido a nombre de la Unidad
Ejecutora “Encargante”.
Contabilización:
Rendición de cuentas por Encargos
recibidos
———————— x ———————— DEBE HABER
Habilitación de fondos autorizados en la
cuenta bancaria de reversión.
-
38 CARGAS DIFERIDAS
1,500
385 Encargos otorgados
42 CUENTAS POR PAGAR DIV.
429 Cuentas por pagar diversas
Por el giro de cheques
-
Encargada
a) La cuenta Bancaria de reversión de
la Unidad Ejecutora “Encargada” es
habilitada para efectuar pagos por
la modalidad de Encargos. Sólo se
registra cargo por los cheques girados
o carta de órdenes emitidas.
b) Mediante la contabilización en cuentas de orden, la unidad ejecutora
“Encargada” controlará la habilitación de de los recursos según cartas
de orden.
Ejemplo:
05 VALORES Y DOCUMENTOS 1,500
05.07 Doc. emitidos, recibidos
06 VALORES Y DOC. CIRCULACIÓN
06.07. Control de doc.
———————— x ———————— DEBE HABER
1,500
Las Rendiciones
- Las rendiciones de cuenta no deben
exceder los treinta (30) días calenda-
La Unidad Operativa encargada
llevará un control administrativo de
los encargos recibidos y sus correspondientes rendiciones de cuenta.
- Las Reversiones se efectúan las Unidades Ejecutoras “Encargadas” por la
recuperación de los pagos indebidos
y/o devoluciones.
Recuperación de los pagos indebidos y/o
devoluciones, según recibos de Ingresos
Contabilización:
———————— x ———————— DEBE HABER
10 CAJA Y BANCOS
1,500
101 caja
42 CUENTAS POR PAGAR
429 Cuentas por pagar diversas
1,500
Reversión de los Fondos recuperados
según papeleta de depósito
———————— x ———————— DEBE HABER
43 ENCARGOS RECIBIDOS
2,000
42 CUENTAS POR PAGAR
500
42.9 Cuentas por pagar diversas
10 CAJA Y BANCOS
101 Caja
N° 162
2,500
Primera Quincena - Julio 2008